Handbok. för registrering i Polisens allmänna diarier

Transkript

1 Handbok för registrering i Polisens allmänna diarier 187 Utlämnande av allmänna handlingar 245 Särskild kontroll på flygplats 311 Trafikundervisning i skolorna 444 Personefterlysning 572 Handel med skrot 713 Anställning av registrator 693 Tillsyn över hund

2 Förord Registreringen - i dagligt tal diarieföringen - i Polisens allmänna diarier (A-diarierna) är både omfattande och i vissa delar komplicerad. Att diarieföringen sker på ett enhetligt sätt betyder mycket för att återsökningen skall bli effektiv på såväl kort som lång sikt. Handboken innehåller riktlinjer för diarieföringen. Även arkivbildningen är starkt beroende av diarieföringen, eftersom gällande beslut om vilka typer av handlingar som skall bevaras för all framtid och vilka som kan gallras efter viss tid är kopplat till klassifikationssystemets saknummer. Felaktiga klassificeringar kan innebära felaktig gallring och kan dessutom medföra ekonomiska konsekvenser såväl för Polisen som för arkivmyndigheterna (landsarkiven och Riksarkivet). De för det dagliga arbetet viktigaste delarna av handboken är - ett inledande avsnitt om bl.a. lagstiftning, postöppning, diarieföring i teorin och i praktiken, klassifikationssystemets uppbyggnad samt arkiv- och gallringsregler, - en fullständig förteckning över gällande saknummer, med vägledande kommentarer till vad som bör registreras under respektive saknummer, - ett alfabetiskt sökordsregister till saknummerförteckningen. Huvudansvarig för utarbetandet av handboken har varit Anna Svenson, förste arkivarie vid Landsarkivet i Lund, som varit anställd av Rikspolisstyrelsen för denna uppgift. Hon har haft stöd av en arbetsgrupp med representanter från några polismyndigheter och Rikspolisstyrelsen. Eftersom handboken skall vara ett arbetsinstrument, kommer den att förändras vid behov. Varje sådant förändringstillfälle kommer att meddelas till polismyndigheterna. Önskemål om förändringar kan lämnas till Rikspolisstyrelsen, kanslibyrån, dokumentationssektionen. Handboken distribueras inte i pappersform utan bara via IntraPolis. Stockholm i november 2001 Olof Egerstedt

3 1. Inledning 2. Lagstiftning om uppgifter och handlingar hos myndigheterna 3. Postöppning 4. Diarieföring: Regelverket 5. Diarieföring i praktiken 6. Det allmänna diariets olika delar: Vad skriver man in på skärmen? 7. Klassifikationssystem och saknummer 8. Vilka gallringsregler gäller för handlingar som registreras i polismyndigheternas allmänna diarier? 9. Bilaga 1: Saknummerförteckning med kommentar 10. Bilaga 2. Alfabetiskt sökordsregister till saknumren 11. Bilaga 3: Förteckning över lagar, förordningar och andra bestämmelser som rör registrering av handlingar inom polisväsendet

4 Innehåll Kapitel 1 1. Inledning...1

5 1. Inledning Diarium vad är det? Diarium är ett latinskt ord som kommer av dies, dag. Ordet diarium skulle kunna översättas med dagbok, och i ett diarium noteras dag för dag skrivelser som inkommer till eller skickas från en myndighet. Eftersom myndigheternas flesta in- och utgående skrivelser enligt lag skall registreras blir diariet en mycket viktig del av en myndighets arkiv. I stället för registrering används begreppet diarieföring oftast i dagligt tal. Man brukar säga att arkivet börjar i diariet, och det stämmer särskilt väl när det gäller polismyndigheternas arkiv. I diariet kan man få en överblick över de flesta ärenden som har handlagts vid myndigheten och på så sätt följa en stor del av myndighetens verksamhet. Svensk lagstiftning gör det möjligt för allmänheten att ta del av en stor del av de noteringar som gjorts i diarierna och alltså att få insyn i myndighetens arbete. Diariernas funktioner Diarierna fyller två funktioner: dels att göra det möjligt för allmänheten att ta del av uppgifter om in- och utgående skrivelser, dels att göra det möjligt för myndigheterna själva att hålla ordning, att strukturera handlingarna i arkivet. Av diariet framgår nämligen hur handlingarna i varje ärende har ordnats oftast enligt någon form av plan. Hos polismyndigheterna ordnas handlingarna till A-diariet enligt saknummer, och ett ärende som öppnas i det diariet får redan från början ett saknummer. De diarieförda handlingarna ordnas sedan i saknummerordning i arkivet, och inom varje saknummergrupp i diarienummerordning. Det skall vara möjligt att gå från noteringen i diariet till arkivet för att finna handlingarna i ärendet. Allmänhetens insyn Diariernas funktion som instrument för allmänhetens insyn i myndigheternas handlingar och ärenden kan inte nog betonas. Ingen förvanskning av diariernas innehåll får förekomma, vilket medför att samtliga ändringar och tillägg som görs i varje diarium skall dokumenteras. I den datoriserade diarieföringen innebär det att alla dessa ändringar av tidigare inskrivna uppgifter i diariet bevaras (loggas), så att det alltid är möjligt att ta del av den ursprungliga texten. Historik Det första bevarade myndighetsdiariet i Sverige påbörjades i januari I de flesta myndigheters arkiv finner man alltsedan dess diarier som i mycket liknar dem vi har idag. De var ofta stora inbundna böcker, s.k. liggare, med anteckningar dag för dag i kolumner: en för den dag då skrivelsen kommit in, en för löpnummer, en för avsändare, en för de åtgärder som vidtagits, de beslut som fattats och namn på beslutsfattare, och en som visar var handlingen arkivlagts. Diarierna skrevs först med en ofta vacker handstil och bläck, från Mars 2006

