Mötesbok: Fritidsnämndens arbetsutskott ( ) Fritidsnämndens arbetsutskott Datum: Plats: Havremagasinet, fritidskontoret Kommentar:

Transkript

1 Mötesbok: Fritidsnämndens arbetsutskott ( ) Fritidsnämndens arbetsutskott Datum: Plats: Havremagasinet, fritidskontoret Kommentar: Bilagorna till ärendet Avvikelseanalys drift & investeringar 2017 läggs på bordet.

2 Dagordning Kallelse Kallelse Fritidsnämndens arbetsutskott Upprop Protokollsjustering Informationsärende Allmän skrivelse till Fritidsnämnden angående bidragshantering gällande Hässleholms Ridhusförening. 5 s verksamhetsplan Redovisning av statistikuppgifter för Granskningsrapport intern kontroll Beslutsärenden 2 Utredning av det totala stödet till föreningar 16 3 Fast brygga Finjasjön 18 4 Fritidsnämndens verksamhetsmål Uppföljning av verksamhetsmål Verksamhetsberättelse Intern kontrollplan Avvikelseanalys Drift och Investeringar

3 1 (2) Kallelse till Fritidsnämndens arbetsutskott Onsdagen den 17 januari 2018, kl 15:00 Havremagasinet, fritidskontoret I tur att justera: Ersättare: Tid och plats för justering: Arne J Persson Hanna Nilsson Havremagasinet, Fritidskontoret Föredragningslista Ärenden Upprop Protokollsjustering 1. Informationsärende Beslutsärenden 2. Utredning av det totala stödet till föreningar Handlingar Utredning av det totala stödet till föreningar 3. Fast brygga Finjasjön Handlingar Fast brygga Finjasjön 4. Fritidsnämndens verksamhetsmål Handlingar Fritidsnämndens verksamhetsmål Fritidsnämndens verksamhetsmål doc Föredragande Till

4 2 (2) 5. Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Handlingar Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Fritidsnämndens måluppfyllelse 2017.xlsx 6. Verksamhetsberättelse 2017 Handlingar Verksamhetsberättelse 2017 Verksamhetsberättelse 2017.doc 7. Intern kontrollplan 2018 Handlingar Intern kontrollplan 2018.docx FN Risk- o väsentlighetsanalys 2018.doc Intern kontrollplan 2018.xlsx 8. Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017 Handlingar Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017.docx Fritidsnämndens arbetsutskott Connie Asterman (S) Ordförande Fritidsnämndens arbetsutskott Monica Lundström Sekreterare

5

6

7

8 VERKSAMHETSPLAN 1(4) Datum s verksamhetsplan 2018 Fritidsnämndens värdegrund ska ge förutsättningar för en innehållsrik och aktiv fritid genom jämlikhet och jämställdhet, delaktighet och inflytande, inkludering, ekologisk hållbarhet och ett drogförebyggande förhållningssätt för att främja livskvalitet och god folkhälsa. Mål Ge goda förutsättningar för kommunens föreningsliv ska skapa goda förutsättningar för ett aktivt och delaktigt föreningsliv genom utbildning, inspiration och service. Föreningslivet ska präglas av ett rikt utbud av fritidsaktiviteter där värdegrunden speglar verksamheter och där föreningarna upplever att kommunens stöd är rättvist fördelat. Hur når vi målet? Genom att utveckla reglerna för kontantbidrag och andra stödformer ska förvaltningen eftersträva en rättvis fördelning av kommunens stöd. Under året ska förvaltningen, i delaktighet med föreningslivet, genomföra en översyn av kommunens totala stöd. Vi ska erbjuda alla medborgare möjlighet att till subventionerade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare skall vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc. bemötas av kunnig och engagerad personal. Förfrågningar ska hanteras dagligen under normala arbetsdagar. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. ska hjälpa det befintliga föreningslivet med verksamhets- och värdegrundsfrågor men också ge råd och service. Nya föreningar ska registreras i systemet inom två arbetsdagar. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. Postadress: Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: C:\Docserver\ \Working\931d7bcb-d14e-40e9-93ff-e295ba43f415\340740_eb26bf88-144b-

9 2(4) Förvaltningens hemsida ska vara uppdaterad, tillgänglig och tydlig. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider, ladda ner dokument, uppdatera föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Information om öppettider för anläggningar och information om bidrag och uthyrning ska alltid vara aktuell. Momentet granskas i den interna kontrollplanen. Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Förvaltningen ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning. Förvaltningen ska årligen träffa minst fyra föreningar för att diskutera värdegrund, verksamhet och utveckling. Fritidsnämnden är lotterimyndighet i kommunen. Förvaltningen ska ge råd och information samt ha tillsyn av lotterier. Regler kring lotterier styrs av lotterilagen. Årlig mätning ska ske av antalet beviljade lotteritillstånd och redovisas till lotterimyndigheten. Lotteritillstånd ska hanteras inom två arbetsdagar från inkommen ansökan. Mål Kvalitetssäkra och hållbara anläggningar Genom att hålla hög kvalitet på anläggningarna samt göra dessa tillgängliga och hållbara, ska förvaltningen skapa mötesplatser och möjligheter till aktiviteter av olika slag, både spontana och organiserade. Hur når vi målet? Förvaltningens anläggningar ska vara anpassade, tillgängliga och hållbara. Anläggningarna ska ha generösa öppettider. De ska upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Tillgänglighet, kvalitet och service ska mätas i regelbundna brukarundersökningar. Spontana och organiserade aktiviteter ska uppmuntras och vid behov av nya eller förändrade anläggningsformer och miljöer, ska detta prövas genom dialog och delaktighet med föreningslivet och/eller brukarna. Anläggningarna ska uppfylla myndighetskrav och upplevas som trygga och välvårdade. Egenkontrollprogram ska upprättas så att anläggningarna uppfyller myndigheternas krav. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen. Postadress: Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: C:\Docserver\ \Working\931d7bcb-d14e-40e9-93ff-e295ba43f415\340740_eb26bf88-144b-

