SERVICENÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug Regionservice

Transkript

1 SERVICENÄMNDENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE för perioden jan-aug 2018 Regionservice

2 Innehållsförteckning Förord... 3 Inledning... 4 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet... 5 Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör... 5 Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare... 6 Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi... 9 Miljöredovisning Uppföljning av arbetet med intern kontroll Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare Bilaga

3 Förord Vem är du som läser delårsrapporten? Antingen jobbar du högt upp i organisationen och känner då troligtvis till mycket av det som står här redan. Eller så jobbar du längre bort från ledningen eller inom vården, med något helt annat än service och fastighetsfrågor, men påverkas dagligen av huruvida tvätt och mediciner finns på plats, eller om ventilationen fungerar som den ska. Eller så är du medborgare i Skåne och inser att det finns en verksamhet bakom vården, en verksamhet som är helt nödvändig för att vården ska fungera, men som du sällan hör om. Jag skulle säga att det här dokumentet kan hjälpa dig med ett par saker. Du kan här läsa om de enorma projekt som en regionekonomi bedriver. Men du kan också läsa om det jobb alla arbetare inom Servicenämndens område uträttar. Arbete som sällan nämns i vårdsammanhang där medicinska beslut och vårdpersonal står i förgrunden. Men vars arbete hade varit omöjligt om de inte kunde lita på att andra människor levererar byggnader som fungerar, mat till patienter eller städade rum som det går att ge vård i. Regionen har en budget på runt 40 miljarder och när vi nu investerar i nya sjukhusbyggnader inför framtiden gör vi det för över 50 miljarder. Det motsvarar två broar över Öresund. I Helsingborg har redan en sjukhusflygel invigts och arbetet fortsätter. I Malmö har två parallella byggen startat upp. Dels framtidens sjukhus och dels den byggnad som kommer att bli arbetsplatsen för merparten av Regionservice arbetare på orten. Bakom dessa projekt står hundratals människor. Det är projekt som kräver medverkan från vården. Vårdarbetare och servicearbetare måste få lämna synpunkter på vad som kommer att bli deras arbetsmiljö för många år framöver. Det görs också mycket för driften av fastigheter som du kan läsa om här. Vad har resultatet blivit med miljöarbetet? Hur ser vi på riskerna med oförutsedda händelser? Det har också gått mer än ett år nu sedan fastighets- och service-verksamheten delades upp. Förhoppningsvis är det nu lite lättare för både medborgare och medarbetare att veta vem som har ansvar för vad och var man ska kunna vända sig med synpunkter eller behov. Regionfastigheter har hand om alla byggnader, nybyggnation och hanterar förhyrning. Regionservice hanterar städ, tvätt, mat och leveranser. En helt ny personalkategori har introducerats, de så kallade servicevärdarna som deltar i vårdnära servicearbete. Ett stort antal arbetar nu också i kundcentret som servar hela regionen när frågor uppstår om drift och understöd. Digitaliseringen inom vården har länge diskuterats, men det är inom vårdnära service som det först blivit riktigt på allvar. Den kryptiska förkortningen CAFM innebär ett nytt sätt att arbeta. Vårdpersonal ska lätt kunna se var sängar eller utrustning finns och var servicearbetare har städat och förberett för patienter. Ansträngningar för att bli klar över vad som gjorts och var saker är, kommer att kunna läggas på viktigare saker framöver. Organisationen har också förändrats. Varje sjukhus har nu en tydligt ansvarig på plats ska göra det lättare att veta vem man vänder sig till med frågor om serviceverksamheten. Fler arbetar nu också heltid, något som efterfrågats av många inom personalen. Resandet med flyg har minskat. Budgeten har vissa enskilda poster som kräver mer arbete, men på totalen håller Servicenämnden sin budget. Orups fastigheter har sålts och verksamheten där kommer att ha tio år på sig att förbereda sin flytt till Lund. Detta är lite av vad Servicenämndens verksamheter har uträttat under året och den här redogörelsen pekar på den fortsatt positiva utveckling som varit under året. Margareta Dovsjö Ordf. Servicenämnden 3

