Årsredovisning. för. Arkivrådet AAS Räkenskapsåret

Transkript

1 Sida 1 av 13 Årsredovisning för Räkenskapsåret Innehåll Sida - verksamhetsberättelse 2 - resultaträkning 7 - balansräkning 8 - tilläggsupplysningar 10 - noter 11 - underskrifter 13

2 Sida 2 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsen för får härmed avge årsredovisning för verksamhetsåret 2012 Allmänt om verksamheten 1. Styrelsens sammansättning Ordförande: Katarina Ekelöf PostNord AB Viceordförande: Viveka Carlsson Arbetsförmedlingen Sekreterare: Bodil Jansson SCB Kassör: Katarina Fredlund Regeringskansliet Övriga Ledamöter * Avgick augusti Övriga funktionärer Anna Andersson Jennie Carlstedt Lena Elfving Nixon Lisa Hammar Peter Nilsson Joel Norén Krutrök Caroline Törngren* Peter Wattman CSN Trafikverket SKL SMHI Naturvårdsverket Arkiv IT Bolagsverket Stockholms Stadsarkiv Revisorer: Malena Appell Trafikverket Pernilla Rosengren SKB Revisorssuppleanter Dan Ekdahl RPS Jim Löfgren TAM-arkiv Valberedning: Lars-Erik Hansen TAM-Arkiv Mattias Hammarlund Transportstyrelsen Patrik Wallin Uppsala Universitet Redaktörer: Jim Löfgren TAM-Arkiv Anna Cederlöf BRA Arkiv 3. Organisation Sammanträden Styrelsen har under året hållit fem protokollförda sammanträden. Planerings-dagarna genomfördes februari på Postmuseum i Stockholm. Under året har även arbetsgrupper funnits för planering av jubileumskonferens, höstkon-ferens och dialog med arkivsamfundet.verksamhetsåret avslutades med en gemensam julmiddag med redaktörer, valberedning och revisorer på Stads-huskällaren 5 december. Medlemmar Föreningen hade 543 medlemmar i december 2012, varav 3 hedersmedlemmar och 33 studentmedlemmar. Medlemsantalet har minskat med 56 personer sedan 2011.

3 Sida 3 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Allt fler medlemmar har hört av sig till styrelsen med frågor om att medlemsavgift som betalas av arbetsgivaren räknas som skattepliktig förmån. Det finns idag en efterfrågan på organisationsmedlemskap som komplement till det enskilda medlemskapet. Kanslifunktionen Föreningshuset har ansvarat för föreningens kanslifunktion, medlemsfrågor, medlemsregister, utskick och anmälningar till våra konferenser och avisering av medlemsavgifter m.m. Webbplatsen AAS webbplats har sedan 26 mars 2012 haft 3246 besök varav 2175 unika besökare. Webbplatsen förvaltas av Föreningshuset och styrelsens webbgrupp bestående av Peter Nilsson och Jennie Carlstedt, tillika redaktörer för webbplatsen som innehåller nya funktioner för bokningssystem, medlemssidor och kopplingar till föreningens medlemsregister. 4. Verksamheten Jubileumskonferens med årsmöte Förra årsmötet hölls i samband med en för och Svenska Arkivsamfundet gemensam jubileumskonferens- Informationsförvaltning i förändring och arkivarier i förening - 26 april på Piperska muren i Stockholm. Arrangemanget inleddes med ett seminarium om informationsförvaltning och föreningssamarbete: Informationsförvaltning (Karen Andersen) Centrum för Digital Informationsförvaltning (Göran Samuelsson) Varför Forum iförvaltning? (Susanna Tabell) From the Manual to certification years Dutch Archival Association (Fred van Kan) Myndighetsarkivarie eller Riksarkivets förlängda arm? 30 år (Lars-Erik Hansen) Från Herrklubb till samhällsaktör Svenska Arkivsamfundet 60 år (Bernt Fredriksson) Konferensen omfattade även årsmöten och festmiddag med ca 60 deltagare. Höstkonferens Under 2012 har arrangerat en tvådagarskonferens Till säker källa Från säker källa, som hölls i Stockholm den oktober. Det totala betyget på konferensen blev 4,1 (enligt en skala på 1-5) och antalet deltagare var 107. Konferensen belyste flera intressanta ämnen och innehöll följande anföranden: System för långsiktig informationsförsörjning aktuellt om förvaltningsgemensamma specifikationer (Karin Bredenberg) Hur ska arkivarien och informationssäkerhetsansvariga hitta varandra? (Fia Ewald) Informationssäkerhet i praktiken (Björn Pettersson) Moreq 2010 (Jan Aspenfjäll) Att arbeta med krav i IT projekt (Christina Thunell) E-arkiv genomförandeprojekt och sen då? (Anna Liljefors) Den populära TV-serien Vem tror du att du är? (Matz Hayen och Sara Bengtsson) Ny servicemyndighet Statens servicecenter för myndighetsgemensam administrativ verksamhet (Charlotte Johansson-Ahlström) Hur hanterar Riksarkivet sitt uppdrag idag och imorgon? (Björn Jordell). Lean-inifiering av Polisens verksamhetsstöd (Fredrik Bergh och Maria Sjöberg) Gemensamma tjänster med fokus på nytta och säkerhet (Lars-Erik Palmgren)

