V2 Drivande utvecklingsaktör drivande utvecklings aktör uppnås Delområden 0 0

Transkript

1 2020 Reionstyrelsen Reionstyrelsen Reionstyrelsen Verksamhetsplan och budet - Riskanalys för intern kontroll P P P P Verksamhetsplan och budet - Plan för intern kontroll Delårsrapporterin - Uppföljnin av plan för intern kontroll DR DR DR DR - Uppföljnin av plan för intern kontroll Å Å Å Å Nämnd/styrelse Kontrollområden - Reion Skånes överripande mål utör obliatoriska kontrollområden. Samtlia obliatoriska kontrollområden ska i sin tur brytas ned i verksamhetsspecifika delområden och riskbedömas. För rapporterin i enlihet med reionstyrelsens uppsiktsplikt ska även en samlad Risk - en risk är en möjli händelse eller omständihet som kan öra det svårare att uppnå verksamhetens riskbedömnin öras kopplad till vart och ett av de av fullmäktie anivna överripande målen. mål eller utföra verksamhetens uppdra och att detta sker på ett avsett och säkert sätt. Samlad riskbedömnin ska även öras för vart och ett av de rutinorienterade kontrollområdena. För dessa finns fördefinierade reionemensamma delområden som ska riskbedömas. Beskrivnin av risk. Riskformulerin ska ske enlit denna mall: Risk för att...inträffar på rund NSID ID Beskrivnin RiskID av...vilket kan leda till... Riskäare Beslut om åtärd Åtärd Kontroll Roll/befattnin Ja/Nej Beskrivnin av åtärd Aktivitet/metod/avränsnin Frekvens Utförare Tidpunkt för rapporterin till nämnd samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av V1 Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet Risk finns för att målet om Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet inte uppnås på rund av brister i tillänlihet och effektivitet, vilket kan leda till försämrad service och medboraruppskattnin och därmed läre nöjdhetsrad. V1:1 I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt. 1 V1:2 I varje möte välkomnas människor med omtanke och respekt. 2 V1:3 En od servicenivå ska präla alla Reion Skånes verksamheter. 3 V1:4 Tillänliheten och kvaliteten ska ständit förbättras. 4 Om vi som oranisation inte lever upp till våra värderinar riskerar vi vårt arbetsivarvarumärke och vår arbetsmiljö, vilket kan leda till att det blir svårare att rekrytera och behålla kompetens samt höre sjukskrivninstal. Om vi som oranisation inte lever upp till våra värderinar riskerar vi vårt arbetsivarvarumärke och vår arbetsmiljö, vilket kan leda till att det blir svårare att rekrytera och behålla kompetens samt höre sjukskrivninstal. Koncernkontorets uppift är att leda, styra och samordna reionens verksamheter samt för de politiska oranen. Om Koncernkontoret inte har hö servicenivå riskeras fördröjninar vilket kan leda till ett ineffektivt ledninssystem. Koncernkontoret driver utvecklinen av de reionemensamma processerna för att säkerställa ett effektivt resursutnyttjande. Om vi inte välkomna förbättrinsidéer från våra medarbetare finns det risk för att vi avstannar vår utvecklin vilket leder till att oranisationen kan å miste om potentiell kvalitetsförbättrin samt avstannande av utvecklin. Genomförande av medarbetarundersöknin Uppföljnin av sjuktal Genomföra mätnin av kundnöjdhet På enhets- och APTmöte diskutera verksamhets, ekonomi och personalfråor fråor för att utveckla verksamheten Genomföra av medarbetarundersöknin. 1 r/år HR-chef Uppföljnin av sjuktal. 3 r per år HR-chef Genomföra mätnin av kundnöjdhet Avd-chef På enhets- och APTmöte diskutera verksamhets, ekonomi och personalfråor fråor för att utveckla verksamheten löpande Avd-chef Risk finns för att målet om En drivande utvecklins aktör inte uppnås på rund av områdets komplexitet och förseninar i olika projekt, vilket, på flera områden, kan leda till en sämre utvecklin för Skåne och dess invånare än om målet om En V2 Drivande utvecklinsaktör drivande utvecklins aktör uppnås Informations- och dialoinsatser Kontroll att informations- och Risk för att målet om en drivande utvecklinsaktör inte uppnås på rund av en bristande Enhetschef (Planerin delårs Utvecklinsdirektör inom Reion Skåne och med dialoinsatserna är enomförda enlit Helår intern och extern förankrin av den reionala utvecklinsstratein och styrnin) respektive externa aktörer plan V2:1 Implementerin av den reionala utvecklinsstratein 5 V2:2 Tydlit reionalt mandat i kompetensförsörjninsfråor 6 V2:3 Välfunerande samverkan med kommunerna 7 Risk för att målet om en drivande utvecklinsaktör inte uppnås på rund av ett otydlit mandat i kompetensförsörjninsfråor Risk för att målet om en drivande utvecklinsaktör inte uppnås på rund av en bristande dialo med kommunerna Utvecklinsdirektör Utvecklinsdirektör Implementera kompetensförsörjnins-stratein och tydliöra rollerna i KoSS Samordnin av kommundialoen med tydli rollfördelnin och synkroniserade aktivitetsplaner Kontroll att arbetet med KoSS och implementerinen av kompetensförsörjninsstratein löper enlit plan Kontroll att samordnin av kommundialo har skett Helår Helår Enhetschef (Närinsliv och arbetsmarknad) Verksamhetschef delårs respektive delårs respektive V3 Attraktiv arbetsivare Risk finns för att målet om Attraktiv arbetsivare inte uppnås på rund av svåriheter med kompetensförsörjnin, vilket kan leda till sämre förutsättninar för oranisationen att uppnå de andra överripande fullmäktiemålen. V3:1 Nya chefer på Koncernkontoret Reion Skåne skall vara en attraktiv arbetsivare och erbjuda hälsofrämjande år den reionalt anordnade BASutbildninen för chefer samt en Dialo mellan chefens chef och HR- Om Koncernkontorets chefer inte har kunskap om vad som äller sitt trebenta chefskap så arbetsplatser, bra möjliheter till utvecklin för medarbetarna och ett ledarskap 8 finns det en risk att de inte klarar sitt uppdra vilket kan leda till ökad ohälsa för chefer Förvaltninschef som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbeta för kompletterande enheten och medarbetare. jämställda arbetsplatser. chefsintroduktion på Koncernkontoret. V3:2 V3:3 V3:4 V3:5 V3:6 V3:7 Reion Skåne ska erbjuda trya anställninar, heltidstjänst skall vara norm och deltid skall ses som en möjlihet om medarbetaren så önskar. Medarbetarnas inflytande och delaktihet är avörande för verksamhetens utvecklin. Medarbetare som är intresserade och lämplia för chefsuppdra ska få möjlihet till utvecklin inför en framtida chefsroll. Befintlia chefer ska es oda förutsättninar och stöd för sitt ledarskap och sin kompetensutvecklin. Ett tydlit ledarskap är viktit för att behålla, rekrytera och utveckla personalen i Reion Skåne Reion Skåne ska verka för bättre förutsättninar för chefer att arbeta med arbetsmiljön, och därmed ett hälsofrämjande arbetsplats och ett hållbart arbetsliv. V4 Lånsiktit stark ekonomi Om chefer inte har dialo med sina medarbetare finns det en risk att medarbetare söker si härifrån utan att veta att det finns en möjlihet till deltidsarbete. Om Koncernkontorets chefer inte följer de rutiner vad äller samverkansavtalet finns det en risk för att medarbetarna inte känner si delaktia i verksamheten. Om Koncernkontorets chefer inte uppmärksammar de medarbetare som uttrycker eller på annat vis visar på kompetenser för chef- och ledarskap finns det en risk att medarbetaren väljer annan arbetsivare Om Koncernkontorets chefer inte es möjlihet till verksamhetsnära stöd finns det risk för att cheferna inte värnar om sin ena och sina medarbetares kompetensutvecklin. Om Koncernkontorets chefer har ett otydlit ledarskap finns det risk för att arbetsivaren inte kan rekrytera, behålla och utveckla sina medarbetare. Om Koncernkontorets chefer inte es förutsättninar för att arbeta med hållbart arbetsliv, finns det risk för att medarbetare upplever sin arbetsplats som ohälsosam och väljer annan arbetsivare. Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Chefer enomför minst ett medarbetarsamtal under året. Samverkan enomförs minst 10 r per år. Chefer enomför minst ett medarbetarsamtal under året. Alla avdelninar har en kompetenförsörjninsplan som uppdateras/revideras varje år Alla medarbetare som väljer att sluta på Koncernkontoret får lämna synpunkter via en enkät samt erbjuds ett exitsamtal av närmsta chef. Koncernkontorets chefer enomför minst en ån per år arbetsmiljörond, medarbetarenkät samt en uppföljnin av SAM. Dialo mellan chef och medarbetare. chef Personaloranisationerna kallas enlit samverkansavtalet. Löpande Bitr. förvaltninschef Dialo mellan chef och medarbetare. Löpande chef Dialo mellan cheferna inom avdelninarna Dialo mellan chef och medarbetare. Bitr. förvaltninschef chef Risk finns för att målet om Lånsiktit stark ekonomi inte uppnås på rund av svåriheter med att anpassa kostnaderna efter beslutade ramar, vilket kan leda till höjda skatter och avifter alternativt kvalitetsförsämrinar i de tjänster som produceras för medborarna. V4:1 Reion Skåne ska planera med framförhållnin och handlinsberedskap. 15 Reionstyrelsens budet ska vara i balans. Obalans kan riskera enomförandet av beslutad drift/utvecklin V4:2 Reion Skånes alla beslut ska vara finansierade. 16 Ofinansierade beslut vilket minskar möjliheten till enomförande av beslutade uppdra Ekonomidirektör V4:3 Sambandet mellan resursåtån, prestation, resultat och effekter ska vara tydlit. 17 Ej uppnådd effektivitet vilket minskar möjliheten till enomförande av beslutade uppdra Ekonomidirektör Löpande uppföljnin av ekonomi Löpande uppföljnin av ekonomi Månadssammandra/verk Chefer samhetsb erättelse delår/år Genomarbetade beslutsunderla. Genomarbetade beslutsunderla. Löpande. Ansvari chef Genomarbetade beslutsunderla. Genomarbetade beslutsunderla. Löpande. Ansvari chef Sida 1 av 6

2 2020 Reionstyrelsen Reionstyrelsen Reionstyrelsen Verksamhetsplan och budet - Riskanalys för intern kontroll P P P P Verksamhetsplan och budet - Plan för intern kontroll Delårsrapporterin - Uppföljnin av plan för intern kontroll DR DR DR DR - Uppföljnin av plan för intern kontroll Å Å Å Å Nämnd/styrelse Kontrollområden - Reion Skånes överripande mål utör obliatoriska kontrollområden. Samtlia obliatoriska kontrollområden ska i sin tur brytas ned i verksamhetsspecifika delområden och riskbedömas. För rapporterin i enlihet med reionstyrelsens uppsiktsplikt ska även en samlad riskbedömnin öras kopplad till vart och ett av de av fullmäktie anivna överripande målen. Samlad riskbedömnin ska även öras för vart och ett av de rutinorienterade kontrollområdena. För dessa finns fördefinierade reionemensamma delområden som ska riskbedömas. NSID ID Beskrivnin RiskID A1 Efterlevnad av reelverk för od ekonomisk förvaltnin A1:1 Kunskap om och följsamhet till laar och reelverk (ex. KL, LKBR, ML) 18 A1:2 A1:3 Attesträtt och hanterin (reler för samt efterlevnad av vilka som har attesträtt, för vilken verksamhet och med vilka belopp mm) In- och utbetalninar (kund-/leverantörsreskontra) (inkluderar även betalkort, löner, reseräkninar, utlä och interna transaktioner mm) A1:4 Projektredovisnin (inkl. nyttorealiserin) 21 A1:5 Investerinsredovisnin (inkl. nyttorealiserin) 22 A1:6 Donationer och åvor (inkl. förvaltnin) 23 Risk - en risk är en möjli händelse eller omständihet som kan öra det svårare att uppnå verksamhetens mål eller utföra verksamhetens uppdra och att detta sker på ett avsett och säkert sätt Beskrivnin av risk. Riskformulerin ska ske enlit denna mall: Risk för att...inträffar på rund av...vilket kan leda till... Risk finns för att målet om Efterlevnad av reelverk för od ekonomisk förvaltnin inte uppnås på rund av svåriheter med att hantera vissa strateiska projekt/upphandlinar och ändrade arbetssätt, vilket kan leda till såväl ekonomiska som förtroendemässia skador Att interna reler och leala reler för representation inte efterlevs och att moms redovisas felaktit vilket kan leda till att momsen som redovisas till Skatteverket blir felakti. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillä mm. Att attester och behöriheter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift inte hanteras enlit centrala anvisninar vilket kan leda till att beställninar av läkemedel och attest av läkemedelsfakturor inte örs av behöria beställare. Att utlä via reseräkninar inte följer reelverket, att rätt moms inte är avdraen vilket kan leda tilla att momsen som redovisas till Skatteverket blir felakti. Vid en eventuell skatterevision kan detta leda till skattetillä mm. Kontroll om projekt följer Reion Skånes riktlinjer för redovisnin av projekt samt reelbunden balanserin. Att projektmedel används enlit finansiärens anvisninar och enlit projektplanen. Att anläninar blir felaktit redovisade vilket kan leda till att stora värden blir felaktit redovisade i balansräkninen. Att hanterin av donationer inte sker enlit centrala anvisninar vilket kan leda till att donationer blir felaktit hanterade och redovisade Riskäare Förvaltninschef Förvaltninschef Beslut om åtärd Åtärd Kontroll Roll/befattnin Ja/Nej Beskrivnin av åtärd Aktivitet/metod/avränsnin Frekvens Utförare Att relerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Att reistrerade beslutsattestbehöri-heter i Raindance Marknadsplats och Raindance Drift följer Stickprov beslutsunderla och relemente och att upplada behöriheter är aktuella. Kontrollera utlä via reseräkninar, att rätt moms är avdraen. Att projektmedel används enlit finansiärens anvisninar och enlit projektplanen. Kontrollera aktiverin av anläninar. Att relerna för donationer efterlevs och redovisas. Stickprov 1 r/år GSF Efter riskbedö GSF mnin Stickprov 1 r/år GSF Stickprov 1 r/år GSF Stickprov 1 r/år GSF Stickprov 1 r/år GSF Tidpunkt för rapporterin till nämnd samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av A1:7 Uppföljnin och bedömnin av risker för bristande följsamhet till budet och åtärder samt utvärderin 24 Bristfällia rutiner för analys vilket kan leda till minskad möjlihet för enomförande av beslutad drift/utvecklin. Löpande uppföljnin av ekonomi. Löpande uppföljnin av ekonomi. Månatli en Chefer/controllers Månadssamm andra/verksa mhetsberättel se delår/år A1:8 Finansierin och upplånin 25 Reion Skånes finansiella avtal avseende bl.a. upplånin, placerinar och derivatinstrument, vilka hanteras inom finansenheten, er upphov till bl.a. ränterisk, valutakursrisk och motpartsrisk. erna av en bristfälli riskkontroll eller att felaktia beslut avseende finansiella avtal fattas skulle kunna bli allvarlia, då avtalen som hanteras uppår till mycket väsentlia belopp Ekonomidirektör Följs Reion Skånes finanspolicy? Extern konsult avör metod 1 r/år Extern konsult A1:9 Ekonomimodell som tydliör principer för ekonomisk styrnin, rättvisande redovisnin och tillförlitlia räkenskaper 26 Att externa leverantörsfakturor inte belastar den/de perioder kostnaden avser vilket kan leda till felaktit resultat. Att leverantörsfakturor belastar Stickprov 1 r/år GSF den/de perioder kostnaden avser. A2 Upphandlin och inköp Risk finns för att målet om Upphandlin/inköp inte uppnås på rund av brister ällande hanterin av stora komplexa upphandlinar med därtill hörande avtalsstyrnin, vilket kan leda till såväl ekonomiska som förtroendemässia skador. A2:1 Kunskap om och efterlevnad av laar och reelverk som avser upphandlin och inköp (inkl. beslutsrätt) 27 Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till höre kostnad Risk för upphandlinsskadeavift Rsk för skadestånd från avtalad leverantör Risk att leverantörer tappar förtroende för som kund. 2 Bristande följsamhet avseende LOU kan resultera i upphandlinsskadeavift, vilket kan bli 3 6 Inköpsdirektör kännbart. Bristande följsamhet mot reler och riktlinjer kan resultera i ökade kostnader för köpta varor och tjänster. en kan bli kännbar. Koncerninköp har jort stickprov på sex avslutade upphandlinar De rena LOU-kraven är uppfyllda. Sammanväd bedömnin är att upphandlinsförfarandet ällande laar och policies för upphandlinar följs. Mindre sannolikt att det skulle inträffa. Stickprover 1 r/år Koncerninköp A2:2 Uppföljnin av avtal och avtalstrohet (inkl. utvärderin och åtärder) 28 Risk för köp av icke kvalitetssäkrade varor till höre kostnad. Risk för upphandlinsskadeavift. Risk för skadestånd från avtalad leverantör vilket kan leda till att leverantörer tappar förtroende för som kund och väljer att ej lämna in anbud i upphandlinar Inköpsdirektör Uppföljnin av avtal och avtalstrohet sker löpande inom alla kateorier på Koncerninköp. Sedan 2019 finns ett systemstöd "Inköpsanalysverkty" att öra uppföljnin av avtalslojaliteten. För att det ska funera behöver leverantörer fylla i avtalsnummer Stickprover 1 r/år Koncerninköp på fakturan i avsett fält. Det har leverantörerna inte jort. Därför funerar det inte att följa upp avtalstroheten i systemet än. Ett informationsbrev planeras att skickas ut till samtlia avtals leverantörer hösten A2:3 Att särskilt beakta risk för oeentliheter vid upphandlin och inköp 29 Reion Skåne är en skattefinansierad verksamhet och förtroendet från allmänheten är mycket vikti. För att minimera risken för korruption är det viktit med tydlihet och ha en etisk hållnin vid företaskontakter. I samband med att Riktlinje Etik vid företaskontakter finns antaen, är det mindre sannolikt att det ska inträffa Inköpsdirektör Nya medarbetares informeras av Enkät utskick till nya medarbetare för att sin chef. Återkommande årli kontrollera om att de fått information om information varje vår för samtlia riktlinjerna. medarbetare. 1 r per Koncerninköp år A3 Kompetensförsörjnin och bisysslor A3:1 Främja en od matchnin mellan utbud och efterfråan på arbetskraft på kort och lån sikt A3:2 Att använda kompetensen rätt enom exempelvis uppiftsväxlin och utvecklin 31 A3:3 Förebya och förkorta sjukfrånvaron enom hälsofrämjande arbetsmiljö och hållbart arbetsliv Risk finns för att målet om Kompetensförsörjnin och Bisysslor inte uppnås på rund av fortsatta rekryterinsproblem inom vissa yrkesrupper och bristande följsamhet mot ällande reelverk för bisysslor, vilket kan leda till både försämrad tjänsteleverans och förtroendemässia skador. Om Koncernkontorets chefer inte arbetar med sina kompetensförsörjninsplaner finns det risk för att inte kunna säkerställa tillånen till rätt kompetens. Om Koncernkontorets chefer inte arbetar med sina kompetensförsörjninsplaner finns det risk för att inte kunna säkerställa tillånen till rätt kompetens. Om Koncernkontorets chefer inte har förutsättninar att arbeta med arbetsmiljön och hållbart arbetsliv riskerar arbetsivaren att mista kompetens pa. sjukskrivninar Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Alla avdelninar har en kompetenförsörjninsplan som uppdateras/revideras varje år Alla avdelninar har en kompetenförsörjninsplan som uppdateras/revideras varje år Koncernkontorets chefer får arbetsmiljöutbildnin vid anställnin och sedan repetition vart femte år. Dialo mellan cheferna inom avdelninarna Dialo mellan cheferna inom avdelninarna Dialo mellan chefen och chefens chef A3:4 Särskilt följa brister inom särskilda kompetenser och inhyrnin av olika kompetenser 33 Inte aktuellt för Reionstyrelsen Avdelninschef Nej, befintlia åtärder och kontroller bedöms tillräcklia A3:5 Alla anställda som har bisysslor ska informera arbetsivaren om dem. 34 Om Koncernkontorets chefer inte informerar sina medarbetare om att dessa skall anmäla sina bisysslor riskerar arbetsivaren möjliheten till att öra en bedömnin av bisysslorna. Avdelninschef Vid medarbetarsamtalet fråar chef medarbetare om detta Chef och medarbetare Löpande A3:6 Arbetsivaren ska efterfråa uppifter hos alla anställda om bisyssla. 35 A3:7 Att särskilt beakta konkurrensförhållanden och risker för jäv vid bedömnin av bisysslor. A3:8 Särskilt uppmärksamma nyckelpersoner i förhållande till bisysslor. 37 A4 Verkställihet beslut 36 Om Koncernkontorets chefer inte informerar sina medarbetare om att dessa skall anmäla sina bisysslor riskerar arbetsivaren möjliheten till att öra en bedömnin av bisysslorna. Om Koncernkontorets inte följer förvaltninens rutiner krin bisysslor riskerar arbetsivaren möjliheten till att öra en bedömnin av bisysslan på ett korrekt sätt. Om Koncernkontorets inte följer förvaltninens rutiner krin bisysslor riskerar arbetsivaren möjliheten till att öra en bedömnin av bisysslan på ett korrekt sätt. Risk finns för att målet om Verkställihet av beslut inte uppnås på rund av missta och hanterinsproblem i en stor och komplex oranisation med låna styrkedjor, vilket kan leda till att fattade beslut inte blir enomförda eller fördröjs med missnöjda medborare som följd. Avdelninschef Avdelninschef Avdelninschef Vid medarbetarsamtalet fråar chef medarbetare om detta Bitr. förvaltninschef beslutar i fråan med stöd från HRenheten. Bitr. förvaltninschef beslutar i fråan med stöd från HRenheten. Chef och medarbetare Löpande Bitr. förvaltninschef beslutar i fråan med stöd från HR-enheten. Bitr. förvaltninschef beslutar i fråan med stöd från HR-enheten. Löpande Bitr. förvaltninschef Löpande Bitr. förvaltninschef Sida 2 av 6

3 2020 Reionstyrelsen Reionstyrelsen Reionstyrelsen Verksamhetsplan och budet - Riskanalys för intern kontroll P P P P Verksamhetsplan och budet - Plan för intern kontroll Delårsrapporterin - Uppföljnin av plan för intern kontroll DR DR DR DR - Uppföljnin av plan för intern kontroll Å Å Å Å Nämnd/styrelse Kontrollområden - Reion Skånes överripande mål utör obliatoriska kontrollområden. Samtlia obliatoriska kontrollområden ska i sin tur brytas ned i verksamhetsspecifika delområden och riskbedömas. För rapporterin i enlihet med reionstyrelsens uppsiktsplikt ska även en samlad riskbedömnin öras kopplad till vart och ett av de av fullmäktie anivna överripande målen. Samlad riskbedömnin ska även öras för vart och ett av de rutinorienterade kontrollområdena. För dessa finns fördefinierade reionemensamma delområden som ska riskbedömas. NSID ID Beskrivnin RiskID A4:1 Besluts- och deleationsordnin samt tillhörande behöriheter 38 A4:2 Ärendeberednin, diarieförin, arkiverin, offentlihet och sekretess 39 A4:3 Avvikelsehanterin 40 A4:4 Förstärka lednin, styrnin och kontroll avseende reelefterlevnad. 41 Risk - en risk är en möjli händelse eller omständihet som kan öra det svårare att uppnå verksamhetens mål eller utföra verksamhetens uppdra och att detta sker på ett avsett och säkert sätt. Beskrivnin av risk. Riskformulerin ska ske enlit denna mall: Risk för att...inträffar på rund av...vilket kan leda till... I den nya kommunallaen finns ett tydliare reelverk krin deleerade beslut och anmälninsplikt vilket innebär att även de beslut som vidaredeleeras ska anmälas till Reionstyrelsen. Risk för att reelverk ej efterlevs. Sekretessprövnin och utlämnande av allmän handlin. Skyndsamhetskravet i Tryckfrihetsförordninen åsidosätts vilket skulle kunna innebära förtroendetapp, dåli publicitet och anmälninar till JO, IVO och andra tillsynsmyndiheter. Reion Skåne har infört en visselblåsartjänst. Genom visselblåsartjänsten har medarbetare möjlihet att anonymt rapportera om allvarlia missförhållanden i Reion Skåne och våra bola rörande chefer, politiker och projektledare. Risk för att reelverk/rutiner ej efterlevs. Instruktioner avseende den finansiella verksamheten. Instruktionerna beskriver i detalj behöriheterna för namnivna personer att öra affärsavslut och inå olika typer av finansiella avtal för Reion Skånes räknin. erna av att instruktionen inte uppdateras eller följs skulle kunna få allvarlia ekonomiska konsekvenser. Riskäare Reiondirektör Reionarkivarie Reiondirektör Ekonomidirektör Beslut om åtärd Kontroll Roll/befattnin Ja/Nej Beskrivnin av åtärd Aktivitet/metod/avränsnin Frekvens Utförare Åtärd Stickprov Stickprov Förvaltninschef Kontrollmoment och uppföljnin kopplas till ordinarie statistikuppföljnin i Journal och arkivservice Följs Reion Skånes reelverk/rutiner för visselblåsartjänsten? Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? Genomsnittli ledtid för sekretessprövnin och utlämnande. Månatli en Tidpunkt för rapporterin till nämnd Området för informationsförsörjnin och reionarkiv Stickprov Reionens chefsjurist Extern konsult avör metod 1 r/år Extern konsult samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av samt förbättrinsåtärder och tidplan för enomförande och uppföljnin av A4:5 Förstärka lednin, styrnin och kontroll avseende reelefterlevnad. 42 A4:6 Förstärka lednin, styrnin och kontroll avseende reelefterlevnad. 43 Säkerställande av överripande stödprocesser för ekonomi och HR vilket annars skulle kunna leda till felaktia processer i förhållande till mål. Att utdelnin av bidra sker enlit beslutade policys. Risk för att reelverk och policys inte efterlevs Förvaltninschef Genomån av stödprocesser Metod avörs vid kontrolltillfälle löpande Kontroll av att lämnade bidra till oranisationer, föreninar mm sker i enlihet med beslutade policys. Stickprov 1 r/år GSF Ekonomidirektör/HRdirektör Ekonomidirektör/HRdirektör Sida 3 av 6

4 Matris risk- och väsentlihetsbedömnin Rapporterin 4 Allvarli - är så stor att fel inte får inträffa : Direkt åtärd krävs! Minimera riskerna Större avvikelse 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Reion Skåne : Reducera riskerna! Åtärda Avvikelse 2 Lindri - uppfattas som liten av intressenter och/eller Reion Skåne : Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs Mindre avvikelse 1 Försumbar - är obetydli för intressenter och/eller Reion Skåne : Inet aerande krävs! Vi accepterar riskerna Obetydli avvikelse / 1 Osannolik - risken är praktiskt taet obefintli för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjli - det finns en möjli risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket trolit att fel ska uppstå Uppift saknas Vad är en risk? Vad är ett riskvärde? En risk är en oönskad händelse som, om den inträffar, kan hindra att mål nås och att strateier enomförs. Ett riskvärde är sannolikheten för att den oönskade händelsen inträffar, i kombination med konsekvenserna av denna händelse. Riskanalysen svarar på tre fråor: Vad kan hända? Hur trolit är det? Vad blir konsekvensen? Riskanalysen läs upp i olika ste: qidentifiera risker utifrån de överripande målen och de rutinorienterade kontrollområdena. Till varje risk ska finnas en riskäare. qbeskriva risker vad beror de på och vilka konsekvenser kan de få? Riskformulerin ska ske enlit denna mall: Risk för att...inträffar på rund av...vilket kan leda till qvärdera sannolikheten att risken inträffar och hur allvarlia konsekvenserna skulle bli. qräkna ut riskvärde för att kunna prioritera de viktiaste riskerna. qför varje risk ska beslut om åtärd fattas (Ja/Nej). Beslutet kan innebära nedanstående: Nej, risken accepteras Nej, befintlia åtärder och kontroller bedöms tillräcklia qi samband med uppföljnin i DR och ÅR ska uppdaterade och eventuella tillkommande riskbedömninar rapporteras.

5 Riskkarta Reionstyrelsen 4 Allvarli K O N S E K V E N S 3 Kännbar 2 Lindri 1 Försumbar 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjli 4 Sannolik V1 Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet V2 Drivande utvecklinsaktör V3 Attraktiv arbetsivare V4 Lånsiktit stark ekonomi SANNOLIKHET Riskkarta - hur riskerna förhåller si till varandra och bör prioriteras Resultatet av inventerinen kan illustreras i en riskkarta som blir ett hjälpmedel för att kunna prioritera identifierade riskområden. Riskkartan är ett överskådlit dokument för uppföljninen och bör uppdateras reelbundet. Riskkartan underlättar därmed besluten om hur riskerna ska bemötas med olika riskstrateier (undvika, reducera, minimera, acceptera) samt ökar oranisationens förmåa att kunna satsa rätt resurser på rätt område. A1 Efterlevnad av reelverk för od ekonomisk förvaltnin A2 Upphandlin och inköp A3 Kompetensförsörjnin och bisysslor A4 Verkställihet beslut

6 2020 Rapporterin av plan och uppföljnin intern kontroll P DR För rapporterin i enlihet med uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömnin öras för det obliatoriska kontrollområdet. ÅR Nämnd/Styrelse Uppift saknas Uppift saknas Reionstyrelsen 13-16: Direkt åtärd krävs - minimera Större avvikelse Bedömninarna på färskalan kan ses som en ny riskbedömnin av kontrollområdena med beaktande av det interna kontrollarbete som har skett under året. Avvikelse i termer av diskrepans mot antinen överripande mål (verksamhetsmässia kontrollområden) eller ändamålsenli hanterin (rutinorienterade kontrollområden) illustreras av de olika färerna. 9-12: Reducera riskerna - åtärda Avvikelse 4-8: Håll under uppsikt - uppmärksamma Mindre avvikelse 1-3: Inet aerande krävs - acceptera Obetydli avvikelse Serviceinriktad verksamhet med hö kvalitet Drivande utvecklinsaktör Attraktiv arbetsivare Lånsiktit stark ekonomi 1) Efterlevnad av reelverk för od ekonomisk förvaltnin 2) Upphandlin och inköp 3) Kompetensförsörjnin och bisysslor 4) Verkställihet beslut 2020 Utvärderin av internkontrollarbetet P DR ÅR Nämnds/styrelses rapporter ska kompletteras med en skriftli sammanfattnin innehållandes en kort beskrivnin av den interna kontrollen och eventuella avvikelser och åtärder utifrån följande fråor. För respektive område/fråa ska färindikator användas för att markera status för internkontrollarbetet inom respektive område. Uppift saknas Omedelbara åtärder behöver vidtas för att uppnå en tillräckli intern kontroll Åtärder behöver vidtas för att uppnå en tillräckli intern kontroll Förbättrinsområden finns Uppift saknas Omedelbara åtärder behöver vidtas för att uppnå en tillräckli intern kontroll Åtärder behöver vidtas för att uppnå en tillräckli intern kontroll Förbättrinsområden finns Tillfredsställande Tillfredsställande Info/Kommunikation Kontrollaktiviteter Riskbedömnin Kontrollmiljö Ansvar och befoenheter tydlijorda - Vilka är aktörerna och deras respektive roller och ansvar beträffande vem/vilka som enomför det interna kontrollarbetet på olika nivåer? Har nämnden antait reler och anvisninar för den interna kontrollen? Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras - Hur ser processen för framtaande av planen för intern kontroll, inkluderande riskanalysen, ut? Granskninar och åtärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys - Har arbetet med intern kontroll bidrait till måluppfyllelsen - e exempel? Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen - Hur hanteras information/kommunikation inom oranisationen och hur sker återrapporterin på olika nivåer? Uppföljnin/utvärderin Åtärder vidtas vid konstaterade avvikelser och återkopplas till nämnden/styrelsen - Beskriv vilka åtärder som har vidtaits med hänsyn till resultatet av det interna kontrollarbetet?