Granskning av barnoch. Halmstads kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Emma Ekstén Isabelle Panasco Granskning av barnoch ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Halmstads kommun

2 Granskning barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll Innehållsförteckning 1. Sammanfattande revisionell bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Styrande dokument Policy för verksamhetsstyrning Policy för intern kontroll Bokslutsanvisningar Verksamhets- och målredovisning Verksamhetsberättelse Internkontroll Iakttagelser och bedömningar Uppföljning och rapportering Iakttagelser Bedömning Åtgärder vid bristande måluppfyllelse Iakttagelser Bedömning Internkontrollarbetet Iakttagelser Bedömning Bedömning Revisionell bedömning Halmstads kommun

3 1. Sammanfattande revisionell bedömning har av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun fått i uppdrag att granska barn-och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Intervju har genomförts med avdelningschef ekonomi, avdelningschef HR, avdelningschef kvalitet samt avdelningschef planering. Dokumentgranskning har även genomförts. Revisionsfrågan för denna granskning är: Är barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillräcklig? Vidtar nämnden tillräckliga åtgärder för att nå fastställda mål avseende verksamhet eller ekonomi? Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå fastställda mål avseende verksamhet och ekonomi. Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar Delvis uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Halmstads kommun 1 av 17

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att styrelsens och nämndernas uppdrag är att genomföra och förverkliga fullmäktiges mål och beslut till givna förutsättningar, enligt gällande lagar och föreskrifter samt med en tillräcklig intern kontroll. Uppdraget är också att återrapportera till fullmäktige på det sätt som fullmäktige bestämmer. I förtroendevalda revisorers breda uppdrag ingår att varje år granska all verksamhet. I God revisionssed framgår att granskningen ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt, dvs. de styrelser, nämnder och beredningar som ska granskas. Det innebär att revisionen behöver tillämpa arbetssätt som ger tillräckliga underlag för ansvarsprövningen. Grundläggande granskning innebär att tillägna sig ett sådant brett men också effektivt arbetssätt. Enligt God revisionssed är grundläggande granskning till sin karaktär en löpande insamling av fakta och iakttagelser. Granskningen ger underlag för att bedöma styrelsens och nämndernas styrning och uppföljning. Denna granskning är en del av revisorernas grundläggande granskning Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Är barn- och ungdomsnämndens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Fullmäktiges reglemente. Planeringsdirektiv med budget Policy för intern kontroll Policy för verksamhetsstyrning Bokslutsanvisningar 2.4. Kontrollmål Revisionsfrågan besvaras utifrån följande kontrollmål: Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden. Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse. Nämndens internkontrollarbete sker enligt gällande policy och beaktar både finansiella och verksamhetsmässiga risker. Halmstads kommun 2 av 17

5 2.5. Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentationsgranskning (protokoll, rutiner, riktlinjer, reglementen och uppföljningsdokument) Intervju har genomförts med avdelningschef ekonomi, avdelningschef HR, avdelningschef kvalitet samt avdelningschef planering. Granskningen avser räkenskapsåret Rapporten är sakavstämd med berörda tjänstemän. Halmstads kommun 3 av 17

6 3. Styrande dokument 3.1. Policy för verksamhetsstyrning Halmstads kommuns policy för verksamhetsstyrning (KF , 105) är framtagen för att fastställa hur arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet ska ske utifrån kommunens värdegrund och med riktning mot kommunens vision. Följande begrepp används bl.a. i kommunens policy för verksamhetsstyrning och i visionsstyrningsmodellen: Begrepp Definition Beslutsorgan Konkretiserade mål Preciseringar av Politiska inriktningar. Kommunfullmäktige Konkretiserade mål ska vara mätbara och uppföljningsbara, och fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Övrig prioritering Preciseringar av Politiska inriktningar Kommunfullmäktige och kan bestå av särskilda uppdrag till nämnder och/eller bolagsstyrelser. Övrig prioritering fastställs genom Planeringsdirektiv med budget. Verksamhetsmål Mål som formuleras av nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar eller bolag och som kan kopplas till Konkretiserade mål eller Övrig prioritering. - Kommunens policy för verksamhetsstyrning bygger på två huvudsakliga delar en årlig del och en långsiktig del som genomförs vart fjärde år. Tillsammans benämns dessa båda delar Halmstads kommuns Visionsstyrningsmodell. Den årliga delen består av fyra delprocesser: 1. Planeringsförutsättningar 2. Planeringsdirektiv med budget 3. Verksamhets- och affärsplaner 4. Uppföljning Delprocessen uppföljning sker regelbundet inom samtliga nämnder och bolagsstyrelser. Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande av kommunens verksamhet är ändamålsenlig, effektiv och görs utifrån Halmstads kommuns vision samt ger underlag till förbättringar. Halmstads kommun 4 av 17

