Lekmannarevisor i regionens bolag

Transkript

1 Lekmannarevisor i regionens bolag Lekmannarevisorns uppgifter Lekmannarevisorn skall granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningen skall vara så ingående och omfattande som god sed vid detta slag av granskning kräver. Lekmannarevisorn skall följa de anvisningar som meddelas av bolagsstämman, såvida de inte strider mot lag, bolagsordning eller god sed. Lekmannarevisorn skall efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till årsstämman. Granskningsrapporten skall lämnas till bolagets styrelse senast tre veckor före årsstämman. Preliminär kartläggning och informationsinsamling Lekmannarevisorns arbete med att fullgöra sin uppgift underlättas om lekmannarevisorn har tillgång till en systematiskt sammanställning av det regelverk som anger ramar och regler för styrelsens ansvar samt de instruktioner, anvisningar etc som bolaget tillämpar för styrning och kontroll av verksamheten. På efterföljande sidor redovisas exempel på relevant information som kan ingå i lekmannarevisorns grundakt och årsakt. Planering Det är angeläget att yrkesrevisorerna och lekmannarevisorerna tar till vara varandras erfarenheter och kunskaper. De har inte tystnadsplikt i förhållande till varandra. Det är lämpligt att samråd sker mellan yrkesrevisorer och lekmannarevisorer i samband med planeringen av revisionen. Lekmannarevisorns granskning Lekmannarevisorn kan genomföra sin granskning genom bedömning och utvärdering av insamlad information, verifiering av vid granskningen konstaterade väsentliga faktorer och intervjuer med styrelse och företagsledning. På efterföljande sidor redovisas exempel på frågor som lekmannarevisorn bör söka svar på i sin granskning

2 Rapportering Lekmannarevisorn skall redovisa resultatet av granskningen i en granskningsrapport. Har lekmannarevisorn konstaterat brister vid sin granskning som inte är av den arten att de skall redovisas i granskningsrapporten bör lekmannarevisorn skriftligt påpeka dessa brister till bolaget

3 Lekmannarevisorns grundakt Flik Ägardirektiv, regionens företagspolicy, övriga fullmäktigebeslut angående företaget 1 Bolagsordning 2 Registreringsbevis 3 Verksamhetsmål, affärsidé, strategier och handlingsplaner för att uppnå mål etc 4 Organisationsbeskrivning (-plan) med övergripande beskrivning av ansvar och befogenheter 5 Instruktion angående arbetsfördelning mellan styrelse och VD 6 Arbetsordning för styrelsen 7 Instruktion angående insamling och rapportering av uppgifter till styrelsen 8 Attestinstruktion, delegationsordning 9 Finanspolicy 10 Redovisningsrelaterad information; speciella redovisnings- och värderingsprinciper, kontoplan etc 11 Personalpolicy, jämställdhetsplan 12 IT-strategi 13 Riskrelaterad information; ADB-säkerhet, försäkringspolicy, riskanalyser etc 14 Marknadsorienterad information; marknadsanalyser, marknadsplaner, omvärldsanalyser, konkurrentanalyser, rutiner för mätning av kundtillfredsställelse och kommunikation med kunder samt utfall av undersökningar, policy för kvalitetsarbete etc 15 Sekretesspolicy, instruktioner för beslut i ärenden om utlämnande av allmänna handlingar, dokumenthanteringsplaner, arkivstadga etc 16 Miljöpolicy

4 Representationspolicy, riktlinjer för sponsring 18 Upphandlingspolicy

5 Lekmannarevisorns årsakt Bolagsstämmoprotokoll 1 Styrelseprotokoll 2 Årsredovisning 3 Budget, budgetuppföljningar och flerårsprognoser 4 Nyckeltalsanalyser, jämförelser mot tidigare år 5 Planering 6 Instruktioner avseende revision 7 Granskning av ändamål 8 Granskning av ekonomiskt resultat, effektivitet och kvalitet 9 Granskning av intern kontroll 10 Granskning av offentlighetsprincipen, lagen om offentlig upphandling m m 11 Rapportering 12 Flik

6 Granskning av ändamål Bolagsordningen Är bolagsordningens beskrivning av föremålet för bolagets verksamhet, angivet till sin art, samt beskrivningen av ändamålet med verksamheten så utformat att det inte råder tveksamheter angående vilken verksamhet som bolaget skall bedriva? Är bolagsordningen anpassad till kommunallagens krav (det kommunala ändamålet är preciserat, verksamheten ska inte drivas i vinstsyfte etc.)? Ägardirektiv och företagspolicy Har ändamålsbeskrivningen konkretiserats i av regionfullmäktige beslutad företagspolicy eller ägardirektiv? Inryms denna ändamålsbeskrivning i bolagsordningens motsvarande beskrivning? Är ägardirektiven fastställda på bolagsstämma? Är dessa beskrivningar utformade på ett sådant sätt att de är entydiga och utgör ett hjälpmedel för styrelsen vid styrning av verksamheten? Uppföljningar Inryms all bolagets verksamhet i de beskrivningar av föremål och ändamål som angivits i bolagsordning, ägardirektiv etc? Sker avstämningar/uppföljningar av huruvida ändamålet uppfylls? Kommunallagen Inryms den verksamhet som överlämnats till bolaget inom ramen för den kommunala kompetensen och övriga regler (självkostnads-, likställighets-, lokaliserings-principen) enligt kommunallagen? Affärsidé Har de övergripande beskrivningarna av ändamål omformulerats till en skriftligt dokumenterad, mätbar, affärsidé/affärsplan som fastställts av styrelsen? Överensstämmer affärsidén med verksamhetens ändamål? Är affärsidén känd i organisationen? Finns strategier/handlingsplaner för att uppnå affärsidén? Sker uppföljningar/avstämningar?