4 Inledning Regionservice ska vara en pålitlig och effektiv serviceorganisation. Organisationen levererar samordnade och standardiserade tjänster som bidrar till god och säker vård i Skåne. Fokus är robusthet, utveckling och digitalisering av tjänsterna. Medarbetarna är den viktigaste resursen. De arbetar varje dag för att organisationen ska lyckas med serviceuppdraget. Med ett tydligt och nära ledarskap och i samarbete med vårdens medarbetare är målet att Regionservice ska vara den Bästa Partnern för Vården. Regionservice levererar varje dag tjänster inom en mängd olika serviceområden, såsom måltider, lokalvård, textiltjänster, administrativa tjänster inom HR och ekonomi. Man utför också transporter, både patienttransporter inom våra sjukhusområden och transporter av en mängd olika sorters gods och material över hela Skåne. Regionservice har under våren börjat rulla ut några av våra långsiktiga satsningar. Införandet av en ny organisation har kommit en bra bit på vägen mot målet, digitaliseringsresan är i full gång och för perioden januari till augusti ligger förvaltningen väl till resultatmässigt i förhållande till budgeten för De nya verksamhetscheferna har påbörjat arbetet med att bygga vidare på sina respektive organisationsdelar och medarbetarna börjar finna sin plats i den nya organisationen. Införandefasen fortsätter fram till årsskiftet med målet att Regionservice ska bli den Bästa Partnern för Vården i Skåne. Nyckelbegrepp på vägen mot målet är en verksamhet och budget i balans, samordnade leveranser, ett professionellt ledarskap och engagerade och motiverade medarbetare. Regionservice fortsätter att digitalisera verksamheten. Under hela våren har det pågått ett intensivt arbete med förberedelserna för införandet av den nya IT-lösningen CAFM. Kundcenter och GSF Ekonomiservice var först ut med att införa systemet i april och under hösten fortsätter utrullningen med bland annat Lokalvård och Regionfastigheters fastighetsförvaltning. Parallellt pågår även utvecklingen av digital teknik som ska underlätta arbetet inom vården, till exempel lokalisering och märkning av textilier/sängar eller automatiska truck- och transportsystem. Regionservice ligger långt framme i arbetet med att minska Region Skånes miljö- och klimatpåverkan. Ett tydligt exempel på detta är att Region Skåne utnämnts till bästa landsting i Miljöfordonsdiagnos 2018 en utmärkelse som baseras på en granskning av landstingens fordonsflottor utifrån olika energi- och klimatindikationer för att nå en fossil oberoende fordonsflotta. I augusti tas det första spadtaget för en ny servicebyggnad på Malmö sjukhusområde. När den står färdig 2022 blir den en viktig samordningspunkt för serviceverksamheten på området, från vilken det mesta av Regionservice utbud kommer att ha sin bas. Ett stort planeringsarbete har gjorts under lång tid för att verksamheten i det totalt kvadratmeter stora huset ska få så bra förutsättningar som möjligt att stödja vården på sjukhusområdet i Malmö. 4

5 Redovisning av mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Som en professionell serviceleverantör arbetar Regionservice utifrån ett standardiserat tjänsteutbud som innehåller en tydlig servicenivå med uttalade kvalitetsnivåer. Tjänsteutbudet utvecklas löpande och uppdateras årligen. Under 2018 ligger fokus på att hitta rätt nivåer för enhetlighet, leveranskvalitet och resurseffektivitet i leveranserna, allt för att vara den bästa partnern för vården. Långsiktig tjänsteplanering Den långsiktiga tjänsteplaneringen görs tillsammans med beställarna i syfte att täcka behoven för våra leveransmottagare och patienter. Arbetet med att matcha behov med tjänster har ytterligare stärks under året genom ett närmare samarbete mellan Regionservice och förvaltningarna/bolagen. För att bättre täcka det enskilda sjukhusområdets behov har en ny mötesform etablerats där sjukhuschef/utsedd representant för förvaltningen och Regionservice verksamhetschef tillsammans med kundorganisationen tar upp problemställningar och lägger en gemensam långsiktig tjänsteplanering. Viktigt fokus är här att inte frångå de Regionövergripande standarder som redan finns och att samtidigt ta en diskussion om eventuella förbättringar av dessa. Utveckling av nya och befintliga tjänster Utveckling av tjänsteutbudet sker ständigt och en ny arbetsmetodik för detta är under införande. Dessutom pågår en översyn av samtliga tjänsteområden för att tydliggöra framtida utvecklingsmål. Dessa ska harmoniera med dels beställarnas behov samt den utveckling som möjliggörs genom planeringen av nya sjukhusbyggnader och införande av CAFM. Arbete med nyckeltal Arbetet med att ta fram nyckeltal är påbörjat och har under perioden resulterat i att Regionservice löpande utvärderar mätetal tillsammans med kund/beställare, både i samband med införande av CAFM och i budgetsammanhang. Speciellt fokus har under perioden lagts på att ta fram detaljerade mätetal och nycklar som ett stöd i leveransen för måltider och lokalvård. Enhetlig tjänstestruktur För att säkerställa kvalitet och ställda krav på Regionservice tjänster ska revisioner genomföras under hösten, planeringen inför dessa pågår. Revisionerna är en del i ledet med att skapa en enhetlig tjänstestruktur med fler fastställda standarder och uttalade ledtider. Redovisning av mål: En drivande utvecklingsaktör Det systematiska förbättringsarbetet med fokus på hållbarhet, transparens och digitalisering av verksamheten är en central del av verksamheten. Standardisering och ständiga förbättringar av Regionservice tjänster fortsätter genom en tydligare arbetsmetodik och ett tätare samarbete med leveransorganisationen. Risk- och sårbarhetsarbetet är en annan viktig del i planering och leverans av Regionservice tjänster där kartläggning pågår för att skapa en samsyn mellan Regionservice och övriga förvaltningar. IT och digital kommunikation Under perioden har en ny IT-lösning lanserats på Kundcenter och GSF Ekonomiservice. Införandet går hand i hand med nya enhetliga processer och ett standardiserat arbetssätt inom Region Skåne och inför höstens lanseringar kommer förändringsarbete och utbildning i nya arbetssätt att ligga i fokus. 5

