LÄNSTRAFIKEN I JÄMTLANDS LÄN AB GRANSKNINGSPROMEMORIA

Transkript

1 REVISIONSKONTORET LÄNSTRAFIKEN I JÄMTLANDS LÄN AB GRANSKNINGSPROMEMORIA 2015

2 Revisionsrapport 2 (7) Innehållsförteckning 1 INLEDNING/BAKGRUND LEKMANNAREVISORERNAS UPPDRAG SYFTE REVISIONSFRÅGOR REVISIONSKRITERIER METOD RESULTAT GRUNDLÄGGANDE GRANSKNING Iakttagelser - Ändamålsenlighet och måluppfyllelse Vår bedömning Iakttagelser - Intern kontroll Vår bedömning GRANSKNINGSANSVARIG/A... 7

3 Revisionsrapport 3 (7) 1 INLEDNING/BAKGRUND Länstrafiken i Jämtlands län AB ägs av Regionala utvecklingsnämnden som är Regional Kollektivtrafikmyndighet (RKM). Region Jämtland Härjedalen har det ekonomiska ansvaret för den regionala trafiken, kommunerna ansvarar var och en på motsvarande sätt för den lokala trafiken inom kommunen med anslutning till regional och eventuell annan lokal trafik. Ändamålet med bolagets verksamhet är att bedriva kollektivtrafik, administration av kollektivtrafik och andra tjänster avseende kollektivtrafik. Även godshantering med linjetrafik i länet, till grannlänen samt övriga landet kan bedrivas 1. På uppdrag av RKM ansvarar Länstrafiken för Bussgods LEKMANNAREVISORERNAS UPPDRAG Lekmannarevisorn ansvarar enligt 10 kap. 3-6 i Aktiebolagslagen och 9 kap. 9 i Kommunallagen för att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Lekmannarevisorerna i Länstrafiken i Jämtlands län AB, utför sitt uppdrag med sakkunnigt biträde från Region Jämtland Härjedalens revisionskontor. Bedömningen av vilka granskningsinsatser som anses nödvändiga att genomföra för att ge den förtroendevalda revisorn tillräckligt underlag för att med rimlig säkerhet kunna lämna uttalanden i revisionsberättelsen, utgår från en risk- och väsentlighetsanalys. Vid denna analys tas bl.a. hänsyn till verksamhetsmässiga och ekonomiska risker. Vid analysen beaktas såväl information och erfarenhet från tidigare års granskningar som information om det aktuella verksamhetsåret. 2 SYFTE Syftet med granskningen är att ge lekmannarevisorn underlag för den i aktiebolagslagen föreskrivna granskningsrapporten. 2.1 REVISIONSFRÅGOR Har bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt sätt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt? Har bolagets interna kontroll varit tillfredställande? 1 Bolagsordning Regionalt trafikförsörjningsprogram

4 Revisionsrapport 4 (7) 3 REVISIONSKRITERIER Följande revisionskriterier utgör utgångspunkt för revisionen och är de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs bedömningsgrunderna av: o Kommunallag (1991:900) o Aktiebolagslag (2005:551) o Bolagsordning o Ägardirektiv o Uppdragsavtal regional kollektivtrafik o Regionalt trafikförsörjningsprogram o Beslut i bolagsstämma 4 METOD Den grundläggande granskningen har utförts genom dokumentstudier av protokoll och handlingar från bolagsstyrelsens och bolagsstämmans sammanträden år 2015 samt bolagets årsredovisning för 2015 m.m. Årsredovisningens räkenskaper har endast granskats översiktligt eftersom den auktoriserade revisorn ansvarar för granskning av bolagets räkenskaper samt av om årsredovisningen upprättats enligt gällande lagstiftning och god redovisningssed. En fördjupad granskning av bolagets upphandlingsrutiner har genomförts under året med syfte att bedöma om bolaget har ändamålsenliga rutiner som säkerställer att upphandlingar genomförs på ett effektivt sätt, granskningen resultat framgår av bifogad rapport. 5 RESULTAT Lekmannarevisorns granskning omfattar flera delar för att ge ett samlat underlag för en bedömning av bolagets ändamålsenlighet, interna styrning och kontroll. Granskningen har genomförts löpande under året och omfattar uppföljning av tidigare granskning, grundläggande granskning av bolagets verksamhet och den fördjupade del som tidigare nämnts. 5.1 GRUNDLÄGGANDE GRANSKNING Den grundläggande granskningen syftar till att bedöma om Länstrafiken under året 2015 har bedrivit sin verksamhet i enlighet med bolagsordning, uppdragsavtal, ägardirektiv, regionalt trafikförsörjningsprogram, beslut i bolagsstämma m.m Iakttagelser - Ändamålsenlighet och måluppfyllelse I bolagets årsredovisning återredovisas hur bolaget arbetat med att verkställa den allmänna och särskilda kollektivtrafiken i Jämtlands län samt hur verksamheten med godshantering har skötts.

