Omsorgsnämnden kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning ärende 1 21.

Transkript

1 Kallelse / Underrättelse Utskicksdatum kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning ärende Tid: Torsdag den 15 november 2018 kl. 13:15 Plats: Omsorgsförvaltningen, konferensrummet, Gärdesvägen 4 vån 2, Alvesta Ledamöter Mats Martinsson (S) ordförande Sonia Muhletaler-Salsamendi (S) Hans Paulin (S) Ingegerd Alm (S) Johny Haraldsson (C), 1:e vice ordförande Margaretha Berggren (C) Mikael Johansson (M), 2:e vice ordförande Helen Gustavsson (M) Margaretha Viridén (AA) Britt Karlsson (AA) David Kristiansson (SD) Ersättare Nina Holmgren (S) Gunnel Nordahl (S) Håkan Karlsson (S) Mehdi Zullufi (S) Kent Mandorff (MP) Lars-Erik Eriksson (C) John-Erik Pettersson (M) Kia Johnsson (M) Ola Andersson (V) Roxana Sepulveda (KD) Yvonne Erlandsson (SD) Om du inte kan närvara kalla din ersättare samt meddela förändringen genom att maila eller ringa förvaltningssekreterare: madeleine.knotek.gustafsson@alvesta.se Tack!

2 Kallelse / Underrättelse Utskicksdatum Förteckning över omsorgsnämndens ärenden den 15 november 2018 kl. 13:15 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Godkännande av dagordning 4. Information. Att leda ett multikulturellt team, Elisabeth Dawson. K 13:15 5. Ekonomisk månadsrapport per september 2018 för omsorgsnämden, Per Elmgren Kl 13:45 6. Ekonomisk månadsrapport per oktober 2018 för omsorgsnämden, Per Elmgren Kl 13:50 7. Verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan , Marianne Stark, Per Elmgren Kl 14:00 8. Förslag på internkontrollplan för omsorgsnämnden 2019, Marianne Stark Kl 14:45 9. Förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden, Marianne Stark Kl 15: Lägesrapport och prognos gällande boendesituationen för äldre i Alvesta kommun, Mats Hoppe. Kl 15: Förslag på avveckling av särskilda boendet Bryggaren, Mats Hoppe, Kl 15: Förslag på utredning gällande översyn av hanteringen av arbetskläder, Mats Hoppe Kl 15: Information om hantering av hjälpmedel, Mats Hoppe, Kl 16: Förslag på revidering av reglemente för Kommunala pensionärsrådet, Mats Hoppe Kl 16: Sammanträdesplan 2019 för omsorgsnämnden, Madeleine Knotek Gustafsson, Kl 16: Finansiering av Rönnedalsvägen 35 (Spiran), Mats Hoppe, Kl 16: Flytt av ansvar för Hagagården, Mats Hoppe. Kl 16: Information från ordföranden och förvaltningschef 19. Redovisning av delegationsbeslut 20. Meddelanden 21. Övriga frågor

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Dnr 2018/ Ekonomisk månadsrapport per september 2018 för omsorgsnämnden 5 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 15 oktober Förenklad ekonomisk månadsrapport, 15 oktober ON AU 67, 15 oktober ON AU 73, 1 november 2018 Redogörelse Ärendet behandlades av arbetsutskottet den 15 oktober men då var månadsrapporten ej färdigställd och det gavs endast en muntlig redogörelse över månadsuppföljningen. Det prognostiserade underskottet för 2018 bedöms uppgå till 11,5 miljoner kronor per den sista september. Med anledning av detta har arbetsutskottet beslutat att ge ordföranden i uppdrag att anmäla till kommunfullmäktige att nämnden inte kommer klara budgetramen för 2018 (ON AU 67/2018). Bidragande till underskottet är 1,7 miljoner kronor i volymökning inom Funktionsstöd som till största delen beror på indragen assistansersättning. Äldreomsorgen belastas fortfarande av strukturproblem och kommer att göra så tills de tre planerade trygghetsboendena är i drift. Hemsjukvården har under flera år ökat i volym och 2018 bidrar ny lagstiftning om kommunernas utökade skyldighet att ta emot patienter från slutenvården till ytterligare ofinansierade ökningar. En särskild kartläggning av hemsjukvårdens utveckling och finansiering planeras för att belysa dess påverkan på omsorgsnämndens ekonomi. Den ökande hemsjukvården innebär också att antalet rehabiliteringsinsatser som beslutas av arbetsterapeuter och fysioterapeuter medför ökade insatser för omsorgspersonal för att verkställa besluten. Beredning 1. ON AU 67, 15 oktober ON AU 73, 1 november 2018 Förslag till beslut s beslutar att godkänna ekonomisk månadsrapport per september Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

