Revidering av riktlinjer för investeringsprocessen KS2019/249/03

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum (2) Kommunstyrelsen Revidering av riktlinjer för investeringsprocessen KS2019/249/03 Förslag till beslut Reviderade riktlinjer för investeringsprocessen antas. Sammanfattning av ärendet I samband med slutredovisning av investeringsprojekt 2018, gav AU kommunchefen i uppdrag att göra en revidering av investeringsrutinerna för att förhindra framtida betydande kostnadsöverskridanden. Återrapportering ska ske på allmänna utskottets möte 15 maj Utredning av ärendet Ekonomichef och redovisningsekonom har gått igenom riktlinjerna för investeringsprocessen och förtydligat hur hantering av eventuella avvikelser ska ske. Dels är krav på detaljerad projektbeskrivning och ekonomisk kalkyl tydliggjort, och dels är processen för hantering av avvikelser utvecklad. Även mindre justeringar/förtydliganden har gjort (se röd text). Befintlig rutin ska uppdateras och tillägg ska göras där det tydligt framgår vem som är projektansvarig, hur uppdrag/beställningar görs (krav på skriftlig formalia), att fakturering ska krävas löpande samt deadline för slutfakturering. Förslaget är förankrat i kommunledningsgruppen. När riktlinjerna reviderats ansvarar ekonomienheten för information/utbildning inom organisationen. Beslutsunderlag Ekonomichefens tjänsteskrivelse Riktlinjer för investeringsprocessen Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Kommunledningsstab växel bankgiro 1. Kommunledningsstab Kvarngatan direkt berit.westergren@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

2 2 (2) Berit Westergren Kommunchef Linn Sohl Ekonomichef Beslutet skickas till: Ekonomichef Verksamhetschefer Fastighetsstrateg Sunne Fastighets AB

3 Datum (7) Riktlinjer för investeringsprocessen KS2015/490/03 Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt anna.engstrom@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

4 2 (7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentansvarig Ekonomichef Reviderad , 31

5 3 (7) Innehållsförteckning 1. Investering Fastigheter, anläggningar och gator Komponentredovisning Indelning i komponenter Återanskaffning/utbyte av komponenter Utbyte av del av komponenten Kapitaltjänstkostnader Avskrivningar och avskrivningstider Internränta Värdejustering Försäljning Nedskrivning Justering av avskrivningar Utrangering Investeringsförfarande i Sunne kommun Investeringsansökan Beredning, beslut igångsättning Genomförande Uppföljning och redovisning...7

6 4 (7) 1. Investering Grundregeln är att ett inköp av en vara eller en tjänst beaktas som investering när kostnaden (exkl. moms) överstiger ett prisbasbelopp ( kr för 2019) och att nyttjandetiden på varan/tjänsten är minst tre år. För anskaffningar bestående av flera inventarier bör det undersökas om det är en investering. Om det sammanlagda anskaffningsvärdet överstiger ett prisbasbelopp och inventarierna har ett naturligt samband kan de hanteras som investering. Detsamma kan gälla för en anskaffning som anses vara ett led i en större inventarieinvestering. Varor och tjänster med kortare nyttjandetid än tre år, eller med en kostnad som är mindre än ett prisbasbelopp, ska alltid redovisas i sin helhet vid tidpunkten för anskaffningen i driftredovisningen. Kostnader för reparationer som inte förlänger livslängden eller ökar kapaciteten på en tillgång, är att betrakta som driftskostnad även om beloppet överstiger ett prisbasbelopp, till exempel motorbyte på ett nyare fordon. Underhållsplaner för alla större anläggningstillgångar ska tas fram av ansvarig verksamhet för att säkra en jämn fördelning av kostnader mellan åren. Nedlagda kostnader för en projektering som inte leder till en kommande investering får inte aktiveras utan ska kostnadsföras på driften. 2. Fastigheter, anläggningar och gator 2.1 Komponentredovisning Syftet med komponentredovisning är att fördela kostnader jämnt i driftredovisningen under tiden som investeringen nyttjas. En anläggningstillgång ska delas upp i komponenter om nyttjandetiden väsentligt skiljer sig åt mellan de olika komponenterna. Respektive komponent ska skrivas av separat Indelning i komponenter Utgångspunkten vid indelning av anläggningstillgångar i komponenter är att väga arbetsinsatsen mot väsentlighet och nytta. En komponent ska vara relativt stor i relation till den totala investeringen och ha en nyttjandetid som skiljer sig från övriga delar av investeringen. Kostnader som inte kan hänföras till någon betydande komponent, kan hanteras genom en restpost/övrig komponent Återanskaffning/utbyte av komponenter Återanskaffning/utbyte av komponent redovisas som en investering. Eventuellt restvärde på utbytt komponent ska kostnadsföras vid utrangering. Vid reinvesteringar på äldre anläggningar ska en ny anläggningstillgång med specifik nyttjandetid läggas upp Utbyte av del av komponenten Om den utbytta delen av en komponent utgör väsentlig del av komponenten samt förlänger livslängden eller ökar kapaciteteten ska den räknas som en investering. Om komponenten enbart delvis är utbytt (t.ex. en fasadsida av fyra) ska del av komponenten utrangeras och ny investering göras.

