PROJEKTDIREKTIV FÖR BYGGANDE AV ARENA

Transkript

1 Dnr 1362/2010 Rev enligt FU beslut PROJEKTDIREKTIV FÖR BYGGANDE AV ARENA 1 BESTÄLLNING Projektdirektivet är fastställt i kommunstyrelsen , SYFTE OCH MÅL 2.1 Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade den 25 november att utreda en ny arena. Till grund för beslutet låg anläggningsgruppens utredning om prioritering av långsiktiga investeringar i arenor och anläggningar i Östersunds kommun. Utredningen genomfördes i två etapper från november 2008 till februari 2010 (med tilläggsutredning i mars 2010). Den 28 april beslutade kommunfullmäktige att godkänna utredningen och att en arena ska byggas med lokalisering inom Stadsdel Norr, alternativ R3. Arenan ska enligt fullmäktiges beslut rymma 3000 åskådare vid evenemang där man nyttjar även isytan. Arenan ska i första hand tillgodose de lokala issporternas behov av tre isplaner samt gymnastikens behov av en egen hall. I förslaget ingår också byggande av en bandyplan i anslutning till arenan. Fullmäktige anslog i beslutet den 28 april 10 miljoner kronor för projektering under och i beslut den 16 september budgeterades 125 miljoner kronor i investering för vartdera av åren 2011 och Syfte Syftet med att bygga den nya arenan är att ge kommunmedborgare, föreningar, skolor, förskolor med flera goda förutsättningar att utöva idrott, motion och rekreation för att främja folkhälsan i såväl landsbygd som tätort skapa förutsättningar för att ta emot/anordna större evenemang än idag och därmed öka antalet besökare och gästnätter arenan ska vara en del i ett sammanhållet större område för idrott, motion, rekreation och evenemang 2.3 Mål Inom tillgängliga ramar verkställa fullmäktiges beslut Kommunens politiska vision om hållbar utveckling ska vara vägledande för projektet.

2 2 Genomförandet av projektet ska präglas av öppenhet, dialog och samverkan. 2.4 Omfattning Kommunfullmäktiges beslut den 28 april 2010 innebär att arenaprojektet ska omfatta: - Tre ishockeyrinkar varav en med kanadensiska mått. Samtliga rinkar ska vara konstfrusna och inomhus. - Huvudarenan ska rymma 3000 sittande åskådare vid evenemang (om isytan nyttjas) och 2500 sittande åskådare om inte isytan tas i anspråk för åskådare. - Gymnastikhall på cirka 1750 kvadratmeter med invändig takhöjd på 10 meter för del av ytan. Utrustning för gymnastik ingår till en kostnad av cirka 5 miljoner kronor. - Bandyplanen ska vara en konstfrusen bandyplan utomhus godkänd för seriematcher med belysning för kvällsmatcher. Inga läktare för åskådare ingår. Projektet omfattar ett antal delprojekt. För följande delprojekt finns särskilda delprojektgrupper. - Markfrågor - Detaljplanläggning - Kommunikation och dialog - Arkitektonisk utformning - Konstnärlig utsmyckning och utformning - Verksamhet - Internt ägande - Upphandlingsform och upphandling - Byggande Alla delprojekt ska beakta miljöaspekter, jämställdhet, mångfald och tillgänglighet. För delprojekten utses särskilda delprojektledare enligt organisationsplan, (bilaga 1). 2.5 Framgångsfaktorer Viktiga framgångsfaktorer är att den politiska ledningen är välinformerad och ger tydliga direktiv, att projektet drivs av kompetent personal, att dialogen med intressenter och medborgare fungerar väl samt att tillräckligt med resurser avsätts. 2.6 Avgränsningar Projektet omfattar inte att utreda andra geografiska placeringar för arenan. Det omfattar inte heller att omdefiniera vilka behov som arenan ska tillgodose utöver vad som anges i fullmäktiges beslut. Det förutsätts att kultur- och fritidsnämnden utreder behov av två eller tre hockeyrinkar kopplat till vad som framkommit i skrivelse till nämnden från Föreningen Brunflo Ishall och kontakter mellan föreningen och kultur- och fritidsnämndens kansli. Kommersiella lokaler som komplement och service till verksamheten kan förekomma. Arenan ska ägas och drivas av kommunen. Viss föreningsdrift kan förekomma i den mån det prövas lämpligt.

