Innehåll. Allt du behöver veta om management Henri Fayol och Frederick Winslow Taylor samtida, men olika Administration eller management?

Transkript

1 Innehåll Allt du behöver veta om management Henri Fayol och Frederick Winslow Taylor samtida, men olika Administration eller management? IX X XI Arbetets syfte och indelning 15 del i förutsättningarna för administrativ utbildning 1. Definition av begreppet administration 19 Den tekniska funktionen 19 Den kommersiella funktionen 20 Den finansiella funktionen 21 Säkerhetsfunktionen 21 Redovisningsfunktionen 21 Den administrativa funktionen Behovet av olika slags kompetens hos företagens anställda 24 Industriföretag de anställda 25 Industriföretag chefer 29 Olika slags företag Förutsättningarna för administrativ utbildning 34 V

2 del ii administrativa principer och metoder 4. Allmänna administrativa principer 41 Arbetsfördelning 42 Auktoritet och ansvar 43 Disciplin 44 Endast en chef 46 Enhetlig styrning 49 Enskilda intressen underordnas det allmänna intresset 49 Rättvisa löner 50 Arbetare 51 Bonus 52 Vinstdelning 54 Naturaförmåner, välgörenhet, hedersbetygelser 56 Centralisering 57 Hierarki 58 Ordning 61 Korrekt och välvilligt bemötande 63 Personalens anställningstid 64 Initiativ 65 Personalens känsla av samhörighet Administrativa metoder 69 Planering 69 Vad som utmärker en bra verksamhetsplan 70 Ett exempel på hur en verksamhetsplan kan utformas i ett stort järnbruk 72 Fördelar och nackdelar med budgetering 75 Nödvändiga förutsättningar för en bra verksamhetsplan 79 Planering på nationell nivå 82 Organisation 83 Personalens administrativa uppgifter 84 Organisationsstruktur 85 Rekrytering 112 Utbildning för företagens anställda 114

3 Chefskap God kännedom om personalen Uppsägning av anställda som inte passar för arbetet God kunskap om de avtal som har träffats mellan företaget och de anställda Chefen som föredöme Regelbunden tillsyn Överläggningar och rapporter Inga detaljer En aktiv och lojal personal 139 Samordning 139 Kontroll 144 Appendix 148 Debatt mellan Henri Fayol och professor Haton de la Goupillière i samband med att den internationella kongressen för gruvor och metallurgisk industri avslutades den 23 juni 1900

4

5 Allt du behöver veta om management Författaren till den här boken, Henri Fayol, var kritisk till mycket i sin samtid. Bland annat kritiserade han förhållandet att företagsledare bytte arbete eller gick i pension utan att lämna några spår efter sig. Själv är Fayol undantaget som bekräftar denna regel. Vid 75 års ålder sammanfattar han sina erfarenheter från en lång och framgångsrik karriär i industrin. Hans plan är att ge ut ett verk i fyra delar; två kommer ut och finns med i denna bok. Här drar Fayol upp de första riktlinjerna för en allmän administrationslära. Han hoppas att det inte ska dröja länge förrän det finns en administrationsteori, som studenter får lära sig vid universitet och högskolor och kan använda sig av i sitt yrkesliv. Under årens lopp har många hoppats på en sådan teori, bl.a. managementgurun Peter Drucker och nobelpristagaren Herbert Simon. Men teorin har låtit vänta på sig; i stället har Fayols beskrivning av hur olika slags organisationer styrs och bör styras lärts ut till generation efter generation av studenter vid universitet och högskolor i hela världen. Numera är det närmast självklart att en chefs viktigaste uppgifter är att planera, organisera, utöva chefskap, samordna och kontrollera. 1 1 Jag utvecklar detta resonemang i min bok The Notion of General Management (2007). IX

6 X Allt du behöver veta om management Henri Fayol och Frederick Winslow Taylor samtida, men olika Henri Fayol publicerade Administration industrielle et générale 1916, fem år efter det att Frederick Winslow Taylor hade givit ut The Principles of Scientific Management. De bägge ingenjörerna är överens i flera viktiga avseenden. De menar bägge att styrning framför allt handlar om att få människor att arbeta hårt och effektivt och på ett sätt som gynnar företaget. Bägge anser att företag behöver chefer som förstår sig på verksamheten, skapar ordning och bidrar till ökad produktivitet. Men när det gäller hur dessa chefer bör arbeta och vilken position de bör ha går uppfattningarna isär. Henri Fayol intresserar sig framför allt för företagsledares och övriga chefers möjligheter att utöva inflytande över företaget i stort. Han utgår från att organisationer är hierarkiska. Chefer bestämmer över andra chefer och har bara i undantagsfall direktkontakt med dem som arbetar i själva produktionen. Ju högre upp i en organisation man kommer, desto mer tid ägnas åt administration. En viktig administrativ princip är att en anställd bara ska ha en chef. Fayol förordar denna princip med emfas och i direkt polemik med Taylor. Till skillnad från Fayol betraktar Frederick Taylor chefer som tekniska specialister. Chefernas uppgift är att välja ut lämpliga personer för skilda arbetsuppgifter, informera dem om hur arbetet ska utföras, ställa krav, övervaka och belöna. Ingenting hindrar enligt Taylor att en anställd har flera chefer med ansvar för olika delar av en arbetsuppgift. Fayol och Taylor har därmed radikalt olika syn på vad det innebär att vara chef. Fayol anser att chefer i alla slags organisationer framför allt måste vara goda administratörer. De är generalister och behöver särskild utbildning i administration. Taylor tänker sig ett motsatt förhållande: det är cheferna som förstår sig på själva verksamheten, medan arbetare är mer eller mindre utbytbara. Det råder ingen tvekan om att Fayols synsätt har blivit det dominer ande. Att organisationer bör styras på samma sätt oberoende

7 Allt du behöver veta om management XI av vilket slags verksamhet de bedriver är utgångspunkten för stora delar av organisations- och ledarskapslitteraturen. Särskilda management- och ledarskapsutbildningar har också blivit mycket populära. I Sverige är företagsekonomi det största ämnet vid universitet och högskolor. 2 Ändå nämns Henri Fayols namn snarast pliktskyldigast i läroböcker och uppslagsverk. Det finns till och med forskare som påstår att Henri Fayol har förpassats till historiens soptunna. 3 Annorlunda förhåller det sig med Frederick Taylor, som ständigt är aktuell och vars bok finns lätt tillgänglig i pocketutgåva. 4 Samtidigt har dock Taylors vetenskapliga förhållningssätt råkat i vanrykte. Att bli kallad för taylorist (eller kanske ännu värre neotaylorist) är knapp ast något att sträva efter. Kanske har personen Henri Fayol glömts bort därför att hans iakttagelser och slutsatser tycks oss så självklara och riktiga. Med Frederick Taylor förhåller det sig tvärtom; vi kommer ihåg personen just därför att vi inte gillar hans idéer. Administration eller management? I förordet till 1949 års engelska översättning av Henri Fayols bok klagade den brittiske konsulten Lyndall Urwick på att det franska ordet administration hade översatts med management. Denna översättning skulle knappast höja ämnets status, befarade Urwick, eftersom man kunde associera management med humbug och bedrägligt förfarande. 5 Sextio år senare är det lätt att konstatera att Urwick oroade sig i onöd an. Numera uppfattar nog de flesta management som någonting 2 Högskoleverket (2006) Ekonomer utbildning och arbetsmarknad, Rapport 2006:11R. 3 Se Parker, Lee D.; Ritson, Philip (2005) Fads, stereotypes and management gurus: Fayol and Follett today, Management Decision, Vol. 43, Nr 10, s Senaste utgåva 2007 på flera förlag. 5 Fayol, Henri (1949) General and Industrial Management, London: Sir Isaac Pitman & Sons Ltd.

8 XII Allt du behöver veta om management positivt och mycket mera spännande än administration. På svenska kan ordet administration låta torrt och lite gammaldags, medan management framstår som någonting fräscht och modernt, en verksamhet som kräver specialutbildning. 6 I den här översättningen har jag behållit det gamla ordet administration av främst praktiska skäl. På svenska är management fortfarande ett klumpigt ord; oböjligt och svårt att göra om till verb. Administration fungerar däremot som vilket vanligt svenskt substantiv som helst. Administration industrielle et générale översattes till svenska första gången 1950 och innehöll då ett förord av bruksdisponenten K. F. Göransson, Sandviken. 7 En ny, förkortad utgåva kom 1965, denna gång med ett längre inledande förord av professor Eric Rhenman. 8 Här har jag använt mig av originaltexten. 9 Jag har översatt hela boken och även tagit med appendix. Jag har översatt boken för att jag anser att det är den mest grundläggande läroboken i administration (eller management) som finns. Moderna läroböcker i ekonomistyrning, verksamhetsstyrning och management upprepar i allt väsentligt vad Fayol redan har sagt fast ofta betydligt mera omständligt och mångordigt. Fayol får med allt viktigt på drygt hundra sidor. Han uttrycker sig rakt på sak, utan krusi duller, och hans idéer gäller fortfarande. 10 Den som vill få reda på vad management betyder behöver egentligen bara läsa Industriell och allmän administration. Den som dessutom vill få ett annat perspektiv på management bör jämföra Henri Fayols uppfattningar med Frederick Taylors. 6 Exempelvis diskuterar Bengt Abrahamsson skillnaderna mellan administration och management i boken Hierarki, Om ordning, makt och kristallisering (2007). 7 Industriell och allmän administration, Stockholm: AB Ljus. 8 Industriell och allmän administration, Stockholm: P A Norstedts & Söners Förlag. 9 Jag har använt en utgåva från 1999; Administration industrielle et générale, Paris: DUNOD. 10 Uppmärksamma läsare märker snart att Henri Fayol utgår från att alla som arbetar i industrin är män. De som finner detta irriterande måste komma ihåg att boken kom ut 1916.

9 Allt du behöver veta om management XIII När Peter Drucker avled vid 95 års ålder hösten 2005 omnämndes han som mannen som uppfann management. 11 Jag menar att det var Henri Fayol som uppfann management redan när Peter Drucker gick i lågstadiet. Jakobsberg i december 2007 Karin Holmblad Brunsson 11 Business Week (2005) The Man Who Invented Management, november 28, s