Årsredovisning. för. Arkivrådet AAS Räkenskapsåret

Transkript

1 Sida 1 av 12 Årsredovisning för Räkenskapsåret Innehåll Sida - verksamhetsberättelse 2 - resultaträkning 6 - balansräkning 7 - tilläggsupplysningar 9 - noter 10 - underskrifter 12

2 Sida 2 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsen för får härmed avge årsredovisning för verksamhetsåret 2011 Allmänt om verksamheten 1. Styrelsens sammansättning Ordförande: Katarina Ekelöf PostNord AB Viceordförande: Anna Cederlöf BRA arkiv Sekreterare: Bodil Jansson SCB Kassör: Katarina Fredlund Regeringskansliet Övriga Ledamöter Anna Andersson Jennie Carlstedt Viveka Carlsson Lena Elfving Nixon Peter Nilsson Thorleif Persson Pernilla Stafstedt Peter Wattman CSN Trafikverket Arbetsförmedlingen SKL Naturvårdsverket Rikskonserter Migrationsverket Stockholms Stadsarkiv 2. Övriga funktionärer Revisorer: Malena Appell Trafikverket Pernilla Rosengren SKB Revisorssuppleanter Dan Ekdahl RPS Jim Löfgren TAM-arkiv Valberedning: Lars-Erik Hansen TAM-Arkiv Mattias Hammarlund Transportstyrelsen Patrik Wallin Uppsala Universitet 3. Organisation Sammanträden Styrelsen har under året hållit sex protokollförda sammanträden. Planeringsdagarna genomfördes på Postmuseum i Stockholm. Medlemmar Föreningen hade 598 medlemmar i december 2011, varav 3 hedersmedlemmar och 29 studentmedlemmar. Medlemsantalet har minskat med 34 personer sedan Kanslifunktionen Föreningshuset har ansvarat för föreningens kanslifunktion, medlemsfrågor, medlemsregister, utskick och anmälningar till våra konferenser, avisering av medlemsavgifter m.m.

3 Sida 3 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Hemsidan har under 2011 etablerat en ny webbplats Webbplatsen förvaltas av Föreningshuset och styrelsens webbgrupp. Peter Nilsson och Jennie Carlstedt, är redaktörer för webbplatsen som innehåller nya funktioner för bokningssystem, medlemssidor och kopplingar till föreningens medlemsregister. 4. Verksamheten Årsmöte Årsmötet 2011 hölls den 16 maj hos Rikskonserter i Stockholm. Det inleddes med mingel och stråkkvartett och avslutades med studiebesök på Dramatens arkiv under ledning av Dag Kronlund, chef för Dramatens arkiv och bibliotek. Konferens Under 2011 har arrangerat en tvådagarskonferens om Stra-tegisk informationshantering som hölls i Stockholm den oktober. Vi upprepade konceptet med en sammanslagen konferens med två spår. Det tota-la betyget på konferensen blev 4,1 (enligt en skala på 1-5) och antalet deltagare var 115. Konferensen belyste flera intressanta ämnen och innehöll följande anföranden: History Marketing - vad innebär det?, Eva Ersson Åbom Informationsförvaltning hur hållbar är den egentligen?, Marie Morner Jansson Kan man göra arkitektur av verksamhet? Eller verksamhet av arkitektur?, Christer Nellbom Studiebesök på Nationalmuseums forskningsavdelning och bibliotek. Hur arbetar vi med den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen?, Marie Hegge, Daniel Höffkert och Mikael Dahlin. Informationsarkitektur och informationsmodeller, Malena Appell Big buckets en fråga om storlek?, Martin Olsson Arkivlänet Västernorrland, Kenneth Hänström Vad är centrum för digital informationsförvaltning?, Göran Samuelsson earkiveringsprocessen från behov till lösning, Katalin Sztojka. Vägen fram till ett generellt gallringsbeslut, Katharina Prager Ett lag, en vilja, ett mål en dokumentationsenhet under förändring, Pia Leminen och Sofia Coyne Gallring och bevarande i dynamiska databaser - Vilka är utmaningarna teoretiskt och praktiskt?, Eva Toller Gallring i IT-system, Magnus Wåhlberg ISO serien Ledningssystem för verksamhetsinformation, Elisabeth Klett Skatteverkets modell för gallring från författningar till maskinkod, Niklas Noreé Varför standarder och för vem?, Torbjörn Cederholm Presentation av Internationell arkivdeklaration, Sara Lems Naeslund Journalisternas perspektiv på information och informationsinhämtning, Samuel Inghammar och Per Hagström Och plötsligt börjar fordonsgrabbarna med keps och snus under läppen att brinna!..., Eva Tegnhed och Jim Hedlund Vad händer när utvecklingen av e-arkivet är klart?, Kristina Ryberg Konferensen erbjöd även mingel, middag och ArkivQuiz. Moderator vid konferensen var stadsarkivarie Lennart Ploom och föreningens vice ordförande Anna Cederlöf. Styrelsen vill framföra ett varmt tack till alla deltagare och föredragshållare.

