SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 Kyrkorådet Plats och tid Sigfridssalen, Domkyrkocentrum kl Beslutande Ordförande Åke Eriksson. Ordinarie ledamöterna Ann-Kristin Lindquist, Gullvi Strååt, Maria Karlsson, Jonas Ek, Olof Sandahl, Ewa Johansson, Britt-Marie Linné, Kjell Gustafsson, Björn W Stålne, Thomas Petersson samt tjänstgörande ersättarna Yngve Rehnström, Lena Johansson vilka inträdde för frånvarande Henrik Johansson och Anders Franzén. Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättarna Bertil Olsson, Caroline Svensson och Carina Åstrand. Jörgen Waldén kanslichef Camilla Carlsson ekonomichef Mats Lindblad kyrkogårds- och fastighetschef Åsa Ingvert pastoralchef Camilla Johansson - protokollssekreterare Britt-Marie Linné Justeringens plats och tid Växjö pastorats kansli, måndagen den 28/ kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kyrkorådet Sammanträdesdatum Datum då Datum då anslaget sätts upp anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Växjö pastorats kansli, Domkyrkocentrum, Gymnasiegränd 1 B, Växjö Underskrift.

2 1 Kyrkorådet Dnr P , P Delegeringsbeslut AU Delgivningar - Brev från biskop Fredrik Modéus gällande vikarierande kontraktsprost.

3 2 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Beslut om dataskyddsombud samt handlingsplan GDPR Anders Göransson, Angöra Ab och kanslichef Jörgen Waldén informerar och redovisar vidtagna åtgärder och handlingsplan. En ny dataskyddsförordning träder i kraft den 25 maj 2018 som ersätter gällande personuppgiftslag (PuL). I jämförelse med PuL ställer dataskyddsförordningen högre krav på hur personuppgiftsbehandlingar hanteras och dokumenteras. För att Växjö pastorat ska kunna uppfylla dessa krav på ett rättssäkert och effektivt sätt är det av avgörande betydelse med en tydlig och effektiv organisationsstruktur för arbetet. Organisationen klargör de olika rollerna och arbetsuppgifterna. att godkänna genomfört arbete med dataskyddsförordningen i enlighet med Utredning om förberedelser inför att dataskyddsförordningen träder i kraft maj 2018, daterad att utse Anders Göranson till dataskyddsombud från och med den 25 maj 2018 t o m 31 december 2018, eventuell förlängning kan bli aktuell samt anmäler detta till Datainspektionen.

4 3 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Budgetramar 2019 Ekonomichef Camilla Carlsson föredrar ärendet. Utgångspunkt för 2019 års budgetramar är 2018 års budget inklusive kompletteringsbudget och eventuella tilläggsbeslut, d v s nuvarande verksamhet. Justering sker av tillfälliga medel i 2018 års budget: projekt samt tillägg av engångskaraktär. Områdes/förvaltnings förslag till budget inlämnas som vanligt i september. Budgetförslaget skall då rymmas inom tilldelad budgetram, d v s nettokostnaden får ej överstiga tilldelad ram. Inkomna äskanden från områden och förvaltningar uppgår till tkr netto. Arbetsutskottet har i samband med ramberedningen beviljat flertalet av de tillfälliga posterna, totalt tkr. Totalt minskar resultatet med tkr efter arbetsutskottets beredning. En genomgång av personalbemanningen kommer att ske i samband med budgetberedningen i höst. Resultatet under perioden uppgår i genomsnitt till ca 1,6 mkr, vilket innebär en värdesäkring av det egna kapitalet på ca 0,5 procent per år över perioden. Vid en inflationstakt om 2,0 procent krävs ett resultat om drygt 6 mkr för att värdesäkra det egna kapitalet. Med tanke på resultatnivåerna är det viktigt att fortsätta arbetet med att genomlysa verksamheten och dess resursutnyttjande. Fortfarande är personalbemanning samt fastighetsbestånd viktiga frågor att analysera då de i princip utgör pastoratets totala kostnadsmassa. att fastställa budgetramar och budgetförutsättningar 2019 enligt förslag. I kyrkorådet föredras ärendet av ekonomichef Camilla Carlsson.

5 4 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Äskande angående ej förbrukat driftbidrag 2017, EFS Missionsförening i Växjö Styrelsen för EFS Missionsförening i Växjö, Västrabokyrkan genom ordförande Lena Rehnström och kassör Anders Håkansson äskar i skrivelse om att få behålla ej förbrukat drisftbidrag 2017 om kr. I huvudsak beror överskottet på att tjänsterna inte varit till 100% besatta under hela året. Styrelsen framför att de har identifierat och diskuterat flera kommande behov när det gäller underhållsbehov på fastigheten. : att godkänna att EFS Missionsförening i Växjö, Västrabokyrkan, får behålla ej förbrukade medel för att medlen ska fonderas och nyttjas för kommande behov av underhåll på fastigheten. Kanslichef Jörgen Waldén redovisar att EFS Missionsförening i Växjö:s äskande om kr för 2016 ej har beslutats i separat beslut av kyrkorådet och föreslår kyrkorådet att godkänna att EFS Missionsförening i Växjö får behålla ej förbrukade medel för att godkänna att EFS Missionsförening i Växjö, Västrabokyrkan, får behålla ej förbrukade medel för att medlen ska fonderas och nyttjas för kommande behov av underhåll på fastigheten. att godkänna att EFS Missionsförening i Växjö, Västrabokyrkan, får behålla ej förbrukade medel för 2016, kr.

