GRÄNSKNINGSRÄPPORT. Till bolagsstämman i Kvamfallet Mölndal AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom

Transkript

1 GRÄNSKNINGSRÄPPORT Till bolagsstämman i Kvamfallet Mölndal AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagsiagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomftrt granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning finns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den 2O 03 0 Claes lsson Thomas Svensson Av kommunfullmäktige Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor utsedd lekmannarevisor

2 Granskningsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av Iekmannarevisorerna Februari 2017 Kvarnfallet Mölndal AB Lekmannarevision Är Granskningsredogörelse EY

3 EY Suildinq a btter workinq woid Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning Övriga upplysningar 7 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 7

4 Wt a bt ter workinq world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagsiagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär all Iekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som Iekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande gtanskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskn ingen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar 2

5 &Bwldinq a better work rq world. Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport all lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 3

6 uifr?q a btter workinq world 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet) är moderbolag i koncernen Kvarnfallet. Bolaget ägs och styrs av Mölndals stad. Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att som moderbolag i en av Mölndals stad helägd koncern, direkt och genom innehav av aktier i av staden eller egna bildade aktiebolag, leda, driva och utveckla verksamheter inom för staden kompetensenliga områden. Bolagets inriktning beskrivs i ägardirektivet, som fastställdes av kommunfullmäktige Av ägardirektivet framgår bland annat att bolagets VD ska leda koncernledningen som består av de helägda kommunala bolagens verkställande direktörer. Bolaget ska också verka för att beslutade fullmäktigemål verkställs i hela koncernen. Styrelsens arbetsordning är upprättad och är senast antagen av styrelsen Instruktion för arbetsfördelning mellan VD och styrelse är upprättad och fastställd av styrelsen och är senast beslutad av styrelsen Väsentliga händelser samt utmaningar och risker Som moderbolag, utan egen verksamhet, är bolaget i första hand utsatt för risker kopplade till kredit- och räntemarknaden. Sedan avdragsrätten inom intressegemenskaper begränsats har bolaget i allt större utsträckning tagit upp externa lån för att finansiera sitt bolagsinnehav. Detta har ökat bolagets exponering mot ränte- och kapitalmarknaden. För att begränsa riskerna som detta innebär använder sig bolaget av tänteswappar. Bolaget har en finanspolicy som anger hur ränterisker med mera ska hanteras. Bolaget har även anlitat extern expertis för rådgivning och uppföljning av den finansiella hanteringen. 1 bolagets rapport till kommunstyrelsen framgår att Skatteverket i mars 2014 har ändrat sitt förhållningssätt till kommunala bolags möjlighet att få avdragsrätt för ränta inom intressegemenskap. Kvarnfallet har efter detta nekats avdrag för cäntor betalda till staden. Om högsta förvaltningsdomstolen inte gör annan bedömning vad gäller avdragsrätten, innebär det att Kvarnfallet Mölndal AB sannolikt nekas avdrag på räntor till Mölndals stad även fortsättningsvis. För närvarande beräknas räntorna uppgå till ca 3,5 mnkr för

7 EY uiwinq a better Work iq world 1 bolagets rapport till kommunstyrelsen framgår även att moderbolaget är beroende av de större dotterbolagens förmåga att betala de förväntade koncernbidragen. Beroendet har under de senaste åren ökat till följd av den ytterligare upplåning som verkställts i samband med pågående förnyelse av Mölndals innerstad. 1 samband med pågående förnyelse av Mölndals innerstad uppgår total nedskrivning och ännu ej realiserade förluster till 300 mnkr för Kvarnfallet Mölndal AB. Detta har lett till att det egna kapitalet i princip har förbrukats. Mot bakgrund av att bolaget saknar finansiella medel har 300 mnkr av lånet från Mölndals stad omvandlats till villkorat aktieägartillskoft. Detta bland annat för att minska beroendet av höga koncernbidrag från dotterbolagen. Utöver ovanstående risker är bolagets risker koncentrerade till dofterbolagens verksamhet. Dessa risker redogör vi för i rapporterna för respektive dotterbolag. 5.3 Intern kontroll Bolaget har ingen dokumenterad riskanalys eller internkontrollplan, eftersom bolaget inte bedriver någon egen verksamhet. Av intervju framgår emellertid att alla finansiella beslut baseras på riskanalys. Företrädare för bolaget har rätt att närvara på dotterbolagens styrelsemöten. 1 intervju uppges att finanschefen deltar på vissa av dotterbolagens styrelsemöten och återrapporterar till presidium och styrelse. På så vis uppges bolaget säkerställa möjligheten till insyn i dotterbolagens verksamheter och intern kontroll. Av dotterbolagens protokoll framgår att finanschef har deltagit vid ett fåtal av dotterbolagens sammanträden. Av Kvarnfallets protokoll framgår dock att löpande uppföljning av dotterbolagens verksamhet sker. Styrelsen beslutade i december 2016 att ekonomicontroller fortsättningsvis ska delta på dotterbolagens sammanträden. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har inte upprättat någon affärs- eller verksamhetspian, eftersom ingen verksamhet bedrivs. En budget upprättas årligen och fastställs av styrelsen. Budgeten består av beräknade koncernbidrag samt kostnader i form av ränta på lån, reserv för räntehöjning och borgensavgifter. Av intervju med VD och styrelse framgår att Kvarnfallet inte aktivt driver frågor kring hur dotterbolagen ska arbeta med stadens vision. Däremot har VD för Kvarnfallet ställt krav på dofterbolagen att i sina respektive affärsplaner redogöra för hur bolagen avser bidra till stadens vision. Vid koncernledningsmöte under våren gav VD även dotterbolagen i uppdrag att koppla stadens mål till sin styrning och verksamhet. Bolaget har inte gjort någon uppföljning av om detta görs. Utifrån genomförd 5

8 EY uildiiq a better working world lekmannarevision i dotterbolagen kan vi konstatera att bolagen i varierande utsträckning behandlar hur de bidrar till kommunens vision i sina affärsplaner. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Kommunfullmäktige antog den nytt ägardirektiv för Kvarnfallet. 1 bolagets rapport till kommunstyrelsen beskrivs hur bolaget bidrar till det kommunala ändamålet utifrån ägardirektivet. Bland annat framgår att bolaget bidrar till att kommunen utvecklas genom sin roll i förnyelsen av Mölndals innerstad samt genom Mölndalsbostäders arbete med all förbereda boenden för flyktingar som anvisats av Migrationsverket. Vidare framgår all bolaget arbetar för det kommunala ändamålet genom att stadsdirektören, tillika VD för Kvarnfallet, regelbundet ordnar samordnings- och styrningsträffar där såväl bolagsledningar som förvaltningsledningar träffas. Enligt styrelsens arbetsordning ska sammanträden hållas minst fyra gånger årligen. Som en stående punkt på dagordningen ska VD avlägga rapport om bolagets verksamhet och ekonomiska utveckling. Ekonomirapport avseende moderbolaget samt koncernen lämnas varje kvartal. Av intervju framgår att moderbolaget upplever all uppsikten över dofterbolagen fungerar väl och att den underlättas av styrelsesammansättningen med personunion i bolaget och i kommunstyrelsen. Enligt bolaget är det också tydligt när frågor behöver lyftas till kommunstyrelsen. Avseende dialogen med dotterbolagen framgår att dialog förs när Kvarnfallet har frågor eller när något av dotterbolagen har frågor. Utifrån genomförd lekmannarevision i dotterbolagen har vi noterat att flera av dotterbolagen önskar utökad samverkan med moderbolaget. Vi har också noterat att det finns frågor som kan betraktas som principiella som inte har lyfts till kommunstyrelsen, såsom MölnDala Fastighets AB:s aktieförvärv i Johanneberg Science Park. 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Kvarnfallet har inga anställda och bedriver därmed inte heller något arbetsmiljöarbete. Av intervju framgår att Kvarnfallet inte följer upp dotterbolagens arbetsmiljöarbete eller nyckeltal för arbetsmiljön, såsom sjuktal. 5.7 Projektstyrning Bolaget driver inga egna projekt och erhåller inte specifik uppföljning avseende projekt som dotterbolagen genomför. Den uppföljning som görs av dotterbolagens projekt är kopplad till större händelser. 6

9 EY wldinq a bttec wokinq world 5.8 Övriga upplysningar Revisionen har under föregående år påtalat all det koncernbidrag som Kvarnfallet erhåller från Mölndalsbostäder AB överstiger den nivå som stipuleras i lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Kvarnfallet har åberopat det undantag som finns i lagstiftningen som tillåter ett högre koncernbidrag under förutsättning all medlen används till bostadssociala åtgärder inom ramen för kommunens bostadsförsörjningsansvar. Det har dock tidigare inte gjorts någon överföring från Kvarnfallet till staden och det har saknats en sammanställning som tydliggör att utdelningen använts i enlighet med vad lagstiftningen uttrycker. För 2016 framgår att bolaget fortsatt åberopar undantaget och erhåller koncernbidrag från Mölndalsbostäder AB som överstiger tillåtet belopp. Kvarnfallet kommer dock att göra en utdelning till Mölndals stad motsvarande det belopp som överstiger den godkända nivån för värdeöverföringen. Beslut angående della fattades av Kvarnfallets styrelse Enligt beslutet ska de överförda medlen nyttjas till bostadssociala åtgärder. Det saknas närmre specifikation av vilka åtgärder som avses. Sådan specifikation krävs dock inte heller enligt lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Vi kan konstatera att lekmannarevisorerna inte har erhållit bolagets samtliga protokoll och handlingar under året. Styrelsen och VD skall enligt 10 kap. 7 aktiebolagslagen ge lekmannarevisorn tillfälle att genomföra granskningen i den omfattning som lekmannarevisorn anser vara nödvändig och lämna de upplysningar som lekmannarevisorn begär. Vi ser det som väsentligt att lekmannarevisorerna löpande får tillgång till protokoll och handlingar. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Enligt vår bedömning bör bolaget överväga i vilken mån ägarstyrningen kan utvecklas. Della för all tillse ändamålsenlig styrning och uppföljning av dollerbolagen och därmed tydliggöra hur väl bolaget förhåller sig till ägardirektivets krav på all bolaget ska driva, leda och utveckla verksamheten i dotterbolagen. Genomförd lekmannarevision i dollerbolagen visar att styrelsen för MölnDala Fastighets AB under året fattat beslut i en fråga som kan anses vara av principiell karaktär. Vår bedömning är att det inom koncernen saknas tydliga riktlinjer kring vilka frågor som bör föras till Kvarnfallet respektive fullmäktige för beslut. Det skapar tolkningsutrymme som riskerar att begränsa förutsättningarna för ägaren att styra bolagen i önskvärd riktning. Bolaget ska enligt ägardirektivet verka för all beslutade fullmäktigemål verkställs i hela koncernen. Vår bedömning är all bolaget kan utveckla sin styrning i detta avseende. Vi bedömer all bolaget bör tydliggöra hur koncernen och dotterbolagens verksamhet ska bidra till stadens arbete med Vision 2022 samt följa upp hur dotterbolagen arbetar för all verkställa fullmäktiges mål. 7

10 &uildinq a better workinq world Med undantag för ovan är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Bolaget har under året fattat beslut om att föra vidare de delar av koncernbidraget från Mölndalsbostäder AB som överstiger lagstadgad nivå till Mölndals stad för bostadssociala ändamål. Vi bedömer att bolaget därigenom har tydliggjort att medlen ska nyttjas i enlighet med det undantag som kan åberopas när överskottet används till åtgärder som inom ramen för stadens bostadsförsörjningsansvar främjar integration och social sammanhållning eller som tillgodoser bostadsbehovet för personer för vilka kommunen har ett särskilt ansvar. Vi bedömer att det är centralt att värdeöverföringen kommer staden till del. Lekmannarevisionen kommer således fortsatt att följa hanteringen av värdeöverföringen och tillämpningen av undantaget. Under granskningen har vi identifierat ett antal utvecklingsområden. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Tydliggöra vilka frågor dotterbolagen bör lyfta till Kvarnfallet respektive kommunfullmäktige för beslut Stärka de formella formerna för att följa upp hur dotterbolagen arbetar för att verkställa fullmäktiges mål Stärka den formella samverkan och dialogen med dotterbolagen Göteborg 8 mars 2017 Christo r Henrik on Rebecka Rask Verksamhetsre visor Verksamhetsre visor 8