3 3 3 FÖRVÄNTAT RESULTAT OCH GODKÄNNANDE 3.1 Resultat Förväntade resultat är - en färdig arena som av brukare och allmänhet uppfattas väl uppfylla de behov som angavs i fullmäktigebeslutet - att projektet har bedrivits kostnadseffektivt och hållit ekonomiska ramar och tidsramar. - den politiska ledningen anser att man fått bra information och haft goda möjligheter att styra projektet. - projektets målgrupper anser att dialogen med kommunen rörande projektet har fungerat väl. 3.2 Projektavslut och uppföljning Projektet är i huvudsak avslutat i och med godkänd slutbesiktning. Helt avslutat är det först sedan samtliga ekonomiska mellanhavanden är avklarade och godkänd garantibesiktning. Uppföljningen av målen sker dels löpande under projektets gång och dels efter att projektet avslutats. Utvärdering av om syftet uppnåtts ska ske ett år efter att arenan i sin helhet tagits i bruk. 4 ORGANISATION och BEMANNING Som ledningsgrupp för projektet föreslås finansutskottet utökat med kultur- och fritidsnämndens presidium. Under ledningsgruppen föreslås en styrgrupp bestående av kommundirektör, biträdande kommundirektör och projektledaren. Under ledningsgrupp och styrgrupp har projektledaren det totala ansvaret för projektets genomförande inklusive ekonomistyrning. Organisationen i övrigt framgår av bilaga 1. Den metod som valts för projektets genomförande, nämligen att upphandla ett byggföretag som partner innebär att man redan under projekteringsskedet har tillgång till entreprenörens kalkylresurser och kostnadskunnande. Detta innebär att man tidigare än vid en traditionell upphandling får säkra kalkyler och att man kan styra projekteringen utifrån den kostnadsram som finns. Partnering innebär också att beställaren (= kommunen) har full insyn i byggentreprenörens kalkyler, ekonomiredovisning och i alla inköp av underentreprenörer och byggmaterial. Kommunen kommer att köpa den entreprenör som erbjuder den mest kompetenta organisationen med de bästa referenserna. I kommunens projektorganisation behövs kompetens både inom byggkalkylering, marknadskännedom beträffande upphandling av underentreprenörer och material, ekonomiredovisning och revision samt kostnadsuppföljning och prognoser. Förutom kommunens egna resurser kommer det att finnas behov av att hyra in kompetens beträffande byggkalkylering och revision och eventuellt beträffande kostnadsuppföljning och prognoser. Ekonomiska kalkyler och prognoser kommer att fortlöpande rapporteras till den politiska ledningsgruppen i samband med finansutskottets ordinarie sammanträden. Ledningsgruppen kommer att kunna styra projektet genom att göra medvetna val vad gäller ambitionsnivåer och kostnadskonsekvenser. Kommunen kan också

