Arkivbeskrivning för Rikspolisstyrelsen

Transkript

1 Arkivbeskrivning för Rikspolisstyrelsen Dokumentationssektionen

2 ARKIVBESKRIVNING 2 (21) Arkivbeskrivning för Rikspolisstyrelsen Denna arkivbeskrivning upprättad enligt 6 arkivlagen (1990:782) ger en samlad överblick över Rikspolisstyrelsens arkiv och arkivbildning. Arkivbeskrivningen är en del av Rikspolisstyrelsens arkivredovisning som även består av en systematisk arkivförteckning. Denna arkivbeskrivning ersätter tidigare arkivbeskrivning för Rikspolisstyrelsen daterad INNEHÅLL 1 RIKSPOLISSTYRELSENS ARBETSUPPGIFTER...4 Central förvaltningsmyndighet...4 Allmänna uppgifter...4 Tillsynsuppgifter...5 Samordningsuppgifter...5 Polisledning BESTÄMMELSER RIKSPOLISSTYRELSENS ORGANISATIONSUTVECKLING...6 Rikspolisstyrelsens organisation Rikspolisstyrelsens organisation Säkerhetspolisen bildas Rikspolisstyrelsens organisation Rikspolisstyrelsens organisation Rikskriminalpolisens organisation Rikspolisstyrelsens organisation Rikskriminalpolisens organisation Rikspolisstyrelsens organisation Rikskriminalpolisens nya organisation ARKIVBILDANDE ENHETER INOM RIKSPOLISSTYRELSEN SÖKINGÅNGAR I RIKSPOLISSTYRELSENS ARKIV SAMBANDET MELLAN VERKSAMHETEN OCH VIKTIGARE HANDLINGAR OCH ÄRENDESLAG REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...14 Diarier som 2011 fördes vid Rikspolisstyrelsen inkl. Rikskriminalpolisen PLANERING OCH STYRNING AV ARKIVBILDNINGEN ARKIV SOM LEVERERATS TILL ARKIVMYNDIGHET...18 Arkiv som levererats till Riksarkivet...18 Föregångares arkiv som förvaras hos myndigheten SEKRETESS BEVARANDE OCH GALLRING...19

3 ARKIVBESKRIVNING 3 (21) Rikspolisstyrelsen tillämpar bl.a. följande generella gallringsföreskrifter:...20 Rikspolisstyrelsen har bl.a. följande tillämpningsbeslut grundande på RA- FS:...20 Vid Rikspolisstyrelsen tillämpas följande av Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-MS) : ARKIVVERKSAMHETENS ORGANISATION...21

4 ARKIVBESKRIVNING 4 (21) 1 Rikspolisstyrelsens arbetsuppgifter Central förvaltningsmyndighet Rikspolisstyrelsen, RPS, är en central förvaltningsmyndighet för polisväsendet och har tillsyn över detta. Rikspolisstyrelsen är länken mellan statsmakten och polismyndigheterna. Styrelsen ska förutom att vara ett förvaltningsorgan åt regeringen, vara ett serviceorgan åt polisorganisationen. Till Rikspolisstyrelsen hör Polishögskolan (PHS), Rikskriminalpolisen (RKP) och Säkerhetspolisen (SÄPO). Rikspolisstyrelsen är vidare chefsmyndighet för Statens kriminaltekniska laboratorium (SKL). Ytterst ansvarig för verksamheten är rikspolischefen som utses av regeringen. Rikspolisstyrelsens styrelse består av högst åtta personer, inklusive rikspolischefen som är styrelsens ordförande. Styrelseledamöterna i övrigt utses av regeringen. Allmänna uppgifter I instruktionen (1989:773) för Rikspolisstyrelsen anges bl.a. att styrelsen ska verka för ett förtroendefullt förhållande mellan Polisen och allmänheten utveckla och precisera de mål och riktlinjer som riksdagen och regeringen lägger fast för polisverksamheten samt förmedla detta till polisorganisationen utarbeta planer för Polisens beredskapsplanläggning föra centrala polisregister organisera en nationell insatsstyrka med huvuduppgift att bekämpa terroraktioner i landet. Rikspolisstyrelsen ska bl.a. även vara nationell enhet för internationella kriminalpolisorganisationen (Interpol) och för den europeiska polisbyrån (Europol) samt vara ansvarig för den nationella delen av Schengens informationssystem (SIS) och vara kontaktpunkt för SIS genom Sirenekontoret organisera en styrka inom Polisen för tjänstgöring utomlands i fredsfrämjande verksamhet (polisens utlandsstyrka) i samarbete med Försvarsmakten och andra berörda myndigheter biträda regeringskansliet i det internationella arbetet på polisområdet

