Fire, Toast and Teamwork En introduktion till Belbin teamroller

Transkript

1 Fire, Toast and Teamwork En introduktion till Belbin teamroller Introduktion Belbin Teamroller blev känt för allmänheten 1981 när Meredith Belbin släppte sin första bok: Management Teams Så skapas framgångsrika team. Efter att ha arbetat med Henley Management College i nästan tio år, kom Meredith och hans kollegor fram till att ett framgångsrikt team bör bestå av människor med beteenden som kompletterar varandra. När teammedlemmarna förstår sina egna och andras styrkor och svagheter kan de bidra på effektivast möjliga sätt och teamets samlade styrkor kan utnyttjas samtidigt som dess svagheter minimeras. Belbin teamroller definieras som "en tendens att bidra, relatera och samverka med andra", och de utgör det första steget mot att förstå olika typer av beteenden och på vilket sätt människor arbetar ihop. Under Fire, Toast and Teamwork får kursdeltagarna förståelse för de nio olika teamrollerna, så att de kan identifiera nödvändiga och användbara beteenden som de själva och andra uppvisar. Den här BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 1 of 32

2 handledningen är till hjälp vid analys av teamsammansättningen i syfte att förbättra teamets effektivitet och prestationer. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 2 of 32

3 Mål Kursdeltagarna kommer genom att arbeta med utbildningsprogrammet Fire, Toast and Teamwork att få: en förståelse för de nio Belbin teamrollerna: respektive rolls styrkor och svagheter vad respektive teamroll bidrar med i ett team hur olika beteenden kan identifieras hur man arbetar effektivt med olika typer av människor ett gemensamt språk för att prata om beteenden praktisk förståelse för hur teamrollerna kan vara till hjälp med att: förbättra teamdynamiken identifiera om teamrollerna är jämnt fördelade inom teamet eller inte identifiera åtgärder för att göra teamet mer framgångsrikt Varje person bör kunna identifiera vilka teamroller som han/hon anser sig ha själv. Att höra kollegors och chefers åsikter kan också bidra till att öka självkännedomen. Det är livsviktigt att veta vad andra ser som styrkor respektive svagheter för att kunna optimera en persons bidrag i ett team. I syfte att maximera inlärningen och förståelsen av den här filmen rekommenderar vi att alla kursdeltagare besvarar Belbin Självskattning - Din personliga Profil med Observatörens Syn före utbildningspasset. Besök om du vill ha mer information. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 3 of 32

4 Användning av Fire, Toast and Teamwork Den här filmen och stödmaterialet kan användas som en del av utbildningen med ett team, som en allmän introduktion till teamroller för en större grupp, eller som hjälpmedel vid individuell inlärning och handledning. Belbin teamroller används för att hjälpa team och individer i många situationer, t ex när det gäller: Ökad självkännedom Teambuilding-övningar och seminarier Karriärutveckling Identifiering av utbildningsbehov Utvärdering/rekrytering Coachning/mentorskap Ledarutveckling Kursledaren Den här handledarmanualen och filmen ger kursledaren de resurser som behövs för att leda utbildningspasset. Mer information och rapporter finns att hämta på eller i avsnittet Ytterligare resurser nedan. Ytterligare resurser Böcker : Management Teams Så skapas framgångsrika team ISBN: Teamroller i praktiken ISBN: Beyond the Team (på engelska) ISBN: Lyckas på jobbet -Belbins guide till Din karriärutveckling ISBN: Webbplats : BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 4 of 32