5 Revisionsrapport 5 (7) Ekonomiskt mål Det ekonomiska målet i ägardirektivet har uppnåtts i och med att bolagets aktiekapital redovisas vara intakt. Bolaget visade för år 2015 ett resultat på 6,3 mkr bättre än budget och överskottet har redovisats hos ägaren, regionala utvecklingsnämnden. Bussgodsverksamheten, som ska bära sina egna kostnader och leverera en vinst på 5 %, går fortsatt med underskott. 2,1 mkr för år 2015 jämfört med 2,5 mkr för Länstrafikens styrelse har vid styrelsens sammanträde uppdragit VD att genomföra de åtgärder som är nödvändiga för att uppnå ett balanserat resultat senast och vi har noterat att åtgärdsförslag för ökade intäkter lämnades på styrelsens sammanträde i december. Beslut om Bussgods framtid och om bolaget ska ingå i regionala utvecklingsnämndens förvaltning ska fattas av fullmäktige i juni En utredning om egen regi pågår och kommer att presenteras i juni, fullmäktige ska då besluta om Länstrafiken ska fortsätta som bolag eller ingå i regionens förvaltning. Verksamhetsmål I ägardirektivet hänvisas verksamhetskrav och mål till Regionalt trafikförsörjningsprogram I 2014 års granskningspromemoria rekommenderade lekmannarevisorerna att bolaget bör verka för en tydligare struktur av vilka mål som ska återredovisas till ägarna. Detta med anledning av att kan programmet mål uppfattades som otydliga då de involverar flera ansvariga parter och att det inte framgick till vem återredovisning skulle ske. Ett nytt Regionalt trafikförsörjningsprogram är framtaget för år och skulle fastställas av regionfullmäktige i februari Vi har noterat att Länstrafiken getts möjlighet att yttra sig om det nya trafikförsörjningsprogrammet. Enligt tjänsteskrivelse föreslås ärendet återremitteras för att komplettera det regionala trafikförsörjningsprogrammet med en beskrivning av tillgänglig kollektivtrafik i prioriterade stråk för personer med funktionshinder. Ärendet ska behandlas på nytt i regionfullmäktige i april. Av de mål som återredovisas i årsredovisningen återfinns två i det regionala trafikförsörjningsprogrammet, självfinansieringsgrad och nöjdhet med färdtjänst. Inget av dessa har uppfyllts år Självfinansieringsgrad Mål 47 % Utfall 38 % Nöjdhet med färdtjänst Mål 95 % Utfall 94 % Enligt uppgift har en återrapportering av mål i trafikförsörjningsprogrammet rapporterats till regionen. Denna återrapportering har inte nått revisorerna och vi har därmed inte haft möjlighet att bedöma dem. I det regionala trafikförsörjningsprogram framgår även mål avseende miljön, t.ex. att beläggningsgraden ska öka och nettoutsläppen minska. Samtliga Länstrafikens trafikavtal innehåller miljökrav, exempelvis ska entreprenören rapportera in nettoutsläpp per fordon. En fordonsdatabas som ägs av Länstrafiken används av leverantörerna för att rapportera in t.ex. bränsleförbrukning. Enligt uppgift görs ingen löpande återrapportering av miljömålen till styrelsen utan de sammanställs direkt av kollektivtrafikstrategen på regionala utvecklingsnämnden Vår bedömning Länstrafikens ekonomiska mål är uppnått, men vi kan inte bedöma den totala måluppfyllelsen av verksamhetsmålen eftersom endast två mål har återredovisats i årsredovisningen. Återrapporteringen