5 I hornmun Alvesta Kommunledningsförvaltningen Ekonomi- och upphandlingsavdelningen Per Elmgren Ekonom Tel E-post: per.elnwren(i!lalvesta.se Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer NOH 2018/ Ekonomisk månadsrapport för omsorgsnämnden per september 2018 Redogörelse Det prognostiserade underskottet för 2018 bedöms uppgå till 11,5 miljoner kronor per den sista september. Bidragande till underskottet är 1, 7 miljoner kronor i volymökning inom Funktionsstöd som till största delen beror på indragen assistansersättning. Äldreomsorgen belastas fortfarande av strnkturproblem och kommer att göra så tills de tre planerade trygghetsboendena är i drift. Hemsjukvården har under många år ökat i volym och 2018 bidrar ny lagstiftning om kommunernas utökade skyldighet att ta mot patienter från slutenvården till ytterligare ofinansierade ökningar. En särskild kartläggning av hemsjukvårdens utveckling och finansiering planeras för att belysa dess påverkan på omsorgsnämndens ekonomi. Den ökande hemsjukvården innebär också att antalet rehabiliteringsinsatser som beslutas av arbetsterapeuter och fysioterapeuter medför ökade insatser för omsorgspersonal för att verkställa besluten. Förslag till beslut Omsorgsnärnnden beslutar att godkänna Ekonomisk månadsrapport per september Mats Hoppe Förvaltningschef Per Elmgren Ekonom Bilagor: Månadsrapport september 2018 Organisationsnr Besöksadress Gärdesvägen 2 Postadress Alvesta Telefon vx Hemsida E-post till förvaltningen ornsorg(iì!a I vesta.se

6 iii Alvesta ; ;1,.ommun Datum: Dnr: NOH 2018/ Förenklad ekonomisk månadsrapport Tabell A mkr Utfall Utfall Budget Utfall Prognos Föreg Budget Avvikelse Prognos (Y-X) (X) (Y) Intäkter -60,4-58,3-55,6-83,4-76,1-76,1-74,1 2,0 Personalkostnader 246,6 243,4 233,8 323,9 322,4 322,4 307,8-14,6 Övriga kostnader 74,6 70,8 73,7 103,0 97,2 97,2 98,2 1,0 Nettokostnad 260,8 256,0 251,9 343,5 343,5 343,5 332,0-11,5 Tabell B mkr Utfall Utfall Budget Utfall Prognos Föreg Budget Avvikelse Prognos (Y-X) (X) (Y) 0,6 0,6 0,6 0,8 0,8 0,8 0,8 0,0 Förvaltningskontor 4,3 8,7 11,6 7,1 13,7 13,7 15,5 1,8 Bemanningsenheten 1,6 2,0 1,9 1,9 2,8 2,8 2,5-0,3 Myndighetskontor 4,0 4,0 3,8 5,2 5,0 5,0 5,0 0,0 Äldreomsorg 200,4 192,7 185,8 266,2 256,4 256,4 244,9-11,5 Funktionsstöd 49,9 47,9 48,2 62,3 64,8 64,8 63,2-1,6 Nettokostnad 260,8 256,0 251,9 343,5 343,5 343,5 332,0-11,5 3 Kommentarer till prognos Det prognostiserade underskottet för 2018 bedöms uppgå till 11,5 miljoner kronor också i denna uppföljning. Bedömningen är att resultatet för årets tre sista månaderna kan minska nettokostnaden ytterligare på grund av att lönekostnaden erfarenhetsmässigt blir lägre då- merkostnaderna för semestervikarier påverkar fortfarande i september. Även vad gäller intäkter finns det fog för att anta att den positiva utvecklingen fortsätter även de kommande månaderna. Avvecklingen av särskilda boendet Bryggaren förväntas endast marginellt påverka 2018 års resultat. Jämförelsen med är mindre relevant eftersom Socialpsykiatrin då fortfarande tillhörde omsorgsnämnden. Datum