11 GRÄNSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämrnan i Mölndalsbostäder AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagsiagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning finns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den r l (5 ) Thomas Svensson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Peter Osterberg Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

12 Gransk ni enom förd apport O16 ebruarj20 UPPdrag MöIfldalb L Granskniflgr revis0 Är2Oj6 AB /iii/////!i»ii»

13 EY ulcffi,q a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning 7 6 Övriga upplysningar 7 7 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 8

14 EY Butldinq a 1tter work ing world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska:. om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som lekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument 2

15 EY Bu,ldinq a btter work irlq world Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Agardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndalsbostäder AB (Mölndalsbostäder) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Av bolagsordningen framgår att bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom kommunen förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler för vård- och omsorgsverksamhet och därtill hörande kollektiva anordningar. 3

16 1 EY Bwldrnq d better workinq wor d Ägardirektivet för Mölndalsbostäder anger bolagets verksamhet och inriktning. Ägardirektivet är antaget av Kvarnfallets styrelse Enligt ägardirektivet ska bolaget bland annat: - Driva sin verksamhet på affärsmässiga grunder och med målsättning att långsiktigt lämna marknadsmässig avkastning till ägaren på investerat kapital. - Medverka till att utveckla Mölndal till en attraktiv stad med goda bostäder. - Erbjuda attraktiva hyresrätter åt bostadskonsumenter. Ett brett utbud av bostäder beträffande storlek, standard och läge ska eftersträvas. Olika sätt att ge de boende inflytande över sin bostad och dess närmaste omgivning ska utvecklas. - Bygga och förvalta fastigheter för kommunal boendeservice. - Verka för att uppnå en hållbar byggd miljö. - Besluta om målsättningar avseende nyproduktion av lägenheter, sträva efter att vara en ledande aktör på hyresmarknaden i Mölndals stad samt årligen ta initiativ till dialog med ägaren om byggplaner. - Bidra till att staden kan erbjuda hyreslägenheter till personer som inte med egna resurser kan tillgodose sitt behov av bostad 1 ägardirektivet anges även långsiktiga mål för bolaget avseende avkastning, soliditet och hyresnivåer. Arbetsordning för styrelse och VD är senast reviderad av styrelsen Väsentliga händelser samt utmaningar och risker Enligt VD och styrelse har Mölndals stad ställt höga krav på bolaget avseende nybyggnation. Bolaget har som målsättning att bygga 150 bostäder årligen. Detta är enligt VD och styrelse en av bolagets främsta utmaningar. Cirka 15 projekt är i nuläget planerade, varav tre är under produktion. Bolaget har förstärkts med fler medarbetare för att klara byggnationsmålet. VD uppger att det inte är möjligt att varje år nå nybyggnationsmålet. Vissa år byggs fler bostäder och andra år byggs färre. Antalet bostäder som kan byggas påverkas av ägardirektivets krav på en soliditet om minst 15 procent samt utvecklingen av byggpriserna. De ökande byggpriserna försvårar för bolaget att nå målet om nybygg nation utan behov av nedskrivn ing. En annan utmaning uppges vara att tillhandahålla boende för nyanlända som anvisas till kommunen när de erhåller permanent uppehållstillstånd. 1 dagsläget finns flera tillfälliga lösningar för att klara de akuta behoven, men det saknas permanenta bostadslösningar för att hantera frågan på längre sikt. Bolagets VD lämnade i maj 2016 in avskedsansökan till styrelsens ordförande. Av styrelseprotokoll framgår att styrelsen beslutade att uppdra till ordföranden att utse tillförordnad VD fram till dess att ny VD tillträder. Av protokoll framgår att avtal har tecknats avseende ny VD. Den nya VD:n kommer att tillträda

17 uidinq a buer woring world 1 Mölndalsbostäders affärspian sammanfattar bolaget de risker som anses vara mest väsentliga för bolaget: Höga kostnader för nyproduktion och underhåll Utanförskapet i samhället Plan processen tar lång tid Byggbar mark saknas Politiska beslut 5.3 Intern kontroll Mölndalsbostäder upprättar årligen en internkontrollplan samt riskanalys. Av intervju framgår att riskarbetet inom ramen för den interna kontrollen inte har varit i fokus under året. Vid tillfälle för intervjun i oktober var internkontrollplan för 2016 ännu inte framtagen. Däremot fanns utkast till internkontrollplan. Planen utgår från bolagets övergripande vision och mål och omfattar perspektiven kunder, medarbetare, ekonomi och processer. För varje perspektiv anges den övergripande målsättningen samt de uppgifter, processer och risker som är kopplade till denna. Utifrån dessa identifieras sedan de åtgärder, kontroller och avvikelsehanteringar som behövs för att säkerställa att det övergripande målet för respektive område nås. Resultatet av det interna kontrollarbetet redovisas till styrelsen i slutet av varje verksamhetsår. Mölndalsbostäder AB är kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöcertifierade enligt ISO 9001, ISO och OHSAS En viktig målsättning med den interna kontrollen är att säkerställa att bolaget får behålla dessa certifieringar. Bolaget arbetar med riskanalys ur flera perspektiv. Riskanalyserna dokumenteras i olika rapporter och policydokument. 1 skriftlig rapportering till kommunstyrelsen , har bolaget delat in sina risker i tre kategorier rörelserisk (t ex vikande efterfrågan), politisk risk (t ex justeringar av fastighetsskatt) och finansiell risk (t ex kreditrisk). Dessa riskområden kommenteras och bedöms i rapporteringen. Bolagets finansiella risker definieras i den finanspolicy som godkändes av styrelsen finanspolicyn framgår hur riskhantering ska ske avseende finansiella risker, men även operativa risker kopplade till ansvarsfördelning och handläggning mellan VD och ekonomichef. Finanspolicyn beskriver även ansvarsfördelningen mellan styrelsen och finansfunktionen. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har brutit ner ägarens mål och direktiv genom att anta en bolagsspecifik affärsplan. 1 affärsplanen för perioden beskrivs övergripande mål och strategiska nyckeltal för bolaget. Dessa utgår från de övergripande perspektiven; kund, medarbetare, fastighet och ekonomi. Arbetet med att ta fram affärspianen sker kontinuerligt och involverar såväl personal som ledningsgrupp och styrelse. 1 5

18 &euildinq a bitter work ing world affärsplanen anges de strategiska nyckeltal som bolaget har som fokus fram till och med För att nå ovan nämnda mål och nyckeltal, styr och planerar bolaget sin verksamhet utifrån ett balanserat styrkort. Uppföljning av målen i styrkortet sker enligt rutiner som anges i internkontrollplanen. Av bolagets affärsplan framgår hur bolaget avser att bidra till tio av kommunfullmäktiges mål för 2016 i Vision Av intervju framgår däremot att stadens mål inte upplevs vara helt förankrade i verksamheten. Av intervju framgår att det kommunala ändamålet för bolaget upplevs ha blivit tydligare i och med Vision VD och styrelse uppger att staden har blivit tydligare med att bolaget ses som en resurs och bolaget har knutits närmare förvaltningarnas arbete. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet VD och ekonomichef rapporterar löpande både skriftligt och muntligt till styrelsen. Rapporteringen inkluderar ekonomiska uppföljningar och prognos, måluppfyllelse, uthyrningsfrågor, personalförsörjning samt uppföljning av bolagets interna kontroll. Därtill sker löpande information på styrelsemöten kring aktuella händelser och avvikelser. Presidiet uppger sig vara nöjda med den löpande rapportering som sker på styrelsemötena. Dokumenterad redogörelse utifrån uppfyllelse av ägarditektivet har genomförts av VD i samband med delårsrapporten. Rapporten behandlades av kommunstyrelsen Strategiska frågor och uppföljning av måluppfyllelse utifrån affärsplanen behandlas vid årliga styrelsekonferenser. Flera mål i affärsplanen, såsom god service, synlig soliditet på lägst 15 procent och en direktavkastning på lägst 4 procent fdriftsnetto) grundar sig på de uppdrag som stipuleras i ägardirektivet. För 2016 förväntas soliditetsmålet nås. Däremot kommer bolaget inte att nå ägardirektivets avkastningskrav. VD och styrelse menar att det inte finns förutsättningar att efterleva avkastningskravet och att även ägaren är medveten om detta. Enligt uppgift förs diskussioner om att se över avkastningskravet i ägardirektivet. Mölndalsbostäder har fått i uppdrag av staden att bygga äldreboenden och LSS boenden. Enligt VD har plan för byggande av LSS-boenden tydliggjorts under året. Det finns önskemål om att ta fram motsvarande planer för byggande av äldreboenden, där det kvarstår otydligheter kring hur många bostäder som ska byggas. Detta för att underlätta planering och skapa möjligheter att ta fram koncept. Av intervju med styrelse och VD framgår att det finns behov av att utveckla dialogen med Kvarnfallet. 1 nuläget sker en stor del av dialogen på ett informellt plan, men det saknas formell struktur för dialog med moderbolaget. Mölndalsbostäder upplever att Kvarnfallets roll inte är tydlig, utöver att moderbolaget ska fastställa ägardirektiv. 6

19 EY uld ing a better wor king world 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Detta ställer bland annat krav på strukturerad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt Ar betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Bolaget har en verksamhetspolicy, daterad , som bland annat omfattar arbetsmiljö. Därtill har bolaget antagit en uppgiftsfördelning avseende arbetsmiljöarbetet. Av uppgiftsfördelningen framgår att VD har huvudansvaret för arbetsmiljön och inte kan frånsäga sig ansvaret genom delegering. Bolaget har vidare fastställt handlingsplaner för arbetsmiljön utifrån specifika områden, såsom psykosocial hälsa. Däremot finns ingen samlad handlingsplan för arbetsmiljöarbetet. Mölndalsbostäder är certifierat enligt QHSAS och har därmed internrevisioner och externrevisioner avseende arbetsmiljön. Avvikelser som identifierats utifrån revisionerna rapporteras bolagets avvikelsehanteringssystem och hanteras där. Av intervju framgår att bolaget har en högre korttidsfrånvaro än genomsnittsföretaget och att det finns vissa utmaningar kopplade till alkohoiproblem och annan ohälsa. Bolaget följer upp identifierade hälsoproblem och tar fram individuella hälsoplaner för den fysiska hälsan hos medarbetarna. 5.7 Projektstyrning 1 dagsläget saknar bolaget en dokumenterad projektprocess. Ett arbete pågår för att tillsammans med extern aktör dokumentera processen. Arbetet beräknas vara klart i april Av intervju med VD och styrelse framgår att samtliga projekt där hyra ska sättas utgår från en så kallad elvaårskalkyl. Elvaårskalkylen är en investeringskalkyl och beskrivs som en nuvärdesberäkning av kassaflödet där alla parametrar som kan uppstå i en resultaträkning ingår. Kalkylen bygger på hyresutveckling, kostnadsutveckling, ränteutveckling med mera. För kalkylen har bolaget en mali och ett vätderingsverktyg. Projekten inleds med ett styrelsebeslut med elvaårskalkylen som beslutsunderlag. Styrelsen får rapportering avseende projekten vid varje styrelsemöte. Vid projektslut genomförs en slutredovisning till styrelsen. Enligt styrelsen ger projektmodellen goda möjligheter att följa projektens tidplan och ekonomi. 6 Övriga upplysningar Revisionen har under föregående år påtalat att det koncernbidtag som Kvarnfallet erhåller från Mölndalsbostäder AB överstiger den nivå som stipuleras i lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Bolaget har åberopat det undantag som 7

