Föredragningslista KALLELSE 1(2) Fritidsförvaltningen. Datum

Transkript

1 KALLELSE 1(2) Datum Handläggare Nämndsekreterare Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen Föredragningslista Fritidsnämndens presidiedemöte Tid: Plats: Kl , onsdagen den 21 januari Konferensrummet, Fritidskontoret, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Fritidsnämnden Tid: Plats: Kl , fredagen den 30 januari Konferensrummet, Fritidskontoret, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Ärenden 1. Protokolljustering: FN AU Arne Persson. FN Karl-Gustav Boo. 2. Val av fritidsnämndens arbetsutskott. (Behandlas direkt i fritidsnämnden) 3. Val av ersättare i fritidsnämndens arbetsutskott. (Behandlas direkt i fritidsnämnden) 4. Sammanträdesdagar Attestantförteckning. 6. Internbudget (Handlingar vid presidiemötet). 7. Uppföljning av verksamhetsmål för Intern kontroll Verksamhetsberättelse (Justeringar och kompletteringar vid FN). 10. Verksamhetsmål Justering av delegationsordning. 12. Bidrags- och stödsystem. 13. Begäran om medel för nergrävning av elljusslinga Ljungdala. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: receptionen Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Kallelse 2015\FN Kallelse inkl bilagor.doc

2 KALLELSE 2(2) Datum Handläggare Nämndsekreterare Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen Information 1. Verksamhetsplan Redovisning av statistikuppgifter för Skrivelse från Hässleholms Fibromyalgiförening. 4. Skrivelse från samrådsgruppen för handikapporganisationer. Connie Asterman Fritidsnämndens ordförande Camilla Knutsson Nämndsekreterare Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: receptionen Telefax: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Kallelse 2015\FN Kallelse inkl bilagor.doc

3 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Sammanträdesdagar 2015 Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att besluta om sammanträdesdagar i enlighet med förslaget. Beredning av ärendet Förslaget till sammanträdesdagar för fritidsnämnden är anpassat till tidigare års behov av antal möten och även anpassat för att inte kollidera med kommunstyrelsens mötesdagar. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 4-1 Sammanträdesdagar 2015.doc

4 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Nämndsekreterare Camilla Knutsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens sammanträdesdagar 2015 Kallelse skickas onsdagar FN AU Plats FN Plats 14 januari 21 januari kl januari OBS! Fredag kl Fritidskontoret Fritidskontoret 31 mars OBS! Tisdag 8 april kl Fritidskontoret 15 april Studiebesök Tyrs Hov kl Sammanträde kl Tyrs Hov. Tyrs Hov 12 maj OBS! Tisdag 20 maj kl maj kl Fritidskontoret Fritidskontoret 3 juni 10 juni (alt 17 juni) kl juni kl Fritidskontoret Fritidskontoret 2 september 9 september kl Fritidskontoret 16 september Studiebesök Qpoolen kl Sammanträde kl Qpoolen. Qpoolen 4 november 11 november kl Fritidskontoret 26 november kl Fritidskontoret 25 november 2 december kl december kl OBS! Tiden Fritidskontoret Fritidskontoret Justering sker normalt två dagar efter sammanträdet eller efter överenskommelse. Fritidsförvaltningen Camilla Knutsson Nämndsekreterare Fritidsförvaltningen Postadress: Lt Granlunds väg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt Granlunds väg 12 Telefon: receptionen Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

5 2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Attestantförteckning och ansvarskoder Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås fastställa attestantförteckning och ansvarskoder enligt bifogade handlingar Beredning av ärendet Attestantförteckning klargör vilka befogenheter olika tjänstemän har att besluta om, t.ex. betalning av fakturor. Ansvarskoderna tydligör kontofördelningen inom nämndens olika verksamheter. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 5 Attesatntförteckning och ansvarskoder 2015.doc

6 BESLUTSATTESTANTFÖRTECKNING NÄMND/FÖRVALTNING: Fritidsförvaltningen ANSVAR BESLUTSATTESTANT ERSÄTTARE Befattning Namn Maxbelopp (tkr) Befattning Namn Personec 41 Fritidschef Stefan Larsson Controller Kenn Karlsson Avdelningschef Henrik Samevik 4111 Controller Kenn Karlsson Fritidschef Stefan Larsson Avdelningschef Henrik Samevik 4112 Avdelningschef Henrik Samevik Fritidschef Stefan Larsson Controller Kenn Karlsson 41112,41114,41117,41138 Avdelningschef Conny Jönsson 200 Avdelningschef Henrik Samevik Personec P Fritidschef Avdelningschef Henrik Samevik Controller Kenn Karlsson Personal anläggningsavd. Avdelningschef Henrik Samevik Fritidschef Stefan Larsson Controller Kenn Karlsson Personal förenings- fritidsgårdsavd Avdelningschef Conny Jönsson Fritidschef Stefan Larsson Avdelningschef Henrik Samevik Personal adm.avd Controller Kenn Karlsson Fritidschef Stefan Larsson Avdelningschef Henrik Samevik Chef anläggningsavd. Fritidschef Stefan Larsson Controller Kenn Karlsson Chef förenings- och fritidsgårdsavd.fritidschef Stefan Larsson Avdelningschef Henrik Samevik Chef adm.avd. Fritidschef Stefan Larsson Avdelningschef Henrik Samevik

7 Ansvarskoder inom fritidsförvaltningen Kod 41XXXXXX Text FRITIDSFÖRVALTNINGEN FRITIDSCHEF 4111XXXX FRITIDSKONTOR FRITIDSKONTOR / EKONOM FÖRENINGSAVD / AVD.CHEF PERSONALADMINISTRATÖR FÖRENINGSLÄGER/MAGNARP ALLAKT VITTSJÖ/BJÄRNUM FG MÖTESPLATS LJUNGDALA 4112XXXX FRITIDSANLÄGGNINGAR ANLÄGGNINGSAVD / AVD.CHEF TYRINGEOMRÅDET QPOOLENS IDROTTSHALL ÖSTERÅS IDROTTSPL.OMRÅDE HÄSTVEDA FRITIDSOMRÅDE TYRINGE MULTIHALL BJÄRNUMS IDROTTSPLATS VITTSJÖOMRÅDET VINSLÖVSOMRÅDET SÖSDALA SIM- O SPORTHALL SÖSDALA IDROTTSPLATS ÖVRIGA OMRÅDE SIMHALLAR 4113XXXX SAMLINGSLOKALER SAML.LOKALER / AVD.CHEF N SANDBY FÖRS.HUS BREIDABLICK HÄSTVEDA HANTVERKSGÅRD GUMLÖSA FRITIDSLOKAL VERUMS FRITIDSLOKAL HÄSSLEHOLMSGÅRDEN FRITIDSGÅRDAR ÖVRIGA FRITIDSLOKALER

8 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Internbudget 2015 Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att besluta om internbudget i enligt med förslaget Beredning av ärendet Fritidsnämnden skall för varje verksamhetsår besluta om internbudget i balans. Budgeten bygger på den av fullmäktige beslutade budgeten för fritidsnämnden. Till denna tillkommer nämndens intäkter. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 6 Internbudget 2015, ärendebeskrivning januari 2015.doc

9 Adm. anläggningar, 0,3846 Tran- Totalt Kost- Nettoverksamheter och Pers. PO sp. per- Intern- Kap. Lokal- Mtrl. nader äintäkter budget RAM för budget 2015 Konto föreningsbidrag kostn. kostn. kostn. sonal hyror tjänst vård & tj. budget gbudget Fritidsnämnd Ram Fritidskontor Lönerevision Föreningsläger/Magnarp Lönerevision Mötesplats Ljungdala Omdisp 0,5 tj MPL från KN o BUN KF 23/ Gemensamt övergripande konto Omdisp budgetmedel IT-tjänster, KS 205/ Allakt.hus V-ö+Bj Frit.g Höjning kostnadstäckn. till HTAB, KS 16/ Fritidsadministration Ökade entreprenadkostn. (HTAB), KS 15/ Övriga idrottsplatser Drift o uh vandringsled Lursjön, KSAU 200/ Österås idrottsområde Lokalvårdskostnader Sjöbad Minsk kaptjkostn atyp Camping, fiske och friluftsanl Inköpsanalys Slingor, leder o friluftsliv Minskning besparing Turbanhallen Övriga idrottshallar Intäktsbortfall Qpoolen våren Qpoolens idrottshall Internhyror Tyrs Hovs idrottsområde Hästvedaområdet Summa Simhallar Ram Skolgymnastikhallar Samlingslokaler Hässleholmsgården ej h-byggnad Arrangemang och verksamheter Verksamheter Fritidsgårdsbidrag Bidrag enligt normer Föreningsbidrag Total fritidsverksamhet Av KF erhållen ram Tillägg Internbudgeten överskrids / underskrids med 0 Kost- Netto- Pers. PO Trp. Totalt Hyror Kap. Mtrl. nader äintäkter budget Konto Föreningsbidrag kostn. kostn. kostn. personal fastigh. tjänst & tj. budget gbudget a Verksamhetsbidrag b Lokalbidrag c Kartbidrag d Ledarstipendium f Pensionärsbidrag g SISU h Elitbidrag e Elitutmärkelse Bidrag enlig normer

10 FRITIDSNÄMNDEN INVESTERINGSBUDGET 2015 PROJEKT SPECIFIKATION A- BUDGET TYP Skurmaskin Tyrs Hage Mattförråd Göingevallen Badbrygga Björkviken Bottensug Bjärnums simhall Styrketräningsutrustning Bjärnums simhall Ångtvätt Qpoolens simhall Summa 375

11 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Uppföljning av verksamhetsmål Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att godkänna uppföljningen Beredning av ärendet Årligen beslutas i fullmäktige om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Fritidsnämndens mål beslutades i januari Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 7 Justering av verksamhetsmål 2014, ärendebeskrivning januari 2015.doc

12 Ange måluppfyllelse med ett kryss X X X X Fritidsförvaltningen Övergripande mål KF:s utvecklingsmål Utvecklingsmål Årsmål/uppdrag Indikatorer Mått/målvärde Kommentar Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Medborgaren i centrum Hög tilllgänglighet Ge goda förutsättningar för kommunens näringsliv Dokument och blanketter ska gå att ladda ner från vår hemsida. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider och uppdatera sina föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Hemsidan Närhet till naturoch friluftsliv Vi ska ha en sökbar föreningskatalog med realtidsuppdatering. Aktuell status och information kring tillfälliga åtgärder på leder, badplatser och slingor ska presenteras på vår hemsida. Hässleholms Fritid ska ge en samlad och strukturerad helhetsbild av hela fritidsutbudet i kommunen Föreningskatalog Antalet besökare på hemsidan

13 X X X X God medborgardialog Medborgardialog Vi ska ge medborgarna möjlighet till öppna diskussioner och förslag i olika forum. En fritidsvaneundersökning ska genomföras under varje mandatperiod. Hemsidan och regelbundna brukarundersökningar Fritidsvaneundersö kning genomfördes Brukarundersöknin gar har genomförts bl.a. på fritidsgårdar och simhallar under Medborgaren i centrum God medborgardialog Medborgardialog Spontana aktiviteter ska Fritidsvaneundersökning uppmuntras och behov av nya anläggningsformer och miljöer ska prövas genom dialog och delaktighet med brukarna. Som ett led i medborgardialog vill vi ge föreningar möjlighet till insikt och deltagande i olika planer och grupper. Handlingar på remiss till föreningslivet om ärendet är av den karaktären Ge en omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetssäkra anläggningar Våra anläggningar ska vara anpassade och tillgängliga för alla. I anläggningarna ska vi ha generösa öppettider. Våra anläggningar ska också upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Kvalitet mäts i regelbundna brukarundersökningar På grund av renoveringar i simhallar så har tillgängligheten varit begränsad under våren.