7 Kontroll av efterlevnad av planeringsdirektiv med budget, ägardirektiv, policyer, riktlinjer och rutiner ska genomföras årligen Policy för intern kontroll I Halmstads kommuns policy för intern kontroll (KF , 37) anges att en god internkontroll inom kommunkoncernen är till nytta för verksamheten genom effektiva processer samt säker information till invånare och andra intressenter, vilket ger förtroende och undviker eller förebygger väsentliga fel. Internkontroll i Halmstads kommun syftar enligt policyn till: en ändamålsenlig och effektiv verksamhet som fullgör givna uppdrag och når uppsatta mål en tillförlitlig finansiell rapportering att lagar, regler och styrdokument följs att risker identifieras och bedöms efter väsentlighet, så att de kan förebyggas och förhindras att tidigt upptäcka och om möjligt eliminera allvarliga fel och brister att skapa förutsättningar för verksamheten att ständigt utvecklas och förbättras Nämnden ska som grund för sin styrning årligen genomföra och aktualitetspröva en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten. Risk- och väsentlighetsanalysen ska även göras inför förändringar i verksamheten eller vid ändrade krav i lagar, regler och styrdokument. Nämnden ska varje år anta en internkontrollplan. Planen ska tas fram i samband med den årliga verksamhetsplaneringen, och ska alltid föregås av en risk- och väsentlighetsanalys. Nämnden ska regelbundet följa upp internkontrollplanen i sin helhet och, vid behov, fatta beslut om åtgärder med anledning av vad uppföljningen visar. Uppföljningen ska som minimum ske årligen, men bör även ske i samband med tertialvis uppföljning av ekonomi, verksamhet och personal. Internkontrollplanen ska minst innehålla: Vilka rutiner och kontrollmoment inom identifierade och värderade risker som ska granskas Omfattning, frekvens och metod Ansvarig funktion Risk- och väsentlighetsanalys, internkontrollplan samt uppföljning av denna plan ska dokumenteras. Detta inbegriper även att de granskningsmoment som genomförs under året ska dokumenteras. Det ska utifrån dokumentationen från uppföljningen vara möjligt att upprepa de kontroller som genomförts, vilket innebär att kontrollmetoden och urvalet behöver beskrivas. Halmstads kommun 5 av 17

