Kallelse till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus

Transkript

1 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Kallelse till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus PLATS Konferensrum MS Kungsholm, Elite Park Avenue Hotel, Kungsportsavenyn 36-38, Göteborg, vägbeskrivning bifogas. Åk i möjligaste mån med kollektivtrafiken. Behöver du parkeringsplats, finns t ex parkeringshus vid Lorensbergsteatern. DATUM OCH TID Tisdag 8 december 2009, kl :00 OBS! Tiden Kaffe serveras från kl KALLADE Ledamöter Endrick Schubert, ordförande Jane Johansson Bredin, vice ordförande Helena Holmberg Bengt Eliasson Sven Hilmersson Ersättare Ann-Sofie Hermansson Bengt Larsson Monica von Martens Arbetstagarorganisationernas representanter Marie Öberg-Flood, TCO Eva Fägerskjöld, SACO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet Övriga Marina Olsson, sjukhusdirektör ANS Lars Gelander, chefläkare ANS Bo Andersson, ekonomichef ANS Börje Blomster, verksamhetsprojektledare ANS Hans Sandqvist, utvecklingschef Västfastigheter Det är angeläget att Du lämnar besked om Du inte kan komma. Var god ring Inger Sivertsson, sekreterare, eller lämna besked via e-post: inger.sivertsson@vgregion.se. Varmt välkommen! Endrick Schubert Ordförande

2 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Program styrelsen 8 december 2009 Kl 09:00 09:55 Vem behöver vad? Behovsanalys och prognos, underlag för bedömning av befolkningens behov av sjukvård, hälsofrämjande och förebyggande insatser åren Barbara Rubinstein, Hälso- och sjukvårdskansliet, Västra Götalandsregionen, Göteborg Kl 10:05 11:00 Behovsanalys för Angereds Närsjukhus ut ett befolkningsperspektiv Olga Panfilova, Kommunforskning i Västsverige (Kfi) Kl 11:05 12:00 Behov i befolkningen utifrån Folkhälsokommitténs perspektiv Göran Henriksson, Folkhälsokommittén, Västra Götalandsregionen, Göteborg Kl 12:00 13:00 Lunch Kl 13:00 16:00 Ordinarie sammanträde FÖREDRAGNINGSLISTA Mötet öppnas 2. Val av justerare, tid för justering fastställs Beslut 3. Godkännande av dagordningen Beslut 4. Föregående mötes protokoll (bilaga) Beslut, till handlingarna 5. ens rapport Information 6. Verksamhetsutvecklingsprojekt nya ANS Information 7. Arbetstagarorganisationernas syn på närsjukvård Information 8. Internkontroll plan för ANS 2010 (bilaga) Beslut 9. Driftbudget ANS 2010 (bilaga) Beslut 10. Patientsäkerhetsarbetet Information 11. Övrigt 12. Sammanträdet avslutas

3 Ärende 8

4 Beslutsunderlag Ärende 8 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Sammanträdesdatum Styrelsens uppföljning av den interna kontrollen inom Angereds Närsjukhus, och plan för internkontroll 2010 Regionstyrelsen ska förvissa sig om att den interna kontrollen fungerar, samt leda och samordna regionens arbete för att säkerställa att målen nås, medan nämnder och styrelser har det primära ansvaret för den interna kontrollen. Förvaltningschefen gör årligen en skriftlig rapportering till styrelsen. Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, budget och delegationsordning. Förvaltningen upprättar varje år ett förslag till kontrollplan som fastställs av styrelsen. Förslag till beslut Styrelsen beslutar - att godkänna uppföljningen av den interna kontrollen inom Angereds Närsjukhus och plan för internkontroll Marina Olsson sjukhusdirektör