5 Förpackningens innehåll Fire, Toast and Teamwork är en timslång utbildningsfilm, inklusive två avsnitt med extramaterial. Filmen består av två sammanhängande delar: Teamrollernas historia: en första titt på de nio teamrollerna med hjälp av en guide och tecknad film. Teamroller i praktiken: ett team bestående av grottmänniskor transporteras till nutiden med ett enda mål: "Att utöka sin grottas kulturella inflytande." De är bara utrustade med kostymer, hårklippning och en förståelse för Belbin teamroller. Total tid: 32 minuter Dessa avsnitt visas vanligtvis ihop, men kan vid behov användas separat. Extramaterial på DVD Teamroller i praktiken: Guiden diskuterar behovet av respektive teamroll, hur och var varje teamroll kan bidra. Tips: handledningen ger råd om hur man hanterar olika teamrolltendenser och får ut mesta möjliga från rollerna. Beskrivningarna av de nio teamrollerna kan visas i följd eller som separata kapitel för respektive teamroll. Total tid: 26 minuter Frågor och svar med Meredith Belbin: Meredith besvarar några av de vanligaste frågorna. Denna del har ingen textremsa. Total tid: 5 minuter BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 5 of 32

6 Handledarmanualen innehåller följande: Råd om hur DVDn kan användas på en workshop Information om var och en av teamrollerna Övningar som kan utföras av deltagarna under utbildningspasset Idéer om hur en persons teamroller kan utnyttjas för teamets bästa En detaljerad förklaring av Belbin teamrollrapporter Bilder för att få igång och underlätta samtal Fire, Toast and Teamwork förslag på kursprogram: Hur du använder DVDn och handledningen bestämmer du själv! Du kanske vill följa det föreslagna programmet steg för steg, ändra ordningen på stegen, eller använda delar av programmet när det passar. Nedan presenteras ett förslag, följt av en mer detaljerad beskrivning. Tiderna kan variera avsevärt beroende på antalet kursdeltagare och hur du som kursledare bestämmer dig för att använda programmet. Om du behöver hjälp med att hålla kursen, eller vill få information om andra sätt att förbättra kursen genom spel, övningar, osv., kan du besöka eller ringa BelBin Svenska AB på BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 6 of 32

7 Programförslag Pass 1 Introduktion Mål och struktur för utbildningspasset. 15 minuter Pass 2 Belbin teamroller Övning 1. Vad säger och gör personerna? Be deltagarna att anteckna fraser och beteenden som är typiska för de olika teamrollerna medan de tittar på filmen. Deltagarmaterial delas ut. Spela upp DVDn. Du kanske vill pausa DVDn efter den tecknade delen. I så fall kan du göra övning 2 i det här skedet. När hela filmen har visats kan du använda dig av några eller samtliga övningar nedan: Återkoppling på övning minuter Övning 2. Vilka tror du är dina främsta teamroller? Fråga deltagarna vilka teamroller de känner igen sig i. Skriv upp svaren på ett blädderblock. När deltagarna sedan får sina individuella Belbinteamrollrapporter kan de se om deras gissningar stämmer. 10 minuter BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 7 of 32

8 Pass 2, forts Övning 3. Vem kände du igen och varför? 20 minuter Be deltagarna att identifiera de beteenden som visas, hos människor de känner eller hos offentliga personer. Deltagarmaterial delas ut. Övning 4. Projektteam 30 minuter Be deltagarna att tänka på ett projekt (verkligt eller påhittat) och diskutera vilka teamroller som skulle vara viktiga att ha i respektive del av projektet. Deltagarmaterial delas ut. Vikten av att få feedback från kollegor. Bild visas. Pass 3 Belbin teamrollrapporter Förklaring av Belbin-rapporterna. Bilder visas. Ge deltagarna tid att läsa igenom sina rapporter och ställa eventuella frågor. 30 minuter Pass 4 Teamroller i detalj Visa extramaterialet på DVD, Teamroller i detalj. Du kan välja att bara visa de teamroller som har visat sig vara problematiska eller svåra att förstå för deltagarna. 26 minuter BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 8 of 32

