Föreningen för arkiv och informationsförvaltning Verksamhetsberättelse 2018

Transkript

1 Föreningen för arkiv och informationsförvaltning Verksamhetsberättelse 2018 Styrelsen för FAI får härmed avge berättelse för verksamhetsåret Föreningens struktur Styrelsen har under det gångna året haft följande sammansättning Styrelsens arbetsutskott Katarina Ekelöf Gertrud Nord Börje Sjöman Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Styrelsens övriga ledamöter Revisorer Revisorssuppleanter Valberedning Petra Dornbusch Johan Jacobsson Elin Jonsson Davis Nekham Andreas Segerberg Bo Berg Carina Sjögren Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Mattias Hammarlund Lisa Hammar Gunilla Nordström Styrelsens representant i mentorprogrammet och Forum iförvaltning Valberedning till Tidskriften Arkiv och repr. i organisationskommittén för Arkivveckan Webbredaktör Ersättare för ombud till Tidskriften Arkiv Vice kassör, ansvarig nyhetsbrev, priser och stipendier. Ombud Tidskriften Arkiv.

2 Styrelsen ink arbetsutskott (AU) har haft 6 protokollförda möten 19 januari, 17 mars (AU), 29 mars, 27 april, 25 september, 19 december (AU). Därtill kommer att ett antal möten i arbetsgrupper. Föreningens årsmöte 2018 hölls den 23 mars i samband med temadagen om GDPR. Arbetsgrupperna har under det gångna året haft följande sammansättning: Samordningsgruppen för mentorbanken Inger Mattsson Katarina Fredlund Ulf Jönsson Styrelsens representant Redaktionen för Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Örjan Simonsson Staffan Smedberg TF redaktör och styrelsens repr. Biträdande redaktör Arbetsgruppen för konferensplanering Katarina Ekelöf Mattias Hammarlund Johan Jacobsson Biträdande konferensgeneral Arbetsgruppen för stipendiehantering och arkivpris Andreas Segerberg Medlemmar I december 2018 (förra årets siffror inom parentes) hade föreningen 1010 (1005) registerposter i medlemsregistret exklusive gratismedlemmar och prenumeranter. Fördelningen på olika medlemskategorier är 589 (645) enskilda medlemmar, 178 (171) organisationsmedlemmar, 147 (91) associerade till organisationsmedlemskap, 63 (90) studentmedlemmar och 3 hedersmedlemmar. Jämfört med förra året har antalet enskilda medlemmar minskat med 56 och antalet organisationsmedlemmar ökat med 7 medlemmar. Det är fler som valt att koppla sitt medlemskap till ett organisationsmedlemskap.

3 Föreningens genomförda verksamhet Kommunikation och Marknadsföring Lobbyverksamhet/PR och Marknadsföring Vi har under året för fjärde gången medverkat som utställare på MSB:s konferens i september. Representanter från styrelsen har under december uppvaktat arkivutredningen. Webbplats Vår webbplats hade (32 801) sidvisningar vilket ger ca 134 visningar om dagen, förutom förstasidan är det konferens- och temadagssidorna som drar flest besökare. Sociala medier Föreningens officiella Facebook sida hade i december 1057 (999) gilla en ökning med 58 från i fjol. Föreningens Twitter-konto hade 355 (315) följare en ökning med 40 från förra året. Föreningens LinkedIn grupp hade 163 (146) medlemmar en ökning med 17 från förra året. Föreningens Instagram konto hade 92 (65) följare en ökning med 27 från förra året. Profilprodukter Under året har ytterligare reklamknappar med tre nya texter tagits fram I do not seek I find, Pablo Picasso och The truth that I m seeking is in your meesing file, Bob Dylan, och Det är inte tanken som räknas det är handlingen. Det finns även funktionärknappar med FAI-logga och magnet. Föreningens USB-minne finns i en ny profilfärg (blågrön). En Flyer för nya boken har tryckts. Ett infoblad om Elevator Pitch har översatts. Nyhetsbrevet Det digitala nyhetsbrevet har skickats ut 10 gånger till föreningens medlemmar. Utskicken har nått ut till 933 (942) personer/organisationer och 1001 (1012) e- postadresser. Tidskriften Arkiv Tidskriften Arkiv har kommit ut med fyra nummer. Föreningen har annonserat i tidskriften vid två tillfällen. Styrelsens representant (ombud) i tidskriftsföreningen är och är ersättare. Föreningens redaktörer har under året varit Alexandra Meija och Eva Hult. Tidskriften Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Ett nummer av tidskriften Arkiv, samhälle och forskning har sammanställts och utkom augusti Under året har reaktionen bestått av, Örjan Simonson och Staffan Smedberg. Arrangemang och medlemsaktiviteter Priser och stipendier Ett pris till Torbjörn Hörnfeldts minne (FAI-priset) delades ut för andra gången vid höstkonferensen till Caspar Almalander och Per Kristoffersson fick ett hedersomnämnande. 4 stipendier har delats ut under året. Lista med stipendiater finns på fai.nu. Mentorprogram Under perioden har mentorprogrammet tillämpat en mer flexibel anslutning av mentor-adept par och 7 par har under perioden inlett ett mentorår. En gemensam avslutningskonferens arrangerades den 23 november på RAÄ. Arbetsgruppen för mentorprogrammet har i december lämnat in en slutrapport och lämnar över till styrelsen att besluta om fortsättningen.