20 udinq bettr workinq wor d finns i lagstiftningen som tillåter ett högre koncernbidrag/utdelning om medlen används till bostadssociala åtgärder, inom ramen för kommunens bostadsförsörjningsansvar. Det har dock tidigare inte gjorts någon överföring från Kvarnfallet till staden och det har saknats en sammanställning som tydliggör att utdelningen använts i enlighet med vad lagstiftningen uttrycker. För 2016 framgår all Kvarnfallet fortsatt åberopar undantaget och erhåller koncernbidrag från Mölndalsbostäder AB som överstiger tillåtet belopp. Kvarnfallet kommer dock att göra en utdelning till Mölndals stad motsvarande det belopp som överstiger den godkända nivån för värdeöverföringen. Beslut angående detta fattades av Kvarnfallets styrelse Enligt beslutet ska de överförda medlen nyttjas till bostadssociala åtgärder. Det saknas närmre specifikation av vilka åtgärder som avses. Sådan specifikation krävs dock inte heller enligt lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. Lekmannarevisionen har för avsikt att fortsatt följa hur de överförda medlen används för att ta ställning till om värdeöverföringen till Kvarnfallet är i enlighet med lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag. 7 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att affärsplanen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för all säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vi bedömer att bolaget har genomfört ett systematiskt arbete med riskanalys och dokumentation av denna om än utfört sent under året. Vi bedömer också att bolaget har en väl fungerande process avseende intern kontroll som finns dokumenterad i en internkontrollplan. Planen tar hänsyn till bolagets verksamhetsprocesser, identifierade risker och riskbedömningar samt tydliggör kontrollåtgärder med kontrollansvarig, uppföljningsrutiner samt avvikelsehantering. Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, all verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Tillse att riskanalys och internkontrollplan fastställs i början av året för att säkerställa att kontroller genomförs under innevarande år. Tillse att arbetet med att dokumentera projektprocessen färdigställs. Verka för en utökad formell samverkan med Kvarnfallet. 8

21 EY BuIdinq a bettr work ing world Göteborg 24 februari 2017 Christoffer enrik son Rebecka Rask Verksamhetsre visor Verksamhetsre visor 9

22 GRÄNSKNINGSRÄPPORT Till bolagsstämman i MölnDala Fastighets AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagsiagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi vill upplysa om att det i samband med granskningen noterats brister i bolagets efterlevnad av den av fullmäktige beslutade bolagsordningen. MölnDala Fastighets AB har genom anslutningsavtal trätt in som huvudägare i ett aktiebolag. Vår bedömning är att aktieförvärvet inte är förenligt med den av fullmäktige beslutade bolagsordningen. Beslutet om att förvärva aktier kan vara av principiell karaktär och vår bedömning är att fullmäktige borde beretts möjlighet att i enlighet med kommunallagen 3 kapitlet 9 ta ställning i frågan. Vi bedömer att bolagets verksamhet, med undantag för ovan, skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tilkäcklig. Vi riktar anmarkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning för ohörsamhet till mål och riktlinjer fastlagda av kommunfullmäktige. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndalden 2OI-O.O Claes Isson 7 Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Jan-Erik Lindström Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

23 Granskningsredogörese 2016 Genomförd på uppdrag av Iekmannarevisorerna Februari 2017 MöInDaIa Fastighets AB Lekmannarevision Är Granskningsredogörelse Y

24 EY Bwld ing a better workmq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ VD-byte Avtal med Johanneberg Science Park AB Genomförande av planprogrammen Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning 7 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 8

25 EY Buildinq a btter working world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekman narevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Gcanskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till all undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/201 7 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som lekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

26 EY uiklinq a btter workmg world Vi har tillsammans med lekman narevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med Aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av Aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument MölnDala Fastighets AB (MöinDala) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet. Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, utseende av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunfullmäktige Enligt bolagsordningen har MölnDala till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals stad förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter eller byggrätter med bostäder, lokaler eller därtill hörande kollektiva anordningar. Ändamålet med bolaget är att främja bostadsförsörjning, infrastruktur och allmän stadsutveckling av Mölndals stad. Bolagets verksamhet och inriktning beskrivs i ägardirektivet som fastställdes av Kvarnfallets styrelse Ägardirektivet slår fast att MölnDala äger Forsåkersområdet och har i uppdrag att utveckla området som helhet. Uppdraget kan omfatta även angränsande områden som har betydelse för den framtida stadsdelen om staden så bestämmer. Bolaget ansvarar för hela områdets förvaltning. Arbetsordning för styrelsen reviderades av styrelsen

27 EY uidinq a better working wor d VD-instruktionen reviderades senast av styrelsen Väsentliga händelser samt utmaningar och risker VD-byte Styrelsen har under året valt att byta VD. Detta mot bakgrund av ett identifierat behov av en annan VD-profil i samband med att bolaget kommit längre i arbetet med Forsåker. Beslut om att avsluta tidigare VD:s anställning fattades Ny VD påbörjade sin anställning VD-bytet medförde kostnader för bolaget, men bedömdes nödvändigt för att undvika merkostnader på längre sikt Avtal med Johanneberg Science Park AB MölnDala ingick ett anslutningsavtal med Johanneberg Science Park AB1. Avtalet innebär att MöInDala trätt in som huvudägare Johanneberg Science Park AB i enlighet med bestämmelserna i det tecknings- och aktieägaravtal som tidigare träffats mellan Johannebergs Science Parks ägare2. Inom ramen för avtalet har MölnDala förvärvat aktier till ett värde av kronor. Bolaget har också förbundit sig att tillföra ovillkorade aktieägartillskott om kronor per år till Johan neberg Science Park AB. Av aktiebolagslagen följer att bolagsordningen ska ange ett eller flera verksamhetsföremål. Verksamhetsföremålet är inte detsamma som verksamhetens ändamål, utan verksamhetsföremålet är det medel varigenom ändamålet ska uppnås. 1 MölnDalas bolagsordning framgår inte att bolaget har som föremål för verksamheten att förvärva, äga eller förvalta aktier. Styrelse och ledning uppger att syftet med aktieförvärvet inte har varit att handla med värdepapper, utan att främja bostadsförsörjning, infrastruktur och allmän stadsutveckling av Mölndals stad i enlighet med det ändamål som fastställs i bolagsordningens 4. Av styrelsens protokoll och av information från styrelsens presidium och ledning framkommer att syftet med delägarskapet är att förstärka MölnDalas samverkan med andra aktörer i regionen kring frågor som rör akademi, forskning och kultur. På sikt är syftet att permanent etablera akademin och kulturinstitutioner i Mölndal. Beslut om att ingå avtalet med Johanneberg Science Park AB fattades av MölnDalas styrelse Enligt uppgift har bolaget informerat Kvarnfallets ledning om avtalet. Informationen har dock inte tagits upp formellt vid något av Kvarnfallets styrelsemöten och moderbolaget har inte heller fattat något beslut i frågan. Frågan har inte heller lyfts till kommunfullmäktige för beslut. Johanneberg Science Park AB at en samverkansmiljö för idé- och kunskapsutbyten mellan akademin, näringsliv och samhällsaktörer på Chalmersområdet i centrala Göteborg. Bolaget bildades 2010 av Chalmers tekniska högskola och Göteborgs stad. 2 Enligt avtalet finns tre kategorier av aktieägare; grundare med vardera 1000 A-aktier, huvudägare med vardera 90 B-aktier och delägare med vardera 10 B-aktier. 4

28 Btldirq ettr workin world Genomförande av planprogrammen MölnDalas främsta risker avser genomförandet av detaljplanerna för Forsåker. Det finns en rad faktorer som påverkar hur, när och om de två detaljplanerna3 kommer all kunna genomföras. Kommunfullmäktige beslutade att godkänna planprogrammet för Forsåker. Målet är att kunna ha den första detaljplanen godkänd under Enligt VD och styrelse är det en risk att detaljplanearbetet tar för lång tid. En risk i närliggande tid är miljödomen för Mölndalsån. Utan en miljödom kan detaljplanerna inte vinna laga kraft. Bolaget fick ett bakslag i våras när byggnadsnämnden avslog begäran att riva en byggnad som står i vägen i föreslagen miljödom. Byggnaden står också i vägen för den huvudgata som går genom området och säkrar såväl kollektivtrafik som gång-, cykel- och biltrafik i stadsdelen4. Enligt VD och styrelse finns ett behov av att öka samsynen bland tjänstemän i stadsbyggnadsförvaltningen för att inte skapa onödiga hinder för området. Däremot ser bolaget positivt på att staden har anpassat organisationen för samordningen av Forsåkersområdet. Trafikverkets spårstudie för Götalandsbanan samt studien av knutpunkten Mölndalsbro pågår fortfarande. Resultatet av spårstudien kommer all ha inverkan på detaljplan två som angränsar till spårområdet. Bolagets presidium och VD uppger all det är en fortsatt risk om tätheten i stadsdelen inte blir tillräckligt hög och det således blir färre byggrätter all sälja än beräknat. Tätheten påverkas bland annat av vad detaljplanerna kommer medge samt den pågående spårstudien. På sikt framgår att bolagets största risk utgörs av betalningsviljan för byggrätterna. Enligt bolaget finns flera omvärldsfaktorer som påverkar betalningsviljan som bolaget även löpande följer och utvärderar. Av intervju med bolaget framgår även att det finns viss risk för att konsortiemedlemmarnas intressen och planer drar åt olika håll. Det är enligt bolaget viktigt att konsortiet är överens om mål och planer samt att förväntningarna på området är tydliga. För att alla medlemmar ska dra åt samma håll har en gemensam vision arbetats fram för projektet. Enligt uppgift från bolaget ska VD träffa respektive medlem i konsortiet för att i förebyggande syfte säkerställa gemenasm vision för projektet. 5.3 Intern kontroll Enligt styrelsens presidium förs återkommande diskussion mellan ledningen och styrelsen kring risker. Av protokoll framgår att VD och projektledare löpande rapporterar till styrelsen om verksamheten. Här ingår rapportering av utmaningar i Detaljplan ett avser den östra delen av området och detaljplan två avser området kring jarnvägen. VD uppger att det finns en överenskommelse om att byggnaden ska rivas. 5

29 EY BuIdi a ettvr workng world verksamheten. Det uppges också all riskanalyser genomförs löpande i samband med exploateringskalkyler. Vidare framgår att bolaget genomför riskanalyser och omvärldsanalyser löpande varannan vecka inom ramen för interna möten. Bolaget saknar dock en dokumenterad internkontrollplan. Det görs inte heller någon samlad och dokumenterad riskanalys där risker identifieras och värderas. Bolaget köper lönehantering och ekonomiadministration från kommunens ekonomiavdelning, som också upprättat finansiella rapporter åt bolaget i samband med kvartal, halvår och helår. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 MölnDala har brutit ner stadens vision och mål samt ägarens direktiv genom all anta bolagsspecifika styrdokument i form av en affärsplan och en vision. Affärsplanen innehåller en sammanfattning av bolagets affär och affärens dynamik i förhållande till omvärldsfaktorer. 1 föregående års granskning konstaterades att planen saknar preciseringar av mål och mätetal samt aktivitetspianer som tydliggör hur målen ska uppnås. Av intervju i samband med årets granskning framgår all bolaget inte hat följt upp eller reviderat den affärsplan som togs fram under Under året har bolaget tillsammans med extern expertis arbetat fram Vision Forsåker. Visionen för området uppges haka i kommunens Vision 2022 och ses som värdefull för bolaget och konsortiet eftersom den skapar tydligare inriktning för området och arbetet. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Ägardirektivet reviderades senast Av intervju med VD och styrelse framgår att det kommunala ändamålet upplevs genomsyra bolagets arbete. På begäran av kommunstyrelsen har VD lämnat en verksamhetsrapport Rapporten redogör för efterlevnad av ägardirektivet utifrån bolagets ändamål samt ekonomiskt resultat. 1 rapporten redogörs också för nya satsningar, affärsmöjligheter och riskexponering. Av intervju framgår att det pågår ett arbete för att tydliggöra roller och ansvar för styrelse och VD. Styrelsen har under året tagit stöd av extern konsult för att utveckla kunskap och struktur avseende styrelsens arbete. Enligt styrelsens presidium har arbetet gjort styrelsen mer säker i sin roll. Vidare pågår ett arbete med att tydliggöra VD:s toll. Här ingår exempelvis frågan om vilken rapportering som ska gå till styrelsen samt vilka förväntningar styrelsen har på VD. Enligt styrelsen ska arbetet resultera i en ny VD-instruktion. 1 dagsläget sker verksamhetsrapportering från VD till styrelsen kontinuerligt, samt vid större avvikelser. Mer omfattande återrapportering sker i samband med kvartalsrapport, som även inkluderar en ekonomisk prognos. Kvartaisrapporterna innehåller ingen rapportering avseende måluppfyllelse utifrån det kommunala ändamålet och stadens Vision

