INVESTERINGSPOLICY MED RIKTLINJER FÖR VÄSTERVIKS KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige

Transkript

1 VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING INVESTERINGSPOLICY MED RIKTLINJER FÖR VÄSTERVIKS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige Inledning och syfte Investeringspolicyn ska vara ett övergripande ramverk som fastställer hur investeringar ska hanteras inom Västerviks kommun. Investeringspolicyn fastställs av kommunfullmäktige. Som ett komplement till investeringspolicyn finns av kommunstyrelsen utfärdade riktlinjer med investeringsinstruktioner, som mer i detalj beskriver regler för investeringsverksamheten. 2 Finansiella mål kopplat till investeringsverksamheten Målsättningen är att de årliga investeringarna ska självfinansieras genom resultat + avskrivningar + förändring av pensionsskuld. Vid större investeringsprojekt kan, efter beslut i kommunfullmäktige, investeringar finansieras genom ökad upplåning inom beslutade låneramar i enlighet med finanspolicyn. 3 Ekonomisk riskanalys Om investeringar finansieras genom ökad upplåning skall det genomföras en riskanalys omfattande ränterisker. Kommunens genomsnittliga låneränta används som internränta. 4 Redovisning av investeringar God redovisningssed skall alltid gälla. Detta uppfylls genom att följa gällande rekommendation och skrifter utfärdade av rådet för kommunal redovisning (RKR). 5 Beslutsordning Beslut om totalt investeringsutrymme tas av kommunfullmäktige genom en årlig budget. Vid ombudgetering av ej använt investeringsutrymme från föregående år skall varje investeringsprojekt granskas för utvärdering om eventuell revidering. Ombudgetering av investeringsprojekt mellan åren görs av kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutar årligen om gällande avskrivningstider genom fastställande av årsredovisningen. Avskrivningstiderna ska på rättvisande sätt spegla tillgångarnas nyttjandetid. 6 Uppföljning och utvärdering Större investeringar, överstigande 50 prisbasbelopp, skall i första delårsrapporten/årsredovisning efter avslutad investering, följas upp av kommunstyrelsen/kommunfullmäktige.

2 Riktlinjer för Investeringsverksamheten i Västerviks Kommun Fastställda av kommunstyrelsen , 398

3 1 Innehållsförteckning 1. Inledning Beslutsordning Budgetbeslut Tilldelningsbeslut Omfördelning och ombudgetering mellan åren Beslutsordning, tabelluppställning Handläggning av investeringsprojekt Behov/Initiativ Inriktningsbeslut och uppdragsbeställning Förstudie Genomförandebeslut fattas Investeringar som kräver ny detaljplan Samråd och beslut Uppföljning Exploateringsverksamhet Allmän beskrivning Finansiering Redovisning av tillgång Effekt av markexploatering i kommunens räkenskaper Skattefinansierade projekt Allmän beskrivning Finansiering Redovisning av tillgång Effekt av skattefinansierade projekt i kommunens räkenskaper Inventarieinvesteringar... 10

4 2 1. Inledning Syftet med denna skrift är att tydliggöra och beskriva beslutsordning, rollfördelning och redovisning av investeringar i Västerviks kommun. Investeringar i år får konsekvenser för kommunens ekonomi för en lång tid framöver. Därför är det särskilt viktigt att beslutsfattare har goda och korrekta underlag för beslut samt att det i samband med investeringsbeslut tydligt framgår vilka konsekvenser föreslagna investeringar får på kommunens ekonomi både på kort och på lång sikt. Det är också viktigt att rätt investeringar prioriteras. En effektiv styrning av de aktiviteter som ingår i investeringsverksamheten kräver ett stort mått av samordning mellan olika förvaltningar och bolag och mellan olika enheter. Särskilt viktigt är samordning mellan den centrala ekonomifunktionen och samhällsbyggnadsenheten och de kommunala bolagen. Riktlinjerna är ett komplement till investeringspolicyn och riktlinjerna reglerar mer i detalj hanteringen av investeringsverksamheten. Ändringar av riktlinjer beslutas av kommunstyrelsen. 1.1 Omfattning och avgränsning Denna dokumentation reglerar beslutsordningen och ställda krav gällande underlag för beslut. Dokumentationen reglerar också redovisning av investeringsverksamheten. 1.2 Allmän beskrivning av investeringsverksamheten Investeringsverksamheten indelas i följande tre kategorier. - Markexploatering - Skattefinansierade projekt - Inventarieinvesteringar Hanteringen av de olika investeringskategorierna skiljer sig åt, både beslutsmässigt men också redovisnings- och finansieringsmässigt. Varje kategori kommer därför att beskrivas särskilt i följande avsnitt. Inledningsvis beskrivs beslutsordningen som är gemensam för investeringsverksamheten i sin helhet. Vidare beskrivs handläggning och uppföljning av investeringar. 1.3 Fastighetsinvesteringar Investeringar i fastigheter ägda av kommunala bolag regleras genom tecknande av hyreskontrakt genom beslut i kommunfullmäktige alternativt genom delegationsordning. Investeringar i bolagen av större vikt ska i enlighet med ägardirektiven behandlas av kommunfullmäktige. Definitionen av vilka investeringsnivåer som berörs regleras i ägardirektiven för respektive bolag.