6 Implementeringen kommer på sikt att leda till en effektivare och mer enhetlig tjänsteleverans som möjliggör transparens och bättre uppföljning av leveransen. IT-lösningen omfattar en sammanhållen process från ny- och ombyggnationer till leverans av servicetjänster i vårdmiljöer. Inom ramen för utvecklingen av nya sjukhusområden efterfrågas digital teknik för att underlätta arbetet inom vården, till exempel lokalisering och märkning av textilier/sängar eller automatiska truck- och transportsystem. Fokus har också legat på att skapa en drifts- och produktionsmiljö för den administrativa robottekniken som visat sig vara effektiv inom våra administrativa processer. Rätt kvalitetsnivå för lokalvård Arbete pågår för att rätt kvalitetsnivå ska uppnås för lokalvård, med riktad utbildning och handledning är verksamheten på rätt väg. Stort fokus har lagts på att få en kontinuerlig lokal uppföljning av lokalvårdskvaliteten för att på så sätt snabbare kunna sätta in åtgärder där det behövs. Servicevärdarna som nu finns i Malmö och Helsingborg börjar bli en etablerad och efterfrågad tjänst för att frigöra tid för vårdpersonalen. Planering är påbörjad för införande av servicevärd i Landskrona under hösten. Klimatsmarta menyer Under året har Regionservice startat ett menyråd där kockar från köken arbetar för att skapa en klimatsmartare meny med nya attraktiva vegetariska rätter. Syftet är att uppmuntra patienterna att välja vegetarisk kost, främst ur ett hälsoperspektiv men även ur ett ekonomiskt perspektiv. Förslag har tagits fram kring den framtida måltidsleveransen. Fokus ligger på individanpassade måltider med större valmöjligheter. Rätterna ska följa de nya Nordiska näringsrekommendationerna, främja tillfrisknandet och välbefinnandet för patienten samt minska matsvinn. Redovisning av mål: Attraktiv arbetsgivare Region Skåne ska vara en attraktiv arbetsgivare och det innebär bland annat att erbjuda hälsofrämjande arbetsplatser, bra möjligheter till utveckling för medarbetarna och ett ledarskap som tar ansvar. Region Skåne ska erbjuda utvecklande och stimulerande arbete i god arbetsmiljö och ska vara en arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbetar för att skapa jämställda arbetsplatser. Regionservice har under våren implementerat en ny organisation med geografiska verksamhetsområden som bygger på det nära och synliga ledarskapet. Verksamheten arbetar aktivt med att förbättra ledarskapet genom att erbjuda och uppmana chefer att delta i Region Skånes ledarskapsutbildningar. På förvaltningsnivå genomförs regelbundet utbildningar inom bland annat rehabiliteringsprocessen och arbetsmiljö. Ledarprogrammet Tillsammans har påbörjats. Programmet vänder sig till alla chefer inom Regionservice där fokus ligger på det nära ledarskapet, Region Skånes chefs- och ledarkriterier samt värderingar. Vid rekrytering av nya chefer tas hänsyn till Region Skånes chefs- och ledarkriterier. HR-avdelningen utvecklar ett introduktionsprogram för nya chefer där förväntningar och stöd tydliggörs. Chefer ges möjlighet att få en mentor eller coach. 6

7 I det årliga medarbetarsamtalet tar medarbetaren och chefen fram en individuell handlingsplan där medarbetarens behov av kompetensutveckling identifieras. Hälsofrämjande arbetsplatser En god och hälsofrämjande arbetsmiljö är en förutsättning för Region Skånes attraktivitet som arbetsgivare och då även för en väl fungerande kompetensförsörjning. Sjukfrånvaron ska minska i Region Skåne Tabell 1 nedan visar att korttidssjukfrånvaron inom Regionservice minskat med -0,24 dagar i intervallet 1-7 frånvarodagar under perioden. Dock ser vi att totala frånvarodagar har ökat med 0,37. Det vill säga, vi har färre medarbetare som är korttidsfrånvarande men vi ser en ökning på medarbetare som varit sjuk 29 dagar eller mer. Tabell 1. Sjukfrånvaro längd (dagar) Sjukfrånvarons längd (dagar) 2018 # 2017 # Diff 1-7 kalenderdagar 4,13 4,37-0, kalenderdagar 0,94 1,00-0, kalenderdagar 1,00 1,13-0, kalenderdagar 1,48 1,38 0, kalenderdagar 2,57 2,12 0,45 > = 180 kalenderdagar 3,08 2,82 0,26 Totalt 13,19 12,82 0,37 Sjukfrånvarotimmar har minskat i åldersgruppen 29 år eller yngre med -0,68 %, men har ökat med 1,31 % i åldersgruppen 50 år eller äldre, se tabell 2. Sammanlagt har sjukfrånvaron inom Regionservice ökat under perioden jan-juni, totalt har antalet kalenderdagar per anställd ökat med 0,37 dagar, se tabell 1. Tabell 2. Sjukfrånvaro (timmar) Sjukfrånvaro (timmar) %Nyckeltal %Nyckeltal Total sjukfrånvarotid 6,66 % 6,36 % 0,30 % Summa tid med långtidssjukfrånvaro (60 dagar eller mer) 46,04% 40,03% 6,00 % Diff Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 7,64 % 7,82 % -0,18 % Summa sjukfrånvarotid för män 5,48 % 4,65 % 0,83 % Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 4,61 % 5,24 % -0,68 % Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen år 6,19 % 6,14 % 0,05 % Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 8,37 % 7,05 % 1,31 % Frisknärvaron har ökat men totalt sett har de som varit sjuka varit det under en längre period, se tabell 3. Tabell 3. Avser tillsvidare- och vissanställda respektive period Avser tillsvidare- och visstidsanställda respektive period. % % Diff 7