10 3(4) Mål Närhet till natur- och friluftsliv s uppdrag är att stimulera och utveckla till variationsrika friluftsoch naturupplevelser med god kvalitet för att locka fler besökare. Hur når vi målet? Friluftslivet i kommunen såsom slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. Kvaliteten ska tryggas genom säkerställda rutiner kring latrintömning, provtagning, dykning och allmän skötsel. Skötselplan för friluftslivet ska upprättas. Friluftsområden ska upplevas som inbjudande och välskött med god service för att locka fler besökare. Aktuell status och information kring tillfälliga åtgärder på leder, badplatser och slingor ska presenteras på hemsidan. Besöksantalet ska mätas med räknare. Mål Genom evenemang och egen verksamhet stärka kommunens varumärke ska uppmana till evenemang i kommunen genom stöd och service för att öka attraktionskraften och förvaltningens egen verksamhet. Hur når vi målet? Vid evenemang ska besökare och arrangörer uppleva välskötta anläggningar med en hög servicenivå och en väl fungerande utrustning. Verksamhetsutrustning ska besiktigas och kontrolleras årligen för att säkerställa funktionen. Alla publika arrangemang ska på ett tydligt och enkelt sätt via hemsidan, göras tillgängliga för medborgarna. Antalet publika arrangemang ska årligen mätas och redovisas nämnden. Förvaltningen ska regelbundet marknadsföra egen verksamhet. Verksamheter och aktiviteter ska exponeras minst var fjortonde dag i media, på hemsidan eller på annat sätt. Postadress: Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: C:\Docserver\ \Working\931d7bcb-d14e-40e9-93ff-e295ba43f415\340740_eb26bf88-144b-

11 4(4) Mål Effektiv och attraktiv organisation ska präglas av en effektiv organisation anpassad efter verksamheten och medborgarnas behov med ett ständigt närvarande ledarskap. Hur når vi målet? Förvaltningen ska ha hög tillgänglighet avseende svar på telefon, mail och personliga möten. All inkommande post ska öppnas varje arbetsdag. Detta gäller såväl papperspost som e-post. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen Chefer ska minst varannan vecka besöka förvaltningens anläggningar, aktiviteter eller personal. Chefer ska varje år deltaga i olika verksamheters arbetsplatsträffar. Mål Tydligt barnperspektiv Genom prioriteringar i beslut av regler för bidrag och uthyrning tydligt visa på gynnande av verksamheter för barn och ungdom. Även i den dagliga verksamheten ska barnperspektivet beaktas i beslut. Hur når vi målet? Förvaltningen ska aktiv verka för utveckling av bidragsregler och prioriteringsordning vid förhyrning som gynnar barn och ungdom. Förslag till nytt stödsystem ska presenteras under året som tar hänsyn till barnperspektivet. I alla beslut på nämndsnivå ska det framgå att barnperspektivet har beaktats. Momentet ska granskas i den interna kontrollplanen. Henrik Samevik Tf. fritidschef Postadress: Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: C:\Docserver\ \Working\931d7bcb-d14e-40e9-93ff-e295ba43f415\340740_eb26bf88-144b-

12 Uppföljning av Uppgifts- Antalet besökare i våra simhallar totalt ELG lämnare (inkl. torra akt. - ej föreningsbad) Allmänhetens bad Qpoolen ELG Allmänhetens bad Tyringe ELG Allmänhetens bad Bjärnum ELG Allmänhetens bad Sösdala SE Allmänhetens bad Vinslöv ELG Antalet besökare i Bjärnums simhall ELG Antalet besökare i Tyringe simhall ELG Antalet besökare i Sösdala simhall SE Antalet besökare i Qpoolens simhall ELG Antalet torra aktiviteter i Bjärnum ELG Antalet torra aktiviteter i Tyrs Hov ELG Antalet torra aktiviteter i Qpoolen (ej ELG Actic) Antalet besökare i gymmet på Qpoolen (Actic) ELG Antalet besökare i varmvattenbadet på Hässleholmsgården ELG Antal registrerade föreningar (vilande föreningar är borträknade) FJ Antal bidragsberättigade föreningar FJ under FN Antal registrerade medlemmar i kommunens föreningar FJ Antalet deltagartillfällen CJ Antal bokade timmar i anläggningar (föreningsverksamhet) RM Verksamhetsbidrag 7-20 år CJ Antalet besök på Mötesplats Ljungdala kvinnor/män MJ Antal besökare på fritidsgårdarna Totalt, tjejer/killar. CJ Sösdala Fritidsgård (ej lämnat CJ * * * * ** * *** ** * * * ** * / / / / / / / / / / / / / / / CJ Tyringe Fritidsgård CJ Hästveda Fritidsgård CJ Vittsjö Fritidsgård (start september 2008) 2016 * Registrerade föreningar. Striktare granskning av att alla handlingar är inskickade. ** Fritt bad 6-16 år jun-aug *** Sösdala simhall stängd dec pga renovering omkl 2013 *Tyringe simhall stängd 3/6-25/ pga byte av reningsanläggning * Qpoolens simhall stängd 8/ / pga renovering av bassängbotten CJ / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / /3430 uppgifter för juni 2013, dec 2017) Vinslövs Fritidsgård (Vilande från 2016) 7842/ / / / / / / / / / / /3872

13 Verksamhetsmått Antalet gäster simhallar Registrerade föreningar varav bidragsberättigade under fritidsnämnden Antalet deltagartillfällen Bidrag per deltagartillfälle, kr Totalt antal aktiviteter i Qpoolens simhall Antal besök på fritidsgårdarna Antal bokade timmar i anläggningar (föreningsverksamhet) * Registrerade föreningar. Striktare granskning av att alla handlingar är inskickade * ,80 6,

14 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Handläggare Controller Ingela Olsson Granskningsrapport intern kontroll 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta: Att föreslå fritidsnämnden att anta uppföljningen av förvaltningens interna kontrollarbete under Beskrivning av ärendet Risk och väsentlighetsanalysen för verksamhetsområden ses över årligen. Fritidsnämnden har utifrån risk- och väsentlighetsanalysen valt ut de arbetsmoment som de anser bör kontrolleras. Olika personer har fått i uppdrag att kontrollera arbetsmoment och har därefter rapporterat resultatet. Resultatet av kontrollerna är att arbetsuppgifterna generellt fungerar bra. Det finns dock en del moment att arbeta vidare med såsom att larmutrustning används vid ensamarbete och rutiner för kassaredovisning. Momenten Vattenkvalitet simhallar, Vattensäkerhet badsjöar och Utrymningsövningar återkommer 2018 för att säkerställa att dessa moment fungerar. Bilagor 1. Granskningsrapport intern kontroll 2017 Sändlista: Revisionen Ingela Olsson Controller Postadress: Hässleholm Besöksadress: Väpnaregatan 13C Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