5 3 2. Beslutsordning 2.1 Budgetbeslut Kommunens totala investeringsbudget på objektsnivå fastställs årligen genom beredning i kommunstyrelsen och beslut i kommunfullmäktige. Sammanställning av underlag för beredning i kommunstyrelsen genomförs av ledningskontoret. Underlag för investeringsbudgeten består dels av kalkyler kopplat till antagna detaljplaner (markexploatering), beskrivning, behovsanalys och kostnad av skattefinansierade projekt och investeringar. Om investeringsbudgeten omfattar revidering av tidigare beslutade investeringar ska det tydligt framgå tidigare beslutade medel, och skäl till revidering med förslag till nytt beslut om investeringsmedel. Detta blir särskilt aktuellt vid ombudgetering från tidigare år. Särskild hänsyn ska tas till de finansiella målen, i enlighet med investeringspolicyn, vid överföring av outnyttjade investeringsutgifter. Till investeringsbudgeten bifogas också en finansieringsbeskrivning som beskriver på vilket sätt kommunens investeringsbudget skall finansieras och vilken konsekvens investeringarna får på framtida drifts- och kapitalkostnader. Investeringsbudgeten omfattar budget för nästkommande år samt plan för de två efterföljande åren. För kommunen gäller att enskilda investeringsbeslut av större principiell vikt ska tas genom särskilt beslut i kommunfullmäktige. För bolagen regleras beslutsordningen i ägardirektiven. 2.2 Tilldelningsbeslut Före tilldelningsbeslut ska kommunstyrelsen, genom särskilt informationsärende, bli informerade om lägsta anbud med budgetjämförelse. Kommunstyrelsen har möjlighet att avbryta en upphandling om kostnaden för projektet visar sig överstiga beslutade investeringsmedel för ett enskilt investeringsprojekt om avvikelsen anses väsentlig. Gränsen för väsentligt belopp uppgår till 10 % av budgeterat anslag för det enskilda investeringsprojektet. Överskrider lägsta anbudet budgeterat belopp för projektet ska kommunstyrelsen besluta om omfördelning av investeringsbudgeten inom av kommunfullmäktige beslutat anslag. 2.3 Omfördelning och ombudgetering mellan åren Omfördelning av investeringsmedel mellan olika investeringsprojekt får inte ske utan särskilt beslut från kommunstyrelsen. Beslut om ombudgetering av investeringsmedel från tidigare år tas genom särskilt beslut av kommunstyrelsen. Underlag skall omfatta tidigare beslutade medel, under året utnyttjade medel och förslag till ombudgetering. I samband med upprättande av underlag för beslut om ombudgetering skall varje investeringsprojekt granskas för utvärdering om eventuell revidering. Särskilt beaktande ska då tas av de finansiella målen.

6 4 2.4 Beslutsordning, tabelluppställning. Beslutsnivå Beslut Samråd/beredning Kommunfullmäktige Beslutar om ett totalt investeringsutrymme för kommunen med specificering av respektive investeringsobjekt. Kommunstyrelsen bereder förslag till beslut Kommunstyrelsen Beslutar om ombudgetering av pågående investeringsobjekt mellan åren. Ledningskontoret bereder förslag till beslut Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Beslutar om revidering av investeringsbudgeten per investeringsobjekt inom ramen för det totala anslaget. Beslutar om tilldelning efter avslutad upphandling. Överskrids budget med över 10 % kan kommunstyrelsen avbryta upphandlingen. Om beslutet tas med med överskridande av budget ska redogörelse lämnas hur överskjuten kostnad ska finansieras. Ledningskontoret bereder förslag till beslut Ledningskontoret bereder förslag till beslut Nämnd Inriktningsbeslut i enlighet med avsnitt 3.2. Genomförandebeslut i enlighet med avsnitt 3.4. Förvaltningen