9 Pass 5 Teamroller i praktiken Deltagarna kan delas in i mindre team eller arbeta tillsammans i hela gruppen. 40 minuter Övning 5. Team-/grupprofil Deltagarna ritar upp sina naturliga teamroller på ett blädderblock för att åskådliggöra hur de överlappar varandra eller var brister finns. Därefter ska dessa rollers styrkor och svagheter beaktas. Deltagarmaterial delas ut och bild visas. Återkoppling från teamet/gruppen Diskussion Pass 6 Frågor och svar med Meredith Belbin Visa extramaterialet på DVD och avsätt tid för diskussion. Diskussion Sammanfattning Avslutning 15 minuter BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 9 of 32

10 Programförslag i detalj Pass 1 Introduktion Efter den vanliga informationen om regler och personlig introduktion (om det behövs), bör målet med kursen tas upp. Målet varierar naturligtvis från kurs till kurs. I allmänhet bör dock deltagarna när de lämnar kursen ha fått en förståelse för följande: Ett framgångsrikt team består av olika individer med en blandning av olika beteenden. Det är skillnad mellan en funktionell roll, som oftast beskrivs av befattningen eller titeln, och en teamroll. Beteenden är inte fasta för evigt, utan kan förändras till följd av externa faktorer. Det finns nio olika teamroller, var och en med sina styrkor och svagheter. Individer kan ha en, två eller till och med tre starka teamroller som han/hon kan använda om och när behov uppstår, så ett team behöver inte bestå av nio personer. Enskilda individer bör nyttja sina styrkor och förstå sina svagheter. Genom att gå igenom teamrollerna kan ett team ta fram en åtgärdsplan för hur medlemmarna kan samarbeta effektivare. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 10 of 32

11 Följande bilder kan vara användbara: Bild 1: Vad är en teamroll? En tendens att bidra, relatera och samverka med andra på ett särskilt sätt. BELBIN BELBIN 2008, DVD: Fire, Toast and Teamwork Bild 2: Faktorer som påverkar beteendet: Personlighet Mental förmåga Värderingar Tidigare erfarenheter BELBIN BELBIN 2008, DVD: Fire, Toast and Teamwork Bild 3: Hur andra upplever oss Med observatörer får du en mer nyanserad bild av hur du faktiskt you bidrar, inte vad du tror eller hoppas du bidrar med! Observatörerna ska vara en blandning av personer (kollegor, chefer etc) som har arbetat tillsammans med dig i minst 3 månader och kan besvara formuläret ärligt. BELBIN BELBIN 2008, DVD: Fire, Toast and Teamwork BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 11 of 32

12 Pass 2 Belbin teamroller Förklara för deltagarna att de kommer att få se en film där Belbin teamrollteori förklaras. Ge deltagarna relevant deltagarmaterial före filmen, beroende på vilka övningar du vill använda dig av (se nedan). Övning 1: Vad säger och gör personerna? Be deltagarna att föra anteckningar medan de tittar på filmen och notera vad en person som spelar en viss teamroll säger och gör och vad andra personer säger om den personen. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 12 of 32

13 Övning 2: Vilka tror du är dina starkaste teamroller? Fråga deltagarna vilka teamroller de känner igen sig i. Skriv upp svaren på ett blädderblock. Senare under kursen, när deltagarna har fått sina Belbin teamrollrapporter jämför ni gissningarna med innehållet i rapporten. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 13 of 32

14 Övning 3 / Deltagarmaterial 2: Vem kände du igen och varför? Efter att ha tittat på filmen frågar du deltagarna om de kan tänka på personer (inom organisationen, en offentlig person, en skådespelare osv.) som de skulle säga har beteendet hos en viss teamroll. Be deltagarna ge exempel på situationer när de har sett en person bete sig på det sättet. Uppmuntra deltagarna att diskutera om de håller med eller inte om varandras förslag. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 14 of 32

