P l a n för i n te r n styr n i n g och k on tr ol l B ota n i sk a

Transkript

1 Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård Beslutad: Diarienummer: GBT Datum : P l a n för i n te r n styr n i n g och k on tr ol l B ota n i sk a Innehållsansvar: Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård E - post: Handläggare: Göran Jungersten

2 2 Innehåll 1. Sammanfattning Arbetsprocess Styrelsens kontrollmiljö... 3 Omfattning... 3 Reglemente... 4 Lagar och författningar som styr... 4 Överenskommelser... 4 Verksamhet, mål och inriktning Uppföljning Riskanalys Plan för intern styrning och kontroll... 7

3 3 1. Sammanfattning Styrelser och nämnder har ett ansvar för att verksamheten bedrivs med en tillräckligt god intern kontroll. Detta regleras i kommunallagen 6 kap som beskriver nämndernas ansvar för verksamheten. Ytterst handlar det om att säkerställa att verksamhetenår uppsatta mål och uppfyller de krav som ställs. Lagstiftningen ger dock ingen ytterligare vägledning om hur arbetet ska utformas. Regionstyrelsen fastställde i mars 2014 riktlinjer för intern kontroll (RS ) och enligt dessa ska samtliga nämnder och styrelser i samband med fastställande av detaljbudget fatta beslut om en plan för intern styrning och kontroll. Planen ska skickas till regionstyrelsen som har ett upps iktsansvar i förhållande till nämnder och styrelser. 2. Arbetsprocess I arbetet med riskanalysen har tjänstemän i samråd med styrelsen identifierat den miljö som styrelsen verkar i och har utgått från bland annat reglementet, budget en och den långsiktiga inriktningen för Botaniska (RS ). Från riskanalysen har styrelsen valt att fokusera på de risker som har värderats högst och dessa risker har omhändertagits ant ingen genom en planerad åtgärd (åtgärdsplan) eller ett kontrollmoment i plan för intern kontroll. Identifiering av kontrollmiljö Riskanalys Fokus på dem med högst risk Risker som omhändertas med åtgärd Risker som omhändertas med utökad kontroll Åtgärdsplan för egenkontroll Plan för intern k o ntroll 3. Styrelsens kontrollmiljö I kontrollmiljön preciseras kraven och förutsättningarna för verksamheten och den miljö som styrelsen verkar i beskrivs. Omfatt ning Göteborgs botaniska trädgård leds av en styrelse som är en utförarstyrelse. Uppdragen/beställningen kommer från Västra Götalandsregionens miljönämnd genom uppdragsbaserat verksamhetsstöd till Botaniska som gäller för tre år. Omsättning: 58 Mkr An ställda: 45 helårsanställda

4 4 Nämnd: Nämnden har sju ledamöter och fem ersättare. Lokalisering: Styrelsen för Göteborgs botaniska trädgård har sina sammanträden och presidiemöten i Trädgårdskontoret, Carl Skottsbergs g 22A i Göteborg. Utöver detta har presidiet ofta dialogmöten med andra nämnder på andra orter i Västra Götalandsregionen. Reglemente Av reglementet (RS ) kan följande uppdrag/ansvar för nämnden lyftas fram: Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde bedriva verksamheten effektivt och ändamålsenligt och följa upp verksamheten i enlighet med regionfullmäktiges beslut samråda med miljönämnden om investeringar som påverkar verksamhetens inriktning och omfattning samt om finansiering av de ökade driftkostnaderna till följd av investeringarna övervaka att forskning och vetenskaplig verksamhet som behövs för att bibehålla och utveckla institutionen som botanisk trädgård bedrivs göra verksamheten tillgänglig för allmänheten. I detta ingår att besluta om inträdesavgifter samverka med Göteborgs Universitet i enlighet med samverkansavtal vara anställningsmyndighet för personal vd sin förvaltning med undantag av förvaltningschef Lagar och författningar som styr Här redovisas ett urval av de lagar och författningar som påverkar nämndens ansvar. Kommunallagen Förvaltningslagen Offentlighets- och sekretesslagen Arkivlagen Personuppgiftslagen Lagen om offentlig upphandling Konventionen om biologisk mångfald Miljöbalken Miljöbalkens lagstiftning gällande Nagoyaprotokollets tillämpning i Europa Barnkonventionen Patientdatalagen Läroplaner (Lpfö98, lgr11, lpfö98, lsär11, gymnasieskola 2011, gymnasiesärskola 2011, Läroplan för vuxenutbildningen och kursplan för svenska för invandrare) Överenskommelser Best practise

