SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott (17)

Transkript

1 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) Information Motion angående öppettider och bemanning i Skövde kommuns förskolor... 3 Firmatecknare från år Revidering av riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning... 7 Upplåtelseavtal Skövde KIK... 8 Beslutsattestanter Riktlinjer posthantering i Skövde kommun Aktieägaravtal Skövde Biogas AB Prognos Utbildningsnämnd 31/ Fördjupad översiktsplan för Falköpings stad Avtal om förvaltning av Skövde kommuns skogar Beslut Information Anmälningsärenden

2 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) Plats och tid KS-salen, 08:00-11:30 Deltagande Beslutande Ersättare Katarina Jonsson (M), ordf Leif Walterum (C) Marie Ekman (S) Helena Dahlström (S) Mikael Wendt (FP) Övriga deltagande Tomas Fellbrandt, t f kommundirektör Agneta Tilly, kanslichef Ulla Johansson, sekreterare Katarina Carlsten, VA-ingenjör 322 Karl Alexanderson, teknisk chef 322 Kristina Eklöf, näringslivschef 322 Therese Kandeman, controller 322 Utses att justera Marie Ekman Underskrifter Sekreterare Ordförande... Ulla Johansson Paragrafer 312 A Katarina Jonsson Justerande... Marie Ekman ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Justeringsdatum Anslagsdatum Överklagningstid t o m Förvaringsplats för protokollet Stadskansliet, Skövde Stadshus Underskrift... Ulla Johansson 2

3 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU 312 A 11/0168 Motion angående öppettider och bemanning i Skövde kommuns förskolor Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att motionens första att-sats anses besvarad samt att motionens andra att-sats avslås. Yrkanden Socialdemokraterna yrkar bifall till motionen. Ordföranden finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar enligt beredningens förslag. Reservation från socialdemokraterna. Anita Andersson (S), Anders Grönvall (S), Per Johansson (S) och Malin Wadman (S) har för den socialdemoratiska kommunfullmäktigegruppen skickat in en motion angående öppettider och bemanning i Skövde kommuns förskolor. Alla förskolor i Skövdes ska ha öppet 12 timmar, och de flesta har det mellan kl Många föräldrar, särskilt ensamstående som jobbar oregelbundna arbetstider, har svårt att få arbetstider och öppettider på förskolan att stämma. De skriver att nu är det hög tid att tänka nytt och uppfylla mångas önskemål om flexiblare öppettider och bättre anpassning till de arbetstider som finns i samhället. Den bemanning som finns i förskolan måst också anpassas till storleken på barngrupper. I motionen föreslås att: En utredning görs för att kunna förända öppettider i förskolan efter föräldrars önskemål. Bemanningen i barngrupperna förstärks så att personal känner att de räcker till och att utökning av öppettider kan genomföras. Motionen har skickats på remiss till skolnämnden. Skolnämnden har avstyrkt motionen. Förskolan har öppet 12 timmar per dag. Det vanligaste är öppettider mellan kl Skolchefen har under en tid utrett frågan om flexiblare tider inom barnomsorgen. Enligt utredningen skulle utökade öppettider medföra kostnader för bl.a. utökad personalresurs. Om öppettiderna på en förskoleavdelning ändras till kl skulle det innebära en ökad personalkostnad på antingen ca kr eller ca 3

4 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) kr beroende på om man anställer barnskötare eller förskolelärare. Om öppettiderna istället ändras till kl skulle det innebära en ökad personalkostnad på antingen ca kr eller ca kr. Det finns inte ekonomiska förutsättningar för att utöka öppettiderna i förskolorna eller förstärka bemanningen i barngrupperna inom befintlig ram för skolnämnden. Handlingar Skolnämnden , 151 Motionen 4

