Förfrågningsunderlag gällande serviceinsatser inom hemtjänst i Skurups kommun enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV)

Transkript

1 Förfrågningsunderlag gällande serviceinsatser inom hemtjänst i Skurups kommun enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV)

2 Innehållsförteckning Förfrågningsunderlag Affärsförutsättningar Avtalets parter Definitioner Information om Skurups kommun Information om socialnämnden/kommunstyrelsen Bakgrund till införandet av valfrihetssystem Omfattning Leverantörens åtagande Uppdragsvolym Ickevalsalternativ Tilläggstjänster Administrativa föreskrifter Förfrågningsförfarande Kontaktuppgifter Ansökan och handläggning Kompletterande uppgifter Ansökan om rättelse av beslut Ansökningsadress Kvalificering av leverantör Underlag för kvalificering Finansiell och ekonomisk förmåga Nystartade företag Omständigheter som får medföra uteslutning av sökande enligt 7 kap 1 LOV Godkännande av leverantör Särskilda krav på tjänstens innehåll Krav för leverantör inom service Kontaktmannaskap Kompetens och erfarenhet hos verksamhetsansvarig inom service Allmänna kontraktsvillkor Kommunen huvudman Myndighetsutövning Tillsyn av socialtjänsten Grundläggande principer för valfrihetssystem Kvalitetsmål Personalfrågor Lag och annan författning Samordnings- och arbetsmiljöansvar Meddelarfrihet System för kvalitet i verksamheten Uppföljning och rätt till insyn Allmänhetens insyn Statistik Samrådsorgan och samverkan Kris och beredskapsplan Särskilda kontraktsvillkor Kompetens och erfarenhet hos personal Kundens rätt att välja och byta leverantör

3 6.3 Biståndsbeslut Beställning Genomförandeplan Dokumentation IT-kommunikation God man och förvaltare Tolk Skyldighet att ta emot uppdrag Skyldighet att bekräfta uppdrag Skyldighet att verkställa uppdrag Samordnad vårdplanering (SVPL) och kostnadsansvar Förändring av kundens behov När en kund inte är anträffbar Samverkan Nyckelhantering Hantering av privata medel Namnskylt/identifikation Arbetstekniska hjälpmedel Individuellt förskrivna hjälpmedel Tystnadsplikt och sekretess Identifiera och rapportera fel och brister Synpunkter och klagomål Anmälningsskyldighet enligt Lex Sarah Miljöpåverkan Inrapportering av utförda tjänster Information och marknadsföring Kommersiella kontraktsvillkor Avgifter Avtalstid Avtalshandlingars inbördes rangordning Ekonomisk ersättning Ersättning när kunds insatser minskas eller avslutas, byte av leverantör eller kunds frånvaro Betalningsvillkor Reglering efter avtalsslut Underleverantörer Ändring av villkor Avbrytande av valfrihetssystem Omförhandlingar av avtalsvillkor Förändring av kapacitetstak och/eller geografiskt område Rättelse och hävning av avtal Innehållen betalning Avtalets upphörande i vissa fall Överlåtelse av avtal eller uppdrag Skadeståndsskyldighet Försäkringar Skatter och avgiftskontroll Befrielsegrunder (force majeure) Tvist

4 Bilagor Ekonomisk ersättning... Ansökan om godkännande som leverantör inom hemtjänst... SKV Presentation av leverantör... Begäran om förändring av avtal eller utträde ur valfrihetssystemet... Dokumentation under genomförandet enligt socialtjänstlagen... Hantering av privata medel... Anmälningsskyldighet Lex Sarah... Vård och omsorgsplan Vård och omsorg i Skurups kommun... 4

5 Förfrågningsunderlag gällande serviceinsatser inom hemtjänst i Skurups kommun enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Skurups kommun har beslutat att införa valfrihetssystem för serviceinsatser inom hemtjänst. Företag som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag kan ansöka om att bli leverantör enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Ansökan, annons och förfrågningsunderlag finns tillgängligt i den nationella databasen, samt på Skurups kommun hemsida Ansökan ska lämnas på blanketten Ansökan om godkännande som leverantör inom hemtjänst i Skurups kommun. Ansökan kan lämnas löpande. Alla förutsättningar finner du i förfrågningsunderlaget med bilagor och ansökningshandlingar. Välkommen med din ansökan! 5

6 1 Affärsförutsättningar 1.1 Avtalets parter Uppdragsgivare och beställare Leverantör Avtalsparter Kommunstyrelsen i Skurups kommun Part som erhåller avtal från kommunstyrelsen Uppdragsgivare och leverantör 1.2 Definitioner Kund Den person som har beviljat bistånd enligt socialtjänstlagen (SoL) i form av hemtjänst Service Med serviceinsatser avses praktisk hjälp med hemmets skötsel såsom städ, inköp och tvätt 1.3 Information om Skurups kommun Skurups kommun är beläget i Skåne län och har cirka invånare. Kommunen ligger på skånska sydkusten mellan hav och ås och är en central plats i Öresundsregionen. Skurups kommun består av tätorterna Skurup, Rydsgård, Skivarp och Abbekås. Skurups kommun gränsar till Trelleborg, Svedala, Lund, Sjöbo och Ystad kommun. Kommunens landareal: 195 kvadratkilometer. 1.4 Information om socialnämnden/kommunstyrelsen I Skurups kommun har kommunstyrelsen de uppgifter som i lagtext anges som socialnämndens. Kommunstyrelsens roll är att vara kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Kommunstyrelsen har det operativa ansvaret för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Socialtjänstlagen (SoL) reglerar kommunens ansvar för insatser inom socialtjänstlagen för bland annat äldre och personer med funktionsnedsättning. I Skurups kommun har kommunstyrelsen det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Det finns lagstöd för kommunstyrelsen att sluta avtal med andra leverantörer enligt 2 kap. 5 socialtjänstlagen. 1.5 Bakgrund till införandet av valfrihetssystem Kommunfullmäktige beslutade att införa valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV). Detta innebär att de personer i kommunen som är beviljade hemtjänst har rätt att välja av de leverantörer som Skurups kommun har godkänt och tecknat avtal med. Kommunstyrelsens uppgift är att godkänna leverantörer, det vill säga ange de krav gällande socialtjänsten för äldre och funktionshindrade som leverantören ska uppfylla för att kvalificera sig. Alla leverantörer som önskar delta i valfrihetssystemet ska ha rätt att ansöka om godkännande som leverantör. Samtliga sökanden som uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, och inte uteslutits med stöd av bestämmelserna i 7 kap. 1 LOV, ska godkännas av kommunen. Kommunen ska lämna information till kunder om samtliga leverantörer som kontrakterats enligt LOV. Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig. Lagen bygger på att det inte är någon priskonkurrens mellan leverantörerna. Syftet är att ge kunden möjlighet att välja den leverantör som hon eller han uppfattar tillhandahåller den bästa kvaliteten. 6