5 ARKIVBESKRIVNING 5 (21) Tillsynsuppgifter Av 7 polislagen följer att Rikspolisstyrelsen har tillsyn över Polisen. Rikspolisstyrelsen ska i sin tillsynsverksamhet särskilt beakta att polisarbetet bedrivs i överensstämmelse med de prioriteringar och riktlinjer som riksdagen och regeringen har lagt fast för den att polisarbetet bedrivs effektivt och uppfyller rättsäkerhetens krav att förvaltningen inom Polisen fungerar väl. Samordningsuppgifter Rikspolisstyrelsen svarar för samordningen av bl.a. Polisens kriminalunderrättelseverksamhet Polisens personkontroll vid gräns mot tredjeland Polisens planering för sådana särskilda händelser där intresset av samordnande insatser är särskilt framträdande. Polisledning Rikspolisstyrelsen får leda polisverksamhet (6 instruktionen för Rikspolisstyrelsen) bl.a. i fråga om spaning mot och, om det finns särskilda skäl för det, utredning av narkotikabrottslighet och annan brottslighet, om brottsligheten är av särkilt grov beskaffenhet och har riksomfattande karaktär eller internationell anknytning. Sådana uppgifter handhas inom Rikspolisstyrelsen av Rikskriminalpolisen. 2 Bestämmelser Grundläggande bestämmelser för Rikspolisstyrelsens verksamhet finns i polislagen (1984:387) polisförordningen (1998:1558) förordningen (1989:773) med instruktionen för Rikspolisstyrelsen polisutbildningsförordningen (1999:740) myndighetsförordning (2007:515). Rikspolisstyrelsens mål, uppgifter och allmänna verksamhetsinriktning bestäms dessutom genom regleringsbrev och andra beslut av regeringen avseende Rikspolisstyrelsen och polisväsendet i övrigt. Vidare gäller Rikspolisstyrelsens arbetsordning för verksamheten vid Rikspolisstyrelsen, beslutad av rikspolischefen med stöd av 4 myndighetsförordningen (2007:515). Den gäller dock endast i tillämpliga delar för Rikskriminalpolisen, för vilken det dessutom finns en särskild arbetsordning. Arbetsordningen gäller inte för Säkerhetspolisen.

6 ARKIVBESKRIVNING 6 (21) Närmare bestämmelser för verksamheten vid en arbetsenhet meddelas i tjänsteföreskrift som beslutas av chefen för enheten. Rikspolisstyrelsen utfärdar föreskrifter och allmänna råd, vilka utges i en ämnesordnad artikelsamling med benämningen FAP, Föreskrifter och allmänna råd för polisväsendet. I olika specialförfattningar finns bestämmelser som reglerar polisverksamheten, t.ex. ordningslagen, utlänningslagen, vapenlagen m.fl. författningar. Polisens brottsutredande verksamhet regleras främst genom bestämmelserna om förundersökning i 23 kap. rättegångsbalken samt genom förundersökningskungörelsen (1947:948). Frågor om arkivbildning och arkivvård regleras främst i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Riksarkivet meddelar vidare föreskrifter och allmänna råd för myndigheternas arkivbildning och arkivvård dels i sin författningssamling (RA-FS) och dels i en myndighetsspecifik serie (RA-MS). Följande bestämmelser i lag och förordning har också betydelse för arkivverksamheten; 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF), 5 kap. offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), polisdatalagen (1998:622), polisdataförordningen (1999:81), personuppgiftslagen (1998:204) och förvaltningslagen (1986:223). 3 Rikspolisstyrelsens organisationsutveckling Rikspolisstyrelsen, RPS, tillkom den 1 juli 1964 i samband med förstatligandet av polisväsendet (den 1 januari 1965). I Rikspolisstyrelsen uppgick bl.a. följande myndigheter eller delar därav: Polisväsendets organisationsnämnd (PON), Statspolisintendenten, Statens polisskola, Statens kriminaltekniska anstalts registraturavdelning, och Statspolisens i Stockholm kriminalavdelning. Rikspolisstyrelsens organisation bestod från början av ett tiotal byråer eller motsvarande enheter samt SÄPO och SKL. Byråerna var organisatoriska enheter som följde organisationsutvecklingen och de har varierat över tid. Sektioner med verksamheter som legat under en viss byrå har i vissa fall flyttats mellan olika byråer och enheter och nya enheter har tillkommit och försvunnit. Två större omorganisationer, 1984 och 2006, har genomförts vid Rikspolisstyrelsen.