14 Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Närhet till naturoch friluftsliv Anläggningarna ska uppfylla alla krav som ställs såsom besiktning, vattenkvalitet etc. X Slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. De ska upplevas som inbjudande och välskötta med god service och helst kompletteras med utegym, lekplatser etc. Rundvandringsleder skall prioriteras före vanliga vandringsleder. Ge goda Genom att utveckla förutsättningar för reglerna för kontantbidrag kommunens och andra stödformer ska föreningsliv förvaltningen säkerställa en rättvis fördelning av kommunens medel. Utbetalning av bidrag till föreningens post/bankgiro ska ske enligt bestämmelserna. Den interna kontrollplanen Välskötta slingor, leder och badplatser. Tillsammans med en gynsamm sommar beträffande utebliven algblomning. X Nämnden har under året tydliggjort prioritering mot barn- och ungdomar. X

15 X Vi ska erbjuda alla medborgare möjlighet att, till subventionernade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare ska vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc bemötas av kunnig och engagerad personal. Den interna kontrollplanen Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Ge goda Hässleholms Fritid ska förutsättningar för hjälpa det befintliga kommunens föreningslivet med service föreningsliv och support och samtidigt ge råd och stöd åt nybildade föreningar. Nya föreningar ska handläggas och registreras inom 14 dagar. Tid för handläggning och registering av nya föreningar Max 14 dagar Under året har det startats tre nya föreningar. Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Vi ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska genom SISU stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning. Avtalet med SISU har lett till att förvaltningen i samvekan har genomfört flera föreningsutbildning ar. X X

16 X Fritidsnämnden är lotterimyndigheten i kommunen. Vi ska ge råd och information samt ha tillsyn kring lotterier. Årlig mätning av antalet beviljade lotteritillstånd Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Samarbete med andra nämnder och förvaltningar Under sommarlovet ska förvaltningen, på egen hand, eller tillsammans med föreningslivet eller andra samarbetspartners, organisera sommaraktiviteter för barn och ungdomar. Redovisning och uppföljning av aktiviteter Cirka 400 barn deltog i Summer Camp första veckan på sommarlovet. Ge barn och unga en bra start i livet Alla barn och unga ska få bli sitt bästa Tydligt barnperspektiv Nav i regionen Starkt varumärke Samarbete med andra nämnder och förvaltningar Magnarpskolonin ska göras tillgänglig för andra nämnder. Inför fritidsnämndens beslut ska förvaltningen kunna redogöra för beslutets konsekvenser för Framför allt har BUN och ON utnyttjat kolonin. X barn och ungdom. X Förvaltningen ska aktivt deltaga i samarbetet inom Skåne Nordost. Vidare ska förvaltningen medverka i råd, grupper och interna och externa träffar. X X

17 X X X Attraktiv arbetsgivare Sedda och delaktiga i utvecklingen Modern arbetsgivare Vi ska deltaga i utbildningar, föreläsningar, mässor etc. för att hålla oss uppdaterade med omvärldens krav på aktiviteter och ungdomars och andras egna initiativ till fritidsaktiviteter. Attraktiv arbetsgivare Sedda och delaktiga i utvecklingen Modern arbetsgivare Kommunens riktlinjer vid rekrytering ska följas. Då framstår vi som en attraktiv arbetsgivare samt banar väg för att hitta de mest kompetenta, motiverade medarbetarna vi behöver idag och i framtiden. Endast enstaka rekryteringar har gjorts under Hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning God kostnadskontroll Stark ekonomi Förvaltningen ska medverka till ett effektivt resursutnyttjande i all planering och hantering. Ekonomisk uppföljning i form av månadsrapporter. Förvaltningen har under 2014 visat stor återhållsamhet vilket lett till överskott i bokslutet.

18 2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Intern kontrollplan 2015 Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att: Godkänna internkontrollplanen för Beredning av ärendet Kommunfullmäktige antog 2010 Regler för intern kontroll. Syfte och mål med den interna kontrollen är: Verksamhetens prestationer och kvalitet ska uppfylla de mål som fastställts Verksamheten ska bedrivas på ett kostnadseffektivt sätt Politiker och personal ska skyddas från oberättigade misstankar Fattade beslut ska verkställas och följas upp Kommunens räkenskaper ska vara rättvisande Kommunens tillgångar ska tryggas och förluster minimeras Lagar, förordningar, föreskrifter och avtal ska efterlevas. Förslaget bygger på den av förvaltningen genomförda riskanalysen varur de väsentligaste momenten valts ut för en kontroll under året. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 8 Intern kontrollplan 2015.doc

19 Rapportering "vem ska utförd granskning rapporteras till?" Risk "hur stor är risken att fel ska uppstå?" Väsentlighet "hur blir konsekvensen om fel uppstår?" INTERN KONTROLLPLAN ÅR: 2015 Förvaltning: Fritidsförvaltningen Kontrollområden Rutin/policy/system "vilka regler, policys osv som ligger till grund för granskningen?" Kontrollmoment "vad ska granskas?" Metod 1 "hur kommer granskningen att göras?" Frekvens "hur ofta kommer granskningen att göras?" Ansvar "vem är ansvarig för att granskningen blir gjord?" FJOLÅRETS MOMENT EKONOMI, PERSONAL Bidragberättigade föreningar Fritidsnämndens bidrags- och stödsystem. Bidragsutbetalning Fritidsnämndens bidrags- och stödsystem. Hantering av kontantkassa/insättning av dagskassa Ekonomihandboken: Åligganden för befattningshavare som ansvarar för kontantkassa/rutiner för insättning av dagskassa. Hot och våld Att hot- och våldplaner finns upprättade för våra verksamheter. Kontroll att föreningshandlingar är korrekta och handläggning sker löpande. Viktigt att utbetalningar endast sker till bidragberättigade föreningar. Att rätt bidragsbelopp utbetalas i enlighet med regelverket. Att gällande rutiner för handhavande av kontantkassa/dagskassa följs. Att hot- och våldplaner är Kontrollera att vår väl kända och tillgängliga för personal är medarbetarna. informerade om de hot- och våldplaner som finns. Kontroll inom de verksamheter som berörs. Stickprov 1g/år Henrik Samevik Förv.chef Möjlig Kännbar Stickprov 1g/år Henrik Samevik Förv.chef Möjlig Lindrg Stickprov 1g/år Camilla Knutsson Förv.chef Möjlig Lindrig 1g/år Helena Boo- Robertsson Förv.chef Möjlig Kännbar

20 VERKSAMHET Utrymningsövningar Fritidsförvaltningens rutiner. Att utrymningsövningar genomförs enlingt förvaltningens rutiner. Personalen skall känna säkerhet hur man agerar vid larm. Intervju med föreståndarna. Funktionsprov larm Fritidsförvaltningens rutiner. Att larmfunktioner fungerar. Test på tre anläggningar. 1g/år Rickard Mohlin Förv.chef Möjlig Allvarlig 1g/år Rickard Mohlin Förv.chef Möjlig Allvarlig Skyddsutrustning vid larm Anslagna regler vid larmplatsen. Egenkontroll simhallar Socialstyrelsens allmänna råd om bassängbad och miljöbalkens förordning om verksamhetsutövares egenkontroll. Vattensäkerhet badplatser Räddningstjänstens råd om vattensäkerhet. Att gällande rutiner gällande utrustning m m vid larm följs. Att gällande rutiner och normer följs. Kontroll av skyltning, information och säkerhetsutrustning. Att säkerhetsdykning genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Intervju med arbetstagarna. 1g/år Henrik Svensson Förv.chef Möjlig Allvarlig Stickprov 1g/år Henrik Samevik Förv.chef Möjlig Kännbar Besöka samtliga kommunala utebadplatser. 1g/plats/år Rickard Mohlin Förv.chef Möjlig Allvarlig Fordonssäkerhet Besiktningsprotokoll Kontroll att erforderliga besiktningar genomförs. Väsentligt att förvaltningens fordon är säkra att bruka och trafiksäkra. Kontrollera förvaltningens samtliga fordon. 2ggr/år Fredrik nsson Förv.chef Möjlig Kännbar

21 Risk- och väsentlighetsanalys Förvaltning: En risk- och väsentlighetsanalys ska göras över de huvudsakliga arbetsmoment som finns under respektive nämnds ansvar. Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka moment som tas med i den interna kontrollplanen. En motivering ska finnas med i analysen till varför de olika arbetsmomenten lyfts in alternativt inte lyfts in i den interna kontrollplanen. Denna mall och nedanstående matris för risk- och väsentlighetsanalys ska användas. Om ett arbetsmoment får 9 poäng eller mer enligt matrisen nedan och inte tas med i den interna kontrollplanen ska detta motiveras. Risk- och väsentlighetsanalysen ska lämnas till ekonomistaben samtidigt som den interna kontrollplanen lämnas in. Matris för risk- och väsentlighetanalys Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 - Möjlig 4 - Sannolik Sannolik Konsekvensen om ett fel uppstår är: 1 Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 2 Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 4 Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikheten att ett fel ska uppstå är: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå. 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part (exempelvis försäkringslösning.) 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behöver nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna : Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.

22 Arbetsmoment: Bidragsutbetalning Att rätt bidragsbelopp utbetalas i enlighet med regelverket. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Lyfts in på grund av byte av handläggare. Arbetsmoment: Taxor och avgifter Att rätt taxa faktureras kunden. Risk: Mindre sannolik Väsentlighet: Lindrig Totalt: 4 poäng Motivering: Finns tydliga regler, taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser antagna av fritidsnämnden. Arbetsmoment: Hantering av kontantkassa/insättning av dagskassa Insättning av dagskassor kontrolleras mot dagrapporter och kvitton. Insättningar stäms också av i kommunens redovisning. Risk: Möjlig Väsentlighet: Lindrig Totalt: 6 poäng Motivering: Har varit med tidigare. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Intern kontroll av kontantkassor/dagskassor sker genom stickprovskontroll. Kontanter innebär alltid en risk. Arbetsmoment: Hot och våld Hot och våld kan uppstå på våra arbetsplatser. Avsaknad av hot- och våldplan eller bristfällig sådan kan äventyra säkerheten. Risk för personskador kan inträffa. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Har varit med tidigare. Viktigt att de anställda skall känna trygghet i arbetet. Vid incidenter kan det vara besvärande för både personal och besökare. Kontroll att hotoch våldplaner finns inom alla verksamheter som berörs.