15 Övning 4 / Deltagarmaterial 3: Projektteam Be deltagarna att tänka på ett verkligt eller påhittat projekt och komma överens om vilka faser projektet ska genomgå, steg för steg. Deltagarna ska därefter diskutera vilka teamroller som skulle vara användbara i respektive fas av projektet, och vilka som inte skulle vara till hjälp. Om det är lämpligt kan du uppmuntra en diskussion som leder till att deltagarna förstår varför vissa projekt har gått bra medan andra misslyckats. I slutet av filmen nämns observatörsbedömningar. Förklara hur viktigt det är att få feedback från kollegor, chefer och underställda, hur det bidrar till en persons självkännedom och hur de på bästa sätt kan bidra till det. Du kan eventuellt hänvisa till bild 3. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 15 of 32

16 Pass 3 I det här läget vill deltagarna förmodligen veta vad som står i deras Belbin teamrollrapporter. Gå igenom bilderna och förklara varje sida i rapporten. Dela därefter ut rapporterna till deltagarna. Du kan även dela ut rapporterna först, så att deltagarna kan gå igenom respektive sida samtidigt som du visar bilderna. Ge deltagarna god tid att läsa igenom sina rapporter och se till att du är tillgänglig för eventuella frågor. Belbin teamrollrapporter: Bild 4: Kort förklaring Den här rapporten visar dina teamroller i rangordning från den som fått flest poäng till den som fått lägst poäng av dig och dina observatörer. Den totala rangordningen längst ned utgör en kombination av dina och dina observatörers bedömning. Din främsta teamroll är alltså nummer 1 i den totala rankningen. Bild 5: Pajdiagrammet till vänster innehåller de roller som du tycker om att ta. Pajdiagrammet till höger visar de roller som andra ser att du har. Det kommer säkert att finnas olikheter mellan de båda diagrammen, som du kan jämföra och ställa mot varandra. Siffrorna under diagrammen talar om hur stor del respektive teamroll står för. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 16 of 32

17 Belbin teamrollrapporter, forts.: Bild 6: Kort förklaring Teamrollprofilen i den här bilden bygger på resultatet av självskattningen. Till höger i tabellen finns de roller som är dina naturliga, i mitten finns de roller som du kan hantera och till vänster de roller som du helst inte vill ta. Tabellen fastställs utifrån Belbins normdatabas över personer anställda i företag i Sverige. Bild 7: Stapeldiagrammet visar hur andra ser dina teamrollbidrag och bygger på det totala antalet ord som observatörerna har markerat. Till vänster om linjen återfinns baksidorna av rollen. Det är vad som kallas för en tillåten svaghet. Sådana accepteras om du även har de styrkor som förknippas med den aktuella teamrollen. Bild 8: Den här rapporten skapas utifrån de två starkaste och de två svagaste teamrollerna i den totala rangordningen. Rapporten innehåller råd om hur du kan anamma en ledarstil som passar dina teamrollers styrkor och svagheter. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 17 of 32

18 Belbin teamrollrapporter, forts.: Bild 9: Kort förklaring Den här rapporten framhäver dina styrkor och eventuella svagheter, samt ger råd om lämpliga befattningar. Avsnittet "Kontrollera vid intervju" innehåller förslag på frågor att ställa till en sökande med denna teamrollprofil. Bild 10: Det här är en lista över de ord som observatörerna har använt i fallande ordning efter hur ofta de förekommer. Orden högst upp representerar de egenskaper som andra uppskattar mest. Det är normalt att det saknas markeringar för vissa ord. Du bör sträva efter att arbeta tillsammans med människor som har egenskaper som kompletterar dina. Bild 11: Pajdiagrammet visar fyra arbetssätt som skulle passa dina styrkor. Dessa är baserade på en kombination av dina främsta roller som visas till höger om diagrammet. Använd de föreslagna fraserna för att framhäva dina teamrollstyrkor och förklara dem för andra. Läs alltid igenom rapporterna före utbildningspasset. För att använda Belbin teamrollrapporter måste man vara Ackrediterad eller Licensierad. Om du skulle vilja veta mer om rapporterna eller bli Ackrediterad eller Licensierad i BelBin Teamroller, kontaktar du BelBin Svenska AB via webbplatsen eller på telefon +46 (0) BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 18 of 32