7 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/156 Ekonomisk månadsrapport per oktober 2018 för omsorgsnämnden 6 Beslutsunderlag 1. Ekonomisk månadsrapport per oktober 2018 (delas ut vid sammanträdet) Redogörelse På sammanträdet redogörs för månadsrapport per oktober 2018 som inte är färdigställd vid utskick av denna kallelse. Förslag till beslut s beslutar att godkänna ekonomisk månadsrapport per oktober Paragrafen behöver direktjusteras. Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

8 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Dnr 2018/ Verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan Beslutsunderlag 1. Verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan , 22 oktober ON AU 86, 7 november ON AU 74, 1 november ON AU 69, 15 oktober ON AU 68, 15 oktober ON AU 52, 19 september 2018 Redogörelse I verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan ges en beskrivning över nämndens utvecklingsmål, nuvarande styrkor och utmaningar, större verksamhetsförändringar samt budgetförutsättningar och budgetprinciper. Kommunfullmäktiges mål för omsorgsnämnden utgår från fokusområde Trygg välfärd och från resultatmål. Alla verksamheter i Alvesta kommun ska kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde. Målet följs upp genom indikatorerna hur många personal som besöker en omsorgstagare under en 14- dagarsperiod samt andel omsorgstagare som är ganska/mycket nöjda med insatsen i sitt särskilda boende eller i ordinärt boende. Förslaget i verksamhetsplanen är att omsorgsnämnden även kompletterar fullmäktiges mål med tre utvecklingsmål: Det goda mötet Attraktiv arbetsgivare Budget i balans Till varje utvecklingsmål kopplas ett antal utvecklingsområden som verksamheten särskilt kommer att arbeta med under året. Utöver målen formuleras tre särskilda uppdrag: Utvärdering av måltidsorganisationen. Pilotprojekt kring tillitsbaserad ledning på Furuliden. Översyn av bemanningsenhetens uppdrag, organisation och mål. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

9 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Beredning 1. ON AU 86, 7 november ON AU 74, 1 november ON AU 69, 15 oktober ON AU 68, 15 oktober ON AU 52, 19 september 2018 Förslag till beslut beslutar att: 1. Godkänna verksamhetsplan med internbudget 2019 och plan Ge tre särskilda uppdrag: - att utvärdera måltidsorganisationen - införa pilotprojekt kring tillitsbaserad ledning på Furuliden - översyn av bemanningsenhets uppdrag, organisation och mål Paragrafen behöver direktjusteras Protokollet ska skickas till Ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

10 Omsorgsförvaltningen Verksamhetsplan med internbudget för 2019 för Beslutas av omsorgsnämnden den 15 november 2018

11 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Innehållsförteckning 1. Ansvarsområde Nulägesbeskrivning styrkor och utmaningar Större verksamhetsförändringar under planperioden Kommunfullmäktiges nämndsmål till omsorgsnämnden Budgetförutsättningar Driftbudget Investeringsbudget Kommentarer till investeringsbudget s budgetprinciper s värdegrund och utvecklingsmål Inledning s värdegrund s utvecklingsmål Utvecklingsmål - Det goda mötet Utvecklingsmål - Attraktiv arbetsgivare Utvecklingsmål - Budget i balans Särskilda uppdrag från omsorgsnämnden till omsorgsförvaltningen