7 5 3. Handläggning av investeringsprojekt 3.1 Behov/Initiativ Respektive förvaltning identifierar behov av investering. Behovet kan uppstå till följd av volymförändringar, bedömningar utifrån befolkningsprognoser eller till följd av andra förändringar och krav. Respektive förvaltning tar upp behovet i budgetmaterialets investeringsflerårsplan på år 3. Beloppet som anges i flerårsplanen är byggd på schabloner och erfarenhetsbedömningar. Ärendet går vidare till beredning enligt den ekonomiska processen och kommunfullmäktige beslutar slutligen om den totala flerårsplanen för investeringar enligt beslutsordningen. 3.2 Inriktningsbeslut och uppdragsbeställning Efter att en idé om en investering utretts tillräckligt grundligt tar verksamheten fram ett förenklat program som beskriver investeringsbehovet, inklusive en översiktlig ekonomisk plan. För investeringar överstigande 50 prisbasbelopp (f n 2,2 Mnkr) tar nämnden ställning till investeringen i ett inriktningsbeslut och beslutar om att ge uppdrag till kommunstyrelsen att påbörja förstudie samt vilken eventuell politisk representant som ska ingå i förstudiens programgrupp. Inriktningsbeslutet innebär en första avstämning mellan nämnd och förvaltning och ger en signal till omvärlden om att projektet planeras. Inriktningsbeslutet innebär emellertid inte att investeringen verkligen kommer att fullföljas utan utgör endast ett klartecken till fortsatt utredning. Nämndens beslutsunderlag inför ett inriktningsbeslut ska ge svar på; - Investeringens mål och syfte - Översiktlig redovisning av åtgärder, prestationer och miljökonsekvenser - Översiktlig tidsplan - Översiktlig ekonomisk plan och investeringskalkyl - Uppgifter om hur investeringen påverkar framtida driftskonsekvenser - Nyttovärderingsbedömning med koncernnytta. Nämnden ska också bedöma risker och osäkerhetsfaktorer. Sådana faktorer kan vara; - Teknik t.ex. osäkra mark - och grundförhållanden eller miljöproblem. - Ekonomi t.ex. osäkra inkomster eller utgifter, index, upphandling och finansieringsansvar. - Organisation t.ex. ansvarsfördelning eller kommunikation. - Tidplan t.ex. förhållande till andra investeringar, överklaganden.

8 6 3.3 Förstudie Vid detta skede är man senast året före budgetåret för påbörjad investering. Projektledare vid kommunstyrelsen och huvudansvarig på respektive förvaltning utses. Projektledare går tillsammans med förvaltningen igenom det förenklade programmet, diskuterar alternativa lösningar, prövar om behovet kan lösas på annat sätt än genom nybyggnation, tar fram idéer och skisser. Ibland tillsätts en programgrupp med kompetens från olika förvaltningar samt politiker som närmare belyser aktualiserade investeringsbehov och alternativa lösningar. Om det bedöms vara aktuellt att göra en investering, genomförs som ett första steg, en förstudie. I förstudien belyses de tekniska förutsättningarna, vilket projektledare med hjälp av experter ansvarar för. De ekonomiska förutsättningarna redovisas i form av investerings/driftkostnadskalkyl samt nyttan med investeringen. 3.4 Genomförandebeslut fattas Nämnderna har ansvar för att kommande drifts - och kapitalkostnader ryms inom dess budgetramar. Om en investering i högre grad påverkar någon annan nämnds driftsbudget, ska nämnderna före beslut utbyta synpunkter och diskutera konsekvenserna som ska ingå i totalkalkylen. Beslutsunderlaget inför genomförandebeslutet omfattar; - Investeringens mål och syfte - Plan för åtgärder och prestationer - Tidplan för investeringens olika delar - Organisation och ansvarsfördelning inom projektet samt uppgifter om ansvarig projektledare - Investeringskalkyl - Kalkyl över de framtida drifts- och kapitalkostnadskonsekvenserna till följd av investeringen - Förslag till hur investeringen ska finansieras. - Nyttovärdering utifrån perspektiven kund, verksamhet, personal och ekonomi samt koncernnytta. - Miljökonsekvenser - Plan för projektuppföljning - Bedömning av risker och osäkerhetsfaktorer Om investeringens drifts- och kapitalkostnader inte kan finansieras inom nämndens budgetramar ska ärendet integreras i den ordinarie budgetprocessen och behandlas av kommunfullmäktige. Om investeringens drifts- och kapitalkostnader finansieras inom nämndens budgetramar innebär genomförandebeslutet att investeringen får genomföras.