23 Arbetsmoment: Egenkontroll simhallar Om inte gällande rutiner och normer följs, kan negativa hälsoeffekter för badande och personal uppstå. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Har varit med tidigare. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt att kvalitetssäkra hygien och rening i simhallar. Arbetsmoment: Vattensäkerhet badplatser Kontroll av skyltning, information och säkerhetsutrustning. Att säkerhetsdykningar genomförs. Viktigt i det förebyggande arbetet. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Har varit med tidigare. Bedömningen är att detta kan vara en stående punkt. Viktigt i förebyggande syfte för att undvika allvarliga olyckor. Arbetsmoment: Fordonssäkerhet Kontroll att erforderliga besiktningar genomförs. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Väsentligt att förvaltningens fordon är trafiksäkra och säkra att bruka. Arbetsmoment: Skyddsutrustning vid larm Att rutiner vid larm är välkända. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Kan få allvarliga konsekvenser om skyddsutrustning inte används där så krävs.

24 Arbetsmoment: Utrymningsövningar Att utrymningsövningar genomförs enligt förvaltningens rutiner. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Personalen ska känna säkerhet med vilka åtgärder som ska vidtas och hur man agerar vid larm. Arbetsmoment: Funktionsprov larm Viktigt att funktionsprov genomförs enligt gällande rutiner. Risk: Möjlig Väsentlighet: Allvarlig Totalt: 12 poäng Motivering: Yttersta vikt att larmfunktioner fungerar. Arbetsmoment: Bidragsberättigade föreningar Kontroll att utbetalningar endast sker till bidragsberättigade föreningar. Risk: Möjlig Väsentlighet: Kännbar Totalt: 9 poäng Motivering: Kontroll av att föreningshandlingar är korrekta och att handläggning sker löpande.

25 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Verksamhetsberättelse 2014 Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att besluta om verksamhetsberättelse i enlighet med förslaget. Beredning av ärendet Årligen ska fritidsnämnden redovisa verksamhetsberättelse för det gångna året. Verksamhetsberättelsen upprättas enligt särskilda anvisningar från kommunledningskontoret. Kommunledningskontoret sammanställer samtliga nämnders verksamhetsberättelser i en för kommunen gemensam årsberättelse. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 9-1 Verksamhetsberättelse 2014, ärendebeskrivning januari 2014.doc

26 Hässleholms första vandringsfestival Höjdarleden: en vandring över åsarna och utsiktspunkterna i Hovdala naturområde Gullspira: en vild led som söker det otillgängliga inom Hovdala naturområde Finjasjöleden: stigar och småvägar och på Sveriges längsta spång genom alsumpskog hela tiden i närheten av Finjasjön Skåneleden E6: från skogarna vid Vedema till öppna fälten vid Hovdala slott och som en del av den internationella vandringsleden E6:an. Fotograf: Johan Funke Under hösten genomfördes Hässleholms första och Sveriges största endagars vandringsfestival kring trakterna av Hovdala och Finjasjön. Året som gått Vandringsfestival Området kring Finjasjön och Hovdala har en unik kombination av kulturhistoriska minnesmärken, vandringsstråk och utmanande strapatser i omväxlande natur. Genom området sträcker sig även Skåneleden. Trots dessa fantastiska förutsättningar är det få personer som känner till området. För att locka ut människor i naturen togs ett initiativ att arrangera en vandringsfestival - allt för att visa upp möjligheterna med området. Den 21 september invigdes Hässleholms första och Sveriges största endagars vandringsfestival. Vandringsfestival erbjöd tolv vandringsleder med olika längd och svårighetsgrad, där man tillsammans vandrade ihop med guider. Festivalen är ett led i kommunens arbete med att utforma ett vandringscentrum kring Hovdala naturområde kommer Hässleholms kommun att vara en av arrangörerna vid den stora Europeiska vandringsfestivalen, Eurorando Ett arrangemang som förväntas locka över besökare till Skåne och Hässleholm. I kommunen kommer vandrarna att erbjudas fyra varierade dagsetapper under en vecka i september. De fyra etapperna är: Hässleholmsgården Hässleholmsgården har åter igen varit en attraktiv mötesplats för flera uppskattade och arrangemang. Flera återkommande arrangemang såsom hundutställningen, konstrundan, julmässan, cruising och SM-rallyt har tillsammans lockat en bit över besökare. Motionsslingor Under året har stora insatser gjorts på motionsslingorna vid Hässleholmsgården, i Sösdala och Tormestorp. Gamla hängande luftledningar har ersatta av nedgrävda markledningar. Armaturer har bytts ut för att passa till ledbelysning. Markbeläggningen har förbättrats. Kommunens åtta motionsslingorna är mycket välbesökta och uppskattade. De besöksräkningar som förvaltningen gjort, visar på upp till 300 besök per dygn för de mest frekventerade slingorna. Vinslövs friluftsbad Fritidsförvaltningen tog inför sommaren över driften av Vinslövs friluftsbad. Förvaltningen ställde högre kompetenskrav på personalen än den tidigare driftsansvarige. Besökande gäster och föräldrar har uppskattat detta. De har känt sig trygga i att skicka sina barn till badet när de vet att det finns vuxen personal med livräddningskompetens. Hässleholm 100 år Mötesplats Ljungdala har haft några projekt under 2014 för att uppmärksamma 100- årsfirandet: 100 bostäder till fåglar! Projektet gick ut på att tillverka 100 fågelholkar som ett led i att hjälpa våra småfåglar i naturen. Ett annat projektet är en brevlåda att skriva ett brev till framtiden. Denna brevlåda kommer att förvaras i ett skyddsrum på Ljungdala. Efter 50

27 år ska brevlådan öppnas och breven skickas tillbaka till brevskrivarna som då 50 år senare kan läsa om deras tankar om framtiden slagit in. Måluppfyllelse Medborgaren i centrum Hållbar ekonomi Omsorg och service av hög kvalitet Attraktiv arbetsgivare Ge barn och unga en bra start Växande och dynamiskt näringsliv Nav i regionen Socialt och ekologiskt hållbar utveckling Ge goda förutsättningar för komm u- nens föreningsliv Resultat: Bidragsutbetalningar har uppfyllts enligt de av nämnden beslutade nivåer. Föreningar har i hög utstäckning kunnat tillgodoses med tillgång till anläggningarna enligt deras önskemål. Kvalitetssäkra anläggningar Resultat: Anläggningarna har haft god tillgänglighet. Simhallarna i Tyringe och Hässleholm har tyvärr även detta år drabbats av driftsstörningar. Sommaren 2014 sköttes driften av friluftsbadet i Vinslöv av Hässleholms Fritid. Den fina sommaren bidrog till ett mycket högt besöksantal. Resultatet för 2014 visade ett driftsöverskott på 948 tkr medan investeringarna visar ett underskott på 406 tkr Fritidsadministration - 22 tkr Verksamheten som helhet visar på ett konto i balans. Idrotts- & friluftsanläggningar 370 tkr Vinslövs friluftsbad visar ett underskott på 200 tkr. I det totala överskottet bidrar Tyrs Hov med huvuddelen men även samtliga andra idrottsanläggningar visar överskott. Fritidsverksamhet 370 tkr En tjänst på Hässleholmsgården har under året haft lönebidrag vilket bidragit till överskottet. Även fritidsgårdsverksamheten visar överskott med anledning av att inflyttning skett till kommunal lokal samt att Finja fritidsgård inte fortsätter sin verksamhet Stöd till föreningsverksamhet 230 tkr Föreningar har erhållit bidrag enligt de normer som fritidsnämnden beslutat. Med anledning av det låga elpriset och färre renoveringsarbeten visar lokalbidraget till föreningar på ett mindre överskott. Investeringar tkr Stora insatser har gjorts på tre av kommunens motionsslingor. Kostnaderna för detta har överskridit budget på grund av oförutsedda problem vid nedgrävning av ledningarna. Närhet till natur- och friluftsliv Resultat: Kommunens motionsslingor har fått höjd standard genom utbyte av belysning på slingorna i Hässleholm, Tormestorp och Sösdala. Sju av kommunens åtta motionsslingor har nu nedgrävda ledningar i stället för luftledningar. Detta ger en hög driftssäkerhet även efter stormar. Årets sommar var solrik och därmed var insjöbadplatserna välbesökta. Enklare kioskverksamhet erbjöds återigen, efter flera års uppehåll, på Björkvikens badplats. Årets resultat Utveckling på sikt Österås IP Under perioden 2015 till 2017 kommer Österås huvudarena att rustas upp till en modern fotbollsanläggning med attraktivare miljö för publik och lag. Med bättre förutsättningar hoppas vi att fotbollen i Hässleholm kommer att spelas i en högre divisioner kommande år. Generellt så fortgår föreningarnas svårigheter att rekrytera ledare och styrelseledamöter. På sikt är detta alarmerande då utbudet av fritidsaktiviteter därför kommer att minska och därmed minska kommunens attraktionskraft.