12 Verksamhetsplan med internbudget för Ansvarsområde Myndighetsutövning Verksamheten ansvarar för utredning av ansökningar och anmälningar utifrån socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade inom nämndens ansvarsområde Social omsorgsverksamhet För personer över 21 år, enligt socialtjänstlagen För personer med funktionsnedsättning, enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (från och med den 1 juli det år personen fyller 20 år) Kommunal hälso- och sjukvård För personer boende i kommunala särskilda boenden, bostad med särskild service och korttidsvistelse samt deltagare i kommunal daglig verksamhet, enligt hälso- och sjukvårdslagen För personer i alla åldrar i ordinärt boende, enligt avtal med Region Kronoberg 2. Nulägesbeskrivning styrkor och utmaningar Styrkor: Social dokumentation med arbetsmetoden individens behov i centrum (IBIC). Arbetssättet ska främja att den enskilde får det stöd och den hjälp som han eller hon genom sina beviljade insatser har fått rätt till enligt lag. Antagen strategi ett värdigt liv för Alvesta kommuns äldre medborgare. Strategin visar på viktiga vägval för kommunen att verka efter, med ett ökat utbud av boendekategorier och mötesplatser för att möta äldre personers olika behov. En organisationsstruktur som är verksamhetsnära. Så att verksamheten ska kunna få stöd i samordning- och utvecklingsarbetet. Myndighetskontor med en rättssäker och enhetlig behovsbedömning Särskilda utmaningar är: Volymändringar med fler personer med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade Ett fortsatt ökat kommunalt åtagande inom personlig assistans Behovet av den allt mer avancerade kommunala hälso- och sjukvården Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård ställer krav på en tidig planering, så att ett överlämnande från Regionen kan ske på ett tryggt och säkert sätt. Möjliggöra för den äldre som önskar kunna få bo kvar i eget ordinärt boende och så långt som möjligt få sina behov tillgodosedda där Kompetensförsörjning och kompetensutveckling för bristyrken så som undersköterska, stödassistent, sjuksköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut och enhetschef Införandet av heltidstjänster och att avveckla delade turer Att nå en minskad sjukfrånvaro hos personalen Skärpta brandskyddskrav på de särskilda boendena 2

13 Verksamhetsplan med internbudget för Större verksamhetsförändringar under planperioden Planering och organisering pågår för att genomföra kommunfullmäktiges strategi för ett värdigt liv för Alvesta kommuns äldre medborgare. Strategi syftar till att kunna erbjuda ett bredare spektrum av såväl olika boendeformer som förebyggande insatser för äldre personer. Vad gäller tillskapandet av trygghetsbostäder så sker detta i samverkan med AllboHus och kommunledningsförvaltningen. Vad gäller uppdraget att tillskapa fler mötesplatser öppna för äldre medborgare så kan nuvarande Bryggarens bottenvåning efter en ombyggnation bli det första av flera nya mötesplatser. En ny bostad med särskild service (LSS) planeras kunna tillskapas under Boendet kommer att omfatta fyra lägenheter med ett antal satellitlägenheter av boendekategorin servicebostad. LSSinsatsen korttidsvistelse integreras då även lokalmässigt med den nya servicebostaden. Genom detta får den enskilde och dennes anhöriga se och träffa de som redan flyttat hemifrån. En korttidsvistelse blir då en naturlig, förberedande övergångsperiod till vuxenlivet. Omfattningen av införandet av ny teknik växer inom förvaltningens all verksamhetsområden. Lås, larm, medicinskåp men också appar och olika e-tjänster är under kraftig utveckling. Sannolikt behöver en kompetent grupp skapas som håller i dessa frågor både strategiskt och praktiskt så att rätt satsningar och prioriteringar görs. En utveckling av specialisering och organisering planeras för verksamhetsområdet hemtjänst i ordinärt boende Ett införande av IT-baserat planeringssystem för hemtjänst i ordinärt boende planeras En ombyggnation av hjälpmedelslokaler kommer att initieras för att skapa en bättre arbetsmiljö och för att kunna följa förskrifterna bättre En ny organisation planeras starta för att hantera bilarna (central bilpool) En ny organisation för att beställa och distribuera medicinskt förbrukningsmaterial är på gång Särskilda uppdrag från kommunfullmäktige till omsorgsnämnden Att under planperioden avveckla delade turer Att följa den plan som är under framtagandet gällande att all personal inom kommunals avtalsområde ska få sysselsättningsgrad heltid 3