8 Antal med frisknärvaro Totalt - % av antal anställda 44 % 43 % 1,1 % Kvinnor - % av antal anställda kvinnor 43 % 39 % 3,3 % Män - % av antal anställda män 45 % 47 % - 1,7 % Antal med frisknärvaro <= 5 sjukfrånvarodagar Totalt - % av antal anställda 69 % 67 % 1,8 % Kvinnor - % av antal anställda kvinnor 65 % 63 % 2,0 % Män - % av antal anställda män 73 % 72 % 1,6 % Under perioden har följande aktiviteter genomförts: HR-specialister har arbetat aktivt med långa rehabiliteringsärenden tillsammans med chefer för att få bättre uppföljning och proaktivitet. Samtliga chefer inom Lokalvård, Måltider, Skånetransport och Servicevärdar har inom ramen för ett rehabiliteringsprojekt fått utbildning i rehabiliteringsprocessen samt i ADATO. Ny rutin är framtagen för att tidigare fånga upp korttidsfrånvaro och motverka längre sjukskrivningar. Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras Kompetensförsörjningen är en av välfärdens stora utmaningar i såväl Region Skåne som övriga landet. Genom att vara en attraktiv arbetsgivare kan Region Skåne möta upp invånarnas behov, erbjuda den bästa vården och servicen, locka till sig och behålla den kompetens som är nödvändig för att klara den framtida verksamheten. Kompetensmixplanering Regionservice arbetar med kompetensmixplanering genom införande av samordnade leveranser. Regionservice arbetar utifrån Region Skånes kompetensförsörjningsprocess genom att ta fram kompetensförsörjningsplaner som innehåller: rollbeskrivningar och kompetensinventeringar för verksamhetsspecifika roller kompetensinventering i samband med medarbetarsamtal Utveckling av anställningsvolym och arbetad tid Tabell 4 visar att antalet anställda inom Regionservice har minskat med 26 personer. Tabell 4. Antalet anställda den 30 juni 2018 respektive 2017 Huvudgrupp Totalt Totalt Diff Heltid Heltid Ledning/Administration Övrig Vård/Rehab/Social Undersköterska/Skötare Övrig personal Total Diff Antalet deltidsanställda har minskat med 54 medarbetare där flertalet nu har heltidstjänster, se tabell 5. Tabell 5. Antalet anställda på deltid respektive heltid per juni 2018 respektive 2017 Huvudgrupp Deltid Deltid Diff Omr heltid Omr heltid Ledning/Administration ,1 543,8 20,3 Diff 8

9 Övrig Vård/Rehab/Social ,0 1,0 1,0 Undersköterska/Skötare ,1 0,0 240,1 Övrig personal , ,8-261,0 Total , ,6 0,3 Under året har gruppen Undersköterska/Skötare ökat medan gruppen Övrig personal har minskat. Detta beror på ändring i AID-kodningen. Tabell 6 visar antalet anställda omräknat i heltid (AOH) innan extra närvaro och frånvaro lagts till och Använda AOH visar hur många som varit i tjänst efter extra närvaro och frånvaro lagts till. Tabell 6. Antalet anställda omräknat i heltid (AOH) ackumulerat för jan-juni 2018 respektive AOH # # # Diff Anställda AOH 1 962, ,1 4,1 % % Frånvaro - Semester AOH -130,4-127,8 2,6 6,6 % 6,5 % 0,1 % Frånvaro - Sjukfrånvaro AOH -145,5-138,0 7,6 7,4 % 7,0 % 0,4 % Frånvaro - Övrig AOH -143,9-125,6 18,2 7,3 % 6,4 % 0,9 % Frånvaro totalt AOH -419,8-391,4 28,4 21,4% 20,0% 1,4 % Extra närvaro - Mertid/Övertid AOH 20,2 23,7-3,5 1,2 % 1,3 % -0,2% Extra närvaro - Timavlönade AOH 192,3 170,9 21,4 11,0% 9,7 % 1,3 % Extra närvaro totalt AOH 212,5 194,6 17,9 12,1% 11,1% 1,1 % Totalt Använda AOH = Anställda AOH - frånvaro AOH + extra närvaro AOH 1 754, ,3-6,4 89,4% 90,0% -0,5% % Diff Redovisning av mål: En långsiktigt stark ekonomi Ekonomiskt ingångsläge Budgetavvikelsen för 2017 blev -39,4 Mkr. Den ekonomiska obalansen allokeras huvudsakligen till affärsområde Lokalvård och affärsområde Måltider. Under 2017 togs planer fram med kostnadsreducerande åtgärder med särskilt fokus på Lokalvård för att nå en ekonomi i balans. Åtgärderna gav inte full effekt under 2017 och arbetet fortsätter under Uppräkning med landstingsprisindex med kvalitetsjusterade löner (LPIK) är gjort med motsvarande 2,1 % inför Därutöver är justeringar gjorda utifrån volymförändringar. Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden är 60,0 miljoner kronor, varav 37,4 miljoner kronor är fördelat till Regionservice. I det totala resultatkravet ingår ett generellt effektiviseringskrav på 17,4 miljoner kronor. 9

