Verksamhetsberättelse för Ellagårds Tennisklubb 2009

Transkript

1 1 Verksamhetsberättelse för Ellagårds Tennisklubb 2009 Årets styrelse har bestått av: Nils Göran Ramberg, ordförande, Johan Ahnfelt, vice ordförande och sekreterare, Sanna Molin, Anders Nyman, kassör, Gösta Mårs, Mikael Hansson, Ulf Öhman samt Lars Gylesjö, suppleant. Dessutom har Per-Olof Olsson deltagit vid styrelsemötena som föredragande. Tio protokollförda styrelsemöten har hållits. Sammanfattning Verksamheten inom Ellagårds Tennisklubb har även 2009 präglats av en ökad aktivitet. Såväl tennisskolan med sina 298 elever, som vuxenkurserna med 90 deltagare fortsätter att öka. Vuxenkurserna har ökat med 48 % och tennisskolan med 12 % och tillsammans står dessa för drygt 70 % av den totala verksamheten om man ser till fakturerade intäkter. Detta är också den främsta orsaken till att årets resultat är tillfredsställande trots stora investeringskostnader. Tre kontraktsanställda tränare och ett tjugotal av klubbens duktigaste juniorer har framgångsrikt utvecklat spelet hos deltagarna i tennisskolan och vuxenkurserna. Som en följd av det ökade antalet kursdeltagare har också klubbens medlemsantal ökat och uppgår nu till 541, vilket är det högsta under den senaste tioårsperioden. Utredningsarbetet under 2008, möten, diskussioner och förhandlingar med kommunen resulterade i att kommunfullmäktige i Täby måndagen den 27 april godkände ett 10-årigt nyttjanderättsavtal för ETK. Avtalet var en förutsättning för att kunna bibehålla anläggningen i ett acceptabelt skick tills ett nytt tält är på plats, eftersom det inte är försvarbart att investera i bergvärme och nytt tält med ett 1-årigt avtal. Avtalet var också en förutsättning för att ETK skulle kunna söka Bidrag till idrottsföreningars anläggningar hos Riksidrottsförbundet. Ett absolut krav för att överhuvudtaget få ansöka om RF:s bidrag var nämligen att föreningen antingen äger anläggningen eller har ett nyttjanderättsavtal om minst 10 år. Ett stort antal övriga krav skulle också uppfyllas för att söka bidraget. Ansökningshandlingarna blev ett digert aktstycke om totalt 47 sidor med sju bilagor och tog en vecka att iordningställa. Maximalt bidrag som kunde erhållas var 4 basbelopp, kr. Ansökan inlämnades till RF den 2 april. Den 16 oktober kom brevet från RF som meddelade att ETK beviljats bidrag från ifrågavarande anslag med högst kronor. För att rekvirera pengarna krävdes ånyo några dagars pappersarbete. Brevet till RF var på 25 sidor med 17 bilagor. Den 23 december fanns pengarna på ETKs plusgirokonto. Onekligen en bra julklapp. Redan den 11 mars hade ETKs styrelse tagit beslut om att investera i en bergvärmeanläggning under förutsättning att kommunfullmäktige senare skulle godkänna det förslag till 10-årigt avtal som framtagits. Beslutet hade föregåtts av ett noggrant utredningsarbete i en särskild projektgrupp. Därefter vidtog nu utöver upphandlingen av bergvärmeanläggningen, en miljoninvestering, lösandet av en rad frågor som finansiering, tillbyggnad av pannrummet, borrningstillstånd, nytt abonnemang för elförsörjningen, tillstånd och schaktning för att lägga ner 70 m elkabel, för att nämna några exempel på arbetsuppgifter. En fortsatt stor arbetsinsats har utförts av projektgruppen fram till att bergvärmeanläggningen installerades och även därefter vad det gäller uppföljning och intrimning. I det följande ges kortfattade rapporter från olika funktioner och kommittéer inom klubben. Verksamhetsberättelsen avslutas med en kommentar till klubbens ekonomi med tillhörande balans-och resultaträkningar samt ett förslag till resultatbudget för 2010.