14 Verksamhetsplan med internbudget för Kommunfullmäktiges nämndsmål till omsorgsnämnden Fokusområde: Trygg välfärd Skapa förutsättningar för god livskvalitet för alla. En kommun där människor vill växa upp, arbeta och bli äldre. Trygg välfärd för upplevd trygghet. KF-resultatmål nr 7 Nämndsmål nr 1 Resultatindikator 1:1 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Alla verksamheter i Alvesta kommun ska kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde Brukarna som har beviljad hemtjänst ska känna att de har en trygghet i insatsen Hur många olika personer besöker en äldre person med hemtjänst under en 14-dagarsperiod? KKiK nr 10. Årsrapport Utfall Utfall Utfall Utfall 2018 Andra Målvärde 2019 Mätdatum Riket kommuner 13 st 14 st 16 st xx st (KKIK) 12 st Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Kontinuitet är en viktig kvalitetsaspekt vid vård och omsorg av äldre. Personalkontinuitet innebär att den äldre, i största möjligaste mån, får vård och omsorg av samma personal. När självständigheten minskar och beroendet av andra ökar är förtroende och tillit viktigt för känslan av trygghet. För de flesta äldre är det mer tryggt att få stöd och hjälp av personal som de känner igen och där man har byggt upp en ömsesidig relation. Det kan bli svårt för den äldre att lära känna personalen och tröttsamt att gång på gång förklara vad som ska göras och hur. Det är därför viktigt att inte alltför många medarbetare hjälper den äldre i hemmet. 4

15 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Fokusområde: Trygg välfärd Skapa förutsättningar för god livskvalitet för alla. En kommun där människor vill växa upp, arbeta och bli äldre. Trygg välfärd för upplevd trygghet. KF-resultatmål nr 7 Nämndsmål nr 1 Resultatindikator 1:2 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Alla verksamheter i Alvesta kommun ska kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde Brukare som är beviljad hemtjänst i ordinärt boende ska känna sig nöjda med insatsen Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sin hemtjänst KKiK nr 28. Årsrapport Utfall Utfall Utfall Utfall 2018 Andra Målvärde 2019 Mätdatum Riket kommuner 95 % 89 % 91 % xx % (KKIK) 95 % Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Den sammantagna uppfattningen av hemtjänst i ordinärt boende påverkas till stor del av den enskilda individens egenupplevda hälsa och eventuella besvär av ängslan, oro eller ångest. Äldre som har hemtjänst lägger stor vikt vid personalens sätt att utföra sina uppgifter. I övrigt handlar det om hur personalen bemöter den äldre och om den äldre känner förtroende för personalen. Det är också viktigt att personalen tar hänsyn till den äldres åsikter och önskemål samt har tillräckligt med tid (resurser). Det är brukaren som berättigar verksamhetens existens och brukarens behov som styr våra insatser. Ytterst är det dock lagstiftningen och reglering som styr. 5

16 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Fokusområde: Trygg välfärd Skapa förutsättningar för god livskvalitet för alla. En kommun där människor vill växa upp, arbeta och bli äldre. Trygg välfärd för upplevd trygghet. KF-resultatmål nr 7 Nämndsmål nr 1 Resultatindikator 1:3 Uppföljning görs vid delår och/eller årsrapport Alla verksamheter i Alvesta kommun ska kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde Brukarna som är beviljad hemtjänst i särskilt boende ska känna sig nöjda med insatsen Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med insatsen i sitt särskilda boende. KKiK nr 25. Årsrapport Utfall Utfall Utfall Utfall 2017 Andra Målvärde 2019 Mätdatum Riket kommuner 81 % 87 % 82 % xx% (KKIK) 85 % Kommentarer till valet av mål och resultatindikator Den sammantagna uppfattningen av hemtjänst i särskilt boende påverkas till stor del av den enskilda individens egenupplevda hälsa och eventuella besvär av ängslan, oro eller ångest. När det gäller enstaka frågor har trygghet en avgörande betydelse för äldre på särskilda boenden eftersom detta ofta är orsak till att man flyttar dit. Men även maten och måltidsmiljön är viktiga faktorer för att kunna nå en upplevd brukarnöjdhet. I övrigt handlar det om hur personalen bemöter den äldre och om den äldre känner förtroende för personalen. Det är också viktigt att personalen tar hänsyn till den äldres åsikter och önskemål samt har tillräckligt med tid (resurser). Det är brukaren som berättigar verksamhetens existens och brukarens behov som styr våra insatser. Ytterst är det dock lagstiftningen och reglering som styr. 6