5 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0012 Firmatecknare från år 2012 Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att utse personer enligt nedan från år 2012 och fram till dess kommunfullmäktige fattar nytt beslut i frågan. Från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen utgående utlåtanden, fullmakter, kontrakt och dylika handlingar samt skuld- och borgensförbindelser ska på kommunfullmäktiges och eller styrelsens vägnar undertecknas av: Kommunstyrelsens ordförande Katarina Jonsson, 1:e vice ordförande Leif Walterum, 2:e vice ordförande Marie Ekman, ledamoten Helena Dahlström eller ledamoten Mikael Wendt. Handlingen ska kontrasigneras av: Tillförordnad kommundirektör Tomas Fellbrandt, personalchef Bo Räftegård, ekonomienhetschef Håkan Johansson, chef för konsult och service Tomas Fellbrandt, närings- och samhällsbyggnadschef Kristina Eklöf, chef personalavdelningen Håkan Hendeby, kanslichef Agneta Tilly eller chef för överförmyndare i samverkan Jan Wallgren. Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar bemyndiga var för sig av ekonomienhetschef Håkan Johansson, Ritha Persson, Ingegerd Olsson, Johan Dahlström, Torbjörn Bäck, Camilla Axelsson och Jenny Andersson att med Christina Raimund-Olofsson, Anna Probin, Marie Gustavsson, Monica Bonander, Sofia Blixt-Kristersson och Nina Frenger teckna kommunens firma avseende: a) På kommunen eller på kommunens nämnder utställda checkar, postväxlar, postanvisningar, giroutbetalningskort och återbetalningshandlingar. b) Medel på bank eller av kommunen förvaltade donationer tillhörande bank- och plusgiroräkningar. c) Medel på bankräkningar och plusgiro tillhörande kommunalförbundet Skaraborgsvatten, kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Skaraborg, kommunalförbundet Avfallshantering Östra Skaraborg, Skaraborgs Kommunalförbund, kommunalförbundet Miljösamverkan Östra Skaraborg, Next Skövde Destinationsutveckling AB, Skövde Stadshus AB och von Haugwitz-Cedermarkska stiftelsen på vilka 5

6 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) räkningar kommunstyrelsen enligt fullmakter eller reglementen äger uttagsrätt. Kommunstyrelsen beslutar bemyndiga ekonomienhetschef Håkan Johansson, Ritha Persson, Ingegerd Olsson, Johan Dahlström, Torbjörn Bäck, Camilla Axelsson och Jenny Andersson att två i förening teckna kommunens och Skaraborgsvattens firma avseende skattedeklaration. 6

7 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0426 Revidering av riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar om förslag till revidering av Riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning (version1.1). Riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning beslutades av kommunfullmäktige i juni 2009 ( 78). Styrdokumentet behöver uppdateras. Skövde kommun kommer att fr.o.m. år 2012 ta fram en delårsrapport per 31 augusti istället för som tidigare år 30 juni. Andra förändringar är bl.a. att kvartalsrapporteringen per 31 mars ersätts med en tertialrapport per 30 april. Handlingar Reviderad Riktlinjer för ekonomi och verksamhetsstyrning 7

8 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0392 Upplåtelseavtal Skövde KIK Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen godkänner upplåtelseavtal där Skövde Kvinnliga IK ges möjlighet att få tillträde till ett område om ca 500 kvm på Lillegårdens IP, Skövde 4:140. Tiden för upplåtelsen 25 år. En förutsättning för Fritidsnämnden att bevilja ekonomiskt stöd till Skövde Kvinnliga IK är att kommunen upplåter mark under en 25års period. Föreningen avser att bygga en klubbstuga på den upplåtna marken. Handlingar Upplåtelseavtal upprättas när bygglov beviljats. 8