7 ARKIVBESKRIVNING 7 (21) För en överskådlig bild av Rikspolisstyrelsens organisatoriska huvudenheter och diarieförande enheter inkl. diariebeteckningar fr.o.m t.o.m , se bilaga 1. Rikspolisstyrelsens organisation bestod Rikspolisstyrelsen av följande byråer: Polisbyrå I, PBI Polisbyrå II, PBII Personalbyrån, PEB Tekniska byrån, TEB Kanslibyrån, KAB Informationsavdelningen/byrån (inom Sekretariatet), INF Säkerhetsavdelningen Dataenheten, DAT (fr.o.m. 1966) Utbildningsbyrån (fr.o.m. 1968) Rikspolisstyrelsens organisation 1984 Polisreformen den 1 oktober 1984 gav Rikspolisstyrelsen en ny organisation bestod organisationen vid Rikspolisstyrelsen av följande byråer: Polisbyrå I, MEB (Metodbyrån) Polisbyrå II, OPB (Operativa byrån) Avdelning A (Polisfrågor) Registerbyrån, REB Databyrån, DAB Teknikbyrån, TEB Avdelning B (Teknik- och datafrågor) Ekonomibyrån, EKB Personalbyrån, PEB Avdelning C (Administrativa frågor) Polishögskolan, PHS Säkerhetsavdelningen Avdelning D Verkskansliet, VKA Informationsenheten, INF (inom Verkskansliet) Forskningsenheten, FOE (fr.o.m ) Säkerhetspolisen bildas 1989 Säkerhetsavdelningen, Avdelning D, även kallad SÄK, övergick 1989 från att vara en avdelning hos Rikspolisstyrelsen till att bilda Säkerhetspolisen, SÄPO, i dess nuvarande form. Därmed fick Säpo en mer självständig ställning med en egen generaldirektör och en egen instruktion (2002:1050) även om organisationen forsätter att vara en del av Rikspolisstyrelsen. Säkerhetsavdelningens hela arkivbildning ingår i SÄPO:s arkiv och är helt skilt från Rikspolisstyrelsen arkiv.

8 ARKIVBESKRIVNING 8 (21) Rikspolisstyrelsens organisation 1992 Mellan åren genomfördes endast mindre förändringar i Rikspolisstyrelsens organisation, t.ex. upphörde Rikspolisstyrelsens indelning i avdelningar Förutom byråerna/enheterna bestod Rikspolisstyrelsen fr.o.m av en Direktion, DIR, vilken fr.o.m bytte namn till Verksledning, VKL fanns 13 byråer eller motsvarande enheter: Polisbyrån, POB (fr.o.m ) Rikskriminalpolisen, RKP (fr.o.m ) Registerbyrån, REB Teknikbyrån, TEB Ekonomibyrån, EKB Personalbyrån, PEB Administrativa byrån, ADM (fr.o.m ) Databyrån, DAB Polishögskolan, PHS Informationsenheten, INF Förvaltningskontoret, FVK (ingick i EKB t.o.m ) Juridiska enheten, JUR (fr.o.m ) Säkerhetspolisen Teknikcentrum, TEK (fr.o.m ) Teknikenheten, TEK (fr.o.m ) Misstanke- och belastningsregisterenheten, MR/BR (fr.o.m ) Rikspolisstyrelsens organisation bestod Rikspolisstyrelsen organisation av följande arbetsenheter:

9 ARKIVBESKRIVNING 9 (21) Rikskriminalpolisens organisation bestod Rikskriminalpolisen av följande enheter: Kriminalunderrättelsetjänst Utredning/Spaning Ordningspolis Sekretariat Rikspolisstyrelsens organisation 2006 Den nya organisationen började gälla från och med den 1 januari 2006 och är den mest genomgripande omorganisation sedan myndigheten bildades den 1 juli Omorganisationen syftar till att renodla verksamheten i kärn-, stabs- och stödverksamhet s k beställar-/utförarmodell (B/U-modell). I modellen finns aktörerna beställare, utförare och användare. Vid Rikspolisstyrelsen finns ett huvudkontor (HK) i vilket ingår fem avdelningar samt internrevision (IR). Dessutom finns Polisens verksamhetsstöd (PVS), Polishögskolan (PHS) och Rikskriminalpolisen (RKP). Ett år efter omorganisationen bildades också en Stab på huvudkontoret, vilken är placerad direkt under rikspolischefen. HK utarbetar strategier för Polisen, bevakar rättsutvecklingen samt säkerställer genom ledning, styrning och uppföljning att strategierna får genomslag i Polisens operativa verksamhet. Verksamheten vid PVS ligger utanför HK men under ledning av rikspolischefen. PHS genomför dels grundutbildning av poliser, dels vidareutbildning och andra kompetenshöjande insatser för poliser och övriga polisanställda. Grundutbildning av poliser bedrivs även vid Umeå universitet och Växjö universitet på Rikspolisstyrelsens uppdrag. I B/U-modellen är HK beställare, PVS och PHS utförare. Användare är HK, RKP, SÄPO, SKL, PVS, PHS och polismyndigheterna. Rikspolisstyrelsen organisation 2006 består av följande delar:

10 ARKIVBESKRIVNING 10 (21) Rikskriminalpolisens organisation 2006 Rikskriminalpolisen har fr.o.m. den 1 januari en ny organisation som består av följande enheter: Kriminalpolisenheten, KPE (f.d. KUT och U/S). Enheten för Internationellt polissamarbete, IPO (f.d. NSK) Ordningspolisenheten, OPE Staben (f.d. Sekretariatet) Rikspolisstyrelsens organisation 2011 År 2011 har några ytterligare förändringar skett. År 2008 bildas en itstab på huvudkontoret. År 2011 ombildas Staben till Verksledningskansliet, VLK, på huvudkontoret och Polisens interna utredningar centraliseras från att ha legat på vissa polismyndigheter till en avdelning inom Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsen består av huvudkontoret och Polisens verksamhetsstöd, PVS. Till Rikspolisstyrelsen hör också Avdelningen för interna utredningar, IU, RKP, SÄPO och PHS. Rikspolisstyrelsen är chefsmyndighet för SKL.

11 ARKIVBESKRIVNING 11 (21) Rikskriminalpolisens nya organisation 2011 Rikskriminalpolisen (RKP) Rikskriminalchefen Staben Biträdande rikskriminalchefen Ekobrottskansliet Centrala gränskontrollenheten Enhetenför för internationellt polissamarbete Kriminalpolisenheten Ordningspolisenheten 2011 RKP genomgår med jämna mellanrum mindre omorganisationer. Den enhet som tillkommit sedan organisationen 2006 är Centrala gränskontrollenheten. RKP:s uppdrag kvarstår: att leda Sveriges kamp mot den grova organiserade brottsligheten, på nationell och internationell nivå. I uppdragen ingår även att samordna krisberedskap och särskilda händelser av riksangelägenhet. 4 Arkivbildande enheter inom Rikspolisstyrelsen Arkivbildarna inom myndigheten är byråerna/arbetsenheterna (motsvarande). Arkivbildningen speglar de olika arkivbildarnas verksamhet. Till samtliga byråer/arbetsenheter finns handlingar till Rikspolisstyrelsen huvuddiarium. Rikpolisstyrelsens centralarkiv omfattar ca 5000 hyllmeter handlingar. Ett särskilt klimatarkiv finns för mikrofilm/fiche. I de fall omorganisationer lett till att vissa arkivserier övergått från en enhet (el. motsvarande) till en annan noteras det i respektive förteckning. Vissa arkivserier är dock rakt genomgående oavsett organisationstillhörighet och tillhör Rikspolisstyrelsens huvudserie t.ex. passcentralen och personalbyrån.

12 ARKIVBESKRIVNING 12 (21) 5 Sökingångar i Rikspolisstyrelsens arkiv SÖKINGÅNGAR Rikspolisstyrelsens föreskrifter om klassifikationssystem för sakregistrering; FAP Manuella diarier ANMÄRKNING Vid arkivläggningen utgör klassifikationssystemet en dossiéplan. T.ex. RPS huvuddiarium, namnregister och saknummerregister ( ), hemligt huvuddiarium vid RPS förs manuellt, hänvisning till det hemliga diariet sker från RPS huvuddiarium (RADIS), hemligt huvuddiarium vid RKP förs manuellt, hänvisning till det hemliga diariet sker från RKP:s huvuddiarium för administrativa ärenden (A-RAR), PAN; personalansvarsnämndens diarium (1990--), Rikspolischefens diarium (1964--), Interpoldiarium ( ), AD-diarium ( ), RK/K-diarium ( ), sambandsmännens diarier, RPS-R /R ( ); diarium över fingeravtrycksundersökningar, PID; diarium över personidentifieringar Datorbaserade diarier T.ex. RPS huvuddiarium RADIS (1987--), RKP:s huvuddiarium A-RAR (1998--), IU:s allmänna diarium A-RAR och kriminaldiarium K-RAR, RKP:s kriminaldiarium K-RAR, DAR, KUR, Winäss; diarium för sambandsmännen vid RKP, FC (1989--) Tidigare RPS-R /R-diarium. Se beskrivning över diarier som 2011 fördes vid RPS inkl. RKP s Arkivbeskrivning Arkivförteckning Arkivinventering Beskrivning av RPS allmänna handlingar Passregistret/RES Pärmar och aktsystem m.m. för handlingar som inte diarieförs RPS arkivbestånd är till största delen förtecknat t.o.m Hela arkivbeståndet i RPS centralarkiv finns sökbart i den arkivinventering (excel-fil) som kontinuerligt uppdateras vid leveranser. Där framgår också i vilket arkiv och i vilken sektion handlingarna återfinns. Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen. Sorterat i kronologisk ordning eller efter ämne. T.ex. personaldossiéer ordnade efter avställningsperiod och där inom efter namn alt. personnummer.