17 Verksamhetsplan med internbudget för Budgetförutsättningar 2019 I ett av målen som Kommunfullmäktige beslutat om framgår att nettokostnadsavvikelsen i kommunen ska vara noll procent, dvs kommunen ska inte ha högre kostnader än vad som motiveras av den egna strukturen, tex utifrån åldersstruktur (variablerna som definierar strukturen är de som ligger till grund för det kommunala kostnadsutjämningssystemet). En av verksamheterna som är organiserad inom nämndens verksamhetsområde ingår i det som SKL följer gällande nettokostnadsavvikelsen, nämligen äldreomsorgen. I den senaste rapporten som baseras på bokslut 2017 har äldreomsorgen i Alvesta högre kostnader än som motiveras av den egna strukturen. Samtidigt som kostnadsmassan som nämnden ansvarar för ska minska, uppstår problem när flera verksamheter ökar i volym, intäkter minskar eller att kostnader ökar av andra orsaker än just volymförändringar. Inom flera av de lagrum som nämnden arbetar med, socialtjänstlagen (SoL), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) har volymförändringar varit ett faktum historiskt sett. Inom samtliga lagrum förväntas behoven också öka under en lång period framöver. Problematiken med kostnader som ökar av andra anledningar än volymförändringar, eller för den delen, minskade intäkter - är ett stort, och aktuellt problem för nämnden. Försäkringskassan, som beslutar om assistans enligt socialförsäkringsbalken (SFB) tillämpar en allt striktare bedömning om vem som har rätt till insatsen. SKL menar att staten frångår likafinansieringsprincipen genom att vältra över kostnader på kommunerna. Inom LSS-verksamheten ökar också behoven som möts med insatsen bostad med särskild service. En kraftig ökning av denna typ av bostäder har också varit ett faktum historiskt, och bedöms också vara realistiskt ytterligare ett flertal år framöver. Det betyder i sin tur att LSS verksamheternas behov av ökade medel tenderar att tränga ut andra väsentliga verksamhetsområden eller satsningar. Under flera år i rad har redovisat underskott. Även för 2018 prognostiseras underskott, även om underskottet bedöms minska. Men det är mycket angeläget att arbeta med såväl enheternas möjligheter att hålla budget som de stora strukturella frågorna såsom rätt balans mellan särskilda boenden, trygghetsboenden, hemtjänst i ordinärt boende och tillgång till lägenheter lämpliga för äldre, s.k. seniorboenden. En skevhet i de stora strukturerna kan innebära så stora merkostnader så att det utgör en väsentlig del vid en jämförelse med andra liknande kommuner (tex nettokostnadsavvikelsen). Under senvåren 2017 påbörjades därför en viktig förändring av äldreomsorgens struktur som också innebar att ett strategiskt dokument antogs av kommunfullmäktige Alvesta kommuns strategi för ett värdigt liv för våra äldre medborgare. Det som genomsyrar strukturförändringen är en minskning av särskilda boenden och istället en kraftig satsning på hemtjänst i ordinärt boende och trygghetsboenden/seniorboenden. De närmaste fem åren framöver kommer att präglas av ökad volym inom LSS - verksamheten samtidigt som strukturförändringen inom äldreomsorgen genomförs för att få en budget i balans. Detta i en tid där personalförsörjningen är mycket ansträngd och bedöms bli betydligt mer ansträngd. Kostnaderna för omsorgen inom äldrevården kommer minska genom en bättre struktur. Men de kommer inte resultera i så stora besparingar så att de kan möta upp underskott och framtida volymförändringar inom framför allt LSS och HSL men också när det gäller SoL genom ökad vårdtyngd och en växande andel omsorgstagare med demenssjukdom. Behovet av ett nytt serviceboende LSS är överhängande och från november 2019 riskerar att få viten på minst 2 mkr per år genom att beslut inte verkställs. Att inte tillgodose behovet av en ny servicebostad medför också en negativ påverkan i utjämningssystemet för LSS med uppskattningsvis 2,5-3 miljoner kronor, allt annat lika. har riktat en begäran till 7