30 EY 6uldinq a better worknq world 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgarder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Detta ställer bland annat krav på strukturerad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt Ar betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av intervju framgår att MölnDala under året har arbetat med att ta fram styrdokument inom ramen för arbetsmiljöarbetet, trots att bolaget har färre än tio anställda och därav inte omfattas av de mer omfattande kraven på dokumentation i arbetsmiljölagstiftningen. Bolaget har sedan en arbetsmiljöpolicy. Utifrån arbetsmiljöpolicyn har bolaget tagit fram en uppgiftsfördelning för arbetsmiljöarbetet samt genomfört och dokumenterat riskbedömning och handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den främsta utmaningen i arbetsmiljöarbetet uppges för tillfället vara lokalförsörjningen. 1 dagsläget sitter personalen trångt och ventilationen är dålig. Framöver kommer arbetsplatsen dessutom att ligga mitt i en byggarbetsplats. Det framgår att bolaget i dagsläget inte följer upp några nyckeltal kopplade till arbetsmiljö. Det uppges att bolaget har för få anställda för att på ett anonymt sätt kunna följa upp nyckeltal kopplade till arbetsmiljö. 5.7 Projektstyrning MölnDalas verksamhet omfattar två delar, dels fastighetsförvaltning på befintlig fastighet, dels projektet Forsåker. Merparten av verksamheten ägnas åt att går åt att driva fram detaljplanen i Forsåker-projektet. Projektet Forsåker styrs av en tidplan som konsortiet, staden och övriga involverade arbetar efter. Enligt VD finns en tydlig struktur för projektet. Det finns en mötesplan som anger frekvens mellan varje möte och när uppföljning och rapportering ska ske. Mötesplanen är uppräftad med förankring inom både konsortiet och MölnDalas styrelse. Inom projektet finns en uppdelning mellan fokusgrupper och arbetsgrupper för att säkerställa det operativa arbetet och säkerställa att projektet drivs framåt i enlighet med tidplanen. Fokusgtupperna och arbetsgrupperna rapporterar till stadsbyggnadsgrupp, plangrupp och projektgrupp. Projektgruppens möten protokollförs och gruppens beslut loggas i syfte att säkerställa att beslut och information inte faller mellan stolarna. Strategiska beslut går vidare i en förankringsprocess. Under 2016 har styrelsen fått löpande rapportering av projektatbetet under rubriken Projektledarnas rapport. 1 uppföljningen ingår bland annat avstämning utifrån tidplanen. Det uppges även att det från och med hösten 2017 kommer all bli mer fokus på att konkret följa upp fullmäktiges mål och miljömål. Inom ramen för projektet Forsåker arbetar bolaget även med Feedback Forsåker som är en process för att föra dialog med allmänheten. 7

31 uiidirq a btter working wortd 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Utifrån granskningens syfte och frågeställningar är vår sammanfattande bedömning att det finns brister i bolagets följsamhet till ägarens mäl och direktiv. Vi bedömer att bolaget genom aktieförvärvet i Johanneberg Science Park AB har avvikit från den av fullmäktige fastställda bolagsordningen. Förvärv och ägande av aktier ingår inte i föremålet för bolagets verksamhet. Vi anser således att aktieförvärvet inte är enlighet med verksamhetsföremålet, oavsett om förvärvet gjorts i syfte att nå ändamålet med verksamheten. Vidare ska bolaget enligt bolagsordningen se till att kommunfullmäktige får ta ställning till beslut som är av principiell betydelse eller av annars större vikt. Styrelsen har inte lyft frågan om avtalet med Johanneberg Science Park AB till kommunfullmäktige, trots att aktieförvärv kan betraktas som en fråga av principiell beskaffenhet. Vi bedömer att en definition av vilka frågor som bör lyftas till moderbolaget respektive kommunfullmäktige skulle bidra till att öka tydligheten och därmed undvika framtida potentiella avvikelser från bolagsordning och ägardirektiv. Av ABL följer att bolagsordningen ska ange ett eller flera verksamhetsföremål. Föremålet är inte detsamma som verksamhetens syfte (ändamålet), utan föremålet ska ses som det medel varigenom man uppnår ändamålet. Vi bedömer vidare att bolagets uppdrag bör konkretiseras i en verksamhetsplan innehållande mätbara mål, mätetal och aktiviteter som synliggör hur intentionerna med ägardirektivet ska uppnås. Enligt vår bedömning är detta särskilt viktigt eftersom bolaget framöver kommer att fortsätta expandera, vilket ställer krav på en tydlig och väl fungerande långsiktig planering och uppföljning. För att stärka den systematiska interna styrningen och kontrollen bedömer vi att bolaget bör ta fram en internkontrollplan som grundar sig på en systematisk riskanalys. Med undantag för ovan är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, all verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderat styrelse och VD att: 1 samverkan med ägaren klargöra hur efterlevnad av bolagsordningens verksamhetsföremål ska säkerställas. 1 samverkan med Kvarnfallet AB tydliggöra vilka frågor som bör lyftas till moderbolaget respektive kommunfullmäktige för beslut. Upprätta en verksamhetsplan eller motsvarande som verktyg för planering, uppföljning och kontroll av verksamheten samt för all säkerställa att ägarens mål och uppdrag efterlevs. Ta fram en internkontrollplan som tydliggör hur identifierade risker ska hanteras och följas upp. 8

32 EY uidmq 3 better worknq wor d Göteborg 24 februari 2017 :%/ tl// / Christoffer Henr-iksson Verksamhetsrevisor Rebecka Rask Verksamhetsre visor 9

33 GRANSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Mölndal Energi AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndalden 2O1 - Claes - Isson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Hans Pettersson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

34 GrnskflI9 Genomfö apport 2016 ebruarj20 UPPdtg Iekma Möi dal evis, Lekrnann nerqi AB ärel Granskfl. - Är 2016

35 &Building a btter working world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Intern kontroll Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning 7 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 7

36 EY Building a beuer working world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska:. om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som God sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. i Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som lekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

37 uiidinq a better working world Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möte med bolagets styrelsens presidium under oktober månad VD och Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till granskningsrapport att lämnas aktiebolagslagens 10 respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild kap. 13 i enlighet med aktiebolagslagens framgår vad rapporten ska innehålla. 10 kap. 5. Av 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. i granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndal Energi AB koncernen Kvarnfallet Mölndal dotterbolaget Mölndal Energi Nät Mölndal Energi. (Mölndal Energi) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av AB AB. (Kvarnfallet). Mölndal Energi AB äger även De två bolagen utgör tillsammans koncernen Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: till viktiga beslut i val av bolaget kommunfullmäktige Bolaget har föremål för sin verksamhet att köpa, producera samt distribuera och sälja energi, Bolagsordningen är antagen i att äga och förvalta fast och lös egendom som krävs för verksamheten, att äga aktier och andelar i företag med i förhållande att idka med bolaget annan förenlig verksamhet. till till bolaget förenlig verksamhet samt Ägardirektiv för bolaget är fastställt av Kvarnfallets styrelse Enligt ägardirektivet ska bolaget bland annat: - - Driva sin verksamhet på affärsmässiga grunder och kunder och samhälle. Ha ett aktivt miljöarbete och kunna bistå kunder i till långsiktig nytta för energieffektiviseringsarbete och erbjuda kunder möjligheten att bidra med egen produktion av solcellsel 3

38 Bwldinq a better working world - Aktivt - Eftersträva - Såsom delta i stadens planering för hantering av extraordinär händelse och skydd mot olyckor. att självfinansiera normal expansion och utveckling. stadens fackorgan i energifrågor erbjuda staden sina tjänster form av exempelvis energirådgivning och miljömålsformulering. Styrelsens arbetsordning är fastställd av styrelsen VD-instruktion är undertecknad av VD och styrelsens ordförande Väsentliga händelser samt utmaningar och risker Som energibolag utsätts Mölndal Energi för väsentliga risker för prisförändringar för el och elcertifikat samt volymrisk i samband med elhandel. Riskpolicyn för elhandeln revideras minst en gång per år av styrelsen. Bolaget har en anställd controller som mäter och rapporterar de risker som bolagets elhandel utsätts för. Om bolaget bedömer att en upptäckt risk innebär en potentiell resultatpåverkan på 1 mnkr ska riktlinjer upprättas som tydliggör hur risken ska hanteras. Politiska beslut är en kontinuerlig risk för bolaget då energimarknaden ständigt påverkas av politiska beslut på nationell och internationell nivå. Under året har bolaget investerat i vindkraftverk utifrån beslut i styrelsen från 2014 om att ge bolaget möjlighet att investera 100 mnkr i vindkraft. Affärsområde vindkraft startas upp vid årsskiftet 2016/ Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget bryter ner ägarens mål och direktiv i bolagsspecifika styrdokument i form av affärspian, budget och investeringsplan. Bolaget har affärsmässiga mål, men bryter inte ner kommunfullmäktiges mål i sina styrdokument. Enligt bolaget finns inget behov att bryta ner målen, eftersom de affärsmässiga målen anses väl kopplade till kommunfullmäktiges mål. Inom ramen för granskningen har det inte varit möjligt att verifiera affärsmålens koppling till kommunfullmäktiges mål. Detta eftersom bolaget har som princip att inte lämna ut affärsplaner. Enligt intervju med VD och styrelse bidrar bolaget främst till fullmäktiges mål om att bostadsbyggandet i Mölndal ska öka och möta kravet på en hållbar tillväxt (mål 5) samt målet om att Mölndals miljö- och klimatarbete ska stärkas för att tillförsäkra Mölndalsborna en hälsosam och god miljö (mål 9). Enligt uppgift från VD framgår att bolagets budget, som också inkluderar en investeringsplan, motsvarar den övergripande affärsplan som styrelsen fattar beslut om. Budgeten bygger på de strategiska anläggningsplaner som fastställs årligen för bolaget. Utifrån budgeten upprättat VD upprättar en mer detaljerad affärsplan som fastställs av företagsledningen. Styrelsen beslutar indirekt om sammanfattningen av affärspianen i samband med beslut om den årliga budgeten. Nuvarande affärsplan omfattar perioden Utifrån den övergripande affärspianen upprättar affärsområdescheferna egna planer och bryter ned dessa i verksamheterna. 4

39 BuikJn a better workinq world Affärspianerna har enligt VD sin utgångspunkt i de uppdrag som anges i ägardirektivet samt övergripande styrdokument såsom bolagsordning, bolagets vision, affärsidé, strategier och kritiska framgångsfaktorer. Därtill har bolaget tagit fram ett övergripande styrkort som omfattar samtliga affärsområden. Styrkortet har delats upp i områdena finans, kund/omvärld, medarbetare, processer samt utveckling och förnyelse. Bolaget använder sig av en företagsanalysmodell som kallas MOVE (Modell för Verksamhetsutveckling) och utgör en del av affärspianen. Arbetet med MOVE leds och utförs av bolagsledningen. VD ansvarar för att arbetet sker årligen. Styrelsen är delaktig vid framtagandet av MOVE-analyserna som genomförs i samband med de årliga strategiseminarierna. MOVE-modellen är bolagets verksamhetsstyrnings- samt målstyrningsprocess med ett årshjul som innehåller planerade aktiviteter samt uppföljningar. MOVE-analyser för de nästkommande fyra åren antas årligen för samtliga affärsområden. Analyserna ligger till grund för den strategiska inriktningen fram till Intern kontroll Koncernen Mölndals Energi har ett integrerat ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö och ärcertifierade enligt ISO 14001, och OHSAS Intern revision genomförs främst med fokus på led ningssystemet och inom de områden som 150- och 0HSAS-certifieringarna kräver. Inom dessa områden blir bolaget granskat av externa revisorer två gånger per år. Styrelsen delges information avseende resultatet av genomförda revisioner. 1 ledningssystemet återfinns bolagets samtliga processer. Kontroller finns inbyggda i ledningssystemets alla delar. Av intervju framgår att det i samband med framtagande av affärsplanen sker en genomgång samt dokumentation av bolagets mest väsentliga risker samt hur dessa bör hanteras. 1 M0VE (Modell för Verksamhetsutveckling) återfinns processbeskrivningat avseende bolagets mest väsentliga processer samt tillhörande risker och kontroller. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Bolagets VD lämnar till varje styrelsesammanträde en ekonomisk uppföljning. Dessutom lämnas en rapport om väsentliga händelser, avvikelser och risker i verksamheten. Arbetet utifrån styrelsens mål återrapporteras i form av avvikelser. Resultatrapporter bryts ned på affärsområdesnivå så att styrelsen ska kunna bedöma var i verksamheten avvikelser uppstår. Koncernen har också kvartalsvis mer detaljerad uppföljning med tillhörande styrelsemöten. Den kvartalsvisa uppföljningen, inklusive VD-rapport och ekonomisk uppföljning är mer ingående vad avser eventuella avvikelser mot lagda planet och ger också en översiktlig rapportering av det som följer lagda planer. Här har också styrelsen en möjlighet att ställa frågor kring och således övervaka efterlevnaden gentemot ägardirektivet. Varje affärsområde diskuteras också specifikt med styrelsen i samband med att MOVE-analyserna gås igenom. 5

