1. Redovisning och värdering av anläggningstillgångar

Transkript

1 INVESTERINGSPOLICY Dokumentet är uppdelat i tre huvudrubriker. Den första delen, redovisning och värdering av anläggningstillgångar, innehåller principer för värdering och redovisning av de inventarier som klassificeras som anläggningstillgångar. Den andra delen är en kort redogörelse för hur investeringar hanteras i kommunens budgetprocess. Avslutningsvis berörs finansiering av gjorda investeringar samt leasing. 1. Redovisning och värdering av anläggningstillgångar Vid nya investeringar, försäljning av tillgångar eller utrangering skall alltid förvaltningsekonom informeras så att den ekonomiska händelsen följer kommunens utarbetade rekommendationer och krav på administrativ hantering. Det gäller bland annat aktivering av ny investering eller utrangering av gammal investering i anläggningsregister, upprättande av projekt kod, utrangering av gammal projekt kod m.m. 1.1 Definitioner Anläggningstillgång Med anläggningstillgång avses sådan tillgång som anskaffats för stadigvarande bruk. Det är inte tillgångens natur i sig som är avgörande för klassificeringen utan i stället syftet med anskaffningen. Någon bestämd tidsgräns för begreppet stadigvarande kan inte anges. (KRL 6 kap 1, ÅRL 4 kap 1, BFL 13 ) Inventarier Anläggningstillgångar som inte utgör del av fast egendom eller byggnad kallas inventarium och består av maskiner, transportmedel m.m. Även reservdel till inventarier utgör i normalfallet anläggningstillgång Inventariers livslängd och värde Redovisningstekniskt undantas vissa inventarier från att redovisas som anläggningstillgångar. Följande typ av inventarier skall dock alltid klassas som anläggningstillgång: Inventarier som i normalfallet har en ekonomisk livslängd överstigande tre år. Inventarier med anskaffningsvärde som överstiger prisbasbeloppet exklusive mervärdesskatt (2007 års prisbasbelopp kr). För anskaffningar bestående av flera inventarier med funktionellt eller fysiskt samband skall beloppsgränsen bestämmas med det samlade anskaffningsvärdet som grund. Ex. Inköp av en dator bokförs som driftskostnad samtidigt som inköp av 30 datorer till samma enhet bokförs som investeringsutgift. Motsvarande gäller anskaffning som kan anses vara ett led i en större inventarie-investering. Sådana investeringar inventarier skall ha en projektplan och hållas samman redovisningsmässigt med projekt kod upprättad av ekonomikontoret. Som exempel kan nämnas projektet Vision sportparken.

2 1.2 Värderingsregler Individuell eller kollektiv värdering Huvudregeln är att inventarier värderas individuellt. Kollektiv värdering och redovisning kan i undantagsfall accepteras vid anskaffning av inventarier av mindre värde, som tillsammans genom funktionellt eller fysiskt samband överstiger prisbasbeloppet exklusive mervärdesskatt. Till detta kan i undantagsfall inventarier i ett projekt kring en nystartad verksamhet, såsom förskola, äldreboende eller liknande inräknas. En kollektiv värdering och redovisning av flera inventarier som ett inventarium förutsätter dels att inventarierna har samma ekonomiska livslängd dels att uppenbara svårigheter föreligger att särredovisa varje inventarium. Den kollektiva redovisningen hålls ihop med gemensam projekt kod upprättad av ekonomikontoret Anskaffningsvärde Inventarium värderas till anskaffningsvärde. Med anskaffningsvärde avses samtliga utgifter för tillgångens förvärv eller tillverkning. Externa investeringsbidrag skall reducera anskaffningsvärdet och avskrivningar beräknas på nettoanskaffningsvärdet. I anskaffningsvärdet inräknas alla med förvärvet direkta eller indirekta hänförbara utgifter. Som exempel kan nämnas inköpspris, frakt, tull hemkörning, försäkring, provision och spedition. Anpassningsåtgärder som krävs för utnyttjande av inventarium för avsett ändamål skall medräknas, exempelvis utgifter för montering och nödvändig ledningsdragning för el och vatten. Även utgifter för projektering, provkörning eller intrimning skall aktiveras om de är normala för den aktuella typen av inventarium. För inventarium inköpt i utländsk valuta skall omräkning ske till den vid leveranstidpunkten gällande valutakursen. Om valutakursen vid dagen på betalningsdagen inte väsentligt avviker från valutakursen vid leveranstidpunkten kan omräkning ske till betalningsdagens valutakurs Nedlagda utgifter efter anskaffningen Utgifter nedlagda efter anskaffningen skall aktiveras om de höjer standarden på inventariet. I praktiken är det dock svårt att skilja rent underhåll, d.v.s. driftkostnad, från standardförbättrande åtgärder. Generellt betraktar vi åtgärder som syftar till att bibehålla ett inventarium i användbart skick som underhåll och således inte en investering. Förändras inventariets karaktär eller användningsområde räknas nedlagda utgifter som investering och aktiveras Byte/inbyte Då inventarium lämnas i inbyte vid anskaffningen av nytt inventarium skall anskaffningen anses ha skett till inköpsvärdet, d.v.s. ej till mellanskillnaden mellan verklig kostnad och inbytesvärdet. (Läs mer: rubrik ) Nedlagda utgifter på av annan ägd inventarium Om de utgifter, som nedläggs på av annan ägd inventarium är av bestående värde för nyttjanderättshavaren skall utgifterna aktiveras. Inventariet skall vara av stadigvarande karaktär och vara av kommunalt intresse.