28 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Verksamhetsmål 2015 Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att besluta om verksamhetsmål i enlighet med förslaget. Beredning av ärendet Årligen beslutas i fullmäktige om övergripande mål. Dessa mål ska sedan brytas ned av nämnderna. Redovisning av utfallet sker sedan året efter i samband med årsredovisningen. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 10-1 Verksamhetsmål 2015, ärendebeskrivning januari 2015.doc

29 Sida1 Fritidsnämnden Verksamhetsmål Hässleholms kommun

30 Förord 2012 genomfördes en stor enkätundersökning om fritidsvanor i Hässleholms kommun. Rapporten visar att majoriteten av invånarna överlag är nöjda med fritidsutbudet. Aktiviteter som har med det rörliga friluftslivet att göra och styrketräning är de verksamheter som utövas mest frekvent och av en stor del av invånarna i alla åldrar. Av de aktiviteter som inte utövas men finns stort intresse av, ligger släktforskning och utegym i topp. Det största hindret för invånarna att utöva den fritid man vill är tidsbrist. Eventuella satsningar på inomhusbad respektive funktionsnedsattas möjlighet till fritidsaktiviteter är högst prioriterat bland invånarna, även om flera andra satsningar också anses viktiga för många. Inom föreningsengagemanget är idrottsföreningarna fortsatt starka. En tydlig skillnad mot tidigare undersökning 1998 då lagidrottsföreningar hade flest aktiva, är att det skett ett skifte, de individuella idrottsföreningarna verkar öka medan lagidrottsföreningarna backar. Resultatet av undersökningen kommer att prägla målen för nämnden under perioden. Målstyrning I mars 2011 fattade kommunfullmäktige beslut om att införa en målstyrningsmodell. Syftet med den nya modellen är att förstärka det strategiska perspektivet och skapa en röd tråd i styrningen för att därmed öka transparensen och effektiviteten i kommunens verksamhet. Utifrån visionen och strävan efter god ekonomisk hushållning finns åtta övergripande mål. Dessa mål beaktar den finansiella såväl som den verksamhetsmässiga aspekten av kommunens uppdrag. En hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning innebär en strävan att största möjliga värde av varje skattekrona ska uppnås. Grunden till en framgångsrik styrning ligger i förmågan att förtydliga den politiska färdriktningen genom att bryta ned de övergripande målen till utvecklings- respektive årsmål med tydliga indikatorer. Dessa mål och indikatorer ska sedan följas upp under året. Övergripande mål Hässleholms kommun ska: - Hässleholms kommun ska sätta medborgaren i centrum - Hässleholms kommun ska ge en omsorg och service av hög kvalitet - Hässleholms kommun ska ge barn och unga en bra start i livet - Hässleholms kommun ska vara ett nav i regionen för boende, kultur, kommunikation och lärande - Hässleholms kommun ska ha en hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning - Hässleholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare med tillåtande och kreativa arbetsplatser

31 - Hässleholms kommun ska skapa goda förutsättningar för ett växande och dynamiskt näringsliv - Hässleholms kommun ska ha en socialt och ekologisk hållbar utveckling KF 15 december 2014 Fritidsnämndens verksamhetsmål I kommunens budget för 2015 och flerårsplan för finns angivet fritidsnämndens ansvarsområden. Nämndens mål utgår från de lagar och förordningar som gäller för verksamheten, kommunfullmäktiges vision och mål samt nämndens verksamhetsvision. Ansvarsområde Drift och uthyrning av idrotts- och fritidsanläggningar samt vissa samlingslokaler Föreningsservice Bidrag till föreningar Lotterimyndighet Fritidsgårdsverksamhet Fritidsnämndens verksamhetsvision Förvaltningen ska ge förutsättningar för en innehållsrik och aktiv fritid, god folkhälsa, medborgarnas delaktighet och främja livskvalité. Fritidsnämndens mål Målen baseras bl.a. på resultatet av fritidsvaneundersökningen Ge goda förutsättningar för kommunens föreningsliv Genom bidrag, subventioner, utbildning, konsultation och service vill vi skapa förutsättningar för ett aktivt föreningsliv och en bred idrottsrörelse med ett rikt utbud av fritidsaktiviteter. Kvalitetssäkra anläggningar och mötesplatser Genom att hålla hög kvalitet på våra anläggningar och mötesplatser samt göra dessa tillgängliga ska vi skapa mötesplatser och möjligheter till aktiviteter av olika slag, både spontana och organiserade för alla medborgare. Närhet till natur- och friluftsliv Vår uppgift är att se till att det finns variationsrika frilufts- och naturupplevelser med god service för kommuninvånare och besökare.

32 Modern arbetsgivare Genom servicekänsla, kundorientering, ekonomisk-, miljö-, tillgänglighets- och mångfaldsmedvetenhet ska vi vara en professionell och attraktiv arbetsgivare. Vi ska hela tiden utvecklas för att snabbt kunna möta interna och externa förändringar i omvärlden och samtidigt vara nytänkande. Utbildning inom hållbar utveckling ska genomföras för 25 procent av personalen årligen. Samarbeta med andra nämnder och förvaltningar Genom samarbete över gränser vill vi stimulera till aktiviteter och utvecklande miljöer som främjar livslångt lärande med folkhälsan i fokus och samtidigt kunna specialanpassa verksamheter som inte i övrigt tillgodoses av samhället. Medborgardialog Genom kontinuerlig dialog och delaktighet med medborgarna ska vi utvecklas i tiden för att successivt förbättra vår verksamhet. Vi ska dra nytta av nya kanaler för informationsspridning och ge en djupare och mer samlad bild av fritidsutbudet i kommunen. Särskilt ska barn och ungdomar ska ges förutsättningar att kunna påverka sin egen fritid. En fritidsvaneundersökning ska genomföras under mandatperioden. Tydligt barnperspektiv Genom prioriteringar i beslut av de regler för bidrag och uthyrning tydligt visa på gynnande av verksamheter för barn och ungdom. Även i den dagliga verksamheten ska barnperspektivet beaktas. Fritidsnämnden xx xx Hässleholms kommun Hässleholms Fritid Lt. Granlunds väg Hässleholm fritidskontoret@hassleholm.se

33 Ange måluppfyllelse med ett kryss Fritidsförvaltningen Övergripande mål KF:s utvecklingsmål Utvecklingsmål Årsmål/uppdrag Indikatorer Mått/målvärde Kommentar Ej uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Medborgaren i centrum Hög tilllgänglighet Ge goda förutsättningar för kommunens näringsliv Dokument och blanketter ska gå att ladda ner från vår hemsida. Föreningar ska via hemsidan kunna söka bidrag, leta efter lediga tider och uppdatera sina föreningshandlingar samt få användbar information om vår verksamhet. Hemsidan Närhet till naturoch friluftsliv Vi ska ha en sökbar föreningskatalog med realtidsuppdatering. Aktuell status och information kring tillfälliga åtgärder på leder, badplatser och slingor ska presenteras på vår hemsida. Hässleholms Fritid ska ge en samlad och strukturerad helhetsbild av hela fritidsutbudet i kommunen Föreningskatalog Antalet besökare på hemsidan God medborgardialog Medborgardialog Vi ska ge medborgarna möjlighet till öppna diskussioner och förslag i olika forum. En fritidsvaneundersökning ska genomföras under varje mandatperiod. Hemsidan och regelbundna brukarundersökningar

34 Medborgaren i centrum God medborgardialog Medborgardialog Spontana aktiviteter ska Fritidsvaneundersökning uppmuntras och behov av nya anläggningsformer och miljöer ska prövas genom dialog och delaktighet med brukarna. Som ett led i medborgardialog vill vi ge föreningar möjlighet till insikt och deltagande i olika planer och grupper. Handlingar på remiss till föreningslivet om ärendet är av den karaktären Ge en omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetssäkra anläggningar Våra anläggningar ska vara anpassade och tillgängliga för alla. I anläggningarna ska vi ha generösa öppettider. Våra anläggningar ska också upplevas som mångsidiga och anpassningsbara för olika verksamheter. Anläggningar som kräver bokning ska kunna vara åtkomliga för beställning dygnet runt via internet. Kvalitet mäts i regelbundna brukarundersökningar Anläggningarna ska uppfylla alla krav som ställs såsom besiktning, vattenkvalitet etc.

35 Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Närhet till naturoch friluftsliv Slingor, leder och badplatser ska vara lättåtkomliga för medborgarna. De ska upplevas som inbjudande och välskötta med god service och helst kompletteras med utegym, lekplatser etc. Rundvandringsleder skall prioriteras före vanliga vandringsleder. Ge goda Genom att utveckla förutsättningar för reglerna för kontantbidrag kommunens och andra stödformer ska föreningsliv förvaltningen säkerställa en rättvis fördelning av kommunens medel. Utbetalning av bidrag till föreningens post/bankgiro ska ske enligt bestämmelserna. Den interna kontrollplanen Vi ska erbjuda alla medborgare möjlighet att, till subventionernade taxor, hyra kommunala anläggningar för en mångfald av aktiviteter. Alla kunder/besökare ska vid bokningar, konsultation, förfrågningar etc bemötas av kunnig och engagerad personal. Den interna kontrollplanen

36 Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Ge goda Hässleholms Fritid ska förutsättningar för hjälpa det befintliga kommunens föreningslivet med service föreningsliv och support och samtidigt ge råd och stöd åt nybildade föreningar. Nya föreningar ska handläggas och registreras inom 14 dagar. Tid för handläggning och registering av nya föreningar Max 14 dagar Förvaltningen ska årligen genomföra träffar med föreningar och skicka ut informationsblad. Vi ska också vid behov ta initiativ till föreningsträffar, föreningsutskick och föreningsutbildning. Förvaltningen ska genom SISU stödja uppsökande föreningsutveckling och utbildning. Fritidsnämnden är lotterimyndigheten i kommunen. Vi ska ge råd och information samt ha tillsyn kring lotterier. Årlig mätning av antalet beviljade lotteritillstånd

37 Omsorg och service av hög kvalitet Systematiskt kvalitetsarbete Samarbete med andra nämnder och förvaltningar Under sommarlovet ska förvaltningen, på egen hand, eller tillsammans med föreningslivet eller andra samarbetspartners, organisera sommaraktiviteter för barn och ungdomar. Redovisning och uppföljning av aktiviteter Ge barn och unga en bra start i livet Alla barn och unga ska få bli sitt bästa Tydligt barnperspektiv Nav i regionen Starkt varumärke Samarbete med andra nämnder och förvaltningar Magnarpskolonin ska göras tillgänglig för andra nämnder. Inför fritidsnämndens beslut ska förvaltningen kunna redogöra för beslutets konsekvenser för barn och ungdom. Förvaltningen ska aktivt deltaga i samarbetet inom Skåne Nordost. Vidare ska förvaltningen medverka i råd, grupper och interna och externa träffar. Attraktiv arbetsgivare Sedda och delaktiga i utvecklingen Modern arbetsgivare Vi ska deltaga i utbildningar, föreläsningar, mässor etc. för att hålla oss uppdaterade med omvärldens krav på aktiviteter och ungdomars och andras egna initiativ till fritidsaktiviteter.

38 Attraktiv arbetsgivare Sedda och delaktiga i utvecklingen Modern arbetsgivare Kommunens riktlinjer vid rekrytering ska följas. Då framstår vi som en attraktiv arbetsgivare samt banar väg för att hitta de mest kompetenta, motiverade medarbetarna vi behöver idag och i framtiden. Hållbar ekonomi med en effektiv resursanvändning God kostnadskontroll Stark ekonomi Förvaltningen ska medverka till ett effektivt resursutnyttjande i all planering och hantering. Ekonomisk uppföljning i form av månadsrapporter.