7 Granskning av verksamhetens ekonomiska resultat, effektivitet och kvalitet Kundtillfredsställelse och kvalitet Finns rutiner för information till/kommunikation med kunder och övriga intressenter? Finns av styrelsen fastställda mätbara mål för kundtillfredsställelse och policy för kvalitetsarbete, är dessa kända i organisationen och sker mätning av måluppfyllelse? Nyckeltal/jämförelsetal Tillämpas uppföljning av strategiskt viktig information för verksamheten (måluppfyllelse och verksamhetsutveckling) genom nyckeltal såväl över tiden som jämförelse med andra företag? Budget och flerårsprognos Finns rutiner för upprättande av budget och prognoser med uppföljningar? Kan uppföljning ske på samtliga ansvarsnivåer? Analyseras orsaker till avvikelser? Är säkerheten i budgets och prognoser tillfredsställande? Är medarbetare informerade om vilka ekonomiska resultat och prestationer som skall uppnås? Övrig uppföljning av effektivitet och kvalitet Tillämpar bolaget några andra rutiner för uppföljning av effektivitet och kvalitet i sin verksamhet? Avkastningskrav Uppnår företaget av fullmäktige ställda avkastningskrav?

8 Granskning av intern kontroll Organisation Finns av styrelsen fastställd beskrivning av organisationen (organisationsplan/organisationsschema) med tydlig beskrivning av fördelning av ansvar och befogenheter mellan olika verksamheter/funktioner? Är budget och redovisning uppbyggd så att uppföljning sker på olika ansvarsnivåer? System för intern kontroll Finns en samlad beskrivning som klargör den interna kontrollens syfte och innehåll, organisation och ansvar, riskområden och former för uppföljning. Är utformningen av det interna kontrollsystemet baserat på en riskanalys (identifiering och värdering)? Attestinstruktion/delegationsordning Finns ändamålsenlig attestinstruktion/delegationsordning? Styrelsens uppgifter och arbetsordning Är av styrelsen beslutad arbetsordning, VD-instruktion och rapportinstruktion ändamålsenliga och avpassade till företagets behov och förutsättningar? Finanspolicy Företaget tillämpar en av styrelsen fastställd finanspolicy som till sin omfattning och detaljeringsgrad är anpassad till företagets behov? Finanspolicyn innehåller krav om frekvent rapportering?

9 Personal Finns personalpolicy, plan el liknande som tillförsäkrar personalens kompetensutveckling och kompetensförsörjning för verksamheten? Är personalpolicyn antagen av styrelsen? Upprättas personalredovisning med information om frånvaro, utbildningsnivå etc. Sker mätningar av personalens attityd till sitt arbete, ledning, trivsel etc. IT-säkerhet och IT-strategi Finns IT-säkerhetsregler där bl a åtkomstbehörigheter framgår? Har företaget någon form av planering över hur verksamheten skall fungera vid kortare eller längre avbrott i ITsystemen? Finns en fastställd IT-strategi? Offentlighetspricipen, arkivering, offentlig upphandling m m Tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen Hanteras handlingar enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen och sker diarieföring i enlighet med 15 kap. sekretesslagen? Finns styrelsebeslut angående delegering till lämplig befattningshavare av utlämnande av allmänna handlingar? Arkivlagen Uppfyller företagets rutiner för arkivering reglerna i arkivlagen (arkivbeskrivning, arkivförteckning, gallringsplan etc.)? Offentlig upphandling Finns en upphandlingspolicy och uppfyller den kraven enligt lagen om offentlig upphandling eller tillförsäkras på annat sätt att lagen följs? Bedöm om företaget har den kunskap som behövs för att följa lagen. Finns särskilda föreskrifter för direktupphandling? Speciell lagstiftning Bedriver bolaget verksamhet som omfattas av särskild lagstiftning och, i sådant fall, bedöm om denna särskilda lagstiftning efterlevs?

10 Övrigt Finns övriga av styrelsen fastställda grundläggande policydokument som krävs mot bakgrund av verksamhetens omfattning och karaktär eller med anledning av särskilda krav från ägaren?