40 EY uiwiriq a btter workinq world Likt övriga bolag i staden rapporterar bolaget en gång om året till kommunstyrelsen bland annat med fokus på arbetet utifrån ägardirektivet. Av rapporten framgår all bolaget har infört en ny stödjande aktivitet i koncernen för att bättre organisera, dokumentera och samplanera bolagets arbete visavi Mölndals stad, Kvarnfallet, systerbolagen samt andra centrala aktörer som verkar i Mölndal. Vidare framgår all Stab Ekonomi VD bistår med uppföljning avseende efterlevnad av ägardirektivet. Styrelsens arbetsordning, , samt VD-instruktionen, , stipulerar styrelsens samt VD:s ansvar och befogenheter. Enligt uppgift från bolagets presidium har kraven på VD:s rapportering till styrelsen tydliggjorts i de reviderade dokumenten. Av intervju framgår att bolaget ser behov av en utökad dialog med Kvarnfallet. Enligt bolaget sker inga formella möten på politisk nivå och de informella kontakterna ses inte som tillräckliga. Bolaget menar även att dialogen på VD-nivå är begränsad. 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för all förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Della ställer bland annat krav på strukturerad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt Ar betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Energikoncernen har en arbetsmiljöpolicy som är daterad Personalchefen ansvarar för att ta fram förslag på arbetsmiljöpolicy som ska behandlas av skyddskommittén innan den fastställs av VD. Koncernen upprättar också årligen riskbedömning och handlingspian för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av bolagets processhandbok för ledning och styrning framgår uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöarbetet. Där anges att VD har det yttersta juridiska ansvaret för att organisationen men delegerar arbetsmiljöuppgifter till chefer och arbetsledare. För att klarlägga och förtydliga detta ansvar finns särskild delegationsordning för underställda chefer och arbetsledare. Denna uttrycker mer detaljerat vilket ansvar respektive chef och arbetsledare har beträffande arbetsmiljön inom bolagen. Bolaget är som ovan nämnt certifierat enligt OHSAS som avser bolagets arbete med arbetsmiljö. Personalchefen ansvarar för att ledningssystemet uppfyller kraven i OHSAS Enligt VD följer bolaget löpande upp tillbud, olycksfall, sjuktal med mera. Bolaget uppger att arbetsmiljön i bolaget är god. Det finns dock vissa utmaningar med långtidsfrånvaron, som i nuläget uppgår till cirka 3 procent. Det uppges att tillbud förekommer, men att inga allvarliga olycksfall inträffat under året, även om arbetsplatsen inte är riskfri. Däremot framgår all det finns risker kopplade till hög arbetsbelastning. Enligt bolaget har ett antal medarbetare drabbats av utmattningssymptom till följd av arbetsbelastningen. 6

41 EY BuiIdi,q a btter workiig world 5.7 Projektstyrning För majoriteten av bolagets projekt använder bolaget sitt ledningssystem för projektstyrning. Ledningssystemet omfattar hela arbetet gällande planering, genomförande, uppföljning och utvärdering. Till ledningssystemet finns även bland annat checklistor, system och kontroller som stöd för arbetet. Vid större projekt har bolaget en separat projektmodell. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att utifrån den genomgång som skett att bolagets ledningssystem och den övergripande affärsplanen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vår bedömning är att målstyrningen utifrån stadens vision kan utvecklas ytterligare genom att systematiskt bryta ned fullmäktiges fastställda mål i bolagets styrdokument samt följa upp i vilken utsträckning målen verkställs. Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Utveckla målstyrningen utifrån stadens vision genom att systematiskt bryta ned och följa upp fullmäktiges fastställda mål. Verka för en utökad formell samverkan med Kvarnfallet. Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Rebecka Rask Verksamhetsre visor 7

42 GRANSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Mölndal Energi Nät AB Till konmiunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Org.nr Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tilfräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den Z Ilsson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Hans Pettersson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

43 Granskninqsrpp Genomförd P UPpdrag av lekmannarev,sor FebrUari 2017 MöIndaI Energi Nät AB Lekmannarevjsj GransknjflgsredoI - Är 2016 ///////////Ii/iiiiiiiiiii

44 EY Buildinq a etter work inq wor d Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Intern kontroll Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrn ing 6 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 7

45 EY BuiIiing a bttr woki,q wqrld Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 201 6/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som lekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) 2

46 EY uiidnq a bettec workmq wor d Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. gtanskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsm iljöverkets föreskrifter Bolagsordning Agardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndal Energi Nät AB (Mölndal Energi Nät) ingår i koncernen Mölndal Energi. Mölndal Energi Nät är ett helägt dotterbolag till Mölndal Energi AB, som i sin tur ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, utseende av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrningen av bolaget: Bolagsordningen är antagen i kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att svara för nätverksamhet för el, att äga och förvalta fast och lös egendom som krävs för verksamheten samt att äga aktier och andelar i företag med i förhållande till bolaget förenlig verksamhet. Ägardirektiv för bolaget är fastställt av Mölndal Energi AB och daterat Av ägardirektivet framgår all bolaget skall svara för nätverksam het för el samt idka med elnät annan förenlig verksamhet. Bolaget ska i sin verksamhet tillämpliga delar följa de övergripande strategibeslut och styrdokument som kommunfullmäktige antagit. Styrelsens arbetsordning är fastställd av styrelsen VD-instruktion är undertecknad av VD och styrelsens ordförande

47 EY BuiWinq btter workfriq wor d 5.2 Väsentliga händelser samt utmaningar och risker Bolaget uppger att det finns en hård konkurrens på elnätmarknaden och det ses som en utmaning att inte förlora kunder. Av intervju framgår att det finns behov att ytterligare satsa på att göra bolaget känt hos kunderna, eftersom bolaget idag tappar kunder till andra bolag. Det pågår satsningar för att stärka bolagets varumärke och öka kommunikationen utåt. Som ett led i della ska bolaget satsa på att intensifiera synligheten av verksamheten i Västsverige. Enligt bolagsordningen får Mölndal Energi Nät bedriva verksamhet i geografisk närhet till Mölndals stad i syfte att uppnå en ändamålsenlig nätverksamhet. Bolaget har inte närmre definierat i vilken utsträckning expansion kan ske utan all det ståt i konflikt med ägardirektivet. 1 dagsläget har bolaget kunder över hela Sverige. Vidare hat bolaget identifierat behov av att ringa mer till kunderna för att behålla och vinna tillbaka kunder. Bolaget har gjort analysen att insatsen är nödvändig även om tillvägagångssättet är impopulärt hos kunder. 5.3 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget bryter ner ägarens mål och direktiv i bolagsspecifika styrdokument i form av affärsplan, budget och investeringsplan. Bolaget har affärsmässiga mål, men bryter inte ner kommunfullmäktiges mål i sina styrdokument. Enligt bolaget finns inget behov att bryta ner målen, eftersom de affärsmässiga målen anses väl kopplade till kommunfullmäktiges mål. Inom ramen för granskningen har det inte varit möjligt att verifiera affärsmålens koppling till kommunfullmäktiges mål. Detta eftersom bolaget har som princip att inte lämna ut affärsplaner. Enligt intervju med VD och styrelse bidrar bolaget främst till fullmäktiges mål om att bostadsbyggandet i Mölndal ska öka och möta kravet på en hållbar tillväxt (mål 5) samt målet om att Mölndals miljö- och klimatarbete ska stärkas för att tillförsäkra Mölndalsborna en hälsosam och god miljö (mål 9). Enligt uppgift från VD framgår att bolagets budget, som också inkluderar en investeringsplan, motsvarar den övergripande affärsplan som styrelsen fattar beslut om. Budgeten bygger på de strategiska anläggningsplaner som fastställs årligen för bolaget. Utifrån budgeten upprättat VD upprättat en mer detaljerad affärsplan som fastställs av företagsledningen. Styrelsen beslutar indirekt om sammanfattningen av affärsplanen i samband med beslut om den årliga budgeten. Nuvarande affärsplan omfattar perioden Utifrån den övergripande affärsplanen upprättat affärsområdescheferna egna planer och bryter ned dessa i verksamheterna. Affärsplanerna har enligt VD sin utgångspunkt i de uppdrag som anges i ägardirektivet samt övergripande styrdokument såsom bolagsordning, bolagets vision, affärsidé, strategier och kritiska framgångsfaktorer. Därtill har bolaget tagit fram ett övergripande styrkort som omfattar samtliga affärsområden. Styrkortet har delats upp i områdena finans, kund/omvärld, medarbetare, processer samt utveckling och förnyelse. Bolaget använder sig av en företagsanalysmodell som kallas MOVE (Modell för Verksamhetsutveckling) och utgör en del av affärsplanen. Arbetet med MOVE leds och utförs av bolagsledningen. VD ansvarar för att arbetet sker årligen. Styrelsen är 4

48 EY BuiftJiiq d btter work iiq wor d delaktig vid framtagandet av MOVE-analyserna som genomförs i samband med de årliga strateg iseminarierna. MOVE-modellen är bolagets verksamhetsstyrnings- samt målstyrningsprocess med ett årshjul som innehåller planerade aktiviteter samt uppföljningar. MOVE-analyser för de nästkommande fyra åren antas årligen för samtliga affärsområden. Analyserna ligger till grund för den strategiska inriktningen fram till Intern kontroll Koncernen Mölndals Energi har ett integrerat ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö och ärcertifierade enligt ISO 14001, ISO 9001 och OHSAS Intern revision genomförs främst med fokus på ledningssystemet och inom de områden som 150- och OHSAS-certifieringarna kräver. Inom dessa områden blir bolaget granskat av externa revisorer två gånger per år. Styrelsen delges information avseende resultatet av genomförda revisioner. 1 ledningssystemet återfinns bolagets samtliga processer. Kontroller finns inbyggda i ledningssystemets alla delar. Av intervju framgår att det i samband med framtagande av affärsplanen sker en genomgång samt dokumentation av bolagets mest väsentliga risker samt hur dessa bör hanteras. 1 MOVE (Modell för Verksamhetsutveckling) återfinns processbeskrivningar avseende bolagets mest väsentliga processer samt tillhörande risker och kontroller. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Bolagets VD lämnar till varje styrelsesammanträde en ekonomisk uppföljning. Dessutom lämnas en rapport om väsentliga händelser, avvikelser och risker i verksamheten. Arbetet utifrån styrelsens mål återrapporteras i form av avvikelser. Resultatrapporter bryts ned på affärsområdesnivå så att styrelsen ska kunna bedöma var i verksamheten avvikelser uppstår. Koncernen har också kvartalsvis mer detaljerad uppföljning med tillhörande styrelsemöten. Den kvartaisvisa uppföljningen, inklusive VD-rapport och ekonomisk uppföljning är mer ingående vad avser eventuella avvikelser mot lagda planer och ger också en översiktlig rapportering av det som följer lagda planer. Här har också styrelsen en möjlighet att ställa frågor kring och således övervaka efterlevnaden gentemot ägardirektivet. Varje affärsområde diskuteras också specifikt med styrelsen i samband med att MOVE-analyserna gås igenom. Likt övriga bolag i staden rapporterar bolaget en gång om året till kommunstyrelsen bland annat med fokus på arbetet utifrån ägardirektivet. Av rapporten framgår att bolaget har infört en ny stödjande aktivitet i koncernen för att bättre organisera, dokumentera och samplanera bolagets arbete visavi Mölndals stad, Kvarnfallet, systerbolagen samt andra centrala aktörer som verkar i Mölndal. Vidare framgår att Stab Ekonomi VD bistår med uppföljning avseende efterlevnad gentemot ägardirektivet. Styrelsens arbetsordning, , samt VD-instruktionen, , stipulerar 5

