Teknikinformatören. Tidning för och av medlemmar i Föreningen Teknisk Information, FTI

Transkript

1 Teknikinformatören Tidning för och av medlemmar i Föreningen Teknisk Information, FTI GRUNDAT /2006 maj Tack Mats! Christina Sjögren avtackar på FTI:s vårmöte Mats Linder för hans fyra år i styrelsen det sista som ordförande. Du kan läsa mer om vad som hände på vårmötet på sidorna 4 5 och I samband med vårmötet höll föreningen sitt årsmöte och en ny styrelse utsågs. På sidorna 6 7 presenterar de nya styrelsemedlemmarna sig, och du kan läsa hur den nye ordföranden Ralph Dreilich ser på FTI och dess framtid. I detta nummer: Fem år med en tidning under förändring 2 Föreningsverksamhet vad ska det vara bra för? 3 Stort deltagande på vårmötet 4 FTI:s nya styrelse utsedd 6 Är bruksanvisningens struktur ett problem? 8 Dokumentnummer dokumentationens DNA 10 FTI:s nygamla webbplats 11 Johan Näsström hedersmedlem 12 Öppet brev till en översättninsansvarig 13 Teknikinformatör i mer än 50 år 14 Samarbete är nyckeln 15 Nya medlemmar Certifierade

2 Fem år med en tidning under förändring I början av 2001stod FTI-nytt, som denna tidning då hette, utan redaktör. Motvilligt lät jag mig övertalas av dåvarande FTI-ordföranden Pia Rydh att se till att nummer 2/2001 med ett referat av vårmötet på Electrum i Kista kom ut. Inte trodde jag då, att jag fem år senare fortfarande skulle vara tidningens redaktör. Men jag har funnit det både intressant och lärorikt att göra tidning. Till detta kommer kontakten med er läsare, som oftast är mycket givande. Under dessa fem år har tidningen gått igenom en del förändringar. En ny layout gör att tidningsidorna utnyttjas mera ekonomiskt en sida innehåller ca 30 % mer text än tidigare. På så sätt har sidantalet kunnat minskas och därmed tryckkostnaderna. Tidningens utgivningstakt minskades till att börja med från 10 (ibland 11) till 6 nummer/år. 2004, samma år som tidningen bytte namn till Teknikinformatören, beslöts att utgivningstakten skulle minskas ytterligare nu till fyra nummer/år. Medlemsmatrikeln, som tidigare publicerades en gång om året, flyttades till föreningens hemsida. Samma år beslöts också att tidningen Populär Kommunikation (6 nummer/år) från och med 2005 skulle ingå i FTI-medlemskapet. Detta kostar en del, och för att spara pengar bestämdes det att endast två nummer av Teknikinformatören nummer 1 och 3 med kallelserna till vår- och höstmötena skulle distribueras som papperstidning med Posten. Nummer 2 och 4 skulle endast vara tillgängliga på hemsidan. Läsarna skulle varskos per e-post när ett nytt nummer kommit ut. Så vitt jag har förstått, har läsarna ställt sig positiva till denna förändring. Vad kommer att hända med tidningen i framtiden? Alla medlemmar har idag tillgång till e-post och internet. Kanske kommer papperstidningen att helt försvinna och ersättas med ett elektroniskt nyhetsblad i HTML-format som når läsarna med e-post. Det ska bli spännande att se vad som händer under de kommande fem åren. Tommy Persson Teknikinformatören är främst ett forum där medlemmarna i Föreningen Teknisk Information (FTI) kan utbyta erfarenheter genom att diskutera yrket, språk, illustrationer och andra angelägna ämnen. Teknikinformatören är också en kanal där föreningens styrelse och certifieringskommitté kan informera om t.ex. möten, evenemang och certifieringsfrågor. Innehållet i Teknikinformatören är, förutom material från styrelsen och certifieringskommittén, helt beroende av det som medlemmarna själva bidrar med. Redaktionen välkomnar därför bidrag från medlemmarna. Ansvarig utgivare Ralph Dreilich Trillans Väg 41, NACKA e-post: ralph.dreilich@grade.com Redaktör Tommy Persson Steglitsvägen 3 B, LUND e-post: tommy.persson@fti.org.se Utgivning 4 nummer per år: feb/mar, maj/jun, sept/okt, dec. 2 Redaktionellt material sänds till tekninfo[a]fti.org.se Redaktionen ansvarar inte för insänt icke beställt material. Åsikter framförda i signerade artiklar behöver inte delas av Föreningen Teknisk Information (FTI). Innehållet i Teknikinformatören lagras elektroniskt och kan komma att bli åtkomligt via Internet eller på annat sätt. Skribenter och bildskapare måste uttryckligen meddela förbehåll mot att få sitt material tillgängligt på detta sätt. Eventuellt utbetalt arvode inkluderar dock Teknikinformatörens rätt till elektronisk publicering. Copyright 2006 respektive skribent/ bildskapare och Teknikinformatören. För tillstånd om återgivning av artikel eller dylikt, kontakta respektive skribent/bildskapare eller redaktionen. Information såsom medlems namn, adress m.m. behandlas med modern informationsteknik och lagras hos Föreningen Teknisk Information (FTI) som äger Teknikinformatören. Annonser i Teknikinformatören tas emot under antagandet att de överensstämmer med svensk norm beträffande annonspraxis. Det faktum att en annons accepteras för publicering i Teknikinformatören innebär inte att produkten/tjänsten godkänns av FTI. Pris för helsida (180 x 254 mm): kr Pris för halvsida (180 x 125 mm) eller helspalt (88 x 254 mm: kr Pris för kvartssida (180 x 60 mm) eller halvspalt (88 x 125 mm): 750 kr Pris för kvartsspalt (88 x 60 mm): 475 kr Moms tillkommer på dessa priser. Kontakta redaktionen, e-post: tekninfo@fti.org.se Det går också att annonsera på FTI:s hemsida, Kontakta FTI, e-post: info@fti.org.se Detta nummer av Teknikinformatören publiceras elektroniskt på FTI:s hemsida. Typsnitt: Adobe Garamond, Gill Sans och Myriad. är tryckt på miljövänligt papper av Elanders Berglings, Malmö.