10 Resultat Avvikelse utfall mot budget Tabell 7. Resultaträkning per område Ekonomi (mkr) motpart 1-3 jan - aug Helår 2018 Helår Utfall Budget diff. Budget Prognos Bud.avvik Totalt resultat 42,9 32,7 10,2 37,4 37,4 0,0 Resultat (mkr) motpart 1-4 Utfall Budget diff. Budget Prognos Bud.avvik Division FM 44,9 32,3 12,6 37,4 37,4 0,0 Division Kund -2,2 0,3-2,6 0,0 0,0 0,0 HK 0,3 0,1 0,2 0,0 0,0 0,0 Resultatet per augusti är + 42,9 mkr jämfört med budget. Det är främst transporttjänster samt parkeringsverksamheten som visar ett överskott. För transporttjänster finns utöver en periodiseringseffekt ett överskott kopplat till vakanta ej tillsatta tjänster, effektiviseringar som gjorts i verksamheten, ökade volymer för centrallagret samt ett vite från materialleverantören OneMed. Beställningar av verksamhets- och fastighetstekniska tjänster, rekryteringsuppdrag och tilläggsuppdrag för redovisningstjänster är högre än budget och bidrar till det positiva resultatet. Affärsområde Måltider visar ett negativt resultat jämfört med budget. Det beror på prisjusteringar för livsmedelsavtal, nytt nutritionsavtal samt att restaurang- och caféverksamheten genererar ett underskott. Under året har resultat och kostnadsutveckling stabiliserats. Resultatet för Lokalvård och Servicevärdar är negativt per augusti. Utredning fortgår inom områdena och servicedirektören har gett verksamheterna i uppdrag att inkomma med åtgärder för en ekonomi i balans. Totalt sett rapporterar Regionservice per augusti en helårsprognos för resultatet utan avvikelse mot budget. Se tabell nedan för genomförda prognosförändringar. Tabell 8. Specificering av prognosförändringar Händelse Föregående Förändring prognos augusti Tot Indexering livsmedelsavtal -4,0 - -4,0 Nytt nutritionsavtal -1,0 - -1,0 Restaurang- och caféverksamheten -6,0 - -6,0 Servicevärdar Helsingborg -10, ,0 Ökade parkeringsintäkter 8,0-8,0 Effektivisering bemanning 5,7 4,7 10,4 Ökade volymer centrallager 4,0-4,0 Ökade beställningar av verksamhetstekniska tjänster 0,4 1,6 2,0 Underskott inom Lokalvården - -15,0-15,0 Ökade uppdrag; ex rekrytering - 6,2 6,2 Vite från materialleverantören OneMed - 1,0 1,0 Återhållsamhet - 4,4 4,4 Totalt -2,9 2,9 0,0 10

11 Mkr Verksamhetens intäkter är 27,9 mkr högre än budget. Över budget ligger intäkter för verksamhetsoch fastighetstekniska tjänster, centrallagerhantering, parkering, rekrytering och redovisningstjänster. Överskottet möts till viss del av underskottet som finns inom Måltider. Lönekostnader inklusive arbetsgivaravgifter och pension är 3,4 mkr högre än budget. Utfallet för Lokalvård och Servicevärdar ligger högre än budget medan periodisering i budget, vakanta ej tillsatta tjänster samt effektiviseringar inom flera verksamheter till viss del balanserar underskottet. Utfallet för material och tjänster är 4,1 mkr lägre än budget och avser framförallt inköp kopplat till måltidstjänster. Avvikelsen beror på periodisering i budget, att central menyplanering införts samt lägre omsättning för resturangverksamheten. Avvikelsen för fastighetskostnader, -23,8 mkr jämfört med budget, beror på ökade beställningar av verksamhetstekniska tjänster. Den ökade kostnaden motsvaras av ökade intäkter. I övriga kostnader ingår bland annat kostnader för logistik, där kostnaden för centrallagerhantering ökat på grund av ökade volymer, bevakning samt IT och telefoni. Kostnaden för avskrivningar och finansiella kostnader ligger under budget och beror på senareläggning av planerade investeringar. Resultatutveckling Diagram 1. Ackumulerat utfall för 2017 och 2018 samt budget ,9 37, , Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Utfall 17 Budget 18 Utfall 18 Ackumulerat utfall 2018 är 30,1 mkr bättre än Effektiviseringar har skett inom transporttjänster och resultatet för centrallager, rekryteringar och redovisningstjänster är högre pga. ökade volymer. Jämfört med 2017 visar lokalvården ett bättre resultat då volymökningar som skedde under 2016 och 2017 till största delen är inkluderade i budget

12 Periovärde Mkr Ack bruttokostnad % Diagram 2. Regionservice kostnadsutveckling 220,0 200,0 7,8% 9,0% 8,0% 7,0% 180,0 5,3% 6,0% 160,0 4,8% 5,1% 4,6% 4,1% 3,7% 4,2% 5,0% 4,0% 140,0 3,0% 120,0 100,0 Jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Periodvärde 2018 Genomsnittligt periodvärde för att uppnå prognos Periodvärde 2017 Ack bruttokostnad % 0,2% 2,0% 1,0% 0,0% Verksamhetens kostnader exklusive finansnetto (bruttokostnaden) är 52,7 mkr högre jämfört med samma period 2017, detta motsvarar en ökning med 4,2 %. Ökningen består av: Centrallagerhantering - överflyttad till Regionservice maj 2017 (20,0 mkr) Ökad efterfrågan verksamhetstekniska tjänster (20,5 mkr) Övrigt, bl a lönerevision (12,2 mkr) Prognos för helåret är en kostnadsökning jämfört med 2017 motsvarande 0,2 %. I prognosen finns en osäkerhet kring efterfrågan av verksamhetstekniska tjänster och kostnadsutvecklingen för servicevärdar och lokalvård. Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal Personalkostnaderna är förvaltningens största enskilda kostnad. Kostnaderna uppgår till 635,1 Mkr och utgör 48,7% procent av totalkostnaderna. Avvikelsen mot budget uppgår till -2,8 Mkr. Avvikelsen beror på underskott inom lokalvård och servicevärdar vilket till viss del motverkas av vakanta ej tillsatta tjänster, effektiviseringar, restriktiv inställning till nyanställningar samt att budget inte exakt speglar fördelningen av uttag av semester under året. Jämfört med 2017 har personalkostnaderna ökat med 14,9 mkr. 12