4 Sida 4 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Samarbeten I samarbete med Ability Partner har medverkat i konferensen Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2-3 februari. Under året har AAS medverkat i SASS Svenska Arkiv i Samverkan för Synlighet som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. Tillsammans med SIS har föreningen även tagit initiativ till en startgrupp för att skapa ett samarbetsforum för standardisering inom området Forum iförvaltning. Under året inleddes en dialog mellan styrelserna för och Svenska Arkivsamfundet om ökat samarbete. 5. Aktiebolaget Arkiv & Dokument i Sverige AB Enligt rekommendation från revisorerna har bolaget som under flera år varit vilande och saknat verksamhet slutligen avvecklats i december Föreningen Svensk Arkivtidskrift Föreningen Svensk Arkivtidskrift ger ut tidningen Tema Arkiv som under året bytt namn till Arkiv. Medlemmar i föreningen är, Föreningen arkivverksamma inom landsting och kommuner (FALK), Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Näringslivets Arkivråd (NLA) och Näringslivens arkivförbund (NAF). representant i Föreningen Svensk Arkivtidskrifts styrelse var under 2011 Anna Cederlöf, BRA arkiv. hade en redaktör i Tidskriften Arkiv 2011: Jim Löfgren, Tam Arkiv Tidskriften Arkiv har under året kommit ut med fyra nummer, varvid AAS skrev ledaren i nummer 2. Under året firade tidskriften 20-årsjubileum och i samband med detta fick den förutom ett nytt namn även ett nytt formspråk vilket tagits fram tillsammans med publicistbyrån Åkesson & Curry. 7. Leif Paulsens Stipendifond Under 2011 behandlade styrelsen 2 ansökningar. 8. Övriga aktiviteter inledde arbetet med diskussioner om det förestående jubileet 2012 då Arkivrådet fyller trettio år. Vidare har deltagit i ordförandeträffar med ordföranden i Sveriges 6 arkivföreningar och samarbetsorganet SASS (Svenska arkiv i samverkan för Synlighet).

5 Sida 5 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 9. Ekonomi Styrelsen hänvisar vidare till separat ekonomisk översikt senare i årsredovisningen. Ekonomisk översikt Nettoomsättning, kkr Resultat efter finansiella poster Rörelsemarginal, % neg 8,2% neg Avkastning på eget kapital 9,1% 7,2% neg Balansomslutning Soliditet, (%) 74,3% 75,5% 66,0% (Nyckeltalsdefinitioner framgår av tilläggsupplysningarna.) Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat Årets resultat Summa Disponeras enligt följande: Avsättning till Leif Paulsens stipendiefond Till nästa år balanseras Summa LEIF PAULSENS STIPENDIEFOND Avsatt vid årets ingång Utdelade stipendier 0 Resultat av investeringar 0 Överfört från AAS Utgående saldo vid årets utgång Beträffande resultatet av föreningens verksamhet under räkenskapsåret och dess ekonomiska ställning vid årets utgång hänvisas i övrigt till nedan intagna resultat- och balansräkningar med kommentarer och noter. Om inte särskilt annat anges, redovisas alla belopp i kronor.