3 Föreningsverksamhet vad ska det vara bra för? DEBATT FTI är visserligen en yrkesorganisation. Men det här skulle kunna handla om vilken förening som helst en idrottsförening eller kanske en fackligt eller politiskt inriktad sammanslutning. FTI är en typisk förening i så motto att den i mångt och mycket drivs på frivillig basis, med individer som bidrar med sin tid och sina kunskaper för att verksamheten ska fungera och även utvecklas. Information ska spridas, antingen i form av nyhetsbrev eller som tidning, eller som för vår brittiska systerorganisation, the Institute of Scientific and Technical Communicators (ISTC) båda delarna. Möten ska anordnas och beslut fattas, oftast av en vald styrelse. Verksamheten ska utvecklas och människors förmågor tas tillvara. Detta innebär framför allt en uppsjö av möjligheter för hugade medlemmar. Om du har lust, vill lära dig eller redan behärskar något så finns det uppgifter som behöver utföras. Egen kreativitet och framåtanda välkomnas och behövs. Det finns alltid utrymme för nya idéer. Är du osäker på din förmåga eller direkt säker på din oförmåga finns alltid möjlighet att lära sig, fråga andra om hjälp och prova på något nytt. Föreningsliv bjuder inte bara på möjligheter för dem som kan utan även dem som är noviser i något avseende. Till syvende och sist gagnar den enskildes insats föreningen som helhet. Och kanske kan man lära sig något nytt och vidga sina egna vyer på vägen. Ska man tydliggöra det hela, kan man finna åtminstone tre olika möjligheter för den enskilda medlemmen med ett aktivt föreningsliv: 1. Skaffa dig nya erfarenheter och kunskaper genom att delta aktivt! Visserligen är föreningsarbete många gånger oavlönat och kan därför ses som meningslöst för den enskilda individen. Men arbetserfarenhet är arbetserfarenhet, och även oavlönade insatser hör med rätta hemma i en meritförteckning. Har du layoutat en tidning så är det ju värt lika mycket även om arbetet gjorts utan betalning, tidningen kan ju alltid räknas som ett arbetsprov. Här kan dessutom skönjas en fördel med föreningsarbete; har du layoutat en tidning inom ramen för ett avlönat arbete, kan arbetsgivaren hävda att tidningen inte får spridas utanför arbetsplatsen hur som helst, inte ens som arbetsprov. Föreningar har oftast inte sådana förbud, tvärtom kan de uppskatta att en väl framarbetad publikation når så många ögon som möjligt, som en form av marknadsföring av deras väl fungerande verksamhet. 2. Få utlopp för dina talanger! Känner du att ditt jobb inte ger dig möjlighet att praktisera alla dina färdigheter och kunskaper? Då är föreningslivet en möjlighet att ta vara på det du inte får utlopp för inom arbetslivet. Kanske kan föreningslivet vara en språngbräda till något annat, en möjlighet att utveckla din karriär eller hitta ditt drömjobb. 3. Påverka föreningen i den riktning du önskar! Det är de aktiva medlemmarna som driver föreningen framåt. Många gånger kan det kännas bekvämt att beklaga sig över att föreningen man tillhör inte verkar ge något, men tyvärr blir en förening aldrig bättre än samtliga medlemmars samlade insatser. Har en fackförening inga duktiga förhandlare så kan det bli svårt att slåss för medlemmarnas rättigheter, om ingen är villig att sitta i styrelsen och delta i regelbundna möten så avstannar oftast vidareutvecklingen av föreningens verksamhet. Vad händer då om få eller inga medlemmar känner sig hugade? Jo, det finns två alternativ: 1. Historien om hönan och vetekornet för att summera den gamla folksagan om hönan som hittar ett vetekorn och ber sina vänner om hjälp med att baka ett bröd. Ingen vill hjälpa till att baka brödet, men många vill vara med och äta upp det... Så kan det sluta med att verksamheten helt enkelt avstannar, och föreningen somnar stilla in i historien som före detta förening. 2. Den nationella föreningen försvinner till fördel för en internationell eller utländsk förening. För FTI:s del skulle det kunna innebära att den amerikanska motsvarigheten, Society of Technical Communicators (STC) tar över. STC håller på att etablera olika lokala avdelningar runt om i världen. Visserligen är ett anglosaxiskt inflytande inte i sig något negativt. Men det är sannolikast att all fortsatt föreningskommunikation då sker på engelska. Något som språkmedvetna teknikinformatörer inte borde godta utan att först ta sig en ordentlig funderare. Med en större internationell organisation finns också en risk; det som är den mindre, nationella föreningens främsta fördel, nämligen möjligheten för den enskilda medlemmen att bidra med kunskaper, intresse och inflytande, minskar drastiskt. Emma Bayne emma.bayne@comhem.se 3

4 VÅRMÖTET 2006 Mötesdeltagndet var stort. Här ser vi en del av deltagarna. Årsmötesordföranden Mats Linder kan konstatera att ärsmötet givit styrelsen full ansvarsfrihet för Stort deltagande på vårmötet Mötet hölls den 17 mars, också denna gång på Kungssvanen i centrala Stockholm. Ca 70 personer deltog kanske lockade av det digra och intressanta programmet. Efter det att Mats Linder hälsat deltagarna välkomna, hölls en tyst minut för att hedra FTI-veteranen och hedersmedlemmen Lasse Forsslund som avled den 15 februari. Du kan läsa Ulf-L Anderssons minnesord på sidan 14. Om föredragen På programmet stod fem föredrag. Först ut var Urban Sikeborg från Intentia R&D som talade om vad källtextens kvalitet betyder för översättningen och inte minst för översättningskostnaden. Göran Nordlund från MAQUET Critical Care hade fått förhinder, och med kort varsel hoppade Mats Insulander in. Utan hjälp av något åskådningsmaterial lyckades han ändå ge lysnarna en god inblick i hur företaget hade genomfört övergången från traditionell publicering av trycksaker till databaspublicering. Anne Andréasson från Adobe Systems Nordic berättade hur PDF-formatet och programmet Acrobat, som skapar formatet, används för att skicka dokument mellan datorer. Åke Rullgård uppehöll sig vid en av sina käpphästar, nämligen betydelsen av att korrekta dokumentnummer används konsekvent. Han gav också exempel på såväl goda som varnande exempel han stött på. Det femte och sista föredraget utgjordes av en presentation av FUGS, FrameMaker User Group Sweden, och hölls av dess ordförande Åke von Schantz. Från idémarknaden Det fanns sju stationer på idémarknaden. Lena Ericsson och Katarini Petrin från Protang tog upp ämnet on-line hjälpsystem och hur man konstruerar användarvänliga sådana. Ska bruksanvisningen fungera som en lärobok eller uppslagsbok, eller bådadera? Detta ämne togs upp till diskussion av Ulf-L Andersson, ULA. Vad ställs det för krav på bilder vid grafisk produktion? Vilka är programmen och formaten 4

5 VÅRMÖTET 2006 Från idémarknaden: Nicholas Hill från finska STD i berättartagen Karl-Eric Backmann lyssnar inresserat. Från idémarknaden: ULA leder diskussionen ämnet är Bruksanvisningen: Lärobok eller uppslagsbok? man använder? Om detta talade Katarina Åberg från db Grafiska. Åke Rullgård följde upp och utvecklade sitt föredrag om vikten av korrekta dokumentnummer. Mats Linder knöt (som representant för Sveriges Facköversättarförening, SFÖ) an till Urban Sikeborgs föredrag om vad som är kvalitet i översättning och hur denna beror av källtextens kvalitet. Leif Dahl berättade om vad som gjorts, och kan göras, med FTI:s hemsida. Mats Insulander ledde en diskussion om hur vi ska bli fler i FTI. Dokumentation Ulf-L Andersson, ULA, utvecklar ämnet Bruksanvisningen på sidan 8. Åke Rullgård skriver mer om Dokumentnummer på sidan 10. Leif Dahl berättar om FTI:s hemsida på sidan 11. På medlemsarean på hemsidan kan du läsa om innehållet i det föredrag som Urban Sikeborg höll om Källtextens kvalitet. Du kan också läsa om Konsten att göra hjälpsystem från idémarknaden. Från årsmötet Mats Linder öppnade mötet och kunde konstatera att detta var behörigen kallat. Efter det att 2005 års verksamhetsberättelse, ekonomiska rapport och revisionsberättelse hade föredragits och godkänts, beviljade mötet styrelsen ansvarsfrihet för Till FTI-ordförande efter Mats Linder valdes Ralph Dreilich, Databokförlaget Grade. Han valdes för ett år. Till styrelseledamöter för två år valdes Leif Dahl, Infotiv, och Staffan Westbeck, Excosoft. Emma Bayne, Lars Biärsjö, Mats Insulander och Lars-Göran Nilsson sitter kvar i styrelsen ett år till, medan Thomas Härdelin och Anna Yngman avgår. I Annas ställe invaldes Christina Sjögren för ett år. Till valberedning utsågs Mats Linder, Mats Insulander och Jerker Thorell. Till revisorer för två år utsågs Ivona Kobiela och Michael Pargman. I certifieringskommittén invaldes Karin Gärdegård för ett år. Roland Kristiansson omvaldes för ett år. Göran Goldring stannar kvar ytterligare ett år. Johan Näsström utnämndes till hedersmedlem. Se separat artikel på sidan 12. Beslut togs att årsavgiften för 2007 ska vara oförändrad, 485 kr. Du kan läsa det fullständiga protokollet från årsmötet, liksom verksamhetsberättelsen och den ekonomiska rapporten för 2005, på medlemsarean på hemsidan. Tommy Persson tommy.persson@fti.org.se 5