39 5 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Justering av delegationsordning Förslag till beslut Fritidsnämndens föreslås besluta följande Att fastställa delegationsordningen enligt bilaga Beredning av ärendet Med anledning av vissa förändringar, i medarbetares titlar samt uppdatering av beloppsgränser, så behöver delegationsordningen anpassas. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 11 Justering av delegationsordning januari 2015.doc

40 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 1 (11) ANVISNINGAR Med stöd av reglemente för Hässleholms kommuns fritidsnämnd lämnar nämnden för förtroendemän och tjänstemän att fatta beslut i de grupper av ärenden och i den omfattning som anges i detta delegationsreglemente. I delegationsreglementet anges vilken/vilka besluts-nivåer som kan fatta beslut i en viss grupp av ärenden. När ordföranden är delegat inträder vid förhinder vice ordföranden som ersättare. Vid förhinder för tjänstemannadelegat inträder närmast överordnad som delegat ( se spec. förteckning) i de fall vikarie inte finns förordad. Vid tjänstemännens frånvaro inträder ordföranden såsom delegat. F Föreståndare/verksamhetsledare och biträdande föreståndare inom sina ansvarsområden. Samtliga delegationer gäller under förutsättning att utfärdade författningsbestämmelser, MBL, avtal, budget och övriga mål och riktlinjer för verksamheten iakttages. KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Delegationsregler för fritidsnämnden (HÄSSLEHOLMS FRITID). Antagna av fritidsnämnden xx. Delegater A - Fritidsnämndens arbetsutskott efter föredragning av fritidschefen eller avdelningschefen. B - Fritidsnämndens ordförande efter föredragning av fritidschefen eller avdelningschefen. C - Fritidschefen D - Avdelningschefen/controller inom sina respektive områden. G - Verksamhetspersonal Frågor av principiell, prejudicerande eller särskilt viktig natur underställes fritidsnämnden såsom: * Budget och långtidsbudget * Tilläggsbudget * Framställning eller yttrande till kommunfullmäktige * Yttrande med anledning av överklagande av nämndsbeslut * Yttrande över stadsplaner och byggnadsfrågor * Regionalplanfrågor och internkommunala frågor * Större organisationsfrågor

41 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 2 (11) Delegationsbeslut innebär ett beslutsfattande på fritidsnämndens vägnar i angivna ärendegrupper. Beslut som fattas på delegation har samma rättsverkan som om nämnden själv beslutat. Delegaten kan själv ändra ett fattat beslut vid omprövning av ett tidigare ställningstagande. Däremot kan nämnden inte ändra ett delegationsbeslut. Delegaten bör inte besluta i ett ärende om han/hon bedömer att detta har en klar principiell betydelse eller är särskilt viktigt. I sådana fall skall delegaten med eget yttrande överlämna ärendet till fritidsnämnden för beslut. Delegat bör, om ärendets beskaffenhet påkallar detta, överlämna ärendet till fritidsnämnden för avgörande om delegaten eller någon av delegaterna så begär. OBS! Delegerad beslutanderätt kan endast utnyttjas inom ramen för anslagna medel samt i enlighet med gällande författning och normer. JÄV Delegat får inte fatta beslut i ärenden, där han eller hon är jävig. I sådana fall skall delegaten överlämna ärendet till närmaste chef. Denne övertar då delegatens beslutanderätt i ärendet. Om fritidschefen är jävig i ärendet vari han är delegat, skall han överlämna ärendet till fritidsnämndens ordförande. 1. saken angår honom själv eller hans make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för honom själv eller annan närstående, 2. han eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerligen nytta eller skada av ärendets utgång, 4. det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hans opartiskhet i ärendet. BESLUTSFATTANDE ENLIGT DELEGATIONSUPPDRAG Fritidsnämnden kan återkalla delegationsrätt. Vad som menas med jävig framgår av 6 kap 25 kommunallagen: En förtroendevald eller en anställd hos kommunen eller landstinget är jävig, om 3. han har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken, eller

42 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 3 (11) Därför måste besluten skriftligen dokumenteras och anmälas vid fritidsnämndens nästkommande sammanträde. ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Beslut som har fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden. Enligt KL 6 kap 35 bestämmer fritidsnämnden på vilket sätt och vid vilken tidpunkt beslut som fattas enligt delegationsuppdrag skall anmälas. Fritidsnämnden i Hässleholm har beslutat, att delegationsbeslut skall anmälas vid fritidsnämndens nästkommande sammanträde. ANSLAG Anslag om att protokoll är justerat startar besvärstid. Anslag sker på kommunens officiella anslagstavla i stadshuset, Hässleholm. LOTTERIMYNDIGHET. När ett lotteribeslut fattats skall, om beslutet går parten emot och kan överklagas, lämnas information om hur det kan överklagas. Nej i rutan FN beslut betyder att ärendet inte får delegeras vidare. i samma ruta betyder att det får delegeras till Beslutsfattare som i sin tur kan få delegera vidare. ARBETSMILJÖ. Ansvaret för det systematiska arbetsmiljöarbetet fördelas med skriftlig mottagning av uppdragstagare på särskild blankett. Fördelningen av systematiska arbetsmiljöuppgifter får vidarefördelas. ÖVRIGT som verkställighet: Vid fritidschefens frånvaro inträder i första hand avdelningschefen. Vid fritidschefens och avdelningschefens frånvaro inträder controller Ärenden som kan hänföras till förvaltnings- och verkställighetsåtgärder skall inte anmälas till fritidsnämnden.

43 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 4 (11) Fritidsnämndens beslut ang. delegation till: Övrig information Ärende nr Ärenden FN beslut 1. PERSONALÄRENDEN Ärenden angående personal inom hela fritidsförvaltningen 1.2 MBL och samverkan Förhandlingar och samverkan enligt gällande lagstiftning och avtal i den mån fullmäktige inte beslutat annat rörande förhandling enligt och 38 lagen om medbestämmande i arbetslivet 1.3 ANSTÄLLNING Anställning av (gäller även vikarier) - förvaltningschef - avdelningschef/ - föreståndare - övrig personal 1.4 ANSTÄLLNINGSVILLKOR Överenskommelse om anställningsvillkor vid nyanställning, ändrad tjänst för avdelningschef eller motsvarande och central stabspersonal samt övrig personal i lönenivå överstigande kr/mån övrig personal i lönenivå understigande kr/mån Besluts fattare Vidaredelegation till Anmäls genom Speciell anmärkning C D Protokoll undertecknades samverkansavtalet. Avtalet gäller samtliga förvaltningar. Samverkansgrupp skall utses på varje förvaltning som ersätter andra partssammansatta organ. Nej Nej KS C C C Nej Nej **/D /F Personalchef C Nej Protokoll Anst. beslut Anställningsoch/eller lönebeslut Enl. KF beslut efter vakansprövning Information till ordförande. Anställningar vid vidaredelegation i samråd med C **/= gäller endast vid anställning av vikarie Personalkontoret Verkställighet Fritidsnämndens beslut Övrig information

44 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 5 (11) Ärende Nr Ärenden FN beslut Besluts fattare Vidaredelegation till Anmäls genom Speciell anmärkning ANNAT ANSTÄLLNINGSVILLKOR Löneförändring Övertid förvandlad till lönetillägg C C D/F Nej Verkställighet i samband med översynsförhandlingar inom av C godkänd nivå. 1.5 ARBETSSCHEMA C D/F Verkställighet Fastställa arbetsschema 1.6 ÖVRIGT Besluta om utflykter och övriga arrangemang Högst 3 dagar för en kostnad av max kr överstigande 3 dagar (och med en kostnad över kr) 1.7 PASSERKORT OCH LIKNANDE Utfärdande av passerkort och liknande - för fritt tillträde till fritidsnämndens anläggningar. 1.8 UPPVAKTNINGAR Uppvaktningar vid högtidsdagar i enlighet med fritidsnämndens beslut. föreningar personal/politiker 2. LEDIGHETER 2.1 SEMESTER - för förvaltningschef - för delegat grupp D - föreståndare - för övrig personal C Nej Verkställighet samt att D/F tar som Verkställighet deltagande i en-dagars kurs/ Nej A Nej Protokoll konferens/utställning inom gällande budgetram. C D/G Verkställighet B ***/ B ***/ B C C C Nej Nej D D/F Verkställighet ***/Ev. annan tillgänglig ledamot Rapport skall finnas på Fritidskontoret. Verkställighet Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärende Ärenden FN Besluts Vidaredele- Anmäls ge- Speciell anmärkning

45 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 6 (11) Nr beslut fattare gation till nom 2.2 BESLUT i personalärenden såsom tjänstledighet och annan ledighet av motsvarande karaktär samt frågor rörande anställningens upphörande (uppsägning på egen begäran) - för förvaltningschef - för delegat grupp D - för föreståndare och föreståndare bitr. - för övrig personal 2.3 STUDIELEDIGHET - för förvaltningschef - för delegat grupp D - för föreståndare + biträdande - för övrig personal 2.4 TJÄNSTGÖRINGSBETYG - för förvaltningschef - för delegat grupp D - för föreståndare + biträdande - för övrig personal 2.5 TJÄNSTGÖRINGSINTYG - för förvaltningschef - för delegat grupp D - för föreståndare + biträdande - för övrig personal B C D D B C C D B C C C B C C C Nej Nej Nej F Nej Nej D Nej Nej Nej D D/F Nej Nej D Tj./ledighets ansökan Rapport skall finnas på fritidskontoret. Verkställighet Rapport skall finnas på fritidskontoret. Verkställighet Verkställighet Verkställighet (Personalredogörare gör skriften, påskrivs av D) Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärende Nr Ärenden FN beslut Besluts fattare Vidaredelegation till Anmäls genom Speciell anmärkning 2.6 PERSONALREDOVISNING C D/F/G1 Verkställighet G1=personalredogöraren

46 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 7 (11) 3. UTBILDNING 3.1 KURSER/KONFERENSER I TJÄNSTEN. - för kurser längre än sju dagar - för förvaltningschef - för delegat grupp D - för föreståndare + biträdande - för övrig personal - för politiker Nej C B B C C FN Nej Nej Nej D/F D/F Verkställighet (Info till förvaltningschef) (- -) (- -) 4. Övriga personalärenden C D Verkställighet 5. EKONOMISK FÖRVALTNING Upphandling av lösegendom, entreprenader och tjänster 5.1 UPPHANDLING till ett belopp av högst kr vid varje särskilt fall till ett belopp av högst 3 basbelopp i varje särskilt fall. C C Nej D i övrigt (Över kr) Nej FN Nej Protokoll 5.2 ANBUDSÖPPNING Verkställighet Behandling sker med förvaltningschef eller avdelningschef och en tjänsteman. 5.3 FÖRSÄLJNING Utförsäljning av inventarier till ett belopp A Nej Protokoll av högst kr i varje enskilt fall. 5.4 Utförsäljning av inventarier till ett belopp C D Verkställighet. Skriftligt inkl. bortdragning i av högst kr i varje enskilt fall. inventarieförteckningen Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärende Nr Ärenden FN beslut Besluts fattare Verkställighet Ordnas över inköpsavd, annars anbudsdiarium Vidaredelegation till Anmäls genom Speciell anmärkning 5.5 KONTO Fritidsnämndens verksamhetskonto 405 Gemensamt övergripande A Nej AU Protokoll Verkställighet

47 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 8 (11) 5.6 OMDISPONERING Omdisponering i investeringsbudgeten inom resp. projekt om högst kr inom av fullmäktige beslutat investeringsprojekt 5.7 Omdisponering i investeringsbudgeten mellan investeringsprojekten 5.8 Omdisponering inom driftsbudgeten (internbudget) (ex. 40 frk, 42 idrott, 44 fritid, 45 bidrag) C Nej Protokoll Informationsskrift till ek.kontoret för kännedom Nej KF Nej Protokoll OBS! KF beslut inom samma verksamhetsgren (normalt angiven i verksamhet med 2 positioner) C Nej Informationsskrift till ek.kontoret för kännedom inom samma del av verksamhetsgren (normalt angiven i verksamhet med 4 positioner) övrigt 5.9 AVSKRIVNINGAR Avskrivning av kommunens - Hlm Fritids fordringar i varje särskilt fall upp till 1 basbelopp och AU i övrigt 5.10 RESTLÄNGDSUPPFÖLJNING skall ske av förvaltningen innan bidrag utbetalas. Nej C FN D Nej Protokoll (ex. 40 frk, 42 idrott, 44 fritid, 45 bidrag) Innan utbetalnings görs skall kvittning ske. Vid stora skulder skall en avbetalningsplan upprättas. C Nej Verkställighet Nej Protokoll C D Verkställighet Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärende Nr Ärenden FN beslut Besluts fattare Vidaredelegation till Anmäls genom Speciell anmärkning 6. INKÖP 6.1 Inventarier och utrustning till fritidskontor C D/F/G Verkställighet.

