Kallelse och dagordning för styrelsen för Angereds Närsjukhus

Transkript

1 KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Kallelse och dagordning för styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum: Onsdagen den 23 november 2016 Tid: Klockan Plats: Konferensrum Stora Skillnaden, Angereds Närsjukhus Kallade Beslutande: Helena Holmberg, (L), ordförande Abbas Zarrinpour, (S), vice ordförande Katarina Zupancic, (S) Malin Tisell, (M) Mohamud Dayib, (MP) Ersättare: Carlos Rebelo Da Silva, (S) Paul Flisak, (M) Mats Brännström, (C) Anna Eriksson, nämndsekreterare Adjungerade Hans Svensson, sjukhusdirektör, under hela mötet Ulf Lindberg, ekonomichef, under hela mötet Cornelia Bergdahl, chefsläkare, under hela mötet Jörgen Andréasson, utvecklingschef punkt 7, kl Håkan Strömberg, tf verksamhetschef punkt 8, kl Björn Skog, kommunikationschef punkt 9, kl Arbetstagarorganisationernas representanter Maria Koczkas, TCO Pia Rönnesjö, Svenska kommunalarbetarförbundet Niklas Stenersen, SACO Dagordning Se nästa sida. Om du är förhindrad att delta i mötet meddelar du det snarast till nämndsekreterare Anna Eriksson. Meddelas via mail anna.eriksson@vgregion.se eller mobil Samåk eller åk kollektivt om det är möjligt! Varmt välkommen! Helena Holmberg ordförande

2 KALLELSE och DAGORDNING Styrelsen för Angereds Närsjukhus Datum Dagordning: Notering Typ av punkt Föredragande 1. Mötet öppnas 2. Upprop 3. Val av justerare Beslut 4. Dagordningens fastställande Beslut 5. Föregående mötesprotokoll, 26/10 och 7/11 Bilagor Beslut 6. Styrelsens möte den 2 februari 2017 Notering *) 7. Röntgen Lägesrapport J Andréasson 8. Utvecklingen vid operationsenheten Lägesrapport H Strömberg 9. Invånardialog Dialog B Skog 10. Internkontroll 2017 Bilaga Beslut 11. Detaljbudget 2017 Bilaga skickas separat Beslut 12. Chefsläkaren informerar Information 13. Sjukhusdirektörens rapport Information 14. Ordförande informerar Information 15. Anmälan om inkommande/utgående handlingar till styrelsen 16. Övrigt 17. Sammanträdet avslutas Bilaga Beslut *) Presidiets förslag om att förlänga styrelsens möte den 2 februari 2017 till ett heldagsmöte (kl 9-16)

3 Bilagor punkt 5

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48 Bilaga punkt 10

49 Datum Diarienummer ANS (8) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Ulf Lindberg Telefon: E-post: ulf.lindberg@vgregion.se Till Styrelsen för Angereds Närsjukhus Plan för intern styrning och kontroll 2017 Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus föreslås besluta att: - fastställa plan för intern kontroll sjukhusdirektör ska rapportera plan för intern styrning och kontroll 2017 i april 2017, oktober 2017 och januari Sammanfattning av ärendet Angereds Närsjukhus (ANS) har tagit fram en plan för intern kontroll 2017 i enlighet med regional riktlinje dnr RS Plan för intern styrning och kontroll är ett resultat av både politisk beredning i ANS styrelse samt beredning av tjänstemän på ANS. Plan för intern kontroll omfattar flera verksamhetsområden såsom ekonomi, säkerhet, patientsäkerhet, HR. informationssäkerhet, kansli samt även vissa verksamhetsspecifika delar utifrån genomförd riskanalys. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Enligt kommunallagens sjätte kapitel 7 skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande. Regionstyrelsen har i riktlinjen och rutinen definierat intern kontroll som en naturlig del i arbetet med styrning och ledning av verksamheten och att det handlar om att inom rimliga gränser säkerställa att: - målen med verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt - regler och riktlinjer följs - rapportering och information i och om organisationen är tillförlitlig - risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förebyggs.