8 3.3. Bokslutsanvisningar Verksamhets- och målredovisning En uppföljning av nämndernas verksamhetsplaner ska göras avseende aktiviteter, mätetal och mål samt nyckeltal. Stadskontoret använder de delar av uppföljningen som har bäring på kommunfullmäktiges konkretiserade mål och relevanta nyckeltal för att skapa en samlad bild av kommunens verksamhet. Följande ska anges gällande aktiviteter: Ange status för aktiviteter (Ej påbörjad, Pågående, Avslutad). Ange om aktiviteterna är påbörjade respektive genomförda enligt plan? Om inte varför? Följande ska anges gällande mätetal: Ange senaste tillgängliga utfall som finns att tillgå. Ange färg (grön, gul, röd om det görs manuellt eller per automatik varierar mellan olika mätetal). Ange könsuppdelad statistik om det finns att tillgå. Utfallet av mätetalen ska analyseras utifrån konsekvenser för kvinnor/män, flickor/pojkar. Om det finns oskäliga skillnader mellan könen, samt om åtgärder behövs för att minska dessa skillnader, ska detta kommenteras i analysen kopplat till målet. Gällande analys av mål ska följande genomföras: Ange färg (grön eller röd) Ange målbedömning Har verksamheten nått målet eller inte? Gör prognosanalys Varför görs bedömningen att målet har nåtts eller inte? Om mätningar (exempelvis för mätetal) saknas, ska bedömning göras utifrån det genomförda arbetet. Vilka insatser har skett i linje mot målet? Hur långt har arbetet kommit? (Om verksamheten inte arbetar med åtgärder med syfte att påverka målvärdet, kan antas att utfallet inte bör skilja sig avsevärt mot föregående års utfall.) Ange åtgärder Om verksamheten inte nått målet, vilka åtgärder behöver vidtas. Om målet har nåtts, vilka faktorer ledde fram till detta, och hur bör det påverka vårt framtida arbete? Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är en utvärdering av det gångna året. För att bredda bilden av hur verksamheten fungerat behövs ett tydligare fokus på hela det uppdrag som nämnden ansvarar för enligt reglemente, styrdokument och lagstiftning Internkontroll I kommentaren till kontrollmomenten ska följande framgå: Halmstads kommun 6 av 17

9 Omfattning av och metod för granskning (hur har granskningen gått till, har det gjorts stickprov, totalurval etcetera). Visade granskningen på avvikelser? Om ja, vilka? Vilka åtgärder har vidtagits alternativt planeras att vidtas med anledning av vad granskningen visar? Halmstads kommun 7 av 17

10 4. Iakttagelser och bedömningar 4.1. Uppföljning och rapportering Iakttagelser Barn- och ungdomsnämnden har ansvaret för grundskola, förskola, fritidshem, grundsärskola samt kulturskolan. Ekonomi Årsbokslutet 2018 antogs av barn- och ungdomsnämnden på sammanträdet den 30 januari Resultat för samtliga verksamheter redovisas i årsbokslutet och sammanfattas i tabellen nedan. Tabell 1. Driftsredovisning per anslagsområde. Barn- och ungdomsnämnden, mnkr. RESULTAT (netto, mnkr) Budgetavvikelse 2018 Grundskola/barnomsorg 2,8 Kulturskolan -0,1 Totalt 2,7 Av den ekonomiska redovisningen framgår en positiv avvikelse om ca 2,8 mnkr för grundskola och barnomsorg och ett underskott om 0,1 mnkr för Kulturskolan. De totala nettokostnaderna för år 2018 har ökat med 98 mnkr jämfört med Den högre nettokostnaden förklaras till stor del av volymökningar i förskola, grundskola och fritidshem samt generella löneökningar. Överskottet för barn- och ungdomsnämnden beror bland annat på fler barn och elever än budgeterat i verksamheterna. Vidare redovisar inventarier till nya förskolor och förskolor dåliga lokaler och inventarier gällande om-/nybyggda skolor ett överskott. Kulturskolans budgetram är ökad med 660 kkr jämfört med av kommunfullmäktiges ursprunglig fastställd ram genom en omföring för att täcka högre lokalkostnader. Prognoserna avseende grundskola och barnomsorg har under året varit stabila och visat på en budgetavvikelse på +/- 0 för delårsbokslut per april och augusti. Budgetuppföljningar redovisas per februari, mars, april, maj, augusti, september, oktober och november. Grundskola och barnomsorg prognostiserar ett underskott på 2 mnkr för oktober och november. Kulturskolan prognostiserar en budgetavvikelse på +/- 0 för samtliga månatliga budgetuppföljningar och delårsbokslut per april och augusti. Enligt förvaltningen har statsbidragen och lokalkostnaderna varit en osäkerhetsfaktor för Avseende lokalkostnaderna så framkommer det i intervju med förvaltningen att dessa är höga, och av årsredovisningen framkommer det att lokalkostnaderna dessutom har ökat. Av intervjuer framgår att det har varit svårt att få fram underlag avseende lokalkostnaderna, vilket gör att förvaltningen har fått uppskatta Halmstads kommun 8 av 17