15 Granskningsrapport intern kontroll Kontrollområde Rutin/policy/system Kontrollmoment Metod 2 Resultat/avvikelser Åtgärder och tidplan Fjolårets moment Egenkontroll Simhallar Folkhälsomyndighetens allmänna råd om bassängbad och miljöbalkens förordning om verksamhetsutövarens egenkontroll. Vattensäkerhet badplatser Räddningstjänstens råd om vattensäkerhet. Kontroll av vattenkvaliten Stickprovskontroll er har gjorts två gånger per anläggning under Regelbundna vattenprover görs regelbundet enligt myndighetskrav. Vattenkvaliteten i Qpoolen simhall har förbättrats som ett resultat av att ett UV-filter har installerats och därmed godkänner miljökontoret fler badande åt gången. Kontrollmomentet återkommer 2018 för att säkerställa att regelbundna vattenprover tas och att vattenkvaliteten uppfyller myndighetskraven. Kontroll av skyltning, information och säkerhetsutrustning. Att säkerhetsdykning genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Kontroll att bärbart larm används Björkvikens (flera besök) och Lursjöns (ett besök) badplats har besökts. Lursjöns badplats är i mycket bra skick. Underhållet på Björkvikens badplats är mycket bristfälligt. Inget att anmärka på när det gäller livräddningsutrustningen. Det förebyggande arbetet med vattensäkerheten vid badplatserna är viktigt därför återkommer kontrollmomentet Kontroll har gjorts på Tyrs Hov, Qpoolen simhall och Mötesplats Ljungdala. Kontroll har gjorts i Bjärnum och Tyringe Simhall. Inte någon av dessa anläggningar använder larmutrustning på tillfredsställande sätt. Respektive verksamhetschef får i uppdrag att implementera detta. Kontrollmomentet återkommer Kassaredovisning har stämts av mot kontanta medel samt babskvitto. Några mindre differenser fanns på båda anläggningarna. Rutiner för kontanthantering håller på att ses över. Kontrollmomentet återkommer Stickprov på fritidskontoret, Qpoolen Simhall och Tyrs Hov. Stickprovskontroll er har gjorts på idrottsanläggning arna och på fritidskontoret på Havremagasinet samt intervjuer har gjorts med föreståndarna. Personalen är välinformerad om de hot- och våldsplaner som finns. Ingen åtgärd. Vid någon anläggning hade ny personal inte blivit informerad om återsamlingsplats. Kontrollmomentet återkommer 2018 för att säkerställa att övningar genomförs regelbundet. vilka regler, policys osv ligger till grund för granskningen? Vid riskfyllt ensamarbete ska larmutrustn användas Ekonomi, Personal vad ska granskas? Rutiner för befattningshavare som ansvarar för kontantkassa Att gällande rutiner för handhavande av kontantkassa/dagskas sa följs. Hot och våld Att hot- och våldsplaner finns upprättade för våra verksamheter Utrymningsövningar s rutiner Att hot- och våldsplaner är väl kända och tillgängliga för medarbetarna. Att utrymningsövningar genomförs enligt rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. Verksamhet

16 1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FF 2018/2 Handläggare Conny Jönsson Utredning av det totala stödet till föreningar 2018 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fridsnämnden besluta följande: En bidragsutredning ska genomföras under 2018 och innehålla en sammanställning och analys samt förslag till nytt/förändrat stödsystem. Beskrivning av ärendet 2002 genomfördes en översyn av Hässleholms kommuns totala stöd till föreningslivet. Eftersom föreningslivet eller kostnader för föreningslivet inte är konstant ska ny utredning av det totala stödet göras och innefatta både kontantbidrag och subventioner. Utredningen ska göras under första halvåret 2018 för att kunna redovisas senare delen av Syftet med utredningen är att ta fram ett underlag som möjliggör ställningstaganden och beslut så att det totala stödet kan fördelas på ett så bra och rättvist sätt som möjligt. Utredningen ska ske i samverkan med föreningslivet och i dialog med andra kommuner. En arbetsgrupp ska utses av förvaltningschefen. Fritidsnämndens arbetsutskott ska vid behov styra och följa utredningsarbetet. Utredningen kommer att genomförs i två steg. Steg 1 innehåller följande moment: Sammanställning av utbetalda kontanta bidrag. Beräkning av subventioner till föreningar via lokaler/anläggningar. Beräkning av det totala föreningsstödet. Beräkning av det ekonomiska värdet av lokalbidrag för föreningar som äger/driver anläggningar/lokaler. Undersökning av föreningarnas attityder till kommunens bidragsgivning och lokalbokning. Sammanställning av verksamhetsbeskrivningar utifrån RFs statistik av utbetalt LOK-stöd. Granska och redovisa ingångna avtal såsom reklamavtal, skötselavtal etc. Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

17 2 (2) Steg 2 innehåller följande Slutrapport där framkomna resultat sammanställs och beskrivs Förslag till eventuellt nytt/förändrat stödsystem. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Ej aktuellt Barnperspektivet Ej aktuellt Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Ej aktuellt Ekonomiska konsekvenser Kostnader för förvaltningen beräknas till ca 150 tkr. Conny Jönsson JAV