6 NYA STYRELSEN FTI:s nya styrelse utsedd Nya i styrelsen är Ralph Dreilich, ordförande, Leif Dahl och Staffan Westbeck, ledamöter. Den nya styrelsens konstituering Direkt efter vårmötet samlades den nya styrelsen för att konstituera sig. Resultatet blev som följer: Ordförande: Ralph Dreilich Vice ordförande: Christina Sjögren Kassör: Lars-Göran Nilsson Sekreterare: Mats Insulander Styrelseledamöter: Emma Bayne, Lars Biärsjö, Leif Dahl och Staffan Westbeck. *** De nya styrelsemedlemmarna presenterar sig Ralph Dreilich, Grade AB, Stockholm, ordförande I FTI-sammanhang är jag ny, medlem sedan 2005, men i teknikdokumentationskretsar var jag med och bildade FrameMaker User Group Sweden (FUGS) 1998 och var styrelsemedlem i två år. Jag började skriva manualer och utbildningsmaterial 1991 och sedan 1995 har jag arbetat som skribent, redaktör och förlagsansvarig. Jag bor i Nacka där jag rör mig flitigt ute i naturen skidor och långfärdsskridskor på vintern och löpning på sommaren. Min personliga målsättning som ordförande för FTI är att förvalta och vidareutveckla befintliga föreningskontakter och försöka bredda FTI:s intressegrupp. Tel: E-post: ralph.dreilich@grade.com Leif Dahl, Infotiv AB, Göteborg, styrelseledamot Sedan en tid arbetar jag som teknikinformatör på Infotiv, med uppdrag på Scania i Södertälje. Genom åren har jag hunnit med några olika anställningar och uppdrag. Förpackningsmaskiner, personbilar och lastbilar är produkter jag beskrivit. Mestadels har det blivit information till tekniker samt serviceinstruktioner och utbildningsmaterial. Men även en del marknadsinformation. Jag har ett förflutet som servicetekniker i 10 år och sedan nästan lika länge som egen företagare i grafiska branschen. Därefter var jag redo att beskriva tekniken. Det har blivit dryga 25 år och ett antal kurser för att möta kraven på marknaden. Den senaste tiden har jag mer och mer intresserat mig för gränssnitt mellan människa och maskin. Ett spännande område. Tel: E-post: leif.dahl@infotiv.se, leif.dahl@gmail.com Staffan Westbeck, Excosoft AB, Stockholm, styrelseledamot Mina första kontakter med dokumentationsprojekt var på dataföretaget Digital Equipment när företaget introducerade kontorsinformations-systemet ALL-IN-1 i början på 80-talet och all dokumentation skulle finnas på lokala språk. Sedan 1999 är jag verksam på Excosoft AB som utvecklar produkter och systemlösningar för hantering av teknisk information med konfigurationsstyrning, single sourcing och översättning till många språk som specialitet. På senare tid har mina uppdrag fokuserat på konverteringsproblematik i olika former, t.ex. från MS Word och PDF till olika former av XML-baserad information. Jag bor i Spånga och är en friluftsmänniska med fokus på skärgård (segling och långfärdsskridsko) och fjäll (telemark). Tel: E-post: staffan.westbeck@excosoft.se 6

7 NYA STYRELSEN Förändringen är konstant Ralph Dreilich, FTI:s nye ordförande, har ordet. Som medlem sedan lite drygt ett år tillbaka och nytillträdd ordförande i FTI, kände jag att mina kunskaper om föreningen var tunnsådda. Med stor nyfikenhet och mängder av frågor, började jag att gå igenom nästan allt arkiverat material samt FTI-nytt och Teknikinformatören på vår webb. En fantastisk tidsresa på 40 år, wow! Nu känner jag mig trygg i min kunskap och är insatt i aktuella ärenden och förstår bakgrunden till olika styrelsebeslut. Jag måste i detta sammanhang passa på att tacka Mats Linder för det förnämliga städjobbet i arkivet samt sammanställningen av alla rutiner som en FTI-styrelse behöver känna till. Tack så mycket! Det är en omfattande kunskapskälla vi har i föreningens webbarkiv, alla rapporter från intressanta föredrag och artiklar. Det är förvånansvärt att det mesta fortfarande är aktuellt och matnyttigt. Det är verkligen ett mervärde att ha tillgång till, och en guldgruva av bra idéer och uppslag. När jag tittar på de frågor och problem som styrelsen och föreningen arbetat med genom åren, återkommer ett flertal år efter år, och de är fortfarande aktuella idag. Medlemsvärvning Medlemsengagemang Intressegrupper Certifiering Tävlingar och utmärkelser Samarbete med andra organisationer Ambitionen att utvecklas och förbättras är nödvändig i en livaktig förening, och den finns där hela tiden. Att intensiteten varierar, är naturligt med tanke på tillgänglig tid och drivkraft hos medlemmarna. Styrelsen har ambitionen att upprätta en genomgripande långsiktig handlingsplan. Att samla alla goda idéer på ett ställe, så att vi kan planera och orka med att genomföra dem. Se planen som ett ramverk för styrelsen och föreningen att arbeta utifrån och inte som en färdig lösning förändringen är ju konstant. Det vi prioriterat att börja med, kan sammanfattas i följande punkter. FTI:s kommunikationsstrategi Medlemsrekrytering Hur skapar vi mervärde för våra medlemmar? Med detta vill jag förmedla att styrelsen är redo att ta sig an det nya verksamhetsåret. Ha en skön sommar! Ralph Dreilich ralph.dreilich@grade.com Aktuell information från styrelsen Styrelsen håller på att sammanställa en pool av föredragshållare till våra sammankomster. Tanken är att även kunna vidarebefordra förfrågningar från andra organisationer och att utbyta kontakter internationellt. Hör av er med namn på bra föreläsare och intressanta ämnen. Skicka till christina.sjogren@iar.se När vi ändå är inne på föreläsningar, så finns det många önskemål om att bjuda in JoAnn Hackos. Vi håller på att sondera möjligheterna för ett sådant arrangemang och letar även efter medarrangörer. Höstmöte Det känns lite konstigt att flagga för höstmötet nu när våren fått ordentlig fart och sommaren står för dörren. Datumet är spikat till torsdagen den 26 oktober. Boka i kalendern redan nu! Plats och program återkommer vi med. INTECOM För er som inte är bekanta med INTECOM (The International Council for Technical Communication) så bildades denna paraplyorganisation 1970 bland annat med FTI som pådrivare. Föreningens främsta fokus är att bistå vid startandet av organisationer för teknikinformatörer, framförallt i de nya EU-medlemsländerna. Varje år hålls ett årsmöte och var fjärde år anordnas en internationell konferens. INTECOM har initierat flera dokument och riktlinjer, bland annat Code of Good practice som kommer att publiceras i nyöversättning till svenska på FTI:s hemsida inom kort. Rekrytering till INTECOM Vi efterlyser en delegat som kan representera FTI inom INTECOM. Det finns även två lediga platser i styrelsen, PR-ansvarig och vice ordförande. Som delegat för FTI fungerar du som en länk mellan styrelsen i INTECOM och FTI. Främst ska du kommunicera nyheter mellan föreningarna och kunna närvara vid årsmötet, som i år hålls den 22 juni på Guernsey. Som PR-ansvarig i INTECOM-styrelsen ansvarar du för sammanställning och framtagning av material och spridning av information som gäller INTECOM. Du bör vara uppdaterad på de senaste trenderna inom yrkesgruppen och förstå och bidra till visionen för INTECOM. Som vice ordförande i INTECOM-styrelsen ska du avlasta och kunna ersätta ordföranden om så behövs och även agera som föreningens talesman. Du bör vara uppdaterad på de senaste trenderna inom yrkesgruppen och förstå och bidra till visionen för INTECOM. Intresserad? Hör av dig till ralph.dreilich@grade.com senast fredagen den 2 juni. TCeurope TCeurope bildades 2002 som en paraplyorganisation för europeiska teknikinformationsorganisationer och består idag av organisationer från sju länder, däribland FTI sedan Forts. på sista sidan 7