5 5 Sekretessavtal för biolog och trädgårdsmästare på Gröna Rehab Verksamhet, mål och inriktning Göteborgs botaniska trädgård är en av de största i sitt slag i Europa. Den är en regional verksamhet som ska stödja Västra Götalandsregionens uppdrag. Den är en institution med ett akademiskt uppdrag och samverkar med Göteborgs universitet inom botanisk forskning och utbildning. Trädgården har en stark folklig förankring och har cirka besökare årligen. Gröna Rehab utgör en brygga över till regionens hälso- och sjukvårdsuppdrag. Verksamheten kommer under 2018 och flera år framåt att påverkas starkt av planering för och genomförande av större fastighetsprojekt (nya växthus/besökscentrum, ny ekonomigård och dagvatten). Från 2016 har Botaniska ingått som ett särskilt fokusområde i regionen (RS ) fastställde regionfullmäktige den långsiktiga utvecklingen av Göteborgs botaniska trädgård enligt nedanstående fem punkter: Göteborgs botaniska trädgård ska ha en så hög standard på växtsamlingarna och en tillgänglighet som möjliggör forskning och kvalificerad utbildning Göteborgs botaniska trädgård ska nå barn och unga i hela Västra Götaland Botaniska trädgården ska vara en angelägenhet för hela Västra Götaland Göteborgs botaniska trädgårds unika verksamhet ska vara en del av besöksnäringen i Västra Götaland Botaniska trädgården ska vara en verksamhet med internationell lyskraft som syns och engagerar. 4. Uppföljning En uppföljning av planen för intern kontroll ska göras av styrelsen: vid varje styrelsemöte i samband med årsredovisning och delårsbokslut. 5. Riskanalys Botaniska har under år genomfört följande risk-/konsekvensanalyser: Organisationsförändring 2017 GBT Risk- och konsekvensbedömning för provisorisk ekonomigård GBT Risk- och konsekvensbedömning för evakueringen under byggtiden av provisorisk ekonomigård GBT Enkel risk- och konsekvensbedömning vid förändring. Tillfällig modell för Gröna Rehab 2019 GBT

6 6 Risk- och konsekvensbedömning för växthus och besökscentrum rörande evakuering: arbete har påbörjats våren 2018 Risk- och konsekvensbedömning för planerad växthusbyggnad påbörjas när ritningar finns. Risk- och konsekvensanalys för ordinarie verksamhet under byggtid för växthus och besökscentrum Risk- och konsekvensanalys för arbete på annan plats under byggtid för växthus och besökscentrum planeras i det fall det blir aktuellt Vid presidiemötena den 23 oktober samt 11 december identifierade presidiet tillsammans med tjänstemän de risker som föreslås ska föras in i styrelsens plan för intern styrning och kontroll. Ett arbete pågår med att ta fram en förvaltningsspecifik åtgärdsplan för egenkontroll. Denna behandlar risker som ska hanteras på förvaltningsnivå.

7 6. Plan för intern styrning och kontroll Planen följer de riktlinjer för intern kontroll enligt kommunallagen som regionstyrelsen i Västra Götalandsregionen fastställt. Riskanalyser genomförs som underlag till planen. Rutin och dokument 1. Plan för intern kontroll för Styrelsen för Göteborgs botaniska tr ädgård. Beskriver kontrollområden, kontrollmoment, ansvar och tidpunkt för kontroller. 2. Rapportering intern kontroll: Här dokumenteras att k ontrollmomenten till varje kontrollområde i plan för intern kontroll har utför t s av an svarig funktion. 3. Åtgärdsplan: K ontrollmoment som genererar behov av åtgärder listas i åtgärdsplanen. Åtgärdsplan och vidtagna åtgärder rapporteras till styrelsen. Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att kontrollen utförs Hur gör vi? När görs kontrollen? Chef/ansvarig som k ontrollen rapporteras till Fastighetsprojekt (växthus, ekonomigård, dagvatten) Att den kort - och långsiktiga finansieringen av nya fastigheter är säkrad Styr elsen Uppföljning av avvikelser Styrgruppsmöten Styrelsen Att verksamhets - kraven efterlevs i om -

8 8 Kontrollområde Kontrollmoment Funktion som ansvarar för att kontrollen utförs Hur gör vi? När görs kontrollen? Chef/ansvarig som kontrollen rapporteras till och tillbyggnadsprojekt Att tidplaner hålls Att den publika verksamheten kan fortgå på en godtagbar nivå vid större fastighetsprojekt Att den ordinarie verksamheten kan fortgå på en godtagbar nivå vid större fastighetsprojekt Forskning IT Att trädgården kan uppfylla och utveckla sitt forskningsuppdrag Att det finns tillräckliga resurser för att implementera nya system Förvaltningschef Vid styrelsemöte Styrelsen Förvaltningschef Vid styrelsemöte Styrelsen