50 Datum Diarienummer ANS (8) Metod Arbetet med att ta fram plan för intern styrning och kontroll har skett genom två parallella processer. Styrelsen för ANS har genom en workshop gjort en riskanalys med utgångspunkt i fullmäktiges prioriterade mål och fokusområden samt vad styrelsen i övrigt ansåg utgöra hot och hinder relaterat till möjligheten att uppnå förvaltningens uppdrag och mål. Därutöver har tjänstemän från ANS gjort en liknande beredning, men utifrån perspektiven: ekonomi, HR, patientsäkerhet, allmän säkerhet, katastrofsäkerhet, kommunikationssäkerhet, IT. Resultatet av dessa har därefter sammanfogats och utgör grunden för plan för intern styrning och kontroll Kontrollmiljö ANS som förvaltning har ett flertal lagar och förordningar att förhålla sig till; Hälso- och sjukvårdslag, patientlag, offentlighets- och sekretesslag, förvaltningslag, kommunallag m fl. Förutom lagar är regionala riktlinjer, anvisningar och styrdokument väsentliga att förhålla sig till, där detaljbudgeten är det överordnande styrdokumentet. Detaljbudgeten ska innehålla en plan för verksamheten. Ett annat relevant styrdokument är vårdöverenskommelsen som reglerar sjukhusets uppdrag, inriktning, volymer och ersättning. Riskanalys Styrelsen har genomfört en riskanalys med utgångspunkt i fullmäktiges mål och fokusområden samt vad de i övrigt har bedömt som riskområden. Respektive perspektiv har inventerat risker inom sina respektive områden. Riskvärderingen i båda fallen har skett i enlighet med regional modell utifrån sannolikhet och konsekvens. Detta innebär att varje identifierat riskområde har försetts med ett riskvärde. Utifrån detta har ett antal risker nominerats till fördjupade granskning och rapportering till ANS styrelse, se bilaga. I nedanstående tabell redovisas aktuella kontrollområden, kontrollmoment, en beskrivning hur och när kontrollerna ska utföras och till vem som kontrollen ska rapporteras till.

51 Datum Diarienummer ANS (8) Plan för intern styrning och kontroll för Angereds Närsjukhus 2017 Kontrollområde Verksamhet Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? Tid för kontroll Chef/- ansvarig - mottagare av resultat Samarbete med andra förvaltningar Säkerställa att ANS har ett fungerande samarbete med relevanta förvaltningar för att genomföra ANS samlade uppdrag Beskriv samarbetspartners och i förekommande fall vad som inte fungerar samt åtgärder för ett förbättrat samarbete 31 mars, 31 aug, 31 dec Utvecklingschef Sjukhusdirektör Tillgänglighet och omhändertagande av patienter med psykisk sjukdom och psykisk ohälsa Säkerställa att ANS ökar och förbättrar tillgängligheten för patienter med psykisk sjukdom och psykisk ohälsa VC SCB/SCV Ta fram en rapport som beskriver vad som planerats och genomförts för att uppnå en förbättrad tillgänglighet och ökad produktionen, vilket också innefattar redovisning av ökad produktion 31 mars, 31 aug, 31 dec Sjukhusdirektör Patientsäkerhet Integritet Säkerställa att integritetsskyddet inte hotas Chefläkare IT IT-stöd IT-stöd Säkerställa att det finns reservrutiner i samband med IT-avbrott av MT-utrustning Säkerställa att det finns reservrutiner i samband med IT-avbrott av vårdadministrativa system Säkerställa fungerande system för operationsplanering SIS SIS VC op spec Kontroll av att anvisningar, rutiner och riktlinjer finns och är kommunicerade Kontroll av att reservrutiner är upprättade och kommunicerade Kontroll av att reservrutiner är upprättade och kommunicerade Kontroll av att system är infört 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec Sjukhusdirektör Chefläkare Chefläkare Chefläkare