48 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 9 (11) och fritidsförvaltningens anläggningar inom budgetens ram. 6.2 Daglig- och förbrukningsvaror enligt driftbudgeten. 7. UTHYRNING Uthyrning, förhyrning av idrotts-, och fritidslokaler enl. fastställda normer. - idrotts- fritidslokaler - övrig upplåtelse dock högst 1 år - rabatter C D/F/G Verkställighet Se vikarielista sid. 3 C C C D/F D D Verkställighet/respektive avdelning Verkställighet Verkställighet (se beslut FN dock aldrig lägre än T01/T03) 8. Datalåsansvarig C D/G Verkställighet resp. avd. 9. Bidrag Utanordning av bidrag enl. fastställda normer samt andra bidrag bidragsberättigande (bidrag och låg taxa) Verksamhetsbidrag Lokalbidrag Skötselbidrag (kommunal anläggning) KPR-bidrag Fritidsgårdsbidrag Hässleholms Fritids ledarstipendium Nej Nej Nej C C C FN C FN FN D D D C/D Protokoll Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärenden FN Besluts Vidaredelegation till Anmäls genom beslut fattare Kopia i diariet. 10. Lotteritillstånd C D/G Verkställighet. 11. Biljettansvarighet C D/G Verkställighet Ärende Nr 12. Föreningsservice Uthyrning ljudanläggning, AV-utrustning, kopiering mm. Verkställighet (enl. beslutad norm) Verkställighet (enl. beslutad norm) Bearbetas av arbetsutskottet Speciell anmärkning C D/G Spec. liggare =protokoll Verkställighet

49 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 10 (11) 13. ekonomikontoret ÖVRIGT 13.1 Beslutsattest av fakturor C D Verkställighet skrivprov översändes till 13.2 Beslutsattest vid bokföringsrättelser C D Verkställighet ekonomisektionen 13.3 Beslut om utannonsering av tjänst inom C D Verkställighet Hässleholms Fritids verksamhetsområde 13.4 MARKNADSFÖRING svara för förvaltningens marknadsföring till en kostnad av högst kr/år övrigt med en kostnad över- stigande kr, C A D Nej Verkställighet Protokoll 13.5 BYGGPROGRAM - godkänna ändringar av mindre omfattning i byggnadsprogram och bygghandlingar avseende fritidsnämndens byggnadsverksamhet. - besvara samråds, byggplaneskrivelser från byggnadsnämnden. Fritidsnämndens beslut Övrig information Ärende Nr Ärenden FN beslut 13.6 HYRESAVTAL SAMT UPPSÄGNING AV HYRESAVTAL Hyresavtal med tekniska förvaltningen eller föreningar för anläggningar (enl. budget) större anläggningar (utanför gällande budget) för föreningslokaler längre än 1 år Nej C C Besluts fattare C C D Nej Vidaredelegation till Nej Nej Protokoll Pga byggtekniska skäl Anmäls genom Protokoll Anmälningsärende (pga sent inkomna skrivelser från BN, kontakt med ordf./ledamot/ orten) Speciell anmärkning Verkställighet Verkställighet 13.8 UPPRÄTTAR SÄSONGSAVTAL (av C D Verkställighet

50 DELEGATIONSORDNING FÖR HÄSSLEHOLMS FRITID Sida 11 (11) mindre karaktär) - typ. cafeteria-, kiosk- och reklamrättsavtal, badsjöavtal, dykavtal mm.

51 2 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Handläggare Förvaltningschef Stefan Larsson Fritidsförvaltningen Fritidsnämndens presidium Bidrags- och stödsystem 2015 Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att anta Bidrags- och stödsystem 2015 enligt bifogade handlingar Beredning av ärendet Fritidsnämnden har som uppgift att fastställa regelverk för bidrag och föreningsstöd. I underlaget finns inga nya förslag på ändringar. Den enda förändring är att reglerna för fritidsgårdar förs in i dokumentet. Dessa regler är dock beslutade sedan tidigare men inte varit införda i det samlade dokumentet. Fritidsförvaltningen Postadress: Lt. Granlundsväg 12, Hässleholm Besöksadress: Lt. Granlundsväg 12 Telefon: Telefax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb: K:\HLM - FRK\FILER\Fritidsnämnden\Protokoll FN och FN AU\2015 Inkomna skrivelser 2015\Ärende 12 Bidrags- och stödsystem 2015.doc

52 Fritidsnämnden Hässleholm Bidrags- och stödsystem 2015 Hässleholm nästa.

53 2 (15) Bidrags- och stödsystem för föreningar inom fritidsnämnden Hässleholms kommun Antagna i fritidsnämnden att gälla från den 1 januari Det är fritidsnämndens ansvar att justera bestämmelserna löpande. 1. Innehåll 1. Innehåll Adress Allmänna bestämmelser Definitioner Registrerad förening Bidragsberättigad förening Ej bidragsberättigad förening och verksamhet Ungdomsverksamhet Bidragsår och ansökningsår Medlem Medlemsmatrikel Sammankomst Deltagartillfälle Deltagare Ledare Driftskostnader och övriga kostnader Energibesparande åtgärder Verksamhets- revisions och ekonomisk berättelse Verksamhetsplan och budget Påminnelse om föreningshandlingar Fritidsgård/träffpunkt Detaljbestämmelser Verksamhetsbidrag Lokalbidrag Skötselbidrag Fritidsgårdsbidrag Särskilt bidrag Fritidsnämndens ledarstipendium Fritidsnämndens uppvaktning Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler Subventionerad föreningsservice Hässleholms Fritid Adress Hässleholms Fritid, Lt. Granlunds väg 12, Hässleholm Tfn: , Fax: E-post: fritidskontoret@hassleholm.se Hemsida:

54 3 (15) 2. Allmänna bestämmelser Fritidsnämnden i Hässleholm har fått i uppdrag av kommunfullmäktige att ge stöd till allmännyttiga ideella föreningar verksamma i Hässleholms kommun. Hässleholms Fritid har tolkningsföreträde avseende regler och riktlinjer för föreningsstödet. Överklagande sker enligt kommunallagens 10 kapitel, laglighetsprövning. 3. Definitioner 3.1 Registrerad förening Hässleholms Fritid strävar efter att ha ett så komplett föreningsregister som möjligt för att på så sätt kunna tillhandahålla uppgifter om föreningslivet i Hässleholm till både allmänhet och andra förvaltningar. För att vara eller bli en registrerad förening inom fritidsnämndens ansvarsområde, och därmed finnas med i Hässleholms kommuns föreningsregister, ska föreningen: Ha sitt säte i kommunen och bedriva en allmännyttig, ideell, fritidsverksamhet. Antagit skriftligt utformade stadgar och sänt in dessa tillsammans med kopia av bildandemötesprotokoll och en ifylld anmälningsblankett till kommunens föreningsregister. (Vid förändringar ska stadgarna sändas in på nytt.) Ha valt styrelse och revisorer. Vara uppbyggd enligt demokratiska principer och vara öppen för alla. Verka för drogfrihet, arbeta för jämställdhet, integration och folkhälsa (bör framgå av stadgarna). Årligen ha årsmöte där bl.a. val av styrelse, verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse (3.14) behandlats och godkänts och senast en månad efter avhållet årsmöte skicka in verksamhetsberättelsen och uppdatering av föreningsuppgiften till Hässleholms Fritid. Registrering kan ske vid vilken tidpunkt som helst under året. Hässleholms Fritid beslutar om registrering. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Förvaltningen äger rätt att publicera uppgifterna i föreningskatalogen på internet. Som registrerad förening får man en högre prioriteringsgrad vid fördelning av tider och förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid.

55 4 (15) 3.2 Bidragsberättigad förening För att vara eller bli en bidragsberättigad förening ska föreningen, utöver kraven för registrering, Inneha ett organisationsnummer från Skatteverket. (enl. Hässleholms kommuns fakturerings- och kravpolicy) Inneha en fungerande e-postadress till föreningen eller styrelseledamot. Vara medlem i ett riksförbund som ligger i linje med sin beslutade verksamhet.* (Dispens kan erhållas om verksamheten anses vara värdefull). Ha bedrivit verksamhet under ett år efter registreringen.* Ha minst 15 matrikelförda medlemmar som betalt medlemsavgift.* (Dispens kan erhållas om det finns ideologiska skäl till detta). Haft en regelbunden verksamhet med minst 15 sammankomster under året. Efter årsmötet skicka in ekonomisk rapport (3.14), revisionsberättelse (3.14), verksamhetsplan med en budget (se 3.15) *Gäller ej förening som bedriver fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Hässleholms Fritid beslutar om bidragsberättigande. Godkännandet kan tidsbegränsas och omprövas om skäl finns. Det är utbetalningstillfället som avgör om föreningen är bidragsberättigad beroende på om alla handlingar (3.16) är inlämnade och godkända eller om föreningen är aktiv som ideell förening med styrelse vald av årsmötet. Föreningen får ej vara satt i konkurs eller drivas av konkursförvaltare. Som bidragsberättigad förening får man högsta graden av prioritering vid fördelning av tider, förmånen till fria utbildningar och föreläsningar arrangerade genom Hässleholms Fritid samt lägsta taxa (föreningstaxa). Lämnande av oriktiga uppgifter medför återbetalningsskyldighet. Det kan medföra avstängning från bidrag under en viss tid. Beslut i sådana ärenden fattas av fritidsnämnden. Föreningens styrelse ansvarar för att det finns en god internkontroll i föreningen samt att uppföljning mot budget och verksamhetsplan sker löpande under året. Vidare bör föreningens revisorer kontrollera verksamheten under året för att förvissa sig om att redovisning och intern kontroll fungerar. Förening som får bidrag ska ställa handlingar som Hässleholms Fritid kräver till förfogande för granskning (t ex närvarokort, räkenskaper, medlemsmatrikel, verifikationer). Närvarokorten skall sparas hos föreningen i minst 10 år. Fritidsnämnden och ansvariga tjänstemän träffar årligen ett antal föreningar för att diskutera verksamheten och bidragen. Utbetalning av bidrag sker endast till föreningens bankgiro eller plusgiro. I förening med flera sektioner kan endast huvudföreningen söka bidrag. Om kommunen vid tidpunkten för utbetalning av bidrag har fordran på förening, har kommunen rätt att avräkna denna fordran mot de bidrag föreningen är berättigad till. Vid denna så kallad kvittning, uttas en administrationsavgift på 500 kr.