6 1920-talet med skrivmaskin, och i våra dagar med hjälp av datorer. Det som tidigare var en bok som man kunde lyfta och bläddra i, det har nu ersatts med en stor databas där ofta flera personer samtidigt skriver efter en mall som syns i skärmbilden, och där datorn själv automatiskt ger en rad uppgifter: diariets beteckning, löpnummer, registreringsdatum osv. Polisens diarier Bestämmelserna i sekretesslagen om registrering av allmänna handlingar utgår från att det är handlingar som registreras och diarieförs. Genom att så sker skapas i regel ett ärende, om handlingen inte skall föras till ett redan existerande ärende. I denna handbok används uttrycket diarieföring med avseende på registrering av handlingar respektive diarieföring av ärenden. Polismyndigheterna hör till de myndigheter i Sverige som registrerar flest ärenden i sina diarier. Det diarium som i polisvärlden kanske betyder mest är K-diariet där de flesta anmälningar om brott registreras. Det innehåller också den största mängden ärenden per myndighet. Men även i det allmänna diariet, A-diariet, finner man en omfattande mängd av ärenden och i många ärenden en stor mängd in- och utgående skrivelser. K-diariet utgör en del av själva anmälningsrutinen och har en fast struktur, men trots att A-diariet är baserat på samma system är det faktiskt många gånger mer komplicerat att registrera ärenden i A-diariet än i K-diariet. Ärendenas mångfald är enorm; i A-diariet registreras allt från övergripande frågor rörande omorganisation av domstolsväsendet till tillstånd att ge en cirkusföreställning, tillsättning av kommissarietjänst och begäran om trygghetspaket. Att registrera ärenden i A-diariet är alltså inte helt lätt. Det gäller att veta hur man ska fylla i de olika fälten i skärmbilden, välja saknummer och skriva ärendemening och på rätt sätt göra noteringar i anteckningsfältet. Handbokens syfte och innehåll Denna handbok för registrering i A-diariet handlar inte om att trycka på Scroll Lock eller F10. Den handlar om att göra innehållet i själva diariet så korrekt som möjligt. Den vill vara en hjälp för den som arbetar i A-diariet. Både för den som har det som sin huvudsakliga arbetsuppgift, den som har den anrika tjänstebenämningen registrator (som vi finner redan på 1600-talet), och för den som i sitt polisarbete har behörighet att skriva in uppgifter i de ärenden som hon eller han handlägger. Handboken innehåller dels en genomgång av regelsystemet, som till största delen gäller de flesta myndigheter, dels en kommentar till de olika delarna av det allmänna diariet. Till sist följer en förteckning över saknumren, ett alfabetiskt sökregister samt en lista över tilllämpliga lagar, förordningar och andra bestämmelser. Mars

7 Innehåll Kapitel 2 2. Lagstiftning om uppgifter och handlingar hos myndigheterna... 1

8 2. Lagstiftning om uppgifter och handlingar hos myndigheterna Tryckfrihetsförordningen är en av de svenska grundlagarna. Den innehåller de grundläggande bestämmelserna om det som brukar kallas offentlighetsprincipen. Dessa bestämmelser styr i sin tur andra lagar och bestämmelser som rör registrering, diarieföring och arkiv hos myndigheter och förvaltningar. I tryckfrihetsförordningen definieras en rad begrepp som används inom detta regelverk. I förvaltningslagen preciseras begreppet inkommen. Rätten att ta del av allmänna handlingar Handling Var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar. Den rätten är begränsad bara om det är motiverat med hänsyn till rikets säkerhet rikets ekonomiska politik myndighets verksamhet för inspektion, kontroll och annan tillsyn intresset för att förebygga eller beivra brott det allmännas ekonomiska intresse skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden intresset för att bevara djur- eller växtart. Inskränkningar i rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i sekretesslagen eller i lag som sekretesslagen hänvisar till. Hos polismyndigheterna gäller sekretessen oftast av hänsyn till intresset av att förebygga och beivra brott, liksom till skyddet för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden. Kommentar: Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även personer som inte är svenska medborgare. Handling betyder framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Detta betyder att handlingen bär information, och det är informationen som är det viktiga, inte själva informationsbäraren. En handling kan vara ett brev som skickats per post ett faxmeddelande ett e-postmeddelande en diskett Mars 2006

9 Allmän handling Förvarad Inkommen ett videoband ett ljudband en fil uttagen från Internet eller intranät en film ett fotografi eller ett fotomontage en karta Begreppet allmän handling eller allmänna handlingar tolkas ofta fel. Det låter som om det betydde handlingar som är tillgängliga för alla eller för allmänheten. Men ordet allmän används här med betydelsen det allmännas, samhällets. Allmänna handlingar betyder alltså samhällets handlingar, myndigheternas handlingar. De handlingar, de arkiv, som bildas hos myndigheter, de utgörs av allmänna handlingar. Och dessa handlingar är allmänna oavsett om de är offentliga, dvs. öppna, eller sekretessbelagda. Lagen säger att en handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Begreppen förvarad, inkommen och upprättad utvecklas vidare i lagtexten. Handlingen finns i myndighetens lokaler eller för tillfället hos en tjänsteman vid myndigheten. ADB-upptagning anses förvarad hos myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel. En handling är inkommen till en myndighet när den har anlänt till myndigheten eller när den har kommit behörig befattningshavare tillhanda. Det betyder att en skrivelse som en person lämnar till registratorn eller annan behörig befattningshavare utanför polismyndighetens lokaler faktiskt har kommit in till myndigheten. I förvaltningslagen står dessutom att En handling anses komma in till en myndighet den dag då handlingen eller en avi om en betald postförsändelse som innehåller handlingen, anländer till myndigheten eller kommer en behörig befattningshavare tillhanda. Underrättas en myndighet särskilt om att ett telegram till myndigheten finns hos ett företag som driver televerksamhet, Mars

10 anses telegrammet komma in redan när underrättelsen når en behörig tjänsteman. Kan det antas att handlingen eller en avi om denna en viss dag har lämnats in till myndighetens lokal eller avskilts för myndigheten på en postanstalt, anses den ha kommit in den dagen, om den kommer en behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Ett undantag från huvudregeln om när handling anses som inkommen är anbud, som anses inkomna till myndigheten i lagens mening först den dag då anbuden skall öppnas. Handlingar som skickas inom den egna myndigheten skall normalt sett inte anses inkomna, och de behöver därför inte diarieföras. Beroende på hur gällande rutiner för arkivbildningen ser ut kan det dock vara ändamålsenligt att också sådana handlingar diareiförs. Kommentar: Handlingar kan komma in till myndigheten på flera olika sätt: per post, per fax, per e-post, eller direkt i handen. Tänk på att datumstämpla alla inkomna handlingar. Detta är särskilt viktigt i de fall datum inte framgår av handlingen, t.ex. vissa faxmeddelanden. Upprättad För att anses som upprättad måste en handling ha färdigställts vid myndigheten. Man skiljer mellan tre slag av upprättade handlingar: sådana som har expedierats, sådana som inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende, och sådana som varken har expedierats eller tillhör ett visst ärende. Med handlingar som har expedierats menas skrivelser, t.ex. beslut, yttranden, förslag, som har skickats iväg till en mottagare utanför myndigheten. Den kopia som myndigheten själv behåller blir då den allmänna handlingen. Handlingar som inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende blir allmänna först när ärendet har slutbehandlats. Handlingar som varken har expedierats eller hör till ett vissa ärende blir allmänna när de har justerats eller färdigställts på något annat sätt. Kommentar: En handling som uppfyller något av dessa kriterier blir allmän oavsett om den är en pappershandling, ett e-postmeddelande, ett faxmeddelande etc. Promemorior och rapporter som har färdigställts inom myndigheten och som gäller verksamheten men inte hör till något särskilt ärende, de blir allmänna handlingar när de är färdiga. Mars 2006