9 7 3.5 Investeringar som kräver ny detaljplan Nämndens inriktningsbeslut kan samtidigt utgöra en planbeställning till kommunstyrelsen om planarbetet inte redan har påbörjats. För att ett projekt ska kunna utföras ska projektet överensstämma med en detaljplan. Detaljplanen reglerar bl.a. vad marken får användas till och på vilket sätt markägaren får bygga. Att upprätta en detaljplan är en process som innehåller både samråd med berörda sakägare samt politiskt ställningstagande. I plan - och bygglagen (PBL) regleras hur samrådet går till och vilka sorts planer som kan handläggas med enkelt respektive normalt förfarande. De flesta planer handläggs med normalt förfarande. Kommunstyrelsen gör översiktlig lämplighetsbedömning. 3.6 Samråd och beslut Samråd ska ge möjlighet till insyn och påverkan från alla berörda intressenter. Härigenom förbättras beslutsunderlaget. Det första samrådet, s.k. programsamråd, innebär en diskussion med nämnd, sakägare och intressenter kring vad ett visst område ska användas till eller var en viss funktion ska lokaliseras. Dessa synpunkter ligger till grund för en ytterligare bearbetning av idén/förslaget. Det fördjupade förslaget blir sedan föremål för ytterligare ett samråd, s.k. plansamråd, som då handlar om utformning och genomförande av bebyggelse och anläggningar. När samråden är genomförda fattar kommunstyrelsen beslut om vilket alternativ som ska väljas och vilka av de synpunkter som framkommit som ska beaktas. Nämnden fattar då beslut om att upprätta och ställa ut ett förslag till detaljplan. I det arbetet ingår också en miljökonsekvensbeskrivning, kommunalekonomiska studier, genomförandebeskrivning och i vissa fall ett kvalitetsprogram. När utställningen av en detaljplan är klar behandlas planen åter i kommunstyrelsen som antar eller godkänner den. Detaljplaneförslag av principiell betydelse eller av större vikt antas av kommunfullmäktige. Detta beslut kan överklagas av sakägare. När detaljplanen slutligen vunnit laga kraft och erforderlig fastighetsbildning skett kan bygglov beviljas och projektet genomföras. Investeringar som inte kräver några förändrade detaljplaner En större om - eller tillbyggnation behöver i sig inte innebära förändringar i detaljplan. Kommunen kan ändå välja att följa ett samrådsförfarande för att få en allsidig belysning från olika intressenter. Vid dessa fall så liknar beslutsprocessen i huvudsak den process som tidigare beskrivits.

10 8 3.7 Uppföljning När en markexploatering eller ett skattefinansierat projekt är färdigställt skall uppföljning av projektet redovisas i kommunstyrelsen/kommunfullmäktige genom delårsrapporter/årsredovisning för investeringsprojekt överstigande 50 prisbasbelopp (2012, 2,2 Mnkr). Uppföljningen skall omfatta nuläge, genomförande, nedlagda kostnader i jämförelse med budget. Uppföljningen skall också innehålla en redogörelse för hur markexploateringen påverkar kommunens räkenskaper, i form av intäkter och kostnader. Om faktisk kostnad överstiger beslutad budget för projektet och avvikelsen är väsentlig skall redogörelse lämnas för avvikelsen. Redogörelse ska ske till kommunstyrelsen 1 ggr per tertial inkluderat i kommunens delårsrapport. 4. Exploateringsverksamhet 4.1 Allmän beskrivning Med markexploatering avses åtgärder för att anskaffa, bearbeta och iordningställa råmark för att kunna bygga bostäder, affärer, kontor eller industrier. I mark- och exploateringsverksamheten ingår också att bygga kompletterande gemensamma anordningar som gator, grönområden. Anläggningar avseende VA och elnät hanteras av Västerviks Miljö och Energi AB, som ägare av anläggningarna. Kommunens markexploatering utgör ett väsentligt inslag i utvecklingen av kommunen och dess infrastruktur. Syftena med exploateringen och även kommunens roll kan variera över tid och i olika projekt. Generellt utgör byggande av bostäder, affärer, kontor eller industrier exempel på slutresultat av inledd exploatering. Exploateringsverksamheten är kopplat till en detaljplan som antas av kommunstyrelsen. Till detaljplanen följer en planbeskrivning med tillhörande behovsbedömning och genomförandebeskrivning. I samband med upprättande av detaljplanen upprättas en kalkyl som beskriver kostnader förknippat med projektet samt intäkter kopplat till exploateringen. 4.2 Finansiering Finansiering av exploateringsprojekt sker via, - Tomtförsäljning - Avgifter för planläggning och bygglov - Skattemedel - Genom markförsäljning till extern byggherre - Gatukostnadsersättning Den huvudsakliga finansieringen av exploateringsprojekt i Västerviks Kommun utgörs av tomtförsäljning. Beslutad finansieringslösning skall, för respektive exploateringsprojekt, framgå av investeringsbudgeten.