52 Datum Diarienummer ANS (8) Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? Tid för kontroll Chef/- ansvarig - mottagare av resultat Ledtider Säkerställa rutiner för att ledtider mellan nyoch återbesök och/eller mellan provsvar och lab-svar inte är för långa, vilket kräver definition av accepterad ledtid Chefläkare Kontroll av att rutiner och riktlinjer är uppdaterade och kommunicerade 31 mars, 31 aug, 31 dec Sjukhusdirektör Reservnummerhantering Medverka till att regional reservnummerhantering tas fram Chefläkare Ta fram en rapport som beskriver det regionala arbetet i frågan 31 mars, 31 aug, 31 dec Sjukhusdirektör Säkerhet Säkerhet Säkerställa en god säkerhetskultur Kontroll av genomförda utbildningar för samtliga medarbetare inom området Säkerhet: - Brand - Personsäkerhet - Patientsäkerhet - Fastighet - Informationssäkerhet - Kris- och beredskap 31 mars, 31 aug, 31 dec Säkerhetssamordnare Utvecklingschef Säkerhet Säkerställa att kris- och beredskapsplan är uppdaterad och kommunicerad för att undvika undvikbar skada vid katastrof Kontroll av att kris- och beredskapsplan finns, är uppdaterad och kommunicerad 31 mars, 31 aug, 31 dec Säkerhetssamordnare Utvecklingschef Säkerhet Säkerställa att parkeringshuset ej blir tillgängligt för allmänheten Beskriva aktuell situation avseende parkeringshuset 31 mars, 31 aug, 31 dec Säkerhetssamordnare Utvecklingschef

53 Datum Diarienummer ANS (8) Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? Tid för kontroll Chef/- ansvarig - mottagare av resultat Kansli Delegationsordning Säkerställa att delegationsordning är beslutad och kommunicerad Kontroll av att uppdaterad, beslutad och kommunicerad delegationsordning finns 31 mars Chefssekreterare Sjukhusdirektör Allmän handling och offentlighetsrättsliga principer Säkerställa att planering och genomförande av utbildning sker av ANS chefer Kontroll av att utbildning är planerad och genomförd för ANS chefer 31 mars, 31 aug, 31 dec Chefssekreterare Sjukhusdirektör IT Informationssäkerhet Säkerställa att alla anställda genomgår utbildning i informationssäkerhet SIS Kontroll av att samtliga anställda genomgått utbildning 31 mars, 31 aug, 31 dec Utvecklingschef Kommunikation Information Information Säkerställa att patienter förstår information i kallelse och hemsida Säkerställa att invånardialoger ger önskvärt resultat Kontroll att regelbundna avstämningar och dialoger med ANS verksamheter sker Kontroll att kontinuerliga utvärderingar av genomförda dialoger sker och att resultatet påverkar planeringen av nästkommande dialog 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec Kommunikationsstab Kommunikationschef Kommunikationsstab Kommunikationschef Information Säkerställa att verksamheterna får optimalt stöd genom hemsida Kontroll att klarspråkssäkring av allt innehåll sker och att vi använder en optimal teknisk plattform 31 mars, 31 aug, 31 dec Kommunikationsstab Kommunikationschef Information Säkerställa enkel och lättfattlig information om hur patienter kan nå ANS Kontroll att regelbundna avstämningar och dialoger med ANS verksamheter ske 31 mars, 31 aug, 31 dec Kommunikationsstab Kommunikationschef