11 Arbetspapper, kladdanteckningar Privatpost Minnesanteckningar observera att det inte gäller den blankett som kallas så inom polisväsendet! som inte har expedierats eller som inte har arkivlagts är inte allmänna handlingar. Med minnesanteckningar menas arbetspapper, kladdanteckningar, utkast, extra kopior osv. som inte har tillfört ett ärende någon sakuppgift. Men sådana minnesanteckningar som har arkivlagts alltså t.ex. stannat kvar i en akt när ärendet har slutbehandlats, de blir allmänna handlingar vid arkivläggningen. Det betyder att rätten till insyn kommer att omfatta också dem även om de inte är diarieförda. Brev som är adresserat till en viss person (namnet står överst på kuvertet) eller där det särskilt har antecknats att brevet är privat, är allmän handling bara om brevet eller meddelandet på något sätt rör myndighetens verksamhet. Om brevet rör myndighetens verksamhet är det allmän handling även om avsändaren har avsett att det skulle vara privat. Det är innehållet som är det viktiga, inte hur det är adresserat eller utformat i övrigt. Men: brevet blir inte allmän handling hos polismyndigheten om det rör t.ex. en tjänstemans uppdrag som politiker eller facklig förtroendeman. Kommentar: Det är inte ovanligt att brev är adresserade direkt till en person trots att det rör ett tjänsteärende. Det är särskilt vanligt att faxmeddelanden är privatadresserade. Även e-post som kommer in till en officiell adress hos en myndighet kan vara adresserad till en enskild anställd. En del av den e- post som skickas inom polisväsendets interna e-postnät utgör tjänsteskrivelser. Det är viktigt att se till att sådana e-postmeddelanden behandlas som inkomna och allmänna redan från början och diarieförs om så krävs. Mars

12 Innehåll Kapitel 3 3. Postöppning... 1

13 3. Postöppning Hanteringen av handlingar som kommer in till myndigheten börjar alltid med postöppningen, förutom när det gäller handlingar som kommit in med e-post eller fax. Postöppningen är en ansvarsfull och viktig arbetsuppgift som måste utföras med noggrannhet. Man bör särskilt tänka på följande: Minst två Annat än papper Om något saknas Om handlingen inte är signerad Privatadresserad post Datum Biblioteket Mars 2006 Av säkerhetsskäl skall alltid minst två personer vara närvarande när posten öppnas. Fler än en person måste kunna intyga postens innehåll, inte bara vad gäller pengar, checkar och annat som har ekonomiskt värde, utan även handlingar som består av annat än papper (se nedan). Fler än en person måste också kunna in-tyga om det i en skrivelse hänvisas till en bilaga eller annat som visar sig saknas i försändelsen (se nedan). Videoband, kassettband och andra handlingar som inte är upp-rättade på papper, liksom fotografier och föremål, skall alltid märkas med diarienummer så att det klart framgår till vilket ärende de hör. Om det visar sig att något saknas i försändelsen, t.ex. en bilaga som enligt uppgift skulle ha bifogats, antecknas detta på handlingen eller på följeskrivelsen (missivet). Anteckningen måste signeras. Ett inkommet telegram eller annat meddelande som inte är underskrivet skall bekräftas av avsändare genom en egenhändigt undertecknad handling, om myndigheten begär det. Det bör finnas fullmakt för minst två personer vid varje enhet (eller motsvarande) vid myndigheten att öppna post som är pri-vatadresserad (se föregående kapitel). Fullmakt innebär att man ger någon annan rätt att handla i ens ställe. Det är särskilt viktigt att det finns fullmakter från personer som är frånvarande under en längre tid (under semester, tjänstledighet eller sjukskrivning). Fullmakten bör avse all post, dvs. även sådan som inkommit i elektronisk form och som är ställd till en viss person. Det innebär att det praktiskt måste ordnas så att också den privatadresserade e-posten kan öppnas av dem som har fullmakt att öppna posten. Handlingar som inte diarieförs måste ändå alltid ankomststämplas. Post som inte öppnas bör ankomststämplas på kuvertet och lämnas direkt till adressaten. Tidskrifter, SFS, böcker och liknande diarieförs inte och förs inte till arkivet.

14 Innehåll Kapitel 4 4. Diarieföring: regelverket Grundläggande bestämmelser i sekretesslagen Arkivlagen Personuppgiftslagen, PUL Riksarkivets allmänna råd om registrering (RA-FS 1997:5) Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna (FAP 181-1)... 4