56 5 (15) Vid bidrag till andra organisationer än bidragsberättigade krävs alltid beslut av fritidsnämnden. Ingen toppning får förekomma för barn upp till och med 12- årsverksamhet. Förening som bryter mot regelverket kan av fritidsnämnden beslutas vara icke bidragsberättigad. Föreningen skall beskriva i verksamhetsplan, policy eller motsvarande hur man arbetar med ungdomsverksamhet under 13 år vad gäller att motverka toppning. 3.3 Ej bidragsberättigad förening och verksamhet Ej bidragsberättigade föreningar inom fritidsnämnden är -ekonomiska föreningar, -kretsföreningar, -stödföreningar, -politiska vuxenföreningar, -pensionärsföreningar (ej KPR), -föräldraföreningar, -personalföreningar, -fackföreningar och föreningar med verksamheter som får bidrag eller subventioner från andra kommunala nämnder. Ej bidragsberättigade verksamhet är -studiecirklar, -dropin-verksamhet -skolidrottsaktiviteter under skoltid 08:00-16:00 (förutom vid skollov) eller annan omsorgstid, -teaterbesök, -besök på idrottsevenemang, -skolundervisning, -religionsundervisning, -årsmöte, -fester etc. (Vissa föreningar kan dock få föreningstaxa vid uthyrning om kraven för bidragsberättigande uppfylls.) 3.4 Ungdomsverksamhet Med ungdomsverksamhet menas regelbunden verksamhet (15 ggr/år) avsedd för ungdomar i åldern 7-20 år (d.v.s. fr.o.m. det år man fyller 7 år resp. t.o.m. det år man fyller 20 år). Närvarolistor ska föras och på begäran lämnas till fritidskontoret. 3.5 Bidragsår och ansökningsår Med bidragsår avses det år då verksamheten genomförs. Med ansökningsår avses det år då förening ansöker om bidrag. 3.6 Medlem Med medlem avses den som betalat medlemsavgift för senaste verksamhetsåret och är upptagen i föreningens medlemsmatrikel. 3.7 Medlemsmatrikel Medlemsmatrikel ska innehålla medlemmarnas namn, adress och födelsedatum samt ange om medlemsavgift är betald. Medlemsmatrikel ska revideras varje år, förvaras tillsammans med föreningens värdehandlingar och sparas i minst fyra år. 3.8 Sammankomst Verksamhetstillfälle/träff som är anordnad av föreningen.

57 6 (15) 3.9 Deltagartillfälle En deltagare vid en sammankomst. Som exempel innebär det då att tre deltagare vid två separata sammankomster totalt blir sex deltagartillfällen (3 deltagare x 2 sammankomster = 6 deltagartillfällen) Deltagare Med deltagare avses den som deltar vid ett verksamhetstillfälle. Deltagare får inte medräknas vid mer än ett verksamhetstillfälle per dygn och förening. OBS! Arrangör av lägerskola, cup, turnering, match, tävling etc. kan endast tillgodoräkna sig bidrag för deltagare från den egna föreningen. Gäller inte för skollovsverksamhet under förutsättning att villkoren uppfylls enligt Bidrag för skollovsverksamhet Ledare Med ledare avses av föreningen utsedd person, 13 år eller äldre, med uppdrag att leda föreningens verksamhetstillfälle Driftskostnader och övriga kostnader Med driftskostnader menas kostnader såsom räntor och försäkringar för fastigheten, uppvärmning, el, vatten och avlopp, renhållning och soptömning, slamtömning, sotning, miljöavgifter och brandsyn. Med övriga kostnader avses materiel för underhåll av fastigheten, kostnader för maskiner och diverse besiktningar. Fotbollsföreningar få ta upp kostnad för målställning och ridföreningar får ta upp kostnader för föreningens egna eller inhyrda hästar såsom hästförsäkring, gödselhantering, foder och strö, hovslagning och veterinär. Arbets- och personalkostnader får bara tas upp när arbetet eller regler kräver fackman eller där specialistkunskap krävs som inte föreningen kan tillhandahålla. Medlemsförsäkringar, avskrivningar, amortering av lån, förbundsavgifter, arvoden, kontorsmateriel, kostnader för nyinvesteringar etc. är inte bidragsgrundande Energibesparande åtgärder Med energibesparande åtgärder menas investeringar i energieffektivisering och konvertering till förnybara energikällor för att minska energiförbrukningen. Kostnader för materiel får tas upp, inte arbets- och personalkostnader Verksamhetsberättelse, ekonomisk rapport och revisionsberättelse Verksamhetsberättelsen ska återge den verksamhet som föreningen haft innevarande år. Den bör innehålla en återkoppling av målsättning och planering utifrån föregående års verksamhetsplan. Den ekonomiska berättelsen ska inne-

58 7 (15) hålla en resultat- och balansräkning och revisionsberättelsen ska innehålla uppgifter om årsredovisningen har upprättats enligt årsredovisningslagen Verksamhetsplan och budget Verksamhetsplanen ska innehålla målsättning, planering av aktiviteter, förändringar av egna eller hyrda lokaler samt presentera vad föreningen vill satsa på. Budgeten ska vara den ekonomiska planen för verksamhetsmålen Påminnelser om föreningshandlingar Föreningar ska senast en månad efter årsmötet sända in föreningsuppgiften tillsammans med sina föreningshandlingar (3.14 och 3.15). Missar föreningen skicka in delar av handlingarna, skickas omgående en påminnelse om komplettering. Saknas handlingar två månader efter årsmötet påminns föreningens ordförande. Har inte föreningen inkommit med handlingar till det datum som anges på sista påminnelsen, blir föreningen automatiskt icke bidragsberättigad och får normaltaxa. Inga fler påminnelser skickas ut Fritidsgård/träffpunkt Gemensamma definitioner för både fritidsgård och träffpunkt är att målgruppen ska vara ungdomar i åldern år där fokus skall vara åringar. I verksamheten finns kvalitetskrav som ska vara dokumenterade och vars måluppfyllelse redovisas årligen till förvaltningen genom verksamhetsberättelsen. För att bedriva fritidsgårdsverksamhet gäller att verksamheten är långsiktig och innehåller rutiner för verksamhetsplanering och måluppföljning. Ungdomarnas delaktighet är en förutsättning för verksamheten. Samverkan ska ske i olika nätverk (socialens fältgrupp, skola m.fl.) och aktörer är en naturlig del i verksamheten. Det är viktigt att barnkonventionen efterlevs och att verksamheten skall vara trygg och jämställd. Den skall också vara fri från droger samt politisk och religiöst obunden. Lokalerna ska vara anpassade för verksamheten och används endast i huvudsak för denna verksamhet. Den ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Fritidsgården ska ha öppet minst 20 timmar i veckan. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål där kvällstider skall prioriteras och fredagar och/eller lördagsöppet skall förekomma frekvent och regelbundet. Gården ska också ha öppet under skollov (dock ej hela sommarlovet). För träffpunkt gäller samma regler som för fritidsgårdsverksamhet men i mindre omfattning.

59 8 (15) Träffpunktens lokaler skall vara lämpade för ungdomars aktiviteter, ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Träffpunkten skall vara öppen minst 15 timmar i veckan och ha öppet delar av skollov. Öppettiderna skall utgå ifrån besökarnas önskemål. 4. Detaljbestämmelser 4.1 Verksamhetsbidrag Ändamål Bidraget ska stimulera och utveckla föreningars verksamhet för barn och ungdomar 7-20 år. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande. Föreningen ska ha redovisat minst 100 deltagartillfällen under året. Sammankomsten ska vara ledarledd och ha minst tre och max 30 bidragsberättigade deltagare utöver ledare. Sammankomsten ska pågå i minst 60 minuter (inkl. omklädning) och innehålla gemensam samling och avslutning. I direkt anslutning till en sammankomst ska närvarokort på deltagare och ledare fyllas i. Redovisningen ska vara en sammanställning som inkluderar de uppgifter som närvarokortet innehåller. Ledaren ska intyga att uppgifterna på närvarokortet är riktiga. Närvarokorten behöver inte skickas med vid ansökan, utan skickas endast in på begäran. Sammankomsterna ska ligga i linje med föreningens verksamhetsidé. Bidrag ges till verksamhet som bidrar till barnens och ungdomarnas egna aktiva fritid, det vill säga att verksamheten utgår från ett aktivt utövande eller skapande (3.3). All verksamhet måste ske i föreningens regi. (Verksamheten kan med andra ord inte överlåtas till extern person att bedriva föreningens bidragsberättigade verksamhet). Bidrag Förening med verksamhet för barn och ungdomar (7-20 år) samt ledare (13-20 år) får bidrag per deltagartillfälle. Bedrivs verksamheten på vardagar under skollov får föreningen dessutom fria lokaler (kommunala lokaler) förutsatt att inga deltagar- eller anmälningsavgifter tas ut och är öppen för alla. Föreningar med funktionshindrade deltagare eller ledare får bidrag på samma villkor som icke funktionshindrade.

60 9 (15) Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter verksamhetsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid eller via vår hemsida (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Ansökan skickas in av huvudföreningen även om föreningen består av flera sektioner. Om ansökan kommer in efter den 15 februari, minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj med 50 % och i månadsskiftet september/oktober med resterande 50 %. Uppföljning och kontroll Fritidsförvaltningen kommer att genomföra stickprovskontroller av närvarokort och besöka föreningars verksamhet. 4.2 Lokalbidrag Ändamål Bidraget ska underlätta för föreningar som äger lokaler/anläggningar eller för den förening som hyr lokaler/anläggningar och där inte likvärdiga kommunala alternativ kan erbjudas. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande. Lokalen eller anläggningen ska ligga inom kommunen, vara godkänd av fritidsnämnden och uppfylla myndighetskrav såsom bygglov, brandsäkerhet och försäkring. Bidrag Föreningar får bidrag med max 75 % av godkända totala kostnader i lokaler/ anläggningar där man bedriver regelbunden verksamhet i, eller för lokaler som används till kansli eller förråd. Maxbelopp finns och kan justeras varje år. Har förening färre än deltagartillfällen på sin anläggning utgår maxbelopp med kr. Därefter ökas maxbeloppet enligt följande: >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr >= deltagartillfällen/max kr.

