Lekmannarevision i Falkenbergs kommun med revisionsplan för bolag år 2015 och 2016

Transkript

1 med revisionsplan för bolag år 2015 och 2016 Lekmannarevision Av fullmäktige utsedd lekmannarevisor Gösta Svensson Sakkunnigt biträde Fredrik Carlsson PwC Lekmannarevisionens uppdrag I ett helägt kommunalt bolag ska det finnas två slags revisorer dels en lekmannarevisor (eller flera), dels en yrkesrevisor. Lekmannarevisionen granskning syftar till att stärka den demokratiska insynen och fullmäktiges kontroll i kommunala aktiebolag. Lekmannarevisorns uppdrag är definierat i aktiebolagslagen. Objekt för granskning är bolagets styrelse och verkställande direktör. (VD). Lekmannarevisorns uppdrag är att granska Om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt Om den interna kontrollen är tillräcklig Fullmäktige kan därtill i ägardirektiv uttala vad de särskilt vill att lekmannarevisonen ska granska. Sådana direktiv ska även vara beslutade av bolagsstämman. Granskningen ska vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. (SKL God revisionssed) Uppdraget har samma innebörd som vid granskning av kommunen med undantag för räkenskaperna.

2 Lekmannarevisorns förhållande till yrkesrevisorn Lekmannarevisorn och bolagets yrkesrevisor är två bolagsorgan med olika uppdrag. Uppdragen syftar till att ge ägaren ett så brett underlag som möjligt för sin bedömning i ansvarsfrågan avseende såväl verksamhet och styrning som räkenskaper och förvaltning. Uppdragen överlappar delvis varandra vid granskningen av den interna kontrollen, som båda har uppdraget att granska och pröva. Lekmannarevisorer i kommunala bolag biträds av sakkunniga som de själva väljer och anlitar. Kommunallagen (KL 9 kap. 8 ) Lekmannarevisorn och yrkesrevisorn kommer överens om fördelning av granskningsinsatser vad gäller den interna kontrollen. Lekmannarevisionens utmaningar En väl fungerande revision och ett tydligt ansvarsutkrävande är viktiga delar i den kommunala självstyrelsen och den lokala demokratin. Det bidrar till att skapa legitimitet och förtroende för kommunens verksamhet, oavsett om verksamheten bedrivs i nämnd eller i företagsform. I kommunala aktiebolag är det lekmannarevisionen som står för den demokratiska insynen och kontrollen. Vissa utmaningar råder lekmannarevisionen över själva, kring andra måste arbetet ske i samklang med ägaren och bolagsledningen. Utmaningarna kan ses som upprop för en aktiv lekmannarevision. Lekmannarevisonen behöver en baskunskap om bolaget för att kunna genomföra uppdraget enligt god revisionssed Lekmannarevisionen behöver informera om sin roll och sitt uppdrag samt informerar om hur lekmannarevisorn arbetar Lekmannarevisionen behöver utveckla den samordnande revisionen. Den ger möjligheter att med helhetssyn granska hela den kommunala koncernen Bedriva en systematisk granskning Utveckla dialogen och samverkan Lekmannarevisorn behöver hantera många relationer. Förutom fullmäktige och bolagsledningen, kommunens revisorer, sakkunniga och yrkesrevisorer. Revisionsprocessen Revisionsprocessen i kommunala bolag omfattar hela det arbete som lekmannarevisionen gör under ett revisionsår från riskbedömning och planering av granskningsinsatserna till uttalande i granskningsrapporten. Revisionsprocessen är uppdelad i tre steg: Planering riskbedömning och granskningsplan Granskning basgranskning, fördjupad granskning och uppföljning Prövning bedömning och uttalande i granskningsrapporten 2 av 9

3 Granskningsrapport Lekmannarevisorn avslutar årets granskning med att lämna en granskningsrapport. I den sammanfattar lekmannarevisorn sina iakttagelser och bedömningar. Lekmannarevisorn uttalar sig om bolagets verksamhet har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll har varit tillräcklig. Lekmannarevisorn uttalar sig om det finns anledning att rikta anmärkning mot boalgsstyrelsen, ordföranden, annan styrelseledamot eller VD, och lämnar uppgift om anledning till anmärkning. 3 av 9