9 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0419 Beslutsattestanter 2012 Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att utse personer enligt bilaga till beslutsattestanter tills vidare under år 2012 fram till dess att kommunstyrelsen fattar nytt beslut i frågan i den omfattning som särskilt specificeras. Utsedda beslutsattestanter medges utse attestanter. Dessa ska av beslutsattentaten upplysas om delaktigheten i attestansvaret. Kommunens nämnder rekommenderas att utse: Patrik Rosén som beslutsattestant med Anne-Marie Sörensen och Ann-Louise Nylund som attestanter för centralt uträknade löner samt verkställda löneavdrag för arbetstagare avseende skatter m.m. två i förening, Patrik Rosén som beslutsattestant med Ann Bergsten och Håkan Hendeby som attestanter för pensioner, personalförsäkringspremier, personalbilar m.m. två i förening, Håkan Johansson som beslutsattestant med Ritha Persson och Torbjörn Bäck som ersättare för fastighetsskatter, Hans Dahlén som beslutsattestant för av upphandlingsenheten inköpta varor och tjänster med Marie Löfgren som ersättare, Fredrik Edholm som beslutsattestant med Christina Mellqvist som ersättare för driftkostnader avseende televäxel. Beslut om beslutsattestanter skall fattas särskilt för varje kalenderår. Nämnderna är skyldiga att genom protokollsutdrag underrätta ekonomikontoret och revisorerna om vilka personer som utsetts att på nämndens vägnar beslutsattestera utbetalningsorder. Attestanter/beslutsattestanter skall vara informerade om innebörd och ansvar i attestmomentet och särskilt upplysas om detta oavsett om attest sker på pappersfaktura eller EDI/Scannad faktura i applikationen Raindance. Beslutet om beslutsattesträtt är personligt. Vid planeringen av semesterledigheter måste därför beslutsattestant finnas tillgänglig under hela verksamhetstiden. Handlingar Bilaga 1 Beslutsattestanter 2012 Kommunstyrelsen 9

10 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0220 Riktlinjer posthantering i Skövde kommun Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar anta Riktlinjer för posthantering att gälla för förvaltningarna i Skövde kommun. Kommunstyrelsen uppmanar förvaltningen att fortsätta arbetet med att utveckla kommungemensamma rutiner för posthantering och diarieföring så att de brister som påtalas i revisorernas rapport inte kvarstår. Handlingar som förvaras hos en myndighet är allmänna om de är inkomna eller upprättade hos myndigheten. Allmänna handlingar ska registreras eller hållas ordnade så snart de kommit in eller upprättats av myndigheten. Som kommunala myndigheter räknas de kommunala nämnderna och styrelserna samt kommunfullmäktige, inklusive nämndernas förvaltningar och deras personal. För att reglerna om allmänna handlingar ska gälla för kommunalt bolag räcker det med att kommunen själv eller tillsammans med andra kommuner äger mer än hälften av aktierna i bolag. Konsult och service (KOS) har under våren gjort en inventering av hur posten hanteras inom KOS förvaltning, under hösten skulle en riktlinje tas fram för KOS. Inom projektet ORDO som är kommunövergripande ska kommungemensamma processer tas fram och då har processen för hur kommunen ska hantera och registrera post bakats in i det arbetet. Det har tagits fram ett förslag på KOS kansli som sedan gåtts igenom vid två tillfällen med postmottagare och diarieförare i övriga förvaltningar. Målet med arbetet har varit att fastställa riktlinjer för posthanteringen i kommunen, genom riktlinjerna och utbildning öka kunskapen, skapa dokumenterade rutiner som säkerställer en korrekt posthantering. I framtagna riktlinjer beskrivs vad som reglerar kommunens posthantering och registrering av inkommande och utgående handlingar. Hanteringen av information och handlingar i Skövde kommun ska ses som en process, från postöppningen till arkivering. Olika lagar ställer krav på hur handlingar ska hanteras. Kommunens revisorer har i sin rapport, Posthantering och diarieföring (september 2011) pekat på brister. De skriver att ett tydligt behov finns av gemensamma regler/riktlinjer, samt att det är angeläget att frågor belyses bland annat kring; personadresserad post, hänvisning av e-post och organisation för att på ett tillfredsställande sätt klara hanteringen på semestrar och ledigheter. 10

11 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) Handlingar Riktlinjer för posthantering i Skövde kommun 11

12 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0188 Aktieägaravtal Skövde Biogas AB Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att Skövde kommun ingår i ett aktieägaravtal med Göteborg Energi AB avseende Skövde Biogas AB med huvudsakligt innehåll enligt upprättat förslag till avtal. Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till kommunstyrelsens ordförande att i förening med kommundirektören underteckna Aktieägaravtalet för Skövde kommun. Kommunfullmäktige fattade beslut om att investera i utbyggnaden av befintlig biogasanläggning. Tekniska nämnden fick i uppdrag att ansvara för utbyggnaden och att tillsammans med Närings- och Samhällsbyggnadsenheten agera för att ge externa parter möjlighet att involveras i projektet i syfte att minska det kommunala engagemanget och skapa förutsättningar för tillväxt. Skövde Kommun skrev 2010 under ett samarbetsavtal tillsammans med Göteborg Energi. Syftet med avtalet var att reglera parternas mellanhavanden fram till dess att ett bolag var bildat och ett aktieägaravtal kunde ta vid. Aktieägaravtalet reglerar bland annat finansieringslösningar, bemanning av bolaget, utseende av bolagets styrelse och VD, överlåtelse av aktier i bolaget och bolagets aktiva profilering. Handlingar Aktieägaravtal 12