49 EY uildmq a better workinq world styrelsens samt VD:s ansvar och befogenheter. Enligt uppgift från bolagets presidium har kraven på VD:s rapportering till styrelsen tydliggjorts i de reviderade dokumenten. Av intervju framgår att bolaget ser behov av en utökad dialog med Kvarnfallet. Enligt bolaget sker inga formella möten på politisk nivå och de informella kontakterna ses inte som tillräckliga. Bolaget menar även att dialogen på VD-nivå är begränsad. 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Detta ställer bland annat krav på strukturerad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt Ar betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001: 1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöacbetet. Energikoncernen har en arbetsmiljöpolicy som är daterad Personalchefen ansvarar för att ta fram förslag på arbetsmiljöpolicy som ska behandlas av skyddskommittén innan den fastställs av VD. Koncernen upprättat också årligen riskbedömning och handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av bolagets processhandbok för ledning och styrning framgår uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöarbetet. Där anges att VD har det yttersta juridiska ansvaret för att organisationen men delegerar arbetsmiljöuppgifter till chefer och arbetsledare. För att klarlägga och förtydliga detta ansvar finns särskild delegationsordning för underställda chefer och arbetsledare. Denna uttrycker mer detaljerat vilket ansvar respektive chef och arbetsledare har beträffande arbetsmiljön inom bolagen. Bolaget är som ovan nämnt certifierat enligt QHSAS som avser bolagets arbete med arbetsmiljö. Personalchefen ansvarar för att ledningssystemet uppfyller kraven i OHSAS Enligt VD följer bolaget löpande upp tillbud, olycksfall, sjuktal med mera. Bolaget uppger att arbetsmiljön bolaget är god. Det finns dock vissa utmaningar med långtidsfrånvaron, som i nuläget uppgår till cirka 3 procent. Det uppges att tillbud förekommer, men att inga allvarliga olycksfall inträffat under året, även om arbetsplatsen inte är riskfri. Däremot framgår att det finns risker kopplade till hög arbetsbelastning. Enligt bolaget har ett antal medarbetare drabbats av utmattningssymptom till följd av arbetsbelastningen. 5.7 Projektstyrning För majoriteten av bolagets projekt använder bolaget sitt ledningssystem för projektstyrning. Ledningssystemet omfattar hela arbetet gällande planering, genomförande, uppföljning och utvärdering. Till ledningssystemet finns även bland annat checklistor, system och kontroller som stöd för arbetet. Vid större projekt har bolaget en separat projektmodell. 6

50 EY uildinq better workinq world 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att utifrån den genomgång som skett att bolagets ledningssystem och den övergripande affärspianen med tillhörande mål och nyckeltal utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens mål och uppdrag. Vår bedömning är att målstyrningen utifrån stadens vision kan utvecklas ytterligare genom att systematiskt bryta ned fullmäktiges fastställda mål i bolagets styrdokument samt följa upp i vilken utsträckning målen verkställs. Vår sammanfallande bedömning är all bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt all bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Utveckla målstyrningen utifrån stadens vision genom att systematiskt bryta ned och följa upp fullmäktiges fastställda mål Verka för en utökad formell samverkan med Kvarnfallet. Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henriksson Verksamhetste visor LL Rebecka Rask Verksamhetsre visor 7

51 GRANSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Guimebo slott och trädgårdar AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den 7 rn9l L... / Peter Eckerström / Birgitta Evans Av kommunfullmäktige Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor utsedd lekmannarevisor

52 Gransknl Genomförd Februari Upp av Gunnebo slott och trädgård AS evis0 - Är 2016

53 EY Buildinq a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund.2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning 7 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 7

54 EY B.sIinq a bttet wo, kfriq wor d Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till all undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som lekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: i Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar 2

55 &BuWinq btter working world Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möte med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionsktiterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Gunnebo slott och trädgårdar AB (Gunnebo) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Möindal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrn ingen av bolaget: Bolagsordningen är fastställd av kommunfullmäktige Bolaget har till föremål för sin verksamhet att vårda och utveckla det kulturarv som Gunnebo slott och trädgårdar utgör och erbjuda upplevelser och aktiviteter till ett brett fält av intressenter såsom allmänhet, näringsliv, kulturturism och utbildningsväsende samt idka annan därmed förenlig verksamhet. 3

56 EY ulldinq a better worknq world Bolagets verksamhet och inriktning beskrivs i ägardirektivet som fastställdes av Kvarnfallets styrelse Utöver vad som framgår om ändamålet med verksamheten i bolagsordningen slår ägardirektivet också fast att Gunnebo ska bidra till arbetet med att utveckla besöksnäringen i staden. Vision 2022 för Gunnebo Slott och Trädgårdar är fastställd av bolagsstyr&sen vid sammanträdet Styrelsens arbetsordning är fastställd av bolagsstyrelsen vid sammanträdet VD-instruktion är undertecknad av styrelseordförande och VD Väsentliga händelser samt utmaningar och risker Under 2015 konstaterades allvarliga skador på slottets södra fasad. Under vinter och vår 2015/2016 restaurerades fasaden. Övriga fasader ska restaureras i etapper fram till hösten 2019 enligt särskilt framtagen plan. En plan har tagits fram för detta. Av intervju med bolaget framgår att det finns många frågor kring vad som kan och får göras mot bakgrund av att slottet är en kulturhistorisk plats. Restaureringen påverkar bolagets verksamhet då slottet plastas in. Exempelvis minskar bokningar av slottet för bröllop och andra event till följd av inplastningen. Det uppges också vara en utmaning att hitta personal/företag med rätt kompetens för att utföra restaureringen. Under beräknas investeringskostnaden uppgå till 15 mnkr. Återuppbyggnad av slottets orangeri pågår. Enligt styr&seprotokoll går projektet i långsammare takt än ursprungligen planerat, eftersom restaureringen av slottets fasad prioriteras. Projektering för restaurering och omhändertagande av slottets interiörer har påbörjats. Bolaget har lämnat in ansökan om medel för restaureringen. Sommarteatern uppges i stor utsträckning påverka bolagets resultat. Att bedriva sommarteater ses som en verksamhetsrisk då den är väderberoende. Enligt bolaget fick det dåliga vädret under sommaren 2016 effekter i form av en inställd föreställning och färre besökare. Beläggningen för sommarteatern uppgick till 80 procent. Det pågår en översyn av driftsformerna för bolaget. Översynen görs tillsammans med Kvarnfallet. Enligt VD och styrelse finns behov av att finna en lösning för bolagets ekonomiska planering. Ett arbete har därför inletts i syfte att utveckla mer långsiktiga och permanenta verksamheter samt att utjämna skillnaderna mellan högsäsong och lågsäsong. Av intervju framgår att skadegörelse ses som ett reellt problem. Kameraövervakning har installerats på slottsområdet för all förhindra skadegörelse på fastigheterna och 4

57 EY uidfriq better warknq worki anläggningarna. Bolaget har också vakter tillgängliga vid teater och andra tillställningar. Bilinbrott på besöksparkeringen har också inträffat under året. Bolaget har initierat möte med Mölndals Parkerings AB för att försöka få vakter på plats i syfte att minska inbrotten. 5.3 Intern kontroll Styrelsen beslutar årligen om en internkontrollplan. Planen rapporteras löpande vid styrelsemöten. För 2016 fastställdes planen i april månad. Av planen framgår all internkontrollarbetet ingår i den årliga verksamhetsplaneringen. Varje verksamhetsansvarig chef ansvarar för att planeringen omfattar åtgärder inom områdena administrativ kontroll och redovisningskontroll. Vidare framgår att en lokal risk- och väsentlighetsanalys ska utgöra grund för kontrollåtgärderna. Av planen framgår också att VD har ansvar för att rapportera väsentliga avvikelser till styrelsen. Enligt VD behandlas bolagets risk- och väsentlighetsanalys minst två gånger per år avdelningsvis. Genomgång sker av vad som är avklarat och vad som ska göras framåt. Bolaget genomför även löpande skyddsronder. Detta genomförs särskilt ofta för pågående bygg- och rekonstrueringsprojekt, såsom exempelvis renoveringen av orangeriet och slottets fasad. 1 samband med renoveringen av slottets fasad har bolaget anlitat en extern konsult som hat tagit fram ett särskilt riskanalysprogram för detta. Samtliga aktiviteter dokumenteras. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Bolaget har brutit ner kommunens vision och mål genom all anta bolagsspecifika styrdokument i form av en verksamhets- och affärsplan för Planen antogs vid styrelsesammanträdet affärsplanen är verksam heterna uppdelade i omhändertagande respektive affärsdrivande verksamheter. Både de omhändertagande och de affärsdrivande verksamheterna styrs utöver affärsplanen också av särskilda skyddsdokument och vårdplaner. 1 verksamhets- och affärsplanen anges strategiska och operativa mål för verksamheten. Utgångspunkten är de mål och uppdrag som anges i ägardirektivet. De strategiska målen är av beskrivande karaktär och de operativa målen av mer konkret karaktär. 1 planen anges både gemensamma mål för bolagets verksamheter samt nedbrutna mål för respektive verksamhetsområde. Målen är både långsiktiga och kortsiktiga. Det saknas information om när och hur målen ska följas upp samt hur de ska mätas. Bolagets VD och presidium ser positivt på stadens Vision 2022 och menar att bolaget kan bidra till flera av målen. 1 verksamhets- och affärsplanen finns även skrivning om hur bolaget ska bidra till att stadens vision uppnås. Det beskrivs dock som ett utvecklingsområde all fastställa tidplan för målens genomförande och plan för uppföljning av målen till styrelsen. 5

58 EY auld ing a btter workiriq world 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Dokumenterad avstämning av ägardirektivet har skett genom rapport till kommunstyrelsen, daterad Av rapporten framgår hur bolaget ansluter sig till stadens vision och fokusområden samt bolagets arbete och aktiviteter utifrån ägardirektivet. Av styrelsens protokoll framgår all ekonomisk uppföljning sker vid varje styrelsesammanträde. Budgeten följs upp månadsvis av ledningsgruppen och rapporteras till styrelsen. Presidiet uppger att styrelsen dessutom får verksamhetsuppföljning samt uppföljning av avvikelser och händelser av större vikt vid varje sammanträde. Styrelsen anser att den ekonomiska återrapporteringen samt uppföljningen lever upp till styrelsens krav och förväntningar. Uppföljning mot affärs- och verksamhetspian görs varje kvartal i ledningsgrupp och styrelsens presidium. Mer detaljerad uppföljning görs halvårsvis. 1 samband med årsbokslutet genomförs en mer omfattande uppföljning av bolagets verksamhet som dokumenteras och sammanfattas i en verksamhetsberättelse. Verksam hetsberättelsen rapporteras till styrelsen och innehåller verksamhetsredovisning samt måluppföljning för målen i verksamhets- och affärsplanen. Bolagets VD och styrelse uppger att det finns behov av ökad samverkan med moderbolaget och ökad kännedom om Gunnebos verksamhet hos moderbolaget. 1 nuläget upplever VD och styrelse att delar av bolagets uppdrag behöver tydliggöras. Det gäller framförallt turistuppdraget som i dagsläget är ett tilläggsuppdrag för Gunnebo och som inte regleras av ägardirektivet. Det saknas närmare riktlinjer eller mål för att tydligg öra uppdraget. 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår all arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Detta ställer bland annat krav på strukturerad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt Ar betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Gunnebo har antagit Mölndals stads arbetsmiljöpolicy som fastställdes Bolaget har även en dokumenterad uppgiftsfördelning som reglerar VD:s, chefers och skyddsombuds ansvar för uppgifter inom arbetsmiljöarbetet. Uppgiftsfördelningen reviderades senast Vidare framgår all bolaget genomför och dokumenterat riskbedömning och handlingsplan avseende arbetsmiljön för 6

