Eksta Bostadsaktiebolag och Tempohus AB

Transkript

1 Granskningsredogörelse för 2018 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2019 Eksta Bostadsaktiebolag och Tempohus AB Lekmannarevisionens 2018

2 Innehållsförteckning 1. Granskningsinriktning Bakgrund Syfte Avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat från föregående års granskning Granskningsresultat Väsentliga händelser under året Styrning, uppföljning och ägardialog Riskanalys och intern kontroll Årets resultat... 9 Sammanfattande bedömning och rekommendationer...10 Bilagor: Bilaga 1: Revisionskriterier. Bilaga 2: Källförteckning. 1

3 1. Granskningsinriktning 1.1. Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: Om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt. Om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att granskningen ska vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorernas granskning ska utföras enligt God revisionssed. Lekmannarevisorerna har beslutat att 2018 genomföra en grundläggande granskning av Eksta Bostadsaktiebolag (Eksta) och dotterbolaget Tempohus AB (Tempohus) Syfte Syftet är att genomföra en grundläggande granskning och bedöma om Eksta samt Tempohus sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt enligt ägarens vilja samt om bolagens interna kontroll är tillräcklig. Därtill syftar granskningen till att följa upp de rekommendationer som lekmannarevisorerna ställt till Eksta under Avgränsning Granskningen innebär en översiktlig granskning av bolagets ändamålsenlighet, ekonomisk tillfredställande skötsel och interna kontroll. Lekmannarevisorerna granskar ej bolagets redovisning eller interna kontroll i redovisningsfrågor. Tempohus är dotterbolag till Eksta och har under hösten 2018 arbetat med att starta upp verksamheten i bolaget. VD och styrelsepresidium i Eksta är tillika VD och styrelsepresidium i Tempohus AB. Mot bakgrund av detta behandlas bolagen i samma granskningsredogörelse Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga ett Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Den grundläggande granskningen omfattar följande: 1 Kommunfullmäktige beslutade i maj 2018 att godkänna att Eksta bildade dotterbolaget Tempohus AB. 2

4 Genomgång av styrelseprotokoll och handlingar. Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument. Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Uppföljning av åtgärder utifrån års granskningar. Källförteckning framgår av bilaga två. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. 3

5 2. Resultat från föregående års granskning I förra årets granskningsredogörelse för Eksta Bostadsaktiebolag (Eksta) bedömdes styrelsen ha säkerställt en god styrning i enlighet med de riktlinjer som anges i ägardirektivet. Däremot rekommenderades Eksta att säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål i mål och affärsidé samt i målplanen. Styrelsen bedömdes ha bedrivit bolagets verksamhet på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Bolaget redovisade ett positivt resultat om 44 mnkr. Det bedömdes att styrelse och VD bedrivit bolagets verksamhet på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Det noterades dock att bolaget inte uppnådde soliditets- och direktavkastningskravet i ägardirektivet. Bolaget ansågs arbeta på ett strukturerat sätt med riskanalys och plan för intern kontroll och LOU. Det ansågs att bolaget i allt väsentligt säkerställt en tillräcklig intern kontroll. Sammantaget bedömdes styrelsen under året ha skött verksamheten på ett huvudsakligen ändamålsenligt sätt och skött verksamheten på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll i huvudsak var tillräcklig. I granskningen identifierades dock vissa utvecklingsområden och nedanstående rekommendation ställdes till styrelsen vilken kvarstod från granskningen 2016: Säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. 4

6 3. Granskningsresultat Väsentliga händelser under året Av Ekstas bolagsordning framgår att bolaget har till uppgift att förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostadshus med hyresrätter, undantagsvis bygga och försälja bostadsrätter, lokaler där det drivs kommunal verksamhet samt kollektiva anordningar och till dessa fastigheter hörande kommersiella lokaler. Ändamålet med bolagets verksamhet är att i allmännyttigt syfte och med iakttagande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Kungsbacka kommun samt erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Eksta har under året bildat dotterbolaget Tempohus AB (Tempohus). Av ägardirektivet för Tempohus framgår att bolaget ska tillhandahålla temporära bostäder. Av protokoll framgår att styrelsen i Eksta vid sammanträdet i april gav VD i uppdrag att efter kommunfullmäktiges beslut bilda dotterbolaget. Under året har verksamheten i Tempohus varit begränsad i omfattningen. Bolaget förvärvade en villafastighet i oktober med inflyttning för hyresgäster under hösten. Av årsredovisningen för Eksta framgår att tre villafastigheter som ägs av Eksta avses att överföras till Tempohus under Styrelsen i Tempohus har under året haft två sammanträden. Under föregående års intervju med Eksta framkom att det fanns vissa utmaningar avseende dataskyddsförordningen GDPR. Eksta har under 2018 utsett ett dataskyddsombud samt att VD fått i uppdrag att begära en genomlysning av bolagets efterlevnad av förordningen. Eksta har under året arbetat med IT-säkerhet. Bolaget har genomfört en genomlysning av hela verksamheten och upprättat ett förslag till IT-policy som presenterades för styrelsen i september. Vid intervju framgår att Eksta under året haft en högre personalomsättning jämfört med tidigare år. Enligt VD har bolaget arbetat med att se över och utveckla arbetsmiljön samt att analysera resultat i medarbetarenkäter. Därtill genomför bolaget avslutningssamtal med medarbetare som avslutar sin anställning. Eksta har under året genomfört områdesyror. Områdesyror är boendedagar som genomförs i bolagets bostadsområden. Syftet med boendedagarna är att stärka hyresgästernas boendeinflytande genom att få hyresgästernas bild av hur de upplever sina boenden. Enligt årsredovisning 2018 kommer bolaget fortsätta arbetet och inkludera fler områden under Eksta har under året haft flera pågående byggnadsprojekt. Av årsredovisning 2018 framkommer att bolaget under året färdigställt 137 hyresrätter. Vidare har trygghetsboendet i Kolla Parkstad färdigställts och nominerats till Årets Bygge

7 3.2. Styrning, uppföljning och ägardialog Eksta har utarbetat en målstyrningskedja som beskrivs och förklaras närmare nedan: Mål (målplan) Bild 1. Bolagets målstyrningskedja. Visionen fastställdes av styrelsen i april Visionen för bolaget lyder: Framtidens boende i framkant för ett miljöklokt och tryggt Kungsbacka. Mål och affärsidé behandlades och antogs av styrelsen i mars 2018 och revideras årligen. Dokumentet innehåller utdrag ur bolagsordning och ägardirektiv. Vidare innehåller dokumentet sex målsättningar som avser att Eksta ska vara en ledande aktör på bostadsmarknaden i Kungsbacka samt att samverka, både lokalt och regionalt för att driva byggherrefrågor med målsättning att minska kostnader i samtliga delar i byggprocessen. Dokumentet med mål och affärsidé innehåller även ytterligare tre energi- och miljömål som avser att minimera energianvändningen med hjälp av ny teknik och energieffektivt byggande. Mål fastställdes av bolagsledningen i december Planen innehåller mål inom områdena värdegrund, förvaltning, byggproduktion, ekonomi samt energi och miljö. Exempelvis återfinns ett mål om att driva utvecklingen inom partneringsamverkan och energieffektivt byggande vilket är i linje med målet om samverkan samt målet om att minska energianvändningen i mål och affärsidén. Målen för har brutits ner i handlingsplaner på avdelningsnivå. I handlingsplanerna har respektive avdelning inom bolaget tagit fram mål för perioden med koppling till de övergripande målen som fastställs på bolagsnivå. Avdelningarna anger även aktiviteter för hur de ska uppnå målen. Under året har styrelsen även behandlat ett flertal styrdokument, såsom: Riktlinjer för uthyrning ( ) Sponsringspolicy ( ) Ägardirektiv och bolagsordning Tempohus ( ) Policy för kravhantering ( ) Alkohol- och drogpolicy ( ) 6

8 Miljöpolicy ( ) Attest- och utanordningsinstruktion ( ) Arbetsordning för styrelse ( ) VD-instruktion ( ) Handlingsplan för intern kontroll ( ) Tempohus har inför 2019 upprättat en mål- affärsidé. Av mål och affärsidén framgår att syftet med dokumentet är att det ska ligga till grund för vidare ledningsarbete för utveckling av bolaget. Dokumentet innehåller utdrag ur bolagsordning och ägardirektiv. Därtill tydliggör dokumentet att bolagets målsättning och affärsidé är att arbeta för att tillgodose Kungsbackas behov av bostäder för nyanlända vilka är kommunplacerade i kommunen. Vidare framgår av protokoll från Tempohus att bolaget under 2019 kommer arbeta fram olika policydokument som baseras på Ekstas styrdokument. Av protokoll framgår att styrelsen för Eksta i maj behandlade tertialrapport per april. Styrelsen beslutade att lägga rapporten till handlingarna. Under sammanträdet i september behandlade styrelsen tertialrapport per augusti. Av tertialrapporten framgår att bolaget prognostiserade ett positivt resultat för helåret om cirka 20,9 mnkr. Därtill framgår i tertialrapporten en övergripande beskrivning av pågående ny-, till- och ombyggnationer samt energiproduktion. Styrelsen beslutade att godkänna tertialrapporten och lägga den till handlingarna. Av protokoll framgår att styrelsen för Eksta återkommande under året erhållit Rapport från pågående projekt under styrelsesammanträdena. Rapporteringen har bland annat avsett Kolla Parkstad, Åsa Seniorboende, äldreboende i Särö, Majsvägen (etapp två), Tölö Ängar (etapp 2), Åsa stationsväg, Algusered i Särö samt Gottskärs hotell. Lekmannarevisorerna ställde föregående år en rekommendation till Eksta avseende att säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. I årsredovisning 2018 framgår en övergripande beskrivning av hur bolaget arbetat utifrån vision och mål under Utifrån beskrivningen framgår inte på ett tydligt sätt hur Eksta arbetat med samtliga mål i mål och affärsidén samt målplanen. Av årsredovisningen för Tempohus framgår hur bolaget arbetat med målet att tillgodose Kungsbacka kommuns behov av bostäder för främst nyanlända genom att förvärva och hyra ut en fastighet med bostäder. Enligt styrelsepresidium för Eksta träffar presidiet och bolagets VD årligen kommunstyrelsens presidium vid tre till fyra tillfällen. Enligt styrelsens presidium upplevs dialogen med ägaren fungera väl Vår bedömning Ekstas målarbete utgår från visionen som därefter bryts ned i en mål- och affärsidé som revideras årligen. Utifrån mål- och affärsidén finns dokument mål som därefter konkretiseras i handlingsplaner på avdelningsnivå. Tempohus har utarbetat en mål och affärsidé för Enligt vår bedömning har bolagen i huvudsak en fungerade process för målarbetet. Vi konstaterar dock att det inte på ett tydligt sätt sker en uppföljning och 7

9 rapportering av måluppfyllelsen i Eksta för samtliga mål i enlighet med föregående års rekommendation. Styrelsen för Eksta erhåller tertialrapporter under året där bolagets ekonomi följs upp. I årsredovisningen följs ekonomi och verksamhet upp. Vidare erhåller styrelsen löpande under året information om bolagets verksamhet samt pågående projekt. Tempohus ekonomi har under året följts upp genom årsbokslutet som en följd av att bolaget bildades under året och haft en begränsad verksamhet. Enligt vår bedömning har styrelsen säkerställt en i huvudsak ändamålsenlig uppföljning av såväl ekonomi som verksamhet i bolagen. Av bolagsordningen framgår att Eksta ska förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostadshus med hyresrätter samt att bolaget ska främja bostadsförsörjningen i kommunen och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Eksta har under året arbetat med att producera nya bostäder och anordnat områdesyror. Bolagsordning för Tempohus anger att bolaget ska förhyra, arrendera, förvärva och sälja fastigheter eller tomter för att där uppföra och förvalta bostäder med hyresrätter. Bolaget ska främja bostadsförsörjningen i kommunen och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande. Tempohus har under året förvärvat och hyrt ut bostäder. Vår bedömning är att styrelse och VD under året i huvudsak har bedrivit verksamheten i enlighet med bolagens ändamål Riskanalys och intern kontroll Lekmannarevisionen ställde 2015 en rekommendation till Eksta om att styrelsen som ytterst ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering kring såväl arbetet med riskanalys som arbetet med intern kontroll. Under sammanträdet i oktober beslutade styrelsen att godkänna handlingsplan för intern kontroll och LOU 2. Under avsnittet Intern kontroll i handlingsplanen framgår att fokus under 2018 har varit att förenkla rutiner och flöden i bolaget. Vidare framgår att bolagets riskanalys har uppdaterats och ska bli ett dokument som behandlas och uppdateras i styrelsen. Därtill framgår fyra övergripande kontroller som bland annat avser att rutin för attest och utanordning justeras så att minst två personer alltid behandlar fakturor. Av protokoll framgår att styrelsen vid sammanträdet i november erhöll information om bolagets riskanalys av VD och ekonomichef. Styrelsen förde en dialog kring den riskanalys som bolagsledningen upprättat inför sammanträdet. Av riskanalysen framgår person-, affärs-, finansierings-, egendoms- och miljörisker. I riskanalysen beskrivs för vissa risker hur dessa ska hanteras. Till exempel framgår att det finns risk för förlust av information vid haverier i datasystemet. Risken har hanterats genom en ny server, en löpande säkerhetskopiering samt att bolaget tar hjälp att ständigt förbättra datamiljön. Styrelsen beslutade att godkänna riskanalysen. Vid intervju framkommer att bolaget löpande kompletterar riskanalysen vid nya identifierade risker. En riskanalys finns även för Tempohus verksamhet. Av riskanalysen framgår person-, affärs-, finansierings-, egendoms- och miljörisker. Personrisker omfattar båda risker kopplade till extern och koncernintern personal. Handlingsplan för intern kontroll och LOU avseende Tempohus ska enligt uppgift tas fram under Lagen om offentlig upphandling (LOU). 8

10 Vår bedömning Granskningen visar att styrelsen i Eksta antagit handlingsplan för intern kontroll och LOU. Därtill har styrelsen erhållit information om genomförd riskanalys för Eksta som styrelsen därefter godkänt. En riskanalys har genomförts för Tempohus verksamhet och en handlingsplan för intern kontroll och LOU ska enligt uppgift arbetas fram under Vår bedömning är att bolagen i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig intern kontroll. Därtill bedömer vi att styrelsen för Eksta har beaktat lekmannarevisionens rekommendation från 2015 avseende att styrelsen som ytterst ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering kring såväl arbetet med riskanalys som arbetet med intern kontroll Årets resultat Ekstas resultat för året uppgår till 48 mnkr före bokslutsdispositioner och skatt, att jämföra med 44 mnkr föregående år. Intäkterna från den löpande verksamheten uppgår till 365,2 mnkr, att jämföra med 346,4 mnkr föregående år. Intäkterna består i huvudsak av hyresintäkter från bostäder och lokaler. Driftskostnaderna uppgår till 123,8 mnkr, att jämföra med 112,5 mnkr föregående år. Finansiella poster ger ett underskott om 79,6 mnkr, att jämföra med 67,3 mnkr föregående år. Enligt årsredovisningen uppnår inte bolaget ägarens mål om 20 procent soliditet och direktavkastningskrav om 6 procent. Den direkta soliditeten uppgår till 12,1 procent och direktavkastningen till 3,69 procent. Tempohus redovisar ett negativt resultat för helåret om 490 tkr Vår bedömning Eksta redovisar ett positivt resultat om 48 mnkr och Tempohus redovisar ett negativt resultat om cirka 490 tkr. Enligt vår bedömning har styrelse och VD bedrivit bolagens verksamhet på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Vi noterar dock att Eksta inte uppnår soliditets- och direktavkastningskravet i ägardirektivet. 9

11 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att bolagens verksamhet sköts på ett huvudsakligen ändamålsenligt sätt och att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagens interna kontroll i huvudsak är tillräcklig. Vi bedömer att Eksta har beaktat en av två rekommendationer som lekmannarevisionen ställt till VD och styrelsen under Rekommendationen om att styrelsen som ytterst ansvarig bör tillförsäkra sig löpande rapportering kring såväl arbetet med riskanalys som arbetet med intern kontroll har beaktats. Däremot kvarstår rekommendationen om att säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. I årsredovisning 2018 framgår en övergripande beskrivning av hur bolaget arbetat utifrån vision och mål under året. Utifrån beskrivningen framgår inte på ett tydligt sätt hur Eksta arbetat med samtliga mål i mål och affärsidén samt målplanen. I samband med granskningen har vi identifierat vissa utvecklingsområden. Mot bakgrund av dessa rekommenderar vi styrelse och VD att: Säkerställa uppföljning och rapportering av måluppfyllelsen för samtliga mål. Göteborg den 25 mars 2019 Lydia Andersson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Ludwig Reismer Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Liselott Daun Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 10

12 Bilaga 1: Revisionskriterier Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument Kungsbackas kommuns bestämmelser som avser bolagen och kommunkoncernen 11

13 Bilaga 2: Källförteckning Intervjuade funktioner Gruppintervju med VD, ekonomichef samt styrelsens presidium för Eksta Bostadsaktiebolag samt Tempohus AB, Dokumentation Bolagsordning för Eksta AB Bolagsordning för Tempohus AB Fastighetsutveckling Målplan Handlingsplan för intern kontroll och LOU för Eksta AB Mål för Eksta AB Mål och affärsidé 2018 för Eksta AB Mål och affärsidé 2019 för Tempohus AB Riskanalys för Eksta AB Riskanalys för Tempohus AB Styrelseprotokoll för 2017 och 2018 för Eksta AB Styrelseprotokoll för 2018 för Tempohus AB Tertialrapporter för Eksta AB Årsredovisning 2018 för Eksta AB Årsredovisning 2018 för Tempohus AB Ägardirektiv för Eksta AB Ägardirektiv för Tempohus AB 12