13 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0423 Prognos Utbildningsnämnd 31/ Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att notera begäran som kommer att regleras i bokslutet. Enligt Skövde kommuns Riklinjer för ekonomi- och verksamhetsstyrning (KF juni ) står det att om nämnden önskar ta i anspråk ackumulerat överskott utöver 0,5 % av bruttokostnaderna, krävs kommunstyrelsens godkännande. Prognosen för utbildningsnämnden visar ett underskott på tkr. Utbildningsnämnden begärde av kommunstyrelsen i samband med verksamhetsplanering och budget att under 2011 få använda 5 mnkr av ackumulerat överskott för att klara omställningen till den nya gymnasieskolan. Kommunstyrelsen beslutade i samband med kvartalsrapporten att utbildningsnämnden fick använda 0,5 % av sina budgeterade nettokostnader för Handlingar UN 115 Prognos för Utbildningsnämnden per den 31 oktober 2011 Prognos per 31 oktober 2011 Delges Utbildningsnämnden 13

14 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0369 Fördjupad översiktsplan för Falköpings stad Beslut Skövde kommun vill påtala vikten av att utrymme för ytterligare spårkapacitet på västra stambanan genom Falköpings stad och kommun skapas för att kunna tillgodose framtida behov. Falköpings kommun har tagit fram en fördjupning av översiktsplanen för Falköpings stad. Diskussioner kring framtida utbyggnadsområden, utveckling av idrottsområden och skolans tillväxt, har visat på ett behov av en fördjupning. Syftet med fördjupningen är att formulera strategier för att stärka/utveckla Falköpings identitet och att peka ut områden för utbyggnad av verksamheter och bostäder inom stadsområdet. Handlingar Samrådshandling Delges Länsstyrelsen Västra Götaland, Samhällsbyggnadsenheten, Mariestad NSE 14

15 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU 321 Avtal om förvaltning av Skövde kommuns skogar Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ge Närings- och samhällsbyggnadsenheten i uppdrag att säga upp avtalet med Sydved AB om förvaltning av Skövde kommuns skogar. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Skövde kommun har sedan några år tillbaka ett avtal med Sydved AB Distrikt Mariestad rörande den praktiska förvaltningen av kommunens skogar. Kommunstyrelsens stab, Närings- och samhällsbyggnadsenhet ansvarar för kommunens räkning för avtalet. Följande avtalstext reglerar avtalets längd: Avtalet gäller till och med 31 december Uppsägning ska senast den 31 december Om inte någon av parterna säger upp avtalet före denna tidpunkt förlängs avtalet till att gälla till och med den 31 december Ansvarig tjänsteman inom Närings- och samhällsbyggnadsenheten föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott att säga upp avtalet för att möjliggöra en annan form av den praktiska förvaltningen av kommunens skogar efter den 1 januari Delges NSE 15

16 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU 322 Information Katarina Carlsten, om vattenskyddsområde Melldala/Aspö. Karl Alexanderson och Kristina Eklöf, om Biogasavtal. Kristina Eklöf, om mark- och exploatering. Therese Kandeman, tidplan Leif Walterum, om medaljceremonin på Billingehov för ca 400 soldater som tjänstgjort i Afghanistan. Leif Walterum, överläggning med Västtrafik. Leif Walterum, skatteprognos. 16

17 Kommunstyrelsens arbetsutskott (17) AU /0033 Anmälningsärenden Vattenmyndighetens åtgärdsprogram Protokoll , Rådet för funktionshinderfrågor Departementspromemorian Samordningsförbunds rätt till ersättning för viss mervärdesskatt (DS 2011:41), med svar till Finansdepartementet Svar till Skolnämndens arbetsutskott om digitaliserade handlingar. 17