4 Sida 4 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Arsenik och gamla spetsar (Cecilia Jonsson) Lean-ifiering i earkivet (Matilda Ekström) Leif Paulsens stipendiefond reserapporter (Marie Westberg och Elżbieta Święcicka) Sundsvalls arkivnätverk, myndighetssamverkan i arkivfrågor (Marie Eriksson Sundström och Elin Bogstag samt Magdalena Jonsson) Kan man arkivera i SharePoint? (Katarina Ekelöf) Bemanningsföretagen och professionens roll (Anna Sten, Mats Klaar och Peter Wattman) Använda källorna i Journalistiken (Britt-Marie Citron) Konferensen erbjöd även studiebesök på Slottsarkivet, mingel och middag. Moderatorer vid konferensen var stadsarkivarie Lennart Ploom och Peter Wattman. Styrelsen vill framföra ett varmt tack till alla deltagare och föredragshållare, samt moderatorer. Dialog med Svenska Arkivsamfundet Efter den gemensamma jubileumskonferensen i april har styrelserna i och Svenska Arkivsamfundet träffats och ett antal arbetsgrupper har jämfört medlemsstrukturer, stadgar, verksamhetsområden och kostnader. Det finns idag cirka 141 enskilda medlemmar som har dubbla medlemskap. Vidare finns det synergier i diverse avgifter och löpande kostnader som motsvarar cirka 100 Tkr. Styrelserna initierade även ett arbete med att skapa en gemensam vision och verksamhetsidé för en ny gemensam förening Forum iförvaltning har tillsammans med SIS, Swedish Standards Institute, tagit initiativ till att skapa ett samarbetsforum för standardisering inom området informationsförvaltning Forum iförvaltning. Med stöd av bland annat SASS (Svenska arkiv i samverkan för synlighet) bjöd SIS och AAS in till ett antal intressentmöten där idén förankrades ytterligare. Forum iförvaltning bildades vid ett konstituerande möte i mars 2012 där 12 organisationer anslöt till styrgruppen. Forumet har idag 134 deltagare i nätverket. Under etableringsåret har deltagande organisationer bidragit med extra etableringsstöd. Forumet har nu en fungerande webbplats, informationsblad, verksamhetsprogram och har arrangerat ett första seminarium 20 november med 54 deltagare. Ämnet var den svenska översättningen av ISO Ledningssystem för Verksamhetsinformation: LVI Ledningssystem för Verksamhetsinformation introduktion och exempel (Elisabeth Klett och Anki Sten) Nyttan med standarder för ledningssystem (Kristina Sandberg) Tankar inför införande av ISO perspektiv från olika verksamheter och öppen diskussion Om Forum iförvaltning (Katarina Ekelöf och Petra Dornbusch) Informationsförvaltningspub Styrelsen har sedan en tid resonerat kring ett mindre format för mötesplats med medlemmar. Den 19 september bjöd vi in till en afterwork - Informationsförvaltningspub. ICA-SPA är sedan många år medlem i International Council on Archives - Section of Professional Associations. Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats

5 Sida 5 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 5. Föreningen Svensk Arkivtidskrift Föreningen Svensk Arkivtidskrift ger ut tidskriften Arkiv. Medlemmar i föreningen är, Föreningen arkivverksamma inom landsting och kommuner (FALK), Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Näringslivets Arkivråd (NLA) och Näringslivens arkivförbund (NAF). representant i Föreningen Svensk Arkivtidskrifts styrelse var 2012 Peter Wattman. hade två redaktörer i tidskriften Arkiv 2012: Jim Löfgren, TAM-Arkiv och Anna Cederlöf, BRA Arkiv. Tidskriften Arkiv har under året kommit ut med fyra nummer, varvid AAS skrev ledaren i nummer Leif Paulsens Stipendiefond Under 2012 behandlade styrelsen 6 ansökningar och delade ut två resestipendier till den internationella arkivkonferensen i Brisbane augusti, ett resestipendium till CIEPO konferensen på Kreta och ett resestipendium till England för internationell utblick inom records management. Styrelsen har under året arbetat för att synliggöra stipendiet och stipendiaterna genom att rapportering sker i tidskriften Arkiv eller på Höstkonferensen. 7. SASS har medverkat i SASS Svenska Arkiv i Samverkan för Synlighet som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. 8. Ekonomi Styrelsen hänvisar vidare till separat ekonomisk översikt men vill här kom-mentera det negativa resultatet: Huvudanledningen till minusresultatet är dels minskade medlemsintäkter, dels lägre vinst än beräknat från konferensverksamheten. Extra satsningar under jubileumsårets som exempelvis arrangemang runt årsmötet och etableringen av Forum iförvaltning är andra anledningar. Styrelsen kommer att vidta följande åtgärder: Utse en medlemsansvarig som arbetar med medlemsregistret och påminnelser till medlemmar som glömt betala sin medlemsavgift, kvartalsvis budgetupp-följning, samt ökade informationsinsatser kring konferensverksamheten. Inriktningsbeslut om föreningssammansslagning är en annan åtgärd styrelsen föreslår.