7 1.6 Omfattning Detta förfrågningsunderlag avser biståndsbedömda serviceinsatser i form av städ, tvätt och inköp. I Skurups kommun var serviceinsatserna under juni månad 2010 fördelade enligt nedan. Juni månad 2010 (Källa: Vård och omsorgs datasystem Treserva) Insats Antal kunder Antal timmar Inköp Städ Tvätt Leverantörens åtagande Leverantörens åtagande följer av det avtal som Skurups kommun sluter med respektive leverantör. I Skurups kommun arbetar vi för kundinflytande och att tillgodose kundens önskemål att själv så långt det är möjligt att välja när och hur insatserna ska utföras. Leverantör av serviceinsatser förbinder sig att leverera insatser vardagar, måndag-fredag Leverantören har möjlighet att välja hela Skurups kommun som arbetsområde eller välja något/några av kommunens geografiska områden. Leverantören kan inte välja att vara verksam i delar av ett område. Område Skurup Norr Område Skurup Söder Område Rydsgård Område Skivarp/Abbekås Leverantör kan ange ett kapacitetstak för sin verksamhet i antal timmar per månad. Leverantör kan inte välja bort kunder. 1.8 Uppdragsvolym Skurups kommun garanterar inte någon volym. Det är kundernas val som avgör den volym som leverantören får. 1.9 Ickevalsalternativ För den kund som inte aktivt väljer leverantör ska kommunen tillhandahålla ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet ska vara ett kvalitativt fullgott alternativ. Ickevalsalternativet i Skurups kommun är kommunens hemtjänst. Kund som innan införandet av LOV har bistånd för hemtjänst blir kvar hos den kommunala verksamheten om inget aktivt val görs Tilläggstjänster Utöver de biståndsbeslutade insatserna har en leverantör, som erhållit avtal med kommunen, möjlighet att erbjuda tilläggstjänster. Tilläggstjänster är en överenskommelse mellan kund och leverantören och ligger ej inom ramen för avtalet med kommunen. Det ska tydligt framgå att kunden inte har någon skylighet att köpa några tilläggstjänster. 7

8 Med tilläggstjänster avses: Tjänster som ingår i biståndsbeslutet men där den enskilde vill utöka volymen eller antalet tillfällen som insatsen utförs jämfört med biståndsbeslutet. Tjänster som inte ingår i biståndsbeslutet. Tilläggstjänster faktureras av leverantören direkt till kunden. Tilläggstjänster får inte vara obligatoriska för kunden. 8

9 2 Administrativa föreskrifter 2.1 Förfrågningsförfarande Förfrågningsförfarande genomförs enligt LOV. Ansökan ska ske enligt blankett Ansökan om godkännande som leverantör inom hemtjänst i Skurups kommun. Fyll i svarsfälten elektroniskt, skriv sedan ut och underteckna ansökan. För att underlätta utvärderingen och intern hantering tänk på följande: Fullständig ansökan lämnas på svenska. Ange företagsnamn och organisationsnummer. Samtliga handlingar ska vara sidnumrerade. Leverantören har rätt att sätta ett tak för antal timmar per månad som de kan utföra. Avser leverantören tillhandhålla tilläggstjänster ska dessa presenteras. 2.2 Kontaktuppgifter Frågor om ansökan och förfrågningsunderlag ska i första hand ställas skriftligt genom brev eller e-post till: Linnéa Nilsson (utredare) Skurups kommun Stora Torggatan Skurup E-post: linnea.nilsson@skurup.se Telefon: , Frågor om verksamheten ska i första hand ställas skriftligt genom brev eller e-post till: Anna Palmgren (utvecklingschef) Skurups kommun Stora Torggatan Skurup E-post: anna.palmgren@skurup.se Telefon: , Ansökan och handläggning Prövning av ansökan kommer att ske enligt följande: Kontroll av att ansökan uppfyller alla krav enligt detta förfrågningsunderlag. Kontroll av att inga av de omständigheter som specificeras i LOV 7 kap. 1 föreligger. Kontroll av att den sökande uppfyller kravet på erforderlig ekonomisk förmåga i förhållande till uppdraget. Kontroll av att sökande har tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet att utföra uppdraget i enlighet med de krav och intentioner som föreskrivs i detta förfrågningsunderlag. 9