8 FRÅN VÅRMÖTET Text och bild: Ulf-L Andersson, ULA Är bruksanvisningens struktur ett problem? Tydligen tyckte arrangörerna för FTI:s vårmöte så, eftersom de bad mig att ta upp och diskutera frågan på idémarknaden. Det jag först tänkte på var problemet att bruksanvisningar oftast används som uppslagsböcker men snarast är utformade som läroböcker med ganska primitiva sökmöjligheter. För enkla bruksanvisningar spelar detta kanske inte så stor roll, men för komplexa produkter kan det ge användaren problem. Både detta och andra struktur- och presentationsproblem i bruksanvisningar kan dock vara avgörande för hur väl själva produkten fungerar ute hos användarna. Den struktur man oftast tänker på när det gäller bruksanvisningar och instruktioner är steg-för-steg-strukturen. Man sätter upp de nödvändiga operationerna i tur och ordning. För mycket enkla produkter kan detta räcka. Men mer komplexa produkter kan kräva andra kompletterande strukturer. Bruksanvisningar till sådana produkter behöver inte bara mikrostrukturer (steg-för-steg) utan också makrostrukturer som ska underlätta för användarna att finna de instruktioner som behövs i en viss situation. Ett arbetsredskap När man väljer strukturer för en bruksanvisning, bör man ta hänsyn till att denna är ett arbetsredskap. Ett sådant bör anpassas till användarna och de situationer där de ska användas. Bruksanvisningen ska inte bara vara begriplig utan också lätt att hantera när den används. En sak är klar: det finns ingen struktur och inget medium som fungerar till allt. Att välja struktur kräver en noggrann analys av förutsättningarna. Mikro- och makrostrukturer Den mest använda strukturen i en bruksanvisning är den kronologiska, dvs. arbetsstegen presenteras i den ordning de ska utföras. Denna struktur ska man naturligtvis utnyttja. Men den räcker inte som den enda strukturen. För mer komplexa produkter finns oftast ett antal olika saker användaren kan behöva göra, sällan i en viss bestämd ordning. Den kronologiska strukturen kan användas på mikroplanet, men andra kan vara mer lämpliga på makroplanet. Nivåstruktur kan vara till god hjälp när den kronologiska strukturen inte är tillräcklig. Användaren kan med dess hjälp komma in i materialet i olika nivåer (ram, block, detaljer). Ram- och blockleden kan göra det lättare att finna vad som kan göras och att hitta detaljinstruktionerna. En annan användbar struktur kan kallas viljestruktur, där man strukturerar materialet efter vad användaren vill göra. Detta kan verka vara det samma som vad man kan göra med produkten. Men ser man det hela från användarens synpunkt, blir strukturen ofta helt annorlunda. En närliggande strukturtyp är prioritetsstrukturen där materialet är anpassat efter t.ex. hur snabbt man behöver det (sekund-, minut- eller timinformation). Sekundinformationen ska kanske dyka upp på bildskärmen, minutinformationen kan finnas i en manual och timinformationen ligger kanske på en CD i form animerade övningar. Valstruktur (t.ex. flödesplan) kan vara bra när användaren inte ens på makroplanet vet vad som ska göras. Användaren kan ledas fram till lämpliga åtgärder med frågor. Ofta används denna struktur för felsökning, men den kan också fungera bra i andra sammanhang. Att leta sig fram till funktioner i komplexa dataprogram skulle kunna underlättas med flödesplaner på olika nivåer. I en sekvensstruktur har man instruktioner för sekvenser av funktioner i stället för separata instruktioner för varje funktion i sig. Då kan visserligen samma instruktion förekomma på många ställen, men användaren får den i ett större och kanske begripligare sammanhang. Att materialet härigenom blir mer omfattande, gör kanske inte så mycket om det ligger i elektronisk form. Anpassa till sökmetoder Både erfarenhet och undersökningar visar att bruksanvisningar ofta, eller kanske till och med oftast, används som uppslagsböcker. De sökmetoder som därvid används skulle kunna sammanfattas som: temasök, ordsök och igenkänningssök. Vid temasök kan användaren leta i t.ex. innehållsförteckningen. Vid ordsök utnyttjar användaren index (sakregister). En klar fördel är om detta då innehåller användarens ord och inte bara de ord skribenten råkat använda. För att göra ett bra sakregister krävs fantasi, så att man verkligen får med de ord användarna kan söka efter. Igenkänningssök är en vanlig metod bland användare av bruksanvisningar (används vanligen så att man bläddrar igenom materialet till dess man finner något som verkar beröra det problem man försöker lösa). Däremot verkar 8