18 1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FF 2018/3 Handläggare Henrik Samevik Fast brygga Finjasjön Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden besluta att 1. omdisponera investeringsmedel på totalt 2,5 mnkr för 2018 från fritidsnämnden till tekniska nämnden avseende investeringsprojekt Fast brygga Björkviken. 2. Investeringen ska utgöras av anslagstyp 1. Beskrivning av ärendet Finjasjön och Björkviken har under många år fungerat som en samlingsplats för utebad för hässleholmaren. De senaste åren har Finjasjön kännetecknats av dålig vattenkvalitet, vilket medfört att miljökontoret ställt krav på en brygga där vatten hela tiden cirkulerar längs stranden för att minska algansamling. Idag hindrar flytbryggor genomströmning av vatten. Om det ska finnas en brygga vid Björkviken bör denna också vara handikappanpassad, fast och upphöjd (även vid förhöjd vattennivå) samt vara så pass lång att man når ut till dykbart vatten. Ett alternativ kan vara att ha en dykplattform förankrad på dykbart djup. Fritidsnämnden har av kommunfullmäktige erhållit 2,5 mnkr för uppförande av en fast brygga i Finjasjön vid Björkviken. Att uppföra en sådan konstruktion ligger utanför s kompetensområde och därför föreslås att ärendet skickas till tekniska nämnden för genomförande. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare En stabil konstruerad fast brygga ger bättre tillgänglighet för brukarna Miljökonsekvenser Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

19 2 (2) Fast upphöjd brygga ger möjlighet för vatten att cirkulera och på så sätt minska algansamling vid strandlinjen. Sändlista: Tekniska nämnden Henrik Samevik JAV

20 1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FF 2018/4 Handläggare Henrik Samevik Fritidsnämndens verksamhetsmål Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden besluta godkänna verksamhetsmålen för Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutar årligen om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Bilagor Fritidsnämndens verksamhetsmål Sändlista: Kommunledningskontoret Henrik Samevik Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

21 Sida1 Fritidsnämnden Verksamhetsmål Hässleholms kommun

22 Förord 2017 genomfördes en stor enkätundersökning om fritidsvanor i Hässleholms kommun. Rapporten visar att invånarna överlag är nöjda med fritidsutbudet. Tillgången till friluftsliv och natur blir allt centralare, inte bara det rörliga friluftslivet, utan även i syfte att varva ner. Tysta miljöer blir viktigare och viktigare i vårt stressade samhälle. Medborgarna upplever att de är väldigt nöjda med våra leder, slingor och strövområden. Den enskilt mest angelägna frågan handlar om ett modernare inom- och utomhusbad i Hässleholms tätort. Man är inte nöjd med dagens badhus. Många synpunkter handlar också om kransorterna och satsningar på exempelvis hundrastgårdar, cykelvägar och utegym. De aktiviteter som utövas mest frekvent är att promenera i naturen, styrketräning både inne och ute, cykling i motionsform samt djurskötsel. Framförallt är det den äldre delen av befolkning som utför dessa aktiviteter. Yngre delen av befolkningen är också aktiva men inte i lika stor omfattning. Här dominerar e-sport, tv-spel etc. De anläggningar som är mest frekvent utnyttjade är motionsspår, sporthall, vandringsled och simhall. Även insjöbadplatser och bowlinghall utnyttjas frekvent under säsong. Målstyrning I mars 2011 fattade kommunfullmäktige beslut om en målstyrningsmodell i syfte att förstärka det strategiska perspektivet och skapa en röd tråd i styrningen för att därigenom öka transparensen och effektiviteten i kommunens verksamhet. Utifrån visionen och strävan efter god ekonomisk hushållning finns sex övergripande mål. Dessa mål beaktar den finansiella såväl som den verksamhetsmässiga aspekten av kommunens uppdrag. En hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning innebär en strävan att största möjliga värde av varje skattekrona ska uppnås. Grunden till en framgångsrik styrning ligger i förmågan att förtydliga den politiska färdriktningen genom att bryta ned de övergripande målen till utvecklings- respektive årsmål med tydliga indikatorer. Dessa mål och indikatorer ska sedan följas upp under året. Fritidsnämndens verksamhet Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål samt nämndens verksamhetsvision. Ansvarsområde Drift av idrotts- fritids- och friluftsanläggningar Uthyrning av idrotts- och fritidsanläggningar Föreningsservice Bidrag till föreningar

23 Lotterimyndighet Fritidsgårdsverksamhet Mötesplats Ljungdala Fritidsnämndens värdegrund ska ge förutsättningar för en innehållsrik och aktiv fritid genom jämlikhet och jämställdhet, delaktighet och inflytande, inkludering, ekologisk hållbarhet och ett drogförebyggande förhållningssätt för att främja livskvalitet och god folkhälsa. Övergripande mål Samhällsservice av hög kvalitet Ge barn och unga en bra start i livet Hållbar tillväxtmotor God ekonomi Attraktiv arbetsgivare Hållbar konsumtion KF den 27 november 2017 Fritidsnämndens mål Målen baseras bl.a. på resultatet av fritidsvaneundersökningen 2017 och fullmäktiges beslut den 27 november Ge goda förutsättningar för kommunens föreningsliv ska skapa goda förutsättningar för ett aktivt och delaktigt föreningsliv genom utbildning, inspiration och service. Föreningslivet ska präglas av ett rikt utbud av fritidsaktiviteter där värdegrunden speglar verksamheter och där föreningarna upplever att kommunens stöd är rättvist fördelat. Kvalitetssäkra och hållbara anläggningar Genom att hålla hög kvalitét på anläggningarna samt göra dessa tillgängliga och hållbara, ska förvaltningen skapa mötesplatser och möjligheter till aktiviteter av olika slag, både spontana och organiserade. Närhet till natur- och friluftsliv s uppdrag är att stimulera och utveckla till variationsrika friluftsoch naturupplevelser med god kvalitet för att locka fler besökare. Genom evenemang och egen verksamhet stärka kommunens varumärke ska uppmana till evenemang i kommunen genom stöd och service för att öka attraktionskraften och förvaltningens egen verksamhet.