7 5 (7) 3. Kapitaltjänstkostnader Varje investering genererar kapitaltjänstkostnader (avskrivning och internränta) när investeringen tas i bruk. Ekonomienheten aktiverar investeringen i bokföringen när den börjar användas. Avskrivningar och internränta betalas av verksamheten från och med året efter att investeringen är färdigställd. 3.1 Avskrivningar och avskrivningstider Anläggningstillgångar som fortlöpande minskar i värde ska årligen belastas med en värdeminskning (avskrivning). Avskrivningar fördelas över tillgångens beräknade nyttjandetid. För mark som är obebyggd sker ingen avskrivning då mark förutsätts ha en obegränsad livslängd och ett bestående värde. Avskrivning sker inte heller för konst i form av tavlor, skulpturer och likande, denna typ av inventarier anses ha en obegränsad livslängd. 3.2 Internränta Internräntans nivå bestäms i Kommunens budgetarbete med utgångspunkt i rekommendationen från SKL, Sveriges kommuner och landsting. Internräntan beräknas utifrån bokfört värde på investeringen. 4. Värdejustering 4.1 Försäljning När en investering tas ur bruk eller säljs ska den inte längre redovisas som en tillgång. Vinst eller förlust redovisas som mellanskillnaden mellan bokfört värdet och försäljningsbelopp. 4.2 Nedskrivning Om en tillgångs återvinningsvärde bedöms vara lägre än det redovisade värdet görs en prövning i två steg. Först en värdering av tillgången, jämfört med redovisat värde, sedan bedöms om följande indikatorer uppfylls: Tillgången används inte och beslut om avveckling har fattats. Tekniska eller legala förändringar har gjort att tillgången inte längre kan användas för sitt ursprungliga ändamål. Fysiska skador sänker värdet och den årliga servicepotentialen. Om en indikator uppfylls ska en nedskrivning göras. Det redovisade värdet skrivs ned till återvinningsvärdet (om det är lägre än redovisat värde). En nedskrivning ska omedelbart kostnadsföras i resultaträkningen. 4.4 Justering av avskrivningar Om en ny bedömning av nyttjandetiden väsentligt avviker från tidigare bedömningar skall avskrivningsbeloppen för innevarande och framtida perioder justeras. 4.5 Utrangering När en investering tas ur bruk, utrangeras, innan den är avskriven ska restvärdet bokföras som en kostnad.

8 6 (7) 5. Investeringsförfarande i Sunne kommun 5.1 Investeringsansökan Varje verksamhetschef ansvarar för att investeringsansökningar kommer till kommunledningsgruppen enligt mall tillhandhållen av ekonomienheten Investeringsansökan. Kommunledningsgruppen bereder ärendet inför budgetberedningen. Sista datum för inlämning är 30 november (steg 1). I investeringsansökan ska syftet med investeringen framgå, det vill säga beskrivning av vilket behov/problem som finns och hur investeringen löser behovet/problemet. Alternativa lösningar ska listas. Det ska framgå om investeringen stöder kommunen att uppfylla målen i kommunstrategin. Eventuell medfinansiering ska specificeras. En beräkning på de ekonomiska konsekvenserna ska redovisas av verksamhetschefen (driftspåverkan). Fastighetsinvesteringar behandlas på enligt samma principer som verksamhetsinvesteringar. Ansökningar för investeringar på fastigheter som Sunne kommun äger görs i samråd med fastighetsstrateg, Sunne Fastighets AB och respektive verksamhetsområde. Fastighetstrateg ansvarar för att samråd vid investeringsansökan sker och Sunne Fastighets AB för genomförande, uppföljning och redovisning av investeringen. 5.2 Beredning, beslut igångsättning Kommunledningsgruppen bereder utifrån investeringsansökningarna ett förslag med vilka investeringar som ska genomföras. Förslaget går till budgetberedningen. För förslag som går vidare till budgetberedningen ska en detaljerad projektbeskrivning med tidplan och ekonomisk kalkyl lämnas in senast 31 januari (steg 2). Beslut om vilka investeringsprojekt som ska genomföras fattas av kommunfullmäktige i samband med budgetbeslut. Om investeringen genomförs av Sunne Fastighets AB åt kommunens förvaltning ska förslag preliminärt hyresavtal tecknas innan projektstart. Innan ett investeringsprojekt får starta ska igångsättningsbeslut beviljas, enligt mall tillhandhållen av ekonomienheten, Igångsättningsbeslut. För investeringsprojekt över 5,0 mkr fattas igångsättningsbeslut av kommunfullmäktige. För investeringsprojekt 1,0 2,0-5,0 mkr fattas igångsättningsbeslut av kommunstyrelsen. För investeringar upp till 1,0 2,0 mkr samt inventarier/digitalisering, underhåll av fastigheter, gator och vägar, underhåll VA/renhållning och förstudier/förprojekteringar för beviljade investeringar, behövs inte igångsättningsbeslut. 5.3 Genomförande Huvudansvarig för investeringsprojektet framgår av investeringsansökan. Huvudansvarig är ansvarig för genomförandet enligt den plan som antagits och att berörda verksamheter är väl informerade. Huvudansvarig (projektledaren) ska lämna prognos för projektet vid kvartalsrapport och delårsrapport, där avvikelser och åtgärder ska presenteras. Om det under investeringens genomförande upptäcks avvikelser från plan som innebär ökade kostnader ska: 1. I första hand omfördelning/reducering inom projektet för att hålla anslagen budget. Beslut tas i projektets styrgrupp. 2. I andra hand omfördelning mellan projekt inom beslutad investeringsram. Beslut tas av KF.

9 7 (7) 5.4 Uppföljning och redovisning Uppföljning av investeringsprojekt sker löpande i samband med kommunens ekonomiska uppföljningar. Slutredovisning sker vid två tillfällen, delår- och årsredovisning. Slutredovisning görs enligt mall tillhandhållen av ekonomienheten, slutredovisning. Investeringar som inte behöver igångsättning följs upp i den kvartalsvisa uppföljningen men behöver inte slutredovisas på blankett.