Det behövs människor för ekonomistyrning

Transkript

1 Det behövs människor för ekonomistyrning 8. Organisation, ledelse og kommunikation Av Karin Holmblad Brunsson *) Knappast någon som studerar företagsekonomi undgår ämnet ekonomistyrning. Men vad är det studenterna får lära sig? Handlar ekonomistyrning om hur företag och andra organisationer faktiskt fungerar eller om hur de bör fungera eller om någonting annat? I den här artikeln beskriver jag hur ekonomistyrare utgår från att procedurer ska skapa ordning och göra organisationer framgångsrika. De som vill utveckla ekonomistyrningen och även de som kritiserar den utgår från samma föreställningar. Ekonomistyrare har skapat en fiktion som innebär att de bortser från viktiga betingelser för chefers arbete. De beskriver ekonomistyrning som någonting mekaniskt, som inte har med människor att göra över huvud taget. Studenterna har rätt till mera inträngande redogörelser för vad ekonomistyrning betyder. A. Ekonomistyrning består av procedurer Studenter som läser kurser i ekonomistyrning får lära sig många nya begrepp. I den förmodligen mest omfångsrika svenska läroboken i ekonomistyrning Den nya ekonomistyrningen (Ax, Johannson, Kullvén 2001) går författarna igenom olika kostnadsbegrepp, kalkylbegrepp, budgetbegrepp och redovisningsbegrepp. De beskriver hur begreppen kan kombineras och sammanfattas i nya begrepp och hur dessa begrepp i sin tur kan eller i vissa fall inte kan användas. En lärobok speciellt inriktad på kalkylering och investeringsbedömningar; Kalkyler som beslutsunderlag (Andersson 1983/1997, senaste utgåva 2001) innehåller definitioner av mer än tjugo kostnadsbegrepp. Studenterna får lära sig namnen på en rad olika kalkylmodeller, där dessa kostnadsbegrepp passar mer eller mindre väl. *) Karin Holmblad Brunsson är ekonomie doktor och verksam i företaget Allmänna Ord i Sverige.Vissa argument i den här artikeln återfinns i boken Ekonomistyrning om mått, makt och människor (Holmblad Brunsson 2005). Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

2 Begrepp och procedurer En motsvarande lärobok om budgetering i svenska verkstadsföretag; Budget (Greve 1996) inleds också med en genomgång av kostnadsbegrepp. Författaren definierar budgetbegrepp och klargör vilka syften och användningsområden olika slags budgetar har. Genom dessa och liknade läroböcker får studenterna lära sig hur begrepp ska användas när organisationer planerar, redovisar och följer upp. Författarna beskriver ekonomistyrning genom att ange regler som ska tillämpas i en bestämd ordning. Ekonomistyrning blir i hög grad en fråga om procedurer. Det kan vara procedurer som förväntas återkomma regelbundet eller aktualiseras i bestämda situationer. Ekonomistyrningsövningarna är tekniska i bemärkelsen att de ofta innehåller siffror. Studenterna utsätts för räkneövningar, där det påfallande ofta finns rätta svar. Att så är fallet förklaras av att ekonomistyrning bygger på bestämda föreställningar, som innebär väsentliga förenklingar. Dessa föreställningar redovisas dock knapphändigt, om över huvud taget, i läroböckerna i ekonomistyrning. 1. Henri Fayol går igen Författarna till läroböcker i ekonomistyrning (som jag fortsättningsvis kallar ekonomistyrarna) utgår från föreställningar som de kanske uppfattar som så självklara att de inte särskilt behöver påpekas. En viktig sådan föreställning är föreställningen att organisationer är så lika att de har användning för samma slags begrepp och procedurer. Alla organisationer förutsätts ha mål för sin verksamhet. I syfte att nå dessa mål ska de planera, redovisa och följa upp. De antas behöva särskilda procedurer för att planera sina inköp, sin produktion och sina investeringar i ekonomiska termer. De ska redovisa enligt bestämda regler och förutsätts ha användning för uppgifter om hur det har gått. Det handlar om ekonomiska uppgifter (styra med ekonomi), men uppgifter som redovisas i andra termer betraktas som värdefulla komplement till dessa uppgifter. En annan viktig föreställning är att beslut är den centrala aktiviteten i organisationer. De som ska fatta beslut förutsätts helt naturligt fatta kloka beslut. Det betraktas som klokt att inför ett beslut skaffa sig så mycket information som möjligt; först då har beslutsfattare möjlighet att välja det alternativ som ser ut att bli mest fördelaktigt. Ekonomistyrningsprocedurerna ska garantera att beslutsfattare förses med ett ordentligt beslutsunderlag. 364 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

3 Därmed dyker en tredje föreställning upp: den att det är organisationens bästa som ska tillgodoses. Det spelar ingen roll om denna organisation i mångas ögon ägnar sig åt rent fördärvlig verksamhet (som att producera cigaretter eller bilar). Organisationens framgång är avgörande för om ekonomistyrningen betraktas som lyckad eller inte. Framgång definieras i ekonomiska termer. Företag betraktas som framgångsrika om de går med vinst; andra slags organisationer om de når sina mål utan att göra av med för mycket pengar. Både när det gäller företag och andra slags organisationer handlar ekonomistyrning även om att styra mot ekonomi. Outtalade föreställningar Förutom organisationsperspektivet finns ett underförstått ovanifrånperspektiv. Ekonomistyrning är inte till för vem som helst, utan för beslutsfattare. Dessa kan visserligen befinna sig på olika hierarkiska nivåer i sina organisationer, men de är knappast på organisationens botten. Beslutsfattarna befinner sig en bit upp i organisationshierarkin. Det finns något eller kanske några som ska styras. Slutligen finns föreställningen att beslutsfattares beslut har betydelse. Det finns verkligen ett samband mellan det beslutsunderlag som genereras via de olika procedurerna, de beslut som fattas och hur väl en organisation lyckas i sina förehavanden. Ekonomistyrningsprocedurer ska således bidra till att skapa ordning i organisationer. Det ska vara en påtaglig ordning, som syns; den ska kunna visas upp, diskuteras, utvärderas och ändras. Sådan ordning skapar stabilitet och förutsägbarhet. Den ska bidra till kloka beslut, vilket i sin tur gör organisationerna både produktiva och effektiva. Effektiva organisationer antas var lönsamma eller framgångsrika på annat sätt (se bild 1). Ekonomistyrningsprocedurer ordning kloka beslut produktivitet (»att göra saker rätt«) och effektivitet (»att göra rätt saker«) framgång Bild 1. Föreställningar om samband mellan ekonomistyrning och framgång. Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

4 Dessa utgångspunkter att alla organisationer behöver samma slags styrning att beslut är avgörande aktiviteter i organisationer att det är organisationens bästa som gäller att det handlar om beslutsfattare med ett ovanifrånperspektiv att det finns samband mellan ekonomistyrning och framgång liknar den franske industriledaren och författaren Henri Fayols rekommendationer för management (på franska administration) från början av förra seklet. De fem huvuduppgifter chefer har enligt Fayol (1916/1965, 1916/1984) att planera, organisera, ge direktiv, samordna och kontrollera återfinns, om än i modifierad form, fortfarande i läroböckerna i ekonomistyrning. Det råder knappast någon tvekan om att dessa rekommendationer har haft och fortfarande har stort inflytande världen över. 2. Många ägnar sig åt ekonomistyrning Ekonomistyrare framstår som en framgångsrik yrkeskår med en stor marknad att tillgodose. Managementutbildningen är omfattande och världsomspännande. I början av 2000-talet utexaminerades årligen mer än MBA-studenter (Master of Business Administration). Antalet managementstudenter var mer än tre gånger så stort som antalet juridikstuderande och mer än sju gånger så stort som antalet medicinstuderande (Navarro 2005). I Sverige är mer än 10 procent av dem som tar akademisk examen ekonomer. Antalet utbildade ekonomer har närapå femdubblats på 25 år (Alvesson 2006). Global verksamhet Vad ekonomistudenter får lära sig beror delvis på var de studerar, men läroplanerna visar en tendens att bli alltmera lika (Engwall och Zamagni 1998). Det är fråga om verklig globalisering: samma slags kunskaper anses relevanta inte bara för alla slags organisationer, utan också oberoende av var i världen man befinner sig (Kotter 1988). De som rekommenderar utbildning i management hänvisar just till utbildningens allmänna karaktär: [utbildningen] förser linjechefer i alla situationer och på alla nivåer med en arsenal analytiska och synnerligen effektiva vapen. Inte någon gång tidigare har de haft så goda förutsättningar att ge sig in i stenhård konkurrens. [an MBA-education] provide(s) business executives from all walks of life and in every layer of management with the most powerful arsenal of analytical weapons ever assembled to fight the corporate wars. (Navarro 2005, s. 3) 366 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

5 Organisationer av skilda slag planerar, redovisar och följer upp, kanske mer än någonsin tidigare (Carson m.fl. 2000; Jackson 2001). De kompletterar sina planeringsprocedurer med nya procedurer för att mäta och redovisa sina anställda, kvaliteten i sin verksamhet, sin miljöpåverkan, sitt etiska perspektiv och en rad andra förhållanden. Många organisationer anammar med entusiasm vad forskare senare betecknar som moderna managementmetoder, rena moden (t.ex. Abrahamson 1996; Kieser 1997). Organisationer ägnar också mycket kraft åt att formulera långsiktiga mål, som de kallar visioner; ibland med så övergripande ambitioner att det blir svårt att skilja den ena visionen från den andra (några exempel finns i Holmblad Brunsson 2005). De redovisar flera slags resultat och använder redovisningen för att framställa sig som kloka och ansvarsfulla (Willmott 1996). Samtidigt finns det undersökningar som visar att ekonomistyrning i praktiken knappast har den betydelse läroböcker i ekonomistyrning ger intryck av. 3. Oordning präglar praktiken När nytillträdda chefer tillfrågades om vad de skulle ägna sig åt, svarade de med att sammanfatta texten i en ekonomistyrningsbok: de skulle planera, organisera, samordna, kontrollera och fatta beslut (Mintzberg 1973/1980; Hill 1992). Dessa chefer utgick från att de skulle ägna sig åt management. När de började inse att de i stället hade fått en stor mängd krångliga personalproblem att ta hand om, betraktade de sig inledningsvis som undantag. De utgick från att andra chefer arbetade ordentligt och systematiskt och fattade beslut, så som det står i böckerna (Hill 1992). 8. Organisation, ledelse og kommunikation Både äldre och senare undersökningar visar att chefers arbetssituation är sällsynt splittrad (se t.ex. Carlson 1951/1991, Stewart 1967, Mintzberg 1973/1980, Kotter 1982, Hill 1992, Tengblad 2000). Chefer får sällan vara i fred mer än några minuter i taget. De blir ständigt avbrutna av telefonsamtal, anställda som bara ska»byta ett ord«, möten, luncher, kundbesök, resor, mässor och middagar. Om de fattar beslut, så märks det knappast. Chefer har normalt sett fullt upp med att tillvarata sin egen enhets eller avdelnings intressen. De har små förutsättningar att skaffa sig överblick över hela den organisation där de arbetar (Watson 2001). Ständiga avbrott Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

6 Så här uttryckte sig en redovisningsansvarig i ett stort multinationellt företag när han skulle förklara varför vissa uppgifter i redovisningen inte stämde: Så här blir det, förstår du. I den akademiska världen är allt så enkelt, men verkligheten ser annorlunda ut. Här ute är det en jäkla röra, allt hänger ihop. Det kan verka fullständigt ologiskt, men så här blir det. Well it is, you see, how things evolve. I suppose in the academic world, it s all clear cut; but it isn t really you know. When you come down here, it s all a hell of a big mish-mash, all inter-related influences. It s not clear cut and logical. It looks completely illogical, but that s how it happens. (Scapens, 1994, s. 315) Ekonomistyrares beskrivningar av ordning, stabilitet och förutsägbarhet skiljer sig markant från den oordning (jäkla röra) som visas upp i dessa och andra empiriska studier av chefers vardag. En viktig skillnad mellan de olika beskrivningarna gäller förhållandet till människor. Organisationer innehåller människor. Människor är sällan välordnade. Det gäller särskilt när de placeras intill varandra och förutsätts hålla varandra informerade eller till och med samarbeta. Men det framgår inte särskilt tydligt av läroböckerna i ekonomistyrning. 4. Människor saknas Henri Fayol hävdade att alla som befinner sig i en organisation behöver förstå sig på ekonomistyrning. Denna förutsättning tycks senare ha glömts bort. Ekonomistyrare skriver knappast alls om människorna i organisationer. De använder sig av passivformer, infinitiver och orden ske och inträffa och undviker på så sätt att tala om vem som ska göra någonting (vilket är en förklaring till att deras ovanifrånperspektiv inte blir särskilt tydligt). Chefer omtalas som företagsledningar, snarare än företagsledare, som om det var fråga om elektrisk ström. Organisationer tycks styra sig själva. De illustrationer som är vanligt förekommande i läroböckerna förstärker intrycket av att ekonomistyrning är någonting mekaniskt, där olika substantiv inte människor påverkar varandra eller entydigt följer på varandra (se bilderna 2-6). 368 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

7 Bild 2. En enkel styrmodell (Ljung 1980/1995, s. 6). Bild 3. Tre styrmedel som har nära samband med varandra (Karlsson 1999, s. 8). Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

8 Bild 4. Företagets två planeringssystem (Greve 1996, s. 16). Bild 5. Budget, produktkalkyler och redovisning har starka samband (Andersson 1983/1997, s. 33). 370 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

9 Bild 6. Ett horisontellt perspektiv på ekonomistyrning (Ax, Johansson, Kullvén 2001, s. 76). Dessa och liknande schematiska beskrivningar innebär att ekonomistyrare gör det lätt för sig: i verkligheten är förhållandena förstås väldigt olika i olika organisationer. De som talade om vem som förväntas ha den ena eller andra uppgiften skulle lätt få kritik för att ha missförstått, inte tagit hänsyn till speciella situationer eller för att bortse från att chefer i organisationer är omgivna av andra människor och minst av allt befinner sig i något vakuum. De som bortser från människorna i organisationer undviker framför allt två bekymmer: de slipper ta itu med det besvärliga begreppet makt och de slipper de problem som brukar uppstå när beslut ska genomföras. I Sverige finns en närmast förskräckt inställning till makt. Man kan tala om att andra har makt, men vill inte gärna visa att man har makt själv (Czarniawska-Joerges 1987). Knappast någon vill betrakta sig som maktmänniska. Någon motsvarande aversion mot begreppet styrning finns uppenbarligen inte. Ekonomistyrare framställer styrning som någonting neutralt och ofarligt, som inte behöver några närmare förklaringar. Så saknas det också människor i deras beskrivningar. Makt = otäckt, styrning = ofarligt Men styrning förutsätter att det finns några som styr. Och en förutsättning för att de ska ha möjlighet att styra är att de får makt. Denna makt ska de använda i sina kontakter med andra människor, som har andra uppfattningar och intressen än de själva. Behovet av maktutövning är ett skäl till att organisationer inrättas (Simon 1957/ 1965). Om alla som tillhör en organisation hade samma intressen skulle ingen behöva bestämma över någon annan. Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

10 Frågan om vem som egentligen bestämmer i organisationer kan dock inte självklart besvaras entydigt. Flera numera klassiska författare har beskrivit hur formellt utsedda beslutsfattare långt ifrån alltid har störst inflytande eller den svåraste uppgiften; genomförandet kräver ofta minst lika intrikata ställningstaganden. Vissa beslut kan inte genomföras för att de som ska göra det inte har tid, inte har de kunskaper som krävs, inte har fått tillräcklig information om vad som ska göras, inte hittar de rätta personerna att samarbeta med eller för att det saknas pengar. Andra beslut genomförs inte för att vissa personer bedömer att det strider mot deras intressen, eller för att man inte kommer överens om var i organisationen ansvaret för genomförandet ska placeras (Barnard 1938/1968, Pressman och Wildavsky 1973/1984). Motstånd Det räcker sällan med ett Beslut med stor bokstav; när ett sådant beslut ska genomföras måste många nya beslut fattas. En rad nya beslutsfattare tillkommer, var och en med sina intressen och begränsningar. Många gånger krävs beslut i flera led. Om en beslutsfattares intentioner genomgående följs till 80 procent, räcker det med fyra tillkommande led för att genomförandet ska avvika mer än 50 procent från det ursprungliga beslutet (Pressman och Wildavsky 1973/1984). Om människor tog plats i läroböckerna i ekonomistyrning skulle ämnet bli någonting betydligt mera svårbemästrat än vad illustrationerna i dessa böcker nu antyder. Ekonomistyrare som begränsar sig till att definiera begrepp och beskriva procedurer för att generera ordentligt beslutsunderlag undviker många komplikationer. De motiverar detta förhållningssätt med att deras avsikt inte är att beskriva de faktiska villkoren för chefers arbete. B. Ekonomistyrare beskriver önskvärda tillstånd Ekonomistyrare har två, delvis motstridiga förklaringar till att de inte bryr sig så mycket om hur chefer arbetar i praktiken. Den ena är att de saknar tillräcklig kunskap om förhållandena i praktiken. Med hjälp av sina teoretiska kunskaper kan ekonomistyrare tillhandahålla metoder för ekonomistyrning; däremot vet de för lite för att kunna rekommendera bestämda metoder (Ax, Johansson, Kullvén 2001). 372 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

11 Det andra skälet till att ekonomistyrare inte befattar sig med praktiken är att detta skulle hindra en önskvärd utveckling. Om praktiken låg till grund för de metoder ekonomistyrare presenterar skulle chefer förledas att bete sig som de alltid har gjort, utan att få vetskap om vilka alternativ som finns. Ekonomistyrare skulle riskera att framstå som konservativa (Drury och Dugdale 1992). 8. Organisation, ledelse og kommunikation Ekonomistyrningsprocedurerna metoderna ska alltså utgöra attraktiva alternativ till chefers sätt att arbeta i praktiken. Utan att veta särskilt mycket om praktiken måste ekonomistyrare utgå från att deras procedurer innebär förbättringar; annars vore det meningslöst att ge ut läroböcker i ekonomistyrning. Det finns ett uppfostrande eller rentav idealistiskt drag hos ekonomistyrare. Ekonomistyrare visar inte vad som gäller och inte heller vad som absolut bör gälla. De visar upp ett önskvärt tillstånd, som kanske skulle kunna gälla. De beskriver sina metoder som»verktyg«som finns i en»verktygslåda«och som chefer kan välja att använda sig av (Drury och Dugdale 1992, Ax, Johansson, Kullvén 2001). Idealism Önskvärda tillstånd uppvisar ofta idealtypiska drag. De finns inte, utan avser kanske framtiden. Därför kan ekonomistyrare tillåta sig att framställa ordning och tydliga samband mellan skilda företeelser. Liksom företagsekonomer i allmänhet ägnar de sig åt ett slags framtidsforskning;»evig spekulation«(valdelin 1982, s. 30). Att ekonomistyrare beskriver radikalt ändrade förutsättningar för chefers verksamhet innebär inte att de begrepp och procedurer de lär ut är vare sig nya eller särskilt radikala. Liksom för Henri Fayol år 1916 handlar det nittio år senare om planering, organisering, beslut, samordning och kontroll. Gamla procedurer Läroböcker i ekonomistyrning kommer ut i nya utgåvor utan att förändras särskilt mycket (Harding 2003). Ekonomistyrare koncentrerar sig på väletablerade begrepp och procedurer. Nya procedurer behandlas mindre ingående än de mera etablerade. Även sådana nya procedurer kan vara ganska ålderstigna. Under rubriken»nyare idéer inom ekonomistyrningen«beskriver t.ex. Ax, Johansson, Kullvén prestationsmått, balanserade styrkort, intellektuellt kapital, benchmarking, målkostnadskalkylering, kaizenkalkylering och business process reengineering. Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

12 1. Men praktiken spjärnar emot Att ekonomistyrare under nittio år har fortsatt att beskriva i stort sett samma procedurer som radikala alternativ till chefers sätt att arbeta i praktiken kan förklaras av att de i två avseenden inte har varit särskilt framgångsrika. Det gäller chefers arbetssituation och sambanden mellan chefers arbete och organisationers framgångar. Det finns inget som tyder på att en omfattande ekonomistyrning har bidragit till att skapa ordning i chefers vardag. Chefers arbetssituation har förändrats marginellt på femtio år (Carlson 1951/1991, Tengblad 2000). Själva ekonomistyrningsprocedurerna brukar handhas av särskilt avdelade specialister; i stora organisationer till och med av särskilda avdelningar. Chefer som har ansvar för organisationens (unika) produktion kan däremot lika gärna besväras av ekonomistyrningen som ha nytta av den: Jag skulle bli förbannad om jag fick veta något via rapporterna. (Thorén 1993, s. 172) Det visar sig att procedurer motverkar sina syften. De används för att skjuta upp besvärliga avgöranden och kan begränsa beslutsfattares handlingsutrymme (Brunsson 1995). De bidrar till att upprätthålla gränser mellan organisationer och deras omvärld och mellan avdelningar, produkter eller aktiviteter i organisationer när motsatsen hade varit önskvärt (Scapens 1994). Människor utformar procedurer så att de tillgodoser deras egna intressen. I värsta fall uppfattar de procedurerna som tråkiga arbetsmoment, som lever sitt eget liv och som man bör göra så lite väsen av som möjligt (Walgenbach 2001). Ekonomistyrningsprocedurerna har då utvecklats till ren byråkrati (i ordets dåliga bemärkelse). De sysselsätter människor utan att ha någon betydelse annat än för historieskrivningen (Feldman 1989). Det finns inte heller några entydiga samband mellan omfattningen av organisationers ekonomistyrning och de framgångar de röner. Organisationer är beroende av många externa förhållanden, som inte har särskilt mycket att göra med vad chefer företar sig, och som dessa chefer inte heller har särskilt stor kontroll över (March och Olsen 1976/1979; March 1987). Planering, redovisning och uppföljning kan både förbättra och försämra organisationers förutsättningar för framgång. Planering kan 374 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

13 distrahera chefer, så att de inte lägger märke till viktiga förändringar i organisationens omvärld (Mintzberg 1994; Wallander 1999). Det finns många talande exempel på att organisationer har misslyckats, trots, eller kanske på grund av, sin avancerade planering (t.ex. Starbuck 1983; Shapiro 1998). Ingen vet säkert om beslutsfattare fattar bättre beslut för att de har tillgång till uppgifter från redovisningen (March 1987). Sådana uppgifter tycks inte heller väcka särskilt stort intresse (Mellemvik m.fl. 1988). Snarare tycks det vara så att beslutsfattare struntar i dessa uppgifter. Det är inte säkert att de ens förstår vad uppgifterna står för (Cooper och Hopper 1987). Kanske har de sedan tidigare egna, fixa idéer om vilka beslut som blir bäst. Det finns exempel på att beslutsunderlag har manipulerats för att passa bestämda beslut (t.ex. Brunsson 1985/2000). Inte ens uppföljning är nödvändigtvis av godo. Det är ofta svårt att entydigt hänföra framgång eller misslyckande till enstaka beslut eller aktiviteter. Uppföljningar görs nästan alltid antingen för tidigt eller för sent, åtminstone kan olika intressenter hävda att så är fallet. De som ansvarar för själva uppföljningen får stort inflytande över resultatet. Och när villkoren för organisationers verksamhet förändras finns risken att de som försöker lära sig av erfarenheten lär sig fel saker (March och Olsen 1976/1979). Det finns därtill ofta skilda uppfattningar om organisationers effektivitet. Organisationer som jämför sig med andra riskerar att basera sina bedömningar på felaktig information (Walgenbach och Hegele 2001). Och även om effektiviteten vore entydigt klarlagd saknas ett tydligt samband mellan effektivitet och framgång. Effektiva företag blir inte lönsamma med automatik. Lika lite blir effektiva myndigheter nödvändigtvis omtyckta. 8. Organisation, ledelse og kommunikation I praktiken kan sambanden vara de motsatta mot vad ekonomistyrare utgår från så att ekonomistyrningens omfattning betingas av organisationers framgångar snarare än tvärtom. Det skulle betyda att man i framgångsrika organisationer struntar i en del ekonomistyrningsprocedurer, medan människor i organisationer som börjar få problem däremot ivrigt anammar nya eller mera utvecklade planerings-, redovisnings- och uppföljningsprocedurer. Tvetydiga samband Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

14 Ovanstående korta genomgång visar att föreställningen att ekonomistyrning resulterar i ordning och att det finns samband mellan denna ordning och organisationers framgång saknar verklighetsförankring. Det förklaras återigen av att organisationer består av människor. När människor får hand om procedurer inträffar både det ena och det andra. Chefers arbete blir komplicerat, och chefer kan också själva krångla till det både för andra och sig själva. Ekonomistyrare och många andra utgår från en fiktion. De väljer att antingen tro på att en bestämd ordning och bestämda samband existerar, eller att ändå bete sig som om det var fallet. 2. Ekonomistyrare tillhandahåller en användbar fiktion Som framgått talar chefer om sitt eget och andra chefers arbete som om det var läroböckerna i ekonomistyrning som gällde. Det skulle bli komplicerat och antagligen inte verka särskilt förtroendeingivande om chefer beskrev vad de faktiskt gör på dagarna. Det är tveksamt om den oordning de då skulle beskriva skulle ge någon status eller hög lön. Utan tillgång till ekonomistyrningsbegrepp och procedurer skulle deras auktoritet förmodligen försvagas. I stället beskriver chefer sitt arbete med hjälp av begrepp och benämningar på procedurer som alla vet att chefer ska ägna sig åt. Kanske behöver de sådana begrepp och procedurer för att även förklara för sig själva vad de gör egentligen (Watson 2001). Många försörjer sig genom att lära ut ekonomistyrning eller arbeta med skilda ekonomistyrningsprocedurer. De förser organisationer med stabila procedurer och visar sin professionella kompetens genom att då och då komplettera med ytterligare begrepp eller procedurer. Skulle ekonomistyrning reduceras till beskrivningar av hur det är att vara chef i verkligheten skulle det finnas färre tekniska begrepp och procedurer att lära ut och tillämpa. Det skulle bli tydligare att organisationer är unika och gärna vill vara unika och att chefer sällan är de centrala figurer som ekonomistyrare förutsätter. Sambandet mellan ekonomistyrning och framgång skulle ifrågasättas. Det finns risk för att luften skulle gå ur hela ämnet. Vad skulle läras ut? Vad skulle alla de som lär ut eller arbetar med ekonomistyrning ta sig för? Till och med akademiker som ställer sig kritiska till ekonomistyrning utgår från den fiktion ekonomistyrare har skapat. Det gäller både dem som intresserar sig för chefers arbete i praktiken och dem 376 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

15 som presenterar alternativ till ekonomistyrningen i dess nuvarande utformning. Forskare utnyttjar ekonomistyrarnas begrepp och procedurer för att beskriva organisationer och chefer i praktiken. Chefers arbete framstår som rörigt, eftersom det jämförs med föreställningar om ordning och samband mellan ordning och framgång. Fanns inte sådana föreställningar skulle det antagligen vara svårt för dessa forskare att förundras över att chefers arbete är splittrat och präglat av personliga kontakter. Detta skulle framstå som någonting naturligt, som det inte var så mycket att orda om. Att, som denne professor, framställa röran som effektiv blir radikalt bara i jämförelse med den ordning ekonomistyrare har beskrivit: Man måste fråga sig om inte alla dessa begåvade och framgångsrika chefer låter sitt chefskap präglas av snabba utryckningar, omväxling och ständiga avbrott för att det faktiskt är ett effektivt sätt att driva företag! One cannot help wondering if, perhaps, all these intelligent, successful managers indulge in managerial work characterized by brevity, variety and fragmentation because it is an efficient way of running a company! (Jönsson 1996, s. 146) På liknande sätt, fast ofta mera uttryckligt, utgår de som utformar nya begrepp och procedurer från traditionell ekonomistyrning. Det gäller dem som uppfattas som seriösa och så småningom kommer med i läroböcker i ekonomistyrning under rubriken»nya idéer«, lika väl som författare till populära managementböcker, den så kallade flygplatslitteraturen (Heathrow Organization Theory; Burrell 1989). Sådana författare beskriver ekonomistyrningsprocedurer som missvisande, stela eller byråkratiska (t.ex. Bennis 1989/2003, Kaplan och Norton 1992, Covey 1990/1992, Peters 2003). Själva presenterar de något nytt; balanserade styrkort, ledarskap, en speciell sorts ledarskap eller uppmaningar att tänka annorlunda. Genom att de kan jämföra sig med traditionell ekonomistyrning kan de också framställa sig själva som nyskapande. 8. Organisation, ledelse og kommunikation De föreställningar ekonomistyrare utgår från har därmed blivit så etablerade att de fungerar som utgångspunkter även för dem som beskriver hur chefer har det i praktiken eller hävdar att bestämda ekonomistyrningsbegrepp eller procedurer behöver kompletteras eller ersättas. Det spelar då ingen roll att ekonomistyrning bygger på en fiktion. Många är väl medvetna om att det förhåller sig på det sättet. Men när de är angelägna om att bidra till en mer realistisk syn Etablerade föreställningar Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

16 på organisationer, eller vill få gehör för nya begrepp eller procedurer, agerar de som om de tror att ekonomistyrning leder till ordning eller till och med framgång (March och Sutton 1997). De använder ekonomistyrarnas fiktion för sin egen verksamhet, vare sig det gäller att beskriva praktiken, kritisera speciella begrepp och procedurer eller ironisera över ekonomistyrningsprocedurer i allmänhet. Att ekonomistyrares föreställningar har visat sig användbara i flera sammanhang kan vara ett skäl till att de har upprätthållits under många år, trots att de är uppenbart problematiska. Ekonomistyrare har lyckats omvandla en fiktion till ett slags verklighet som används som om den var verkligare än själva den verklighet chefer i organisationer beskriver. De har visat att man kan skapa verklighet med hjälp av prat (Weick 2003). Dock kan man fråga sig om det är riktigt att fortsätta att beskriva praktiken som konservativ och Henri Fayols gamla procedurer som radikala och även realistiska alternativ. Är det försvarbart att lära ut föreställningar som tycks ha så liten förankring i organisationers och chefers vardag? Det finns en föga diskuterad moralisk dimension i ekonomistyrningen. C. Vad ska ekonomistyrare egentligen lära ut? Ekonomistyrare utgår från föreställningar som är underförstådda snarare än uttalade. Framför allt utgår de från samband som knappast existerar. De bortser därtill från ett väsentligt villkor för organisationers existens att där finns människor som förutsätts göra någonting. Frågan om ekonomistyrning bör läras ut känns berättigad. Några ledande frågor Är det försvarbart att beskriva styrning som något oproblematiskt som inte har med människor att göra när motsatsen uppenbarligen gäller? Bör man utgå från förhållanden och samband som enligt empiriska undersökningar är ytterst tveksamma utan att framhålla att praktiken ser annorlunda ut? Kan man beskriva planeringsprocedurer utan att ta med det allra viktigaste; svårigheten att formulera meningsfulla mål? Kan man helt ärligt beskriva mål som viktigare än restriktioner? Detta är ledande frågor, som de flesta förhoppningsvis besvarar med ett eftertryckligt nej! De som svarar nej! delar samtidigt uppfattnin- 378 Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

17 gen att utbildningen i ekonomistyrning behöver kompletteras eller till och med få en annan inriktning. Det är fråga om ganska stora förändringar, som framför allt handlar om att tydliggöra utgångspunkter och förutsättningar för ekonomistyrning samt effekterna av sådan verksamhet. Ekonomistyrare bör fråga sig om det verkligen finns för dåliga kunskaper om hur chefer har det i praktiken. Eller är det snarare så att företagsekonomin har blivit så specialiserad att man tenderar att bortse från forskning som bedrivs av marknadsförare och organisationsteoretiker? Kan det även vara så att forskning och utbildning inte är så integrerade som den svenska högskolelagen (1992:1434, 3 ) önskar, utan forskning och läroboksförfattande bedrivs som separata verksamheter (Brunsson och Sjöblom 2001, Czarniawska 2003)? Känner sig läroboksförfattare bundna av hur deras föregångare har behandlat ämnet? Som det nu är finns det en uppenbar risk för att studenter som läser kurser i ekonomistyrning blir grundlurade att de får intrycket att organisationer fungerar så som ekonomistyrare anger. De kan till och med förledas tro att de själva så snart de lämnar universitetet får befogenheter som beslutsfattare. De kan få för sig att deras första arbetsuppgift blir att ekonomistyra (Alvesson 2006). 8. Organisation, ledelse og kommunikation Det behövs ökad realism och eftertänksamhet i ekonomistyrningsböckerna. Det räcker inte att enbart förse studenter som läser ekonomistyrning med beskrivningar av önskvärda tillstånd. Dessa studenter har rätt till en mer inträngande behandling av vad ekonomistyrning betyder. De behöver hjälp att förstå vilka föreställningar ekonomistyrningen bygger på och vilka begränsningar det innebär. De behöver underlag för att diskutera hur det går till när föreställningar påverkar beteenden och skapar verklighet byggd på fiktion. Inte minst behöver de förmås att fundera över vad som händer när människor får hand om ekonomistyrarnas begrepp och procedurer. Realism och eftertänksamhet Ekonomistyrningsböcker med människor helst både chefer och underlydande skulle göra ekonomistyrning till ett praktiskt och intellektuellt högintressant ämne. Studenterna skulle förstå att ekonomistyrning är någonting viktigt och väldigt spännande! Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

18 Litteratur Abrahamson, Eric (1996)»Management Fashion«, Academy of Management Review, Vol. 21, No. 1, s Alvesson, Mats (2006) Tomhetens triumf, Stockholm: Atlas/Liber Andersson, Göran (1983/1997) Kalkyler som beslutsunderlag, Lund: Studentlitteratur Ax, Christian, Johansson, Christer, Kullvén, Håkan (2001) Den nya ekonomistyrningen, Malmö: Liber Ekonomi Barnard, Chester I. (1938/1968) The Functions of the Executive, Cambridge, Massachusetts: Harvard University Press Bennis, Warren (1989/2003) On Becoming a Leader, Cambridge, Massachusetts: Basic Books Brunsson, Karin (1995) Dubbla budskap, Hur riksdagen och regeringen presenterar sitt budgetarbete, Stockholm: Företagsekonomiska institutionen, Stockholms universitet Brunsson, Karin, Sjöblom, Arne (2001)»What we learn and what we teach and why«, papper framlagt vid European Accounting Associations årliga konferens, Aten april Brunsson, Nils 1985/2000) The Irrational Organization, Bergen : Fagbokforlaget Burrell, Gibson (1989)»The Absent Centre: The Neglect of Philosophy in Anglo- American Management Theory«, Human Systems Management, 8, s Carlson, Sune (1951/1991) Executive Behavior, reprinted with contributions by Henry Mintzberg and Rosemary Stewart, Uppsala: Acta Universitatis Upsaliensis, Studia Oeconomiae Negotiorum 32 Carson, Paula P. et al. (2000)»Clearing a path through the management fashion jungle: some preliminary trailblazing«, Academy of Management Journal, 43:6, s Cooper, David J., Hopper, Trevor M. (1987)»Critical Studies in Accounting«, Accounting, Organizations and Society, Vol. 12, No. 5, s Covey, Stephen R. (1990/1992) Principle-centered Leadership, New York: Fireside Czarniawska-Joerges, Barbara (1987) Power as a Contextual Concept, Uppsala: The Study of Power and Democracy in Sweden, English Series, Report No Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4

19 Czarniawska, Barbara (2003)»Forbidden Knowledge, Organization Theory in Times of Transition«, Management Learning, Vol. 34(3), s Drury, Colin, Dugdale, David (1992)»Surveys of management accounting practice«in Colin Drury (red.) Management Accounting Handbook, Oxford: Butterworth Heinemann, s Engwall, Lars, Zamagni, Vera (1998)»Introduction«in Lars Engwall and Vera Zamagni (red.) Management education in historical perspective, Manchester: Manchester University Press Fayol, Henri (1916/1965) Industriell och allmän administration, Stockholm: PA Norstedt & Söners Förlag Fayol, Henri (1916/1984) General and Industrial Management, revised by Irwin Gray, New York: IEEE Press Feldman, Martha S. (1989) Order Without Design, Information Production and Policy Making, Stanford, California: Stanford University Press Greve, Jan (1996) Budget, Lund: Studentlitteratur Harding, Nancy (2003) The Social Construction of Management, Texts and Identities, London: Routledge Hill, Linda A. (1992) Becoming a Manager, Mastery of a new identity, New York: Penguin Books Holmblad Brunsson, Karin (2005) Ekonomistyrning om mått, makt och människor, Lund: Studentlitteratur Högskolelag (1992:1434 ndrad senast 2006:173) Jackson, Brad (2001) Management Gurus and Management Fashions, A Dramatic Inquiry, London: Routledge Jönsson, Sten (1996) Accounting for Improvement, Oxford: Pergamon Press Kaplan, Robert S., Norton, David P. (1992)»The Balanced Scorecard Measures That Drive Performance«, Harvard Business Review, January February, s Karlsson, Ingvar (1999) Kalkylering lönsamhetsbedömning, investeringar och resultatplanering, fakta och övningar, Malmö: Liber Ekonomi Kieser, Alfred (1997)»Rhetoric and Myth in Management Fashion«, Organization, Vol. 4(1), s Organisation, ledelse og kommunikation Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr

20 Kotter, John P. (1982) The General Managers, New York: The Free Press Kotter, John P. (1988) The Leadership Factor, New York: The Free Press Ljung, Birger (1980/1995) Ekonomiska kalkyler, En introduktion, Malmö: Liber- Hermods March, James G. (1987)»Ambiguity and Accounting: The Elusive Link between Information and Decision-Making«, Accounting, Organizations and Society, 12, s March, James G., Olsen, Johan P. (1976/1979) Ambiguity and Choice in Organizations, Bergen: Universitetsforlaget March, James G., Sutton, Robert I. (1997)»Organizational Performance as Dependent Variable«, Organization Science, Vol. 8, No. 6, s Mellemvik, Frode et al. (1988)»Functions of accounting a discussion«, Scandinavian Journal of Management, Vol. 4, No. 3/4, s Mintzberg, Henry (1973/1980) The Nature of Managerial Work, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall Mintzberg, Henry (1994) The Rise and Fall of Strategic Planning, New York: Prentice Hall Navarro, Peter (2005) What the Best MBAs Know, How to Apply the Greatest Ideas Taught in the Best Business Schools, (red.) New York: McGraw Hill Peters, Tom (2003) Re-imagine! Business Excellence in a Disruptive Age, London: Dorling Kindersley Limited Pressman, Jeffrey L., Wildavsky, Aaron (1973/1984) Implementation, Berkeley: University of California Press Scapens, Robert W. (1994)»Never mind the gap: towards an institutional perspective on management accounting practice«, Management Accounting Research, 5, s Shapiro, Eileen C. (1998) The Seven Deadly Sins of Business, Freeing the Corporate Mind from Doom-Loop Thinking, Oxford: Capstone Simon, Herbert A. (1957/1965) Administrative Behavior, A Study of Decision- Making Processes in Administrative Organization, New York: The Free Press Starbuck, William H. (1983)»Organizations as action generators«, American Sociological Review, Vol. 48, February, s Økonomistyring & Informatik 22. årgang 2006/2007 nr. 4