4 4 vid olika skeden under processen välja att avbryta samarbetet med entreprenören om man bedömer att kvalitativa och ekonomiska mål ej kommer att uppnås. Innan definitivt beslut om igångsättning tas kommer kommunfullmäktige att besluta om slutlig utformning och ambitionsnivå (i enlighet med fullmäktigebeslutet 28 april 2010). Driftkostnadskalkyler kommer att arbetas fram parallellt med projekteringen och stämmas av med den politiska ledningsgruppen Till en början kommer driftkostnadskalkylerna att baseras på erfarenhetsvärden, men allteftersom underlaget både i form av projektering och serviceutbud (och energipriser) blir preciserat kommer även driftkostnadskalkylen att basera sig på arenans verkliga förutsättningar. 5 KOMMUNIKATION/MEDBORGARDIALOG/BRUKARDIALOG 5.1 Målgrupper Projektet ska präglas av öppenhet, dialog och samverkan. Nyckeln till en väl fungerande kommunikation/dialog är att identifiera vilka målgrupper som berörs av projektet. Följande målgrupper kommer att erbjudas att delta i dialogen - Aktörer och sakägare inom närområdet - Förskola, grundskola, gymnasier, universitetet - Idrotts- och kulturföreningar - Intresseorganisationer - Evenemangsbolag - Medborgare - Näringsinriktade partners 5 2. Metoder för kommunikation och dialog. Medborgar- och brukardialogen vilar på tre ben; information/marknadsföring, E-panel och referensgrupper Information Projektet ska ha egen sida på Syftet med sidan är att fortlöpande informera om projektet. Här ska intresserade kunna följa projektet och dialogen. Här ska det finnas tydliga skrivningar om vad de förtroendevalda vill uppnå med arenan. Det ska finnas material som visualiserar och beskriver projektet på enkelt sätt. På sidan ska e-panelens och referensgruppernas ståndpunkter och arbeten redovisas. Projektet kommer även att informera och kommunicera via andra kanaler till exempel hushållstidningen, pressmeddelanden och fysiska möten E-panel För medborgardialogen inrättas på arenans hemsida en E-panel, så kallad Arenapanelen. En E-panel är ett elektroniskt verktyg för konsultation med medborgare enligt Delaktighetstrappan (bilaga III). Fördelen att använda E-panel i stället för eller som ett komplement till fysiska möten är att deltagarna ges möjlighet att delta på den tid och från den plats som passar dem bäst. Deltagare som tidigare provat E-paneler tycker att det är ett enkelt sätt att delta.

5 5 Innan en E-panel startar måste ett antal riktlinjer tas fram. Panelen är en del i det pågående projektet Medborgardialog som drivs av kommunstyrelsen. Ledningsgruppen för arenan har att följa de riktlinjer för medborgarpaneler som ledningsgruppen för medborgardialogen anger. Det förutsätter ett nära samarbete mellan de båda ledningsgrupperna Referensgrupper För dialog med idrotten, skolan, arrangörer av evenemang och andra brukare bildas tre referensgrupper. Två brukargrupper med blandad sammansättning (idrott, skola, ungdomsråd, pensionärsråd, tillgänglighetsråd) och en grupp för evenemang. Gruppernas uppdrag är att koordinera sina behov, intressen och önskemål. Grupperna ska präglas av mångfald vad gäller ålder, kön, erfarenheter, med mera. Idrotten väljer 2 ledamöter var, varav en ungdom. (Gäller alltså bandy, ishockey, konståkning och gymnastik.) Deltagarna ska också ha skilda funktioner i sina respektive organisationer. Referensgruppernas arbete ska ske i dialog med dem som leder projektet. Grupperna förväntas ta med sig information, frågeställningar, diskussioner med mera till sina egna föreningar/organisationer samt återföra deras synpunkter, ställningstaganden med mera till projektledningen. Målsättningen är att grupperna ska arbeta tämligen självständigt utifrån projektledningens riktlinjer. Löpande avstämningsmöten ska hållas under pågående utredning och projektering. 6 METOD OCH GENOMFÖRANDE Underlag inhämtas via omvärldsorientering, studiebesök och dialog med brukare, andra intressenter och medborgare. Rapportering och avstämningar sker regelbundet och vid behov med styrgrupp och ledningsgrupp. Genomförande av byggprojektet avses ske tillsammans med ett byggföretag som partner. Upphandlingen sker med öppet förfarande enligt LOU. Utvärderingen kommer att ske med så kallade mjuka parametrar. Partnering som metod används mer och mer i stora projekt och fördelar med denna metod är att möjligheten till kostnads- och kvalitetsstyrning för beställaren/kommunen ökar, samt att tidsåtgången för projektet kan krympas jämfört med traditionell upphandling på pris. 7 RESURSER I den utredning som ligger till grund för fullmäktiges beslut finns en preliminär kostnadsberäkning gjord utifrån vissa angivna förutsättningar och i kostnadsläge februari 2010 som slutar på cirka 250 miljoner kronor (inklusive oförutsedda kostnader på cirka 20 miljoner kronor). Förutsatt att byggande kan ske enligt tidplan kommer tyngdpunkten på kostnaderna att ligga cirka två år längre fram än datum för kostnadsberäkningen. Förutsatt en årlig inflation på cirka 2 % innebär det att kostnaderna för utredningens förslag i kostnadsläge februari 2012 kan uppskattas till cirka 260 miljoner kronor. Innan ett mer genomarbetat underlag föreligger måste kostnadsbedömningen anses vara ungefärlig. Slutlig investeringsbudget fastställs i december 2010.