4 Revisionsplan Underlag för riskbedömning och revisionsfrågor Exempel på frågor som lekmannarevisorn följer upp och stämmer av som en del i basgranskning, eller undersöker för en fördjupad granskning. Ändamålsenlighet Vilka uttryck tar sig lagstiftning, bolagsordning, ägardirektiv och andra riktlinjer i bolagets mål och affärsplaner och arbetsprocesser? Är verksamheten förenlig med bolagets syfte och ändamål? Uppfyller verksamheten det kommunala ändamålet, ägardirektiv och andra kommungemensamma riktlinjer (t ex miljö, energi, personal, finans, it)? Är ägardirektiven fastställda av bolagsstämman? Hur fungerar bolagets kvalitetsstyrning? Finns tydlig policy? Hur används resultaten av kvalitetsundersökningar i styrningen? Har de kommunalrättsliga principerna fått genomslag i bolagets verksamhet? Självkostnad (alt. Affärsmässighet)? Geografiskt läge? Likställighet? Finns rätt kompetens i bolaget. Hur arbetar bolaget med att säkerställa bolagets kompetensförsörjning? Förekommer brukarundersökningar? Ekonomiskt tillfredsställande Är de ekonomiska resultaten rimliga och tillfredsställande i förhållande till målen för bolaget? Kan bolaget anses ha en god ekonomisk hushållning? Hur arbetar bolaget för att säkerställa tillräckligt underhåll av anläggningar och andra tillgångar (planering, redovisning, uppföljning, kostnadskontroll)? Hur arbetar bolaget för att säkerställa tillräckliga investeringar (planering redovisning, uppföljning, kostnadskontroll)? Är nyttjandet av bolagets lokaler, anläggningar, kulturarrangemang etc. ekonomiskt tillfredsställande och i enlighet med uppställda krav/mål? Hur analyseras, jämförs och presenteras bolagets resultat? Är den ekonomiska redovisningen tydlig och informativ? Styrning, uppföljning och kontroll intern kontroll Hur fungerar bolagsstyrelsens arbete? Är det ändamålsenligt och inriktat på bolagets uppdrag från ägaren? Har hela styrelsen kunskap om sin roll, sitt uppdrag och sitt ansvar? Hur fungerar bolagsstyrningssystemet, dvs. relationerna mellan ägaren och bolagsorganen, samt mellan de olika bolagsorganen? Har styrelsen utvärderat sitt och VD:s arbete? Finns det ett genomtänkt och fungerande system frö riskbedömning och intern kontroll? Har bolaget en dokumenterad interkontrollplan grundad på en aktuell 4 av 9

5 riskbedömning? Hur arbetar ledningen för att säkerställa en ändamålsenlig, effektiv och säker verksamhet? Hur hanteras och kontrolleras förtroendekänsliga områden som resor, representation, sponsring m.m. Hur arbetar bolaget för att förebygga och upptäcka oegentligheter (t. ex mutor och vidlyftig representation)? Hur säkerställs informationssäkerhet samt funktionalitet och säkerhet i IT-system? Är ansvarsfördelningen för bolagets informationssäkerhet tydlig? Finns tydliga styrdokument) policy, riktlinjer, etc.) och följs de upp? Genomförs riskanalyser? Görs uppföljningar av IT-kostnader? Har bolaget kompetens och tillfredsställande system och rutiner för sina offentligehetsfrågor diarieföring, arkivering, utlämnande av handlingar, sekretesshantering? Rutiner för uppföljning av bisysslor, etc.? Hur arbetar bolaget med entreprenörer och konsulter strategi och ekonomi, upphandling, styrning och uppföljning? Samordnad revision Lekmannarevisorn för en kontinuerlig dialog med kommunrevisionen om områden/verksamheter som kan vara lämpliga för samordnad revision. Den samordnade revisionen gör det möjligt att samlat granska och bedöma hela den kommunala koncernen Kommunens revisorer granskar i förhållande till ägaren, medan lekmannarevisorn granskar inne i bolagen. Gemensam koll ägarstyrning Kommunens revisorer kan undersöka och bedöma följande: Finns en övergripande företagspolicy? Finns en tydlig styrmodell? Har ägaren en uttrycklig vilja att styra och följa upp? Vem utövar ägarrollen i praktiken hur är rollfördelningen mellan fullmäktige, styrelse och administration? Vem/vilka personifierar ägarrollen? Är styrdokumenten uppdaterade och tydliga? Har ägardirektiven antagits av bolagsstämman? (Det är en förutsättning för att direktiven ska ha bindande verkan). Hur kommunicerar ägaren och bolagen? Föredras och diskuteras t.ex. bolagens årsredovisningar, revisionsberättelser och granskningsrapporter i fullmäktige? Finns en återkommande ägardialog? Hur dokumenteras den? Tar fullmäktige/ägarföreträdaren tydlig ställning till ansvarsfrågan i bolagen före årsstämman och ger direktiv/instruktioner till stämmoombuden? Är ägarförhållandena tydliga? Finns det bolag där kommunen och någon annan äger 50 procent var, med ett dödläge som effekt? Hur agerar kommunen gentemot andra ägare när man är minoritetsägare? 5 av 9