54 Datum Diarienummer ANS (8) HR Kontrollområde Kompetensförsörjning och rekrytering av personal Kompetensförsörjning och rekrytering av personal Ekonomi Aktiviteter uppnår förväntat resultat Aktiviteter uppnår förväntat resultat Aktiviteter uppnår förväntat resultat Kostnadsmedvetenhet Ofinansierad verksamhet Ekonomikunskap hos chefer Kontrollmoment Kompetensförsörjning och rekrytering av personal Kompetensförsörjning och rekrytering av personal Kontroll av att varje beskriven aktivitet i detaljbudgeten omfattas av en handlingsplan Kontroll av att varje beskriven aktivitet i detaljbudgeten följs upp Kontroll att korrigerande åtgärder tas fram om målen inte uppnås Kontroll av avtalstrohet till upphandlade leverantörer Kontroll av att alla beslut om utökningar och nya uppdrag har en tydlig anvisning om finansiering Kontroll av att samtliga chefer genomgår obligatorisk utbildning i ekonomi Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen HR-stab HR-stab Hur gör vi? Kontroll av att kompetensförsörjningsplan finns upprättad och att rutiner finns för fortlöpande uppdatering Beskriva aktuell situation avseende bemanning, rekryteringsbehov och eventuella problem med tillhörande åtgärder relaterat till kompetensförsörjning Tid för kontroll 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec Chef/- ansvarig - mottagare av resultat HR-chef HR-chef Ekonomistab Kontroll av att handlingsplaner är upprättade 31 mars Ekonomichef Ekonomistab Ekonomistab Ekonomistab Kontroll av att uppföljningsplaner är upprättade och används Kontroll av att korrigerande aktiviteter planeras Kontroll av omfattningen av inköp i enlighet med upphandlade leverantörer Ekonomistab Kontroll av att anvisning om finansiering finns Ekonomistab Kontroll av antal chefer som genomgått utbildning 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec 31 mars, 31 aug, 31 dec Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef

55 Datum Diarienummer ANS (8) Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att utföra kontrollen Hur gör vi? Tid för kontroll Chef/- ansvarig - mottagare av resultat Registreringskvalitet prestationer Kontroll mot gällande regelverk Systemförvaltning Elvis Kontroll av dubbelregistrering, besök som saknar åtgärdskodning och DRG-kodning Löpande Verksamhetschefer

56 Datum Diarienummer ANS (8) Angereds Närsjukhus Hans Svensson Sjukhusdirektör Ulf Lindberg Ekonomichef Beslutet skickas till ANS diarium

57 Bilaga punkt 15

58 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer ANS Västra Götalandsregionen Angereds Närsjukhus Handläggare: Anna Eriksson Telefon: E-post: Till styrelsen för Angereds Närsjukhus Lista inkommande/utgående handlingar ANS styrelse Avser perioden Förslag till beslut Styrelsen för Angereds Närsjukhus beslutar att: Sammanställd lista över styrelsens inkomna/utgående handlingar tas emot och noteras till protokollet. Inkomna handlingar till ANS styrelse Inkom Avsändare och handling Regionfullmäktige Protokollsutdrag, 168/2016, dnr RS Nya ägardirektiv för regionens hel- och majoritetsägda aktiebolag. (Film i Väst AB, Göteborgs Symfoniker AB, Regionteater Väst AB, SIC AB, Turistrådet Västsverige AB och Västtrafik AB) Protokollsutdrag, 171/2016, dnr RS Policy för inköp Protokollsutdrag, 172/2016, dnr RS Miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter Protokollsutdrag, 174/2016, dnr RS Kostnadsuppräkning av taxor för intygsskrivning. Postadress: Box Angered Besöksadress: Halmtorget 1 Angered Telefon: Webbplats:

59 Datum Diarienummer ANS (2) Regionstyrelsen Protokollsutdrag, 271/2016, dnr RS Återrapportering av uppdrag om ersättningsmodell 2017 som stimulerar till ökad produktion och produktivitet genom s.k. brutna tak Protokollsutdrag, 289/2016, dnr RS Övergripande principer för parkeringsverksamheten Protokollsutdrag, 268/2016, dnr RS Svar på granskningsrapporten Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till regionstyrelsen/regionfullmäktige. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Protokollsutdrag, 151/2016, dnr HS Förslag till ersättningsmodell 2017 som stimulerar till ökad produktion och produktivitet genom så kallade brutna tak Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd Protokollsutdrag, 239/2016, dnr HSNG Vårdöverenskommelse 2017 mellan Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd och styrelsen för Angereds Närsjukhus. Angereds Närsjukhus Hans Svensson Sjukhusdirektör Beslutet skickas till: ANS diarium