6 6 8 TIDPLAN Byggstart för arenan bedöms kunna bli under hösten 2011 och med färdigställande vintern 2012/2013. Arbeten med medieförsörjning bedöms kunna påbörjas tidigare. 9 RISKER Följande mer betydande risker har identifierats Om detaljplanen överklagas blir konsekvensen att projektet försenas och eventuellt måste omarbetas. Risken för försening bedöms varken särskilt stor eller särskilt liten. Risken för omarbetning bedöms liten. Om någon begär överprövning av någon upphandling kan konsekvensen bli försening av projektet och i värsta fall att aktuell upphandling får göras om. Risken för begäran om överprövning av arkitektupphandlingen bedöms större än risken för begäran om överprövning av upphandlingen av partner. Risken för det senare bedöms som liten. Risken för att någon upphandling ska behöva göras om bedöms som mycket liten. Om det uppstår en lokal överhettning av byggkonjunkturen blir konsekvensen att projektet fördyras och eventuellt försenas. Risken för lokal överhettning av byggkonjunkturen bedöms betydande. Eventuella åtgärder är att senarelägga kommunala investeringar, alternativt skjuta till mer pengar, alternativt sänka ambitionsnivån. Om ambitionsnivån inte ryms inom de ekonomiska ramarna blir konsekvensen antingen att de ekonomiska ramarna måste utökas eller att ambitionsnivån måste sänkas. Risken för detta bedöms påtaglig. Åtgärd för att hantera risken är att fortlöpande ha aktuella kostnadskalkyler som kommuniceras med styrgrupp och ledningsgrupp. Det kan uppstå problem med kommunikation och dialog med brukare och allmänhet och detta kan i sin tur innebära missnöje och negativ uppmärksamhet i media.. Åtgärder för att minimera risken är att ägna stor omsorg åt denna del av projektet och att förtroendevalda deltar aktivt. Tidplanen kan bli alltför komprimerad eller det tillsätts inte tillräckligt med personella resurser. Konsekvensen av detta kan bli att projektet hamnar i tidsnöd, vilket erfarenhetsmässigt innebär fördyringar och kvalitetsbrister. Åtgärder för att minimera risken är att tillsätta tillräckligt med resurser och avsätta tillräckligt med tid för projektets genomförande.

7 7 Bilaga I Byggande av ny arena, organisation Politisk ledningsgrupp FU + KFN presidium Styrgrupp Bengt Marsh, Bert-Olof Åkerström, Bertil Åsén Projektledare Bertil Åsén, bitr Ellen Arnesson Markfrågor Anne-Katrin Ångnell Detaljplanläggning, Siv Reuterswärd Kommunikation och dialog, Eva Larsson Arkitektonisk utformning, Siv Reuterswärd Konstnärlig utsmyckning och utformning, Johan Palm Verksamhet, Bert-Olof Zackrisson Utredning internt ägande, Ellen Arnesson Upphandlingsform och upphandling, Bertil Åsén Byggande, Bo Jonsson