2 2 Kansliet Antalet medlemmar i ETK fortsätter att öka. Fördelningen av våra medlemmar på damer och herrar, flickor och pojkar framgår av nedanstående tabell. Av våra 541 medlemmar är 298 juniorer och 243 seniorer. Som vidare framgår av tabellen dominerar antalet herrar och pojkar över damer och flickor, men glädjande ökningar kan noteras för såväl damer som flickor. Abonnemangstimmarna uppgår till 43. Av de 90 deltagarna i vuxenkurserna är 65 damer och 25 herrar. Av de 298 eleverna i tennisskolan är 213 pojkar och 85 flickor. ETKs medlemmar 2007, 2008 och 2009, fördelade på damer, herrar, flickor och pojkar samt förändringen mellan åren 2008 och 2009 Förändring 2008/ antal % Damer Herrar Flickor Pojkar Totalt Junior-och tävlingskommittén Junior-och tävlingskommittén består av 14 personer, de flesta föräldrar till klubbens juniorer. Kommittén har under året haft fem protokollförda möten, där syftet har varit att planera och organisera juniorernas tävlande. Av ETKs 298 juniorer är det några som tränar så mycket som 6 timmar per vecka med instruktör och därutöver deltar i externa tävlingar. Under året har följande aktiviteter och tävlingar varit aktuella. Gruppspel för yngre juniorer anordnades i mitten av januari med ett 20-tal deltagare. Barnen fick nyttig matchträning på tider då tältet oftast är outnyttjat, dvs fredag-och lördagkvällar. Gruppspelet blev mycket uppskattat och upplägget kopierades därför under hösten med ytterligare fler deltagare. Prova på tävling med mjukboll hölls en lördag i början av februari för juniorer födda mellan 1998 och Arrangemanget utvecklades till rena folkfesten då spelarna följdes av ett stort antal föräldrar och anhöriga. Alla spelare vann en guldmedalj med ingraverad tennisspelare. Tävlingen upprepades enligt samma koncept i början av november. Steg tävling med riktig boll genomfördes två lördagar i mars. 14 juniorer, flickor och pojkar, födda mellan 1995 och 1998 deltog. Alla spelare fick spela minst 3 matcher per dag. Även i denna tävling vann alla en guldmedalj. Ellagård Open. I juni arrangerades för tjugoförsta året i följd Ellagård Open. Tävlingen, som är en av Svenska Tennisförbundet sanktionerad juniortävling, hade i år samlat 146 deltagare från 31 klubbar. Tennisförbundet berömde ETK för en väl genomförd tävling. Stockholms Tennisförbunds seriespel för flickor och pojkar har även 2009 haft deltagande från ETK. Under våren med ett flicklag och ett pojklag födda i nya juniorserien, under hösten med ett gemensamt lag för pojkar och flickor födda i rookie-serien samt i svenska tennisserien Stockholm Norr med ett lag pojkar födda Sommarläger för juniorer mellan 7 och 14 år. Veckan före midsommar och första veckan i augusti arrangerade ETK som traditionen bjuder två sommarläger. Totalt deltog 46 barn.

3 3 Seniorkommittén Klubben arrangerar gruppspel för vuxna i olika konstellationer. Grupperna spelar efter uppgjorda scheman i mer eller mindre allvarliga tävlingsformer. På torsdagskvällar spelas herrsingel. Det interna namnet är Ellatouren. Man möter varandra efter ett uppgjort schema. Segraren rapporterar resultatet via mejl till schemaläggaren, som ser till att resultaten uppdateras kontinuerligt. På söndagskvällar är det herrarnas motionsdubbel. På måndagskvällarna är det damernas singelspel och slutligen på torsdagsförmiddagarna är det dags för damdubbeln. Herrsingelgruppen har ökat från 7 till 15 personer och divisionsspelet har haft 10 deltagare under året. Veterankommittén Ett 20-tal veteraner, såväl damer som herrar, spelar mellan 9 och 11 varje tisdag och torsdag året runt. Vår och höst sker spelet i tältet och under sommaren på grusbanorna. Föranmälan behöver inte göras utan man kan inställa sig i mån av tid och lust. Det är god anslutning och livligt deltagande och om banorna inte räcker till för alla som kommit spelas 4-gamesmatcher följt av spelarbyten så att alla skall hinna vara med. Huvudsakligen spelas dubbel- eller mixed dubbelmatcher. Ansvaret för tältstädningen har under året övertagits av veteranerna. Städningen sker varje fredagsförmiddag av två veteraner per gång, som alternerar enligt uppgjort schema. Ersättning sker i form av ett smärre avdrag på vederbörandes avgift. Anläggningen Det stora som hänt det gångna året, när det gäller ETKs anläggning, är givetvis installationen av en bergvärmeutrustning och i anslutning därtill det erhållna bidraget från RF. Det 10-åriga nyttjanderättsavtalet tillhör också kategorin viktiga händelser. Som tidigare nämnts var avtalet en förutsättning för både bergvärmen och bidraget. Dessutom är det en förutsättning för att klubben skall kunna fortsätta göra investeringar. Tack vare avtalet kunde också elförsörjningen till bergvärmepumpen lösas. Genom att teckna ett tilläggsavtal med kommunen överfördes nyttjanderätten till ETK för den del av kanslibyggnaden, som inrymmer omklädningsrum, toalett, dusch och bastu och som ägs av kommunen. På så sätt kunde det elabonnemang som fanns i lokalen användas för bergvärmepumpen utan höga kostnader för ett nytt abonnemang. Inför 2009 var en tjänst som anläggningsansvarig budgeterad. Tjänsten har inte tillsatts. Arbetsuppgifterna har istället utförts ideellt av ett litet fåtal frivilliga. Det torde bli svårt att få arrangemanget att fungera ytterligare ett år. Ett nytt upplägg av tältstädningen har tillämpats under Det har visat sig fungera bra och till avsevärt lägre kostnad än tidigare. Detta arrangemang kommer därför att fortsätta under Och så avslutningsvis den stora frågan. När får ETK ett nytt tält? Det mesta talar för att tältet måste ersättas med ett nytt inom de närmaste fem åren. Det är främst två skäl till att bergvärmeinvesteringen gjorts före investeringen i ett nytt tält detaljplanen och finansieringen. Enligt gällande detaljplan för området måste ett nytt tält se likadant ut, vara likadant beskaffat som det nuvarande och vara nertaget under de fyra sommarmånaderna. Kravet på tält har visat sig