24 Effektiv och attraktiv organisation ska präglas av en effektiv organisation anpassad efter verksamheten och medborgarnas behov med ett ständigt närvarande ledarskap. Tydligt barnperspektiv Genom prioriteringar i beslut av regler för bidrag och uthyrning tydligt visa på gynnande av verksamheter för barn och ungdom. Även i den dagliga verksamheten ska barnperspektivet beaktas i beslut. Hässleholms kommun Lt. Granlunds väg Hässleholm fritidskontoret@hassleholm.se

25 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FF 2018/5 Handläggare Henrik Samevik Uppföljning av verksamhetsmål 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden godkänna uppföljning av verksamhetsmålen Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige fattar årligen beslutas om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Bilagor Fritidsnämndens uppföljning av verksamhetsmål 2017 Sändlista: Kommunledningskontoret Henrik Samevik Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

26 Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Varumärke Utvecklingsmål Hässleholm ska ha Närhet till naturett starkt varumärke och friluftsliv Årsmål/uppdrag Indikatorer Dokument och Hemsidan blanketter ska gå att ladda ner från vår hemsida. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider och uppdatera sina föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Vi ska ha en sökbar Föreningsföreningskatalog med katalog realtidsuppdatering. Slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. De ska upplevas som inbjudande och välskötta med god service och helst kompletteras med utegym, lekplatser etc. Rundvandringsleder ska prioriteras före vanliga vandringsleder. Varumärke Hässleholm ska ha Närhet till naturett starkt varumärke och friluftsliv Kommentar Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Uppföljning Fritidsvaneundersökning sker med hjälp genomfördes under våren/ sommaren av en fritidsvaneundersökning Varumärke Hässleholm ska ha Kvalitetssäkra ett starkt varumärke anläggningar Kvaliteten ska tryggas genom säkerställda rutiner kring latrintömning, provtagning, dykning och allmän skötsel Förvaltningen ska ha hög tillgänglighet avseende svar på telefon, mail och personliga möten Förvaltningen ska arbeta lösningsfokuserat för att underlätta för kunderna Våra anläggningar ska vara anpassade och tillgängliga. I anläggningarna ska vi ha generösa öppettider. Våra anläggningar ska också upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Uppfyllt Aktuell status och Besöksantalet Två besöksräknare finns information kring ska mätas utplacerade längs tillfälliga åtgärder på med räknare Hovdalaleden leder, badplatser och slingor ska presenteras på vår hemsida. Kontakter med föreningsliv och medborgare Ej uppfyllt Kvalitet mäts i regelbundna brukarundersökningar Sida 1 Brukarundersökningar har genomförts i alla kommunens simhallar

27 Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Utvecklingsmål Årsmål/uppdrag Spontana aktiviteter ska uppmuntras och behov av nya anläggningsformer och miljöer ska prövas genom dialog och delaktighet med brukarna. Anläggningarna ska uppfylla alla krav som ställs såsom besiktning, vattenkvalitet etc. Varumärke Hässleholm ska ha Ge goda ett starkt varumärke förutsättningar för kommunens föreningsliv Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Fritidsvane- Fritidsvaneundersökning undersökning genomfördes under våren/ sommaren Indikatorer Kommentar Ej uppfyllt Uppfyllt Genom att utveckla Den interna reglerna för kontrollplanen kontantbidrag och andra stödformer ska förvaltningen säkerställa en rättvis fördelning av kommunens medel. Utbetalning av bidrag till föreningens Översyn av det totala bankgiro ska ske enligt stödet ska genomföras bestämmelserna Vi ska erbjuda alla Den interna medborgare möjlighet kontrollplanen att, till subventionernade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare ska vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc bemötas av kunnig och engagerad personal. Varumärke Hässleholm ska ha Ge goda ett starkt varumärke förutsättningar för kommunens föreningsliv ska hjälpa det befintliga föreningslivet med service och support och samtidigt ge råd och stöd åt nybildade föreningar. Nya föreningar ska handläggas och registreras inom 14 dagar. Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Vi ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska genom SISU stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning Fritidsnämnden är lotterimyndigheten i kommunen. Vi ska ge råd och information samt ha tillsyn kring lotterier. Tid för handläggning och registering av nya föreningar Årlig mätning av antalet beviljade lotteritillstånd Sida 2

28 Fritidsnämndens årsredovisning 2017 Övergripande KF utvecklingsmålområde mål Varumärke Utvecklingsmål Hässleholm ska ha Tydligt ett starkt varumärke barnperspektiv Samarbete med enskilda och föreningar för att åtgärda och försköna den fysiska miljön i våra tätorter Marknadsföring genom fritidsevenemang i syfte att stärka kommunens varumärke Varumärke Årsmål/uppdrag Indikatorer Fövaltningen ska aktivt verka för utveckling av bidragsregler och prioriteringsordning vid förhyrning, som gynnar barn och ungdom. Kommentar Delvis uppfyllt Ange måluppfyllelse med ett kryss Ej uppfyllt Med rådgivning och stöd i kontakter med andra kommunala förvaltningar underlätta för föreningar att utveckla sina anläggningar Genom lokalbidraget stödja föreningarnas insatser för åtgärder som bidrar till måluppfyllnad Förvaltningen ska hålla hög servicegrad till kunder som ställer förfrågningar om evenemang på våra arenor och anläggningar. Vid evenemang ska förvaltningen erbjuda sina tjänster för att underlätta för arrangörerna. Vid evenemang ska besökarna uppleva välskötta arenor med väl fungerande utrustning. Hässleholm ska ha Marknadsföring ett starkt varumärke genom fritidsevenemang i syfte att stärka kommunens varumärke Samarbete med Förvaltningen ska andra nämnder och aktivt deltaga i samarbetet inom Skåne förvaltningar Nordost. Vidare ska förvaltningen medverka i råd, grupper och interna och externa träffar. Sida 3 Uppfyllt Samarbetet inom Skåne Nordost har av olika skäl inte varit aktuellt 2017.

