Kvarnfallet Mölndal AB

Transkript

1

2 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2018 Kvarnfallet Mölndal AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

3 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

4 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

5 Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet) är moderbolag i koncernen Kvarnfallet. Bolaget ägs och styrs av Mölndals stad. Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att som moderbolag i en av Mölndals stad helägd koncern, direkt och genom innehav av aktier i av staden eller egna bildade aktiebolag, leda, driva och utveckla verksamheter inom för staden kompetensenliga områden. Bolagets inriktning beskrivs i ägardirektivet, som fastställdes av kommunfullmäktige Av ägardirektivet framgår bland annat att bolagets VD ska leda koncernledningen som består av de helägda kommunala bolagens verkställande direktörer. Bolaget ska också verka för att beslutade fullmäktigemål verkställs i hela koncernen. 3

6 5.2 Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. I tabell 1 framgår resultatet av formaliagranskningen. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Kvarnfallet Mölndal AB Ägardirektiv antaget vid bolagsstämma Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Ja Bolagsstämman antog det av kommunfullmäktige upprättade ägardirektivet. Granskningen visar vidare att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Styrelsen beslutade senast konfirmera gällande instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och VD respektive vice VD. 5.3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Bolaget uppges vara beroende av de större dotterbolagens förmåga att betala de förväntade koncernbidragen. Detta beroende uppges ha ökat på senare år till följd av ytterligare upplåning i samband med pågående förnyelse av Mölndals innerstad. Kvarnfallet har enligt uppgift en finanspolicy som anger hur bland annat ränterisker ska hanteras. Av intervju framkommer att dotterbolaget Mölndalsbostäder aviserat till Kvarnfallet att bolaget ej har möjlighet att lämna koncernbidrag för år Detta uppges bero på att Mölndalsbostäder inte redovisar vinst för helåret. Efter aviseringen har Kvarnfallet fört dialog med Mölndalsbostäder om möjligheterna till koncernbidrag. De intervjuade 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av ägaren Mölndals stad Ägardirektivet behöver fastställas på Kvarnfallets årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

7 uppger att möjligheterna till koncernbidrag från Mölndalsbostäder är viktigt för koncernens ekonomi. I bolagets rapport till kommunstyrelsen framgår att regeringen lagt fram en promemoria om nya företagsskatter som föreslås träda i kraft Om förslaget går igenom uppges Kvarnfallets möjlighet till avdrag för räntekostnader reduceras kraftigt. Detta uppges i sin tur leda till en väsentligt högre skattekostnad för Kvarnfallet. De intervjuade uppger att det pågår arbete gällande hur förändringarna ska hanteras. I bolagets rapport till kommunstyrelsen framgår samtidigt att kommunens nyligen inträdda medlemskap i Kommuninvest kommer innebära en gynnsam möjlighet för Kvarnfallet att sänka sina lånekostnader. Utöver ovan risker är bolagets risker huvudsakligen koncentrerade till dotterbolagens verksamhet. Dessa risker redogörs för i rapporter för respektive dotterbolag. 5.1 Intern kontroll Bolaget har ingen dokumenterad riskanalys eller internkontrollplan, detta med hänvisning till att bolaget inte bedriver någon egen verksamhet. Av intervju framgår emellertid att alla finansiella beslut föregås av riskanalys. De risker som bolaget ser rapporteras till styrelsen på styrelsemöte. Åtgärder och effekten av riskerna presenteras och diskuteras på styrelsemötet för att bestämma hur de ska hanteras. På frågan om hur Kvarnfallet hanterar ärenden som eventuellt kan anses vara väsentliga och därmed tvungna att skickas till kommunfullmäktige menar VD och styrelse att de i sådana scenarion avser skicka ärendena vidare till fullmäktige. I vissa ärenden har dotterbolag kontaktat Kvarnfallet för stöd eller rekommendationer. Enligt de intervjuade finns begränsade möjligheter att sätta generella beloppsgränser eller andra konkreta situationer i förväg för när frågor ska lyftas till fullmäktige. 5.2 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har inte upprättat en affärs- eller verksamhetsplan eftersom ingen verksamhet bedrivs. En budget upprättas årligen och fastställs av styrelsen. Budgeten består av beräknade koncernbidrag samt kostnader i form av ränta på lån, reserv för räntehöjning och borgensavgifter. Enligt bolagens ägardirektiv ska bolagen arbeta med kommunfullmäktiges mål. VD för Kvarnfallet har även uppdragit till bolagen att inkludera bolagens bidrag till målen i sina affärsplaner. Av intervju med VD och styrelse framgår däremot att Kvarnfallet inte aktivt driver frågan kring hur dotterbolagen ska arbeta med stadens vision i respektive bolags affärsplaner. Vidare uppges dotterbolagen ha olika möjlighet att 5

8 arbeta med olika delar av kommunens Vision Utifrån genomförd lekmannarevision i dotterbolagen konstaterar vi att bolagen i varierande utsträckning behandlar frågan om hur de bidrar till kommunens vision i sina affärsplaner. Enligt de intervjuade ska det i samtliga nya övergripande styrdokument som arbetas fram i staden framgå huruvida bolagen omfattas. I de fall bolagen omfattas ska de inkluderas i framtagandet av styrdokumenten. Vidare uppges att VD har beställt en sammanställning över de styrdokument och regelverk som gäller för bolagen. Enligt de intervjuade finns inte behov av fler styrdokument men däremot finns behov av att få en bättre överblick över de som gäller för bolagen i dagsläget. 5.3 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet I bolagets rapport till kommunstyrelsen beskrivs hur bolaget bidrar till det kommunala ändamålet utifrån det nya ägardirektivet. Där framgår bland annat att bolaget bidrar till att kommunen utvecklas genom engagemang i dotterbolag som Centrumbolagen, MölnDala Fastighets AB och Mölndalsbostäder. Av rapporten framgår även att VD för Kvarnfallet ordnar regelbundna samordningsträffar där bolagsledningar såväl som förvaltningsledningar träffas. Företrädare för bolaget har rätt att närvara på dotterbolagens styrelsemöten. Enligt Kvarnfallets rapport till kommunstyrelsen nyttjas denna möjlighet genom att vice VD deltar på dotterbolagens styrelsemöten. Detta uppges utgöra en länk mellan moderoch dotterbolag. Av dotterbolagens mötesprotokoll framgår att Kvarnfallets vice VD närvarat vid merparten av bolagens styrelsemöten. Av Kvarnfallets protokoll framgår därtill att löpande uppföljning av dotterbolagens verksamhet sker. Enligt styrelsens arbetsordning ska sammanträden hållas minst fyra gånger årligen. Som en stående punkt på dagordningen ska VD avlägga rapport om bolagets verksamhet och ekonomiska utveckling. Ekonomirapport avseende moderbolaget samt koncernen lämnas varje kvartal. Av intervju framgår att uppföljning av fullmäktiges mål har införts från och med 2017 och görs i halvårsuppföljningen till kommunstyrelsen. VD och styrelse för Kvarnfallet menar att dotterbolagen har upplevt denna uppföljning som positiv. Av genomförd lekmannarevision i dotterbolagen har vi noterat att flera av dotterbolagen önskar utökad dialog med moderbolaget. Utöver ökad dialog har från Mölndal Energi även önskats en mer aktiv ägarstyrning som inbegriper mer ingående diskussion om sakfrågor relevanta för dotterbolaget. 6