13 ARKIVBESKRIVNING 13 (21) 6 Sambandet mellan verksamheten och viktigare handlingar och ärendeslag Vissa handlingar/uppgifter som finns uppräknade i nedanstående tabell är diarieförda eller registrerade i särskilda verksamhetssystem, andra handlingar förvaras systematiskt ordnade i pärmar eller aktsystem t.ex. personalakter i personnummerordning. FUNKTION Myndighetsövergripande verksamhet Personal (Personalbyrån, Polisens personalenhet, PVS Administrativa enhet) Ekonomi (Kanslibyrån, Ekonomibyrån, Ekonomienheten, PVS Administrativa enhet) Administration (Juridiska enheten, Verkskansliet; Kanslibyrån, Rättssekretariatet, Tillsynsenheten, Internrevision, Internationella sekretariatet, Tillsynsenheten, Säkerhetsenheten, HK/Rättsavdelningen) Utbildning (Statens Polisskola, Personalbyrån; Rekryteringssektionen, PHS) Information (Informationsbyrån) VIKTIGARE HANDLINGAR OCH ÄRENDESLAG Styrelsens protokoll, verksamhetsplaner, årsredovisningar, bokslut, verksamhetsberättelser, myndighetsgemensamt diarium (RADIS), beskrivningar över it-system, förteckning över personregister som förs med it, Föreskrifter och allmänna råd för polisväsendet (RPSFS, FAP), RPS arbetsordning, tjänsteföreskrifter, arkivbeskrivning m.m. Personalhandlingar; anställningshandlingar, betyg och intyg från tjänster och kurser, handlingar om arbetsskador, rehabilitering och omplacering, lönehandlingar, disciplinärenden, personalförteckning och personalmeddelanden m.m. Ekonomisystem med tillhörande handlingar, handlingar som tillkommer i samband med budget, uppföljning och bokslut, bokföringshandlingar, verifikationer, anslagsframställningar. Handlingar som tillkommer vid upphandling m.m. Handlingar och beslut i ärenden om ersättningsanspråk mot staten, svar på remisser från regeringskansliet, Justitiekanslern, domstolar och myndigheter. Protokoll över tillsyn och inspektioner inom Polisen. Handlingar rörande Polisens icke-operativa internationella samarbete. Handlingar om säkerhet inklusive informationssäkerhet. Akter över antagna sökanden till polisaspirantutbildning, akter över antagna till polischefsutbildning, klassliggare, klasslistor, betyg, utbildningskataloger m.m. RPS Rapporter, Tidningen Svensk Polis, allmänna meddelanden, telefonkataloger, trycksaker, informationsfilmer m.m. Polisoperativ verksamhet Handlingar rörande kriminalunderrättelse-