15 4. Diarieföring: regelverket 4.1. Grundläggande bestämmelser i sekretesslagen I sekretesslagens 15 kap. finns de allmänna bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar. (Begreppet diarieföring används inte i lagtexten). Allmänna handlingar som är sekretessbelagda måste alltid regist- reras om inte regeringen i förordning har gett dispens från den skyldigheten. Utan dröjsmål Offentliga handlingar Sekretessbelagda handlingar Diariets innehåll När en allmän handling har kommit in till eller upprättats inom myndigheten skall den registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet (se vidare kapitel 5). Kommentar: Diarieföringen skall utföras så snart som möjligt. Allmänna handlingar som är offentliga (dvs. inte sekretessbelagda) får undantas från registrering om de hålls ordnade på ett sådant sätt att det lätt går att fastställa om de har kommit in eller upprättats. Kommentar: Undantagen gäller t.ex. protokoll som inte innehåller några sekretessbelagda uppgifter de ordnas kronologiskt och verifikationer som ordnas i nummerordning eller på annat sätt. Kommentar: Denna bestämmelse tillgodoser rätten till insyn. Just när det gäller sekretessbelagda handlingar är det angeläget att de registreras, även om registreringen i sådana fall är knapphändig eller vissa uppgifter inte är tillgängliga för obehöriga: hur är det annars möjligt att veta att de har kommit in eller upprättats? Bara i undantagsfall (som är reglerade i lag och förordning) får en myndighet bedriva verksamhet som inte avsätter några spår i den dokumentation som allmänheten får ta del av. Enligt sekretesslagen måste diariet innehålla åtminstone dessa uppgifter:. Datum då handlingen kom in eller upprättades 2. Diarienummer eller annan beteckning. I förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den expedierats 4. I korthet vad handlingen rör (den s.k. ärendemeningen) Kommentar: Nästan alla diarier är i sig allmänna offentliga handlingar. De skall kunna läsas av vem som helst och får därför inte innehålla några sekretessbelagda uppgifter. Därför får myn- Mars 2006

16 digheterna särskilja eller utelämna punkterna 3 och 4 om det behövs för att diariet skall kunna vara tillgängligt för allmänheten. I ett datoriserat diarium tillgodoses detta genom att bara de fält som innehåller offentliga uppgifter är tillgängliga för allmänheten. Hemliga diarier Polis, åklagare och domstolar skall enligt sekretessförordningen föra helt hemliga diarier för specifika ändamål. De diarierna får inte läsas av allmänheten, och det får inte finnas några anteckningar i andra diarier som hänvisar till noteringar i de hemliga diarierna. (Se vidare kapitel 5). Kort sammanfattning av reglerna för diarieföring Allmänna handlingar skall alltid registreras så snart de har kommit in eller upprättats. Undantag: Man får låta bli att registrera handlingar av ringa och tillfällig betydelse, handlingar som har kommit in endast för kännedom liksom handlingar som ordnas på ett sådant sätt att de ändå går lätt att hitta. Handlingar som i stället för att registreras hålls ordnade på detta sätt, får inte innehålla sekretessbelagda uppgifter. Sekretessbelagda allmänna handlingar måste alltid registreras. Undantag från den regeln gäller bara sådana handlingar där regeringen har gett dispens från den skyldigheten. Sådana undantag regleras i sekretessförordningen, se avsnitt 5, Diarieföring i praktiken. Diarierna skall vara offentliga, vilket innebär att sekretessbelagda uppgifter inte skall kunna läsas av obehöriga. ADB-baserade diarier måste vara konstruerade på ett sådant sätt att de sekretessbelagda uppgifterna kan döljas för allmänheten. Undantag: I vissa ärendetyper skall handlingarna registreras enbart i hemliga diarier, men bara sådana som uttryckligen föreskrivs i sekretessförordningen. I all hantering av allmänna handlingar gäller att öppenhet är regel och sekretess är undantag. Sekretessen skall alltid kunna knytas till någon bestämmelse i lag eller förordning Arkivlagen Arkivlagen (som trädde i kraft den 1 juli 1991) innehåller bestämmelser om arkiven inom hela den offentliga sektorn, dvs. stat, kommuner och landsting. Lagen innehåller en bestämmelse som gäller registrering och diarieföring av myndigheternas handlingar. Där står i 5 : Som grund för arkivvården skall myndigheterna 1. Vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Mars

17 Detta innebär att när handlingar registreras skall både diariets konstruktion, planen för klassificering av handlingar och ärenden (inom polisväsendet utgörs planen av saknummersystemet) och registratorns sätt att klassificera handlingarna och att skriva in uppgifterna i diariet medverka till att det blir lättare att söka uppgifter om handlingar och ärenden, återfinna handlingarna i efterhand och utföra den beslutade gallringen i arkivet. Arkivet börjar i diariet, och om diariet inte sköts rätt kan detta få stora följder i andra delar av arkivet Personuppgiftslagen, PUL Även personuppgiftslagen, förkortad PUL, innehåller regler om vad som får antecknas i diarierna. Syftet med PUL är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. PUL är utformad i enlighet med regler som gäller inom hela EU. Personuppgifter betyder all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det innebär att till och med en så kortfattad uppgift som ett namn som kan hänföras till en viss person, ett passnummer eller ett bilnummer som kan kopplas till en viss person, utgör en personuppgift i lagens mening. Behandling betyder här alla åtgärder som vidtas med personuppgifterna, däribland registrering i ett diarium. Vad säger då PUL om de personuppgifter som registreras i polismyndigheternas och Rikspolisstyrelsens allmänna diarier? I sammanfattning gäller följande. a. Det får registreras bara sådana personuppgifter som är nödvändiga för att myndigheten skall kunna fullgöra en rättslig skyldighet. Kommentar: Polismyndigheterna är skyldiga att föra allmänna diarier för sådana ärenden som inte förs i K- och T-diarierna. Vad diariet skall innehålla regleras i sekre- tesslagen, se ovan. för att myndigheten skall kunna utöva sin verksamhet. Kommentar: Polismyndigheterna måste registrera inkommande och utgående handlingar i olika ärenden för att kunna hålla reda på och i efterhand finna de handlingar som de behöver för att kunna utöva sin verksamhet. Det innebär att diariet skall vara ett register till ärenden och till handlingarna i varje ärende, inte ett spaningsregister eller ett instrument för bra att ha-anteckningar. Mars 2006