59 EY uiidinq a better working wor d respektive avdelning. Riskbedömning och handlingsplan har presenterats för och godkänts av styrelsen. Arbetsmiljöarbetet och upprättade handlingsplaner följs upp löpande i ledningsgruppen samt på APT. 1 syfte att följa arbetsmiljöarbetet genomför bolaget medarbetarutvärderingar samt följer upp sjuktal. Vidare tar respektive avdelning fram nyckeltal inom arbetsmiljöarbetet som följs upp. Enligt bolaget är sjuktalen på en bra nivå. Det finns dock ett antal långtidssjukskrivningar som delvis är arbetsrelaterade. De största arbetsmiljöutmaningarna uppges vara kopplade till tunga lyft och under vissa perioder till stress. Som tidigare nämnts uppges det vara viktigt att skapa mer permanenta verksamheter för att undvika arbetsrelaterad stress under högsäsong. Vidare framgår att det pågår ett arbete med arbete med att förändra organisationen kring sommarteatern som lyfts fram som en verksamhet där stressrelaterad ohälsa är överrepresenterad. 5.7 Projektstyrning Gunnebos verksamhet utförs relativt ofta i projektform. För projekten har bolaget tagit fram en projektmodell i form av en arbetsplan. 1 planen definieras projektet samt roller och ansvar för projektorganisationen. Bolaget genomför projekt med olika huvudmän såsom Mölndals stad, Länsstyrelsen och Jord bruksverket samt med olika finansiärer. Samma projektmodell används oavsett huvudman. Enligt projektmodellen är styrelsen, aktuell huvudman och finansiärer representerade i projektorganisationen. Under projekten sker löpande uppföljning i form av projektmöten, interna kommunikations- och samverkansmöten och liknande beroende på projekt. Uppföljning kring projektet sker löpande till styrelsen och avrapporteras fyra gånger om året till aktuell huvudman för projektet. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi bedömer att det är positivt att bolaget under året tagit fram en verksamhets- och affärsplan som tydliggör mål för verksamheterna. Vår bedömning är att planen utgör en ändamålsenlig grund för att säkerställa styrning och uppföljning utifrån ägarens vision och direktiv. Vi bedömer att målstyrningen kan utvecklas ytterligare genom att tydliggöra hur och när måfen ska följas upp och hur de ska mätas. För att målstyrningen ska få avsedd effekt är det viktigt att bolaget utvecklar en strukturerad och systematisk uppföljning som säkerställer att bolaget arbetat mot de fastställda målen. Vi bedömer att styrelsen samt VD är väl insatta i bolagets risker. Vi konstaterar vidare att restaureringsarbete pågår där osäkerhet föreligger kring de totala kostnaderna. Vi bedömer mot bakgrund av detta att det är viktigt för styrelsen att noga följa utvecklingen i pågående projekt. 7

60 BuEidinq a better workmg world Vår bedömning är att Gunnebo tillsammans med ägaren bör arbeta för en ökad tydlighet kring vilket åtagande bolaget har ifråga om att öka turismen i staden. Med undantag för ovan är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar VD och styrelse att: Utveckla målstyrningen genom att tydliggöra hur och när de strategiska och de operativa målen ska följas upp, samt hur och när målen i Vision 2022 ska genomföras och följas upp. Göteborg den 24 februari 2017 /1/7 /72 tt) Christoffer Henriksson Verksamhetsre visor f / Rebecka Rask Verksamhetsre visor 8

61 GRÄNSKNINGSRÄPPORT Till bolagsstämman i Mölndals Parkerings AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den ()f -03 2%. Cesar *firzaei Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor irgitta Evans Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

62 Granskningsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av Iekmanna revisorerna Februari 2017 Mölndals Parkerings AB Lekmannarevision Är Granskningsredogörelse

63 uildng a btter workicq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte och revisionsfrågor 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 3 5 Granskningsresultat Grundlaggande styrdokument Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/ Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Arbetsmiljö Projektstyrning 6 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 6

64 Buildiiq better workinq world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagen kapitel 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt om bolagets interna kontroll är tillräcklig Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. 2 Syfte och revisionsfrågor Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övetgripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. Revisionsfrågorna utgår från fyra generella teman vilka anges nedan. Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 2016/2017 Intern kontroll Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Revisionsfrågorna utgår även från nedan två teman som Iekmannarevisorerna särskilt har beslutat om för 2016: Arbetsmiljö Projektstyrning 3 Metod Den grundläggande granskningen grundas på dokumentstudier och intervjuer. Granskningen omfattar följande: Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument 2

65 EY uiidiriq tetter work inq world Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning, rapportering, ansvarsfördelning och intern kontroll Underlag för rapportering och måluppfyllelse Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Vi har tillsammans med lekmannarevisorerna genomfört möten med bolagets VD och styrelsens presidium under oktober månad Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Aktiebolagslagen Arbetsmiljölagen och arbetsmiljöverkets föreskrifter Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Mölndals Parkering AB (Mölndals Parkering) ägs och styrs av Mölndals stad som en del av koncernen Kvarnfallet Mölndal AB (Kvarnfallet). Ägarens styrning av bolaget sker genom upprättande av bolagsordning, val av bolagsstyrelse och lekmannarevisorer, rätten att ta ställning till viktiga beslut i bolaget samt ägardirektiv. Nedan sammanställs de mest väsentliga styrdokumenten, som bolagets styrelse och VD har att följa i styrn ingen av bolaget: Bolagsordningen antogs av kommunstyrelsen Bolagsordningen anger att Mölndals Parkerings huvudverksamhet ska vara all i samarbete med staden förvärva, anlägga och/eller förvalta mark och anläggningar för parkering inom Mölndals kommun. Bolagets verksamhet bör också omfatta annan med parkering förenlig verksamhet. 3

66 EY uildiiq a better orkinq world Bolagets verksamhet och inriktning anges bolagets ägardirektiv som är fastställt av Kvarnfallets styrelse Av ägardirektivet framgår bland annat att bolaget aktivt ska verka för goda och effektiva parkeringslösningar och samordna parkeringsfrågorna med övrig kommunal planering. Bolaget ska erbjuda attraktiva parkeringsmöjligheter med hög kvalitet för att stärka stadens attraktionskraft. Parkering med god tillgänglighet ska erbjudas där den är efterfrågad. Bolaget ska erbjuda parkering nära kollektivtrafikens knytpunkter för att främja hållbart resande. Styrelsens arbetsordning samt VD-instruktion är fastställd av styrelsen Väsentliga händelser samt utmaningar och risker 201 6/2017 Bolagets långsiktiga planering påverkas i stor utsträckning av kommunens om- och utbyggnad. Bolagets VD och presidium uppger att rivningen och ombyggnationen av centrum fortsatt har omfattande inverkan på bolagets verksamhet. Under byggtiden av Mölndals innerstad har det skett en minskning med 540 parkeringsplatser från de cirka platser som fanns före byggstarten i augusti Det uppges därför fortsatt vara en utmaning att möjliggöra plats för parkering under ombyggnadstiden. Vidare ses det som en utmaning att säkerställa tillgänglighet till parkering när centrum projektet är klart. Bolaget har upprättat en plan för all hantera de aspekter av centrumombyggnationen som påverkar bolaget. Planen följs upp löpande. En annan utmaning som bolaget har att hantera är att hitta lämpliga parkeringslösningar för Forsåkerområdet, där det finns behov av nya parkeringsplatser. Mölndals Parkering deltar aktivt i arbetet med att planera den nya stadsdelen. Bolaget växer, vilket medför utmaningar vad gäller kompetensförsörjning. Det finns ett ökat behov av att utveckla verksamheten och hitta rätt kompetens för detta. Av intervju framgår att frågan diskuteras löpande i bolaget och i styrelsen. Sedan den 1 januari 2015 har bolaget infört e-tjänster vid köp av 30-dagars tillståndsparkering. Ett digitaliserat system har köpts in som stöd för att administrera dessa tjänster. VD uppger att den fysiska kundkontakten och kontanthanteringen har minskat som en konsekvens av digitaliseringen. Enligt VD har detta resulterat i en bättre överblick avseende försäljningen av antalet tillstånd. Styrelsen följer löpande upp det nya arbetssättet. 5.3 Intern kontroll Bolaget har under 2016 antagit en internkontrollplan som har fokus på inflödet av pengar samt digitala tillstånd. lnternkontrollplanen ska årligen följas upp och uppdateras utifrån behov. Bolaget genomför även uppföljningar utifrån policy- och styrdokument med hjälp av ett IT-verktyg. VD påpekar att bolagets storlek innebär att det finns en god översyn 4

67 &uiidinq a better workirig wor d av verksamheten. Eftersom bolaget är relativt litet finns ett begränsat antal kedjor som behöver kontrolleras löpande. Vidare uppges all riskerna i bolaget har minskat i och med den kraftiga minskningen av kontanthantering. För att identifiera och hantera risker framgår att styrelse och VD genomför djupanalyser inför varje projekt som bolaget genomför. Projekten följs sedan löpande upp av styrelsen. 5.4 Bolagets långsiktiga planering samt arbete med kommunens Vision 2022 Mölndals Parkering hat brutit ner ägarens mål och direktiv i en bolagsspecifk affärsplan. Under 2015 togs en affärspian fram för perioden Affärsplanen är framtagen av VD tillsammans med en konsult och behandlades i styrelsen innan den antogs. Av affärspianen framgår mål och uppdrag med tillhörande nyckeltal utifrån ägardirektivet samt mål utifrån Vision Affärsplanen följs upp kontinuerligt i bolaget och på styrelsesammanträden. 5.5 Uppföljning utifrån det kommunala ändamålet Varje år hålls minst sex styrelsemöten (utöver det konstituerande styrelsemötet). Under styrelsemötena ger bolagets VD en lägesrapport. Dessutom delges styrelsen ekonomisk uppföljning och prognos. Övriga frågor av väsentlig betydelse samt avvikelser återrapporteras löpande. Av intervju framgår att styrelsen löpande följer upp alla pågående projekt men att det inte görs någon uppföljning utifrån målen i affärsplanen. Styrelse och VD uppger all det framöver kan finnas behov av mer systematisk uppföljning av affärsplan och mål då bolaget växer. För 2016 kommenteras bolagets mål och uppdrag utifrån ägardirektivet i kom munstyrelsen, daterad rapport till 5.6 Arbetsmiljö Av arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Della stället bland annat krav på strukturetad dokumentation kring arbetsmiljöfrågor. Enligt betsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001 :1) ska arbetsgivare med minst tio arbetstagare bland annat ha dokumenterad arbetsmiljöpolicy, uppgiftsfördelning, riskbedömning, handlingsplan, sammanställning av skador och tillbud och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av intervju framgår all bolaget i september 2016 nådde gränsen om tio anställda, vilket medför att bolaget omfattas av de mer omfattande dokumentationskraven i arbetsmiljölagstiftningen. Ett arbete har påbörjats med att ta fram dokumentation utifrån kraven. Bolaget har under 2016 fastställt en arbetsmiljöpolicy. Vidare har arbetsmiljömål för 2017 tagits fram. Som en del av det systematiska Ar 5

68 &uidrnq better worknq world arbetsmiljöarbetet har en riskbedömning avseende arbetsmiljön genomförts och dokumenterats. Riskbedömningen godkändes av VD Av riskbedömningen framgår åtgärder kopplade till riskerna, men inte vem som är ansvarig för åtgärderna och när de ska utföras. Bolaget har även tagit fram ytterligare handlingspianer och rutiner kopplade till arbetsmiljöarbetet, exempelvis kring olyckor på arbetsplatsen. Bolaget saknat dock en dokumenterad uppgiftsfördelning där det anges vem som ska göra vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Av intervju framgår att de främsta arbetsmiljöriskerna avser parkeringsvakternas arbete. Arbetsuppgifterna innebär risk för hot och våld. Allvarligare incidenter har dock inte inträffat under det senaste året. Bolaget arbetar aktivt med bemötandefrågor hos parkeringsvakterna för att minska risken för hot och våld. Vidare framgår all eventuella incidenter löpande följs upp och diskuteras inom ramen för dagliga morgonmöten. 5.7 Projektstyrning Bolaget utför större arbeten i projektform. Av bolagets affärspian framgår vilka projekt som utförs, vad syftet med respektive projekt är samt tidplan för projekten. Projekten följs upp och diskuteras vid varje styrelsemöte. l samband med uppföljningen hämtas uppgifter från ekonomisystemet, såsom intäkter och kostnader för projekten. Styrelsen uppger att projektmodellen ger en god insyn i projekten. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Mölndals Parkering har en affärsplan innehållande mål, mätetal och aktiviteter som tydliggör hur intentionerna i ägardirektivet ska uppnås samt med koppling till Vision Vi ser positivt på att bolaget antagit en affärspian och bedömer att det är en god grund för att styra och följa upp bolagets verksamhet. Vi ser även positivt på att bolaget under 2016 genomfört riskanalys och antagit en internkontrollplan. Granskn ingen visar att det pågår ett arbete med att ta fram styrdokument och rutiner för arbetsmiljöarbetet. 1 dagsläget saknar bolaget en dokumenterad uppgiftsfördelning avseende arbetsmiljöarbetet. Det begränsar enligt vår bedömning tydligheten kring vem som har vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet. Enligt vår bedömning bör bolaget upprätta en dokumenterad uppgiftsfördelning i enlighet med arbetsmiljölagstiftningen. 1 övrigt är vår sammanfattande bedömning att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi rekommenderar styrelse och VD att: Upprätta en skriftlig uppgiftsfördelning för arbetsmiljöarbetet. 6