11 kostnaderna under budgetarbetet. Enligt de intervjuade leder detta således till en stor osäkerhet under hela året vad gäller prognosen. Samtliga nämnder är ålagda med effektiviseringskrav utifrån planeringsdirektiv Barn- och ungdomsnämnden har besparingskrav för grundskola/förskola med 31,2 mnkr och kulturskolan med 0,3 mnkr. Måluppfyllelse Verksamhetsberättelsen 2018 antogs av barn- och ungdomsnämnden på sammanträdet den 27 februari Utöver den årliga verksamhetsberättelsen tar barn- och ungdomsnämnden del av prognos för måluppfyllelse i samband med delårsrapporterna per april och augusti månad. Av intervju framkommer att endast nämndens presidium är med och utvecklar målformuleringarna tillsammans med förvaltningen som i sin tur presenterar förslag till nämnden att besluta om. Verksamhetsberättelsen beskriver att verksamheten utvecklas åt rätt håll men att det kvarstår en brist på likvärdighet inom vissa områden. Bland annat framhålls att den socioekonomiska komplexiteten ökar. Halmstads förskolor och skolor lyckas inte, liksom som det ser ut i övriga riket, att i tillräcklig hög utsträckning kompensera för barns och elevers skilda hemförhållanden. Vidare ökar skillnaden i måluppfyllelse både mellan olika elevgrupper men också mellan olika skolor. Av verksamhetsberättelsen framgår att Barn- och ungdomsförvaltningen haft riktade insatser mot förskolor och skolor som har haft svårt att vända resultatutvecklingen. Dessa riktade insatser kommer fortgå under år Tabell 2. Måluppfyllelse år Barn- och ungdomsnämnden. MÅL Redovisning mätetal Uppfyllt 1. I Halmstads förskolor och skolor ska alla barn och elever få de utmaningar och det stöd de behöver för att kunna utvecklas så långt som möjligt 2. I Halmstads förskolor ska antalet barn i grupperna anpassas så att barnens behov av en trygg, pedagogisk och kreativ verksamhet tillgodoses 3. Halmstads förskolor och skolor ska ha en pedagogisk och kreativ lärmiljö såväl inne som ute 4. Barn och unga ska ha tillgång till en god och jämlik hälsa 5. I Halmstad ska barn och unga uppleva en god psykisk hälsa 6. Andel barn och unga som blir utsatta för diskriminering och/eller kränkande behandling ska minska 7. Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner för barn och unga 7 av 14 mätetal är uppfyllda, 6 mätetal är inte uppfyllda och 1 mätetal mäts inte under av 3 är uppfyllda, dock står två som oförändrat. 3 av 9 mätetal är uppfyllda, 4 mätetal är inte uppfyllda. Två mätetal har inget utfall. 2 av 2 mätetal bedöm som uppfyllda, dock är deras målvärde oförändrat. 5 av 6 mätetal når uppsatta mätetal. Målet är svårt att bedöma med bakgrund av att ett nuläge saknats under året. Två av två mätetal bedöms som uppfyllda. Målet är brett och svårt att mäta eftersom rapportering beskriver genomförda insat- Nej Halmstads kommun 9 av 17

