SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 Kyrkorådet Plats och tid Sigfridssalen, Domkyrkocentrum kl Beslutande Ordförande Åke Eriksson. Ordinarie ledamöterna Ann-Kristin Lindquist, Maria Karlsson, Jonas Ek, Olof Sandahl, Ewa Johansson, Henrik Johansson, Britt-Marie Linné, Anders Franzén, Björn W Stålne, Jan-Olof Johansson samt tjänstgörande ersättarna Brith-Marie Påhlman, Lena Johansson vilka inträdde för frånvarande Gullvi Strååt och Kjell Gustafsson. Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättarna Yngve Rehnström, Bengt Arvidsson, Bertil Olsson, Caroline Hulting och Carina Åstrand. Camilla Carlsson ekonomichef Karolina Lerman personalchef Mats Lindblad kyrkogårds- och fastighetschef Åsa Ingvert pastoralchef Lars Gunnar Selinder pastoralchef Daniel Sjöö pastoralchef Camilla Johansson protokollssekreterare Björn W Stålne Justeringens plats och tid Kyrkogårds- och fastighetsförvaltningens kansli, tisdagen den 18/ kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kyrkorådet Sammanträdesdatum Datum då Datum då anslaget sätts upp anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Växjö pastorats kansli, Domkyrkocentrum, Gymnasiegränd 1 B, Växjö Underskrift.

2 1 Kyrkorådet Dnr P , P Delegeringsbeslut AU BGU Delgivningar - Diakonicentrums brev

3 2 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Delårsbokslut Ekonomichef Camilla Carlsson föredrar delårsbokslut per Sammanfattning - Resultat första halvåret +10,0 mkr. Helårsbudgeten uppgår till 4,5 mkr. - Avvikelsen mot budget för första halvåret beror i huvudsak på mindre driftskostnader (personal och övriga kostnader), tillsammans med bättre avkastning på de finansiella tillgångarna. - Begravningsverksamhetens halvårsresultat uppgår till 4,3 mkr. - Dagens prognos om helårsresultat för begravningsverksamheten är ca 1,0 mkr, d.v.s. 1,0 mkr bättre än budget. - Investeringar uppgår för första halvåret till 1,4 mkr (20 % av investeringsbudget 7,2 mkr) - Helårsresultatet med dagens bedömning är att resultatet bör bli bättre än det budgeterade resultatet för 2018 på +4,5 mkr. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att godkänna upprättat delårsbokslut per I kyrkorådet föredras ärendet av ekonomichef Camilla Carlsson. att bifalla arbetsutskottets förslag.

4 3 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Kostnader rekrytering domprost samt avtackning Kanslichef Jörgen Waldén föredrar ärendet. Kostnaderna för avtackningen av Thomas Petersson uppgick till 42 tkr och har belastat kyrkorådets budget. I samband med rekryteringsarbetet av ny domprost anlitades Högström & Co för ledarskapstester av tre slutkandidater till en kostnad av 92 tkr och annonsering i kyrkans tidning om 43 tkr. Redovisade kostnader är obudgeterade varför kyrkorådet föreslås att omfördela medel från Kyrkorådets förfogandemedel till A1210 V tkr samt till A1212 V tkr där kostnaderna har redovisats. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att omfördela 177 tkr från Kyrkorådets förfogandemedel till A1210 V531 (42 tkr) samt till A1212 V6320 (135 tkr). att bifalla arbetsutskottets förslag.

5 4 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr Firmatecknare för Växjö pastorat, org.nr Christopher Meakin är utsedd till domprost i Växjö pastorat, han tillträder tjänsten Till firmatecknare för Växjö pastorat, org.nr , från föreslås att kyrkorådets ordförande Åke Eriksson och domprost Christopher Meakin i förening tecknar Växjö pastorats firma. Vid förhinder för ordföranden utses vice ordföranden Olof Sandahl och vid förhinder för domprosten utses kanslichef Jörgen Waldén. I ärenden av administrativ verkställighetskaraktär föreslås kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson i förening få teckna Växjö pastorats firma. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att utse kyrkorådets ordförande Åke Eriksson och domprost Christopher Meakin att i förening teckna Växjö pastorats firma från att som firmatecknare vid förhinder för ordföranden utse vice ordföranden Olof Sandahl och vid förhinder för domprosten utse kanslichef Jörgen Waldén att teckna Växjö pastorats firma för perioden att utse kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson att i förening teckna Växjö pastorats firma i ärenden av administrativ verkställighetskaraktär för perioden att bifalla arbetsutskottets förslag.