18 b. Inga personuppgifter som rör etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening får registreras, inte heller sådana som rör hälsa eller sexualliv. c. Uppgifterna skall registreras på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. Kommentar: Diariets primära syfte är att ge allmänheten möjlighet till inblick i handlingsflödet i varje ärende och kunskap om beslut och andra åtgärder. Diariet är alltså myndighetens ansikte utåt, och det är ytterst angeläget att den som registrerar uppgifter i diariet visar gott omdöme och utför sitt arbete med respekt och objektivitet. Detta är att registrera uppgifterna i enlighet med god sed. d. Den som är registrerad har rätt att efter ansökan själv ta del av samtliga de uppgifter om honom eller henne själv som diariet innehåller, förutom sådana där sekretess gäller i förhållande till honom eller henne själv. Kommentar: Den som så begär har rätt att få veta vilka uppgifter som registrerats, varifrån uppgifterna har hämtats och varför, och för vem uppgifterna är tillgängliga Riksarkivets allmänna råd om registrering (RA-FS 1997:5) Dessa allmänna råd är utfärdade till ovanstående bestämmelse i arkivlagen. Här påpekas bl.a. följande: 1) För att underlätta en strukturell återsökning bör följande beteckningar tas in i registret: Beteckning som visar var i verksamheten handlingarna har genererats (verksamhetsgren eller arbetsuppgift). Även beteckning som visar organisatorisk enhet bör finnas. 2) Om vissa handlingar i ett ärende arkiveras separat på grund av format, klimatkrav eller motsvarande, bör en hänvisning finnas i diariet. 3) Myndigheten bör fastställa planer som kan stödja registreringsarbetet och underlätta användningen av registret (dvs. diariet). 4) Ändringar i registret bör kunna presenteras tillsammans med de ändrade uppgifterna. Vid datorstödd registrering bör de ändrade uppgifterna lagras så att de med en enkel åtgärd kan presenteras i sitt sammanhang Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna (FAP 181-1) Denna FAP gäller för all postbehandling och diarieföring i polismyndigheterna, dvs. både K-, T- och A-diarierna. Här kan särskilt framhållas följande. Vad registreras i A? Samtliga ärenden som skall diarieföras men som inte förs i K- eller T-diarierna skall föras i A-diariet. Vissa av de ärenden som registreras i A-diariet förs även i hemligt diarium; en liten avgränsad mängd ärenden förs endast i hemligt diarium (se avsnitt 4.9). Mars

19 Specialdiarier Grupper av ärenden (dvs. ärenden som registreras under vissa saknummer) kan i vissa fall brytas ut från A-diariet och föras i så kallade specialdiarier. De ärenden som redovisas i specialdiarierna brukar gälla delgivningar, vapen, handräckningar och parkeringsärenden samt i vissa myndigheter även utlänningsärenden. Specialdiarierna utgör delar av A-diariet. Diariernas Om det bara finns ett enda A-diarium betecknas det A. beteckningar Om det finns vissa ärendetyper som förs i specialdiarier får huvuddiarium och specialdiarier olika beteckningar, t.ex. Ärendenas beteckningar Samlingsärenden AA Huvuddiarium och specialdiarierna: Au Utlänningsärenden Ap Parkeringsärenden Om diarieföringen dessutom är uppdelad på polisområden ges huvuddiarium och specialdiarier unika beteckningar för varje polisområde, t.ex. AAO Huvuddiarium för polisområde O, ApO Parkeringsärendediarium för polisområde O, AAM Huvuddiarium för polisområde M, ApM Parkeringsärendediarium för polisområde M. Dessa olika beteckningar är nödvändiga för att det inte ska ske någon sammanblandning eller några misstag, och för att det alltid ska framgå till vilket polisområdes arkiv ärendet hör. Varje ärende som registreras i ett allmänt diarium får en unik beteckning, och varje handling i ett och samma ärende får samma beteckning. På så sätt blir det tydligt vilka handlingar som ett visst ärende innehåller, och det blir lätt att hålla samman alla handlingar i ett och samma ärende. En ärendebeteckning bör skrivas på följande sätt: ANV /01. Där är ANV beteckningen på A-diariet Polisområde NordVästra Skåne, 182 är saknumret, 3214 är löpnumret och 01 är året. I vissa fall vet man av erfarenhet att en stor mängd likartade skrivelser som inte kräver någon handläggning kommer att registreras under året. Då kan det vara lämpligt att i början av året lägga upp s.k. samlingsärenden under de aktuella saknumren där sedan samtliga skrivelser kan registreras i kronologisk ordning i anteckningsfältet. Ett sådant exempel är meddelanden om fackliga förtroendemän som för kännedom skickas till myndigheten från fack- Mars

20 liga avdelningar inom myndigheten. Saknumret är här 808, och ärendemeningen kan vara Meddelanden om fackliga förtroendemän inom myndigheten. Varje skrivelse med sådant meddelande skrivs sedan in i anteckningsfältet, och alla handlingar läggs tillsammans som ett enda ärende. OBS! Varje handling i varje ärende förses med samma full- ständiga beteckning som i diariet. Samtidigt som man registrerar handlingen i diariet skriver man den fullständiga beteckningen på själva handlingen. De uppgifter som alltid skall förekomma, dvs. beteckningen för diariet (t.ex. ANV, A- diariet för Polisområde NordVästra Skåne) bör finnas på diariestämpeln, liksom naturligtvis polismyndighetens namn (i detta fall Polismyndigheten i Skåne). Om det bara står t.ex. saknummer och löpnummer samt årtal blir det i efterhand mycket svårt, ibland omöjligt, att veta var handlingen hör hemma och i vilket arkiv den skall förvaras. Skriv också på handlingen Mars

21 Innehåll Kapitel 5 5. Diarieföringen i praktiken Vad skall/behöver inte/bör inte diarieföras? Begreppet delning Rensning av akter Arkivläggning av de diarieförda handlingarna Det hemliga diariet Vad gör man om diariesystemet inte fungerar på grund av tekniska problem?... 3

22 5. Diarieföringen i praktiken 5.1. Vad skall/behöver inte/bör inte diarieföras? Allmänt kan sägas att det är bättre att diarieföra en handling än att låta bli, i synnerhet om det är tveksamt hur man skall göra. Ju större myndigheten är, desto svårare är det att hålla reda på handlingarna och desto större anledning finns det att diarieföra dem. Vissa handlingar måste enligt lag alltid diarieföras. Men det finns ändå en rad handlingar som man kan och ofta bör låta bli att diarieföra. a) Skall diarieföras Sekretessbelagda allmänna handlingar måste i princip alltid diarieföras. Om regeringen har medgett undantag från denna huvudregel behöver sådana handlingar inte diarieföras. Vilka typer av handlingar hos polismyndigheten som är undantagna från denna skyldighet redovisas nedan. b) Behöver inte diarieföras 1) Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranleder någon form av handläggning från myndighetens sida. Sådana handlingar kan ordnas i separat serie i saknummerföljd och kronologiskt inom varje saknummer. Handlingarna bör gallras enligt Riksarkivets gallringsbeslut RA-FS 1997:6 och med en frist som beslutas av polismyndigheten (förslagsvis fem år). 2) Inbjudningar till kurser som ingen vid myndigheten kommer att delta i. 3) Handlingar som föranleder endast s.k. enkla förvaltningsbestyr. Med sådana handlingar menas t.ex. förfrågningar om hur man söker pass, när hittegodsavdelningen håller öppet o.dyl. 4) Protokoll över flyttade fordon. Om kopior av protokoll över flyttade fordon inte diarieförs läggs de i en separat serie kallad Liggare över flyttade fordon (Seriebeteckning D12a enligt gällande arkivbildningsplan i FAP 182-1). Serien gallras med tio års frist enligt Riksarkivets gallringsbeslut 1985:104. 5) Andra inte sekretessbelagda handlingar som hålls så ordnade att man lätt kan fastställa att de inkommit eller upprättats. Sådana handlingar bildar egna serier i arkivet (se arkivbildningsplanen enligt punkt 4). 6) Andra handlingar, om det är uppenbart att de är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. 7) Tidskrifter, broschyrer, reklam. 8) Sekretessbelagda handlingar som enligt sekretessförordningens 5 inte behöver registreras. Anteckningar om det löpande polisarbetet, sådana protokoll enligt 27 och 28 polislagen (1984:387) eller enligt lagen (1976:511) om omhändertagande av berusade Mars 2006