13 Övriga kostnader Skånetekniks ökade kostnader innebär också ökade intäkter (investeringsuppdrag och verksamhetstekniska tjänster). Tabell 9. Fördelning av övriga kostnader mellan verksamhetsområdena Verksamhetens övriga kostnader (mtp 1-3), Mkr Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/ Budget Skåneteknik -169,3-143,7-25,6 GSF Område HR -8,4-9,9 1,5 GSF Område Ekonomi -16,8-16,6-0,2 Stab/Övergripande -2,2-3,6 1,4 Servicepool -0,4-0,6 0,2 Verksamhetsstöd -84,5-86,9 2,4 Skånetvätt -40,1-39,9-0,2 Lokalvård -76,1-77,9 1,8 Måltider -110,3-111,8 1,5 Servicevärdar -7,8-7,4-0,4 Skånetransport -134,6-140,1 5,5 Huvudkontoret -14,9-11,9-3,0 Kundansvar -3,4-3,6 0,2 TOTALT -668,8-653,9-14,8 Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans Handlingsplaner för att minska det ekonomiska underskottet togs fram under 2017 och omfattade fyra fokusområden. Förvaltningen arbetade med målsättningen att dessa skulle ge en effekt under året. Mycket av handlingsplanerna tog sin utgångspunkt i kostnadsreducerande åtgärder. Under 2018 har arbetet fortsatt med att nå en verksamhet i balans med utgångspunkt i den nya organisationen. Det finns en osäkerhet i den beräknade prognosen för lokalvården och servicevärdar. Servicedirektören har gett verksamheterna i uppdrag att återkomma med åtgärdsplaner för en verksamhet i balans. Nyckeltal Tabell 10. Nyckeltal Nyckeltal Ack Utfall Bokslut Prognos 2018 Mål 2018 Andel miljödrivmedel * 80,0% - 84,0% 84,0% Antal elfordon Leveransgrad tvätt 95,2% 96,3% - 98,5% Kostnad per ton tvätt, tkr 18,1 18,7 - - * Underlag för beräkning av talet ej färdigt ännu. 13

14 Investeringar Uppföljning av byggnadsinvesteringar/trafikinvesteringar/externa förhyrningar Inom ramen för den lokala potten har investeringar aktiverats och påbörjats motsvarande 1,4 mkr. Detta avser 0,7 mkr ombyggnad av bårhus samt 0,4 mkr ombyggnad av verkstaden inom Skåneteknik samt 0,3 mkr övrigt. Uppföljning av utrustningsinvesteringar Under perioden januari-augusti har utrustningsinvesteringar aktiverats och påbörjats motsvarande 5,0 mkr inom ramen för den lokala potten. Utfallet för utrustningsinventarier består av: 3,4 mkr - inredning arbetsplatspaket Medicon Village 0,4 mkr - investeringar inom Skånetvätt 0,4 mkr - kylar och frysar Ystad kök 0,2 mkr - truckar för inre transporter 0,1 mkr - upprustning av konferensrum 0,5 mkr - övriga mindre investeringar Miljöredovisning Regionservice stödjer arbetet med att minska miljö- och klimatpåverkan och följer det politiskt beslutade miljöprogrammet som ska stärka och utveckla det interna miljöarbetet. Arbetet med att nå miljöprogrammets mål kommer att bedrivas med hjälp av Miljöledningssystemet (MLS) som finns i en första version. En vidareutveckling av MLS är en viktig del i arbetet för att nå miljömålen. Region Skåne blev bästa landsting i Miljöfordonsdiagnos 2018 utmärkelsen baseras på en granskning av landstingens fordonsflottor utifrån olika energi- och klimatindikationer för att nå en fossil oberoende fordonsflotta. Avgörande för vinsten var andelen gasfordon inom personbilar och lätta lastbilar. Bakom topplaceringen ligger en långsiktig utbytesplan som Regionservice tog fram i samband med beslutet om ett fossilfritt Skåne ,5% av Regionservice fordon är klassade som miljöfordon och används dels vid transporter mellan sjukhus och vårdcentraler, dels som pool- och verksamhetsanknutna bilar. Arbetet med utfasningen av miljö- och hälsofarliga ämne har fortsatt enligt plan och det finns nu endast ett fåtal kemikalier kvar att fasa ut. Under perioden har Regionservice deltagit i workshopen "Nycklar till framgångsrik återvinning av sjukhusavfall" som är ett nordiskt samarbete. Här diskuterades hur sjukvården kan minska avfallet genom att öka återvinningen. Upplevda klimatförändringar analyseras tillsammans med Regionfastigheter. Planering pågår för ökad kyl- och ventilationskapacitet på framförallt känsliga vårdavdelningar, detta utan att i större utsträckning inverka på energimålen. Regionservice följer Region Skånes resepolicy. Under första halvåret 2018 har det gjorts 28 flygresor till Stockholm jämfört med 32 flygresor till Stockholm första halvåret Ett mål är att inköp av ekologiska och närproducerade livsmedel ska motsvara 60 procent av livsmedelsbudgeten för I dagsläget uppgår andelen inköp av ekologiska och närproducerade livsmedel till ca 43 procent i de egna köken. Trenden är dock nedåtgående eftersom arbetet med att få en ekonomi i balans har prioriterats med hänsyn till att tilldelade medel i budgeten inte överensstämmer med aktuellt mål. Däremot har måltider som köps in via externa leverantörer 14