6 5 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från Kyrkorådet till domprost Kyrkorådet har det övergripande arbetsmiljöansvaret inom Växjö pastorat. Arbetsmiljölagen med tillhörande förordning och Arbetsmiljöverkets regler om systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att en fördelning av arbetsmiljöuppgifterna ska göras. För att arbetsmiljöarbetet skall fungera väl måste uppgifterna fördelas. I första ledet till chefen för pastoratet d.v.s. domprosten och därefter kan denne fördela vidare uppgifter till underställda. Arbetsmiljöuppgifter måste för att fungera ligga så nära verksamheten som det är möjligt. Rätt till vidare fördelning av uppgifter föreligger alltså. Överenskommelse om vad som ingår i uppgifterna och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl i enlighet med denna fördelning redovisas i bilagan, Förutsättningar och innehåll för fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att fördela Växjö pastorats arbetsmiljöuppgifter till domprost Christopher Meakin som i sin befattning som chef för Växjö pastorat har uppgiften att fatta verksamhetsbeslut som i stor utsträckning påverkar arbetet och arbetsmiljön inom verksamheten. I den mån befogenheterna inte räcker till ska domprosten tydligt hänskjuta frågorna till kyrkorådet som då återtar uppgiften för de aktuella frågorna. att delegera uppgiften att vara ordförande i pastoratets skyddskommitté till domprost Christopher Meakin. Handlingar Förutsättningar och innehåll för fördelning av arbetsmiljöuppgifter, Fördelning av arbetsmiljöuppgifter i Växjö pastorat, blankettmall

7 6 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet forts forts. Dnr P Personalchef Karolina Lerman föredrar ärendet i kyrkorådet. att bifalla arbetsutskottets förslag.

8 7 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr Förslag nya stadgar Växjö diakoniförening Växjö pastorat är en av medlemmarna i Växjö diakoniförening. Kyrkorådet föreslog till diakonistämman att en översyn av stadgarna borde göras. Översynen har genomförts av en mindre arbetsgrupp bestående av ordföranden i Diakonirådet, chefen för diakonicentrum, pastoralchefen för centrumområdet samt kanslichefen. Målsättningen med förslaget är att stadgarna ska tydliggöra rollfördelning och uppgifter. Några formuleringar ( 4 pkt g-i) av Diakonirådets uppgifter har hämtats från uppgiftsformuleringarna för församlingsråden inom Växjö pastorat. Stadgarna kommer att antas vid föreningens kommande diakonistämmor. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att ställa sig bakom formuleringarna till nya stadgar för Växjö diakoniförening, org.nr Pastoralchef Åsa Ingvert föredrar ärendet i kyrkorådet. att bifalla arbetsutskottets förslag.

9 8 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P GAS Avsiktsförklaring Kanslichef Jörgen Waldén föredrar ärendet och personalchef Karolina Lerman redogör för samtal med de fackliga företrädarna vid MBL-information Växjö stift uppmanar i skrivelse de enheter som har för avsikt att börja jobba enligt GAS-konceptet för GAS Ekonomi och GAS Personal att besluta om och skicka in avsiktsförklaring senast Målet med Gemensamt Administrativt Stöd (GAS) är att frigöra resurser för Svenska kyrkans grundläggande uppgift. Detta sker genom att effektivisera de administrativa arbetsuppgifterna. Genom att arbeta på ett strukturerat och enhetligt sätt med likformade verktyg och likformat ITstöd är ambitionen att minska mängden resurser som förbrukas på administration och förvaltning. Växjö pastorat ser i likhet med övriga större pastorat inom Svenska kyrkan ett flertal aspekter och behov att lyfta in i fortsatt utveckling av konceptet GAS för att det ska vara relevant utifrån behoven. GAS uppfattas idag inte vara anpassat för de större enheter vi representerar. Bland samtliga större pastorat finns därför en tveksamhet mot att gå in i GAS. Det är angeläget att de större pastoratens kompetens och erfarenhet tas tillvara och att representanter erbjuds att vara med i det nationella utvecklingsarbetet. I ett långsiktigt perspektiv skulle vi önska att det fortsatta arbetet med utvecklingen av GASkonceptet utgår ifrån frågeställningarna: - Vilka är vi till för? - Hur kan våra system underlätta för våra chefer och arbetsledare? - Hur anpassar vi vårt digitala landskap utifrån medarbetares och chefers behov? Förhoppningen är att förändringar i GAS-projektet kommer att ske och Kyrkorådet föreslås därför uttrycka avsikten att Växjö pastorat ska gå in i GAS eller efter. Om möjlighet öppnas för ett stegvis införande kan ett tidigare införande av GAS Personal vara intressant. Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att till Växjö stift meddela att Växjö pastorat har en seriös viljeinriktning att anslutas till GAS Ekonomi och GAS Personal sannolikt Vid ett delat införande kan GAS Personal möjligen införas tidigare.