10 Beslut om antagande avseende ansökan kommer i normalfallet att göras inom fem veckor. I de fall kommunen ber om komplettering eller förtydligande av ansökan förändras tidsramen. Under perioden 15 juni 31 augusti och vid storhelger kan handläggningstiden bli längre. Ansökan kan ske löpande men avtalsstart sker enligt överenskommelse. 2.4 Kompletterande uppgifter Kommunen får tillåta att sökanden rättar felskrivningar eller andra uppenbara fel. Kommunen får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras. Alla kompletteringar ska ske skriftligt. 2.5 Ansökan om rättelse av beslut Sökande som inte godkänns som leverantör kan ansöka om rättelse av beslutet. Ansökan om rättelse görs hos: Förvaltningsrätten i Skåne län Box Malmö I kommunens beslut ska det framgå hur en ansökan om rättelse sker. 2.6 Ansökningsadress Skurups kommun Skurup Organisationsnummer

11 3 Kvalificering av leverantör Här ställs krav på sökandes finansiella-, ekonomiska- samt tekniska förmåga och kapacitet för att klara uppdraget. 3.1 Underlag för kvalificering Till ansökan ska följande bifogas Blankett Begäran/svar offentliga uppgifter SKV 4820 ifylld av Skatteverket och inte äldre än tre månader från inkommen ansökan. Presentation av företaget och dess ledning, aktuell meritförteckning samt referenser som utvisar relevant utbildning och yrkeserfarenhet. Bevis på att leverantören innehar ansvarsförsäkring för uppdraget. 3.2 Finansiell och ekonomisk förmåga Kommunen kommer att ta en kreditupplysning på den sökande från kreditupplysningsföretaget UC. UC riskklass klassificerar företagen mellan 1 och 5, där 5 innebär lägsta risk. Kravnivå lägst UC riskklass 3. Om inte kravnivå lägst riskklass 3 uppnås, bifoga skriftlig redogörelse. Utifrån uppgifter gör kommunen en bedömning av om sökanden har tillräcklig ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Enligt 5 kap. 2 LOV får en sökande vid behov åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet i ansökan. Sökanden ska dock kunna visa att han eller hon kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Detta kan till exempel göras genom att sökanden tillhandahåller ett skriftligt åtagande från företagen i fråga Nystartade företag Nybildade företag eller företag under bildande ska till ansökan bifoga affärsplan inkluderande en finansiell plan. Startkapital ska minst täcka kortfristiga skulder. Kommunen kommer att göra bedömningen om sökande har tillräckliga resurser för att utföra uppdraget Omständigheter som får medföra uteslutning av sökande enligt 7 kap 1 LOV Den upphandlade myndigheten får utesluta en sökande som 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom ESS-området eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf. Om sökande är en juridisk person, får sökanden uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för sådant brott som avses i punkt 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4. 11

12 Den upphandlande myndigheten får begära att en sökande visar att det inte finns någon grund för att utesluta denne med stöd av punkterna 1, 2, 3, eller Godkännande av leverantör Den som bedöms uppfylla kraven under särskilda krav på tjänstens innehåll, allmänna kontraktsvillkor, särskilda kontraktsvillkor och kommersiella kontraktsvillkor samt klarat kvalificeringen med finansiell- ekonomiskt och teknisk förmåga ska godkännas. 12

13 4 Särskilda krav på tjänstens innehåll Verksamheten ska bedrivas enligt socialtjänstlagen samt övriga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd som gäller inom verksamhetsområdet. Verksamheten ska bedrivas med beaktande av allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. 4.1 Krav för leverantör inom service Med service avses praktisk hjälp med hemmets skötsel; städ, tvätt och inköp. Leverantörens åtagande är att tillgodose behov och uppnå mål som framgår av kundens biståndsbeslut. Serviceinsatser ska ha sin utgångspunkt i att kundens funktioner för den dagliga livsföringen upprätthålls och att social isolering motverkas. Serviceinsatser ska genomsyras av grundtanken att kunden har förmåga att själv välja hur han eller hon vill leva sitt liv. Kunden ska så långt som det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. Kundens behov och önskemål ur språkliga, etniska, kulturella och religiösa aspekter ska respekteras. Så långt det är möjligt ska leverantören sträva efter att erbjuda stöd och hjälp av personal som talar kundens modersmål. Kunden ska ges kontinuitet när det gäller personal. Samverkan mellan kunden och personalen ska framför allt bygga på kontaktmannaskap. Leverantören ska ha skriftliga rutiner inom de områden där det anges i förfrågningsunderlaget. Leverantören har möjlighet att använda kommunens framtagna rutiner alternativ egna framtagna rutiner. Vissa rutiner ska i en och samma kommun ha likartad utformning. För att uppnå en likartad utformning av rutiner anges i förfrågningsunderlaget att kommunens rutin ska användas. 4.2 Kontaktmannaskap Minst en kontaktman i arbetsgruppen ska utses och är den som har extra ansvar för att hålla god kontakt med kunden. Kontaktmannen ansvarar för att genomförandeplanen är aktuell. Skriftlig rutin ska finnas. 4.3 Kompetens och erfarenhet hos verksamhetsansvarig inom service Leverantören ska ha minst en ansvarig person som har: Kunskap om tillämpliga lagar, förordningar, författningar och allmänna råd samt leverantörens avtal med kommunen. För arbetsuppgifterna och verksamhetens inriktning adekvat kunskap och erfarenhet. Med detta avses att tjänsterna ska kunna utföras på ett fackmannamässigt sätt. Goda kunskaper i svenska språket när det gäller både att tala, läsa och dokumentera. Självständigt kunna arbeta med datorer, kunna hantera internet och e-post och annan administrativ kompetens för att driva verksamheten. Det ska finnas en namngiven ersättare för verksamhetsansvarig. Utdrag ur belastningsregistret Leverantören ska inkomma med ett fullständigt utdrag ur belastningsregistret på den person som kommer att vara ansvarig för den dagliga driften och som visar att inga brott har begåtts med relevans för servicearbetet. Utdraget ska bifogas ansökan i slutet, oöppnat kuvert från polismyndigheten. 13