14 ARKIVBESKRIVNING 14 (21) (Polisbyrå II, Rikskriminalpolisen) Allmänpolisiär ickeoperativ polisverksamhet (Polisbyrå I, Teknisk byrå, Polisbyrån, Polisenheten, PVIT) verksamhet, analys samt utredning och spaning. Handlingar om hot, riskanalyser och polisförstärkning. Handlingar och ärenden rörande Polisens utlandsstyrka och sambandsmän. Handlingar rörande internationellt polissamarbete avs. Schengen, Interpol och Europol. Uppgifter i vissa centrala polisregister m.m. Föreskrifter och allmänna råd inom det polisiära området, beslut avs. ickeoperativa gränskontrollfrågor, handlingar om utveckling, standardisering och anskaffning av polisteknisk utrustning, handlingar om polismyndighetsärenden (t.ex. vapenärenden, ordningslagsärenden, passärenden och utlänningsärenden), handlingar om ordning och säkerhet, trafik, problemorienterat arbete, brottsförebyggande arbete och samverkan mot brott, handlingar som rör frågor om utredning, spaning, kriminalunderrättelseverksamhet, kriminalteknik och brottsoffer m.m. 7 Registrering av allmänna handlingar En stor del av Rikspolisstyrelsens allmänna handlingar registreras i diarier eller i särskilda verksamhetssystem. Ärendena klassificeras efter ämne i enlighet med FAP Vissa handlingar av tillfällig eller ringa betydelse registreras inte utan förvaras systematiskt ordnade i pärmar eller aktsystem. Enligt 5 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska hemliga handlingar registreras. Undantag från bestämmelsen i offentlighetsoch sekretessförordningens (2009:641) 2 finns för handlingar hos RPS när det gäller vissa särskilt angivna handlingar, främst indata till vissa IT-system. Huvudregeln är att ärenden av administrativ art ska föras i Rikspolisstyrelsen allmänna huvuddiarium vid registratorskontoret. Administrativa ärenden som hör till RKP ska med undantag för personalärenden föras till RKP:s allmänna huvuddiarium. I både Rikspolisstyrelsen huvuddiarium RADIS och i RKP:s diarium A- RAR öppnas för varje år ett antal s.k. samlingsärenden. Samlingsakter används ibland för likartade ärenden istället för att upprätta ett nytt diarienummer för varje enskilt ärende. De handlingar som tillkommer un-

15 ARKIVBESKRIVNING 15 (21) der ett år och som rör samma ämne förs då in under samma diarienummer. För lista över exempel på Rikspolisstyrelsen inkl. RKP:s samlingsärenden, se bilaga 2. Vid Rikspolisstyrelsen och RKP förs även diarier över ärenden av polisoperativ art, t.ex. K-RAR och DAR. Vid personalansvarsnämnden förs ett särskilt diarium för ärenden som handläggs där. Skrivelser till och från rikspolischefen diarieförs i ett manuellt diarium som förs hos verksledningen. Om en skrivelse till rikspolischefen ger upphov till ett ärende som handläggs vid en arbetsenhet ska skrivelsen även diarieföras i Rikspolisstyrelsen allmänna huvuddiarium. Vid Rikspolisstyrelsens registratorskontor förs hemliga diarier som komplement till det öppna diariet (HD- och KHD-diariet). Ärenden som omfattas av sekretess och som diarieförs i det hemliga diariet ska även diarieföras i det öppna diariet med utelämnande av uppgifter som omfattas av sekretess. Vid RKP förs också hemliga diarier. Rikspolisstyrelsen är aktiv på sociala medier. Dessa anges på medier där också länkar till sidorna finns. Inkomna handlingar/uppgifter som genererar ett ärende lyfts ur det sociala mediet och förs över till relevant diarium inom Rikspolisstyrelsen för vidare handläggning och/eller åtgärd. Diarier som 2011 fördes vid Rikspolisstyrelsen inkl. Rikskriminalpolisen Följande handlingar hos Rikspolisstyrelsen är enligt 2 offentlighetsoch sekretessförordningen (2009:641) undantagna från registreringsskyldigheten i 5 kap. 1-2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400): handlingar som utgör underlag för belastningsregistret, misstankeregistret, kriminalunderrättelseregister, DNA-register, fingeravtrycksregister, signalementsregister och andra register angående brott, handlingar som utgör underlag för sådan särskild undersökning som avses polisdatalagen (1998:622), framställningar om fingeravtrycksundersökning samt statistiskt primärmaterial. Rikspolisstyrelsen ska enligt 3 offentlighet- och sekretessförordningen inte tillämpa föreskriften i 5 kap. 2 andra stycket offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) vad gäller diarier över underrättelser inom den särskilda polisverksamheten för hindrande och uppdagande av brott mot rikets säkerhet m.m. RADIS - Administrativt huvuddiarium för RPS