23 personer m.m. som avser avvisanden, avlägsnanden, omhändertaganden, gripanden eller fängselanvändning och som inte registreras i särskilda ärenden samt underrättelser från kriminalvården om permissioner. Med detta avses t.ex. s.k. minnesanteckningar eller dagjournaler, LOB:ar, arrestantblad och permissionssedlar. Dessa handlingar har inte heller tidigare diarieförts annat än undantagsvis hos vissa polismyndigheter. c) Bör inte diarieföras 1) Handlingar rörande externa kurser och utbildningsbevis som skickats in till myndigheten. Sådana handlingar diarieförs inte utan läggs i den personalakt som varje polismyndighet skall lägga upp för varje anställd inom myndigheten (RPSFS 2000:64, FAP 730-1). 2) Passansökningar där det inte föreligger möjligt passhinder. (Se även kommentaren till saknummer 531 i bilaga 1). Passansökningar som gäller omyndiga läggs i en separat serie (i nuvarande arkivbildningsplan kallad E 2). Serien gallras enligt Riksarkivets gallringsbeslut 832 och enligt kompletterande beslut av polismyndigheten, förslagsvis efter sex år, dvs. när passet inte längre är giltigt Begreppet delning Angående begreppet delning har Statskontoret skrivit följande: En specialvariant av kommunikation av arbetsmaterial för synpunkter brukar benämnas delning eller underhandremiss. Enligt praxis utgör dessa s.k. mellanprodukter ingen allmän handling, så länge de inte har expedierats. Förutsättningen är dels att handlingen är av preliminär beskaffenhet, t.ex. utkast, dels att den överlämnas till någon annan myndighet för att inhämta synpunkter i samrådssyfte eller liknande Rensning av akter När ett ärende är färdigbehandlat måste akten rensas från allt som inte diarieförts och som inte tillfört ärendet sakuppgift. Man brukar tala om att städa akten. Det är handläggarens uppgift att utföra rensningen, inte registrators. Det är endast handläggaren som kan bedöma vad som tillfört ärendet sakuppgift och som kan ta ansvar för att aktrensningen utförs på rätt sätt Arkivläggning av de diarieförda handlingarna Arkivbildningsplanen för polismyndigheterna återfinns i FAP En arkivbildningsplan innehåller uppgifter om bl.a. de olika serier som bildas av handlingarna i arkivet och hur serierna betecknas, huruvida handlingarna skall bevaras eller gallras, och i det senare fallet med vilken frist, hur handlingarna ordnas, t.ex. kronologiskt, alfabetiskt, efter saknummergrupp. Mars

24 I FAP ser man att de allmänna diarierna betecknas C1a och att de handlingar som registreras i det diariet är uppdelade i två serier: F1a, handlingar till de allmänna diarierna vilka skall bevaras, F1b, handlingar till de allmänna diarierna vilka får gallras (se kapitel 7 om gallringsbeslutet). I anmärkningskolumnen till serie F1a står att akterna läggs årsvis och i saknummerordning. Inom samma saknummer läggs akterna i diarienummerordning. Inom varje akt läggs handlingarna kronologiskt Det hemliga diariet Den grundläggande regeln är att alla ärenden skall registreras i ett diarium som är tillgängligt för allmänheten. Om ett ärende som registreras i diariet omfattas av sekretess får allmänheten ta del av så få uppgifter att sekretessen inte röjs (se ovan avsnitt 4.1). Oftast innebär det att endast diariebeteckning, datum samt ärendemeningen är allmänt tillgänglig. Vissa hemliga diarier får ändå finnas: 1) Ärenden som rör brott mot rikets säkerhet och andra ärenden som vid registreringen hanteras på samma sätt. Sådana ärenden registreras först i något av de övriga, öppna diarierna (A, T eller K), men redovisas omedelbart med hänvisning till det hemliga diariet. Det hemliga diariets diarienummer registreras i det öppna diariet och vice versa (s.k. korshänvisning). Ärendemeningen i det öppna diariet måste i dessa undantagsfall vara så allmän att det inte med ledning av den går att ta reda på vad ärendet handlar om. Exempel: Skrivelse från Övre Norrlands militärområde. 2) Ärenden som rör tvångsmedel som måste vara hemliga av utredningsskäl. Sådana ärenden gäller granskande av försändelser på befordringsanstalt, hemlig telefonavlyssning, hemlig teleövervakning och hemlig kameraövervakning. Sådana ärenden registreras enbart i det hemliga diariet men inte i det öppna. Både noteringarna i diariet och handlingarna i ärendena är alltså helt hemliga. Dessa ärenden skall registreras endast på detta helt hemliga sätt Vad gör man om diariesystemet inte fungerar på grund av tekniska problem? Om systemet av någon anledning utsätts för driftstörningar och registreringen i det datoriserade diariet avbryts måste det finnas manuella reservrutiner. Enligt Rikspolisstyrelsens föreskrifter skall det i en kontinuitetsplan anges vilka åtgärder som skall vidtas vid avbrott eller störningar i systemets funktion. Dessa reservrutiner måste finnas klara att användas när och om det behövs det går inte att börja planera när man redan befinner sig i den kritiska situationen. Det viktigaste av allt är att all registrering centraliseras och får utföras bara av särskilt utsedda personer, lämpligen av dem som har huvudansvaret för varje enskilt diarium. Mars 2006

