Kallelse till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus

Transkript

1 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Kallelse till styrelsemöte för Angereds Närsjukhus PLATS Konferensrum, Marstrands Havshotell, Varvskajen 2, Marstrand DATUM OCH TID Tisdag 8 mars, kl , (kaffe serveras från kl 9). Dagen avslutas med gemensam middag kl Onsdag 9 mars, kl styrelsens ordinarie sammanträde, se separat dagordning, avslutas med gemensam lunch kl KALLADE Beslutande Helena Holmberg, (L), ordförande Abbas Zarrinpour, (S), vice ordförande Vakant, (S) Malin Tisell, (M) Mohamud Dayib, (MP) Ersättare Carlos Rebelo Da Silva, (S) Paul Flisak, (M) Mats Brännström, (C) Arbetstagarorganisationernas representanter Maria Koczkas, TCO Ljiljana Vucevic Ström, SACO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet Övriga Hans Svensson, sjukhusdirektör ANS Cecilia Pihlblad, chefläkare ANS Stabschefer och verksamhetschefer ANS Inger Milsta Olsson, sekreterare Meddela så snart som möjligt om du inte kan komma till sammanträdet via mobil till Inger Milsta Olsson, styrelsens sekreterare. Samåk eller åk kollektivt om det är möjligt! Varmt välkommen! Helena Holmberg ordförande

2 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Program för styrelsens och ledningsgruppens dagar 8-9 mars mars kl , gemensam middag kl Kaffe och fralla serveras från kl Välkommen, inledning Helena Holmberg Hans Svensson 9.35 Angereds Närsjukhus: organisation, målbeskrivning, projekt, samverkan Åsa Lindell Kaffe Forts. ANS: organisation, målbeskriving, projekt, samverkan Åsa Lindell Lunch Samverkande sjukvård, mobilt team Fyrbodal Maria Johansson Maria Klingberg Helene Larsson Kaffe Hjällbosamverkan Rapport från opererande specialiteter Gudrun Nygren Cornelia Bergdahl Avslutning Gemensam middag 9 mars kl 8-13, avslutas med lunch Styrelsens ordinarie sammanträde (bilaga dagordning) Kaffe Forts. styrelsens sammanträde Lunch Avslutning

3 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Sammanträdesdatum Dagordning ANS styrelsemöte 9 mars Mötet öppnas 2. Val av justerare Beslut 3. Genomgång av dagordning Beslut 4. Föregående mötes protokoll (bilaga) Beslut 5. Reflektioner över grupparbete förmiddagen 8 mars Dialog 6. Internkontroll, plan för 2016 (bilaga) Beslut 7. Patientsäkerhetsarbetet Information 8. Beslut om ersättning vid deltagande på seminarier Beslut 9. Sjukhusdirektörens rapport Information 10. Ordförande informerar Information 11. Anmälan inkommande/utgående handlingar till Beslut styrelsen (bilaga) 12. Övrigt 13. Sammanträdet avslutas

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 1 (2) Ärende 6 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Bo Andersson Telefon: E-post: bo.a.andersson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Plan för internkontroll 2016 för Angereds Närsjukhus Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar följande: 1. Plan för internkontroll 2016 för Angereds Närsjukhus godkänns. Sammanfattning av ärendet Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Med intern kontroll menas sjukhusets organisation, rutiner och system. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, budget och delegationsordning. Avvikelser ska rapporteras kontinuerligt till styrelsen under året och uppföljning sker i samband med årsredovisningen. Förvaltningschefen ansvarar för att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och anpassas efter strategin för intern kontroll. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. Beredning Ekonomichefen har sammanställt plan för internkontroll 2016 på Angereds Närsjukhus. Riskanalys har utförts av ekonomichefen utifrån 2016 års vårdöverenskommelse och arbetats in i sjukhusets verksamhetsplan och detaljbudget Särskilt viktigt är att lyfta fram risken kring förväntade intäkter inom röntgenverksamheten, som är nämnd i budgeten. Utöver detta är det ständigt ökande inflödet av remisser till sjukhusets vårdverksamheter som utgör såväl möjligheter som risker. Dialog förs löpande med Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd kring efterfrågan och utbud av vård. Bedömningen i dagsläget är att vårdgarantin kommer att klaras även under innevarande år. En ytterligare viktig framgångsfaktor för att kunna starta upp operationsverksamheten enligt plan är rekrytering. Med undantag av verksamheten Öron-Näsa-Hals (ÖNH) kommer de opererande verksamheterna att i stort sett vara fullbemannade senast 1 maj Efter dialog med Göteborgs hälso-och sjukvårdsnämnd har sjukhuset fått tillåtelse Postadress: Angereds Närsjukhus Box Angered Besöksadress: Halmtorget 1 Angered Telefon: Webbplats:

17 Plan för internkontroll 2016 Dnr: ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Ekonomi Attestförteckning Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad Genomgång löpande Avtalsförteckning Ekonomichef Att aktuell förteckning över gällande hyres- och leasingavtal med angivande av Genomgång avtalstid finns upprättad löpande Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör Inköp av varor och tjänster Ekonomichef Att gällande inköpspolicys följs och att upphandlade leverantörer väljs samt att LOU efterlevs Genomgång löpande Sjukhusdirektör Bokföring Ekonomichef Att gällande regler för bokföring, attest och utanordning efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Sekretessfakturor Ekonomichef Att verifikat som innehåller känsliga uppgifter hanteras konfidentiellt Löpande Sjukhusdirektör Representation Ekonomichef Att gällande riktlinjer samt momsregler följs Löpande Sjukhusdirektör Momshantering Ekonomichef Att gällande riktlinjer samt momsregler efterlevs Löpande Ekonomichef Periodisering Ekonomichef Att kostnader/ intäkter, fordringar/ skulder är bokförda på rätt period I samband med boksluten Investeringar Ekonomichef Att investeringsbeslut finns samt att investeringar redovisas rätt och att rätt Löpande avskrivningstider följs Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör God ekonomisk Ekonomichef Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt och att kostnaderna är ändamålsenliga Stickprov löpande Sjukhusdirektör hushållning Mutor Ekonomichef Att gällande lagar och regler efterlevs Stickprov löpande Sjukhusdirektör Kansli Delegation Ekonomichef Att delegationsordningen följs Stickprov 2 gånger per år Dokumenthantering Administrativ chef Att dokument diarieförs, förvaras och gallras i enlighet med gällande krav Stickprov 2 gånger per år Sjukhusdirektör Sjukhusdirektör 1

18 Plan för internkontroll 2016 Dnr: ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Personal Arbetsmiljö Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas så att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Rapport till FSG HR-Chef Legitimation för yrkes- HR-specialist Kontroll mot Socialstyrelsen att legitimation finns för den befattning som söks I samband med HR-Chef utövare anställning Anställning HR-Chef Att lagar och avtal samt regionens övergripande policys efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Kollektivavtal HR-Chef Att kollektivavtal efterlevs Löpande Sjukhusdirektör Jämställdhet/ mångfaldsplan HR-Chef Att planen efterlevs I samband med boksluten Sjukhusdirektör Kompetensutvecklingsplan Respektive chef Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan 1 gång per år HR-Chef Belastningsregister HR-specialist Utdrag från belastningsregister ska begäras av den som anställs på ANS I samband med HR-Chef anställning Bisyssla Respektive chef Kontroll av vilken anställd som innehar bisyssla samt att godkänd bisyssla inte strider mot gällande avtal 1 gång per år HR-Chef Flexrättning HR-specialist Kontroll av att flexsaldo inte över-/understiger gällande regler i avtal 1 gång per år HR-Chef Kvalitet Riskanalyser Utvecklingschef Kontroll av att riskanalyser görs löpande och att åtgärder vidtas Löpande Sjukhusdirektör Väsentlighetsanalyser Utvecklingschef Kontroll av organisationens väsentliga nyckeltal med tillhörande riskanalys, på kort och lång sikt och granskning av hur uppföljning görs. Här ingår granskning av hur efterlevnad av handlingsplaner görs. I samband med budgetarbetet Sjukhusdirektör Kvalitetsregister Verksamhetschef Kontroll av antal kvalitetsregister och hur informationen används och att PUOansökan finns 1 gång per år Utvecklingschef 2

19 Plan för internkontroll 2016 Dnr: ANS Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Rapporteras till Patientsäkerhet Patientsäkerhet Verksamhetschef Att identifierade risker åtgärdas och att patientskador förebyggs så långt möjligt Avvikelserapporter händelseanalyser Lex Maria Chefläkare Att allvarliga händelser som berör patient rapporteras till Socialstyrelsen enligt Löpande gällande föreskrifter Chefläkare Sjukhusdirektör Patientsekretess Verksamhetschef Alla anställda skall känna till vad sekretessen innebär Löpande Sjukhusdirektör Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll så att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen Stickprov 2 gånger per år Oavslutade ärenden i Avvikelsehanteringsansvarig Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp I samband med MedControl på ANS boksluten Hygienrutiner Verksamhetschef Att följsamhet sker i enlighet med gällande regler I samband med boksluten Säkerhet Chefläkare Chefläkare Chefläkare Allmän säkerhet Verksamhetschef Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Avvikelserapporter Sjukhusdirektör Informationssäkerhet Verksamhetschef Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller informationshantering och lagring samt att gällande lagstiftning följs Avvikelserapporter Sjukhusdirektör 3