16 ARKIVBESKRIVNING 16 (21) Rikspolisstyrelsens huvuddiarium för registrering av administrativa ärenden. (Här registreras även tjänstetillsättningsärenden som hör till RKP.) Hemligt huvuddiarium vid RPS Förs manuellt. Hänvisning till det hemliga diariet sker från Rikspolisstyrelsens huvuddiarium (RADIS). Underdiarium för ärenden vid Enheten för internationell samordning (ISAM) Ett samlingsdiarienummer/år förs i RADIS för ISAM:s handlingar. Varje handling registreras därefter med löpnummer under samlingsärendets diarienummer i Access på ISAM. Personalansvarsnämndens diarium Vid personalansvarsnämnden förs ett särskilt diarium för ärenden som handläggs där. Rikspolischefens diarium Förs manuellt över skrivelser adresserade till rikspolischefen. A-RAR Administrativt huvuddiarium för RPS IU Här förs administrativa ärenden till IU:s verksamhet. K-RAR RPS IU:s kriminaldiarium Hemligt diarium för RPS Internutredningar Förs manuellt. A-RAR - RKP:s diarium för administrativa ärenden Här diarieförs administrativa ärenden till RKP förutom tjänstetillsättningsärenden som registrerad i Rikspolisstyrelsen huvuddiarium RADIS. Hemligt huvuddiarium vid RKP Förs manuellt. Hänvisning till det hemliga diariet sker från RKP:s huvuddiarium för administrativa ärenden (A-RAR). A-PAL - RKP:s diarium för Palmeärendet Ett underdiarium till A-RAR för registrering av handlingar i Palmeärendet. A-PAS - RKP:s diarium för förfrågningar om passfoton Ett underdiarium till A-RAR för förfrågningar om passfoton och uppgifter i passansökningar som förs av ID-roteln. K-RAR - RKP:s kriminaldiarium RKP:s diarium för registrering av kriminalärenden som initieras av RKP. Det vanliga är att RKP bistår polismyndigheterna i kriminalärenden som initierats hos och således registreras endast i polismyndighetens K-RAR.

17 ARKIVBESKRIVNING 17 (21) DAR vid IPO, RKP RKP:s diarium och ärendehanteringssystem för registrering av ärenden inom Schengensamarbetet, Interpol och Östersjösamarbetet samt för administrativa ärenden inom Europol. Samtliga organisatoriska enheter som för sina ärenden i DAR ingår i IPO - Enheten för internationellt polisarbete vid RKP. DAR vid Fipo, RKP RKP:s diarium och ärendehanteringssystem för registrering av Finanspolisens (Fipo) ärenden. Finanspolisens del förs i en databas helt skild från den behandling av uppgifter som sker i DAR vid IPO. KUR Det nationella kriminalunderrättelseregistret förs vid RKP och är ett specialdiarium till det allmänna diariet för registrering av underrättelseinformation som inkommer i form av t.ex. tips och underrättelseuppslag. Winäss Diarium för sambandsmännen vid RKP som är stationerade i olika delar av världen. Varje sambandsman har ett eget diarium med egen nummerserie installerat i sin PC. Korrespondens med sambandsmännen diarieförs även i DAR vid IPO. NFA - Nationella fingeravtrycksavdelningen Diarium som förs av ID-roteln vid RKP för registrering av inkomna begäran om undersökning av fingeravtryck. PID - Personidentifiering Manuellt register som förs av ID-roteln vid RKP för externa förfrågningar om fingeravtryck. Utgörs av enkla diarieblad. Hemligt diarium över tvångsmedelshantering Manuellt diarium över hemlig teleavlyssning, hemlig kameraövervakning samt hemlig rumsavlyssning. Hemligt diarium över särskilda insatser Verksamheten för särskilda insatser för ett manuellt diarium som är kopplat till A-RAR. 8 Planering och styrning av arkivbildningen Rikspolisstyrelsen använder följande instrument för att kunna planera och styra sin arkivbildning:

18 ARKIVBESKRIVNING 18 (21) Tjänsteföreskrifter, t.ex. Arkivhantering inom Rikspolisstyrelsen (exkl. SÄPO) och Postbehandling och diarieföring av allmänna handlingar vid Rikspolisstyrelsen (exkl. SÄPO), Rikspolisstyrelsens föreskrifter om klassifikationssystem för sakregistrering; FAP 183-1, Arkivhandbok för polismyndigheterna; handboken är i stora delar även tillämpbar för Rikspolisstyrelsen och Rikskriminalpolisen. Rikspolisstyrelsens arbetsordning. Rikskriminalpolisens arbetsordning. 9 Arkiv som levererats till arkivmyndighet Arkiv som levererats till Riksarkivet Leverans av passansökningar tillhörande Passcentralens arkiv (arkivbildare: Registerbyrån, numera Rikskriminalpolisen). Passansökningarna i Riksarkivet omfattar perioden maj ; för tiden 1940 april 1964 återfinns ansökningarna i Statens kriminaltekniska anstalt, SKA:s registraturavdelnings arkiv. Senaste leverans av passansökningar till Riksarkivet gjordes 2008 (dnr.pvs /08). Leverans av allmänna kriminalregistret, (dnr. VKA /01). Leverans av handlingar tillhörande Statspolisens i Stockholm 1:a och 2:a rotlars arkiv, Leverans av handlingar tillhörande statspolisavdelningen i Stockholm till Riksarkivet, (dnr. G /75). Leverans av handlingar tillhörande Statens kriminaltekniska anstalt (dnr. G /76). Leverans av handlingar tillhörande inrikesdepartementets arkiv (dnr. G /76). Leverans av handlingar tillhörande polisberedningens arkiv (dnr. G /77). Leverans av organisationskommitténs för Rikspolisstyrelsens handlingar (dnr. G /77). Leverans av handlingar tillhörande statspolisintendentens kanslis arkiv, (dnr. G /77).