6 Kommunens lekmannarevisor kan undersöka och bedöma följande: Hur återspeglas ägardirektiv i bolagets verksamhet? Har bolagsstyrelsen och VD agerat i den riktning som ägaren anger? Anser bolagsstyrelsen och VD att direktiven är tydliga och lätta att tillämpa? Eller ser man direktiven mer som en avsiktsförklaring utan egentlig koppling till bolagets operativa verksamhet? Finns det en redovisning i förvaltningsberättelsen av hur lämnade direktiv har uppfyllts? Motiveras avvikelser? Gemensam koll på styrelsens uppsikt Kommunens revisorer kan undersöka och bedöma följande: Hur ser styrelsen på sin uppsiktsskyldighet? Hur organiserar styrelsen arbetet med uppsikten? Särskilda möten, dialog, rapporteringsrutiner? Omfattas hela styrelsen eller bara en del hur informeras i så fall övriga? Vilken inriktning har uppsikten? Verksamhet, ekonomi, styrning, kommungemensamma riktlinjer? Hur agerar styrelsen med anledning av sina iakttagelser inom uppsikten? Kommunens lekmannarevisorer kan undersöka och bedöma följande: Hur ser bolaget på uppsikten från styrelsen? Hur märks styrelsens uppsikt i bolagets verksamhet? Vilken inriktning har uppsikten? Verksamhet, ekonomi, styrning, kommungemensamma riktlinjer? Hur kommunicerar styrelsen i kommunen sina iakttagelser i samband med uppsikten? Hur organiserar styrelsen arbetet med uppsikten? Särskilda möten, dialog, rapporteringsrutiner? 6 av 9

7 Aktiviteter Basgranskning per bolag Inledande möte med styrelsens ordförande och VD för Falkenbergs Stadshus AB för att tydliggöra årets granskningsinriktning samt lekmannarevisionens budgetmässiga förutsättningar. Vilka uttryck tar sig lagstiftning, bolagsordning, ägardirektiv och andra riktlinjer i bolagets mål och affärsplaner, styrsystem och arbetsprocesser Dialog och avstämning med ordförande och VD för respektive bolag under hösten bland annat med samtal kring kommunikation med ägaren, hur KS uppsiktsplikt fungerar. Finns internkontrollplan och hur sker arbetet med den? Hur fungerar bolagsstyrelsens arbete? Är det ändamålsenligt och inriktat på bolagets uppdrag från fullmäktige? Löpande ta del av kallelser och protokoll, måldokument, verksamhetsplan, ägardirektiv och bolagsordning, arbetsordning för styrelsen, VD-instruktion (be att få en förteckning över respektive bolags styrande dokument, dvs riktlinjer, affärsplaner och policys mm som är antagna av styrelsen). Hur tydliga är besluten? Hur tolkar bolagen ägaren avsikter och omvandlar dessa till handlingsplaner? Hur fungerar bolagsstyrelsens arbete? Är det ändamålsenligt och inriktat på boölagets uppdrag från ägaren? Har hela styrelsen kunsdkap om sin roll, sitt uppdrag och sitt ansvar? Kontrollera vilka styrdokument som fullmäktige fastställt och som skall gälla för bolagen. Kontroll att dessa dokument även antagits på respektive årsstämma för att formellt vara gällande för bolagen. Samverkansmöte avseende internkontroll och iakttagelser avseende finansiell revision med bolagens auktoriserade revisor Peter Sjöberg. Avrapporteringsmöte med respektive bolag i samband med avlämnande av granskningsrapport 7 av 9

8 Fördjupade granskningar/särskilda åtgärder revisionsåret 2015 och 2016 Ägarseminarium kring styrning och uppföljningsfrågor bland annat med avseende på kommunens nya styrmodell tillsammans med KS och KF:s presidier. Genomförs förslagsvis i seminarieform i januari 2016 under en halvdag tex under ledning av Peter Söderman, PwC. Tillämpning av offentlighetsprincipen inom bolagen, ev kombination med delegationsordning, dokumenthanteringsplaner och arkivrutiner. Intern kontroll avseende fullständighet i redovisning av intäkter (gemensam med kommunrevisionen) Kompetensförsörjning; strategisk rekrytering framöver av nyckelkompetens Finansförvaltning, hantering av finansiella instrument, placeringar etc (gemensamt med kommunrevisionen) Representation, korthantering, sponsring. Hur arbetar bolaget för att förebygga och upptäcka oegentligheter. Regelverk, information och utbildning, värdegrund och attityder. Revisionsobjekt Falkenbergs Stadshus AB Destination Falkenberg AB Falkenbergs Energi AB Falkenbergs Energihandel AB Falkenbergs Bostads AB Falkenbergs Näringslivs AB Vatten och Miljö i Väst AB Kontaktuppgifter: Gösta Svensson E-post: Gosta.Svensson@pol.falkenberg.se Tel: Fredrik Carlsson E-post: fredrik.carlsson@se.pwc.com 8 av 9

9 Tel: Förslag till budget lekmannarevisionen årligen för 7 bolag Aktivitet Arvode lekmannarevisor (ca 70 % av biträdets kostnad; inkluderar både fast och rörlig del) Arv x 12 = kr Arbetsgivaravg. 10,2% =6242 kr Resor 2500 kr Fortbildning lekmannarevisor Lekmannarevisorns suppleant. (Deltar i vissa möten för information). Sakkunnigt biträde (2 bolag per dag) Fördjupade granskningar (2 st årligen) Belopp (tkr) Ägarstyrningsseminarium 75 Reserv 100 Summa Fredrik Carlsson/eu Gösta Svensson av 9