3 Är det från början överenskommet att ägaren till inventariet skall stå för viss del av utgifterna skall endast överskjutande del bokföras som kostnad hos nyttjanderättshavaren. Detta gäller oavsett om kostnadsföringen sker omedelbart eller under flera år. 1.3 Avskrivning, nedskrivning och uppskrivning Avskrivningsplan Inventarium som fortlöpande minskar i värde på grund av ålder, nyttjande eller annan därmed jämförlig orsak, skall årligen avskrivas med belopp som svarar mot lämplig avskrivningsplan. Individuell beräkning skall göras för varje inventarium, vilket innebär att kollektiv avskrivning inte är tillåten med undantag av de inventarier som enligt och redovisningstekniskt betraktas som ett inventarium. Om ett inventarium fysiskt består av flera delar med väsentligt varierande ekonomisk livslängd skall separata avskrivningsplaner upprättas för respektive del. Detta förutsätter att den eller de delar som har avvikande ekonomisk livslängd tillsammans har ett anskaffningsvärde som uppgår till minst 25 % av det totala anskaffningsvärdet för inventariet Påbörjan av avskrivning Avskrivningsbeloppet skall beräknas på anskaffningsvärdet och utgörs av ett fast årligt avskrivningsbelopp över nyttjandeperioden. Detta gäller även för standardhöjande investeringar. Avskrivningen aktiveras 1 januari år 1 oavsett när under året investeringen avslutats Nedskrivning Har värdet på ett inventarium varaktigt minskat skall avskrivning utöver plan ske med ett engångsbelopp som enligt god redovisningssed kan anses erforderligt. Nedskrivningen är enbart aktuell då oförutsedda kraftiga värdeminskningar inträffar. Nedskrivning får inte ske under det verkliga värdet, normalt beräknat som försäljningsvärdet minskat med beräknade utgifter för försäljningen. Nedskrivning skall göras individuellt för varje inventarium. Nedskrivningar till väsentliga belopp skall ske i samråd med ekonomichef och KS Uppskrivning Möjligheten att göra uppskrivningar har begränsats till finansiella tillgångar. För att en uppskrivning skall få ske krävs att tillgången har ett bestående värde som väsentligt överstiger bokfört värde. Beloppet får inte tas upp i resultaträkningen Reservdel till inventarium För reservdel till inventarium bör avskrivningstiden sammanfalla med det inventarium reservdelen är avsedd för Avskrivning av utgifter nedlagda på av annan ägd inventarium Avskrivningstiden bestäms med hänsyn till investeringens ekonomiska livslängd men även så att investeringen är slutavskriven senast vid den tidpunkt då hyresförhållandet eller liknande kan antas komma att upphöra. Om det vid hyrestidens slut kvarstår oavskrivet belopp skall detta nedskrivas.