9 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget ska enligt ägardirektivet verka för att beslutade fullmäktigemål verkställs i hela koncernen. Vår bedömning är att bolaget kan utveckla sin styrning i detta avseende. Vi bedömer att bolaget bör tydliggöra hur koncernen och dotterbolagens verksamhet ska bidra till stadens arbete med Vision Genomförd lekmannarevision i dotterbolagen visar att det i vissa fall upplevs vara otydligt när ärenden ska rapporteras till fullmäktige. Vår bedömning är att det inom koncernen fortsatt saknas tydliga riktlinjer och stöd kring vilka frågor som bör föras till Kvarnfallet respektive fullmäktige för beslut. Det skapar tolkningsutrymme som riskerar att begränsa förutsättningarna för ägaren att styra bolagen i önskvärd riktning. I likhet med föregående år visar genomförd lekmannarevision att ett antal dotterbolag ser behov av en utökad samverkan och dialog med Kvarnfallet. Vi bedömer att Kvarnfallet bör utveckla formerna för dialog med dotterbolagen. Med undantag för ovan är vår bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett huvudsakligen ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Under granskningen har vi därmed identifierat ett antal utvecklingsområden. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Stärka styrningen för hur dotterbolagen ska arbeta för att verkställa fullmäktiges mål Tydliggöra vilka frågor dotterbolagen bör lyfta till Kvarnfallet respektive kommunfullmäktige för beslut Stärka den formella samverkan och dialogen med dotterbolagen Göteborg den 14 mars Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 7

10

11 Granskningsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Mölndalsbostäder AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

12 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

13 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan: Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad

14 Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndalsbostäder AB (Mölndalsbostäder) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan redogörs för de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget. I tabell 1 ges inledningsvis en sammanställning av vilka dokument som fastställts av styrelsen under Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Av bolagsordningen framgår att bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom kommunen förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler för vård- och omsorgsverksamhet och därtill hörande kollektiva anordningar. Ägardirektivet för Mölndalsbostäder anger bolagets verksamhet och inriktning. Ägardirektivet är antaget av Kvarnfallets styrelse Enligt ägardirektivet ska bolaget bland annat: - Driva sin verksamhet på affärsmässiga grunder och med målsättning att långsiktigt lämna marknadsmässig avkastning till ägaren på investerat kapital. - Medverka till att utveckla Mölndal till en attraktiv stad med goda bostäder. - Erbjuda attraktiva hyresrätter åt bostadskonsumenter. Ett brett utbud av bostäder beträffande storlek, standard och läge ska eftersträvas. Olika sätt 3

15 att ge de boende inflytande över sin bostad och dess närmaste omgivning ska utvecklas. - Bygga och förvalta fastigheter för kommunal boendeservice. - Verka för att uppnå en hållbar byggd miljö. - Besluta om målsättningar avseende nyproduktion av lägenheter, sträva efter att vara en ledande aktör på hyresmarknaden i Mölndals stad samt årligen ta initiativ till dialog med ägaren om byggplaner. - Bidra till att staden kan erbjuda hyreslägenheter till personer som inte med egna resurser kan tillgodose sitt behov av bostad I ägardirektivet anges även långsiktiga mål för bolaget avseende avkastning, soliditet och hyresnivåer. 5.2 Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 I tabell 1 redovisas resultaten av formaliagranskningen. Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Mölndalsbostäder AB Ägardirektiv antaget vid bolagsstämma Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Ja Bolagsstämman antog moderbolagets nya ägardirektiv. Granskningen visar vidare att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

16 bolagsordningen. Styrelsen godkände en skriftlig arbetsordning för styrelsen jämte VD-instruktion. 5.3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Av skriftligt svar framgår att bolaget går in i en ny fas, från att ha varit ett traditionellt fastighetsförvaltande bolag, till ett bolag med tydligare samhällsbyggande funktion. Ett flertal bostadsprojekt pågår och ett tiotal projekt ligger i planeringsfasen. I mars 2017 tillträdde bolagets nuvarande VD. Infasning av ny VD uppges ha medfört att vissa andra åtaganden har nedprioriterats. Bolaget uppger att det finns en utmaning gällande att nå målet för nybyggnation. Bolaget har arbetat utifrån en prognos om att 120 lägenheter per år byggs över en längre period. Vid intervju med VD och styrelse framgår dock att denna siffra inte väntas uppnås. Det uppges finnas en utmaning i att få in anbud för byggprojekt på grund av stor efterfrågan i byggbranschen. Vidare finns en risk för högre räntenivåer vilket påverkar bolaget och dess möjlighet att nå målet för nybyggnation. Utmaning finns även i att bolaget ska leva upp till ägarkraven avseende soliditet och avkastning parallellt med bostadsbyggandet. Bolaget uppger att det finns behov av antingen ägartillskott eller avyttringar för att kunna nå målet för nybyggnation och samtidigt klara soliditetskravet. Enligt bolaget har en dialog med Kvarnfallet inletts avseende kraven avseende soliditet och avkastning i förhållande till möjligheten till nybyggnation. I halvårsuppföljningen till kommunstyrelsen framgår att bolaget förväntar sig ett negativt resultat om 11 mnkr för helåret. Resultatet uppges bero på ytterligare nedskrivning om cirka mnkr i bolagets innerstadsprojekt. I Mölndalsbostäders affärsplan beskriver bolaget de risker som anses vara mest väsentliga: Höga kostnader för nyproduktion och underhåll Utanförskap i samhället Planprocessen tar lång tid Byggbar mark saknas Politisk risk avseende exempelvis skattereformer 5.4 Intern kontroll Mölndalsbostäder upprättar årligen en internkontrollplan samt riskanalys. Resultatet av det interna kontrollarbetet redovisas till styrelsen i slutet av varje verksamhetsår. Vid tillfället för intervjun i oktober var internkontrollplan för 2017 ännu inte framtagen. Av skriftliga svar framgår att processen kring riskanalys och internkontroll varit oförändrad under 2017 avseende att internkontrollarbetet inklusive framtagande av internkontrollplan genomförs sent under året. En förklaring till detta för 2017 uppges 5

17 vara infasning av ny VD. I svaren uppger bolaget att det avser fastställa riskanalys och internkontroll i början av räkenskapsåren från och med Mölndalsbostäder AB är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO och OHSAS En viktig målsättning med den interna kontrollen är att säkerställa att bolaget får behålla dessa certifieringar. Bolaget arbetar med riskanalys ur flera perspektiv. Riskanalyserna dokumenteras i olika rapporter och policydokument. I skriftlig rapportering har bolaget delat in sina risker i tre kategorier rörelserisk (t.ex. vikande efterfrågan), politisk risk (t.ex. justeringar av fastighetsskatt) och finansiell risk (t.ex. kreditrisk). Dessa riskområden kommenteras och bedöms i rapporteringen. Bolagets finansiella risker definieras i den finanspolicy som senast reviderades av styrelsen I finanspolicyn framgår hur riskhantering ska ske avseende finansiella risker, men även operativa risker kopplade till ansvarsfördelning och handläggning mellan VD och ekonomichef. Finanspolicyn beskriver även ansvarsfördelningen mellan styrelsen och finansfunktionen. 5.5 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har brutit ner ägarens mål och direktiv genom att anta en bolagsspecifik affärsplan. I affärsplanen för perioden beskrivs övergripande mål och strategiska nyckeltal för bolaget. Dessa utgår från de övergripande perspektiven; kund, medarbetare, fastighet och ekonomi. Arbetet med att ta fram affärsplanen sker kontinuerligt och involverar såväl personal som ledningsgrupp och styrelse. I affärsplanen anges de strategiska nyckeltal som bolaget har som fokus fram till och med För att nå ovan nämnda mål och nyckeltal, styr och planerar bolaget sin verksamhet utifrån en modell som bolaget kallar balanserad styrning. I den balanserade styrmodellen fastställs övergripande mål och strategier utifrån de fyra perspektiven av kund, medarbetare, fastighet och ekonomi. Målen bryts sedan ner till avdelningsnivå för att i nästkommande led brytas ner till individnivå. Uppföljning av målen i styrkortet sker enligt rutiner som anges i internkontrollplanen. Av bolagets affärsplan framgår hur bolaget avser att bidra till tio av kommunfullmäktiges mål i Vision VD och styrelse uppger att styrmodellen medför betänksamheter avseende hur bolaget kan bidra till måluppfyllelse på bästa sätt. Bolaget uppger att arbetet med fullmäktiges mål kan utvecklas exempelvis avseende hur målen ska brytas ner. 5.6 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet VD och ekonomichef rapporterar löpande både skriftligt och muntligt till styrelsen. Rapporteringen inkluderar ekonomiska uppföljningar och prognos, måluppfyllelse, uthyrningsfrågor, personalförsörjning samt uppföljning av bolagets interna kontroll. 6