25 Följande rekommenderas: En fungerande skrivmaskin med färgband bör finnas vid varje enhet där diarieföring kommer att ske. Vid nyregistrering av ärende används en blankett utformad för manuell diarieföring. Vid registrering av tillkommande handlingar i ett ärende används t.ex. den dagboksblankett som finns i Jetform. Det är viktigt att varje polisområde/avdelning tar ut en uppsättning av dessa blanketter på papper. Vid behov får blanketterna kopieras till en större upplaga. Samtliga handlingar betecknas vid den manuella registreringen med prefix för polismyndighet/polisområde, saknummer, löpnummer och år. Samtliga handlingar i ett och samma ärende får en och samma beteckning. Löpnumren börjar på 1 inom varje prefix. Vid upprepade avbrott under ett kalenderår sker en fortsättning av nummer inom den serie som tidigare påbörjats inom samma kalenderår. Det manuellt förda diariet bildar på så sätt en egen nummerserie. När driften kommer igång igen förs de manuellt registrerade handlingarna in i det datoriserade diariet. Vid registreringen anges det manuellt åsatta diarienumret överst i anteckningsfältet. I det manuellt förda diariet anges diarienumret i det datoriserade diariet. Manuellt förda diarier bevaras i arkivet sedan uppgifterna registrerats i det datoriserade diariet. Mars

26 Innehåll Kapitel 6 6. Det allmänna diariets olika delar: Vad skriver man in på skärmen?... 1

27 6. Det allmänna diariets olika delar: Vad skriver man in på skärmen? När man registrerar ärenden i A-diariet fyller man i uppgifter efter olika förtryckta rubriker i ledbilden på datorskärmen. Varje rubrik kräver eftertanke och omsorg för att uppgifterna skall bli korrekta och riktiga. Här följer en genomgång av det man särskilt bör tänka på vid registreringen. In datum Ut datum Handläggare Ingivare Tänk på att inkommandedatum inte alltid är detsamma som registreringsdatum. Om det är så måste detta framgå av diariet. Tänk på att datum då handlingen skickades iväg från myndigheten kanske ligger före det datum då handlingen registreras i diariet. Om det är så måste detta framgå av diariet. Namn på handläggare skrivs som efternamn, förnamn. Det går visserligen att lägga in den anställdes namn med titlar i systemet, och då kommer de fram i ordningen titel, förnamn, efternamn. I större myndigheter tar det dock ofta lång tid att söka fram rätt namn i systemet, och då går det lättare att skriva in namnet direkt i varje enskilt fall. Om systemet används är det angeläget att titlar à jour-förs löpande så att de alltid är aktuella. Ingivare är antingen privatpersoner eller myndigheter/förvaltningar/institutioner/företag. a) Privatpersoner Endast när en ingivare skriver i egenskap av privatperson får namnet anges först i ingivarfältet. Namn på ingivande privatperson skrivs: Om en handläggares namn är utsatt i en skrivelse från en annan ingivare (dvs. en statlig myndighet eller kommunal förvaltning, en institution eller ett företag) får namnet sättas ut, men i så fall efter ingivarens beteckning. Privatpersoner är ingivare när det gäller t.ex. ) anmälan om arbetsskada eller annan skrivelse från en anställd vid Polismyndigheten och som gäller arbets- eller anställningsförhållanden 2) skrivelse från en privatperson till Polismyndigheten i ett ärende som rör honom / henne privat och som inte har att göra med att han / hon är anställd vid någon annan myndighet, förvaltning, institution, ett företag, en tidning eller en TV-kanal. Namn på ingivare som är privatperson skrivs alltid som efternamn, förnamn. Mars 2006

28 Skyddade personuppgifter: Exempel: ) Anmälan om arbetsskada under tjänstgöring i polismyndigheten Polisassistent Lotta Johansson har blivit biten av en person vid ett ingripande i ett lägenhetsbråk. Hon skriver till polismyndigheten och anmäler en arbetsskada. Hon är ingivare och hennes namn skrivs in i ingivarfältet. 2) Skrivelse från privatperson Johan Larsson skriver till polismyndigheten och klagar över att en polishelikopter väsnades över Lingonmåla hela lördagen. Han skriver i egenskap av privatperson. När det ärendet registreras i A-diariet står alltså Johan Larsson som ingivare. En skrivelse i ett ärende om handräckning har skickats till polismyndigheten från samme Johan Larsson, som är handläggare vid Socialförvaltningen i Lingonmåla. Här är det Lingonmåla kommun, Socialförvaltningen, som är ingivare. Johan Larsson är i detta fall handläggande tjänsteman och inte privatperson. Särskild omsorg måste ägnas registreringen av ärenden där det förekommer s.k. skyddade personuppgifter eller där uppgifter om personer kan vara sekretessbelagda. Det gäller då personer har spärrmarkeringar och vid registreringen av beslut om besöksförbud, ansökan om trygghetspaket samt då personal vid polismyndigheterna står som ingivare i ärenden. 1) Spärrmarkering Flera tusen personer i Sverige har s.k. spärrmarkering i folkbokföringsregister och skatteregister. Spärrmarkeringarna förs in i ca 700 andra register hos kommuner, statliga myndigheter, banker och andra. Spärrmarkering innebär att uppgifter om en persons adress är sekretessbelagda i registren. Vid kontroll av personnummer får allmänheten uppgift endast om namn men aldrig om adressen, som är skyddad för obehöriga. Personer som söker och beviljas spärrmarkering av skattemyndigheten bedöms behöva skydd mot ett konkret hot. När en handling registreras i diariet syns det om en person har en skyddad adress när personnumret skrivs in i fältet för berörd person. När en person som har spärrmarkering skriver till myndigheten och av misstag själv skriver ut den skyddade adressen i sitt brev (kanske i tron att polisen vet att den är skyddad) bör adressen naturligtvis aldrig skrivas ut i ingivarfältet. (Att adres- Mars