5 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Styrelsens uppföljning av den interna kontrollen inom Angereds Närsjukhus Bakgrund Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Internkontroll är inte en isolerad process utan ska vara en del av alla styrsystem. Det är ett medel för att uppnå mål, inte ett mål i sig. Regionstyrelsen ska förvissa sig om att den interna kontrollen fungerar, samt leda och samordna regionens arbete för att säkerställa att målen nås medan nämnder och styrelser har det primära ansvaret för den interna kontrollen. I kommunallagen (KL) 6 kap 7 anges att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Syfte och definitioner Med intern kontroll menas sjukhusets organisation, rutiner och system som bland annat syftar till att: Trygga sjukhusets tillgångar och förhindra förluster. Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Minimera risker, säkra system och rutiner. Säkra att resurser använd i enlighet med tagna beslut. Säkra en rättvisande redovisning. Öka förvaltningens effektivitet. Trygga sjukhusets personal och politiker från oberättigade misstankar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, budget och delegationsordning. Uppföljning För att den interna kontrollen ska fungera bra krävs en kontinuerlig uppföljning. Ett väl utvecklat uppföljnings- och utvärderingssystem ger styrelsen förutsättningar att löpande få information om aktuella förhållanden och hur verksamheten utvecklas, samt om målen för verksamheten uppfylls. Förvaltningschefen ansvarar för att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och anpassas efter strategin för intern kontroll. Förvaltningen upprättar varje år ett förslag till kontrollplan som fastställs av styrelsen. Tillämpningen av den interna kontrollplanen genomförs ute i verksamheten. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. Förvaltningschefen gör årligen en skriftlig rapportering till styrelsen.

6 I planen för internkontroll ska framgå: Vad som ska granskas under året Vilka reglementen, regler och policys som berörs Vilken tidsperiod granskningen avser Granskningsmetod Vem som är ansvarig för granskningen Vem man rapporterar till Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Ansvar/roller Internkontroll är en process som påverkas av organisation, styrelse, ledning och medarbetare. Den interna kontrollkedjan innebär att det finns ett rapporteringssystem med utbyte av ömsesidig information mellan olika nivåer från verksamhetsnivå till regionfullmäktige. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Regionstyrelsens ansvar Att regionövergripande reglementen, regler och policys upprättas Att se till att det finns en god intern kontroll hos nämnder och förvaltningar Att med nämndernas/sjukhusstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera regionens samlade system för intern kontroll och vid behov besluta om förändringar. Sjukhusstyrelsens ansvar Att svara för den interna kontrollen Att regionövergripande reglementen och policys följs inom styrelsens ansvarsområde Att årligen fastställa och följa upp kontrollplanen Att rapportera resultat av uppföljningen till regionstyrelse och regionrevision. Förvaltningschefens ansvar Att förvaltningsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas Att löpande rapportera till sjukhusstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhets- linjechefers ansvar Att se till att antagna reglementen, policys, föreskrifter, anvisningar och regler följs samt informera medarbetare Att verka för att arbetsmetoder används som bidrar till en god intern kontroll. Revisorernas ansvar Att pröva om den kontroll som görs inom nämnderna/sjukhusstyrelserna är tillräcklig Att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt Att pröva om räkenskaperna är rättvisande Att i samband med den årliga revisionsberättelsen lämna redovisning till regionfullmäktige om hur den interna kontrollen fungerar.

7 Plan för internkontroll 2010 Dnr ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Ekonomi Attestförteckning Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad Genomgång löpande Avtalsförteckning Ekonomichef Att aktuell förteckning över gällande hyres- och leasingavtal med Genomgång angivande av avtalstid finns upprättad löpande Inköp av varor och tjänster Ekonomichef Att gällande inköpspolicys följs och att upphandlade leverantörer väljs samt att LOU efterlevs Växelkassa Administrativ chef Att kassaansvarigs avstämning av kontanter och kvitton överensstämmer med gällande ansvarsförbindelse Genomgång löpande Revisioner vid månadsbokslut Ekonomichef Bokföring Ekonomichef Att gällande regler för bokföring, attest och utanordning efterlevs Löpande Sekretessfakturor Ekonomichef Att verifikat som innehåller känsliga uppgifter hanteras konfidentiellt Löpande Representation Ekonomichef Att gällande riktlinjer samt momsregler följs Löpande Momshantering Ekonomisekreterare Att gällande riktlinjer samt momsregler efterlevs Löpande Ekonomichef Periodisering Ekonomichef Att kostnader/ intäkter, fordringar/ skulder är bokförda på rätt period Investeringar Ekonomichef Att investeringsbeslut finns samt att investeringar redovisas rätt och att rätt avskrivningstider följs God ekonomisk hushållning Ekonomichef Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga I samband med boksluten Löpande Stickprov löpande Mutor Ekonomichef Att gällande lagar och regler efterlevs Stickprov löpande 1