8 8 Delprojektgrupper, deltagare i respektive grupp och kort beskrivning av ansvarsområden Markfrågor Deltagare: förvaltningschef Anne-Katrin Ångnell och fastighetschef Rolf Lundell, (teknisk förvaltning). Ansvarsområde: Genomföra markförvärv och se till att övriga fastighetsrättsliga åtgärder, som behöver vidtas med anledning av arenaprojektet, blir verkställda. Samverkan med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén. Detaljplanläggning Deltagare: Stadsarkitekt Siv Reuterswärd, planarkitekt Krister Frykberg och planarkitekt Lars Tiderman, (samhällsbyggnad). Ansvarsområde: Ansvara för detaljplaneprocessens genomförande till fastställd detaljplan. Samverkan med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén. Kommunikation och dialog Deltagare: Informationschef Eva Larsson, bitr projektledare Ellen Arnesson, informatör Jörgen Vikström, utredare Bert-Olof Zackrisson, (kommunledningsförvaltningen), projektledare Bertil Åsén. Ansvarsområde: Ansvara för och genomföra dialog med brukare och allmänhet, information och marknadsföring externt och internt. Ansvara för analys och återföring av resultat från dialogen. Samverkan med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén. Arkitektonisk utformning Deltagare: Stadsarkitekt Siv Reuterswärd (samhällsbyggnadsförvaltningen), utsedd arkitekt, kanslichef Johan Palm (kultur- och fritidsnämndens kansli), enhetschef fastighet Jan Högberg, byggprojektledare Bo Jonsson., enhetschef sporthallar Bengt-Erik Björch. Ansvarsområde: Ansvara för att den arkitektoniska utformningen medverkar till att bygga varumärke för arenan och Östersund samt att arenans arkitektoniska utformning innebär bra och effektiva lösningar av funktionssamband. Samråd med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén.

9 9 Konstnärlig utsmyckning och utformning Deltagare: Kanslichef Johan Palm, konstnär- och kulturassistent Cathrine Johansson, (kulturoch fritidsnämndens kansli). Ansvarsområde: Ansvara för dels att klara ut hur stort belopp som ska avsättas för ändamålet, dels vad pengarna ska användas till och dels se till att den konstärliga utsmyckningen och utformningen genomförs. Samverkan med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén. Verksamhet Deltagare:Utredare Bert-Olof Zackrisson, kanslichef Johan Palm, utredare Liselotte Johansson (samtliga kultur- och fritidsnämndens kansli), enhetschef sporthallar Bengt-Erik Björch (teknisk förvaltning). Ansvarsområde: Ansvara för att inför kultur- och fritidsnämndens beslut bereda verksamhetsfrågor gentemot brukare och allmänhet, till exempel öppethållande, serviceutbud, fördelning av tider, taxefrågor. Samråd med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till projektledaren Bertil Åsén. Utredning internt ägande Deltagare: Ellen Arnesson, kommunledningsförvaltningen. Ansvarsområde: Ansvara för och genomföra utredning angående internt ägande av fastigheter där kultur- och fritidsnämnden ansvarar för verksamheten. Samråd med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Rapportering till uppdragsgivaren bitr kommundirektör Bert-Olof Åkerström. Information till projektledaren Bertil Åsén. Upphandlingsform och upphandling Deltagare: Projektledare Bertil Åsén, bitr kommundirektör Bert-Olof Åkerström, bitr projektledare Ellen Arnesson (samtliga kommunledningsförvaltningen), byggprojektledare Bo Jonsson, enhetschef fastighet Jan Högberg, enhetschef sporthallar Bengt-Erik Björch (samtliga teknisk förvaltning), upphandlingschef Thomas Karlsson (upphandlingskontoret) och kommunjurist Linda Stenman (kommunledningsförvaltningen). Ansvarsområde: Ansvara för dels att utreda och besluta om lämpliga upphandlingsformer för att upphandla konsulter och entreprenörer och dels att genomföra upphandlingarna. Samråd med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Byggande