61 10 (15) För religiösa föreningars lokaler utgår max kr. Bidrag för energibesparande åtgärder räknas inte in i maxbeloppen. Fritidsnämnden beslutar årligen om procentsatser och maxbelopp och regleras utifrån den budget som finns för bidraget. Bidrag för fast arrende, årshyra och räntor betalas ut med riktvärdet 50 % av föregående års kostnad. Bidrag för driftskostnader (se punkt 3.12) betalas ut med riktvärdet 65 % av föregående års kostnad. Bidrag för övriga kostnader (se punkt 3.12) för lokalen eller anläggningen betalas ut med riktvärdet 75 % av föregående års kostnad. Bidrag för energibesparande åtgärder (se punkt 3.13) betalas ut med 50 % av föregående års kostnad. Maxbeloppet 2015 är kr. Bedömning sker av fritidskontoret. Kopior på fakturor eller motsvarande handlingar ska bifogas ansökan. Bidrag för anställd vaktmästare, motsvarande minst 75 % tjänstgöringsgrad, betalas ut med kr om föreningen haft fler än deltagartillfällen på sin anläggning. Bidraget ska ses som ett ökat driftsbidrag till följd av föreningens höga driftskostnad på grund av anläggningens storlek. Kopia på inkomstuppgift ska bifogas ansökan. Bidrag för bowlingklubbars tränings- och seriekostnader inom Hässleholms kommun betalas ut med 60 % av godkända kostnader. Bidraget reduceras med 60 % om föreningen inte får verksamhetsbidrag. Detta gäller inte för föreningar där riksförbund beslutat att ungdomsverksamhet ska bedrivas i särskilda ungdomsföreningar eller för handikappföreningar där dispens finns under bidragsåret 2014 (FN ). Förening kan inte få bidrag för hyreskostnader i kommunalt subventionerade lokaler. Förening kan inte heller få bidrag för lokaler som i huvudsak används till kommersiell verksamhet. I de fall lokalen eller anläggningen inbringat föreningen inkomster i form av hyresavgifter, kommersiell försäljning etc. skall dessa redovisas separat. Detta för att förvaltningen ska få en bättre helhetsbild på hur lokalerna används och hur bidraget fördelas. Redovisningen påverkar ej bidraget. Ansökan Komplett ifylld bidragsansökan ska vara Hässleholms Fritid tillhanda senast den 15 februari året efter kostnadsåret på särskild blankett som tillhandahålls av Hässleholms Fritid. Ansökan kan också göras via vår hemsida

62 11 (15) (fri.hassleholm.se/bidrag). Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Förvaltningen har rätt att kräva in hyresavtal, arrendeavtal eller verifikationer som styrker kostnaden. Om ansökan kommer in efter den 15 februari minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med ansökan efter den 31 mars får inte något bidrag. Utbetalning Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni. 4.3 Skötselbidrag Ändamål Bidraget ska uppmuntra och underlätta för föreningar att själva äga och/eller ansvara för skötseln av anläggningar inom skötselbidragets omfattning. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (om inte dispens finns). Anläggning ska utnyttjas av allmänheten. Bidrag Förening som hjälper till med förbättring och tillsyn av leder, slingor och badplatser och som ligger inom Hässleholms Fritids ansvarsområde, kan få bidrag för utfört arbete. Skötsel av leder och slingor Förutsättning för bidrag är att man utför förbättring och kompletteringar av ledmarkeringar, tillsyn under våren och hösten och rastplatstillsyn under sommaren. Mindre reparationer av stättor, övergångar och spänger ingår också. Blanketten Besiktning och åtgärdsbehov ska skickas in årligen. Besiktningstider, ansvarsfrågor och regler för investerings- och driftskostnader regleras i separata skötselavtal med den förening som står som ansvarig. Kommunen står generellt för vedhållning, latrintömning, vattenförsörjning, investeringskostnader och övriga driftskostnader. Bidrag betalas ut med 400 kr per ledkilometer (då ingår även översyn av broar och skyltmtrl), 500 kr per lägerplats, 300 kr per toalett 500 kr per fågeltorn, kr per bro kr om skyltmtrl finns samt kr per motionsspårskilometer. Efter första besiktningen av lederna eller slingorna ska föreningen fylla i blanketten Besiktning och åtgärdsbehov och översända denna till fritidskontoret. Blanketten är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 1 maj årligen. Föreningens ordförande, sekreterare eller kassör ska underteckna blanketten. Om den kommer in efter den 15 juni minskas bidraget med 25 %. Förening

63 12 (15) som kommer in med blanketten efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker 15 maj. Skötsel av badplatser Förutsättning för bidrag är att föreningen ställer badplatsen till förfogande för allmänheten samt sköter badplatsen med tillhörande toalett, brygga, sopkärl etc. För detta betalas ett grundbidrag ut på kr. Föreningarna står för förbrukningsmateriel medan kommunen generellt står för drifts- och investeringskostnader på de kommunala badplatserna såsom vattenprover, latrintömning, soptömning, skyltar, livbojar, dykning, bryggdelar och andra driftsåtgärder. För privata badplatser står kommunen även för driftskostnader i form av provtagning, latrintömning, soptömning, skyltning och livbojar. Med privata badplatser menas badplatser upptagna i den lokala ordningsstadgan som inte är kommunala. Efter badsäsongen ska föreningen fylla i blanketten Driftsjournal för badplatser och översända denna till fritidskontoret. Blanketten är underlag för utbetalning av bidrag. Den skall vara fritidsförvaltningen tillhanda senast den 15 september årligen. Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna blanketten. Om den kommer in efter den 30 oktober minskas bidraget med 25 %. Förening som kommer in med blanketten efter den 31 december får inte något bidrag. Utbetalning sker i månadsskiftet september/oktober. 4.4 Fritidsgårdsbidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt förening som vill driva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun (se 3.2). Besöksstatistik med uppdelning på kön och ålder (7-12, 13-16, 17-20) ska redovisas månadsvis till förvaltningen. Bidrag Bidragets storlek är beroende av om föreningen vill driva en fritidsgård eller träffpunkt (se punkt 3.17) och av den budget som fritidsnämnden årligen avsätter för ändamålet. Bedömning av varje förenings bidrag baseras bland annat på vilken målgrupp och verksamhet man vill ha, var den ska bedrivas, vilka öppettider och kvalitet som kommer att finnas. Ett avtal upprättas med varje förening som vill driva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet. Det ska bland annat reglera avtalets längd och verksamhetens innehåll.

64 13 (15) Ansökan Den förening som är intresserad av att bedriva fritidsgårds- eller träffpunktsverksamhet ska ansöka om detta till Hässleholms Fritid senast den 1 september året före första verksamhetsåret. Ansökan skall innehålla önskad driftsform (fritidsgård eller träffpunkt) och beskriva hur man tänker arbeta med de definitioner som ligger till grund för bidraget (se punkt 3.17). Till detta ska sändas en budget. Varje ny förening som vill bedriva verksamheten skall muntligen presentera sin ansökan för fritidsnämndens arbetsutskott. Föreningens ordförande eller kassör ska underteckna ansökan. Utbetalning Utbetalning sker fem gånger i förskott under året. Uppföljning och kontroll Hässleholms Fritid träffar ansvariga för föreningen och verksamheten två gånger om året för uppföljning av bidraget och verksamheten. 4.5 Särskilt bidrag Ändamål Bidraget ska ge stöd åt verksamheter som inte omfattas av verksamhets-, lokal, fritidsgårds- eller skötselbidrag. Villkor Föreningen ska uppfylla kraven för bidragsberättigande i Hässleholms kommun. Bidrag Bidraget till Kommunala Pensionärsrådet (KPR) betalas ut enligt fastställd budgetsumma och beräknas på föregående års medlemstal. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker i månadsskiftet maj/juni förutsatt att föreningshandlingarna är inlämnade och godkända. Kartritningsbidrag betalas ut till orienteringsföreningar för nyframställning eller digitalisering av orienteringskartor. Bidraget utbetalas med kr. Fördelningen av bidraget görs av föreningarna i samråd. Ingen speciell ansökan krävs. Utbetalning sker efter redovisning av kartproduktionen. För underhåll, skötsel och investering i IP-Skogen erhåller Göingealliansen ett årligt bidrag på kr. Belopp och regler hanteras i ett separat skötselavtal. Utbetalning sker i månadsskiftet april/maj. (IP- Skogen överläts 2010 till Göingealliansen, en sammanslutning av orienteringsklubbarna i kommunen. Anläggningen överläts i befintligt skick mot en engångsinvestering på kr.)

65 14 (15) En grupp som särskilt beaktas är de som är berättigad till insats från omsorgsförvaltningens område Funktionsnedsättning, stöd och service. Föreningar med verksamhet för dessa målgrupper kan hanteras separat med bidrag enlig särskilt avtal beslutad av fritidsnämnden. 4.6 Fritidsnämndens ledarstipendium Ändamål Stipendiet är avsett som uppmuntran till ideella föreningsledare eller eldsjälar inom föreningslivet i Hässleholms kommun och beslutas av fritidsnämnden. Villkor Stipendiaten ska på ett betydande sätt ha engagerat sig i sin förening och i föreningslivet i Hässleholms kommun inom fritidsnämndens ansvarsområde. Stipendium Stipendiet består av en penningsumma på kr, varav kr tillfaller stipendiaten personligen, och kr föreningen, samt diplom och blommor. Ansökan och utbetalning Ansökan ska innehålla meritlista och motivering till utnämning och vara fritidskontoret tillhanda senast den 20 augusti aktuellt år. Stipendiet delas ut vid lämpligt arrangemang inom kommunen. 4.7 Fritidsnämndens uppvaktning Ändamål Syftet med uppvaktningen är att uppmärksamma föreningar vid jubileum etc. Villkor Fritidsnämnden ska ha fått en officiell inbjudan. Uppvaktning Uppvaktning sker med fritidsnämndens plakett, diplom och blommor enl. följande, 75-års jubileum guldplakett 50-års jubileum silverplakett 25-års jubileum bronsplakett Vid andra jubileumsuppvaktningar erhålls diplom och blommor om inte fritidsnämnden beslutar annat.

66 15 (15) 4.8 Subventionerad uthyrning av kommunala lokaler Ändamål Stödet är avsett att ge föreningar möjlighet att till en rimlig kostnad bedriva verksamhet i kommunala lokaler och anläggningar. Taxor och prioriteringar fastställs i Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser. 4.9 Subventionerad föreningsservice Ändamål Stödet är avsett att ge förening möjlighet att utföra kopiering och biljettryckning, hyra AV-utrustning och få annan administrativ service. Taxor och prioriteringar fastställs i Taxor, avgifter och uthyrningsbestämmelser. Hässleholms kommun Hässleholms Fritid Lt. Granlunds väg Hässleholm fritidskontoret@hassleholm.se