14 5 Allmänna kontraktsvillkor 5.1 Kommunen huvudman Enligt socialtjänstlagen har kommunen det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp de behöver. Kommunen får sluta avtal med annan om att utföra uppgifter inom socialtjänsten (gäller inte myndighetsutövning). Den externa leverantören tillhandahåller en kommunal tjänst och kommunen bär ansvaret på samma sätt som när kommunen bedriver verksamheten i egen regi. Vid avtal med extern leverantör har kommunen skyldighet att säkerställa möjligheten till insyn samt att kontrollera och följa upp verksamheten. 5.2 Myndighetsutövning Alla insatser enligt socialtjänstlagen utreds och beslutas efter ansökan till kommunen. 5.3 Tillsyn av socialtjänst Socialstyrelsen är ansvarig tillsynsmyndighet från och med den 1 januari 2010 för socialtjänstens äldreomsorg, omsorger om personer med funktionsnedsättning samt enskild verksamhet. Av kommunen utsedd tjänsteman ska ges tillträde till verksamheten i den omfattning som han/hon finner behövligt för tillsyn i verksamheten. 5.4 Grundläggande principer för valfrihetssystem Enligt LOV ska uppdragsgivaren behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke diskriminerade sätt. Uppdragsgivaren ska ta hänsyn till principerna om öppenhet, ömsesidigt erkännande och proportionalitet när den tillämpar valfrihetssystem. 5.5 Kvalitetsmål Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. Leverantören ska utföra verksamheten i enlighet med socialtjänstlagen samt övriga lagar och författningar som gäller inom verksamhetsområdet. Leverantören ska även följa och vara förtrogen med de mål och riktlinjer som följer av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Leverantören ska följa Skurups kommuns vård- och omsorgsplan. Leverantören ska ha egen kvalitetspolicy eller följa Skurups kommuns kvalitetspolicy. 5.6 Personalfrågor Leverantören har det fulla arbetsgivareansvaret för sin personal. 5.7 Lag och annan författning Leverantören får inte vidta åtgärder som kan förväntas medföra åsidosättande av lag eller annan författning eller annars strida mot vad som allmänt är godtaget inom arbetsgivarens bransch. 5.8 Samordnings- och arbetsmiljöansvar Leverantören har ansvaret för arbetsmiljön enligt gällande lagar och författningar. Leverantören ska ha och kontinuerligt utveckla metoder för att upprätthålla en god arbetsmiljö. Samtliga arbetsskador och tillbud ska dokumenteras på ett sådant sätt att erfarenheter kan återföras till verksamheten och i förekommande fall delges Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan, kommunen och fackliga representanter. 14

15 5.9 Meddelarfrihet Leverantören ska följa tryckfrihetsförordningen, yttrandefrihetsgrundlag samt offentlighetsoch sekretesslagen gällande meddelarfrihet System för kvalitet i verksamheten För att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska leverantören ha ett system för det systematiska kvalitetsarbetet som uppfyller kraven i gällande lagstiftning för denna typ av verksamhet. Se exempel: Socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS (SOSFS 2006:11). Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) samt aktuella ändringsföreskrifter Uppföljning och rätt till insyn Kommunen kan komma att begära in uppgifter för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagar, riktlinjer, mål och krav. Leverantören är skyldig att utan extra ersättning, ta fram och tillhandahålla de uppgifter om verksamheten som kommunen kan komma att begära in. Uppföljning och insyn kan exempelvis ske genom: Avtalsuppföljning. Uppföljning av dokumentation, genomförandeplaner, avvikelsehantering, anmälningar av synpunkter och klagomål, beslutade insatser, med mera. Kommunens system för kvalitetsrevision. Kommunens revisorer, ska ha rätt att på samma sätt som i kommunens egenregiverksamhet kontrollera och utvärdera verksamheten. Fristående konsult anlitad av kommunen efter samråd med leverantören. Enkäter till och intervjuer med kunder och anhöriga om kvaliteten i verksamheten. Kontakter med samarbetspartners, t.ex. biståndshandläggare. Samtal med grupp/er ur personalen. Tillsyn och granskning av kommunen utsedd tjänsteman. Leverantör såsom aktiebolag ska en månad efter årsstämma inkomma med årsredovisning. Leverantör såsom enskild firma ska senast tre månader efter räkenskapsårets slut inkomma med resultat- och balansräkning eller senaste deklaration. Som en del av uppföljning och insyn ingår att leverantören lämnar en årlig verksamhetsberättelse enligt anvisningar från kommunen Allmänhetens insyn Enligt kommunallagen ska allmänheten ha insyn i driftsentreprenader som bekostas av offentliga medel. Den information som kommunen hämtar in från leverantören med undantag för uppgifter som rör enskilda betraktas som offentlig handling. Kommunen ska se till att allmänheten har möjlighet att få kunskap/information om hur verksamheten utförs. Leverantören ska därför lämna nödvändig information. Informationen ska, om inte annat avtalats, lämnas i skriftlig form. Det åligger kommunen att i sin begäran precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantören, om utlämnandet 15