19 Pass 4 Visa kapitlet Teamroller i detalj på DVDn. Det kan finnas teamroller som deltagarna är mer bekanta med än andra, så välj vilka roller du ska visa. Efter diskussionen använder du bild 12 för att gruppera teamrollerna i tänkande, agerande och sociala roller. Förklara att vi är unika som individer och att det beteende som vi föredrar kan hamna i vilken kategori som helst. Bild 12: Kategorier med Teamroller Handlande roller: Shaper, Implementer, Completer Finisher Sociala roller: Co-ordinator, Resource Investigator, Teamworker Tänkande roller: Plant, Monitor Evaluator, Specialist BELBIN BELBIN 2008, DVD: Fire, Toast and Teamwork BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 19 of 32

20 Pass 5 Hur du genomför passet beror på hur många deltagare det är, om de är ett team eller om de kommer från olika avdelningar eller organisationer. Om det är ett team som arbetar ihop är det bäst att inte dela upp teamet, om det inte är ett stort team som på ett naturligt sätt kan delas in i mindre team. Dela annars upp deltagarna i team om fem eller sex personer. Använd bild 13 för att visa teamrollcirkeln. Be varje team rita cirkeln på ett blädderblock och skriva sina namn i de segment som motsvarar deras två främsta teamroller. Om deltagarna har fått sina Belbin teamrollrapporter ber du respektive person att använda sina två starkaste teamroller under den totala rangordningen längst ned på första sidan "Bedömda resultat i rangordning". När namnen är uppskrivna, är det dags att diskutera och analysera resultatet. Be deltagarna använda sina nyförvärvade kunskaper om teamroller och ta fram en lista över fem styrkor hos teamet och fem eventuella svagheter. Det kan bestå av påståenden som: "Vi har tre Team Workers och inga Shapers. Det betyder att vi riskerar att tappa riktningen och förlora fokus. Atmosfären i teamet kommer dock troligen kännas väldigt stödjande." BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 20 of 32

21 När övningen är slutförd ber du deltagarna att föreslå tre åtgärder, baserat på diskussionerna, som skulle göra teamet effektivare. [Om du vill att teamet, eller teamen, ska få se hur väl teammedlemmarna samarbetar med en uppgift, är det här ett bra tillfälle att presentera en övning eller ett spel. Belbins övningar Contribute och Co-operate har utformats i syfte att underlätta inlärningen. Mer information om dessa finns på ] Bild 13: Teamrollcirkeln BELBIN BELBIN DVD: Fire, Toast and Teamwork, 2008 BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 21 of 32

22 Pass 6 Frågor och svar med Meredith Belbin Visa extramaterialet på DVDn för deltagarna. Ta upp någon relevant fråga och be deltagarna diskutera om de håller med Meredith eller inte. Belbin kartläggningsformulär Om deltagarna inte redan har fyllt i Belbin Självskattning Din Personliga Profil och Observatörens Syn är det här ett perfekt tillfälle att fråga om de vill fördjupa sina kunskaper om Belbin teamroller. Vidta nödvändiga åtgärder för uppföljning. Sammanfatta avsnittet och vad ni har lärt er. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 22 of 32

23 Deltagarmaterial Lista över deltagarmaterial Deltagarmaterial 1: Vad säger och gör personerna? Deltagarmaterial 2: Belbin teamroller känner jag igen någon? Deltagarmaterial 3: Projektteam Deltagarmaterial 4: Belbin teamrollcirkel Deltagarmaterial 5: Teamets styrkor och eventuella svagheter Deltagarmaterial 6: Åtgärder för teamet Deltagarmaterial 7: Sammanfattande beskrivningar av teamroller Kopiera upp nytt material om det behövs. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 23 of 32

