Årsredovisning. För. för Arkiv och Informationsförvaltning

Transkript

1 1(10) Årsredovisning För. för Arkiv och Informationsförvaltning Styrelsen för För. för Arkiv och Informationsförvaltning får härmed lämna sin redogörelse för föreningens utveckling under räkenskapsåret Om inte annat särskilt anges, redovisas alla belopp i hela kronor (sek). INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA - Förvaltningsberättelse Resultaträkning 7 - Balansräkning Noter 10 - Underskrifter 10

2 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 2(10) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE VERKSAMHETEN Allmänt om verksamheten Föreningen för arkiv och informationsförvaltning är en ideell förening som är partipolitiskt och religiöst obunden. Föreningen för arkiv och informationsförvaltning 2018 Styrelsen för FAI får härmed avge berättelse för verksamhetsåret Föreningens struktur Styrelsen har under det gångna året haft följande sammansättning Styrelsens arbetsutskott Katarina Ekelöf - Ordförande Lars Lundqvist - Vice ordförande Gertrud Nord - Sekreterare Börje Sjöman - Kassör Styrelsens övriga ledamöter Carolina Brandes -Styrelsens representant i mentorprogrammet och Forum iförvaltning Petra Dornbusch - Valberedning till Tidskriften Arkiv och repr. i organisationskommittén för Arkivveckan Johan Jacobsson Elin Jonsson David Nekham - Webbredaktör Göran Samuelsson - Ersättare för ombud till Tidskriften Arkiv Andreas Segerberg Peter Wattman - Vice kassör, ansvarig nyhetsbrev, priser och stipendier. Ombud Tidskriften Arkiv. Revisorer Bo Berg - Sammankallande Carina Sjögren Revisorssuppleanter Karin Borgkvist Ljung Pernilla Rosengren Valberedning Mattias Hammarlund - Sammankallande Lisa Hammar Gunilla Nordström Styrelsen ink arbetsutskott (AU) har haft 6 protokollförda möten 19 januari, 17 mars (AU), 29 mars, 27 april, 25 september, 19 december (AU). Därtill kommer att ett antal möten i arbetsgrupper. Föreningens årsmöte 2018 hölls den 23 mars i samband med temadagen om GDPR. Arbetsgrupperna har under det gångna året haft följande sammansättning:

3 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 3(10) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Samordningsgruppen för mentorbanken Inger Mattsson - Sammankallande Carolina Brandes - Styrelsens representant Katarina Fredlund Ulf Jönsson Redaktionen för Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Lars Lundqvist - TF redaktör och styrelsens repr. Örjan Simonsson - Biträdande redaktör Staffan Smedberg Arbetsgruppen för konferensplanering Katarina Ekelöf - Sammankallande Carolina Brandes - Biträdande konferensgeneral Mattias Hammarlund Johan Jacobsson Lars Lundqvist Göran Samuelsson Peter Wattman Arbetsgruppen för stipendiehantering och arkivpris Peter Wattman - Sammankallande Carolina Brandes Andreas Segerberg Göran Samuelsson Medlemmar I december 2018 (förra årets siffror inom parentes) hade föreningen 1010 (1005) registerposter i medlemsregistret exklusive gratismedlemmar och prenumeranter. Fördelningen på olika medlemskategorier är 589 (645) enskilda medlemmar, 178 (171) organisationsmedlemmar, 147 (91) associerade till organisationsmedlemskap, 63 (90) studentmedlemmar och 3 hedersmedlemmar. Jämfört med förra året har antalet enskilda medlemmar minskat med 56 och antalet organisationsmedlemmar ökat med 7 medlemmar. Det är fler som valt att koppla sitt medlemskap till ett organisationsmedlemskap. Föreningens genomförda verksamhet Kommunikation och Marknadsföring Lobbyverksamhet/PR och Marknadsföring Vi har under året för fjärde gången medverkat som utställare på MSB:s konferens i september. Representanter från styrelsen har under december uppvaktat arkivutredningen. Webbplats Vår webbplats hade (32 801) sidvisningar vilket ger ca 134 visningar om dagen, förutom förstasidan är det konferens- och temadagssidorna som drar flest besökare.