16 strider mot lag eller annan författning eller om uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos kommunen Statistik Leverantören är skyldig att utan ersättning leverera statistiska uppgifter på begäran från Skurups kommun, Statistiska Centralbyrån, andra statliga myndigheter och Sveriges Kommuner och Landsting Samrådsorgan och samverkan Leverantören och Skurups kommun ska samverka för att skapa bästa möjliga förutsättningar för uppdragets genomförande och för en god service för kunden. Leverantören och Skurups kommun är skyldiga att informera varandra om förändringar som kan påverka förutsättningarna för vardera partens åtagande och ansvar. Leverantören är skyldig att tillsammans med kommunen och andra leverantörer delta i ett särskilt upprättat samrådsorgan för hemtjänst. Parterna ska ta tillvara de möjligheter till utbyte av kunskaper, erfarenheter och information som valfrihetssystemet erbjuder i syfte att uppnå bästa tänkbara verksamhet och utveckling. Samverkan ska ske med syfte att utveckla verksamheten utifrån kundens behov samt arbeta med kvalitetsförbättringar. Kommunen kallar alla leverantörer till dessa möten och upprättar agenda för varje möte. Samrådsmöte hålls minst en gång per halvår. Protokoll ska föras vid sammanträdena som undertecknas av båda parter. Mötena ska präglas av en ömsesidig vilja till samverkan Kris och beredskapsplan Leverantören ska utifrån sin verksamhet ansvara för att planera och hålla beredskap för att kunna klara extraordinära händelser, såsom brand, väderstörningar, längre tid av el- eller vattenavbrott eller när en stor andel av personalen blir sjuk. Leverantören svarar för eventuella extra kostnader som kan uppkomma för att fullfölja uppdraget gentemot kommunen. Leverantören ska vid händelse som innebär svårare påfrestning på viktiga samhällsfunktioner och vid extra ordinära händelse samt vid höjd beredskap och krig inordna sin verksamhet i den kommunala organisationen för vård och omsorg. 16

17 6 Särskilda kontraktsvillkor 6.1 Kompetens och erfarenhet hos personal Leverantören förväntas ha goda kunskaper om socialtjänstlagen. Leverantören ska ansvara för att verksamheten är bemannad så att erforderlig service och säkerhet garanteras. Goda kunskaper i svenska språket när det gäller tala, läsa och skriva för att personalen ska kunna ta emot instruktioner, samtala med kunder och dokumentera. Flerspråkighet hos leverantören är en fördel. Leverantören ska se till att den personal som används för uppdragets genomförande är väl insatt i kommunens mål för verksamheten och kvalitetskrav inom socialtjänsten samt för verksamheten gällande rutiner, riktlinjer och avtal. Leverantören ska ansvara för att personalen kontinuerligt får den utbildning, fortbildning och handledning som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Leverantören ska ha rutiner för introduktion av nyanställda och en beredskap att kunna utföra tjänsterna även vid frånvaro av ordinarie personal. Utdrag ur belastningsregistret Leverantören ska begära in fullständigt utdrag ur belastningsregistret vid nyanställning av personal som visar att inga brott har begåtts med relevans för servicearbetet. 6.2 Kundens rätt att välja eller byta leverantör En av grundpelarna i ett valfrihetssystem är kundens rätt att byta leverantör av tjänsten. Biståndshandläggarna bistår kunden med opartisk information gällande leverantörerna. En kund har alltid rätt men ingen skyldighet att välja eller byta leverantör. Om kunden önskar byta leverantör ska biståndshandläggaren kontaktas. När en ny leverantör är vald meddelar biståndshandläggaren den leverantör som blir bortvald. När en kund har gjort nytt val av leverantör ska tillträdande leverantör inom två veckor påbörja sitt uppdrag. Avlämnande leverantör ska överlämna nödvändig information och samtliga handlingar till beställaren utan kostnad när leverantörens uppdrag i varje enskilt fall upphör. 6.3 Biståndsbeslut Bistånd enligt socialtjänstlagen beslutas av kommunens biståndshandläggare och dokumenteras i datasystem, Treserva. 6.4 Beställning När kunden fått ett biståndsbeslut och valt leverantör kommer leverantören att få sina uppdrag via kommunens datasystem, Treserva. 6.5 Genomförandeplan Leverantören ska tillsammans med kunden upprätta en genomförandeplan som beskriver hur och när en beslutad insats praktiskt ska genomföras och vilken målsättning det finns för hjälpen och stödet. Planen ska göras tillsammans med kunden och/eller dennes företrädare för att stärka kundens inflytande och delaktighet. Genomförandeplanen undertecknas av kund, eller kundens företrädare och kontaktman eller leverantören. Skriftlig rutin ska finnas. 17