10 9 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet forts forts. Dnr P I kyrkorådet föredras ärendet av ekonomichef Camilla Carlsson. att till Växjö stift meddela att Växjö pastorat har en seriös viljeinriktning att anslutas till GAS Ekonomi och GAS Personal sannolikt Vid ett delat införande kan GAS Personal möjligen införas tidigare. att MBL-förhandling ska föregå insändandet av denna viljeinriktning.

11 10 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Fullmakt lantmäteriansökningar Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad begär fullmakt gällande lantmäteriförrättningar och inskrivningsärenden m.m. för Växjö pastorats räkning. Förslaget är att Växjö pastorat, org.nr , ger kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad fullmakt att handlägga och ansöka i ärenden gällande lantmäteriförrättningar och inskrivningsärenden för Växjö pastorats räkning fram till och med Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet att Växjö pastorat, org.nr , ger kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad fullmakt att handlägga och ansöka i ärenden gällande lantmäteriförrättningar och inskrivningsärenden för Växjö pastorats räkning. Fullmakten gäller fram till och med I kyrkorådet föredras ärendet av kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad. att bifalla arbetsutskottets förslag.

12 11 Kyrkorådet Domprosten informerar Vik domprost Jan-Olof Johansson informerar om - huvudgudstjänsterna i Växjö pastorats församlingar är sammanlysta till Växjö domkyrka söndagen den 7 oktober kl med anledning av mottagande av domprost Christopher Meakin. Pastoralchef Carina Åstrand informerar om - personalläget i Södra området - fullmäktiges resa till Ingelstad och Vederslöv den 23 september. Pastoralchef Åsa Ingvert informerar om - församlingsrådet i Växjö stads- och domkyrkoförsamling har haft en utbildningsdag på temat Att vara församling. En uppföljning tillsammans med verksamhetsråden är planerad. - Diakonins dag har firats på Diakonicentrum den 26/8 med bl a Öppet hus och föreläsning med AnnSofi Signér på temat Äldre och psykisk ohälsa. - personalläget i Centrumområdet. Pastoralchef Lars Gunnar Selinder informerar om - många besökare på Kvar i stan -arrangemangen under sommaren. - musikgudstjänster i Bergs kyrka under Bergveckan. - avtackning av komminister Harald Gustafsson den 2/9. - personalläget i Nordöstra området. Pastoralchef Daniel Sjöö informerar om - genomförda introduktionssamtal med de anställda i Nordvästra området. - träff med församlingsråden. - personalläget i Nordvästra området. Kyrkorådet tackar för informationen.

13 12 Kyrkorådet Rapport från begravningsutskottet Begravningsutskottets ordförande Henrik Johansson rapporterar från sammanträdet Ärenden som behandlades var bl a - Skyltprogram (nya, enhetliga skyltar) på Tegnérkyrkogården. - Nyanläggning av urnkvarter och askgravplatser vid Öjaby kyrkogård. - Utställning och information till allmänheten gällande begravningsplats Teleborg i Teleborgskyrkan den 11 oktober och i Domkyrkocentrum den 13 oktober. Kyrkorådet tackar för informationen.

14 13 Kyrkorådet Rapport från diakonirådet Ordförande i diakonirådet Maria Karlsson lämnar en rapport från Diakonicentrum. Ledamoten Björn W Stålne ställer fråga om hur det har gått med renoveringen på Diakonicentrum efter branden. Ledamoten Maria Karlsson svarar att rummet som förstördes snart är färdigrenoverat. Kyrkogårds- och fastighetschef meddelar att polisen har avskrivit ärendet. Kyrkorådet tackar för informationen.

15 14 Kyrkorådet Ledamöternas frågestund På fråga från ledamoten Bengt Arvidsson gällande avgift vid minnesstunder svarar pastoralcheferna Carina Åstrand och Åsa Ingvert. Om de anhöriga möblerar och städar själva utgår ingen avgift. Eventuell cateringfirma som anlitas betalar för hyra av kök och porslin. Kyrkofullmäktiges ordförande Yngve Rehnström bjuder in till fullmäktiges gemensamma resa till Ingelstad och Vederslöv den 23 september.