69 EY ui[din a btter workin world Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henriksson Verksamhetsre visor LPfl Rebecka Rask Verksamhetsrevisor 7

70 GRÄNSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Affarsfastigheter i Mölndal AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagsiagen, kommunallagen och god sed. Bolaget har under 2016 varit vilande. Det är därmed inte aktuellt att bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning finns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den zofl- O 239 Claes lsson Thomas Svensson Av kommunfullmäktige Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor utsedd lekmaimarevisor

71 2016 Genomförd på Uppdrag av Iekmanflarevjsor Februari 2017 Lekmannarevjsj Gransknjflg0.. - Är MöIndaI AB 1. //////////llhiii/i////ii/iiiiiia

72 Building a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund.2 2 Syfte 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 2 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker 3 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 3

73 EY Bwldinq a better working wor!d 2 Syfte Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att gtanskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen hat genomförts genom dokumentstudier och omfattat följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningstedogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport all lämnas i enlighet med Aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av Aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 2

74 EY uiiuinq a btter working world Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. Av rapport till kommunstyrelsen framgår att Kvarnfallet Mölndal AB har tecknat avtal med Mölndalsbostäder AB om förvaltning av Affärsfastigheter i Mölndal AB. Den 19 februari 2015 ingicks ett fastighetsregleringsavtal med Mölndals Galleria Fastighets AB. 1 och med avtalet avyttrades fyra fastigheter, bland annat Koljan 3 som ägdes av Affärsfastigheter i Mölndal AB. Av rapport till kom munstyrelsen framgår att bolaget numera är vilande. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henrik son Verksamhetsre visor Rebecka Rask Verksamhetste visor 3

75 GRÄNSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Centrum Byggnads fastighets AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Det innebär att vi planerat och genomfört granskningen för att i rimlig grad försäkra oss om att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vi bedömer att bolagets verksamhet skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Någon grund för anmärkning mot styrelsens och verkställande direktörens förvaltning föreligger inte. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlänmats till bolagets styrelse. Mölndal den 20 t Lq ClaesOlsson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor C7 Thomas Svensson Av kommunflillmäktige utsedd lekmannarevisor

76 Granskflinqpp0, Genomförd Februari av MöIndaI Centrum 8vgqna5 Lekmannarev.. Gransknjflgs AB - Är 2016 //ill///iiiiiiii i»

77 EY BuiWing a better work,nq world Innehåll 1 Bakgrund.2 2 Syfte 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 2 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker 3 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 3

78 EY ubc1inq a better work inq world 2 Syfte Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2076 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagsiagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 2

79 u,idiiq a btter work inq world Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag fmölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB och Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och utgjordes av varsin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Mölndals Centrum Byggnads Fastighets AB äger en fastighet, Mölndal Kungsfisken 5. Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. 1 en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad framgår att Kvarnfallet Mölndal AB har tecknat avtal med Mölndalsbostäder AB om förvaltning av bolaget. Bolaget har inga anställda. Fakturaflödet hanteras av Mölndalsbostäder AB. Mölndalsbostäder AB fakturerar i sin tur bolaget för nedlagd tid. Den 19 februari 2015 ingicks ett fastighetsregleringsavtal med Mölndals Galleria Fastighets AB. 1 och med avtalet avyttrades fyra fastigheter. Kungsfisken 4 och 5 ägs fortfarande via bolag av Kvarnfallet Mölndal AB. Av rapport till kommunstyrelsen framgår att ett samarbetsavtal har tecknats mellan Mölndals stad och NCC som bland annat omfattar dessa två fastigheter. Av intervju med moderbolaget pågår en diskussion med NCC om förvärv av dessa fastigheter till marknadspris. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning är att bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, att verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att bolagets interna kontroll är tillräcklig. 3

80 EY euikwiq a btter workiiq world Göteborg 24 februari 2017 L.,nristoffer Henriksson Verksamhetsre visor Rebecka Rask Verksamhetsrevisor 4

81 GRÄNSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Bolaget har under 2016 varit vilande. Det är därmed inte aktuellt att bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den 2Ofl Q329 s Olsson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Thomas Svensson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

82 GeflOmPPOrt 2016 pa UPPdt Februari 20; ag av Iekmaflnare. MölnUal C pastighetst1m Koljan 1 Lekmannar.

83 EY Buiklrnq a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 2 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker 3 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 4

84 Buildinq a better working world 2 Syfte Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument. Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 2

85 Bwldinq a btter workiiq world Kommunallagen Aktiebolagsiagen Bolagsordning Agardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Bolaget har tillsammans med Kvarnfallet i Mölndal AB upprättat ett kommanditbolag, Mölndal Centrum Fiskarna KB. Ett kommanditbolagsavtal har slutits mellan de två parterna. Avtalet är antaget av styrelsen vid sammanträdet kommanditbolaget ingår två fastigheter. Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas i avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag (Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB och Mölndal Centrum Byggnads Fastighets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och utgjordes av varsin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Bolaget ägde en fastighet, Koljan 1. Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyttra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. 1 en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad , framgår att Kvarnfallet Mölndal AB har tecknat avtal med Mölndalsbostäder AB om förvaltning av bolaget. Den 19 februari 2015 ingicks ett fastighetsregleringsavtal med Mölndals Galleria Fastighets AB. 1 och med avtalet avyttrades fyra fastigheter, bland annat Koljan 1. Av rapporten till kommunstyrelsen framgår att bolaget numera är vilande. 3

86 Bu,ldinq a btter workiriq world 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg 24 februari 2017 Christoffe Verksamhetsre visor enrik n Rebecka Rask Verksamhetsrevisor 4

87 GRÄNSKNINGSRÄPPORT Till bolagsstämman i Mölndal Centrum Karpen 12 Fastighets AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagslagen, kommunallagen och god sed. Bolaget har under 2016 varit vilande. Det är därmed inte aktuellt att bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning finns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den 20fl Claes Isson Thomas Svensson Av kommunfullmäktige Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor utsedd lekmannarevisor

88 Granskningsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av Iekmannarevisorerna Februari 2017 Mölndal Centrum Karpen Fastighets AB Lekmannarevision - Granskninqsredogörelse Är

89 Butldinq a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 2 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker 3 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer 3

90 EY Building a btter working world Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare följande avsnitt. 2 Syfte Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 2

91 EY eullding a btter working world Kommunallagen Aktiebolagsiagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Styrelsens arbetsordning samt instruktion för arbetsfördelning mellan styrelse och VD är upprättade och antagna vid styrelsesammanträde Något ägardirektiv finns inte upprättat. Detta motiveras av moderbolaget Kvarnfallet i Mölndal AB med att ägandet avses bli kortvarigt och att alla parter är införstådda med att bolaget ska förvaltas avvaktan på försäljning av fastigheten. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Bolaget förvärvades under 2012 av Kvarnfallet Mölndal AB tillsammans med två andra bolag (Mölndal Centrum Koljan 1 Fastighets AB och Mölndal Centrum Byggnads Fastig hets AB). De tre bolagen köptes från Sten & Ström för drygt 130 mnkr och ägde var sin fastighet i Mölndals centrum. Fastigheterna utgjordes till stor del av affärslokaler. Bolaget ägde en fastighet, Karpen 12. Enligt bolagsordningen har bolaget till föremål för sin verksamhet att inom Mölndals kommun förvärva, bebygga, äga, förvalta och avyftra fastigheter med bostäder, lokaler eller obebyggda och därtill hörande kollektiva anordningar. 1 en rapport tillställd kommunstyrelsen, daterad framgår att Kvarnfallet Mölndal AB har tecknat avtal med Mölndalsbostäder AB om förvaltning av bolaget. Den 19 februari 2015 ingicks ett fastighetsregleringsavtal med Mölndals Galleria Fastighets AB. l och med avtalet avyttrades fyra fastigheter, bland annat Karpen 12. Av rapporten till kommunstyrelsen framgår att bolaget numera är vilande. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henriksson Verksamhetsrevisor Rebecka Rask Verksamhetsre visor 3

92 GRANSKNINGSRAPPORT Till bolagsstämman i faren fastighets AB Org.nr Till kommunfullmäktige i Mölndals stad för kännedom Vi har granskat bolagets verksamhet under år Granskningen har utförts i enlighet med bestämmelserna i aktiebolagsiagen, kommunallagen och god sed. Bolaget har under 2016 varit vilande. Det är därmed inte aktuellt att bedöma om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. En sammanfattande redogörelse för utförd granskning fmns upprättad i en granskningsredogörelse som överlämnats till bolagets styrelse. Mölndal den %Öfl- O 29 Thomas Svensson Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor Peter Osterberg Av kommunfullmäktige utsedd lekmannarevisor

93 Gtansknjg Genomförd appott 2016 Februari 2017 UPpdrag av Iekmannare. Faren Fastjg AB Lekrnannar. GranskI - Är ,.f

94 &BuiIdnq a better workinq world Innehåll 1 Bakgrund 2 2 Syfte 2 3 Metod 2 4 Revisionskriterier 2 5 Granskningsresultat Grundläggande styrdokument Bolagets verksamhet samt risker 3 6 Sammanfallande bedömning och rekommendationer 3

95 EY euiklinq a better workinq world 2 Syfte Bakgrund Lekmannarevisionens uppdrag regleras i aktiebolagslagens kap 10. Av 3 framgår att lekmannarevisorns uppdrag är att granska: om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt, om verksamheten sköts på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Vidare framgår det att granskningen ska utföras enligt God sed och vara så ingående och omfattande som god sed vid della slag av granskning kräver. Lekmannarevisorerna har beslutat att för räkenskapsåret 2016 genomföra en grundläggande granskning av kommunens bolag. Granskningens inriktning och genomförande beskrivs närmare i följande avsnitt. Den grundläggande granskningen innebär att lekmannarevisorerna gör en översiktlig granskning av kommunens bolag. Syftet är att på en övergripande nivå undersöka om bolagens verksamhet är ändamålsenlig. Vidare syftar granskningen till att undersöka hur verksamheten förhåller sig till det kommunala ändamålet och övriga styrdokument samt bolagens system för styrning, uppföljning och intern kontroll. 3 Metod Den grundläggande granskningen av dotterbolagen har genomförts genom dokumentstudier och omfattar följande; Löpande genomgång av styrelseprotokoll och handlingar Insamling, genomgång och översiktlig analys av väsentliga styrdokument Översiktlig genomgång av system för styrning, uppföljning och intern kontroll Uppföljning av åtgärder utifrån föregående års granskning (vid behov) Denna granskningsredogörelse är en redovisning och avrapportering till bolagets verkställande direktör och styrelse avseende den under året genomförda granskningen. Till respektive bolags bolagsstämma kommer en särskild granskningsrapport att lämnas i enlighet med aktiebolagslagens 10 kap. 5. Av aktiebolagslagens 10 kap. 13 framgår vad rapporten ska innehålla. 4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. granskningen som 1 denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: 2

96 EY dh[diriq a letter work ing world Kommunallagen Aktiebolagslagen Bolagsordning Ägardirektiv och övriga styrdokument 5 Granskningsresultat 5.1 Grundläggande styrdokument Bolagsordningen är antagen av kommunfullmäktige Något ägardirektiv finns inte upprättat för bolaget. 5.2 Bolagets verksamhet samt risker Faren Fastighets AB är ett helägt dotterbolag till Mölndalsbostäder AB. Bolaget är vilande och bedriver ingen verksamhet i dagsläget. 6 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Bolaget är vilande. Någon bedömning av om verksamheten bedrivs ändamålsenligt är därmed inte aktuell. Göteborg 24 februari 2017 Christoffer Henriksson Verksamhetsre visor LQ2L f [i Rebecka Rask Verksamhetsre visor 3