20 Datum Diarienummer ANS 2 (2) att istället utöka inom annan av sjukhusets opererande specialiteter tills dess att läkare inom ÖNH rekryterats. Dessa tre fokusområden kompletterat med sjukhusets traditionella kontrollparametrar, som finns med som bilaga, är viktiga att följa kontinuerligt under året så att eventuella verksamhetsmässiga och/eller finansiella risker kan minimeras. Planen för internkontroll 2016 ska processas i förvaltningsgemensam samverkansgrupp före styrelsens möte 9 mars. Angereds Närsjukhus Hans Svensson Förvaltningschef Bo Andersson Ekonomichef Bilagor Plan för internkontroll 2016 på Angereds Närsjukhus Bilaga till plan för internkontroll 2016 Beslutet skickas till ANS diarium

21 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Bilaga till plan för internkontroll 2016 Internkontroll på Angereds Närsjukhus 2016 Bakgrund Den interna kontrollen syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av gällande lagar och förordningar. Internkontroll är inte en isolerad process utan ska vara en del av alla styrsystem. Det är ett medel för att uppnå mål, inte ett mål i sig. Regionstyrelsen ska förvissa sig om att den interna kontrollen fungerar, samt leda och samordna regionens arbete för att säkerställa att målen nås medan nämnder och styrelser har det primära ansvaret för den interna kontrollen. I kommunallagen (KL) 6 kap 7 anges att Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Till grund för årlig upprättad internkontrollplan ligger riskbedömning som förvaltningsledningen gör kontinuerligt för att säkerställa att gällande rutiner är tillräckliga. Berörda områden är bland annat informationssäkerhet, patientsäkerhet, krishantering, säkerhet för demokratin, arbetsmiljöarbete, ekonomisk säkerhet och arbete mot ekonomisk brottslighet och otillåten påverkan. Om en avvikelse upptäcks ska beredskap finnas för att hantera situationen. Arbetet med avvikelser ska tas tillvara som ett lärande i organisationen. Syfte och definitioner Med intern kontroll menas sjukhusets organisation, rutiner och system som bland annat syftar till att: Trygga sjukhusets tillgångar och förhindra förluster. Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Minimera risker, säkra system och rutiner. Säkra att resurser använd i enlighet med tagna beslut. Säkra en rättvisande redovisning. Öka förvaltningens effektivitet. Trygga sjukhusets personal och politiker från oberättigade misstankar. I intern kontroll ingår också att bevaka att fastställda styrdokument följs. Exempel på styrdokument är måldokument, budget och delegationsordning. Uppföljning För att den interna kontrollen ska fungera bra krävs en kontinuerlig uppföljning i samband med årsredovisningen. Ett väl utvecklat uppföljnings- och utvärderingssystem ger styrelsen förutsättningar att löpande få information om aktuella förhållanden och hur verksamheten utvecklas, samt om målen för verksamheten uppfylls. Förvaltningschefen ansvarar för att uppföljningen av den interna kontrollen utvecklas och anpassas efter strategin för intern kontroll. Förvaltningen upprättar ett förslag till kontrollplan som fastställs av styrelsen varje 1

22 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Bilaga till plan för internkontroll 2016 år. Tillämpningen av den interna kontrollplanen genomförs ute i verksamheten. Rapporteringen ska vara kort, enkel och ändamålsenlig. Avvikelser i förvaltningen ska fortlöpande återrapporteras till styrelsen under året. I planen för internkontroll ska framgå: Vad som ska granskas under perioden Vilken tidsperiod granskningen avser Granskningsmetod Vem som är ansvarig för granskningen Vem man rapporterar till Ansvar/roller Internkontroll är en process som påverkas av organisation, styrelse, ledning och medarbetare. Den interna kontrollkedjan innebär att det finns ett rapporteringssystem med utbyte av ömsesidig information mellan olika nivåer från verksamhetsnivå till regionfullmäktige. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmast överordnad, som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Regionstyrelsens ansvar Att regionövergripande reglementen, regler och policys upprättas Att se till att det finns en god intern kontroll hos nämnder och förvaltningar Att med nämndernas/sjukhusstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera regionens samlade system för intern kontroll och vid behov besluta om förändringar. Sjukhusstyrelsens ansvar Att svara för den interna kontrollen Att regionövergripande reglementen och policys följs inom styrelsens ansvarsområde Att fastställa och följa upp internkontrollplanen varje år Att rapportera resultat av uppföljningen till regionstyrelse och regionrevision. Förvaltningschefens ansvar Att förvaltningsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas Att löpande rapportera till sjukhusstyrelsen hur den interna kontrollen fungerar. Verksamhets-/ linjechefers ansvar Att se till att antagna reglementen, policys, föreskrifter, anvisningar och regler följs samt informera medarbetare Att verka för att arbetsmetoder och resurser används som bidrar till en god intern kontroll. Att uppkomna avvikelser hanteras som en möjlighet till förbättring och återkopplas till medarbetarna för ett lärande. 2

23 Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Bilaga till plan för internkontroll 2016 Revisorernas ansvar Att pröva om den kontroll som görs inom nämnderna/sjukhusstyrelserna är tillräcklig Att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt Att pröva om räkenskaperna är rättvisande Att i samband med den årliga revisionsberättelsen lämna redovisning till regionfullmäktige om hur den interna kontrollen fungerar. Beslut om Internkontrollplan Ekonomichefen har upprättat förslag till internkontrollplan 2016 för ANS, som ett underlag till sjukhusets styrelse. Styrelsen fattar sitt beslut utifrån redovisning av genomförd riskanalys och bedömning om att de områden som ingår i planen ska omfattas av internkontrollplanen. 3

24 Ärende 11 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Inger Milsta Olsson Telefon: E-post: inger.milsta.olsson@vgregion.se Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Lista inkommande/utgående handlingar ANS styrelse Avser perioden Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar följande: 1. Sammanställd lista över styrelsens inkomna/utgående handlingar tas emot och noteras till protokollet. Inkommande handlingar till ANS styrelse Inkom datum Avsändare och handling Regionfullmäktige Protokollsutdrag, 204, dnr RS Beslut om reglementen för styrelser och nämnder, gäller från 1 januari 2016, samt reglemente för styrelsen för Angereds Närsjukhus. Protokollsutdrag, 5, dnr RS Beslut om komplettering av budget 2016 och flerårsplan för 2017 och Protokollsutdrag, 6, dnr RS Beslut om detaljbudget 2016 medgivande av överskridande av budget. Protokollsutdrag, 10, dnr RS Beslut om kompletterande område till regional utvecklingsplan för psykiatrin. Regionstyrelsen Protokollsutdrag, 316, dnr RS Beslut om åtgärder utifrån bifallen motion om läkemedelshantering inom barnsjukvården, samt riskanalys Säker läkemedelsprocess avseende barn Protokollsutdrag 317, dnr RS Beslut om åtgärder i hälso- och sjukvården med anledning av de ökande flyktingströmmarna. Postadress: Box Angered Besöksadress: Halmtorget 1 Angered Telefon: Webbplats:

25 Datum Diarienummer ANS (3) Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Protokollsutdrag, 196, dnr HS , Beslut om patientsäkerhetsplan för 2016, samt patientsäkerhetsplan Protokollsutdrag, 203, dnr HS Beslut om fördelninga av medel avsatta för 2016 för förstärkning av psykiatrin Protokollsutdrag, 204, dnr HS Beslut om förstärkt ätstörningsvård i Västra Götalandsregionen Protokollsutdrag, 12, dnr HS Beslut om införande av och basutbud i 1177 Vårdguidens e-tjänster. Arkivnämnden Protokollsutdrag, 103, dnr AN 394/ Beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndigheter inom Västra Götalandsregionen Protokollsutdrag, 105, dnr AN 393/ Beslut om gallring av pappershandlingar efter skanning för myndigheter inom Västra Götalandsregionen. Regionarkivet Uppmaning från regionarkivet till myndigheter inom Västra Götalandsregionen att skicka in sina beslutade arkivorganisationer om det inte redan är gjort. (Beslutad arkivorganisation är inskickad från ANS före utsatt tid 2013). Hälso- och sjukvårdsavdelningen Dnr HS och dnr HSD-A Beslut om tillsättning av Läkemedelskommittén Västra Götalandsregionen Förordnandet avser 1 januari 2016 till och med 31 december Dnr HS , Beslut HSD-A Uppdragshandling utvecklingsråd. Koncernkontoret Tjänsteutlåtande dnr RS Översyn av styrande dokument som regionfullmäktige antagit Dnr RS Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda, fastställd av regiondiirektören Dnr RS Rutin för representation, fastställd av regiondirektören.

26 Datum Diarienummer ANS (3) Handlingarna i listan är utskickade till ordförande och vice ordförande, samt förvaltningschef och ekonomichef senast tre dagar efter att handlingen inkommit till ANS. Beroende på handlingens innehåll kan andra befattningshavare på ANS fått handlingen. Beslutet skickas till: ANS diarium