6 Revisionsrapport 6 (7) av övriga mål har inte varit tillgänglig för revisionen att bedöma. Enligt uppgift innehåller det nya regionala trafikförsörjningsprogrammet som avser mål som går att återredovisa. Vi bedömer att styrelsen löpande bör följa trafikleverantörernas efterlevnad av avtal för att stärka kontrollen över att kvalitet uppnås i upphandlad trafik Iakttagelser - Intern kontroll Styrelsen har under året haft tio protokollförda sammanträden, varav ett konstituerande. Enligt protokollen har verksamhetsrapport avlämnats och den ekonomiska utvecklingen återrapporterats löpande. Verksamheten har följts upp enligt ett styrkort och riskanalysen har reviderats under året. Flera risker saknar åtgärdsdatum. Vid det konstituerade styrelsesammanträdet har arbetsordning, firmateckning, reviderad attestnivåplan och reviderad internkontrollplan fastställs. Beslut har tagits om att anta regler för arvoden i styrelsen enligt VDs förslag. Av underlaget för styrelsens arvoden framgår att arvodesgrunden är beräknad på ett annat belopp än vad som uppges vara Riksdagens arvodesgrund. Ny VD och byte på ordförandeposten Med anledning av dåvarande VD:s uppsägning 2014 beslöt styrelsen att VD-frågan skulle lösas inom styrelsen. Styrelseordföranden valdes fr.o.m. 1 januari 2015 till VD och tidigare vice ordförande tog över ordförandeskapet vid styrelsens sammanträden. Formellt valdes ordförande och vice ordförande vid bolagsstämman i maj Under året har ett presidium inrättats bestående av ordföranden, vice ordföranden och en styrelseledamot. Enligt arbetsordningen är presidiets uppgift bl.a. att förhandla VD:s anställningsavtal/löner och övriga anställningsförmåner. I VDs avtal gällande förmånsbil, tjänsteresor utom Norden och representation ska överenskommelse ske mellan VD och vice ordförande, som då är samma person. Vid föregående års granskning rekommenderades styrelsen att vara uppmärksam vid eventuella jävsituationer då det av protokoll framgick att styrelsen utsett ombud till att bevilja Norrtågs styrelse ansvarsfrihet. Ledamöter i Länstrafikens styrelse satt även i Norrtågs styrelse, bl.a. ordförande. Vi har noterat att styrelsen, utan anmälan om jäv, fattat beslut om att utöka VD-tjänsten till 100 % och godkänna reviderat VD-avtal. Enligt ordförande lämnade VD rummet vid beslutet, men det framgår inte att så skett av protokollet Vår bedömning Vi bedömer att det är olämpligt att VD även är vice ordförande i styrelsen. Detta med anledning av de uppgifter presidiet och vice ordförande har som t.ex. omfattar att förhandla med VD. Med anledning av att Länstrafiken är ett helägt kommunalt bolag och risken för förtroendeskada bör styrelsen vara uppmärksam vid situationer som kan innebära jäv.

7 Revisionsrapport 7 (7) 6 GRANSKNINGSANSVARIG/A Granskningen har genomförts av, kommunal yrkesrevisor vid Region Jämtland Härjedalens revisionskontor. Granskningen har kvalitetssäkrats av revisionsdirektör Leif Gabrielsson. Östersund