6 5 Kyrkorådet Information om förstudie kyrkcentrum Ingelstad Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad informerar om påbörjat arbete med ett kyrkcentrum i Ingelstad. Kyrkorådet tackar för informationen.

7 6 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr FF Fastighetsreglering mark till Dädesjö 14:1, Dädesjö g:a kyrkogård Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad föredrar ärendet. Växjö stift har, efter positivt beslut från kyrkorådet i Växjö pastorat gällande remiss om försäljning del av prästlönetillgången Dädesjö 1:1, genomfört besök på plats med nuvarande arrendatorn av Dädesjö 1:1 samt kyrkogårds- och fastighetschefen för att utreda behovet av fastighetsreglering mellan Dädesjö 1:1 och 14:1. Vid besöket konstaterades att markremsa vid parkeringen samt serviceområde till kyrkogårdsmur tillförs 14:1 för att skapa enhetlig fastighetsbildning och tillgänglighet. Se bilaga kartskiss. Växjö pastorat erlägger köpeskilling av 5 tkr för tillförd mark samt bekostar erforderlig lantmäteriförrättning. att godkänna upprättat förslag att tillföra mark till fastigheten Dädesjö 14:1, Dädesjö gamla kyrkogård. I kyrkorådet föredras ärendet av kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad.

8 7 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr FF Yttrande fiske Helgasjön, område 16C, Växjö Ekesås 1:1 Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad föredrar ärendet. Växjö stift har inkommit för remisskrivelse gällande nya fiskearrendator prästlönetillgången Ekesås 1:1 område nr 16C, Växjö. Förslaget är att Peter Ringius, Gamla Rottnevägen Växjö tillsätts som ny fiskearrendator för område nr 16C Ekesås 1: 1, Växjö. att tillstyrka förslaget att Peter Ringius, Gamla Rottnevägen Växjö tillsätts som ny fiskearrendator för område nr 16C Ekesås 1:1, Växjö.

9 8 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr FF Kontrakt ledningsrätt Hovsör 1, Växjö Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad föredrar ärendet. Växjö Energi AB (VEAB) har framställt förfrågan om att få flytta nuvarande pumpstation placerad på kommunal mark, under cykelväg, till ny placering delvis förlagd på fastigheten Hovsör 1. Växjö kyrkogårds- och fastighetsförvaltning har i samråd med VEAB hittat en placering som inte påverkar nuvarande verksamhet eller eventuellt kommande byggnation inom fastigheten Hovsör 1. Växjö pastorat erhåller för intrånget en engångsersättning av kronor. att godkänna överlämnad information gällande upprättat kontrakt mellan Växjö energi AB och Växjö pastorat gällande ledningsrätt att uppföra utrymme för pumpstation på del av Hovsör 1, Växjö.

10 9 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Namnändring av Julgåvan till Diakonigåvan Domprost Thomas Petersson föredrar ärendet. Pastoratets diakoner och domprostens ledningsgrupp föreslår namnändring på insamlingen för hjälp till behövande från Julgåvan till Diakonigåvan. Anledningen är att vårt nuvarande namn är otydligt bl.a. om när medlen kan delas ut. Idag nyttjas insamlade medel året runt för diakonalt akut stöd till behövande. Föreslås även att Diakonigåvan ska vara hela pastoratets medel för diakonala ändamål. Det gör det enkelt att marknadsföra insamlingar i kampanjer på bussar, i Trovärdigt och i samlade kampanjer i adventstid, Swish mm. Avsikten är att avveckla och förbruka de kvarvarande mindre villkorade bidragen som finns för några församlingar och att därmed få samma rutin för diakonal hjälp till behövande i hela pastoratet. Uppföljning av utdelade medel sker lämpligtvis per församling och i förhållande till medlemsantalet. Utdelade medel bör över tid stå i rimlig proportion till församlingsstorleken mätt i antal medlemmar. att byta namn på insamlingen för hjälp till behövande från Julgåvan till Diakonigåvan. att insamlade medel får nyttjas för diakonala behov inom hela Växjö pastorat. Medlen ska uteslutande delas ut till behövande/nödlidande genom delegationsbeslut av diakon. att uppdra till domprosten att vidaredelegera beslutsrätten för insamlade medel till Diakonigåvan. att uppdra till domprosten att fastställa riktlinjer och rutiner för handläggningen och intern kontroll. att uppdra till kansliet att ända namn för gåvor via Swish, kommunikation, annonsering mm från Julgåvan till Diakonigåvan.

11 10 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet forts forts. Dnr P I kyrkorådet föredras ärendet av pastoralchef Åsa Ingvert.