18 6.6 Dokumentation Leverantören ansvarar för att dokumentationen sker i enlighet med socialtjänstlagens bestämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2006:5 om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Kommunen använder verksamhetssystem Treserva för dokumentation. Leverantören ska använda detta system. Kommunens skriftliga rutin ska användas. All dokumentation som rör enskild ska utformas med respekt för kunden samt förvaras på ett betryggande sätt så att obehörig inte får tillgång till dem. Leverantören ska vid uppföljning eller myndigheten i övrigt begär överföra/överlämna berörda handlingar till kommunen. Om en kund återgår till kommunen, väljer annan leverantör, flyttar eller avlider samt vid upphörande av verksamhet överlämnas samtliga handlingar utan kostnad till kommunen IT kommunikation Arbetsstationen (PC): tillhandahålls och bekostas av leverantören. Åtkomst till nätverk bekostas av leverantören (internetuppkoppling). Leverantören kommer att debiteras en årsavgift per dator för åtkomst till kommunens verksamhetssystem Treserva. Utbildning avseende användning av kommunens datasystem Treserva anordnas av kommunen för maximalt fem personer per företag. Ingen särskild ersättning betalas för utbildningen. I den timersättning som är framräknad ingår ersättning för utbildning och tid för utbildning. Krav på PC: Operativsystem Windows XP uppdaterat med senaste uppdateringar från Microsoft, Microsoft Office 2003 samt senaste version av Norton Antivirus eller liknande antivirusprogram som är godkänt av Skurups kommuns IT-enhet. Lösningen för åtkomst till Skurups kommuns verksamhetssystem baseras på att användaren har tillgång till egen mobiltelefon. Leverantören ska vara beredd på eventuella uppgraderingar av olika programvaror och operativsystem. 6.7 God man eller förvaltare Leverantören ska snarast meddela kommunen om behov av god man eller förvaltare bedöms föreligga. 6.8 Tolk Vid behov ska leverantören uppmärksamma behovet av tolk till kommunen. 6.9 Skyldighet att ta emot uppdrag En leverantör får inte, inom angivet kapacitetstak tacka nej till nya uppdrag. Leverantören ska vara beredd att utöver sitt kapacitetstak ta emot mindre utökningar av insatser tillfälligt under en övergångsperiod om detta skulle behövas för att upprätthålla kontinuiteten för kunden Skyldighet att bekräfta uppdrag Leverantören ska snarast bekräfta till kommunen och kunden att uppdraget/beställningen har mottagits. 18

19 6.11 Skyldighet att verkställa uppdrag Leverantören ska vid behov kunna påbörja ett uppdrag inom ett dygn från beställningen. Vid oförutsedda förändringar ska leverantören kunna ta emot och verkställa ett uppdrag redan samma dag som beställningen görs (kan gälla insatsen inköp). I övrigt verkställs serviceinsatserna i överenskommelse med kunden Samordnad vårdplanering (SVPL) och kostnadsansvar Kommunens vårdplanerare genomför samordnad vårdplanering på sjukhus. Efter samordnad vårdplanering skickas en beställning av insatserna till leverantören. Leverantören ska kunna påbörja insatserna från det att sjukhuset bedömt att kund är utskrivningsklar. Fullföljs inte detta åtagande ska leverantören ersätta kommunen för de av Region Skåne fakturerade kostnader enligt betalningsansvarslagen. Kostnader för betalningsansvar fastställs varje år av regeringen Förändring av kundens behov Om kundens behov förändras i sådan grad att biståndsbeslutet kan behöva omprövas ska kund/närstående/god man/leverantör kontakta biståndshandläggaren. Förändring av kundens behov ska framgå av leverantörens dokumentation i Treserva När en kund inte är anträffbar När en kund inte är anträffbar på överenskommen tid ska i första hand anhöriga eller närstående kontaktas, om inte annat är överenskommit. Skriftlig rutin ska finnas Samverkan Leverantören ska samverka med socialtjänsten, anhöriga och andra för kunden viktiga personer och organisationer, gode män och förvaltare när det är aktuellt Nyckelhantering Leverantören ska ha säkra rutiner för hantering av kundens nycklar. Eventuella kostnader som drabbar kunden på grund av byte av lås förorsakat av leverantörens personal ansvarar leverantören för. Kommunen planerar att införa digitalt nyckelhanteringssystem, vilket innebär att traditionell nyckelhantering byts ut mot digital nyckelhantering. Leverantören ska vara beredd på att övergå till ett digitalt nyckelhanteringssystem, vilket kräver mobiltelefoner med bluetooth. Skurups kommuns digitala nyckelhanteringssystem kommer även att användas för tids- och insatsrapportering Hantering av privata medel Kunden eller dennes närstående, god man, förvaltare ska normalt sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel handhas av leverantören ska kommunens skriftliga rutin användas Namnskylt/identifikation Leverantörens anställda ska alltid bära identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för kunden. Leverantören ska alltid meddela kunden om en för kunden okänd personal kommer att besöka kunden. 19

20 6.19 Arbetstekniska hjälpmedel Leverantören ska tillhandahålla arbetstekniska hjälpmedel inklusive service av dessa. Har kund olika leverantörer av exempelvis service- och omvårdnadsinsatser ska leverantörerna samverka och göra en överenskommelse kring arbetstekniska hjälpmedel. Arbetstekniska hjälpmedel är sådan utrustning som en anställd behöver för att förebygga arbetsskador i arbetslivet alternativ förkorta sjukskrivning Individuellt förskrivna hjälpmedel Individuellt förskrivna hjälpmedel tillhandahåller kommunen Tystnadsplikt och sekretess Leverantören ska ansvara för att all personal undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt och sekretess som råder enligt SoL och offentlighets- och sekretesslagen Identifiera och rapportera fel och brister Leverantören ska ansvara för att personalen har ingående kunskaper om samt säkerställa att det finns rutiner i verksamheten för att identifiera och rapportera fel och brister samt åtgärda orsakerna. Skriftlig rutin ska finnas Synpunkter och klagomål Leverantören ska säkerställa att det finns rutiner för att samla in och använda synpunkter och klagomål från den enskilda samt från t.ex. myndigheter. Skriftlig rutin ska finnas Anmälningsskyldighet enligt Lex Sarah Leverantören ska ansvara för att all personal känner till skyldigheten att enligt SoL anmäla missförhållanden i omsorger om äldre personer eller funktionshindrade personer. Kommunens skriftliga rutin ska användas Miljöpåverkan Leverantören ska i sin verksamhet aktivt verka för att minimera negativt miljöpåverkande faktorer Inrapportering av utförda tjänster Kommunen använder verksamhetssystem Treserva för inrapportering och uppföljning av utförda tjänster. Leverantören ska använda detta system Information och marknadsföring Kommunen kommer att informera om leverantörens verksamhet på kommunens hemsida. För att underlätta valet för kunden tar kommunen fram en presentationsmall som alla leverantörer ska fylla i. Med utgångspunkt i mallen sammanställer kommunen informationsmaterial som presenterar alla godkända leverantörer. Informationen kommer att finnas både som tryckt material samt på kommunens hemsida Leverantörens telefonnummer kommer att finnas hos kommunens växel. I samband med kundens val kommer biståndshandläggarna att opartiskt informera om vilka leverantörer som finns att välja på utifrån informationsmaterialet. 20