15 endast måltalet 40 procent ekologiskt. Möjligheterna för att nå ett bättre resultat förväntas öka om det finns en tydlig definition på vad som menas med närproducerat. Enligt Region Skånes upphandlingspolicy 2018 ska leverantörer av livsmedel uppfylla svenska djuroch växtskyddsregler. Uppföljning av arbetet med intern kontroll Det primära syftet med den interna kontrollen i Region Skåne är att säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen, samt andra för organisationen relevanta mål, uppfylls. En väl fungerande intern kontroll är en viktig förutsättning för efterlevnad till lagens krav på god ekonomisk hushållning. Figur 1. Intern kontroll - sammanställning Kontrollmiljö Förvaltningschef - ansvarar för förvaltningens utförande av intern kontroll och resultatet av uppföljningen Kanslichef - initierar och samordnar intern kontrollarbetet Ekonomichef är mottagare av mallar och anvisningar för arbetet Miljöstrateg - skapar utkast till innehåll i intern kontroll och förankrar med berörd riskägare Riskbedömning Arbetet följer den regionala processen för verksamhetsplanering och budget. När förvaltningsmål finns framtagna görs en riskbedömning av dessa enligt anvisningar för intern kontroll. Riskbedömning utförs av miljöstrateg, förankras hos riskägaren och beslutas av nämnden. Riskanalyser görs per process inom förvaltningen. Dessa riskbedömningar är en del av underlaget för riskbedömningen mot måluppfyllnad som görs för förvaltningen. 15

16 Kontrollaktiviteter Intern kontroll är en del av uppföljningsarbetet inom förvaltningen och kompletterar övrig uppföljning. Info/Kommunikation Kommunikation sker i linjen på ledningsgruppsmöten samt vid nämndssammanträden. Uppföljning/utvärdering Flera åtgärder beroende på uppföljningsresultat har vidtagits, bland annat flera åtgärder för ekonomi i balans. Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA Regionfullmäktige har i mandatperiodens regionala krishanteringsplan beslutat att Region Skånes verksamheter systematiskt ska arbeta med risk- och sårbarhetsarbete (SRSA). I beslutet ingår att Region Skåne i samband med upphandling och uppföljning ska ställa kontinuitetskrav på leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet. På så sätt skyddas och säkerställs den kontinuerliga driften av samhällsviktig och skyddsvärd verksamhet. Det systematiska SRSA-arbetet innefattar riskhantering, kontinuitetshantering, planarbete och erfarenhetsåterföring efter händelser. Mål : Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera: Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt. Regionservice har sedan tidigare identifierat samhällsviktiga leveranser och tjänster som finns redovisade i Krishanteringsplan för Region Skåne I juni 2018 avslutades projektet Säker Leverans som leddes av Regionservice Kunddivision. Projektet syftade till att skapa dialog med kunden, primärt gentemot vården, angående systematiskt risk- och sårbarhetsarbete för de tjänster och leveranser som Regionservice tillhandahåller. Målet är att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv kontinuitetshantering med lösningar som är väl förankrade med och avvägda i förhållande till vårdens behov. Risker vid kritiska beroende ingår i Regionservice integrerade riskhanteringsprocess. Projekt Säker Leverans Slutrapport (2018) lämnar förslag på fortsatta åtgärder för att stärka kontinuitetsarbetet. Regionservice deltar sedan januari 2018 i förvaltningsövergripande samordning kring samhällsviktig verksamhet och kritiska leveranser under ledning av Området för Krisberedskap Säkerhet och Miljöledningens (KSM). Mål : Organisationen har regelbundet utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig samt skyddsvärd verksamhet Under hösten 2017 introducerades en ny beredskapsfunktion, Service i Beredskap (SIB). Syftet med SIB är att dygnet runt säkerställa Regionservice förmåga att fatta beslut och utföra åtgärder. 16

17 Eftersom funktionen är aktiv dygnet runt kan Regionservice snabbt och korrekt hantera leveranser vid störningar och oplanerade händelser. Funktionen aktiveras i genomsnitt två gånger i veckan utanför ordinarie arbetstid. Under hösten kommer Service i Beredskap tillsammans med Ingenjör i Beredskap genomgå stabsutbildning och delta i övningar. Mål : Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten Regionservice har fortsatt arbetet med att implementera en integrerad och förvaltningsgemensam riskhanteringsprocess. Syftet är att uppnå en enhetlig riskhantering för olika riskkategorier med fokus på miljö, arbetsmiljö, brand- och säkerhet samt kontinuitet. Mål : Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker Identifierade åtgärder för prioriterade risker förs in löpande i verksamhetens målkort. Identifiering av sårbarheter för samhällsviktig verksamhet och kritiska leveranser har genomförts under våren Materialet bearbetas hos vårdförvaltningarna i en fördjupad analys och kommer ligga till grund för en åtgärdsplan under nästa planeringsperiod. Mål : Verksamheten nyttjar genomförd och dokumenterad konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster Uppdatering av beroende- och konsekvensanalyser för respektive affärsområde har skett inom ramen för projektet Säker Leverans. För att uppnå en kostnadseffektiv och ändamålsenlig kontinuitetsplanering krävs ett nära samarbete mellan Regionservice och kunden/vården. Som ett resultat av projektet har en dialog med vården påbörjats för att konkretisera vårdens beroende av Regionservice leveranser och tjänster vid störningar. Detta är centrala ingångsvärden för Regionservice fortsatta kontinuitetsplanering. Inom projektet gjordes en GAP-analys av förvaltningens befintliga reservrutiner och vårdens behov. Under projektet hölls möten med samtliga vårdförvaltningar och Medicinsk Service. Projektet är slutfört och rapporten Projekt Säker Leverans Slutrapport (2018) finns tillgänglig. Mål : Verksamheten har upprättat och dokumenterat en kontinuitetsplan I samband med sammanställningen av samhällsviktig verksamhet och kritiska leveranser samt erfarenheterna från projektet Säker Leverans kommer arbetet med att upprätta en kontinuitetsplan att påbörjas under hösten Mål : Verksamheten tar tillvara erfarenheter från inträffade händelser och övningar Regionservice rapporterar avvikelser i det regiongemensamma avvikelsehanteringssystemet AvIC. Mer omfattande händelser utvärderas med utgångspunkt i den metodik för händelseanalys som är beskriven i SKLs publikation Riskanalys och händelseanalys. Analysmetoder för att öka patientsäkerheten (2015). Övningar följs upp och utvärderas utifrån förvaltningens mål med aktuell övning. 17

18 Uppföljning av insyn i verksamhet som utförs av privata utförare Regionservice äger avtal som är skrivna med externa leverantörer inom området fastighetstjänster. Dessa speglar de avtal som Skåneteknik har tecknat med Regionfastigheter. Regionservice ansvar också för avtal med leverantörer som utför markskötsel inom sjukhusområdena. För avtal med externa leverantörer inom områdena Lokalvård, Måltider, Avfall, Säkerhet & Bevakning samt Materialförsörjning har dessa Region Skåne/Koncerninköp som avtalsägare. Koncerninköp ansvarar också för ett avtal om samlade FM-tjänster på Baravägen 1 i Lund. Regionservice kontrollerar och följer regelbundet upp avtalen med externa leverantörer och deltar tillsammans med Koncerninköp vid årliga avtalsmöten. Koncerninköp följer upp avtalsparagraferna och ger stöd när det uppstår större problem. Regionservice roll är att utföra kontroller av leverantören för att säkerställa att leveransen, kvantitativt och kvalitativt, följer avtalet. Den löpande uppföljningen utförs av avtalscontrollers som kontrollerar att leverans av tjänster och dess kostnader sker enligt avtal. Återkommande driftsmöten hålls med externa leverantörer, utförd leverans och ställda krav i avtal följs upp på dessa möten. Kravställning i avtal kan exempelvis avse utbildningskrav på utförarna. Kvalitetskontroller inom Lokalvård utförs på samma sätt oavsett om verksamheten bedrivs i egen regi eller av extern leverantör, detta sker 4 ggr per år. Om leveransen avviker från den avtalade kvalitén sker tätare kontroller. Krav på vite läggs på leverantören om inte rätt nivå efterlevs. Inom Måltider medverkar externa aktörer i ett lokalt kostråd inom respektive sjukhusområde 4-6 ggr per år. 18

19 Bilaga Tabell 12. Resultaträkning Resultaträkning mp 1-3, mkr Ack Utfall Ack Budget Avvikelse Utfall/ Budget Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Prognos/ Budget Patient/trafikantavgifter 1,8 1,7 0,1 2,5 2,5 0,0 Försäljning av varor och tjänster 1 336, ,4 21, , ,3 17,2 Specialdestinerade statsbidrag 7,2 2,1 5,1 3,1 2,8-0,3 Bidrag och övriga intäkter 1,1 0,0 1,1 0,0 1,0 1,0 Verksamhetens intäkter 1 347, ,1 27, , ,6 18,0 Lönekostnader -434,0-429,3-4,7-653,7-651,7 1,9 Arbetsgivaravgift o pensioner -197,9-199,3 1,3-303,0-302,0 1,0 Övriga personalkostnader -2,3-3,0 0,6-4,5-4,5 0,0 Kostnader för inhyrd personal -0,8-0,8-0,1-1,1-1,6-0,4 Verksamhetens personalkostnader -635,1-632,3-2,8-962,3-959,8 2,5 Material och tjänster -122,6-126,7 4,1-190,4-185,6 4,8 Fastighetskostnader -327,4-303,6-23,8-454,3-479,5-25,2 Övriga omkostnader -205,9-209,3 3,5-312,7-314,6-1,9 Avskrivningar -11,6-12,1 0,6-18,2-17,6 0,6 Finansnetto -1,3-2,2 0,9-3,3-2,1 1,2 Verksamhetens övriga kostnader -668,8-653,9-14,8-978,8-999,3-20,5 Verksamhetens kostnader , ,4-17, , ,3-17,9 RESULTAT 42,9 32,7 10,2 37,4 37,4 0,0 19