12 11 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Ansvarig utgivare för tidningen Trovärdigt Kanslichef Jörgen Waldén föredrar ärendet. Domprost Thomas Petersson har tidigare fungerat som ansvarig utgivare för tidningen Trovärdigt. Med anledning av att han slutar sin tjänst hos oss föreslås att pastoralchef Carina Åstrand utses att vara ansvarig utgivare för tidningen Trovärdigt att utse pastoralchef Carina Åstrand till ansvarig utgivare för tidningen Trovärdigt

13 12 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr Verklig huvudman Från Swedbank efterfrågas en verklig eller en alternativ verklig huvudman för Växjö pastorat. Orsaken till det är Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. I kap 3 8 står följande text: En verksamhetsutövare ska utreda om kunden har en verklig huvudman. Om kunden är en juridisk person, en trust eller en liknande juridisk konstruktion, ska utredningen omfatta åtgärder för att förstå kundens ägarförhållanden och kontrollstruktur. Om kunden har en verklig huvudman, ska verksamhetsutövaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Första stycket gäller inte om kunden är ett aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige eller inom EES eller på en motsvarande marknad utanför EES. Om kunden är en juridisk person och det efter åtgärder enligt första stycket står klart att den juridiska personen inte har en verklig huvudman, ska den person som är styrelseordförande, verkställande direktör eller motsvarande befattningshavare anses vara verklig huvudman. Detsamma gäller om verksamhetsutövaren har anledning att anta att den person som identifierats enligt första stycket inte är den verkliga huvudmannen. Huvudförslaget för Växjö pastorat är att firmatecknarna också blir alternativ verklig huvudman. För pastoratets del innebär det kyrkorådets ordförande tillsammans med domprost. Med tanke på att rekrytering av domprost pågår, föreslås att kanslichef (såsom ersättare för domprost) innehar den rollen tills det att ny domprost finns på plats. att utse kyrkorådets ordförande Åke Eriksson tillsammans med kanslichef Jörgen Waldén att vara alternativ verklig huvudman för Växjö pastorat samt de stiftelser pastoratet förvaltar. att ompröva beslutet efter att ny domprost utsetts.

14 13 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet forts forts. Dnr

15 14 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr Firmatecknare för Växjö pastorat, org.nr Thomas Petersson slutar som domprost i Växjö och biskop emeritus Jan-Olof Johansson är nu utsedd till vikarierande domprost i Växjö pastorat. Vikariatet löper från till dess att rekryteringen är klar, dock längst till Behov finns att även utse Jan-Olof Johansson till firmatecknare för samma tid. Till firmatecknare för Växjö pastorat, org.nr , för perioden föreslås att kyrkorådets ordförande Åke Eriksson och vikarierande domprost Jan-Olof Johansson i förening tecknar Växjö pastorats firma. Vid förhinder för ordföranden utses vice ordföranden Olof Sandahl och vid förhinder för domprosten utses kanslichef Jörgen Waldén. I ärenden av administrativ verkställighetskaraktär föreslås kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson i förening få teckna Växjö pastorats firma. att utse kyrkorådets ordförande Åke Eriksson och vikarierande domprost Jan-Olof Johansson att i förening teckna Växjö pastorats firma för perioden att som firmatecknare vid förhinder för ordföranden utse vice ordföranden Olof Sandahl och vid förhinder för domprosten utse kanslichef Jörgen Waldén att teckna Växjö pastorats firma för perioden att utse kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson att i förening teckna Växjö pastorats firma i ärenden av administrativ verkställighetskaraktär för perioden Kyrkorådets beslutar

16 15 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet forts forts. Dnr Kyrkorådets beslutar

17 16 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet Dnr P Tecknande av bank, check och plusgiro Pastoratets bank, check och plusgiro tecknas av två personer i förening. För att det ska fungera under semesterperioden behöver det kompletteras med personalassistent Britt- Marie Bark under ovan nämnda period. att personalassistent Britt-Marie Bark under perioden , samt personalchef Karolina Lerman under perioden tecknar Växjö pastorats bank, check och plusgiro utöver de i kyrkorådets beslut angivna personerna.

18 17 Kyrkorådet Domprosten informerar Domprost Thomas Petersson sammanfattar sina år i Växjö pastorat och tackar kyrkorådet för gott samarbete och god gemenskap (Se bilaga).

19 18 Kyrkorådet Rapport från begravningsutskottet Begravningsutskottets sammanträde blev inställt och har därför inget att rapportera.

20 19 Kyrkorådet Rapport från Diakonirådet Diakonirådets ordförande Maria Karlsson informerar om branden i Diakonicentrums lokaler. Pastoralchef Åsa Ingvert informerar om att man har ansökt om pengar från Kampradsstiftelsen för att motverka ensamhet bland äldre. Kyrkorådet tackar för informationen.

21 20 Kyrkorådet Tack Kyrkorådets ordförande Åke Eriksson tackar domprost Thomas Petersson för hans arbete i Växjö pastorat och överlämnar en gåva från kyrkorådet samt önskar honom lycka till i sin nya tjänst som biskop för Visby stift.