4 Konferens Den oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2018 på IVA:s konferenscenter. Konferensen hade 205 deltagare vilket var deltagarrekord (det fanns en kölista med minst 30 personer som ej fick plats). Utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,4 (på en skala 1-5). Temadagar och arkivcaféer En Temadag om GDPR arrangerades den 23 mars på IVA med 141 deltagare. Två arkivcaféer har arrangerats under året, ett arkivcafé den 7 mars på RAÄ om arkivutredningen och ett arkivcafé den 12 december på nyöppnade nationalmuseum om den nya läroboken. Nätverk Nya former för nätverket Forum iförvaltning har diskuterats och FAI har under året valt att avsluta avtalet med SIS. Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering och påverkar verksamhetens inriktning: Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS) Föreningen Svensk Arkivtidskrift SASS arrangerar bland annat Arkivens dag och Arkivveckan. I SASS-gruppen ingår Riksarkivet, FAI, NAF, FA, NLA och FALK. Tidskriftsföreningen ger ut tidskriften Arkiv. Föreningens medlemmar får 4 nummer per år som medlemsförmån. FAI har under året varit ordförande i tidskriftsföreningen. Forum iförvaltning Forumet arrangerar nätverksträffar och kurser med fokus på standardisering inom informationsförvaltning. Under året har dock inga nätverksträffar genomförts. ICA-SPA internationellt är föreningen medlem av International Council on Archives Section of Professional Associations. Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats. Arkivåret FAI har under arkivåret synliggjort jubileumsåret genom att använda jubileumsloggan på sina arrangemang och i digitala kanaler samt bidragit till kalendariet på Arkiv400 webben. I anslutning till Riksarkivets högtidliga firande överlämnade FAI och FALK en gemensam gåva till ICA:s fond FIDA (Fund for the International Development of Archives). Bokprojektet Under året har FAI medverkat till utgivning av en ny lärobok Information i Verksamhet och arkiv med digitalt perspektiv. Författare är Mats Burell och Carina Sjögren. Boken har succesivt vuxit fram under 2016 och 2017 med stöd av en referensgrupp där flera av styrelseledamöterna i FAI ingått och som mötts ett flertal gånger för att lämna synpunkter på manus. Boken riktar sig till studenter i arkiv och informationsvetenskap samt yrkesverksamma arkivarier och IT-specialister. Boken finns dels att köpa som tryckt bok och e-bok.

5 Föreningens kansli och administration Föreningens kansli inklusive tjänster för bokföring, medlemsadministration och konferensadministration finns hos Föreningshuset Sedab AB i Stockholm. Under året har FAI medverkat i föreningshusets initiativ för att säkerställa korrekt hantering av personuppgifter enligt GDPR och ett biträdesavtal är tecknat med föreningshuset. Ekonomi Styrelsen hänvisar i övrigt till separat ekonomisk översikt. Verksamhetsberättelsen upprättades vid styrelsemötet den 30 januari 2019.