4 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 4(10) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Sociala medier Föreningens officiella Facebook sida hade i december 1057 (999) gilla en ökning med 58 från i fjol. Föreningens Twitter-konto hade 355 (315) följare en ökning med 40 från förra året. Föreningens LinkedIn grupp hade 163 (146) medlemmar en ökning med 17 från förra året. Föreningens Instagram konto hade 92 (65) följare en ökning med 27 från förra året. Profilprodukter Under året har ytterligare reklamknappar med tre nya texter tagits fram I do not seek I find, Pablo Picasso och The truth that I m seeking is in your meesing file, Bob Dylan, och Det är inte tanken som räknas det är handlingen. Det finns även funktionärknappar med FAI-logga och magnet. Föreningens USB-minne finns i en ny profilfärg (blågrön). En Flyer för nya boken har tryckts. Ett infoblad om Elevator Pitch har översatts. Nyhetsbrevet Det digitala nyhetsbrevet har skickats ut 10 gånger till föreningens medlemmar. Utskicken har nått ut till 933 (942) personer/organisationer och 1001 (1012) e-postadresser. Tidskriften Arkiv Tidskriften Arkiv har kommit ut med fyra nummer. Föreningen har annonserat i tidskriften vid två tillfällen. Styrelsens representant (ombud) i tidskriftsföreningen är Peter Wattman och Göran Samuelsson är ersättare. Föreningens redaktörer har under året varit Alexandra Meija och Eva Hult. Tidskriften Arkiv, samhälle och forskning (ASF) Ett nummer av tidskriften Arkiv, samhälle och forskning har sammanställts och utkom augusti Under året har reaktionen bestått av Lars Lundqvist, Örjan Simonson och Staffan Smedberg. Arrangemang och medlemsaktiviteter Priser och stipendier Ett pris till Torbjörn Hörnfeldts minne (FAI-priset) delades ut för andra gången vid höstkonferensen till Caspar Almalander och Per Kristoffersson fick ett hedersomnämnande. 4 stipendier har delats ut under året. Lista med stipendiater finns på fai.nu. Mentorprogram Under perioden har mentorprogrammet tillämpat en mer flexibel anslutning av mentor-adept par och 7 par har under perioden inlett ett mentorår. En gemensam avslutningskonferens arrangerades den 23 november på RAÄ. Arbetsgruppen för mentorprogrammet har i december lämnat in en slutrapport och lämnar över till styrelsen att besluta om fortsättningen. Konferens Den oktober genomfördes FAI:s konferens Informationsförvaltning 2018 på IVA:s konferenscenter. Konferensen hade 205 deltagare vilket var deltagarrekord (det fanns en kölista med minst 30 personer som ej fick plats). Utvärderingen gav konferensen snittbetyget 4,4 (på en skala 1-5). Temadagar och arkivcaféer En Temadag om GDPR arrangerades den 23 mars på IVA med 141 deltagare. Två arkivcaféer har arrangerats under året, ett arkivcafé den 7 mars på RAÄ om arkivutredningen och ett arkivcafé den 12 december på nyöppnade nationalmuseum om den nya läroboken. Nätverk Nya former för nätverket Forum iförvaltning har diskuterats och FAI har under året valt att avsluta avtalet med SIS.