10 10 Deltagare: Byggprojektledare Bo Jonsson, enhetschef fastighet Jan Högberg, enhetschef sporthallar Bengt-Erik Björch (samtliga teknisk förvaltning), utredare Bert-Olof Zackrisson (kultur- och fritidsnämndens kansli), projektledare Bertil Åsén, bitr projektledare Ellen Arnesson (båda kommunledningsförvaltningen). Ansvarsområde: Ansvara för att projektering och byggande genomförs enligt av kommunfullmäktiges och ledningsgruppens beslut och riktlinjer i enlighet med beslutad tidplan och inom beslutade ekonomiska ramar. Därvid ska särskilt beaktas att projektet ska utformas för att få låga driftkostnader, till exempel genom energieffektiva lösningar och bra materialval. I gruppens ansvar ligger också att fortlöpande uppdatera ekonomiska kostnadsbedömningar och kalkyler (både investeringskalkyl och driftkostnadskalkyl) för att hålla styrgrupp och ledningsgrupp informerade och vid behov inhämta dessas direktiv. Samråd med övriga delprojektgrupper när så erfordras. Särskilt viktigt är samråd med delprojektgruppen för kommunikation och dialog.

11 11 Bilaga II Referensgrupp A Bandy 1 representant Gymnastik 1 Ishockey 1 Konståkning 1 J/H handikappidrottsförbund 1 Östersunds Idrottsråd 1 Tillgänglighetsrådet 1 Pensionärsrådet 1 Ungdomsrådet 1 Barn- utbildningsförvaltningen 1 Fristående skolor 1 Jämtlands läns gymnasieförbund 1 Mittuniversitetet 1 Referensgrupp B Bandy 1 representant Gymnastik 1 Ishockey 1 Konståkning 1 J/H handikappidrottsförbund 1 Östersunds Idrottsråd 1 Tillgänglighetsrådet 1 Pensionärsrådet 1 Ungdomsrådet 1 Barn- utbildningsförvaltningen 1 Fristående skolor 1 Jämtlands läns gymnasieförbund 1 Mittuniversitetet 1 Referensgrupp Evenemang Destination Östersund AB 5 representanter Yrangruppen 1 Östersund Turist och Kongress AB 1 Länskulturen 1 Samverkan kultur 2 Vid behov kan andra intressenter adjungeras till referensgrupperna.

12 12 Bilaga III Information är enligt trappan den lägsta graden av delaktighet och medbeslutande den högsta. Trappans steg Information för att kunna vara delaktig behöver man vara väl informerad och ha möjlighet att ta till sig kunskaper om den fråga som ska behandlas. Vissa beslut är inte lämpade för medborgardialoger men medborgarna har rätt att bli informerade om vilket besluts som fattats. En transparent kommun skapar tillit och förtroende. Här har hemsidan en viktig roll för att ge rätt underlag. Konsultation - innebär att ge medborgarna möjlighet till att ta ställning till vilket alternativ de tycker är mest lämpligt för en aktuell fråga. Här utgår man från färdiga alternativ som är beredda av professionen och godkända av de förtroendevalda och där medborgarna får ta ställning till om de föredrar alternativ 1 eller 2 eller A eller B. Dialog här ger man människor möjlighet att möta andra för att föra dialog om en aktuell fråga. Utgångspunkten är att alla ska få föra fram sin åsikt och argumentera för sin syn på frågan. Grunden är att man inte behöver nå konsensus. Delaktighet innebär att medborgarna deltar under en längre tid och är med i en utvecklingsprocess från det vita pappret till färdigt förslag som underlag till politiska beslut. Deltagandet blir på en djupare nivå. Medbeslutande här har den representativa valda församlingen valt att delegera ansvar till nämnd eller styrelse där delegaterna inte är valda utifrån partitillhörighet utan valda som person