21 7 Kommersiella kontraktsvillkor 7.1 Avgifter Kommunen ansvarar för och debiterar avgifter till kunden för service. Avgifterna tillfaller kommunen. 7.2 Avtalstid Avtalstiden börjar gälla från och med att parterna undertecknat avtalet. Avtalet löper tillsvidare med ömsesidig uppsägningstid av tre månader. Uppsägningen räknas från månadsskiftet och ska vara skriftlig. 7.3 Avtalshandlingars inbördes rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning. 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet 2. Avtalet med bilagor 3. Förfrågningsunderlaget med bilagor och kompletteringar 4. Ansökningar med bilagor och kompletteringar Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för uppdragsgivaren och leverantören. 7.4 Ekonomisk ersättning Ersättningen till leverantörerna baseras på ett av kommunen bestämt timpris. I timpriset ingår samtliga kostnader för tjänsternas utförande såsom personalkostnader, kostnader för kringtid, administration, lokaler, transporter, utrustning för tjänstens utförande, arbetstekniska hjälpmedel och fortbildning. I timpriset ingår även ersättning för olika former av samrådsmöte. Leverantör som utför serviceinsatser ska debitera moms enligt Skatteverkets ställningstagande. Ersättning betalas för utförd tid, där den beviljade och bedömda tiden (schablontiden) ska ses som en maxtid för vad som ersätts. Ersättning för dubbelbemanning utgår i överenskommelse med beställaren. Beställaren ersätter leverantören per utförd timme för insatser utförda i enlighet med beställningen. Ersättningen omfattar leverantörens samtliga kostnader för att fullgöra uppdraget. Timersättning framgår av bilaga och revideras årligen. Skurups kommun kommer årligen i samband med budgetarbetet fastställa timpriset för serviceinsatser. Leverantören kommer omgående efter kommunfullmäktiges beslut underrättas om nästa års ersättning. 21

22 7.4.1 Ersättning när kunds insatser minskas eller avslutas, vid byte av leverantör eller vid kunds frånvaro När en kunds insatser minskas eller avslutas betalas ersättning under sju dagar under förutsättning att någon insats är planerad. Vid byte av leverantör betalas ersättning för planerade insatser fram till bytet är verkställt. Om kunden vet att denne inte kommer att vara hemma när insatserna är planerade att utföras ska detta anmälas till leverantören senast sju dagar i förväg (uppehåll av insats). Ersättning betalas då inte till leverantören. Om kunden oplanerat eller tillfälligt inte kan ta emot hjälp enstaka dag betalas ersättning ut för enstaka dagar. Om detta upprepas hos samma kund ska biståndshandläggaren kontaktas och orsaken utredas. Vid oplanerad längre frånvaro exempelvis om kunden blir inlagd på sjukhus gäller att ersättning för insatserna betalas ut under maximalt sju dagar, trots att de planerade insatserna inte utförs. Därefter betalas ingen ersättning förrän kunden kommit tillbaka till bostaden och insatserna utförs. 7.5 Betalningsvillkor Leverantören fakturerar beställaren månadsvis i efterskott. Leverantören ska följa beställarens instruktioner vad gäller fakturering och fakturans innehåll. Av fakturaunderlaget ska dessutom framgå antalet utförda timmar per insats och kund samt antal timmar per avbokad insats och kund där ersättning utgår. Fakturaunderlaget ska vara beställaren tillhanda senast den 5:e i varje månad. Efter utfört och godkänt uppdrag sker betalning i efterskott, trettio dagar från fakturaunderlagets ankomstdag. Uppdrag och därmed fakturaunderlaget anses godkänt om invändning inte har framförts av beställaren inom tio dagar från det att beställaren erhöll fakturaunderlaget. Särskilt referens-/resursnummer ska anges på fakturan. Antagen leverantör förbinder sig att efter överenskommelse och utan kostnad för kommunen tillämpa elektronisk faktura. Tilläggsavgifter såsom fakturerings- och administrations- eller expeditionsavgifter får inte debiteras. Om betalning inte erläggs i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen (SFS 1975:635). Faktura skickas till: Skurups kommun Fakturaregistrering Box Skurup 22