11 9 Tomtpriser fastställs enligt beslutade principer för prissättning av tomtmark (beslutat KF, , kf 46, Dnr 2010/ ). Vid fastställande av kostnad för såld tomt ska tomtpriskalkylen skiljas från det verkliga anskaffningsvärdet. Det verkliga anskaffningsvärdet beskrivs nedan. 4.3 Redovisning av tillgång Tillgångar kopplade till markexploatering indelas i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Mark som utgör allmän plats, t.ex. huvudgator, matargator och parker i ett exploateringsområde, ska klassificeras som anläggningstillgång under förutsättning att kommunen ska vara slutlig ägare av marken. När området är färdigställt beräknas värdeminskning i form av avskrivning på anläggningstillgången. Tillgångens servicepotential bedöms och avskrivningstid och eventuellt restvärde fastställs i årsredovisningen. Råmark som används vid markexploatering kategoriseras som kommunens markreserv. Kommunens markreserv utgör en anläggningstillgång och är bokförd till ursprungligt anskaffningsvärde. Värdeminskning beräknas inte på den tillgången kommunen har som markreserv. Så snart beslut finns som anger att tomtmark ska avyttras så ska den omklassificeras som omsättningstillgång (lager-/exploateringsfastighet). Praktiskt görs denna omklassificering vanligtvis när arbete inleds för det aktuella exploateringsområdet när detaljplan har upprättats och spaden sätts i marken. Följande kostnader ingår i anskaffningsvärdet för tomtmarken. - Kostnad för råmark (markreserv) - Kostnad för iordningsställande av plats (ex. schaktningskostnad på tomt) - Projekteringskostnader för exploateringsområdet. - Kostnader för lagfart och fastighetsreglering Omsättningstillgången bokförs till det lägsta av anskaffningsvärde eller marknadsvärde. Frågan om värdering bör prövas löpande och minst vid kommunens delårs- och årsbokslut. 4.4 Effekt av markexploatering i kommunens räkenskaper Vid en försäljning av fastighet som är omsättningstillgång bokförs hela inkomsten som intäkt. Normalt sker det vid dagen för tillträdet av fastigheten. Kostnaden för anskaffning och iordningställande av fastigheten ska bokföras samtidigt som intäkten bokförs. Hanteringen innebär att intäkter och kostnader från försäljning av exploateringsfastigheter ska bruttoredovisas.

12 10 5. Skattefinansierade projekt 5.1 Allmän beskrivning Skattefinansierade projekt utgörs av investeringar i infrastruktur, i form av ex. gator, parker, anläggningar mm. 5.2 Finansiering Beslut om skattefinansierade projekt tas av kommunfullmäktige med beredning av kommunstyrelsen genom kommunens investeringsbudget. De skattefinansierade investeringarnas beslutsunderlag upprättas i enlighet med punkterna En redogörelse för val av finansiering och konsekvenser på kommunens räkenskaper skall framgå. 5.3 Redovisning av tillgång Löpande redovisning sker genom kommunens projektredovisning. När projektet är färdigställt beräknas värdeminskning och internränta, som belastar den förvaltning som genomför investeringen. Internräntan utgörs av kommunens genomsnittsränta. 5.4 Effekt av skattefinansierade projekt i kommunens räkenskaper När ett projekt är färdigställt avskrivs detta över tillgångens beräknade livslängd i form av tillgångens nyttjandeperiod. Komponentavskrivning tillämpas på gator, vilket innebär att varje del av tillgången bedöms och skrivs av efter respektive dels nyttjandeperiod. 5.5 Inventarieinvesteringar Inventarieinvesteringar utgörs av bilar, maskiner, inredningar m.m. En generell beloppsgräns för inventarieinvesteringar uppgår till två prisbasbelopp (f n kr). Förutom beloppsgränsen skall inventarier användas i verksamheten för stadigvarande bruk. Inventarier avskrivs i regel på 10 år (bilar, 5år). Datorer direktavskrivs.