18 Därtill sker löpande information på styrelsemöten kring aktuella händelser och avvikelser. Presidiet uppger att den löpande rapportering som sker på styrelsemötena är fungerande. Dokumenterad redogörelse utifrån uppfyllelse av ägardirektivet har genomförts av VD i samband med halvårsuppföljningen till kommunstyrelsen Strategiska frågor och uppföljning av måluppfyllelse utifrån affärsplanen behandlas vid årliga styrelsekonferenser. Flera mål i affärsplanen, såsom god service, synlig soliditet på lägst 15 procent och en direktavkastning på lägst 4 procent (driftsnetto) grundar sig på de uppdrag som stipuleras i ägardirektivet. För 2017 förväntas soliditetsmålet nås. Däremot kommer bolaget inte att nå ägardirektivets avkastningskrav. VD och styrelse menar att det inte finns förutsättningar att efterleva avkastningskravet och att även ägaren är medveten om detta. Vid intervju med styrelse och VD framgår att bolaget eftersträvar en tätare dialog med koncernen angående avkastningskravet. Mölndalsbostäder har i uppdrag av kommunen att bygga äldreboenden och LSSboenden. Bolagets arbete med Kvarteret Hajen och Trygghetsboendet i Bifrost befinner sig i slutfasen. Vidare framgår att två LSS-boenden med inflyttning under 2018 är under uppförande. I samma rapport uppges att samarbetet med staden har intensifierats avseende ytterligare LSS-bostäder under de kommande sex åren. Vid intervju med VD och styrelse framgår att det kvarstår otydligheter avseende ansvarsfördelning mellan bolagets ansvar för lokalförsörjning och stadens ansvar för det. Av intervju med styrelse och VD framgår att det finns fortsatt behov av att utveckla dialogen med Kvarnfallet. Detta behov fanns även vid föregående års granskning. Styrelse och VD uppger att behov av ökad dialog med moderbolaget finns för bland annat frågor som avkastningskrav, koncernbidrag och avseende när bolaget ska återrapportera ärenden till kommunfullmäktige. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att affärsplanen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vi bedömer att bolaget har genomfört ett till stora delar ändamålsenligt arbete med riskanalys och dokumentation av denna. Vi bedömer också att bolaget har en väl fungerande process avseende intern kontroll som finns dokumenterad i en internkontrollplan. Planen tar hänsyn till bolagets verksamhetsprocesser, identifierade risker och riskbedömningar samt tydliggör kontrollåtgärder med kontrollansvarig, uppföljningsrutiner samt avvikelsehantering. Vi bedömer dock att arbetet med riskanalys och internkontrollplan i likhet med föregående år ägt rum så sent under året att det inte kunnat utgöra grund för verksamheten innevarande år. 7

19 Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett huvudsakligen ändamålsenligt sätt och att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är i huvudsak är tillräcklig. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Tillse att riskanalys och internkontrollplan fastställs i början av året för att säkerställa att kontroller genomförs under innevarande år. Verka för en utökad formell samverkan med Kvarnfallet. Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 8

20

21 Granskningsredogörelse 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 MölnDala Fastighets AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

22 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

23 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive 2

24 bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med Aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 3

25 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument MölnDala Fastighets AB (MölnDala) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet. Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, utse bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunfullmäktige Enligt bolagsordningen har MölnDala till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals stad förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter eller byggrätter med bostäder, lokaler eller därtill hörande kollektiva anordningar. Ändamålet med bolaget är att främja bostadsförsörjning, infrastruktur och allmän stadsutveckling av Mölndals stad. Bolagets verksamhet och inriktning beskrivs i ägardirektivet som fastställdes av Kvarnfallets styrelse Ägardirektivet slår fast att MölnDala äger Forsåkersområdet och har i uppdrag att utveckla området som helhet. Uppdraget kan omfatta även angränsande områden som har betydelse för den framtida stadsdelen om staden så bestämmer. Bolaget ansvarar för hela områdets förvaltning. Arbetsordning för styrelsen fastställdes senast av styrelsen VD-instruktionen reviderades senast av styrelsen Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 I tabell 1 redovisas resultaten av formaliagranskningen. 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

26 Tabell 1. Resultat av formaliagranskning MölnDala Fastighets AB Ägardirektiv antaget vid bolagsstämma Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Ja Bolagsstämman antog moderbolagets ägardirektiv. Granskningen visar att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Styrelsen godkände en skriftlig arbetsordning för styrelsen och en VD-instruktion. 5.3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Kommunfullmäktige antog ny bolagsordning för MölnDala. Bakgrunden till att en ny bolagsordning utarbetats är att bolaget ingått ett anslutningsavtal med Johanneberg Science Park år Bolaget förvärvade aktier till ett värde av kr som en följd av det ingångna anslutningsavtalet. I föregående bolagsordning framgick inte att bolaget hade som föremål för verksamheten att förvärva, äga eller förvalta aktier. I den nya bolagsordningen finns en skrivelse som innebär att bolaget medges äga aktier och andelar i företag som är förenliga med bolagets ändamål. Bolagets främsta risker på kort sikt är kopplade till genomförandet av detaljplaner för Forsåker. Kommunfullmäktige beslutade 2016 att godkänna planprogrammet för Forsåker. Det finns en rad faktorer som påverkar hur, när och om de två detaljplanerna 4 kommer kunna genomföras. Detaljplan för Forsåker östra har vid intervjutillfället varit på samråd med 32 yttranden som resultat. Alla yttranden har fördelats till flertalet arbetsgrupper för att säkerställa att samtliga yttranden hanteras. Det nya arbetssättet med grupper uppges av VD och styrelse bidra till att säkerställa kvalitet i hanteringen av yttranden. Enligt VD och styrelse är en risk att detaljplanearbetet kan ta lång tid. En risk avser en miljödom från Mark- och miljödomstolen för Mölndalsån. Utan en miljödom kan detaljplanerna inte vinna laga kraft. Vid intervju framkommer att det finns ett nytt vattendirektiv i EU vilket för bolaget innebär att vattendragets kvalitet inte får försämras i samband med byggnation. Vid intervjutillfället i oktober 2017 fanns en förhoppning från bolaget om att miljödomen skulle komma i början av Detaljplan 1 avser den östra delen av området och detaljplan 2 avser området kring järnvägen. 5

27 En annan risk för bolaget avser konjunkturen inom bostadsmarknaden. Vid lågkonjunktur uppges dock bolaget kunna justera sina infrastrukturkostnader vilka enligt uppgift utgör 80 procent av bolagets kostnader. Av rapport till kommunstyrelsen framgår att bolaget ser en för låg täthet i stadsdelen som en fortsatt risk. Tätheten påverkas bland annat av vad detaljplanerna medger samt den pågående spårstudien. Risk realiseras i fall då detaljplanen inte medger det antalet våningar som är påtänkt eftersom bruttoarean då minskar. Trafikverkets spårstudie för Götalandsbanan samt studien av knutpunkten Mölndalsbro pågår fortfarande. Resultatet av spårstudien kommer att ha inverkan på detaljplan två som angränsar till spårområdet. Av VD och styrelse framgår att bolagets största risk på längre sikt utgörs av betalningsviljan för byggrätterna. Enligt bolaget finns flera omvärldsfaktorer som påverkar betalningsviljan som bolaget även löpande följer och utvärderar. Av intervju med bolaget framgår även att det finns viss risk för att konsortiemedlemmarnas 5 intressen och planer drar åt olika håll. Det är enligt bolaget viktigt att konsortiet är överens om mål och planer samt att förväntningarna på området är tydliga. För att större samstämmighet bland medlemmar ska råda har en gemensam vision arbetats fram för projektet. Enligt uppgift ska VD därtill träffa respektive medlem i konsortiet för att i förebyggande syfte säkerställa en gemensam vision för projektet. 5.4 Intern kontroll Av protokoll framgår att VD och projektledare löpande rapporterar till styrelsen om verksamheten. Där ingår rapportering av utmaningar i verksamheten. Det uppges att riskanalyser genomförs löpande i samband med framtagandet av exploateringskalkyler. Det uppges även vid intervju att bolaget har en god intern kontroll i respektive process eller projekt. Bolaget saknar dock en samlad riskanalys där risker identifieras och värderas. Därtill saknar bolaget en dokumenterad internkontrollplan. 5.5 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 MölnDala har brutit ner stadens vision och mål samt ägarens direktiv genom att anta bolagsspecifika styrdokument i form av en affärsplan och en vision. Affärsplanen innehåller en sammanfattning av bolagets affär och affärens dynamik i förhållande till omvärldsfaktorer. I föregående års granskning konstaterades att planen saknar preciseringar av mål och mätetal samt aktivitetsplaner som tydliggör hur målen ska uppnås. Av intervju framgår att bolaget inte har följt upp eller reviderat den affärsplan som antogs 2015 och att denna behöver revideras. Det framkommer att planen bland annat är i behov av att konkretiseras. 5 Konsortiet består, tillsammans med MölnDala Fastighets AB, av sju företag verksamma inom bland annat fastighet, bostad, byggnation och anläggning. 6