23 7.5.1 Reglering efter avtalsslut Leverantören ska inom två månader efter avtalstidens utgång till uppdragsgivaren översända faktura med återstående fordringar avseende utförda tjänster. 7.6 Underleverantör Eventuellt anlitande av underleverantör kan medges av kommunen. Leverantören ansvarar för att anlitade underleverantörer uppfyller de krav som anges i detta förfrågningsunderlag. Vid anlitande av underleverantör eller byte av underleverantör under avtalstiden är det leverantörens ansvar att informera alla berörda, inklusive de enskilda kunderna, om den nye underleverantören. 7.7 Ändring av villkor Skurups kommun har rätt att, genom politiska beslut, ändra villkoren i riktlinjer, policies och priser samt utveckla/ändra förutsättningarna som tillämpas enligt avtalet. Ändrat innehåll i förfrågningsunderlaget innebär att nya avtal upprättas för alla utförare oberoende av avtalstid. Om leverantören inte vill bli bunden av de ändrade villkoren ska leverantören inom 90 dagar från den tidpunkt ändringsmeddelandet är avsänt, skriftligt meddela Skurups kommun att de ändrade villkoren inte accepteras. Om sådant meddelande inte mottagits av Skurups kommun inom den angivna tidsfristen blir leverantören bunden av de ändrade villkoren från och med den dag Skurups kommun angivit i ändringsmeddelande, dock tidigast efter det att meddelandet avsänts. Om leverantören inte accepterat ändringen inom sagda tid betraktas avtalet som uppsagt och upphör att gälla 30 dagar efter det att tidsfristen löpt ut. 7.8 Avbrytande av valfrihetssystem Även om Skurups kommun beslutat sig för att införa ett valfrihetssystem enligt LOV, kan kommunen besluta att ändra beslutet och avbryta valfrihetssystemet. Om kommunen ännu inte godkänt sökanden kommer sökanden att få information om att systemet avbrutits. Om parterna har ingått avtal kommer kommunen att säga upp avtalet med befintliga leverantörer. Uppsägningstiden är då 90 dagar. 7.9 Omförhandling av avtalsvillkor Part får påkalla omförhandling av bestämmelserna i upprättat avtal om ändrade förhållanden gör att bestämmelsen väsentligt motverkar de förutsättningar som detta avtal bygger på. Anmälan om omförhandling ska ske så snart som det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldighet att fullgöra berörd avtalsförpliktelse intill dess en eventuell överenskommelse om ändring träffats Förändring av kapacitetstak och/eller geografiskt område Om leverantör önskar förändra sitt kapacitetstak och/eller geografiskt område ska kommunen meddelas 14 dagar före ändringen. Utföraren är alltid skyldig att utföra insatser för befintliga kunder även om kapacitetstaket sänks Rättelse och hävning av avtal Fel och brister hos leverantören och i dennes verksamhet, vilka uppmärksammats vid revision, tillsyn, anmälan eller annat liknande förfarande, skall åtgärdas, rättas, inom skälig tid. Vad som avses med skälig tid får avgöras i förhållande till felen och bristernas omfattning och karaktär. 23

24 Om fel och brister hos leverantören ej åtgärdas inom skälig tid får kommunen avhjälpa dessa, på leverantörens bekostnad. Innan sådant förfarande inleds skall leverantören alltid ges möjlighet att inkomma med förklaring till kommunen. Vid avtalsbrott av väsentlig betydelse för part eller kund får avtalet hävas. Part skall dock alltid ges möjlighet att inkomma med förklaring, innan hävningsförfarande inleds. Innan hävning sker skall part skriftligen meddelas om detta, senast trettio dagar före tidpunkt för hävning. Som exempel på hävningsgrund kan anges kommunens upprepade förseningar med betalning, eller utebliven betalning för utförda tjänster enligt avtal. Påtagliga brister i dokumentation hos leverantören, byte eller anställning av personal hos leverantören, som ej uppfyller ställda kompetenskrav, brister hos leverantören avseende uppställda kvalitetsmål, utgör också exempel på hävningsrunder, liksom att leverantören ej fullgör sina förpliktelser mot det allmänna avseende inbetalning av skatter och avgifter, samt att leverantören ej åtgärdar fel och brister i verksamheten inom skälig tid, eller vid upprepade sådana förfaranden. Hävningsgrund föreligger alltid om förhållanden enligt 7 kap 1 LOV föreligger. Vad som ovan sagts om leverantör gäller också för eventuell underleverantör. Leverantör skall meddela eventuell underleverantör om detta. Om hävning sker äger skadelidande part rätt till skadestånd med belopp motsvarande faktiska kostnader som hävningen medfört, om inte part kan visa att avtalsbrott beror på omständigheter utanför parts kontroll Innehållen betalning Fel och brister hos leverantören, vilka ej avhjälpts inom skälig tid, ger kommunen rätt att hålla inne ersättning till leverantören, i förhållande till felens och bristernas omfattning och karaktär, till dess felen och bristerna åtgärdats av leverantör eller på dennes bekostnad. Tillfällig reducering av ersättningen kan beslutas av kommunen om omständigheterna eller bristerna föranleder detta Avtalets upphörande i vissa fall Om leverantören saknar uppdrag under en period av 12 månader upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Leverantören har därefter möjlighet att göra en ny ansökan om godkännande som leverantör Överlåtelse av avtal Avtalet får inte överlåtas eller pantförskrivas utan kommunens skriftliga medgivande Skadeståndsskyldighet Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande hos leverantören eller av leverantören anlitade underleverantörer/uppdragstagare eller annan som leverantören svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man Försäkringar Leverantören ansvarar för person- och sakskador som denne, eller annan för vilken leverantören ansvarar för, orsakar fel eller försummelse. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalsperioden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra för verksamheten 24

25 erforderliga försäkringar för sitt åtagande, som håller kommunen skadelös vid skada vållande av leverantören och eller anställda Skatter och avgiftskontroll Leverantören förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende sociala avgifter och skatter. Leverantörer ska inneha F-skatt eller FA skatt. Leverantören garanterar att dess underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Kommunen kommer löpande kontrollera att leverantören fullgör sina skyldigheter avseende sociala avgifter och skatter Befrielsegrunder (force majeure) Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal ska han i nödvändig omfattning, vara befriad från desamma. Föreligger ovannämnda omständigheter har kommunen rätt att så länge de består, själv utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden. Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. Parterna ska informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse Tvist Tvist skall avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt där beställaren har sin hemvist. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av sina åtagande som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 25