18 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 fullmäktige om finansiering av det nya serviceboendet. När ett beslut i fråga fattats av fullmäktige förutsätter att medel tillförs. I budgeten för 2019 finns inget utrymme för att hantera ytterligare volymökningar inom LSS eller för vitesföreläggande som kan uppstå inom hela nämndens verksamhetsområde. En reserv finns budgeterat för nämnden. 5.1 Driftbudget Tabell 5A mnkr Prognos 2018* Budget 2018 Budget 2019 Intäkter -76,1-74,1 70,6 Personalkostnader 322,3 307,8 309,3 Övriga kostnader 97,2 98,2 95,5 Nettokostnad 343,5 332,0 334,2 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 Tabell 5b mnkr Prognos 2018* Budget 2018 Budget ,8 0,8 0,8 Förvaltningskontor 13,7 15,5 15,6 Bemanningsenheten 2,8 2,5 2,6 Myndighetskontor 5,0 5,0 5,0 Äldreomsorg 256,4 244,9 244,1 Funktionsstöd 64,8 63,2 66,1 Nettokostnad 343,5 332,0 334,2 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 Tabell 5c Verksamhetsförändringar, mnkr Större förändringar av budget (jämfört med 2018 års budget) Budget 2019 Underskottet (äldreomsorgen) 2018 förväntas att hanteras så att balans nås under 2019 Volymökning Daglig verksamhet LSS Tappat bidrag från försäkringskassan, SFB Spiran, Nytt LSS-boende Tosh arbetas in i budgetram, tappat statsbidrag Volymökning hemtjänst i ordinärt boende, norr Avveckling bryggaren, delårseffekt Tillfällig utökning SB, i väntan på trygghetsboenden, delårseffekt Övrigt, flera poster (netto). Saldot uppges här TOTALT, netto -0,8-1,0 0,0** -5,4-1,1 +19,0-5,4-5,4-0,0 8

19 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Teckenförklaring (-) = ökade kostnader/minskade intäkter (+) = minskade kostnader/ökade intäkter ** Inväntar beslut från Kommunfullmäktige 5.2 Investeringsbudget Under 2019 beräknas investerings-volymen uppgå till totalt 5,05 mnkr för. Tabell 5d mnkr Inkomster Prognos 2018* Budget 2018 Budget 2019 Utgifter 3,4 1,5 5,05 Nettoutgift 3,4 1,5 5,05 * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti 2018 I tabellen nedan redovisas planerade och pågående investeringsprojekt under budgetperioden. Tabell 5e Projekt (mnkr) Prognos 2018* Budget 2018 Budget 2019 Totalutgift netto 1 Diverse inventarier 0,7 0,7 0,7 1,4 2 Diverse hjälpmedel 0,8 0,8 1,0 1,8 3 Digitala lås o 1, ,9 läkemedels-skåp 4 Nytt LSS-boende 0 0 0,6 0,6 inventarier 5 Om- och nybyggnation 0 0 1,0 1,0 Rehab-lokaler 6 Ombyggnad ny psykiatrisk enhet 0 0 0,75 0,75 TOTALT (ej summa) 1,5 5,05 (ej summa) * Prognostiserat helårsutfall per 31 augusti Kommentarer till investeringsbudget 5 Om- och nybyggnation Rehab-lokaler Alvesta kommun har uttömt alla möjligheter att samordna sin verksamhet med hjälpmedel med andra kommuner. Under några år har nämnden signalerat ett behov att lösa allvarliga brister i nuvarande lokaler och vi ser möjligheter att avhjälpa dessa inom befintliga lokaler på Högåsen. Under 2019 kommer ett förslag till ombyggnad utredas och presenteras. 6 Ombyggnad ny psykiatrisk enhet Nämnden ser klara fördelar med att koncentrera särskild vårdkrävande omsorgstagare med utåtriktat agerande till en högspecialiserad enhet. Det förutsätter utbildningsinsatser för att personalen ska ha rätt 9