12 ser snarare än resultatet av dem. 8. Mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag ska minska 9. Fritidshemmen ska erbjuda meningsfull och varierad undervisning för att skapa nya och fördjupade kunskaper som ökar elevernas lärande och måluppfyllelse 10. Barn- och ungdomsförvaltningen ska vara en attraktiv arbetsgivare 11. Chefer och medarbetare ska tillsammans skapa förutsättningar för en hälsosam arbetsmiljö där alla kan utföra ett kvalitativt arbete 12. Barn- och ungdomsförvaltningen ska vara en förvaltning där alla oavsett kön, könsidentitet och könsuttryck, har lika rättigheter, möjligheter och skyldigheter ifråga om arbete, anställnings- och utvecklingsmöjligheter samt andra arbetsvillkor Målet bedöms inte som uppfyllt eftersom 2 av 4 mätetal inte nås. 1 mätetal har ökat och 1 mätetal bedöms som osäkert underlag för att lämna utfall. 2 av 3 mätetal når uppsatta målvärden. 2 av 4 mätetal når uppsatta målvärden. Resterande 2 mätetal är oförändrat. 3 av 4 mätetal når inte uppsatta målvärden. 1 mätetal når uppsatt målvärde. Inga mätetal eller målvärde finns att tillgå. Målet bedöms uppnått eftersom att uppföljning av jämställdhetsplan har gjorts. Nej Nej Källa. Verksamhetsberättelse Barn- och ungdomsnämnden. För elva av tolv mål finns det mätetal, målvärden och utfall som underlag för nämndens bedömning. Ett mål saknar mätetal men det framgår att stickprov har gjorts dock inte hur många till antalet. Ett mål som inte bedöms uppnås är att Minska mängden hälsofarliga kemikalier i barn och ungdomars vardag. Förvaltningens rekommendation för en högre måluppfyllelse är att målet avslutas och att det istället byggs in i det ordinarie arbetet med tydliga anvisningar och stöd för inköp till verksamheterna. Vidare framgår att målet Chefer och medarbetare ska tillsammans skapa förutsättningar för en hälsosam arbetsmiljö där alla kan utföra ett kvalitativt arbete inte uppnås. Den totala sjukfrånvarotiden samt antal sjukdagar per tillsvidareanställd har ökat vilket gör att målet inte kan anses vara uppfyllt. Andel barn och unga som blir utsatta för diskriminering och/eller kränkande behandling ska minska uppnås inte. Från verksamhetsberättelsen framkommer att det görs en rad insatser i verksamheterna kontinuerligt för att arbeta mot en minskning av att barn och elever kränks i våra förskolor/skolor eftersom nämnden ännu inte kan konstatera en minskning. Halmstads kommun 10 av 17

13 Tabell 2. Måluppfyllelse år 2018 Kulturskolan. Barn- och ungdomsnämnden. MÅL Redovisning mätetal Uppfyllt 1. Halmstad ska vara en av Sveriges främsta kulturkommuner för barn och unga 2. I Halmstad ska alla barn och unga ha möjlighet till en meningsfull fritid 3. Halmstads Kulturskola ska ha en god kvalitet med nöjda elever och vårdnadshavare Mätetalet är oförändrat. 2 av 2 mätetal är uppfyllda. 1 mätetal är oförändrat. En enkätundersökning skickas ut till elever och vårdnadshavare vartannat år av kulturskolan. Eftersom den gjordes 2017 så kommer nästa undersökning ske Källa. Verksamhetsberättelse för kulturskolan 2018 Avseende kulturskolan bedöms tre av tre mål vara uppnådda. I ett av målen har det inte gjorts någon ny mätning eftersom enkätundersökning görs vartannat år men målet bedöms ändå vara uppnått. Till varje mål som redovisas, både vad gäller kulturskolan och för nämnden som helhet, kommenteras tillhörande aktiviteter. Vidare redovisas genomförda aktiviteter kopplade till varje mål som kommenteras. För vissa av målen nås ett eller flera av mätetalen inte upp till målnivåerna. I motiveringen under målet går det att utläsa att det finns en medvetenhet kring att flera mätetal inte nås. Liknande var det för Utfall av mätetal och beskrivning av beslutade aktiviteter följer verksamhetsplanen och bokslutsanvisningar. Det sker en motivering till varför mål har uppnåtts eller inte uppnåtts med grund i mätetalens utfall. Vidare sker en analys till varför nämnden har nått resultatet samt i vissa fall om åtgärder behöver vidtas med anledning av utfallet. Av verksamhetsberättelsen framgår ett utfall av mätetalet samt om målet är en ökning, minskning eller att det ska vara oförändrat. Det framgår dock inte om mätetalet verkligen har minskat, ökat eller är oförändrat. Av verksamhetsberättelsen framgår ej utgångsvärdet som jämförelse mot utfallet. Utgångsvärdet presenteras i nämndens verksamhetsberättelse för För att se förändringen av utfall i förhållande till utgångsvärdet måste alltså läsaren ta del av båda dokumenten. Förvaltningen framhåller att det har skett en omfattande principdiskussion tillsammans med kommunledningsförvaltningen gällande denna redovisning. Kommunledningsförvaltningen har i dessa diskussioner inte framfört att redovisningen enligt tidigare beskrivning skulle bryta mot Halmstads kommuns visionsstyrningsmodell. Ibland förekommer målvärden även i beskrivningen till mätetalen. Halmstads kommun 11 av 17

