Vår verksamhets utveckling

Transkript

1 Vår verksamhets utveckling

2 Folkhälsans vision att vara två steg före har alltid varit och är fortfarande en stor utmaning för vår organisation. I vår 90-åriga historia finns det många goda och uppmuntrande exempel på när Folkhälsan varit föregångare. Folkhälsans förmåga att skapa nytt har gällt både unika enskilda verksamhetsformer och intressanta helheter inom våra tre verksamhetsområden forskningen, hälsofrämjande verksamheten och serviceproduktionen. År 2010 erhöll vi som andra europeiska allmännyttiga organisation priset The Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy. Det uppskattade priset med det långa namnet visar att vi är på väg att vara två steg före. Jag hoppas att den förnyade skriften sporrar oss till nya framgångar. Stefan Mutanen 3

3 Folkhälsan vill vara en ledande aktör inom folkhälsoarbetet i Finland. För att kunna vara det behöver vi se de risker och möjligheter som finns i världen omkring oss. Men framför allt behöver vi känna oss själva vad är vi bra på och vad behöver vi bli bättre på? 4

4 Från verksamhetsidé till strategiska resultat STRATEGISKA RESULTAT Klienter/kunder upplever att Folkhälsan lever upp till sina värderingar Ekonomi i balans och kostnadseffektivitet Kvalitet och effektivitet i det vi gör En attraktiv arbetsplats med en kompetent och motiverad personal PERSONLIGA MÅL Vad måste JAG göra? KOMPASS Vad måste vi göra? STRATEGIKARTA Hur ser vår strategi ut? STRATEGI Vilken är vår plan? VISION Vart är vi på väg? VÄRDEN Vad är viktigt för oss? VERKSAMHETSIDÉ Varför finns vi till? 6 7

5 Utvecklingsarbetet är allas gemensamma sak. Utgående från de långsiktiga fastställda målen är det vars och ens uppgift att konkretisera dem i sitt eget arbete. För att vi alla ska hänga med i verksamhetsutvecklingens olika svängar har vi skapat vissa gemensamma verktyg, t.ex. handböcker. 8

6 Gemensamma ramar Folkhälsan är en stor organisation med många anställda och många olika verksamheter. För att alla ska arbeta enligt samma principer behövs vissa gemensamma ramar. All verksamhet inom Folkhälsan baserar sig på vår verksamhetsidé och våra värden. EFQM-standarden ger ramarna för verksamhetsutvecklingen, ledarskapet och handböckerna och garanterar enhetlighet och struktur. Värden Kompetens Vår kompetens inger förtroende. Vi visar vår kompetens genom att arbeta målmedvetet och kostnadseffektivt. Vi är nyskapande och empatiska i vår vardag. Engagemang Vårt engagemang påverkar samhället. Vi bidrar alla till att Folkhälsan är en föregångare. Vi tar ansvar för människor och tror på framtiden. Omsorg Omsorg innebär att vi respekterar människovärdet. Vi ser människan som en helhet och bemöter alla individuellt. Vi samarbetar och uppmuntrar till aktiv växelverkan. Vision Folkhälsan två steg före Verksamhetsidé Samfundet Folkhälsan i Svenska Finland har till uppgift att verka för folkhälsans främjande i Svenska Finland, dels genom allsidig vetenskaplig undersökning av befolkningens andliga och kroppsliga hälsa, dels genom praktiska åtgärder, ägnade att gynnsamt inverka på denna

7 Utvecklingsarbetet på Folkhälsan är långsiktigt. Vi vet att vi inte kan förändra allt på en gång utan prioriterar och gör en sak i taget. Men vi har en klar vision av vad vi vill uppnå och vart vi är på väg. 12