29 sen är skyddad visar sig ju när personnumret skrivs in i fältet för berörd person). 2) Besöksförbud Beslut om besöksförbud meddelas av domstol eller fattas av åklagare efter ansökan av den person som förbudet skall skydda. Ansökan ges ofta in av polismyndigheten å personens vägnar. Ett förbud gäller för viss tid. När det gäller registrering av handlingar i ett ärende om besöksförbud är det synnerligen angeläget att varken namn eller andra uppgifter om den person som skall skyddas blir offentliga i diariet. Det innebär att varken personnamn eller adress någonsin bör skrivas ut i den offentliga delen. Eftersom någon uppgift ändå måste anges i ingivarfältet bör det vara polismyndigheten som står som ingivare i samtliga fall. Rutinen att registrera beslutshandlingar som rör besöksförbud i A-diariet har tillkommit för att det skall vara lättare att finna uppgifterna i ett sådant ärende än om det eventuellt ingår i en K-utredning. Observera följande: Det kan vara lämpligt att låta ett ärende om besöksförbud stå öppet så länge förbudet gäller. Det blir därigenom möjligt att samordna ärendet med andra öppna ärenden rörande den person som förbudet har utfärdats för. Tänk på att ovanstående gäller oavsett om personen/personerna har spärrmarkering eller inte. 3) Trygghetspaket Ansökan om trygghetspaket lämnas in av privatpersoner, och polismyndigheten fattar beslut i ärendet. Inte heller här får personens namn skrivas in i diariets öppna del (ärendemeningen Trygghetspaket eller Ansökan om trygghetspaket röjer ju vad ärendet handlar om) utan polismyndigheten står som ingivare i samtliga fall. Tänk på att ovanstående gäller oavsett om personen har spärrmarkering eller inte. 4) Polispersonal För personal som arbetar vid Rikspolisstyrelsen och polismyndigheterna gäller att uppgifter om bostadsadress, hemtelefonnummer och personnummer som ingår i myndighetens personaladministrativa verksamhet inte får lämnas ut av polismyndigheterna om det inte står klart att uppgifterna kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Det betyder att om t.ex. en polis skriver till polismyndigheten och Mars 2006

30 anmäler en arbetsskada får hans eller hennes adress inte skrivas ut i ingivarfältet. Tänk på att ovanstående gäller oavsett om personerna har spärrmarkering eller inte. b) Myndigheter m.m. När ingivaren är en myndighet, kommunal förvaltning, institution, företag, en tidning, TV-kanal eller liknande skrivs ingivaren in på ett enhetligt sätt. Det får inte finnas någon risk för misstag eller sammanblandning en polismyndighet får skrivelser från flera olika socialnämnder, flera olika lokalkontor inom flera olika skattemyndigheter osv., och det måste klart framgå vad som avses. Glöm aldrig att diariet skall kunna användas både i morgon och i framtiden. När polismyndighetens arkiv en gång levereras till landsarkiv eller stadsarkiv måste forskare och arkivarier kunna ta del av uppgifterna i arkivet utan att behöva gissa vad som menas. Annan statlig myndighet: Namnet på myndigheten anges först, och därefter underavdelning, lokalkontor, kammare eller motsvarande. Den egna myndigheten: Endast i de fall ingivaren är ett polisområde eller annan enhet inom den egna polismyndigheten går det att skriva endast namnet på polisområdet eller enheten utan att först ange myndighetens namn. Se även kapitel 2, avsnittet Inkommen. Även om det gäller den egna myndigheten får det alltså inte stå Polisen eller liknande. Kommunala förvaltningar eller nämnder: Namnet på kommunen anges först och därefter förvaltning, nämnd eller liknande. Företag: Företagets namn anges först, och därefter avdelning, avdelningskontor eller liknande. Företag är ibland kända under ett annat namn än det formella firmanamnet. I dessa fall bör både det formella och det populära namnet registreras. Handläggare: Om namn på handläggare skrivs in i diariet måste det alltid stå efter beteckningen för myndigheten/förvaltningen/företaget. Mars

31 Exempel: Lingonmåla kommun Räddningstjänsten Brandingenjör Eld, Erling Förkortningar: Förkortningar bör undvikas, också när det gäller myndigheter vars namn har vedertagna förkortningar. De förkortningar som är kända idag kan vara obegripliga om tjugo år. Det får alltså inte stå t.ex. KUTEN eller enbart RPS. Det kan däremot vara praktiskt att i vissa fall skriva ut både det fullständiga namnet och den förkortning som är vedertagen idag då blir båda varianterna sökbara i diariet (t.ex. Rikspolisstyrelsen RPS). Adress: Det är inte nödvändigt att skriva ut myndighetens/förvaltningens adress i diariet. Det är mycket viktigare att använda utrymmet till en precis angivelse av själva ingivaren. Exempel på ingivande myndigheter och förvaltningar: Polismyndigheten i Stockholms län Roslagens polismästardistrikt Operativa sidoenheten Norrtälje eller Åklagarmyndigheten i Göteborg Åklagarkammaren i Halmstad eller Försäkringskassan i Västerbotten Lokalkontoret i Dorotea eller Uppsala kommun Socialförvaltningen eller Göteborgs stad Stadsdelsförvaltningen Gunnared Institutioner: Med institutioner menas här behandlingshem, kriminalvårdsanstalter, sjukvårdsinrättningar osv. Här är det väsentliga att skriva ut institutionens hela namn, gärna med den överordnade myndighetens namn först. När det gäller behandlingshem och liknande kan det också vara befogat att skriva ut hela adressen. Mars

32 Exempel: Månskära behandlingshem Box Lingonmåla eller Universitetssjukhuset i Uppsala Psykiatriska kliniken Avd. 5 Företag: När företag är ingivare måste det klart framgå vilket lokalkontor eller vilken avdelning som avses, liksom vilken ort. Det får inte stå bara Skandia, Göteborg, eller Bromans färghandel. Exempel: Nordbanken Säkerhetsavdelningen Östersund eller Inkasso och Co Utvecklingsenheten Umeå eller Förenade Liv Livsavdelningen Härnösand eller Gotlands allehanda Familjeredaktionen eller TV4 Redaktionen för Kalla fakta Berörd person Namn på berörd person skrivs: Fältet för berörd person har tillkommit som ett hjälpmedel för myndigheten att lätt ta reda på vem eller vilka ett ärende handlar om. Uppgift om berörd person kan via personnummer kopplas till eventuella uppgifter i K- eller T-diarierna i öppna ärenden som gäller samma person. Fältet är alltid dolt för allmänheten. Tänk på om det alltid är nödvändigt att skriva in berörd person kanske övriga uppgifter är tillräckliga? Observera också avsnittet om skyddade personuppgifter. Namn på berörd person skrivs alltid som efternamn, förnamn. Mars