19 ARKIVBESKRIVNING 19 (21) Leverans av handlingar tillhörande statspolisens i Stockholm arkiv, (dnr. G /78). Leverans av handlingar tillhörande Polisväsendets organisationsnämnd (PON), (dnr. F /70) Leverans av statens polisskolas arkiv, (dnr. G /76). Föregångares arkiv som förvaras hos myndigheten Rikspolisstyrelsen förvarar delar av arkiv från Statens Kriminaltekniska Anstalt (SKA); fingeravtryck, spår. Från Statens polisskola och Statspolisen i Stockholm återstår endast ett fåtal hyllmeter som blivit kvar sedan tidigare leveranser till Riksarkivet. 10 Sekretess Vissa av Rikspolisstyrelsens handlingar omfattas av bestämmelser om sekretess i enlighet med offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Särskilt kan nämnas 15 kap. 1-2 med hänsyn till rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation, 18 kap. 1-2 om sekretess med hänsyn till intresset att förebygga och beivra brott, 22 kap. 1-2 om sekretess till skydd för enskild vid folkbokföring, delgivning m.m. 35 kap. 1-4 om sekretess till skydd för enskild verksamhet som syftar till att förebygga eller beivra brott, 39 kap. 1-3 om sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet. 11 Bevarande och gallring Rikspolisstyrelsens diarieförda ärenden med tillhörande handlingar bevaras i stor utsträckning. Myndigheten får gallra allmänna handlingar, förutsatt att det finns stöd för gallringen i beslut som fattats av Riksarkivet med stöd i arkivlagen, eller i gallringsföreskrifter i annan lag eller förordning, t.ex. lag om misstankeregister, lag om belastningsregister, polisdatalagen. (Handlingar som enligt polisdatalagen ska gallras måste bevaras om Riksarkivet har beslutat detta). För vissa uppgifter i polisens it-system gäller tillståndsbeslut från Datainspektionen till dess att övergångsbestämmelserna i polisdatalagen upphör. Den 1 mars 2012 träder den nya polisdatalagen (2010:361) i kraft.

20 ARKIVBESKRIVNING 20 (21) Rikspolisstyrelsen tillämpar bl.a. följande generella gallringsföreskrifter: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:1) om gallring och återlämnande av ansökningshandlingar, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2, ändrad i RA-FS 2005:1 och RA-FS 2006:6) om gallring och återlämnade av handlingar vid upphandling, och Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om bevarande respektive gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid statliga myndigheter. Rikspolisstyrelsen har bl.a. följande tillämpningsbeslut grundande på RA-FS: Beslut daterat den 1 september 2004 om tillämpning av föreskrifterna i RA-FS 1991:6 (dnr. VKA /04), Beslut daterat den 25 april 2005 om tillämpningen av föreskrifterna i RA-FS 2004:2 (dnr. VKA /05), och Beslut daterat den 22 mars 2010 om tillämpningen av föreskrifterna i RA-FS 1997:6 (dnr. PVS /10). Vid Rikspolisstyrelsen tillämpas följande av Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-MS) : RA-MS 1998:71, RA-MS 2002:25, RA-MS 2002:26, RA-MS 2002:42, RA-MS 2003:46, RA-MS 2004:45, RA-MS 2004:5, RA-MS 2005:17, RA-MS 2006:1, RA-MS 2006:22, RA-MS 2006:61, RA-MS 2007:16, RA-MS 2008:1 och RA-MS 2010:3.

21 ARKIVBESKRIVNING 21 (21) 12 Arkivverksamhetens organisation Sektionen för ärendehantering inom Polisens verksamhetsstöd (PVS) ansvarar för övergripande arkivfrågor inom Rikspolisstyrelsen samt för förvaring, vård och tillhandahållande av arkivhandlingar som överlämnats till centralarkivet. Formellt arkivansvarig är chefen för PVS med ett delegerat ansvar till Rikspolisstyrelsens verksarkivarie.