5 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 5(10) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Nationellt och internationellt samarbete Föreningen medverkar i följande nationella samarbetsforum där vi har representanter i styrelse, bidrar med finansiering Svenska Arkiv i Samverkan för synlighet (SASS) SASS arrangerar bland annat Arkivens dag och Arkivveckan. I SASS-gruppen ingår Riksarkivet, FAI, NAF, FA, NLA och FALK. Föreningen Svensk Arkivtidskrift Tidskriftsföreningen ger ut tidskriften Arkiv. Föreningens medlemmar får 4 nummer per år som medlemsförmån. FAI har under året varit ordförande i tidskriftsföreningen. Forum iförvaltning Forumet arrangerar nätverksträffar och kurser med fokus på standardisering inom informationsförvaltning. Under året har dock inga nätverksträffar genomförts. ICA-SPA internationellt är föreningen medlem av International Council on Archives Section of Professional Associations. Genom medlemskapet kan föreningen dra fördel av de produkter och tjänster som finns tillgängliga på medlemssidorna på ICA webbplats. Arkivåret FAI har under arkivåret synliggjort jubileumsåret genom att använda jubileumsloggan på sina arrangemang och i digitala kanaler samt bidragit till kalendariet på Arkiv400 webben. I anslutning till Riksarkivets högtidliga firande överlämnade FAI och FALK en gemensam gåva till ICA:s fond FIDA (Fund for the International Development of Archives). Bokprojektet Under året har FAI medverkat till utgivning av en ny lärobok Information i Verksamhet och arkiv med digitalt perspektiv. Författare är Mats Burell och Carina Sjögren. Boken har succesivt vuxit fram under 2016 och 2017 med stöd av en referensgrupp där flera av styrelseledamöterna i FAI ingått och som mötts ett flertal gånger för att lämna synpunkter på manus. Boken riktar sig till studenter i arkiv och informationsvetenskap samt yrkesverksamma arkivarier och IT-specialister. Boken finns dels att köpa som tryckt bok och e-bok. Föreningens kansli och administration Föreningens kansli inklusive tjänster för bokföring, medlemsadministration och konferensadministration finns hos Föreningshuset Sedab AB i Stockholm. Under året har FAI medverkat i föreningshusets initiativ för att säkerställa korrekt hantering av personuppgifter enligt GDPR och ett biträdesavtal är tecknat med föreningshuset. Ekonomi Styrelsen hänvisar i övrigt till separat ekonomisk översikt. Förvaltningsberättelsen upprättades vid styrelsemötet den 30 januari 2019.

6 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 6(10) FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE FLERÅRSÖVERSIKT Nettoomsättning Resultat efter finansiella poster Avkastning på eget kapital % Balansomslutning Soliditet % Förslag till vinstdisposition Till föreningsstämmans förfogande står: Balanserat resultat Årets resultat Styrelsen föreslår att vinstmedlen disponeras så att Avsätts till stipendier till minne av Leif Paulsen Avsätts till pris till minne av Torbjörn Hörnfeldt i ny räkning balanseras Stipendiemedel till minne av Leif Paulsen Avsatt vid årets ingång Resultatdisposition enligt stämma Utdelade stipender Utgående saldo vid årets utgång

7 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 7(10) RESULTATRÄKNING Föreningens intäkter Medlemsavgifter Nettoomsättning Förändring av lager av färdiga varor Föreningens intäkter Föreningens kostnader Lämnade bidrag Övriga externa kostnader Personalkostnader Summa föreningens kostnader Rörelseresultat Finansiella poster Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter Summa finansiella poster Resultat efter finansiella poster Resultat före skatt Årets resultat

8 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 8(10) BALANSRÄKNING TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Andra långfristiga värdepappersinnehav Andra långfristiga fordringar Summa finansiella anläggningstillgångar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager m.m. Färdiga varor och handelsvaror Summa varulager m.m Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga fordringar Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Kassa och bank Summa kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

9 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 9(10) BALANSRÄKNING EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital vid räkenskapsårets början Årets resultat Eget kapital vid räkenskapsårets slut Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

10 För. för Arkiv och Informationsförvaltning 10(10) NOTER Not 1 Redovisningsprinciper Årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen och BFNAR 2016:10 Årsredovisning i mindre företag (K2). Not 2 Andra långfristiga värdepappersinnehav Ingående anskaffningsvärden Inköp Utgående anskaffningsvärden UNDERSKRIFTER Stockholm Katarina Ekelöf Lars Lundqvist Gertrud Nord Styrelseordförande Börje Sjöman Carolina Brandes Petra Dornbusch Johan Jacobsson Elin Jonsson David Nekham Göran Samuelsson Andreas Segerberg Peter Wattman Vår revisionsberättelse har lämnats 27 februari 2019 Bo Berg Lekmannarevisor Carina Sjögren Lekmannarevisor