8 Strategi Folkhälsans högsta ledning har beslutat om vissa gemensamma mål i en långsiktig plan för hela organisationen. Det övergripande målet är att leva upp till verksamhetsidén, att arbeta för att främja människors hälsa både genom forskning och praktiska åtgärder. Ledarskap Utveckling Struktur Kostnadseffektivitet Ekonomi Gott helhetsresultat Vi ska upplevas som en trovärdig samhällsaktör Vi ska överträffa kundernas och klienternas förväntningar Vi ska arbeta kostnadseffektivt Arbetsprocesserna ska vara tydliga Personalen ska vara kunnig, trivas och må bra Attraktiv arbetsplats Samverkan Tydlighet Livskvalitet Ökad konkurrenskraft Individbaserad vård Resultat Ledningens uppgift är att förmedla målen vidare till alla anställda och engagera dem i arbetet för att uppnå de gemensamma målen. Var och en av oss måste veta vad vi ska vara bra på för att uppnå de gemensamma målen. Personal och utveckling Forskning av världsklass process kund intressenter 14 15

9 Vi gör upp konkreta planer för hur vi ska nå våra mål. Ett viktigt verktyg i vårt utvecklingsarbete är kartan och kompassen. Kartan visar vart vi är på väg 16

10 Karta Ett viktigt hjälpmedel i utvecklingesarbetet är Folkhälsans karta och kompass. Den är baserad på en modell som kallas för balanserat styrkort, balanced scorecard. Kartan har flera funktioner. Dels är den ett sätt att fömedla Folkhälsans långsiktiga målsättningar på ett överskådligt sätt, dels är den ett sätt att konkretisera Folkhälsans verksamhetsidé i mätbara mål. På kartan presenteras Folkhälsans mål på fyra olika nivåer: personal, processer, kunder och ekonomi samt intressenter Det finns en övergripande karta för hela Folkhälsan och utgående från den har de olika bolagen, förbundet, forskningen och stödfunktionerna gjort sina egna kartor. Vad vi vill åstadkomma Vilka prioriterade kundvärden och kvalitetskriterier ska vi stå för? Målsättning Mätare Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Personal & utveckling Ambition Handlingsplaner Processer Målsättning Mätare Ambition Kund Handlingsplaner Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Medlemmar, donatorer, samhället Vilka interna processer måste vi prioritera och vara bra på för att skapa värde för deltagare, kunder och professionella världen? För att kunna utföra det vi prioriterat måste vi ha: kunnig personal, en kultur som stöder ständig utveckling, tydligt och rättvist ledarskap, en teknik som stöder arbetet. Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Ekonomi Vad ska vi erbjuda för att vara en trovärdig samhällsaktör inom våra tre sektorer? Vilka ekonomiska mål måste vi uppnå? Vilka är de nyckelfaktorer som driver ett ekonomiskt resultat? Vad vi måste göra 18 19

11 och kompassen visar hur vi ska nå dit. För att veta hur vi har lyckats i vårt arbete beslutar vi om olika sätt att mäta resultatet. Mätarna hjälper oss att utvärdera arbetet, men också att ställa upp nya konkreta mål. De hjälper oss också att bestämma hur ambitiösa vi vill vara. 20

12 Kompass I Folkhälsans karta och kompass visar kartan vart vi är på väg och kompassen hur vi ska nå dit. På kartan presenteras de olika målsättningarna. Med hjälp av kompassen bryter man ner målsättningarna i mindre beståndsdelar som gör dem lättare att handskas med. För det första gör man upp en konkret handlingsplan vilket är det konkreta arbete vi ska göra för att komma närmare målet. Kompassen visar också hur man mäter resultatet och vilken ambitionsnivå man har. Vad vi vill åstadkomma nöjda kunder årliga kundenkäter Målsättning Mätare Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Personal & utveckling Ambition Handlingsplaner Processer Målsättning Mätare Ambition Kund Handlingsplaner medarbetarsamtal personalenkäter Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Medlemmar, donatorer, samhället vilka processer måste fungera på din arbetsplats Målsättning Mätare Ambition Handlingsplaner Ekonomi hur vi ser ut i samhällets ögon ekonomi i balans Vad vi måste göra 22 23

13 Utvecklingsarbetet är en del av vår vardag inte ett projekt. Vi utvärderar vår verksamhet kontinuerligt och följer med vad som händer i världen omkring oss. Då vi uppnått en sak tar vi itu med följande. Vi vill ligga två steg före alla andra och göra saker på vårt eget sätt. Konkreta mätare RAI ett standardiserat mätinstrument inom vården, avvikelserapportering inom alla enheter, extern auditering inom forskningen, systematiskt responssystem, medlemsmätningar, imagekartläggningar, medieuppföljning, olika ekonomiska mätare m.m. 24