14 Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden är delvis uppfyllt. Vi bedömer att regelbunden rapportering avseende måluppfyllelse och ekonomi sker till nämnden. Vi anser att bokslutsanvisningar i huvudsak för uppföljning av ekonomi följs. Vi konstaterar att målbedömningen i några hänseenden tar hänsyn till resultat utöver mätetalens utfall. Vi anser inte att det är tydliggjort på vilka grunder målbedömningen ska ske, det vill säga om målbedömning endast ska ske genom mätetalens utfall eller innehålla ytterligare faktorer. Vi anser att det skapar en viss otydlighet för den externa läsaren då det inte framkommer av verksamhetsberättelsen vilket utgångsvärde som utfallet jämförs mot. Enligt vår bedömning blir det således svårt att följa om mätetalet har ökat, minskat eller är oförändrat Åtgärder vid bristande måluppfyllelse Iakttagelser Åtgärder i verksamhetsberättelsen 2018 beskrivs för samtliga tre mål som inte bedöms vara uppfyllda, samt för de övriga målen utöver dessa. Åtgärder beskrivs antingen som förslag, planerade eller påbörjade. Vid delårsbokslut redovisas mål som inte bedöms uppnås och förvaltningen presenterar åtgärder. Av protokoll framgår att nämnden väljer att besluta att lägga handlingarna till protokollet. Under intervju med förvaltningen redovisas att det görs en mängd insatser kopplade till målen. Bland annat finns en kompetensutvecklingsinsats gällande arbete att förebygga och motverka kränkande behandling. Enligt protokoll får nämnden information om de olika skolornas måluppfyllelse i en årlig lägesbedömning Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse som uppfyllt. Vi anser att barn- och ungdomsnämnden har redovisat åtgärder för de tre mål där det finns en bristande måluppfyllelse. Genom riktade insatser beslutade av nämnden och som enligt protokoll kontinuerligt redovisas anser vi att åtgärder för att hantera den bristande måluppfyllelsen genomförs Internkontrollarbetet Iakttagelser Barn- och ungdomsnämnden har upprättat en internkontrollplan för år Nämnden har beslutat om uppföljningsrapport av 2018 års internkontrollplan på sitt sammanträde 27 februari Av intervju med förvaltningen framkommer att inför framtagandet av interkontrollplan för 2018 gjordes ett omtag av processen och nämnden involverades i risk- och väsentlighetsanalysen. En workshop hölls med nämnden i augusti 2017 där nämnden involverades i framtagandet av risker. Det Halmstads kommun 12 av 17