9 FRÅN VÅRMÖTET Användningsfrekvens Omfattning på arbetsuppgiften (liten stor) Användarens erfarenhet (nybörjare expert) Användningsfrekvens Omfattning på arbetsuppgiften (liten stor) Användarens erfarenhet (nybörjare expert) Abstraktionsnivå Arbetsuppgiftens komplexitet Krav på precision Krav på snabbhet Hanteringssituation (enkel komplex) Typ av hantering (konkreta handgrepp tankeoperationer) Multidimensionellt diagram med nio faktorer som är viktiga när man väljer strukturer till bruksanvisningar (lägsta värde på axlarna i origo). Dessa faktorer påverkar naturligtvis också mycket annat i bruksanvisningar än strukturerna (t.ex. hur mycket det kan vara värt att satsa på en viss bruksanvisning). medvetenheten om metoden inte så utbredd bland informatörer som arbetar med bruksanvisningar. Om man utformar bruksanvisningar så att användarna kan känna igen sin egen problemsituation, t.ex. med hjälp av skärmbilder eller exempel, ökar chansen att de finner rätt. Även om exemplen eller skärmbilderna inte exakt stämmer överens med användarens situation, kan de hjälpa på vägen fram till en lösning. Information för igenkänningssök är fortfarande starkt underutvecklad, men den skulle kunna vara användbar i många sammanhang. Hjälp-information för dataprogram är t.ex. oftast utformade för ordsök och ställer stora krav på att användaren vet vilka begrepp som ska sökas. I extremfall måste man veta hur man ska lösa sitt problem för att finna motsvarande information. Kanske skulle någon form av visualiserat igenkänningssök fungera bättre. Maskinstyrd struktur I många moderna produkter går det att lägga in instruktioner eller annan information till användaren. Dessa instruktioner kan också struktureras av produkten. Här är ett par metoder: Maskinen eller programmet tillåter endast att användaren kommer åt den information som är relevant i det aktuella läget. Om möjligt tas därvid också hänsyn till vilka steg man passerat fram till detta läge. Maskinen ger löpande information till användaren (inte nödvändigtvis i text på teckenruta). Bruksanvisning i form av expertsystem som kan föra en dialog med användaren. Nio viktiga faktorer Det finns många faktorer som påverkar vilka strukturer som kan vara lämpliga för en bruksanvisning. Här är en genomgång av de viktigaste: Abstraktionsnivå Arbetsuppgiftens komplexitet Krav på precision Krav på snabbhet Hanteringssituation (enkel komplex) medicinteknisk utrustning i operationsrum hemmabiosystem navigator bilradio Typ av hantering (konkreta handgrepp tankeoperationer) Typdiagram för fyra olika produkter. Observera att olika produkter inom samma produktgrupp kan ge delvis skilda mönster på grund av att de är olika utformade. Diagrammet är användbart både för att det tvingar informatören att tänka igenom förutsättningarna för bruksanvisningen och för att det kan konkretisera dem när man diskuterar utformning med andra (t.ex. beställare). 1. Omfattning på arbetsuppgiften. En större arbetsuppgift kräver en tydligare struktur med bättre översikt och sökmöjlighet. 2. Typ av hantering. Konkreta handgrepp kan kräva en annan struktur än om arbetsuppgiften också innefattar tankeoperationer. Den senare ställer t.ex. ofta krav på tydligt presenterade alternativ. 3. Hanteringssituation. En komplex hanteringssituation ställer större krav på en tydlig struktur. 4. Arbetsuppgiftens komplexitet. Själva arbetsuppgiften kan vara komplex även om den omgivande hanteringssituationen inte är komplex. Detta ställer krav på en tydlig och uppdelad struktur. Än viktigare om både arbetsuppgiften och hanteringssituationen är komplexa. 5. Krav på snabbhet. När något snabbt måste åtgärdas, t.ex. på grund av fara eller stora kostnader, ställs stora krav på en lättillgänglig struktur. Kanske behöver bruksanvisningen vara integrerad i produkten. Har man bättre tid på sig, blir det inte lika allvarligt om man behöver slösa tid på att leta efter information. 6. Krav på precision. Beroende på hur precisionen ska uppnås för produkten i fråga, kan det vara viktigt hur strukturen i bruksanvisningen underlättar precisionsarbete. (Ett mycket enkelt exempel: användaren ska inte behöva vända blad i bruksanvisningen mitt i en viktig arbetssekvens.) Forts. på sid. 12 9

10 FRÅN VÅRMÖTET Dokumentnummer dokumentationens DNA Åke Rullgård sammanfattar här sitt föredrag vid FTI:s vårmöte den 15 mars Nödvändiga metadata för dokument 1. Varje grundelement i dokumentationen såsom textsidor, ritningar, CD-skivor ska märkas med följande dokument-dna (=Dokumentationens Nödvändiga Attribut): a) Globalt unikt dokumentnummer b) Revisionsindex c) Uppgift om ursprung, t.ex. företag, författare d) Sidnummer enligt formatet sidnr/totalt antal sidor. e) Språkversion i tillämpliga fall CD-skivor märks på motsvarande sätt och så att det av varje CD framgår hur många CD som ingår. 2. Dokument, ritningar m.m. sparas under filnamn som lämpligen består av dokumentnummer enligt 1a) följt av dokumentets titel. Det är lämpligt att bygga upp filnamnet så att det även innehåller uppgifterna 1b) 1e). Exempel på filnamn: ård61051rev1sammanf Dokumentnummer - Dokumentationens DNA vid FTIs möte ASX Rev2Skötselanvisning för hydraulaggregat, eng Filnamnet ska finnas på varje sida, även den första, av varje dokument eller ritningssats, lämpligen som sidfot. Varje CD-skiva som ingår i dokumentationen ska märkas på motsvarande sätt. 3. Uppgift, helst på varje sida/ritning/cd, om vilket sammanhang varje dokument, CD-skiva e.d. hör hemma i, t.ex. projektnummer/projektnamn/produkt. Teknikinformatörens ansvar a) Teknikinformatören ansvarar för att den dokumentation han/hon producerar förses med fullständig dokument-dna. Kräv system för dokumentnummer och filnamn från uppdragsgivarna! b) Dokument-DNA, Dokumentationens Nödvändiga Attribut, är en viktig del av informationsdesign. c) Bristfälliga metadata för dokument förekommer alltför ofta och det leder till att dokumentationen blir osäker, svårhanterlig och nästan värdelös. Teknikinformatören kan hjälpa till att förbättra situationen. Utfärdaren ansvarar för märkning av varje dokument med unik identitet och specifikation av vilken dokumentation som gäller. Användaren ansvarar för kontroll av att erhållna dokument stämmer mot utfärdarens specifikation av gällande dokument. Mera om dokumentnummer Dokument-DNA är nyckeln till det papperslösa kontoret. Den 17 mars 2006 hade jag nöjet att få delta i STD:s vårmöte i Tammerfors. STD är FTI:s systerförening i Finland. STD har sitt stora möte på hösten så det var inte så många mötesdeltagare i detta vårmöte. Programmet bestod av en genomgång av EU:s maskindirektiv (MD), presenterat av Peter Hadwiger (hadwiger.doku@t-online.de), en konsult från Tyskland, och min presentation om dokumentnummer, samma som vid FTI:s vårmöte den 15 mars Det finns många beröringspunkter mellan maskindirektivet och dokumentidentiteter, bl.a. och inte minst kravet från MD om spårbarhet av dokument och därmed de produkter och varor som dokumenten avser. Jag rekommenderar att FTI vid t.ex. höstmötet 2006 inbjuder *** någon MD-expert för genomgång av maskindirektivet, som varje teknikinformatör måste ha god kännedom om. Direktivet är under omarbetning och den nya varianten torde bli klar före FTI:s höstmöte. Åter till min käpphäst, dokumentnummer och andra metadata. Jag har under ett par veckor i mitten av mars 2006 fått tillfälle att predika om detta ämne på tre ställen,: vid FTI:s vårmöte, vid Mälardalens högskola i Eskilstuna och nu senast vid STD:s vårmöte Vid alla dessa tillfällen har jag upplevt det som om ämnet tycks förvåna många åhörare. Ämnet är tämligen trivialt men trots det mycket viktigt. Jag har under de senaste två åren erfarenhet av ett par dokumentationsprojekt inom området industriella anläggningar, där avsaknaden av god standard när det gäller dokumentnummer försvårat och fördyrat 10