14 Så här leds Folkhälsans utvecklingsarbete 5: Strategin blir en kontinuerlig process, Folkhälsan får strategipris. År : Strategin görs till allas arbete genom kommunikationsplaner. Åren : Hela organisationen kopplas till strategin. Åren : Strategin omvandlas till praktiska åtgärder. År : Ledarna möjliggör för medarbetarna att jobba mot samma mål. År

15 Personalbokslut och handböcker fungerar som stöd och referensram för arbetet på enheterna. Handböckerna delas också ut till anhöriga samt till tjänstemän i kommunerna. Personalbokslutet ger en bas för ytterligare förbättringar inom organisationen.

16 Karta och kompass Ett viktigt hjälpmedel i utvecklingsarbetet är Folkhälsans Karta och kompass. Den är baserad på en internationell modell som kallas balanserat styrkort. Folkhälsans personal utvecklar sitt arbete och sin organisation utgående från samma mål och fem viktiga perspektiv: Intressenter Hur ser vi ut, vad vill vi? Process Kund Fungerar det dagliga arbetet smidigt? Hur kan vi överträffa våra målgruppers förväntningar? Ekonomi Är ekonomin i skick? Personal & utveckling Mår vi som jobbar på Folkhälsan bra? Balanserat styrkort, Kaplan & Norton

17 8 Folkhälsan är på rätt väg i sitt utvecklingsarbete. Folkhälsan har som första finländska allmännyttiga organisation tilldelats det internationella certifieringspriset Palladium Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy. En neutral utomstående part har ansett att Folkhälsan förankrat utvecklingskedjan inom hela organisationen, från ledningen till varje enskild medarbetare. Endast en annan allmännyttig organisation i Europa har före Folkhälsan tilldelats priset. 32

18 1 Strategi med målsättningar 2 Strategin omsätts i praktiken 9 Verksamhetsutveckling är som en cirkel där beslut, processer och förbättringar avlöser varandra i en oändlig rörelse. I enlighet med Folkhälsans vision är Folkhälsan alltid på väg framåt två steg före Arbetet känns begripligt, meningsfullt, hanterbart. Vi utmanar ständigt oss själva. Vi ser framåt! 5 Utvecklingen en kontinuerlig process. Folkhälsan får pris. 3 Budgeten kopplas till strategin 4 Strategin blir allas arbetsredskap

19 SE PÅ DIG hur fungerar du? En sida att fylla i om sig själv: Namn: Jag arbetar på: Det bästa med Folkhälsan: Personliga mål Vid Folkhälsan är utvecklingsarbetet allas ansvar. Tillsammans med våra arbetskamrater funderar vi på vad de långsiktiga målsättningarna innebär för just vårt arbete. Vad är viktigast? Hur utvärderar vi resultaten? Hur går vi vidare? Jag bidrar till verksamhetsutvecklingen genom att: 36 37

20 38 39

21 Övertyga på några sekunder En god idé räcker inte. Den måste vara så kristallklar att du under några sekunders hissfärd kan få en utomstående att förstå den. När du förankrar idén gäller det att belysa den från alla tänkbara håll. Kommunicera inte bara med intellektet utan också med känslan. Erfarenheter från människors vardag är guld värda. När du debatterar göm dig inte för kritikerna, utan tag med dem i diskussionen. De är viktiga för både din och organisationens utveckling, skriver John P. Kotter i skriften: Buy in saving your good idea from getting shot down. John P. Kotter är en internationellt känd professor och författare som specialiserat sig på ledarskap i förändringsprocesser. Kotter har gett ut 18 böcker, översatta till 120 olika språk. Han är verksam bland annat vid Harvard Business School i USA men föreläser vid flera andra universitet i världen. Läs mera om verksamhetsutvecklingen på intranätet under rubriken Folkhälsans verksamhetsutveckling. 40

22 kompetens engagemang omsorg Folkhälsan 2011, Folkhälsan information, Illustrationer: Stina Ericsson