15 görs också en översyn av dokumentation för att identifiera risker som leder till ett framtagande i en risklista. Uppföljningen av internkontrollplan sker i samband med årsbokslutet. Nedan tabell visar de kontrollmoment som har påvisat avvikelser. Tabell 3. Redovisning av kontrollmoment för grundskola/förskola där avvikelser identifierats. Kontrollmoment Kontroll av att brandövning genomförs på alla skolskjutsskolor varje år Ventilation Åtgärder efter skyddsrond Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Kontroll att ärenden innehåller barnkonsekvensanalyser och ekonomiska analyser Kontroll att regler för representationen enligt anvisningar i handboken och god redovisningssed följs Avtalstrohet Huvudsaklig avvikelse Av 20 skolor som berörs av skolskjuts har brandövning kopplat till resa med buss genomförts vid 2 skolor under året, på skolans eget initiativ. I samarbete med fastighetskontoret har det gjorts stickprovsinventering av ventilation. Stickproven omfattar tio förskolor och fem grundskolor. Utifrån krav som miljöförvaltningen ställer på barn- och ungdomsförvaltningen som verksamhetsutövare konstateras att ventilationen på många ställen inte uppnår det krav på 7 liter/sekund och 0,35 liter/m2 golvyta som ställts på verksamheten. Inom BUF:s verksamheter genomförs det varje år skyddsronder. Skyddsronder är en del av systematiska arbetsmiljöarbetet och genomförs två gånger per år. Kontrollen gjordes genom att slumpmässigt välja ut en förskola och en grundskola i varje skolområde. Totalt fanns det 95 dokumenterade brister i skyddsrondsprotokollen för dessa enheter. Av dessa är 44 brister kvar från föregående år vilket motsvarar 46 procent. Det har dokumenterats 11 upphandlingar under Fem av upphandlingarna är registrerade i upphandlingssystemet. Ingen av upphandlingarna är diarieförd. En upphandling är under och behöver inte diarieföras Fyra av direktupphandlingarna är på belopp över kr. Dokumentation finns i dessa fall och direktupphandlingarna följer kommunens tillämpningsanvisningar. Två av direktupphandlingarna borde haft mer dokumentation. Stickprov har gjorts på tio beslut i barn- och ungdomsnämnden. Det framkom att nio beslut innehåller någon form av analys av konsekvenser för barn och elever. Sex av besluten innehåller en ekonomisk konsekvensanalys. Generellt konstateras att konsekvensanalyserna är mer kortfattade än vad man kan begära. Jämförelse med 2017 konstateras att antal ofullständiga fakturor har ökat men sett som helhet är kvaliten oförändrad. Under 2018 har alla transaktioner som är bokförda med konto för representation under maj och september 2018 kontrollerats. Kontrollen har gjorts utifrån 7 områden, där 4 av områdena hade korrekt bokföring av representation och tre områden visade brister. Kontroll av avtalstroheten har gjorts via statistikfil i Ekonomiweb, inköpsstatistik per konto. De största enskilda posterna har uppstått i samband med studieresor med elever, kostnader i samband med projekt där avtalen inte har registrerats, och fel i bokfö- Halmstads kommun 13 av 17

16 ring/inläsning. Kontrollera att beslut motiveras Förskolechefer kan ta beslut om utökad tid i förskolan enligt skollagen. Stickprov på 20 beslut har genomförts. I kontrollen framkom att 5 beslut var motiverade, 8 beslut delvis är motiverade och 7 beslut är inte motiverade. Belastningsregisterutdrag Stickprovskontroll har gjorts med urval från en utskriven anställningslista. Urvalet bestod av en medarbetare från varje skolområde med olika anställningsinsatser. Fem medarbetare anställda via arbetsmarknadsenheten och tio medarbetare anställda via FM- service. Resultatet av kontrollerna visade att samtliga anställningar via arbetsmarknadsenheten hade belastningsregisterutdrag. Anställningarna via FM-service fanns två medarbetare som saknade utdrag. Detta förklaras att deras första anställning inom kommunen gjordes innan lagkravet för belastningsregister. Det upptäcktes också att två medarbetare saknar utdrag som flyttat mellan förvaltningarna. Kön till förskolan Av 1150 placerade barn i kommunal verksamhet under 2018 har 57 % erbjudits plats inom 4 månader. Skillnad i tid kan variera från 1 dag och uppåt och väntetiden är i snitt 12 dagar. Kontroll av genomförda/planerade åtgärder Handlingsprogram har inte använts i samband med i Handlingsprogram för skydd mot olyckor framtagandet av verksamhetsplanen. I handlingsprogram för skydd mot olyckor har barn- och ungdomsnämnden flera ansvarsområden- åtgärder som ska vidtas. Av åtgärderna kan vissa härledas till verksamhetsmålen i verksamhetsplanen. Källa. Verksamhetsberättelse Barn- och ungdomsnämnden Tabell 4. Redovisning av kontrollmoment för kulturskolan där avvikelser identifierats. Kontrollmoment Huvudsaklig avvikelse Trafiken utanför skolan I och med öppningen av Kulturhuset Najaden har trafiksituationen förvärrats och från Kulturskolans sida önskas hjälp från övriga kommunen att göra något åt säkerheten. Utebelysning Inget arbete har påbörjats. Källa. Verksamhetsberättelse Barn- och ungdomsnämnden. Internkontrollplanens innehåll överensstämmer med kommunens policy för intern kontroll. Redovisningen sker enligt kommunens anvisningar. Enligt policy för intern kontroll ska beskrivningen av metod och urval, eventuella avvikelser samt åtgärder vid avvikelser beskrivas. Vi noterar att avvikelserna som framkommer av uppföljning för internkontrollplan kulturskolan endast beskriver att det pågår fortsatta åtgärder. Nämndens internkontrollplan för grundskola/förskola innehåller ursprungligen 16 kontrollmoment, varav 11 av kontrollmomenten rapporteras med avvikelser. Vidtagna/planerade åtgärder lämnas vid avvikelser. Nämndens internkontrollplan för kulturskolan innehåller ursprungligen 6 kontrollmoment, varav 2 av kontrollmomenten rapporteras med avvikelser. Redovisning visar att åtgärder har vidtagits, det framgår dock inte vilka åtgärder som vidtagits. Halmstads kommun 14 av 17