24 Bilder Lista över bilder Bild 1: Definition av en teamroll Bild 2: Några faktorer som påverkar beteendet Bild 3: Hur andra ser oss Bild 4: Belbin-rapport Bedömda resultat i rangordning Bild 5: Belbin-rapport Pajdiagram Egen och Andras Syn Bild 6: Belbin-rapport Teamrollprofil - Kandidatens egen syn Bild 7: Belbin-rapport Stapeldiagram Observatörernas Syn Bild 8: Belbin-rapport Rådgivande rapport Bild 9: Belbin-rapport Direkt rapport Bild 10: Bild 11: Bild 12: Bild 13: Belbin-rapport Observatörernas ord i rangordning Belbin-rapport Personlig Arbetsstil Tänkande, agerande och sociala roller Belbin teamrollcirkel Bilderna finns att hämta från webben. Aktuell länk får du genom att kontakta BelBin Svenska AB. BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 24 of 32

25 Deltagarmaterial 1: Belbin teamroller Vad säger och gör personerna? Teamroll Vad sa och/eller gjorde respektive person? (Eller vad sa andra om dem?) Plant (PL) Resource Investigator (RI) Co-ordinator (CO) Shaper (SH) Monitor Evaluator (ME) Team Worker (TW) Implementer (IMP) Completer Finisher (CF) Sam Specialist (SP) BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 25 of 32

26 Teamroll Vad sa och gjorde personerna Tillbakalutad i stolen, ser ut att vara djupt försjunken i tankar "Det första som flöt upp i tankarna var..." Plant (PL) Resource Investigator (RI) Co-ordinator (CO) Presenterar teamet pratsam och entusiastisk Kontrollerar hela tiden sina två telefoner "Tid som läggs ned på rekognoscering är sällan bortkastad" Klar röst, utstrålar förtroende och mogenhet "sträva efter samförstånd" "uttrycker målen tydligt och delegerar gärna ut lämpliga uppgifter" Tittar på klockan och höjer ögonbrynen "Borde vi inte sätta fart?" Shaper (SH) Monitor Evaluator (ME) Team Worker (TW) Implementer (IMP) Completer Finisher (CF) Sam Specialist (SP) Sitter utanför teamet Inget leende, väldigt lite entusiasm "Jag skulle först vilja veta vilka alternativen är" Tröstar Plant "Alla har en god sida att vädja till" "Jag gillar att ha med folk att göra och hjälpa dem att lösa sina problem" Älskar flödesdiagram "Hårt arbete har aldrig tagit kål på någon" "Jag är bara realistisk" Tveksam och bekymrad "Vi måste vara noggranna" "Om du vill att ett jobb ska bli ordentligt gjort" Han var helt uppslukad av uppgiften "Han var bra på sitt jobb" BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 26 of 32

27 Deltagarmaterial 2: Belbin teamroller känner jag igen någon? Teamroll: Exempel: Team Worker Bekant/offentlig person Max Penningström, ekonomiavdelningen Exempel på beteende Lyssnar och förstår dina problem. Sätter aldrig sig själv i främsta rummet. Plant (PL) Resource Investigator (RI) Co-ordinator (CO) Shaper (SH) Monitor Evaluator (ME) Team Worker (TW) Implementer (IMP) Completer Finisher (CF) Specialist (SP) BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 27 of 32

28 Deltagarmaterial 3: Projektteam Projektnamn: Projektfas Teamroller som du skulle vilja ha med Orsaker Exempel: Idékläckning Plant Resource Investigator Kommer med idéer, egna eller "lånade" från andra BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 28 of 32

29 Deltagarmaterial 4: Belbin teamrollcirkel BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 29 of 32

30 Deltagarmaterial 5: Teamets styrkor och eventuella svagheter Teamnamn: Styrkor: Eventuella svagheter: BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 30 of 32

31 Deltagarmaterial 6: Åtgärder för teamet Teamnamn: Åtgärder: BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 31 of 32

32 Deltagarmaterial 7: Sammanfattande beskrivning av teamrollerna BELBIN DVD Fire, Toast and Teamwork, 2008 Page 32 of 32