11 FRÅN VÅRMÖTET dokumentationsarbetet avsevärt. I ett av fallen var det nära att en certifiering av en anläggning och tillhörande CE-märkning inte kunde genomföras på grund av att dokumenten inte kunde spåras på ett tillfredsställande sätt. Efter mycken möda med övertalning av underleverantörerna att dessa måste förbättra sin dokumenthantering, blev det möjligt få fram nödvändiga och tillförlitliga dokument för certifieringen. Bristerna i dokumentnummer finns hos många, och alltför många, komponent- och apparatleverantörer vilket gör att arbetet med att sammanställa anläggningsdokumentationen försvåras och fördyras. Kraven från slutkunderna har också ökat kraftigt under senare år när det gäller kvaliteten på dokumentation. Ett mycket färskt exempel fick jag i slutet av mars 2006, dvs. efter min missionsvecka om dokumentnummer. Det gäller dokumentation för en anläggning för stålframställning, där kraven på dokumenthanteringen inklusive id-nummer har ökat ytterligare. Jag har undersökt vissa underleverantörers dokumentation på Internet och funnit att vissa inte kan komma ifråga just därför att deras apparatdokumentation inte fyller kraven som ställs på dokumentnummer och märkning av alla handlingar. De rekommendationer som jag framfört i mina föredrag visar sig stämma helt med kundens krav och detta känns rätt bra alldenstund kundkraven och mina rekommendationer är tillkomna helt oberoende av varandra. Någon kanske anser att mina krav på metadata som dokumentnummer är betingade av att mina uppdrag oftast avser dokumentation av stora industriella anläggningar. Sådan dokumentation består dock till stora delar av dokumentation om ingående komponenter av olika slag alltifrån enskilda ventiler, pumpar, el-motorer till delsystem såsom hydraulikaggregat, kylutrustningar, frekvensomvandlare o.d. Alla dessa delar måste ha en dokumentation som uppfyller samma höga krav på identifiering för att den totala dokumentationen ska bli tillförlitlig och därmed få en hög kvalitet. Som jag framförde vid FTI:s vårmöte den 15 mars 2006 har varje teknikinformatör ett ansvar i att se till att den dokumentation som produceras förses med fullgoda id-uppgifter, som möjliggör säker spårning av dokumenten och enskilda delar av dessa. Åke Rullgård pidoc@swipnet.se FTI:s nygamla webbplats Sedan sist I samband med höstmötet i Eskilstuna (november 2005) hade vi en station på idémarknaden, där medlemmarna kunde tycka till och önska sig information som är lämplig att ha med på FTI:s webbplats. Det blev en hel del, och det har presenterats i Teknikinformatören 4/2005. Läs där och kom med dina funderingar för en fortsatt förbättring. Styrelsen har funderat och prioriterat bland förslagen. Dessutom är många av förslagen av sådan art, att du som medlem behöver aktivera dig och komma med bidrag för att förgylla vår webbplats. Information om vad en teknikinformatör kan göra bör vara ett måste, eftersom vi ska vara en allmän annons för medlemmarna. Ett arbete pågår på TCEurope för att kartlägga området. Yrket har förändrats ganska mycket de senaste åren. Dessutom har vi fått två förslag på översättning av Code of Good Practise översatt till svenska. Tack! Vad vill vi nu? Efter vårmötet i Stockholm har vi kompletterat önskelistan med ett dussin nya punkter. 1. Kurstips 2. Automatisk uppdatering av ändringsdatum 3. Uppdaterade länksamlingar 4. Litterturtips 5. Medlemstips 6. Nyheter 7. Programuppdateringar 8. Blogg 9. Sökmotoroptimering 10.Klotterplank 11.Länkar till medlemmarnas webbplatser 12.Kuriosa, dålig/bra teknikinformation En del kan gå in i de tidigare, medan andra är helt nya. Man kan märka en liten dragning åt teknikorientering som till exempel sökmotoroptimering och uppdatering av ändringsdatum. Även detta är viktiga bitar i webbygget. Det är också några saker som visar på ett behov/önskemål om medlemsaktivering. Blogg och klotterplank är sådana. Kring bloggen var resonemanget sådant, att någon medlem med extra skrivklåda kan åta sig att knappa ner funderingar under en tid för att sedan lämna stafetten till någon annan och så vidare. Alltså: Vem vill börja? Sedan förra gången har Mats Linder förtjänstfullt städat upp bland gammalt skräp och fått en bättre funktionalitet. Men än finns det mycket att göra. Styrelsen har påbörjat arbetet med att förbättra informationen i allmänhet och webbplatsen i synnerhet. För att detta arbete ska gå framåt, vill vi ha dina synpunkter så att du och dina kollegor får ut det mesta möjliga av FTI. Leif Dahl leif.dahl@gmail.com 11

12 FRÅN VÅRMÖTET Forts. från sidan 9 7. Användarens erfarenhet. Den som är van vid en arbetsuppgift kan ändå behöva information, om än i en annan form och omfattning än den ovane (t.ex. checklista, datablad eller spridbild i stället för en fullständig bruksanvisning). Användaren kan också vara van vid en viss struktur på instruktionerna och kan få problem att finna material med en annan struktur, även om denna skulle vara teoretiskt bättre. 8. Abstraktionsnivå. Ju mer abstrakt produkt (t.ex. programvara), dess viktigare med en tydlig och konkretiserad struktur. 9. Användningsfrekvens. Framför allt är det viktigt att se upp med produkter eller funktioner som används sällan. Då är behovet av bruksanvisning större liksom behovet av en lättsökt struktur. En snabb analys av dessa nio faktorer kan ge en indikation på hur viktig strukturen för en viss bruksanvisning är och vilka problem strukturen bör försöka lösa. Naturligtvis måste man också ta hänsyn till hur viktig och dyrbar hanteringen av produkten är. Ju viktigare och dyrbarare, dess mer kan man tjäna på att ha ett väl fungerande och lätthanterligt arbetsredskap: en väl strukturerad bruksanvisning (på papper, i elektronisk form eller inbyggd i produkten). Det finns mycket utvecklingsarbete kvar att göra för att finna hanterbara strukturer, inte minst för att förbättra sökbarheten i elektroniska medier, t.ex. att bättre utnyttja visuella strukturer. Sänd gärna kommentarer på artikeln till: Ulf-L Andersson, ComEd ab ula@comed.se Johan Näsström hedersmedlem Johan Näsström utsågs till hedersmedlem i FTI på årsmötet. Johan tog journalisthögskoleexamen Han var då redan utbildad ingenjör och blev därmed först med denna typ av kombinerad utbildning. Han blev medlem i FTI redan 1965 och ingick i styrelsen under sammanlagt nio år mellan 1970 och 1997, varav två år som ordförande ( ) startade och ledde han en lokal FTI-grupp i Skåne som hade en omfattande verksamhet, tills han flyttade från Skåne i slutet av nittiotalet. Mest känd är Johan kanske för sitt internationella engagemang invaldes han i INTECOM:s styrelse, där han var FTI:s representant till och med Han hedrades samma år med TCeurope Technical Communication Award. World Usability Day Why doesn t this work better? Why can t they make this easier? World Usability Day is for all the people who ve ever asked questions like these. This annual worldwide series of events, organized by the Usability Professionals Association, promotes awareness of the benefits of usability engineering and user-centered design, Earth Day style. The next World Usability Day will be held on Tuesday, 14 November 2006 World Usability Day 2005 The 36 hours of World Usability Day 2005 started with a breakfast in New Zealand and ended at DUX 2005 conference on the west coast of the United States. In between, over 115 events took place in 35 countries. Nu är det OK att skriva chip Enligt den nyligen utkomna upplagan av Svenska Akademiens ordlista över svenska språket (SAOL) är det tillåtet att skriva chip, chippet, chippen, precis som de flesta säger när de avser ett datorchip. Den tidigare rekommenderade stavningen chips, chipset, chipsen kan dock fortfarande användas. När det gäller tunna, saltade, flottyrkokta potatisskivor heter det fortfarande chips och inget annat. Dansk läsövning Hved du hvad Bill Gates gør når bilen går i stycker???? Han lukker alle vinduer og prøver at starte igen. 12