4 1.4 Redovisning Samtliga investeringar skall redovisas med kod delen Projekt. Vid osäkerhet kontakta förvaltningsekonom. I de fall förändringar i anläggningsregister, upprättande av projekt koder, utrangerande av anläggningstillgångar eller liknande inträffar skall förvaltningsekonom kontaktas och därefter central ekonomifunktion Nedskrivning Nedskrivning skall särredovisas som en verksamhetskostnad Uppskrivning Uppskrivning får endast tillämpas beträffande finansiella tillgångar. Uppskrivning får inte påverka resultatet Utrangering En utrangering innebär att ett inventarium skrotas eller avyttras utan vederlag och innebär således att inventariet, efter utrangering inte längre skall redovisas i verksamheten Försäljning respektive byte/inbyte Vid försäljning av ett inventarium skall inkomsten från försäljningen minska inventariets bokförda värde med vad som återstår oavskrivet av anskaffningsvärdet. Om differens uppstår skall denna redovisas som realisationsvinst/- förlust. Efter genomförd avyttring bokförs inventariet från huvudbok och anläggningsregister. Vid delavyttring av inventarium skall ett belopp motsvarande det avyttrade inventariets verkliga värde minska inventariets bokförda med andel av vad som står oavskrivet av anskaffningsvärdet. Andelens storlek skall bestämmas av kvoten mellan det verkliga värdet av avyttrad inventariedel respektive verkligt värde för hela inventariet. Som verkligt värde avses som regel försäljningsvärdet med avdrag för utgifter vid försäljningen. Om differens uppstår skall denna redovisas som realisationsvinst/-förlust. Återstående del av inventariet redovisas till verkligt värde. Efter genomförd avyttring tas avyttrad inventariedel bort från huvudbok och anläggningsregister Upplysning i årsredovisning Ur notförteckningen till resultaträkningen skall kunna utläsas avskrivningsprinciper och eventuella ändringar av dessa under året. Ur notförteckningen till balansräkningen skall kunna utläsas värderingsprinciper och eventuella ändringar av dessa under året.

5 2. Investeringar i budgetprocessen Investeringar skall under en fyraårsperiod finansieras med egna medel. Detta har inneburit att de årliga investeringsvolymerna pendlat mellan mkr. Beslut och genomförande av investeringar sker i flera steg. Kommunfullmäktige (KF) beslutar om anslag och finansiering. Nämnderna beslutar om genomförandet inom ramen för sin budget. Investeringsbeslut kan också delegeras eller i vissa vara ren verkställighet. Oavsett var besluten fattas skall det alltid finnas ett beslutsunderlag som går att följa upp i efterhand. Tekniska kontoret ansvarar för anläggningstillgångarna i kommunen. 2.1 Kommunens budget och verksamhetsplan KF preliminär budget och flerårsplan för kommande 3 år i juni. KF preliminär budget och flerårsplan för kommande 3 år i juni. ÅR 0 ÅR 1 ÅR 2 ÅR 3 ÅR 4 ÅR 5 ÅR 6 KF preliminär budget och flerårsplan för kommande 3 år i juni. Kommunens politiska visioner och övergripande målsättningar tillsammans med lagar och förordningar är styrande för nämndernas mål och strategier. I verksamhetsplanen (flerårsplaneringen) som årligen arbetas fram i kommunen under hösten anges nämndernas beräknade investeringar för de kommande 3 åren. Investeringsnivån per nämnd år 1 beslutas av kommunfullmäktige under våren år 0. Förvaltningarnas prioriteringar i flerårsplanen avseende år 2 och 3 ligger sedan till grund för nästa års budgetprocess. Planen justeras en gång per år i samband med kommunens budgetträffar, där förvaltningarna redovisar sina behov de kommande år. 2.2 Uppföljning och slutredovisning av investeringar Investeringsbudgeten följs upp och rapporteras av respektive nämnd i kommunens uppföljningar, delårsbokslut och årsredovisning. Projekt som är särredovisade i investeringsbudgeten, skall slutredovisas till KF. Likaså om investeringen genomförs på uppdrag av annan nämnd skall slutredovisning även ske till denna nämnd. 2.2 Investeringar i lokaler Tekniska utskottet är hyresvärd och tillika förvaltare av kommunens lokaler. Avtal mellan tekniska utskottet och de nämnder som hyr lokalerna reglerar vad som finansieras av hyresgäst och vad som finansieras av lokalförvaltaren. Vad som skall betraktas som investering framgår tidigare i detta dokument.