29 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer FF 2018/6 Handläggare Henrik Samevik Verksamhetsberättelse 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden beslutar att anta verksamhetsberättelsen för Beskrivning av ärendet Fritidsnämnden ska årligen redovisa verksamhetsberättelse för det gångna året. Verksamhetsberättelsen upprättas enligt särskilda anvisningar från kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret sammanställer samtliga nämnders verksamhetsberättelser i en för kommunen gemensam årsberättelse. Bilagor Verksamhetsberättelse 2017 Sändlista: Kommunledningskontoret Henrik Samevik Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Löjtnant Granlunds väg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidsnamnden@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

30 Fritidsnämnden Kommunens första anpassade inomhushall för ökat. I alla kommunens badanläggningar har besökare kunnat ta del av enkäter där de har kunnat svara på frågor om badanläggningarnas beskaffenhet. fotboll och friidrott invigdes den 1 april. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. Året som gått Konstgräs och friidrott inomhus Under våren stod kommunens första inomhusanläggning för friidrott och fotboll klar. Tyrehallen innehåller en konstgräsplan för sjumannaspel och riktigt bra banor och förutsättningar för friidrott. På övre plan finns en stor gymnastikhall med separata omklädningsrum. Anläggningen står granne med Tyrs Hov i Tyringe. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. Milspår på Hässleholmsgården Hässleholms nya milspår blev färdigt under hösten. Spåret börjar vid utegymmet vid Hässleholmsgården och sträcker sig ner mot Mölleröd och Finjasjöpark. Den 1 oktober invigdes milspåret i samarbete med FreeFlow Hässleholm där föreningen anordnade ett välgörenhetslopp. Traditionsenligt har också ett flertal andra arrangemang och utbildningar genomförts med Hässleholmsgården i centrum. Friluftsliv Nu kan alla njuta av den unika naturen kring Hovdala och Finjasjön genom att följa den vackra Hovdalaleden. Leden är cirka 55 kilometer lång och består av dellederna Gullspira, Höjdarleden, Finjasjöleden och Posta Nillas spår. Ledsystemet blev under året färdigmarkerat och har fått Region Skånes skåneledsstatus. Med denna satsning på vandringsleder läggs grunden för en stor potentiell vandringsturism i området. Fritidsvaneundersökning Under våren och sommaren genomfördes en fritidsvaneundersökning i Hässleholms kommun. Slutrapporten visar att invånarna överlag är nöjda med fritidsutbudet. Tillgången till friluftsliv och natur blir allt centralare, inte bara det rörliga friluftslivet utan även i syfte att varva ner. Tysta miljöer blir mer viktigt i vårt stressade samhälle. Medborgarna upplever samtidigt att de är väldigt nöjda med våra leder, slingor och strövområden. Måluppfyllelse En världsstjärna kom på besök Det är väldigt ovanligt att en olympisk medaljör kommer till Hässleholm. Men i somras satte Qatariern Mutaz Essa Barshim stjärnglans på Hais-spelen. Som uppvärmning inför världsmästerskapen i friidrott valde han att tävla på Göingevallen. Han krossade det gamla stadionrekordet och hoppade hela 2,30. Två veckor senare vann han VM-guld i London på 2,35. Simhallar och bad Fri entré för barn under 16 år vid kommunens badanläggningar gjorde stor succé även under sommaren I Qpoolens simhall installerades i höstas ett ultraviolett filter vilket inneburit att anläggningen kunnat ta emot fler antal samtidigt badande i ett renare vatten. Besöksantalen i både Tyringe och Bjärnum har under året Varumärke Varumärke (målområde) De tidigare övergripande målen är ersatta med rubrikerna företagande, trygghet, ekonomi, arbete, skola, omsorg och varumärke. Våra mål hamnar främst under varumärke och uppfylls generellt väl. Årets resultat Resultatet för 2017 visar ett överskott på cirka 1,0.

31 Fritidsadministration 0,4 mnkr Överskottet beror på icke återbesatta tjänster eller vakanta tjänster samt viss långtidssjukskrivning. Idrotts- och friluftsanläggningar - 0,2 mnkr Rubriken är ett samlingsbegrepp för idrottsanläggningar som till exempel Österås IP, Tyrs Hov och simhallar. Extra satsning har skett på idrottsanläggningar under året. Bland annat har vissa parkeringsytor asfalterats för att minska underhållet och framtida driftskostnader. Stöd till fritidsverksamhet 0,8 mnkr Avvikelsen beror till stor del på att driftsbidraget till föreningarna som skulle hyra Tennisklubbens nya anläggning på Österås inte betalats ut, eftersom anläggningen inte är uppförd. Extra satsning har gjorts på verksamhetsbidraget till 8 kr per deltagartillfälle. Investeringar 0,9 mnkr Överskottet avser belysning på Göingevallen som inte hunnit bli klart under året utan färdigställs under våren Fastighetsförvaltaren ansvarar för projektet. Utveckling på sikt Bidragsutredning Med syfte att det totala stödet till föreningslivet ska vara rättvist fördelat och att minimera orättvisor, kommer ett stort arbete läggas på att genomlysa kommunens stöd till föreningslivet under Dels handlar det om de kontanta bidragen, det vill säga lokal- och verksamhetsbidrag, men även de subventioner föreningar erhåller när de hyr kommunala lokaler. Kvalitetssäkring Kraven från myndigheter ökar vad gäller skötsel tillsyn och information vid kommunens bad. Säkerhets- och ansvarsfrågor har lyfts fram av olika myndigheter både gällande inom- som utomhusbad. På sikt måste mer resurser läggas på att kvalitetssäkra bland annat hantering av kemikalier för inomhusbad men även att säkra de rutiner som finns kring verksamheten. Österås IP I det pågående projektet med renovering av huvudarenan på Österås IP beräknas att anläggningen ska stå klar i sin helhet i februari Anläggning blir ett lyft för fotbollen i Hässleholm och de föreningar som använder den. Utvecklingsprojekt har valt att medverka i ett sverigetäckande utvecklingsprojekt. Tillsammans är det cirka 200 kommuner som deltar i utvecklingen. Projektet avser att utveckla en heltäckande boknings- och bidragslösning. Avsikten är också att det ska gå att använda från mobiltelefoner och att locka nya kunder att boka anläggningar. Citat Kommunens första anpassade inomhushall för fotboll och friidrott invigdes den 1 april. Tyringe Sparbanksstiftelse har gjort bygget möjligt tillsammans med stöd från kommunen. (tillhörande rubrik Fritidsnämnden ) Det är väldigt ovanligt att en olympisk medaljör kommer till Hässleholm. Qatariern Mutaz Essa Barshim satte i somras stjärnglans på Hais-spelen (tillhörande rubrik En världsstjärna kom på besök ) Bild: (Tyrehallen) Bildtext: (Första träningspasset i Tyrehallen för Tyringe IF) Fotograf: Henrik Svensson Bekräftelse om publicering: (Ok med publicering) Prisuppgift: (Kostnadsfri)