6 Sida 6 av 13 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Ekonomisk översikt Nettoomsättning, kkr Resultat efter finansiella poster Rörelsemarginal, % neg neg 8,2% Avkastning på eget kapital -12,5% 9,1% 7,2% Balansomslutning Soliditet, (%) 72,5% 74,3% 75,5% (Nyckeltalsdefinitioner framgår av tilläggsupplysningarna.) Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat Årets resultat Summa Disponeras enligt följande: Avsättning till Leif Paulsens stipendiefond 0 Till nästa år balanseras Summa LEIF PAULSENS STIPENDIEFOND Avsatt vid årets ingång Utdelade stipendier Resultat av investeringar 0 Överfört från AAS Utgående saldo vid årets utgång Beträffande resultatet av föreningens verksamhet under räkenskapsåret och dess ekonomiska ställning vid årets utgång hänvisas i övrigt till nedan intagna resultat- och balansräkningar med kommentarer och noter. Om inte särskilt annat anges, redovisas alla belopp i kronor.

7 Sida 7 av 13 RESULTATRÄKNINGAR för räkenskapsåret 01 januari december Not Nettoomsättning Rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Direkta kostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader Övriga rörelsekostnader 0 0 Summa rörelsens kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella investeringar Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Räntekostnader och liknande resultatposter Resultat efter finansiella poster Årets skattekostnad ÅRETS RESULTAT

8 Sida 8 av 13 BALANSRÄKNINGAR Kr Not TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer Summa materiella anläggningstillgångar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav Summa finansiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga fordringar Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank SUMMA TILLGÅNGAR

9 Sida 9 av 13 BALANSRÄKNINGAR Kr Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 5 Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa Eget kapital Avsättningar Avsatt till stipendier Summa avsättningar Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Aktuella skatteskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga

10 Sida 10 av 13 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen. Redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd och god redovisningssed i Sverige. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år, om inte annat anges nedan. INTÄKTSREDOVISNING Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Bidrag redovisas normalt enligt kontantprincipen. Om ett bidrag avser bestämd tidsperiod periodiseras bidraget över denna period. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Materiella och immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar upptas till nettovärdet av anskaffningskostnad och ackumulerade planenliga avskrivningar, korrigerat för eventuella upp- eller nedskrivningar. Avskrivningar enlig plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden minskat med beräknat restvärde och avskrivning sker över tillgångens beräknade nyttjandeperiod. Nedskrivning sker vid bestående värdenedgång. Följande avskrivningsprocent har tillämpats. Anläggningstillgångar % per år Materiella anläggningstillgångar - Inventarier 20 Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. NYCKELTALSDEFINITIONER Nettoomsättning: Föreningens huvudintäkter, fakturerade kostnader, sidointäkter samt intäktskorrigeringar Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella intäkter och kostnader, men före extraordinära intäkter och kostnader Rörelsemarginal Rörelseresultat i förhållande till omsättningen Avkastning på eget kapital Resultat efter finansiella poster i procent av genomsnittligt justerat eget kapital Balansomslutning: Företagets samlade tillgångar Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen

11 Sida 11 av 13 NOTER Kr Not 1. Nettoomsättning Medlemsavgifter Arrangemang Övriga intäkter Summa Not 2. Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Erhållen utdelning aktier Realisationsresultat vid försäljningar Not 3. Inventarier, verktyg och installationer Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Årets anskaffning 0 0 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Utgående anskaffningsvärde Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Årets avskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Redovisat värde vid årets slut 0 0

12 Sida 12 av 13 NOTER Kr Not 4. Andra långfristiga värdepappersinnehav Noterade aktier Ingående anskaffningsvärde Inköp 0 0 Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde Bokfört värde Marknadsvärde Noterade fonder Ingående anskaffningsvärde Inköp 0 0 Reinvesterade utdelningar Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde Bokfört värde Marknadsvärde Totalt bokfört värde Total marknadsvärde

13 Sida 13 av 13 NOTER Kr Not 5. Eget kapital Vid årets början Avsättningar Årets resultat Vid årets slut Stockholm den 8 april 2013 Katarina Ekelöf Viveka Carlsson Bodil Jansson Styrelseordförande Katarina Fredlund Anna Andersson Jennie Carlstedt Lena Elfving Nixon Lisa Hammar Peter Nilsson Joel Norén Krutrök Peter Wattman Vår revisionsberättelse har avgivits den Malena Appell Förtroendevald revisor Pernilla Rosengren Förtroendevald revisor