6 3. Finansiering av investeringar Inventarier/investeringar med anskaffningsvärde understigande prisbasbeloppet exklusive mervärdesskatt betraktas som en driftskostnad och aktiverar således inte investeringsredovisning eller investeringsbudget. 3.1 Driftbudget De driftskostnader inklusive kapitalkostnader som uppstår på grund av en investering skall finansieras inom ramen för respektive nämnds kommunbidrag Kapitaltjänstkostnad Som följd av att man genomför en investering påverkas de berörda förvaltningarnas driftsbudgetar genom den s.k. kapitaltjänstkostnaden. Kapitaltjänstkostnaden består av avskrivning och ränta. De delar som avgör kapitaltjänstkostnadens storlek är investeringsutgiften, räntesatsen och den ekonomiska livslängden. I Tibro kommun är internräntan 5,3 %. Tibro kommun tillämpar rak nominell metod för beräkning av kapitalkostnaden. Detta innebär att avskrivning sker på investeringens anskaffningsvärde och ränta beräknas på restvärdet. Metoden ger nominellt minskade kapitalkostnader eftersom räntan beräknas på ett successivt mindre restvärde. Exempel: Investering i maskin Driftspåverkan genom kapitaltjänstkostnad: Anskaffningsvärde = kr Ekonomisk livslängd = 10 år Intern ränta = 5,3 % Kapitaltjänstkostnad t = avskrivningskostnad t + intern ränta t Avskrivningskostnaden = kr/10 år = kr per år i 10 år. Ränta = 5,3 % * = kr Tabell: Härledning av kapitaltjänstkostnad Bokfört värde Avskrivning Intern ränta Kapitaltjänst År År År År År År År År År År År Kap.tjänstkostnaden år 1 = (avskr.kostnad år 1 + intern ränta år 1) = = kr År 2 blir kapitaltjänstkostnaden = kr lägre eftersom restvärdet som intern räntan beräknas på årligen minskar med kr. Avskrivningskostnaden är dock oförändrad under 10 års perioden.

7 De delar som avgör kapitaltjänstkostnadens storlek är sålunda investeringsutgiften, räntesatsen och den ekonomiska livslängden Diagram över ränte- och avskrivningskostnad under avskrivningstiden. Avskrivning ränta År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 Kr År 6 År 7 År 8 År 9 År 10 Diagrammet åskådliggör att avskrivningskostnaden är lika stor över avskrivningsperioden. Likaså belyser diagrammet räntans successiva minskning över avskrivningsperioden. 3.2 Leasing Hur hanterar vi leasing i Tibro kommun Leasingavtal för fast egendom skall redovisas som investering och godkännas av kommunstyrelsen. Ärendet skall också beredas med ekonomichef. Bakgrunden är att en fastighetsinvestering är oftast av väsentligt värde och betraktas som finansiell leasing och påverkar därmed kommunens anläggningstillgångar i balansräkningen. Ett leasingavtal definieras som ett avtal där en leasegivare ger leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalning enligt avtalade villkor och under en avtalad period. Fördelar med leasing är bl.a. flexibilitet när det gäller finansiering och betalningsvillkor samt begränsad påverkan på likviditet och låneutrymme. Det är angeläget att leasetagaren tillsammans med förvaltningsekonom sätter sig in i de finansiella villkoren innan avtal tecknas. Annars finns en stor risk att leasingavtalet blir väsentligt dyrare än vad som var tänkt från början. Ta således kontakt med er förvaltningsekonom i första hand och därefter central ekonomienhet. Skillnad mellan operationell och finansiell leasing I rekommendationen från rådet för kommunalredovisning (nr ) skiljer man på två typer av leasingavtal, finansiell eller operationella. Vem som bär risken för objektet avgör om det är en finansiell eller operationell leasing. Ett annat sätt att beskriva skillnaden är att ett

8 finansiellt leasingavtal kan sägas motsvara ett köp av objektet i fråga medan ett operationellt leasingavtal motsvarar hyra av objektet. Finansiell leasing Finansiell leasing är en form av finansiering där leasingtagaren är ansvarig att behålla objektet till uppgjort restvärde, alternativt sälja eller förmedla köpare efter avtalstidens slut. Finansiell leasing innebär att kommunen redovisar objektet som anläggningstillgång i balansräkningen och skriver av objektet under avtalstidens gång. Varje förvaltningsekonom eller den man utser skall i respektive nämnd föra ett aktuellt register över alla nämndens leasingavtal och tillika amorteringsplaner etc. Leasing sker i första hand av personbilar, vilket i kommunens nya avtal är att betrakta som finansiell leasing. (Tillsammans med Skaraborgsamverkan har kommunen tecknat ett ramavtal avseende finansiering och administration av lätta fordon. Utifrån detta ramavtal väljer kommunen vilket bilföretag som de vill leasa ifrån och finansiering hanteras av FöreningSparbanken Finans AB/Autoplan.) I undantagsfall kan operationell leasing ske av andra objekt. I dessa fall skall alltid kontakt med sakkunnig ske innan avtal om sådan leasing görs. I våra stora förvaltningar sker denna dialog med förvaltningsekonom, som är att betrakta som sakkunnig och tillika ansvarar för att en uppdaterad förteckning över nämndens leasingavtal kan redovisas när behov föreligger. I mindre nämnder, där förvaltningsekonom saknas, ansvarar förvaltningschef, eller den han utser för denna förteckning. Enligt god redovisningssed ska finansiella leasingavtal betraktas som lån och handläggas enligt dessa rutiner.