13 ÖVERSÄTTNINGAR Öppet brev till en översättningsansvarig Hej! I slutet av förra året kunde man på Lidl köpa en fjärrkontroll med beteckningen URC20-F15DL. Dessa rader riktas till dig som ansvarat för den svenska översättningen av den medföljande bruksanvisningen. 1) Eftersom URC20-F15DL marknadsförs som en universalfjärrkontroll är det litet vilseledande att den i bruksanvisningen konsekevent benämns allmän avlägsen kontroll. När jag väl packat upp den så känns den inte så speciellt avlägsen. 2) Ni skriver att den nästan täcken all brändjärn av Television, Satelliten ta emot CBL, Kabeltelgram låda CBL, Video Domare med mera. Jag vill bara påpeka att på god svenska heter det oftast brännjärn. 3) Jag ser att det finns en knapp som enligt beskrivningen Vänder apparaten på eller bort. Den verkar inte fungera. Ingen apparat, vare sig i min närhet eller mer avlägset, vänder åt något håll när jag trycker på den knappen. 4) I avsnittet där jag tror att ni beskriver hur man sätter in batterier använder ni ibland det litet ålderdomliga ordet ackumulator. Därför finns det risk att yngre läsare inte förstår instruktionen Glida ackumulatorn täcke rygg in i ställe. 5) I ett avsnitt skriver ni Gammal anordningen tillhörde inte inne om hembiträde neka! Den meningen bör nog justeras med tanke på att hembiträden inte längre är så vanligt förekommande i Sverige. Så kallade hushållsnära tjänster är en känslig politisk fråga här. 6) Under Lära sig en Befalla kunde jag hitta formuleringen Pressa och hålla få vad man förtjänar nyckel om mer än 3 sekunden, och då frige den. Det kunde kanske uttryckas en aning tydligare? På många andra ställen talas det också om att pressa olika nycklar, vilket upplevs som litet förvirrande. 7) Under Anmärka står Du Maj pressa någon anordning nyckel för exempel TV-nyckel till slut den lära sig operation. Jag tycker mycket om det här greppet att anpassa handledningen till kunden, men jag heter faktiskt Henrik. Har jag fått fel bruksanvisning? Sammanfattningsvis vill jag tacka för en mycket underhållande skrift. Jag har noga läst igenom handledningens alla 19 sidor och inte någonstans hittat en enda mening som ger mig någon som helst hjälp att hantera fjärrkontrollen den handlar om. Jag föreslår att ni nästa gång anlitar en annan översättare. Har ni möjligen funderat på att fråga någon som har kommit i åtminstone ytlig kontakt med det svenska språket? Med vänliga hälsningar Henrik Lundström remote_control@avigsidan.com Illustration: Nils Peterson 13

14 MINNESORD Teknikinformatör i mer än 50 år En ung Lasse Forsslund håller föredrag något av FTI:s första år på 60-talet. Lasse Forsslund var yrkesverksam långt efter normal pensionsålder. Här diskuterar han på sin 79-årsdag utformning av bilder med deltagare på en ComEd-kurs. Som tidigare meddelats i Teknikinformatören avled Lasse Forsslund den 15 februari i år, 83 år gammal. Lasse var en av FTI:s grundare och hedersmedlem i föreningen. De som varit med i föreningen länge, känner Lasse nya medlemmar kan möjligen bara ha träffat på honom på föreningens 40-årsjubileum 2004 där han deltog för sista gången. Kanske kan det därför vara värt att med några ord beröra Lasses verksamhet i föreningen. Lasse var föreningens sekreterare de första åren ( ) och med i styrelsen i ytterligare tre perioder mellan 1969 och 1988, därav som ordförande Det senare året blev han president i INTECOM, den internationella paraplyorganisationen för föreningar med teknikinformation på programmet. En del av Lasses verksamhet som kanske inte är så känd, är det internationella arbete som gjorde FTI (och Sverige) känt bland teknikinformatörer i andra länder. Han var aktiv i arbetet med att starta INTECOM från mitten av 60-talet och var med i styrelsen från starten 1971 och till Dessutom bidrog han till att de tre engelska föreningarna slogs samman till en, och att föreningar startades i nya länder som Norge, Danmark, Tyskland och Frankrike. Från enbart fyra medlemsländer i INTECOM i en början, har antalet nu vuxit till ett dussintal. Lasse var svenskt effektiv och ville ha ordning och reda. Jag minns ett möte i Haag 1970 där vi skulle utforma INTECOM:s organisation, och de kontinentala och transatlantiska deltagarna rörde till diskussionen. Lasse bad att få in en tavla att rita på (någon sådan fanns inte i möteslokalen, men en svart tavla baxades så småningom in). Med tavlan väl på plats, ritade han upp ett schema över hur han såg en lämplig organisation. Alla instämde att så borde det vara, och skissen finns fortfarande (färglagd) på INTECOM:s hemsida. Utöver att vara lärare på mängder av kurser, hann Lasse under sin långa yrkesverksamma tid med informationsarbete inom fordonsteknik, flygteknik (flygvapnet), byggforskning, teknisk forskning, livsmedelsteknik och medicinteknik. Han skrev böckerna Att skriva tekniska rapporter och Söka teknisk information utöver de böcker av andra skribenter han redigerade och producerade. På internationella konferenser i USA och Europa deltog han ofta med föredrag. Lasse hade privatflygcertifikat vilket bl.a. gjorde det möjligt för en del av FTI:s styrelse att i stil landa på Saabs flygplats i Linköping vid föreningens första studiebesök på företaget Vi som har jobbat länge med teknikinformation, blir inte alltid så imponerade av det som numera produceras. Lasse kunde ibland inte dölja sin besvikelse över kvaliteten på modern teknikinformation. Det hände att han noterade: Om jag hade gjort så dålig teknikinformation när jag började 1950, så hade jag fått sparken direkt. Han samlade gärna också exempel på information som inte fungerade. Ibland kunde han effektivt konkretisera funktionaliteten, t.ex. när han visade upp ett stort ärr på handleden som han skaffat sig genom att missförstå en inte helt tydlig text i en bruksanvisning för en motorsåg. Lasse var en underhållande föredragshållare och föreläsare, alltid med glimten i ögat, kanske ett återsken av spexskrivandet på Chalmers i ungdomen. ULA ula@comed.se 14