6 Sida 6 av 12 RESULTATRÄKNINGAR för räkenskapsåret 01 januari december Not Nettoomsättning Rörelsens intäkter Rörelsens kostnader Direkta kostnader Övriga externa kostnader Personalkostnader 0 0 Övriga rörelsekostnader Summa rörelsens kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella investeringar Resultat från övriga finansiella anläggningstillgån Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Räntekostnader och liknande resultatposter Resultat efter finansiella poster Årets skattekostnad ÅRETS RESULTAT

7 Sida 7 av 12 BALANSRÄKNINGAR Kr Not TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer Summa materiella anläggningstillgångar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar Andelar i koncernföretag 0 0 Andra långfristiga värdepappersinnehav Summa finansiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar Fordringar hos koncernföretag Övriga fordringar Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank SUMMA TILLGÅNGAR

8 Sida 8 av 12 BALANSRÄKNINGAR Kr Not EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 5 Fritt eget kapital Balanserat resultat Årets resultat Summa fritt eget kapital Summa Eget kapital Avsättningar Avsatt till stipendier Summa avsättningar Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Aktuella skatteskulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga

9 Sida 9 av 12 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen. Redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd och god redovisningssed i Sverige. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år, om inte annat anges nedan. KONCERNFÖRHÅLLANDEN Under året har föreningen likviderat dotterbolaget Arkiv och Dokument i Sverige AB, Efter likvidieringen ingår föreningen inte längre i någon koncern. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Materiella och immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar upptas till nettovärdet av anskaffningskostnad och ackumulerade planenliga avskrivningar, korrigerat för eventuella upp- eller nedskrivningar. Avskrivningar enlig plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden minskat med beräknat restvärde och avskrivning sker över tillgångens beräknade nyttjandeperiod. Nedskrivning sker vid bestående värdenedgång. Följande avskrivningsprocent har tillämpats. Anläggningstillgångar % per år Materiella anläggningstillgångar - Inventarier 20 Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. NYCKELTALSDEFINITIONER Nettoomsättning: Föreningens huvudintäkter, fakturerade kostnader, sidointäkter samt intäktskorrigeringar Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella intäkter och kostnader, men före extraordinära intäkter och kostnader Rörelsemarginal Rörelseresultat i förhållande till omsättningen Avkastning på eget kapital Resultat efter finansiella poster i procent av genomsnittligt justerat eget kapital Balansomslutning: Företagets samlade tillgångar Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen

10 Sida 10 av 12 NOTER Kr Not 1. Nettoomsättning Medlemsavgifter Arrangemang Övriga intäkter Summa Not 2. Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Erhållen utdelning aktier Realisationsresultat vid försäljningar Not 3. Inventarier, verktyg och installationer Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Årets anskaffning 0 0 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Utgående anskaffningsvärde Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Årets avskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar Redovisat värde vid årets slut 0 0

11 Sida 11 av 12 NOTER Kr Not 4. Andra långfristiga värdepappersinnehav Noterade aktier Ingående anskaffningsvärde Inköp 0 0 Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde Bokfört värde Marknadsvärde Noterade fonder Ingående anskaffningsvärde Inköp 0 0 Reinvesterade utdelningar Försäljningar Summa anskaffningsvärde Bokfört värde Marknadsvärde Totalt bokfört värde Total marknadsvärde

12 Sida 12 av 12 NOTER Kr Not 5. Eget kapital Vid årets början Avsättningar Årets resultat Vid årets slut Stockholm den Katarina Ekelöf Anna Cederlöf Anna Andersson Styrelseordförande Viveka Carlsson Jennie Carlstedt Katarina Fredlund Bodil Jansson Peter Nilsson Lena Elfvin Nixon Thorleif Persson Pernilla Stafstedt Peter Wattman Vår revisionsberättelse har avgivits den Malena Appell Förtroendevald revisor Pernilla Rosengren Förtroendevald revisor