8 Plan för internkontroll 2010 Dnr ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Kansli Delegation Chefssekreterare Att delegationsordningen följs Stickprov 2 gånger per år Dokumenthantering Chefssekreterare Att dokument diarieförs, förvaras och gallras i enlighet med gällande krav Stickprov 2 gånger per år Personal Arbetsmiljö Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas så att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Rapport till FSG Personalchef Legitimation för yrkesutövare Personalsekreterare Kontroll mot Socialstyrelsen att legitimation finns för den befattning som söks I samband med anställning Personalchef Anställning Personalchef Att lagar och avtal samt regionens övergripande policys efterlevs Löpande Kollektivavtal Personalchef Att kollektivavtal efterlevs Löpande Jämställdhet/mångfaldsplan Personalchef Att planen efterlevs I samband med boksluten Kompetensutvecklingsplaner Respektive chef Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan 1 gång per år Personalchef Belastningsregister Personalsekreterare Utdrag från belastningsregister skall begäras av den som skall anställas på ANS I samband med anställning Personalchef Bisyssla Respektive chef Kontroll av vilken anställd som innehar bisyssla samt att godkänd bisyssla inte strider mot gällande avtal Flexrättning Personalsekreterare Kontroll av att flexsaldo inte över-/understiger gällande regler i avtal 1 gång per år Personalchef 1 gång per år Personalchef 2

9 Plan för internkontroll 2010 Dnr ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Patientsäkerhet Patientsäkerhet Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas och att patientskador förebyggs så långt möjligt Lex Maria Chefläkare Att allvarliga händelser som berör patient rapporteras till Socialstyrelsen enligt gällande föreskrifter Avvikelserapporter, händelseanalyser Löpande Chefläkare Patientsekretess Verksamhetschef Alla anställda skall känna till vad sekretessen innebär Löpande Personalchef Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll så att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen Stickprov 2 gånger per år Chefläkare Oavslutade ärenden i MedControl Chefläkarsekreterare Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp I samband med boksluten Chefläkare Hygienrutiner Verksamhetschef Att följsamhet sker i enlighet med gällande regler Löpande Chefläkare Säkerhet Allmän säkerhet Verksamhetschef Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Informationssäkerhet IT-strateg Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller informationshantering och lagring samt att gällande lagstiftning följs Avvikelserapporter Säkerhetsansvarig 3

10 Ärende 9

11 Beslutsunderlag Ärende 9 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Sammanträdesdatum Driftbudget 2010 för Angereds Närsjukhus Driftbudget (periodiserad budget) 2010 för Angereds Närsjukhus är upprättad enligt bifogat underlag. Förslag till beslut Styrelsen beslutar - att godkänna driftbudget för Angereds Närsjukhus Marina Olsson sjukhusdirektör

12 Ackumulerade värden Periodiserad budget 2010 (tkr) Resultaträkning 2009 Jan feb Mar Apr Maj jun jul aug sep okt Nov dec Vårdintäkter VGR Patientavgifter Övriga intäkter Summa intäkter Personalkostnader Sociala avgifter Övriga personalkostn Summa personalkostn Material/tjänster, ext Material/tjänster, int Köpt vård, internt Hyror, externt Hyror, internt Övr lokalkostnader Avskrivningar Övriga kostnader Summa kostnader Finansnetto Resultat