17 Bedömning Vi bedömer att kontrollmålet Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker beaktas som uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att risk- och väsentlighetsanalys samt internkontrollplan för år 2018 sker enligt policy. Vi konstaterar att nämnden har varit involverade i framtagandet med arbete av internkontrollplan för 2018 genom bland annat att delta i workshop. Vidare konstaterar vi att uppföljning av internkontrollplan 2018 innehåller samtliga kontrollmoment. Vi anser inte att kulturskolans återrapportering gällande åtgärder sker helt enligt anvisningarna. Halmstads kommun 15 av 17

18 5. Bedömning 5.1. Revisionell bedömning Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden delvis har en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå fastställda mål avseende verksamhet och ekonomi. Bedömningen grundar sig på bedömningarna av respektive kontrollmål. Kontrollmål Det sker en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av måluppfyllelse och ekonomi till nämnden Nämnden tar beslut om åtgärder vid bristande måluppfyllelse Nämndens internkontrollarbete sker enligt policy och väsentliga risker Kommentar Delvis uppfyllt Vi konstaterar att målbedömningen i några hänseenden tar hänsyn till resultat utöver mätetalens utfall. Vi anser att det inte är tydliggjort på vilka grunder målbedömningen ska ske, det vill säga om målbedömning endast ska ske genom mätetalens utfall eller innehålla ytterligare faktorer. Vi noterar att det skapar en viss otydlighet för den externa läsaren då det inte framkommer av verksamhetsberättelsen vilket utgångsvärde som utfallet jämförs mot. Enligt vår bedömning blir det således svårt att följa om mätetalet har ökat, minskat eller är oförändrat. Vi konstaterar dock att kommunledningsförvaltningen inte anser att denna hantering bryter mot gällande riktlinjer. Uppfyllt Vi anser att barn- och ungdomsnämnden har redovisat åtgärder för de tre mål där det finns en bristande måluppfyllelse. Genom riktade insatser beslutade av nämnden och som enligt protokoll kontinuerligt redovisas anser vi att åtgärder för att hantera den bristande måluppfyllelsen är planerade för. Uppfyllt Vi grundar vår bedömning på att risk- och väsentlighetsanalys samt internkontrollplan för år 2018 sker enligt policy. Vi konstaterar att nämnden har vart involverade i framtagandet med arbete av internkontrollplan för 2018 genom bland annat att delta i workshop. Vidare konstaterar vi att uppföljning av internkontrollplan 2018 innehåller samtliga kontrollmoment. Halmstads kommun 16 av 17

19 Emma Ekstén Projektledare Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Halmstads kommun 17 av 17