28 5.6 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Ägardirektivet reviderades senast Bolaget lämnar årligen en verksamhetsrapport till kommunstyrelsen. I rapporten redogörs för efterlevnad av ägardirektivet utifrån bolagets ändamål samt ekonomiskt resultat. I rapporten redogörs också för nya satsningar, affärsmöjligheter och riskexponering. Den senaste rapporten redovisades för kommunstyrelsen I dagsläget sker verksamhetsrapportering från VD till styrelsen kontinuerligt, samt vid större avvikelser. Mer omfattande återrapportering sker i samband med kvartalsrapport, som även inkluderar en ekonomisk prognos. Kvartalsrapporterna innehåller ingen rapportering avseende måluppfyllelse utifrån det kommunala ändamålet och stadens Vision Sammanfattande bedömning och rekommendationer Utifrån granskningens syfte och frågeställningar är vår sammanfattande bedömning att bolaget i huvudsak säkerställt styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vi bedömer dock fortsatt att bolagets uppdrag bör konkretiseras i en verksamhetsplan med mätbara mål, mätetal och aktiviteter som synliggör hur intentionerna med ägardirektivet ska uppnås. En verksamhetsplan är av särskild betydelse då bolaget framöver kommer att fortsätta expandera, vilket ställer ökade krav på en tydlig och väl fungerande långsiktig planering och uppföljning. För att stärka den systematiska interna styrningen och kontrollen bedömer vi att bolaget bör utarbeta en struktur för intern kontroll som grundar sig på en systematisk riskanalys och dokumentation av densamma. Med undantag för ovan är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Upprätta en verksamhetsplan eller motsvarande som verktyg för planering, uppföljning och kontroll av verksamheten samt för att säkerställa att ägarens mål och uppdrag efterlevs. Utarbeta en struktur för internkontroll där risker identifieras, hanteras och följs upp samt att detta arbete dokumenteras. 7

29 Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 8

30

31 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Mölndal Energi AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

32 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Intern kontroll Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

33 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen till Kvarnfallet Mölndal AB har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möte med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad

34 Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndal Energi AB (Mölndal Energi) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Mölndal Energi AB äger även dotterbolaget Mölndal Energi Nät AB. De två bolagen utgör tillsammans koncernen Mölndal Energi. Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen är antagen i kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att köpa, producera samt distribuera och sälja energi, att äga och förvalta fast och lös egendom som krävs för verksamheten, att äga aktier och andelar i företag med i förhållande till bolaget förenlig verksamhet samt att idka med bolaget annan förenlig verksamhet. Ägardirektiv för bolaget är fastställt av Kvarnfallets styrelse Enligt ägardirektivet ska bolaget bland annat: - Driva sin verksamhet på affärsmässiga grunder och till långsiktig nytta för kunder och samhälle. - Ha ett aktivt miljöarbete och kunna bistå kunder i energieffektiviseringsarbete och erbjuda kunder möjligheten att bidra med egen produktion av solcellsel. - Aktivt delta i stadens planering för hantering av extraordinär händelse och skydd mot olyckor. - Eftersträva att självfinansiera normal expansion och utveckling. - Såsom stadens fackorgan i energifrågor erbjuda staden sina tjänster i form av exempelvis energirådgivning och miljömålsformulering. 3

35 5.2 Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 I tabell 1 redovisas resultaten av formaliagranskningen. Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Mölndal Energi AB Ägardirektiv och ägarpolicy antagna vid bolagsstämma Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Ja Bolagsstämman antog moderbolagets nya ägardirektiv. Granskningen visar vidare att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Styrelsen godkände vid sammanträdet en skriftlig arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion. 5.3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Av intervju med styrelse och VD uppges elhandel utgöra en betydande risk för bolaget. Som energibolag utsätts Mölndal Energi för risker av prisförändringar för el och elcertifikat samt volymrisk i samband med elhandel. Priset på elcertifikat uppges vara lågt 2017 vilket påverkar koncernens resultat negativt med upp till 20 mnkr. Av skriftliga svar framgår att bolaget arbetar kontinuerligt med att öka marginalerna i elhandeln. Riskpolicyn för elhandeln revideras minst en gång per år av styrelsen. Bolagets senaste revidering av riskpolicyn ägde rum Bolaget har en anställd controller som mäter och rapporterar de risker som bolagets elhandel utsätts för. Om bolaget bedömer att en upptäckt risk innebär en potentiell resultatpåverkan på 1 mnkr ska riktlinjer upprättas som tydliggör hur risken ska 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

36 hanteras. Styrelse och VD uppger att 2018 och 2019 blir en ekonomisk utmaning för bolaget. Innehavet av dotterbolaget Mölndal Energi Nät AB innebär samtidigt en riskspridning som bidrar till att lindra bolagets ekonomiska utmaning kommande år. Politiska beslut är en annan risk som styrelse och VD ser för bolaget. Politiska beslut innebär en kontinuerlig risk för bolaget då energimarknaden påverkas av politiska beslut på nationell och internationell nivå. Ett exempel på politisk risk är energiöverenskommelsen 2016 vilken enligt styrelse och VD missgynnar bolaget. En anledning till att överenskommelsen missgynnar bolaget uppges vara att 18 TWh ny elproduktion ska understödjas med ekonomiska subventioner vilket befaras leda till överskottsproduktion. Detta framgår av bolagets rapport till kommunstyrelsen Under året har förhandling med Sumer AB ägt rum, vilket resulterat i ett affärsupplägg. Avtalet syftar för Mölndal Energis del till att bibehålla eller öka antalet kunder till bolaget. Av avtalet framgår att Mölndal Energi ska ta ett större ansvar för att bibehålla de av Sumers medlemmar som redan är kunder hos bolaget. I samband med moderbolaget Kvarnfallets bolagsdag invigde Mölndal Energi sin fjärrkyleanläggning i Berget, Mölndal. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget bryter ner ägarens direktiv i bolagsspecifika styrdokument i form av affärsplan, budget och investeringsplan. Bolaget bryter inte ner kommunfullmäktiges mål i sina styrdokument. Enligt bolaget finns inget behov av att bryta ner målen, eftersom de affärsmässiga målen anses väl kopplade till kommunfullmäktiges mål. Inom ramen för granskningen har det inte varit möjligt att verifiera affärsmålens koppling till kommunfullmäktiges mål 4. Enligt intervju med VD och styrelse bidrar bolaget främst till fullmäktiges fokusområde i Vision 2022 En hållbar stad där vi växer och mår bra samt fullmäktiges mål om att Mölndals miljö- och klimatarbete ska stärkas för att tillförsäkra Mölndalsborna en hälsosam och god miljö. Ett miljömål som omnämns är att bolaget ska vara fossilfritt Det kraftvärmeverk som byggdes 2009, Riskulla kraftvärmeverk, uppges ha medfört att bolagets fossila utsläpp reducerats väsentligt. Utifrån budgeten upprättar VD upprättar en mer detaljerad affärsplan som fastställs av företagsledningen. Styrelsen beslutar indirekt om sammanfattningen av affärsplanen i samband med beslut om den årliga budgeten. Nuvarande affärsplan omfattar perioden Utifrån den övergripande affärsplanen upprättar affärsområdescheferna egna planer och bryter ned dessa i verksamheterna. Affärsplanerna har enligt VD sin utgångspunkt i de uppdrag som anges i ägardirektivet samt övergripande styrdokument såsom bolagsordning, bolagets vision, affärsidé, strategier och kritiska framgångsfaktorer. Därtill har bolaget tagit fram ett övergripande styrkort som omfattar samtliga affärsområden. Styrkortet har delats upp i områdena finans, kund/omvärld, medarbetare, processer samt utveckling och förnyelse. 4 Bolaget har som princip att inte lämna ut affärsplaner. Särskilt granskning av affärsplaner hos bolaget har inte utförts inom ramen för basgranskningen. 5

37 Bolaget använder sig av en företagsanalysmodell som kallas MOVE (Modell för Verksamhetsutveckling) och utgör en del av affärsplanen. Arbetet med MOVE leds och utförs av bolagsledningen. VD ansvarar för att arbetet sker årligen. Styrelsen är delaktig vid framtagandet av MOVE-analyserna som genomförs i samband med de årliga strategiseminarierna. MOVE-modellen är bolagets verksamhetsstyrnings- samt målstyrningsprocess med ett årshjul som innehåller planerade aktiviteter samt uppföljningar. MOVE-analyser för de nästkommande fyra åren antas årligen för samtliga affärsområden. Analyserna ligger till grund för den strategiska inriktningen fram till Intern kontroll Koncernen Mölndals Energi har ett integrerat ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö och är certifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och OHSAS Intern revision genomförs främst med fokus på ledningssystemet och inom de områden som ISO- och OHSAS-certifieringarna kräver. Inom dessa områden blir bolaget granskat av externa revisorer två gånger per år. Styrelsen delges information avseende resultatet av genomförda revisioner. I ledningssystemet återfinns bolagets samtliga processer. Kontroller finns inbyggda i ledningssystemets alla delar. Av intervju framgår att det i samband med framtagande av affärsplanen sker en genomgång samt dokumentation av bolagets mest väsentliga risker samt hur dessa bör hanteras. I MOVE återfinns processbeskrivningar avseende bolagets mest väsentliga processer samt tillhörande risker och kontroller. 5.6 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Bolagets VD lämnar till varje styrelsesammanträde en ekonomisk uppföljning. Dessutom lämnas en rapport om väsentliga händelser, avvikelser och risker i verksamheten. Arbetet utifrån styrelsens mål återrapporteras i form av avvikelser. Resultatrapporter bryts ned på affärsområdesnivå så att styrelsen ska kunna bedöma var i verksamheten avvikelser uppstår. Koncernen har också kvartalsvis mer detaljerad uppföljning med tillhörande styrelsemöten. Den kvartalsvisa uppföljningen, inklusive VD-rapport och ekonomisk uppföljning är mer ingående vad avser eventuella avvikelser mot lagda planer och ger också en översiktlig rapportering av det som följer lagda planer. Här har också styrelsen en möjlighet att ställa frågor kring och således övervaka efterlevnaden gentemot ägardirektivet. Varje affärsområde diskuteras också specifikt med styrelsen i samband med att MOVE-analyserna gås igenom. Likt övriga bolag i staden rapporterar bolaget en gång om året till kommunstyrelsen bland annat med fokus på arbetet utifrån ägardirektivet. Av rapporten framgår att bolaget har infört en ny stödjande aktivitet i koncernen för att bättre organisera, dokumentera och samplanera bolagets arbete visavi Mölndals stad, Kvarnfallet, systerbolagen samt andra centrala aktörer som verkar i Mölndal. Vidare framgår att enheten Stab Ekonomi bistår VD med uppföljning avseende efterlevnad av ägardirektivet. 6

38 Av intervju framgår att styrelse och VD efterfrågar en mer aktiv ägarstyrning från Kvarnfallet. Vidare efterfrågas ytterligare forum för dialog, såsom sittningar tillsammans med moderbolaget. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att bolagets ledningssystem och den övergripande affärsplanen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vår bedömning är fortsatt att målstyrningen utifrån kommunens vision uppvisar brister och kan utvecklas genom att systematiskt bryta ned fullmäktiges fastställda mål i bolagets styrdokument samt följa upp i vilken utsträckning målen verkställs. Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Utveckla målstyrningen utifrån stadens vision genom att systematiskt bryta ned och följa upp fullmäktiges fastställda mål. Fortsatt verka för utökad dialog med ägaren Kvarnfallet. Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 7

39

40 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Mölndal Energi Nät AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

41 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat... 3 Grundläggande styrdokument... 3 Formaliagranskning... 3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Intern kontroll... 5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 6

42 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive 2

43 bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Mölndal Energi Nät AB (Mölndal Energi Nät) ingår i koncernen Mölndal Energi. Mölndal Energi Nät är ett helägt dotterbolag till Mölndal Energi AB, som i sin tur ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, utseende av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen är antagen i kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att svara för nätverksamhet för el, att äga och förvalta fast och lös egendom som krävs för verksamheten samt att äga aktier och andelar i företag med i förhållande till bolaget förenlig verksamhet. Ägardirektiv för bolaget är fastställt av Mölndal Energi AB och daterat Av ägardirektivet framgår att bolaget skall svara för nätverksamhet för el samt idka med elnät annan förenlig verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet i tillämpliga delar följa de övergripande strategibeslut och styrdokument som kommunfullmäktige antagit. Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 1 1 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3

44 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 2 I tabellen nedan redovisas resultaten av formaliagranskningen. Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Mölndal Energi Nät AB Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Granskningen visar att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Styrelsen godkände vid sammanträdet en skriftlig arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 En risk för bolaget innefattar en rapport från Energimarknadsinspektionen om nya regler för elnätsföretagen för perioden Rapporten var på remiss fram till Av intervju framgår att bolagets ledning är inställd på att agera från eventuellt beslut utifrån rapporten när besluten gjorts kända. Av intervju framgår att bolaget bedöms leverera ett ekonomiskt överskott under 2018 och 2019 vilket uppges ska bidra till att lindra de ekonomiska utmaningar moderbolaget förväntar sig under samma period. Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget bryter ner ägarens direktiv i bolagsspecifika styrdokument i form av affärsplan, budget och investeringsplan. Utifrån budgeten upprättar VD en mer detaljerad affärsplan som fastställs av företagsledningen. Styrelsen beslutar indirekt om sammanfattningen av affärsplanen i samband med beslut om den årliga budgeten. Nuvarande affärsplan omfattar perioden Utifrån den övergripande affärsplanen upprättar affärsområdescheferna egna planer och bryter ned dessa i verksamheterna. Affärsplanerna har enligt VD sin utgångspunkt i de uppdrag som anges i ägardirektivet samt övergripande styrdokument såsom bolagsordning, bolagets vision, affärsidé, strategier och kritiska framgångsfaktorer. Därtill har bolaget ett övergripande styrkort som omfattar samtliga affärsområden. Styrkortet har delats upp i områdena finans, kund/omvärld, medarbetare, processer samt utveckling och förnyelse. 2 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

45 Bolaget använder sig av en företagsanalysmodell som kallas MOVE (Modell för Verksamhetsutveckling) och utgör en del av affärsplanen. Arbetet med MOVE leds och utförs av bolagsledningen. VD ansvarar för att arbetet sker årligen. Styrelsen är delaktig vid framtagandet av MOVE-analyserna som genomförs i samband med de årliga strategiseminarierna. MOVE-modellen är bolagets verksmhetsstyrnings- samt målstyrningsprocess med ett årshjul som innehåller planerade aktiviteter samt uppföljningar. MOVE-analyser för de nästkommande fyra åren antas årligen för samtliga affärsområden. Analyserna ligger till grund för den strategiska inriktningen fram till Intern kontroll Koncernen Mölndals Energi har ett integrerat ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö och är certifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och OHSAS Intern revision genomförs främst med fokus på ledningssystemet och inom de områden som ISO- och OHSAS-certifieringarna kräver. Inom dessa områden blir bolaget granskat av externa revisorer två gånger per år. Styrelsen delges information avseende resultatet av genomförda revisioner. I MOVE återfinns processbeskrivningar avseende bolagets mest väsentliga processer samt tillhörande risker och kontroller. Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Bolagets VD lämnar till varje styrelsesammanträde en ekonomisk uppföljning. Det lämnas även en rapport om väsentliga händelser, avvikelser och risker i verksamheten. Arbetet utifrån styrelsens mål återrapporteras när avvikelser uppstår. Resultatrapporter bryts ned på affärsområdesnivå så att styrelsen ska kunna bedöma var i verksamheten avvikelser uppstår. Koncernen har också kvartalsvis mer detaljerad uppföljning med tillhörande styrelsemöten. Den kvartalsvisa uppföljningen, inklusive VD-rapport och ekonomisk uppföljning är mer ingående vad avser eventuella avvikelser mot lagda planer och ger också en översiktlig rapportering av det som följer lagda planer. Här har också styrelsen en möjlighet att ställa frågor kring och således övervaka efterlevnaden gentemot ägardirektivet. Varje affärsområde diskuteras också specifikt med styrelsen i samband med att MOVE-analyserna gås igenom. Likt övriga bolag i staden rapporterar bolaget en gång om året till kommunstyrelsen bland annat med fokus på arbetet utifrån ägardirektivet. Rapportering av Mölndal Energi Näts verksamhet sker genom moderbolagets rapport. Av rapporten till kommunstyrelsen per framgår att bolaget har fortsatt hög tillgänglighet i elnätet och med detta få avbrott. Vidare redovisas en positiv resultatutveckling med en prognos över budget för helåret. Av intervju framgår att styrelse och VD efterfrågar en mer aktiv ägarstyrning från Kvarnfallet. Vidare efterfrågas ytterligare forum för dialog, såsom sittningar tillsammans med moderbolaget. 5

46 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att bolagets ledningssystem och den övergripande affärsplanen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vår bedömning är fortsatt att målstyrningen utifrån stadens vision kan utvecklas ytterligare genom att systematiskt bryta ned fullmäktiges fastställda mål i bolagets styrdokument samt följa upp i vilken utsträckning målen verkställs. Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett huvudsakligen ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Utveckla målstyrningen utifrån stadens vision genom att systematiskt bryta ned och följa upp fullmäktiges fastställda mål. Fortsatt verka för en utökad dialog med Kvarnfallet. Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 6

47

48 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Gunnebo slott och trädgårdar AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

49 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

50 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

51 Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möte med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Gunnebo slott och trädgårdar AB (Gunnebo) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen är fastställd av kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att vårda och utveckla det kulturarv som Gunnebo slott och trädgårdar utgör och erbjuda upplevelser och aktiviteter till ett brett fält av intressenter såsom allmänhet, näringsliv, kulturturism och utbildningsväsende samt idka annan därmed förenlig verksamhet. Bolagets verksamhet och inriktning beskrivs i ägardirektivet som fastställdes av Kvarnfallets styrelse Utöver vad som framgår om ändamålet med verksamheten i bolagsordningen slår ägardirektivet också fast att Gunnebo ska bidra till arbetet med att utveckla besöksnäringen i staden. Styrelsens arbetsordning är fastställd av bolagsstyrelsen vid sammanträdet

52 VD-instruktion är undertecknad av styrelseordförande och VD Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 I tabell 1 redovisas resultaten av formaliagranskningen. Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Gunnebo slott och trädgårdar AB Ägardirektiv antaget vid bolagsstämma Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Nej Ja Ja Ja Bolagsstämman har inte antagit det ägardirektiv som fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Granskningen visar att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Bolaget har upprättat skriftlig arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion i samband med styrelsesammanträde Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Bolaget har under året arbetat med att upprätta en utvecklingsplan för åren vilken syftar till att ta fram och tydliggöra möjliga inriktningar för bolagets framtida verksamhetsmässiga och ekonomiska utveckling. Utvecklingsplanen utarbetas mot bakgrund av att moderbolaget aviserat om minskat koncernbidrag till bolaget framöver. Utvecklingsplanen är vid granskningstillfället ett arbetsmaterial och kan komma att förändras. Utvecklingsplanen är per 31 augusti 2017 indelad i fem utvecklingsområden som ska syfta till hållbar tillväxt, samhällsnytta och till en 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

53 långsiktigt sund ekonomi för bolaget. Utvecklingsområdena i planen är besökslantgård, från jord till bord, platsen för lärande, läkande landskap samt hotell och möten. Bland frågorna som utvecklingsplanen ska adressera återfinns bolagets säsongsberoende. Vid intervju framgår att fem månaders verksamhet står för bolagets huvudsakliga intäkter under ett helår. Det uppges vara väsentligt för bolaget att bli mindre säsongsberoende. Av intervju framgår även att dialog sker med Kvarnfallet kring utvecklingsplanen. Bolaget har under 2016 sagt upp avtal med kultur- och fritidsförvaltningen avseende hyresavtal för upplåtelse av nödvändiga lokaler och erforderliga markområden för ridverksamhet. Skäl till uppsägning är enligt uppgift att avtalet inte följs avseende rastoch beteshagar. Bolaget har under 2017 tecknat ettåriga avtal för 2018 och Av protokoll från framkommer att bolaget fortsätter arbetet enligt utvecklingsplanen i de delar som inte kräver större investeringar. Under 2015 konstaterades allvarliga skador på slottets södra fasad. Under 2015/2016 restaurerades den södra fasaden. Under 2017 har slottets västra och norra fasader restaurerats. Det pågår även restaurering av slottets östra fasad som beräknas vara klar En plan har sedan tidigare tagits fram för restaureringen. Arbetet med restaurering uppges fortlöpa enligt plan. Projektering för restaurering och omhändertagande av slottets interiörer pågår. Bolaget har beviljats medel om 15 mnkr för arbetet med fasaderna och för projektering av slottets interiör. Rekonstruktion av slottets orangeri har fortlöpt under året. Verksamhet är påbörjad och allmänheten har bland annat erbjudits orangerivisningar vid nio tillfällen under Säkerhet är en utmaning för bolaget. Av styrelseprotokoll från framgår att det finns ett behov av investering i inbrottslarm på befintliga byggnader på området. Behovet uppges avse både uppdatering av befintliga larm samt nyinstallation av larm. Styrelsen beslutade på samma sammanträde ansöka om medel hos kommunen för detta. Det framgår också att bolaget tillsammans med Mölndals Parkering AB ser över möjliga lösningar för att minska inbrottsrisken på parkeringar vid slottet. Bolaget har sedan 2006 det operativa ansvaret för kommunens turism och kommunens turistbyrå är förlagd till Gunnebo slott och trädgårdar. Styrelse och VD upplever fortsatt otydlighet från kommunens sida om bolagets roll i turismuppdraget. Otydligheter uppges bland annat finnas för vilka beslut som bolaget respektive kommunen bör fatta inom ramen för turismuppdraget. 5.4 Intern kontroll Styrelsen beslutar årligen om en intern kontrollplan. Planen rapporteras löpande vid styrelsemöten. Den interna kontrollplanen för 2017 är daterad maj Av planen framgår att intern kontrollarbetet ingår i den årliga verksamhetsplaneringen. Varje verksamhetsansvarig chef ansvarar för att planeringen omfattar åtgärder inom områdena administrativ kontroll och redovisningskontroll. Vidare framgår att en lokal 5

54 risk- och väsentlighetsanalys ska utgöra grund för kontrollåtgärderna. Av planen framgår också att VD har ansvar för att rapportera väsentliga avvikelser till styrelsen. Enligt VD behandlas bolagets risk- och väsentlighetsanalys minst två gånger per år avdelningsvis. Genomgång sker av vad som är avklarat och vad som ska göras framåt. Bolaget genomför även löpande skyddsronder. Detta genomförs särskilt ofta för pågående bygg- och rekonstrueringsprojekt, såsom exempelvis renoveringen av orangeriet och slottets fasad. Samtliga aktiviteter dokumenteras. 5.5 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har brutit ner kommunens vision och mål genom att anta bolagsspecifika styrdokument i form av en verksamhets- och affärsplan för Planen antogs vid styrelsesammanträdet I affärsplanen är verksamheterna uppdelade i omhändertagande respektive affärsdrivande verksamheter. Både de omhändertagande och de affärsdrivande verksamheterna styrs utöver affärsplanen också av särskilda skyddsdokument och vårdplaner. I verksamhets- och affärsplanen anges strategiska och operativa mål för verksamheten. Utgångspunkten är de mål och uppdrag som anges i ägardirektivet. De strategiska målen är av beskrivande karaktär och de operativa målen av mer konkret karaktär. I planen anges både gemensamma mål för bolagets verksamheter samt nedbrutna mål för respektive verksamhetsområde. Målen är både långsiktiga och kortsiktiga. I planen finns även skrivning kring bolagets mål och bidrag utifrån stadens vision och fokusområden. Det saknas däremot information om när och hur målen ska följas upp och hur de ska mätas. Det saknas även mätetal utifrån bolagets bidrag till visionen och dess fokusområden. 5.6 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Dokumenterad avstämning av ägardirektivet har skett genom rapport till kommunstyrelsen, daterad Av rapporten framgår hur bolaget ansluter sig till stadens vision och fokusområden samt bolagets arbete och aktiviteter utifrån ägardirektivet. Av styrelsens protokoll framgår att ekonomisk uppföljning sker vid varje styrelsesammanträde. Budgeten följs upp månadsvis av ledningsgruppen och rapporteras till styrelsen. Styrelsen får enligt uppgift verksamhetsuppföljning samt uppföljning av avvikelser och händelser av större vikt vid varje sammanträde. Styrelsen anser att den ekonomiska återrapporteringen samt uppföljningen lever upp till styrelsens krav och förväntningar. Uppföljning mot affärs- och verksamhetsplan görs varje kvartal i ledningsgrupp och styrelsens presidium. Mer detaljerad uppföljning görs halvårsvis. I samband med årsbokslutet genomförs en mer omfattande uppföljning av bolagets verksamhet som dokumenteras och sammanfattas i en verksamhetsberättelse. 6

55 Verksamhetsberättelsen rapporteras till styrelsen och innehåller verksamhetsredovisning samt måluppföljning för målen i verksamhets- och affärsplanen. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. Granskningen visar att bolagsstämman inte har fastställt ägardirektivet för bolaget. Enligt vår bedömning är detta en brist som medför att ägardirektivet inte är bindande. Vi bedömer det som positivt att bolaget under året tagit fram en verksamhets- och affärsplan som tydliggör mål för verksamheterna. Vår bedömning är att planen utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens vision och direktiv. Vi bedömer liksom i föregående års granskning att målstyrningen kan utvecklas genom att tydliggöra hur och när målen ska följas upp och hur de ska mätas. Vi bedömer att styrelsen samt VD är väl insatta i bolagets risker. Vi konstaterar att restaureringsarbete pågår där fortsatt osäkerhet föreligger kring de totala kostnaderna. Vi bedömer mot bakgrund av detta att det är viktigt för styrelsen att noga följa utvecklingen i pågående projekt. Vi konstaterar att bolaget är beroende av koncernbidrag och att flera ekonomiska risker föreligger. Dessa risker innefattar, men avgränsas inte till, minskade koncernbidrag och bolagets säsongsbundenhet. Vi ser positivt på att bolaget arbetar med en utvecklingsplan mot bakgrund av ovan. Vi ser det däremot som väsentligt att styrelsen även fortsättningsvis aktivt arbetar med och följer upp bolagets verksamhetsutveckling. Granskningen visar att dialogen med staden avseende bolagets turismuppdrag kan utvecklas. Vår bedömning är liksom föregående år att Gunnebo tillsammans med ägaren bör arbeta för en ökad tydlighet kring vilket åtagande bolaget har i fråga om att öka turismen i staden. Med undantag för ovan är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Tillse att arbetet med bolagets verksamhetsutveckling fortsätter. Säkerställa att bolagsstämman fastställer gällande ägardirektiv för bolaget. Verka för ökad tydlighet avseende bolagets turismuppdrag från staden. Utveckla målstyrningen genom att tydliggöra hur och när målen ska följas upp 7

56 Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 8

57

58 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Mölndals Parkerings AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

59 Innehåll 1 Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Formaliagranskning Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 7

60 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan: Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

61 Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets VD och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 3

62 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndals Parkering AB (Mölndals Parkering) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunstyrelsen Bolagsordningen anger att Mölndals Parkerings huvudverksamhet ska vara att i samarbete med staden förvärva, anlägga och/eller förvalta mark och anläggningar för parkering inom Mölndals kommun. Bolagets verksamhet bör också omfatta annan med parkering förenlig verksamhet. Bolagets verksamhet och inriktning anges bolagets ägardirektiv som är fastställt av Kvarnfallets styrelse Av ägardirektivet framgår bland annat att bolaget aktivt ska verka för goda och effektiva parkeringslösningar och samordna parkeringsfrågorna med övrig kommunal planering. Bolaget ska erbjuda attraktiva parkeringsmöjligheter med hög kvalitet för att stärka stadens attraktionskraft. Parkering med god tillgänglighet ska erbjudas där den är efterfrågad. Bolaget ska erbjuda parkering nära kollektivtrafikens knytpunkter för att främja hållbart resande. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruktion är fastställd av styrelsen Formaliagranskning I syfte att bedöma i vilken utsträckning bolagets styrdokument följer krav i aktiebolagslagen har formaliagranskning genomförts. Följande aspekter har granskats: om ägardirektivet har antagits av bolagsstämman 1 om antalet styrelseledamöter följer bolagsordningens krav 2 om det finns skriftligt upprättad arbetsordning för styrelsen samt VDinstruktion 3 I tabell 1 på nästa sida framgår resultatet av formaliagranskningen. 1 Nytt ägardirektiv för bolaget fastställdes av moderbolaget Kvarnfallet ABs styrelse Detta ägardirektiv behöver fastställas på respektive dotterbolags årsstämma för att vara bindande enligt aktiebolagslagen. 2 Styrelsen ska enligt bolagsordningen bestå av lägst 3 och högst 11 ledamöter. 3 Styrelsen skall besluta om arbetsordning och instruktion för verkställande direktören. 4

63 Tabell 1. Resultat av formaliagranskning Mölndals Parkering AB Ägardirektiv antaget vid bolagsstämma 2016 eller 2017 Antal ledamöter i enlighet med bolagsordning Skriftlig arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ja Ja Ja Ja Bolagsstämman antog moderbolagets nya ägardirektiv. Granskningen visar vidare att antalet styrelseledamöter överensstämmer med kraven i bolagsordningen. Styrelsen antog en skriftlig arbetsordning för styrelsen samt en VD-instruktion. 5.3 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2017/2018 Tillgänglighet under byggtiden i centrala Mölndal är en fråga bolaget arbetar med återkommande och ses som en utmaning. Under byggtiden har antalet parkeringsplatser minskat med 540 stycken. Vidare ses det som en utmaning att säkerställa tillgänglighet till parkering när centrumprojektet är klart. Bolaget har upprättat en plan för att hantera de aspekter av centrumombyggnationen som påverkar bolaget. Planen följs upp löpande. Vid intervju med styrelse och VD uppges bolaget föra diskussion med handlare och byggherrar kring tillgänglighet. För att öka tillgängligheten under byggtiden har bolaget tagit fram parkeringsytor särskilt avsatta för byggarbetare. Bolaget är med i planeringen av nya områden i kommunen, däribland Mölndals innerstad, Pedagogen park och Forsåkerområdet. En av utmaningarna för bolaget avseende nya områden är att hitta en lämplig parkeringslösning för Forsåkerområdet där det väntas uppstå behov av parkeringsplatser. Bolaget ansvarar även för en kommande nyetablering av parkeringshus i närheten av kommunens innerstad. Det framgår att bolaget under året har arbetat med utveckling och implementation av kundvänliga betalsystem. Under hösten har arbete genomförts med utbyte av samtliga gamla betalautomater till förmån för solcellsdrivna betalautomater. De solcellsdrivna automaterna upphandlades under innevarande år. Bolaget har utöver byte av betalautomater även infört möjligheten att betala via mobilapplikationer. Kompetensförsörjning är en aktuell fråga för bolaget. Bolaget har inte upprättat någon kompetensförsörjningsplan eller genomfört analys av kompetensförsörjningsbehovet. 5

64 Styrelse och VD uppger att kompetensförsörjning ska ingå i arbetet med affärsplan framöver. En långsiktig risk för bolaget är framväxten av förarlösa bilar. Med förarlösa bilar ställs nya krav på parkeringslösningar avseende bland annat dimensionering av parkeringsytor. Vid intervju framgår att förarlösa bilar utgör en risk i avseendet att nutida investeringar riskerar bli mindre användbara om behoven av parkeringsytor förändras. Bilinbrott är ett återkommande riskområde för bolaget. Bolaget uppges arbeta med olika åtgärder för att stävja bilinbrott, däribland rätt ljussättning och växtlighet i och kring parkeringsplatser. Bolaget har även investerat i staket kring ett parkeringshus samt begränsat öppettiderna. Polisen uppges ha fått in färre anmälningar om bilinbrott i samband med åtgärderna kopplade till parkeringshuset. Andra frågor bolaget ser till vad gäller bilinbrott är bland annat bemanning av parkering samt trygghetsvandring i centrala Mölndal. 5.4 Intern kontroll Bolaget har inte upprättat en riskanalys eller internkontrollplan för Bolaget uppges ha arbetat utifrån 2016 års upprättade internkontrollplan under Internkontrollplanen som antogs 2016 hade fokus på inflödet av pengar samt digitala tillstånd. Bolaget genomför uppföljningar utifrån policy- och styrdokument med hjälp av ITverktyg. Riskerna i bolaget uppges ha minskat i och med avsevärt mindre kontanthantering än tidigare. För att identifiera och hantera risker uppges att styrelse och VD gör djupanalyser inför varje projekt som bolaget genomför. Projekten följs sedan löpande upp av styrelsen. Vid intervju framgår att bolaget i låg utsträckning dokumenterar arbetet med riskanalys. 5.5 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Mölndals Parkering har brutit ner ägarens mål och direktiv i en bolagsspecifik affärsplan. År 2015 togs en affärsplan fram för perioden Affärsplanen är framtagen av VD tillsammans med en konsult och behandlades i styrelsen innan den antogs. Affärsplanen uppdateras årligen. Av affärsplanen framgår mål och uppdrag utifrån ägardirektivet samt mål utifrån bolagets vision. I bolagets affärsplan anges att bolaget ska arbeta i enlighet med stadens Vision Däremot sker ingen nedbrytning av hur bolaget ska arbeta utifrån stadens vision och mål. I bolagets rapport till kommunstyrelsen, daterad omnämns hur bolaget arbetar med kommunens Vision 2022 samt med mål antagna av kommunfullmäktige. Av intervju framgår att måluppfyllelsen av kommunfullmäktiges mål inte dokumenteras men diskuteras löpande. 6

65 5.6 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Varje år hålls minst sex styrelsemöten (utöver det konstituerande styrelsemötet). Under styrelsemötena ger bolagets VD en lägesrapport. Dessutom delges styrelsen ekonomisk uppföljning och prognos. Övriga frågor av väsentlig betydelse samt avvikelser återrapporteras löpande. För 2017 kommenteras bolagets mål och uppdrag utifrån ägardirektivet i rapporten till kommunstyrelsen Sammanfattande bedömning och rekommendationer Mölndals Parkering har en affärsplan innehållande mål och aktiviteter som tydliggör hur intentionerna i ägardirektivet ska uppnås samt med koppling till Vision Vi ser positivt på att bolaget använder en affärsplan och bedömer att det ger en god grund för att styra och följa upp bolagets verksamhet. Enligt vår bedömning kan bolaget däremot stärka arbetet med intern kontroll genom dokumenterad riskanalys och internkontrollplan. Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett i allt väsentligt ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt men att bolagets arbete med intern kontroll kan stärkas. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Säkerställa att riskanalys samt internkontrollplan upprättas och utgör grund för verksamheten årligen. Utveckla målstyrningen utifrån stadens vision genom att systematiskt bryta ned och följa upp fullmäktiges fastställda mål. Tillse att en analys och plan för bolagets kompetensförsörjning på lång såväl som kort sikt upprättas. 7

66 Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 8

67

68 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2018 Affärsfastigheter i Mölndal AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

69 Innehåll 1 Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3

70 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen till Kvarnfallet Mölndal AB har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med Aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 2

71 Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. Av rapport till kommunstyrelsen framgår att bolaget är vilande. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg den 14 mars Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 3

72

73 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2018 Mölndal Centrum Byggnads Fastighets AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

74 Innehåll 1 Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3

75 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen 2

76 Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag (Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB och Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och utgjordes av varsin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Mölndals Centrum Byggnads Fastighets AB äger en fastighet, Mölndal Kungsfisken 5. Av centrumbolagens rapport till kommunstyrelsen framgår att fastigheten fortfarande är i bolagets ägo men att ett samarbetsavtal tecknats mellan Mölndals stad och NCC som omfattar bland annat denna fastighet. Avtalet tecknades Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. I en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad framgår att Kvarnfallet Mölndal AB har tecknat avtal med Mölndalsbostäder AB om förvaltning av bolaget. Bolaget har inga anställda. Fakturaflödet hanteras av Mölndalsbostäder AB. Mölndalsbostäder AB fakturerar i sin tur bolaget för nedlagd tid. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. 3

77 Göteborg den 14 mars Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 4

78

79 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2018 Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

80 Innehåll 1 Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3

81 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den granskning som genomförts under året. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 2

82 Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag (Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB och Mölndal Centrum Byggnads Fastighets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och ägde var sin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets ägde en fastighet, Karpen 12. Enligt bolagsordningen har bolaget i uppdrag att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. I en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad framgår att bolaget är vilande. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. 3

83 Göteborg den 14 mars Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 4

84

85 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Mars 2018 Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB Lekmannarevision År 2017 Granskningsredogörelse

86 Innehåll 1 Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3

87 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 2

88 Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Bolaget har tillsammans med Kvarnfallet i Mölndal AB upprättat ett kommanditbolag, Mölndal Centrum Fiskarna KB. Ett kommanditbolagsavtal har slutits mellan de två parterna. Avtalet är antaget av styrelsen vid sammanträdet I kommanditbolaget ingår två fastigheter. Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag (Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB och Mölndal Centrum Byggnads Fastighets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och utgjordes av varsin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Bolaget ägde en fastighet, Koljan 1. Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. I en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad framgår att bolaget är vilande. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. 3

89 Göteborg den 14 mars Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 4

90

91 Granskningsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av lekmannarevisorerna Februari 2018 Faren Fastighets AB Lekmannarevision - År 2017 Granskningsredogörelse

92 Innehåll 1 Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 3

93 1 Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2017 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen till Kvarnfallet Mölndal AB har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll, handlingar och väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 2

94 Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Ägardirektiv finns inte upprättat för bolaget. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Faren Fastighets AB är ett helägt dotterbolag till Mölndalsbostäder AB. Bolaget är vilande och bedriver ingen verksamhet i dagsläget. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg den 22 februari Thomas Edin Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 3