32 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Handläggare Controller Ingela Olsson Intern kontrollplan 2018 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta: Att föreslå fritidsnämnden att anta förslag till intern kontrollplan Beskrivning av ärendet Risk och väsentlighetsanalysen för s verksamhetsområden ses över årligen. Förvaltningen föreslår arbetsmoment till den interna kontrollplanen, men det är fritidsnämnden beslut utifrån risk- och väsentlighetsanalysen och andra dokument vilka kontrollmoment som ska tas med i den interna kontrollplanen. Förvaltningen föreslår att kontrollmoment larmutrusning vid ensamarbete samt rutiner kassaredovisning återkommer under 2018 eftersom det fanns en del brister avseende dessa under Förvaltningen anser att kontrollmomenten vattenkvalitet simhallar, vattensäkerhet badplatser och utrymningsövningar är viktiga och föreslår att dessa återkommer som kontrollmoment under Bilagor 1. Risk- och väsentlighetsanalys Intern kontrollplan 2018 Sändlista: Revisionen Ingela Olsson Controller Postadress: Hässleholm Besöksadress: Väpnaregatan 13C Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

33 Risk- och väsentlighetsanalys 2018 Förvaltning: HÄSSLEHOLMS FRITID En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens Allvarlig - Kännbar - Lindrig - Försumbar Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: 4-8: 9-12: 13-16: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.

34 Arbetsmoment - Hot och våld Hot och våld kan uppstå på våra arbetsplatser. Avsaknad av hot- och våldplan eller bristfällig sådan kan äventyra säkerheten. Risk för personskador kan inträffa. Viktigt att de anställda känner trygghet i arbetet. Vid incidenter kan det vara besvärande för både personal och besökare. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes Personalen är välinformerad om de hot- och våldsplaner som finns. Ingen kontroll Arbetsmoment - Introduktion nyanställda Att introduktion följer gällande rutiner. Mottagning av medarbetaren är viktig för att förkorta introduktionsfasen och öka effektiviteten. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Momentet fanns med i planen för intern kontroll På grund av att förvaltningen inte haft någon nyanställning under 2014 genomfördes inte kontrollen. Arbetsmoment - Hantering av kontantkassa/insättning av dagskassa Insättning av dagskassor kontrolleras mot dagrapporter och kvitton. Insättningar stäms också av i kommunens redovisning. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Kontanter innebär alltid en risk. Kontroll sker genom stickprov. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och Stående moment. Rutinerna ska ses över. Ny kontroll Arbetsmoment Vattensäkerhet badplatser Risk för allmän fara vid dykning från exempelvis bryggor. Kontrollera att säkerhetsskyltar och instruktioner finns tydligt anslagna vid kommunens sjöbad.

35 Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt i förebyggande syfte för att undvika allvarliga olyckor. Risk: Sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 8 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och Lursjöns badplats är i mycket bra skick. Underhåll på Björkvikens badplats är mycket bristfälligt. Stående moment. Ny kontroll Arbetsmoment - Egenkontroll simhallar Om inte gällande rutiner och normer följs, kan negativa hälsoeffekter för badande och personal uppstå. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt att kvalitetssäkra hygien och rening i simhallar. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes 2015, 2016 och Nytt UV-filter har installerats i Qpoolen och därmed har vattenkvaliteten förbättras och därmed har miljökontoret godkänt fler badande åt gången Stående moment. Ny kontroll av vattenkvaliteten under Arbetsmoment - Bidragsutbetalningar Kontroll att föreningar har lämnat in samtliga underlag innan utbetalning görs och att utbetalning görs med rätt belopp. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes Handläggningen under 2015 följde fritidsnämndens bestämmelser. Ingen uppföljning Arbetsmoment - Representation Skatteverkets regler ska gälla, vilket innebär att syfte och deltagare ska framgå och att representationen har samband med verksamheten. Vid registrering av representation krävs en anteckning. Stickprovskontroll. Lindrig ekonomisk risk, men kommunens badwill vid missbruk kan bli betydande.

36 Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes Anteckningar var väl förda vad gäller syfte och deltagare och samband med verksamheten. Ingen uppföljning Arbetsmoment - Attestrutiner Enligt attestreglerna ska alla ekonomiska transaktioner vara undertecknade av minst två personer. Efter digitalisering av fakturor har säkerheten förbättrats betydligt. Via stickprov kontrolleras att attestreglerna följs. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Kännbar Totalt: 6 poäng Motivering: Kontroll gjordes Attestreglerna har följts, fakturorna betalda i tid och rätt redovisade. Efter digitalisering av fakturor har säkerheten förbättrats betydligt. Ingen uppföljning Arbetsmoment - Kontroll att föreningar i Hässleholms kommun följer lotterilagen. Att föreningar är informerade om Lotteriinspektionens allmänna råd för lotterier och att föreningar inte startar lotterier utan att ansökan om tillstånd beviljats. Risk: Möjlig Väsentlighet: Försumbar Totalt: 3 poäng Motivering: Kontroll gjordes Ingen åtgärd. Arbetsmoment: Dygnsvila Kontrollera att personalens dygnsvila följs enligt gällande avtal. Arbetstiden får inte påverka de anställdas hälsa och leda till stress, sjukdom eller olycka. Förebygga ohälsa. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 4 poäng

37 Motivering: Kontroll gjordes Vid enstaka tillfällen understeg dygnsvilan 11 timmar. Den vanligaste orsaken var turbyte vid semester. Ingen uppföljning Arbetsmoment: Uppdaterad inventarielista Kontrollera att inventarie- och utrustningslistor överensstämmer med faktiska förhållanden. Om rapporteringen inte är tillräckligt utförlig och rätt dokumenterad är det svårt om listorna ska ligga till grund för kontroll av förvaltningens totala inventariebehov. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 4 poäng Motivering: Kontroll gjordes Vid en anläggning hade ett nyinköpt snöskär inte noterats. I övrigt inga avvikelser. Ingen uppdatering Arbetsmoment: Ensamarbete Personal tjänstgör ensam på kvällstid. Det bör finnas möjlighet att larma med hjälp av ett bärbart personlarm. Risk: Kännbar Väsentlighet: Möjlig Totalt: 9 poäng Motivering: Kontrollmomentet genomfördes Ingen av anläggningarna använder larmutrustning på ett tillfredsställande sätt. Därmed ny kontroll Arbetsmoment: Utrymningsövningar Att utrymningsövningar genomförs enligt förvaltningens rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. Kontroll sker genom intervjuer. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes Förvaltningen har goda rutiner när det gäller utrymningsövningar. Kontroll gjordes Vid någon anläggning hade ny personal inte blivit informerad om återsamlingsplats. Ny uppföljning 2018.