4 4 omöjligt att uppfylla då barracudatält inte tillverkas längre och inte finns att köpa. Kravet på nertagning vore en fördel att slippa, då det ger större flexibilitet vid valet av nytt tält. ETK lämnade därför redan i januari in en begäran om ändring av gällande detaljplan till Stadsbyggnadsnämnden i Täby kommun. I december meddelade kommunen att en detaljplaneringsprocess skall igångsättas. Ett formellt beslut om planuppdrag väntas inom de närmaste månaderna. Ett beslut att ändra planen fattas innan processen dras igång. Planprocessen kan pågå 2-3 år innan en ny detaljplan kan antas, som i bästa fall uppfyller ETKs önskemål. När det gäller finansieringen är det fråga om en investering i storleksordningen 5 Mkr. Här har problemet hittills varit att finna en borgenär till ett banklån. Bergvärmeinvesteringen sänker uppvärmningskostnaderna och bidrar därigenom till att minska lånebehovet. En ändrad detaljplan enligt ETKs önskemål är alltså något av en ödesfråga för klubben och en lösning av finansieringsfrågan är den stora utmaningen som vi har framför oss. Om fem år uppnår ETK den aktningsvärda åldern 50 år. Ett nytt tält på plats 2015 kan väl vara en lämplig födelsedagspresent och ett bra mål att sträva mot. Klubbens ekonomi, årets resultat och förslag till budget för 2010 Årets totala intäkter uppgår till tkr, vilket överträffar fjolårets med 420 tkr (23 %) och årets budget med 390 tkr (21 %). Av ökningen utgör ökade bidrag 179 tkr, resp 217 tkr. Det är tennisskolan och vuxenkurserna som svarar för merparten av den stora ökningen. De totala kostnaderna före avskrivningar och räntor har ökat med 476 tkr (28 %) jämfört med 2008 och med 493 tkr (30 %) jämfört med årets budget. Det bör dock påpekas att icke budgeterade kostnader för bergvärmeprojektet har belastat resultatet med 449 tkr. Om dessa kostnader exkluderas är de totala operativa kostnaderna oförändrade i förhållande till föregående år och budget. Kostnaderna för personal är dock 98 tkr (13 %) högre än 2008 och 62 tkr (8 %) högre än budget. Detta har kompenserats genom lägre kostnader för ett flertal andra kostnadsslag och av ökade intäkter. Årets resultat efter avskrivningar och räntor uppgår till 80 tkr, vilket är 63 tkr lägre än 2008 och 109 tkr lägre än årets budget. Det bör då påpekas att resultatet 2009 har belastats med obudgeterade investeringskostnader på 449 tkr. Med hänsyn till detta måste 2009 års resultat sägas vara utomordentligt bra. När det gäller 2010 års budget föreslår styrelsen att årsmötet godkänner det förslag som visas i nedanstående resultattablå. I korthet innebär budgetförslaget att faktureringen ökar med 8 % samtidigt som kostnaderna endast ökar med 2.5 %, om man bortser från bergvärmeprojektet, som belastar 2009 med 449 tkr och 2010 med 163 tkr. Detta leder fram till ett resultat på 290 tkr, som är ett välbehövligt bidrag till vårt framtida nya tält.

5 5 Resultatutveckling i tkr Utfall Utfall Utfall Budget Utfall Budget Diff Diff tkr % Fakturerade intäkter ,0 Bidrag f ungdomsverks Invest.bidrag från RF Totala intäkter ,5 Kostnader ,3 Resultat ,9 Avskrivningar Resultat e avskrivn ,2 Räntenetto Årets resultat ,5 Utfall Utfall Utfall Budget Utfall Budget Diff Diff tkr % Spec av intäkter Medlemsavgifter Banhyror Div tävlingar Juniorer ,2 Vuxenkurser ,4 Övrigt S:a intäkter exkl bidrag ,0 Spec av kostnader Tränare, klubbchef Hjälptränare,tennisskolan ,9 Tävlingar, läger Bollar Kansliarvode Redovisningsarvode Div adm kostnader Försäkringar Underhåll Bergvärme ,7 Olja El och vatten Klubbnytt Projektering ny hall Jubileumskonto S:a kostnader ,3 Styrelsen för Ellagårds Tennisklubb Täby Nils Göran Ramberg