15 DEBATT Samarbete är nyckeln Vi har, med all rätt, varit rädda för outsourcing eftersom den försvårar samarbete mellan olika grupper. Men det intressanta är att vi lyckas bygga upp så höga murar mellan de olika grupperna också på den tiden när företagen var vertikalintegrerade och innehöll alla funktioner inom samma väggar. Produktionsfolket kommunicerade inte med konstruktörerna, konstruktörerna kommunicerade inte med testingenjörerna, programmerarna kommunicerade inte med hårdvaruutvecklarna och systemkonstruktörerna kommunicerade inte med någon. Rubrik och citat från Göte Fagerfjäll på Elektronik i Norden Göte sätter fingret på en lång rad utmaningar som uppstår när vi ska samarbeta mellan vanliga företag, virtuella företag, partners, konsulter, projektledare, kunder, leverantörer över såväl företagsgränser som landsgränser och tidszoner. För att kunna hantera situationen är jag övertygad om att vi bland annat behöver samarbetsportaler eller som det i bland kallas gruppwebbplatser. De viktigaste funktionerna på en samarbetsportal är: Dela alla typer av dokument check in/check ut, versionshantera och registrera metadata. Fördelen med att ha dokument på portalen är att man aldrig flyttar dokumentet utan bara länken, man riskerar inte att ha flera versioner av samma dokument. Bildbibliotek man behöver inte skapa bilder som redan finns. Listhantering alla kan ta del av informationen och även hålla den uppdaterad. Blankett/formulärbibliotek alla kan använda uppdaterade och korrekta formulär. Meddelanden anslagstavlan blir global. Uppgiftslistor man vet vem som är ansvarig vad som ska utföras och när. Händelselistor alla blir informerade. Diskussionstavlor man kan se andras frågor och svar, ställa egna frågor och få svar. Undersökningar man vet om något är bra eller mindre bra. Mötes- och dokumentarbetsytor det går att ha en hel portal för ett enskilt möte eller dokument. Aviseringar man kan hållas informerad om någon uppdaterar information. Textsökning har man glömt vad dokumentet heter eller finns så kan man söka. Det ska givetvis vara enkelt att sätta upp och administrera webbplatser för avdelningar, projekt, enskilda dokument eller möten. Med rätt tekniska förutsättningar ökar sannolikheten att kommunicera, samarbeta, överbrygga klyftor, att lyckas Om du vill ha mer information eller prova själv så är du välkommen att höra av dig. Ulf Andersson, DTP-tjänst AB ulf.a@dtp-tjanst.se Nya medlemmar 2005 Olle Blomberg, Stockholm Per Mäenpää, Nykvarn, Scania CV AB Erik Dillner, Stockholm, Ericsson AB Jerker Thorell, Uppsala, Columna Förlags AB Carolin Schwalbe Persson, Hästveda, Condesign Infocom AB Kerstin Hallenrud, Linköping, Klara Språket AB Esbjörn Eriksson, Enebyberg, Carillion Rail Sverige AB Ralph Dreilich, Stockholm, Databokförlaget Grade Claes-Göran Andersson, Hackås, CGA Information Åsa Beckman, Ystad, Multicom AB Oscar Holmberg, Huskvarna, Husqvarna AB Fredrik Karlberg, Huskvarna, Husqvarna AB Ulf Thorin, Sollentuna, Munters Europe AB Lars Oscarson, Lund, Tetra Pak Carton Ambient AB Anna Kajsa Voigt, Stockholm, OMX Technology AB Åke Pettersson, Haninge, Sörman Information & Mdia AB Elisabeth Walla, Borlänge, Dala Information AB Eva-Lotta Kalman, Rimforsa, Kalman Lab Johannes Andersson, Malmö, Protang AB Kenneth Straschko, Lund, ProTang Teknikinformation AB Pontus Dahlman, Höganäs, Foss Analytical AB Elisabeth Åkerlund, Lund, Axis Communications AB Bo Dahlborg, Arlington, USA Ulf Idesten, Åkersberga, Interaktiv Kommunikation Mats Fagerström, Karlskrona Kari Blomgren, Uppsala, ProTang Teknikinformation AB Gunvor Latva, Solna, AB Lorentzen & Wettre Helen Ashton, Stenungsund, Hogia Public Transport Systems AB Lonny Nilsson, Lund, Baldwin Jimek AB Peter Holm, Mölndal, Eriksson AB Ida Hansson Brusewitz, Stockholm Elisabeth Andersson, Malmö, Appium AB Certifierade 2005 Rune Block Mario Salutskij Mats Edvardsson Jörgen Åström Jerker Thorell 8 har förnyat sina certifieringar 15

16 RETUR TILL: Föreningen Teknisk Information Box STOCKHOLM PORTO BETALT Forts. från sidan 7 TCeurope vill öka informationsutbyte och kunskapsöverföring, förbättra utbildningar samt verka för en gemensam marknad för jobb och tjänster för teknikinformatörer. I år hölls årsmötet i Nice i slutet av mars, men ingen FTI-delegat kunde närvara. Vid mötet startade man ett projekt som går ut på att kartlägga vad den europeiska teknikinformatören egentligen gör. Det första steget är att sammanställa en enkät, och där bidrar FTI med förslag på frågor. Resultatet kommer att presenteras på Colloquium 2007 Shaping and positioning the profession. Nästa stora evenemang tcworld 2006 anordnas i samarbete med tekom, vår tyska systerorganisation, 8 9 november i Wiesbaden. Se för mer information. Ralph Dreilich ralph.dreilich@grade.com Björns Blandning Som medlem i FTI får du varje år sex nummer av Björn Karlssons tidning Populär Kommunikation. Men visste du att kan få hans elektroniska månadsblad Björns Blandning gratis med e-post. Det innehåller artiklar, tips och nyheter om att arbeta med ord, bild och layout. Och så småningom också glimtar ur papperstidningen Populär Kommunikation. Gå till och beställ din gratis prenumeration. Vi är inte ensamma om att heta FTI längre Initialförkortningen FTI används också av Förpacknings- och Tidningsinsamlingen som vid årsskiftet 2005 ersatte bolaget Förpackningsinsamlingen. Läs mer på viktiga är inte att vara överens utan att kunna hantera oenigheten.«kg Hammar FTI Föreningen Teknisk Information The Swedish Society on Technical Communication Postadress: Box 5710, Stockholm Telefon(svarare): Fax: E-post: info@fti.org.se Hemsida: Plusgiro: Bankgiro: Org.nummer: Medlemskap FTI är en ideell förening för alla som i olika former arbetar som teknikinformatörer och för alla andra som är intresserade av teknikinformation. Medlemskapet inkluderar bl.a: Föreningens medlemstidning Teknikinformatören, som utkommer 4 6 ggr/år, varav två nummer i tryckt form och övriga i pdf-format. Tidskriften Populär Kommunikation, som utkommer 6 ggr/år. Gratis deltagande i medlemsmötena (vår och höst), som är hel- eller halvdagsmöten med föredrag, seminarier och s.k. idémarknad. Tillträde till de lösenordsskyddade delarna av FTI:s hemsida. Indirekt medlemskap i de internationella organisationerna INTECOM ( och TCeurope ( vilket bl.a. innebär rabatt på de nationella medlemsorganisationernas evenemang och tidskrifter samt gratis åtkomst till publikationer såsom handledningen SecureDoc (Användbara och säkra bruksanvisningar för konsumentvaror; beställs från FTI) och rapporten TecDoc-Net (Professional education and training of Technical Communicators in Europe). Enklast blir du medlem genom att fylla i den anmälningsblankett som finns på FTI:s hemsida. Du kan också anmäla dig per e-post, post eller fax. Adresser, se ovan. FTI:s styrelse* Ralph Dreilich (ordförande) Christina Sjögren (vice ordförande) Mats Insulander (sekreterare) Lars-Göran Nilsson (kassör) Emma Bayne, Lars Biärsjö, Leif Dahl, Staffan Westbeck (ledamöter) Revisorer* Ivona Kobiela, Michael Pargman Valberedning* Mats Linder (sammankallande), Mats Insulander, Jerker Thorell Certifieringskommitté* Göran Goldring, Karin Gärdegård, Roland Kristiansson FTI:s och Sveriges representant i INTECOM Ej utsedd f.n. Ansvarig för FTI:s hemsida Ej utsedd f.n. Redaktör för Teknikinformatören Tommy Persson Närmare presentation av styrelsemedlemmar och andra funktionärer med e-postadresser finns på FTI:s hemsida Medlemsärenden E-post: info@fti.org.se Medlemsavgifter 2006 Fullbetalande: 485 kr/kalenderår (medlemsavgift 100 kr, serviceavgift inklusive moms 385 kr) Studerande och pensionärer: 100 kr/kalenderår Företag och instutioner som vill stödja FTI:s verksamhet ekonomiskt kan bli medlemmar. V.g. kontakta styrelsen, e-post: info@fti.org.se Certifieringsavgift: 300 kr/3 år * Personuppgifter gäller fr.o.m. årsmötet 2006