38 Arbetsmoment: Larmfunktion Att larmfunktioner fungerar. Personalen ska känna säkerhet att larmen fungerar. Viktigt för säkerheten. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes av larmfunktion på Mötesplats Ljungdala och Tyrs Hov under Larmfunktionerna fungerade. Ny uppföljning Arbetsmoment: Skyddsutrustning vid larm Tyrs Hov har flera olika larm på sin anläggning. Viktigt att rätt skyddsutrustning finns vid larm - både för personalens och besökarnas säkerhet. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kontroll gjordes på Tyrs Hov under Tyrs Hov har den skyddsutrustning som behövs. Ny uppföljning Arbetsmoment: Fordonssäkerhet Viktigt att nödvändiga besiktningar görs på de fordon som tillhör förvaltningen så att fordonen är säkra att bruka och trafiksäkra. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll gjordes En bil och ett släp underkändes, men felen är åtgärdade. Ingen uppföljning Arbetsmoment: Diarieföring I de fall förvaltningen inte förvarar dokument i systematisk ordning i annat system ska dokumenten diarieföras enligt praxis för diarieföring. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng

39 Motivering: Direktiv från kommunchef att samtliga förvaltningar ska kontrollera diarieföringen under Kontroll gjordes Ingen uppföljning 2017 och Arbetsmoment: Delegationsordningen I de fall förvaltningen inte förvarar dokument i systematisk ordning i annat system ska dokumenten diarieföras enligt praxis för diarieföring. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Direktiv från kommunchef att samtliga förvaltningar ska kontrollera diarieföringen under Kontroll gjordes Ingen uppföljning 2017 och 2018.

40 Intern kontrollplan ÅR: 2018 Kontrollområden Rutin Kontrollmoment Metod 1 Frekvens Ansvar Rapportering Risk Väsentlighet "vilka regler, policys, system osv som ligger till grund för granskningen?" "vad ska granskas?" "hur kommer granskningen att göras?" "vem är ansvarig för att granskningen blir gjord?" "vem ska utförd granskning rapporteras till?" "hur stor är risken att fel ska uppstå?" "hur blir konsekvensen om fel uppstår?" Kontroll av vattenkvaliteten Stickprov "hur ofta kommer granskningen att göras?" 2 ggr / anläggning och år Henrik Svensson Förv chef Möjlig Kännbar Besöka Björkviken 1 gång / plats och år Rickard Mohlin Förv chef Möjlig Allvarlig FJOLÅRETS MOMENT Egenkontroll Simhallar Folkhälsomyndigh etens allmänna råd om bassängbad och miljöbalkens förordning om verksamhetsutöva rens egenkontroll. Vattensäkerhet Kontroll av skyltning, badplatser information och räddningstjänsten säkerhetsutrustning. s råd om Att säkerhetsdykning vattensäkerhet. genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Vid riskfyllt ensamarbete ska larmutrustning användas. Kontroll att bärbart larm används. Stickprov 2 gånger / år Conny Jönsson Förv chef Möjlig Kännbar Rutiner för kassaredovisning Att vi har bra rutiner och säkra rutiner för kassaredovisning och hantering av medel. Samtliga simhallar i egen regi 1 gång / simhall och år Ingela Olsson Förv chef Möjlig Lindrig Intervju med föreståndarna 1 gång / år Henrik Svensson Förv chef Möjlig Allvarlig Utrymningsövning Att utrymningsövningar ar - förvaltningens genomförs enligt rutiner rutiner. Personalen ska känna säkerhet hur man agerar vid larm. VERKSAMHET Förvaltning: Verksamhetsplane Förfrågningar om Stickprov n för 2018 bokningar ska hanteras dagligen under normal arbetsdag 2 gånger / år Conny Jönsson Förv chef Möjlig Lindrig Verksamhetsplane Nya föreningar ska n för 2018 registeras inom två arbetsdagar 2 gånger / år Thomas Lindahl Förv chef Möjlig Lindrig Varannan månad Monica Lundström Förv chef Möjlig Kännbar Stickprov - slumpvis 2 gånger / år utvalda medarbetare Eva-Lotta Gustafsson Förv chef Möjlig Lindrig Barnkonventionen Barnperspektivet ska beaktas i samtliga ärende till nämnden. Stickprov 1 gång / år Thomas Lindahl Förv chef Möjlig Lindrig Larmfunktion Att larmen fungerar Stickprov Tyrs Hov och Hlmsgården 2 gånger / år Henrik Svensson Förv chef Möjlig Allvarlig Skyddsutrustning vid larm Att rätt skyddsutrustning finns vid larm både för personal och besökare Stickprov Tyrs Hov 1 gång / år Henrik Svensson Förv chef Möjlig Allvarlig Stickprov Verksamhetsplane Information in Stickprov n för 2018 öppettider för anläggningar och information om bidrag och uthyrning ska alltid vara aktuell. Handbok för ärendehantering. All inkommande post ska öppnas varje arbtesdag.

41 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Handläggare Controller Ingela Olsson Avvikelseanalys Drift och Investeringar 2017 Förslag till beslut Fritidsnämndens arbetsutskott föreslås besluta: Att föreslå fritidsnämnden att anta förslag till Avvikelseanalys Drift och Investeringar Beskrivning av ärendet har sammanställt resultat för driften respektive investeringarna för Bilagor 1. Avvikelseanalys Drift Avvikelseanalys Investeringar 2017 Ingela Olsson Controller Postadress: Hässleholm Besöksadress: Väpnaregatan 13C Telefon: Telefax: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: