Christina Nordensten Livsmedelsverket, Sverige VAKAs projektledare

Transkript

1 Christina Nordensten Livsmedelsverket, Sverige VAKAs projektledare

2 o VAKA nås via larmnummer (SOS) dygnet runt o Krisen ska vara akut o Larmet ska vara förankrat hos chef o Stöd på plats och/eller telefon o Stöd som - Coaching - Rådgivning / Expertstöd - Förmedla kontakter med nationella experter och myndigheter - Lånar ut nationell utrustning för nödvattenförsörjning (27 containers med 30 till 40 combo med kringutrustning på 6 platser i Sverige)

3 LIVSMEDELSVERKET Christina Nordensten/proj led Pär Aleljung Mats Eriksson Uhr/utrustn. DRICKSVATTENPRODUCENTER Olof Bergstedt/bitr proj led Ann-Sofie Wikström Erling Midlöv Jenny Hapaala Jan-Erik Ylinenpää Jonas Aaw Lena Blad Per-Anders Bergman Marie Persson Nordqvist Vakans Vakans Vakans LOKAL KONTROLLMYNDIGHET Carina Barthel Märith Löfgren Mats Kjellberg STAD Ola Svensson Per-Erik Ebbeståhl RÄDDNINGSTJÄNST Mats Bergmark/bitr proj led Emma Abrahamsson Vakans ÖVRIGA Peter Norberg Henrik Mikko/SGU

4 Sammansättningen VAKA idag Exempel på kompetenser/yrken i VAKA: VA-ingenjörer Mikrobiologi Kemi Analyser, provtagning Ansvariga undersökare Laboratoriechefer Geohydrolog, Geolog Krisledning, krisberedskap Informatör Nödvattenutrustning, logistik Lokal kontrollmyndighet Ledningsnät/distribution Beredningsmetodik (vattenverk) Desinfektionsmetodik Räddningstjänst - Brandingenjörer Klimat - vädertjänst Dagvatten Styr- och reglerteknik Exempel på egna erfarenheter i VAKA: Nödvattenförsörjning Stora elavbrott Stormar Grundvattenföroreningar av olika slag och med orsaker Föroreningsutsläpp i sjö och vattendrag Kemikalieolyckor Vattenburna smittor Utredningar av smitta Stora läckor på huvudledningar Översvämningar som drabbat både vattentäkter, vattenverk och ledningsnät Farligt gods olyckor på väg

5 Datum Månad januari veckonr / dag månd tisd onsd torsd fre lörd sönd månd tisd onsd torsd Ann-Sofie Wikström 1 Carina Barthel Christina Nordensten 4 SOTI NND Emma Abrahamsson Erling Midlöv Henrik Mikko KONF SEM Jenny Hapaala Jan-Erik Ylinenpää 3 Jonas Aaw Lena Blad 6 BS Marie Persson Nordqvist Mats Bergmark MATS Eriksson Uhr Mats Kjellberg 2 Märith Löfgren 5 Ola Svensson Olof Bergstedt Per-Anders Begman Per-Erik Ebbeståhl Peter Norberg Pär Aleljung

6 4 Grundbultar 1. Krisen berör hela kommunen o Kommunen äger krisen och besluten o Helhetsgrepp i stödet o Stödja fler funktioner samtidigt 2. Agerande och typ av stöd o Expertstöd och coaching o Stöd i: Lägesanalys, Problemdiskussion, Strategidiskussion o Tillgång till nätverk och förmedla direktingångar o Krisledningsstöd o Kommunikations- och mediehantering o Utrustning för nödvattenförsörjning

7 3. Sammansättningen 4 Grundbultar o Personlig lämplighet o Generalister, specialister, flera olika funktioner o Representation av de större organisationerna o Geografisk placering 4. Gruppdynamiken och uppbyggnad o Det tar tid att lära känna varandra o Chatham rules o Förtroende och respekt för kompetens och personlighet o Öva med motspel (och med stöd av journalist) o Träffa myndigheter och viktiga aktörer - kunskapsuppbyggnad

8 1. Berör hela kommunen Kommunen äger krisen och besluten Krisen en komplex situation Olika organisationskulturer Helhetsgrepp i stödet stödet behövs till flera samtidigt och krisledningsstöd är i vissa fall nödvändigt Oklara roller och ansvar Flera funktioner Flera dimensioner politik och teknik Flera kommuner involverade Storleken på krisen spelar ingen roll Det som inte är en kris i stora organisationer kan vara en djup och svår kris i mindre kommuner. En "liten" kris som pågår länge blir en stor kris även för stora organisationer.

9 2. Agerande och typ av stöd Expertstöd och coaching Behovet av stöd från experter av olika slag och med kontakter hos myndigheter Lägesanalys, Problemdiskussion, Strategidiskussion Behovet av stöd till fler funktioner samtidigt Stöd i att lyfta blicken till worst case Stöd att ställa rätt frågor till konsulter/förvaltningar/samverkanspartners Krisledningsstöd Principer för krishantering på nationell, regional och lokal nivå Vad betyder de olika rollerna och vilket ansvar Struktur och stabs-arbete Mänskliga reaktioner i kris, samarbetsproblem m.m. Kommunikations- och mediehantering Stöd i informationshantering, bland annat på webben Stöd inför kontakter med journalister Stöd i förberedelser för presskonferens

10 Exempel - VAKAs resa : 2004 > 2010 Antal larm (1 till 4/år) Utveckling med betoning på: expertrollen, kompetens bygga nätverk och varumärke, marknadsföra VAKA gruppdynamiken utveckla coaching-metodik övat mot kommunala organisationer Lärande i övrigt t ex internationella observatörsinsatser 2009 > 2015 Antal larm (20 till 30/år) Breddning av rollen: krisledningsstöd coachande i ledarskap och mentalt stöd mjuka frågor - krisreaktioner m.m. övningar med fokus att hantera olika typer av personligheter/krisreaktioner/situationer ge stöd till flera funktioner samtidigt

11 En kris är inte bara en kris - utan också en organisation och personer i kris några exempel

12 3. Sammansättningen 1a. Personlig lämplighet 1b. Behovet styr: generalister / specialister / funktioner 2. Representation från de största producenterna - om möjligt 3. Geografisk placering Rekrytering genom förfrågningar, rekommendationer och annonsering. Rekrytering med diskretion för alla parters skull. Intervjuer och referenstagning. Många känner sig kallade men få äro utvalda Engagemanget får inte drivas av prestige eller ses som en karriärpinne! VAKA-uppdraget måste vara prioriteterat före andra möten och uppgifter. VAKA-uppdraget måste respekteras av den egna organisationen.

13 4. Gruppdynamik och uppbyggnad o Det tar tid att lära känna varandra! o Chatham rules o Det måste finnas ett mycket högt förtroende och stor respekt för kompetenser och personligheter i gruppen o Öva med motspel o Träffa relevanta myndigheter och viktiga aktörer - kunskapsuppbyggnad

14 Komplicerande faktorer o VAKAs förtroendekapital hos kommunerna Få larm första åren Diskretion och INTE hänga ut eller vara domare Aldrig ta över krisledningen! o Problem få VAKA räcka till i antal Egna situationen påverkar möjligheterna Fler larm samtidigt Utdragna och komplexa larm o Att avsluta sitt engagemang i VAKA

15 Att räcka till som grupp En illustration om hur många dagar är VAKA inkopplad i ett larm och siffrorna är antalet larm (från första samtalet till det avslutande samtal om att larmet stängs) Larm i dagar till 3 dagar till 9 dagar till 50 dagar fler än 50 dagar

16 1. Krisen berör hela kommunen Kommunen äger krisen och besluten Helhetsgrepp i stödet Stödja fler funktioner samtidigt 4 Grundbultar 2. Agerande och typ av stöd Expertstöd och coaching Krisledningsstöd Stöd i: Lägesanalys, Problemdiskussion, Strategidiskussion Tillgång till nätverk och förmedla direktingångar Informations- och mediehantering

17 3. Sammansättningen 4 Grundbultar Personlig lämplighet Generalister, specialister, flera olika funktioner Representation av de större bolagen Geografisk placering 4. Gruppdynamiken och uppbyggnad Det tar tid att lära känna varandra Chatham rules Högt förtroende och stor respekt för kompetenser och personligheterna i gruppen Öva med motspel och med stöd av journalist Träffa relevanta myndigheter och viktiga aktörer - kunskapsuppbyggnad

18 Frågor?

19 Framtid för VAKA i Sverige VAKA måste bli fler närmare 25 än 20 personer Fortsatt utveckling av gruppen och sammanhållningen Fokus på mjuka frågor Fokus på krisledningsstöd Fler övningar Fortsatt regelbundna träffar med myndigheter (Kustbevakning, Livsmedelsverket, Folkhälsoinstitutet, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, SMHI, Försvarets forskningsinstitut, Länsstyrelser)

20 150 larmsamtal % av larmen har hanterats 94 unika kommuner 18% - VAKA på plats 21% - Container används 13% - Container standby Vilka som larmat initialt: 60% Dricksvattenproducent 17% Miljö- och hälsoskydd 9% Räddningstjänst 6% Kommunledning 1% Länsstyrelser 7% Övriga

21 Typ av händelser i hanterade larm Översvämning Vattenverk Översvämning Grundvattenbrunn Förorening; Vattenverk eller Ledningsnät Sabotage/Skadegörelse/Hot Farligt gods olycka vid vattentäkt Avbrott (inget vatten) Förorenad Vattentäkt Läcka/Korskoppling Smitta 0% 10% 20% 30% 40%

22 Typ av Händelser initial förfråga vid larm Faktiska efterfrågade insatser och stöd 10 larm om analyser, vattenprover larm om stöd i krisledning, lägesbild, 53 riskvärdering, expertstöd mm 30 larm om nödvattenbehov, info, media, mm larm om förorening i tillrinningsområde för vattentäkt och i VT larm om vattenledningsnät 46 6 larm om reningsprocesser i vattenverk 10 t.o.m. 2014

23 Exempel på lämnat stöd vid en vattenburen smitta och sjukdom: Mikrobiologisk expertis, tolkning av analysresultat, tips på laboratorieresurser inom landet och utomlands. Rådgivning provtagning, provhantering, analyser, beredningsmetoder och möjliga justeringar i vattenverket, desinfektionsmetoder samt strategier och förslag till långsiktiga förändringar i vattenverket efter krisen. Utbildning i mikrobiologi och process/desinfektion. Stöd vid justeringar i vattenverkets beredningsmetoder. Epidemiologisk hantering. Informations- och mediahantering - stöd inför presskonferenser Kommunikationsstrategi - coaching för generella strategier, Stöd i framtagande av framåtsyftande handlingsplaner, tidsperspektiv. Coaching om vikten av att hålla koll på kostnader. Stödjande i samverkan med landstinget Medverkande i telefonmöten centralt/regionalt. Coaching till anläggningens personal. Rådgivning angående troliga orsaker till förhöjda värden i sjön. Rådgivning och coaching om uthållighet och bemanning, personalstrategi långsiktigt. Rådgivning om särskilda abonnenter. Rådgivning angående orsaksutredning. Stöd i framtagandet av spolplaner, strategier och åtgärder i genomförandet. Rådgivning för hantering av nödvattenförsörjning. På plats med 3 team som byter varandra av under 3 veckor. Teamen består av en mix av mikrobiologiska kompetens/beredning i vattenverk samt miljöinspektörer.

24 röster från verkligheten Det var mitt i semestertid, bara jag och två drifttkn på plats. Inte lätt få tag i kollegor i andra kommuner för att diskutera problemet. I det läget otroligt skönt att få prata med kunniga personer inom VAKA. VAKA gav lugnande svar och en bra diskussion som gjorde att rätt beslut kunde tas. VAKA har bidragit till att kokpåbudet kunde hävas snabbare. Vi fick hjälp med labbanalyser på midsommaraftonens kväll av VAKA. Superstort tack för hjälpen! Ert stöd gjorde att det blev succé i stället för katastrof! Vi har fått mycket positiv återkoppling på hur situationen hanterades. Nu i efterhand kan jag konstatera att jag borde tagit kontakt tidigare då det innebär ett stort stöd i beslutsfattande och hjälp med att inte glömma bort något viktigt. VAKAs hjälp var oerhört värdefullt, både i epidemins första veckor, som under längre tid. VAKAS närvaro bidrag till att ge ytterligare kunskap i lägesanalysen, samt i underlag inför erforderliga beslut. VAKA bidrog med trygghet inför dessa beslut.

25 röster från verkligheten Ett stort plus för positiv återkoppling från VAKA under hela händelseförloppet. Detta stöd hade en avgörande betydelse i hur vi hanterade denna tråkiga och allvarliga händelse. Hjälpte oss med övergång av information och vi såg till att ändra på upplägget i gruppen. Bolla olika förslag och teorier. Förnyad energi under en slitsam period. Vi kunde lugna många i allmänheten. Händelsen fick en snabbare lösning med VAKAS stöd. Att direkt få tillgång till ett mycket stort expertnätverk. Bollplank, kunskapsbank, nätverk, närvaro, omdöme, kunskap och erfarenhet, samt ett personligt stöd. De hade både kunskap och erfarenhet och kunde övertyga där jag inte lyckades att ta situationen på allvar. De kunde ta del av vår situation på ett helt annat sätt än över telefon. Att få lab processen med bakterieanalyser förklarade med bilder på tavlan var värdefullt (för den politiska krisledningen i ett akut läge) Info vi fick fr VAKA hjälpte oss fatta beslut snabbare.

26 röster från verkligheten Jag tycker att stödet från VAKA är ovärderligt! Personlig coachning är värdefullt. Att man lyckas göra ett bra ett intryck i media är viktigt för hela kommunen. I en liten kommun får man inte en andra chans i media. Vi har fått mycket credit för att vi hanterade den här händelsen bra. Att tänka i termer av kommunal krisledning görs inte i allmänhet därför är det viktigt att VAKA ställer frågor och påminner om vad händer om det här inte funkar? VAKA:s arbete är mycket värdefullt och en otrolig tillgång vid extraordinära händelser. Värdefullt särskilt för små kommuner med liten personalstyrka eller som inte har så mycket kompetens själva (hydrogeologer t.ex.)