20 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 kunskap och färdigheter men också en anpassning av lokaler. Bättre anpassad vård och omsorg med högre kvalitet och lägre risker eftersträvas. 5.3 s budgetprinciper De ekonomiska resurserna fördelas utifrån a) personalkostnader, b) övriga kostnader och c) intäkter. I huvudsak finns tre olika budgeteringsprinciper. 1. Personalkostnader inom särskilt boende i äldreomsorgen fördelas utifrån personaltäthet, dvs antal årsarbetare (ÅA) per särskilt boende (SB). Det finns tre typer av personaltäthetsmått: a) Korttidsboende 0,68 ÅÅ/SB b) Särskilt boende för dementa 0,81 ÅÅ/SB c) Övriga särskilda boende 0,57 ÅÅ/SB De särskilda boendena bedrivs under olika förutsättningar som inte modellen fångar upp. Av den anledningen finns en justeringsfaktor också med i modellen, som alltså är olika för respektive SB. 2. Budgeteringen gällande personlig assistans som grundas på socialförsäkringsbalken (SFB) baseras på biståndsbedömda timmar av försäkringskassan. Budgetering gällande personlig assistans som grundas på lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) baseras på biståndsbedömda timmar av kommunens myndighetshandläggare. Det budgeterade beloppet per timme i modellen uppgår till 94 procent av Försäkringskassans timpris som ännu inte är fastställt för Övriga verksamheter inom nämndens verksamhetsområde fördelas bland annat utifrån en personalbudget uttryckt i antal årsarbetare och arbetade timmar. Att uttrycka personalbudgeten i belopp, antal årsarbetare och arbetade timmar innebär en ökad tydlighet i ekonomistyrningen. 6 s värdegrund och utvecklingsmål 6.1 Inledning Kommunens vision är att för medborgarna och kommunens bästa ha som ledstjärna: Alvesta kommun, södra Sveriges mittpunkt -Integrera lokalt boende med globala möjligheter. Till visionen finns fyra fokusområden Hållbar tillväxt Människors vardag Barns och ungas behov Trygg välfärd Fokusområde trygg välfärds resultatmål 10

21 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 All verksamhet i Alvesta kommun ska kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde Omsorgstagare som har beviljats hemtjänst ska känna trygghet i insatsen (personalkontinuitet) Omsorgstagare som är beviljad hemtjänst i ordinärt boende ska känna sig nöjda med insatsen Omsorgstagare som är beviljad hemtjänst i särskilt boende ska känna sig nöjda med insatsen Kommunens vision och resultatmål samt omsorgsnämndens värdegrund utgör basen för omsorgsförvaltningens arbete med att utveckla verksamheten. Utifrån dessa och verksamhetens grunduppdrag är en analys genomförd i syfte att identifiera prioriterade mål och utvecklingsområden. Antalet mål är i jämförelse med tidigare verksamhetsplaner minskade. Syftet är att det därigenom ska bli tydligare för verksamhet vilka prioriterade utvecklingsområden som är aktuella. För 2019 kommer fokus att vara tre utvecklingsmål och därtill kopplade utvecklingsområden. 6.2 s värdegrund Människan bär med sig en önskan om att vara delaktig, kunna påverka sin vardag och bli sedd och bekräftat som den unika person hon eller han är. Den enskilde ska ges möjlighet till Livskvalitet hela livet 11

22 Verksamhetsplan med internbudget för s utvecklingsmål Utvecklingsmål - Det goda mötet Det är i själva mötet mellan personal och omsorgstagaren som värde och kvalitet uppstår. Utvecklingsmålet det goda mötet är framtaget för att all personal ska ha ett tydligt fokus på omsorgstagarens unika behov och förutsättningar och att det ska speglas i mötet med den enskilde. Den verksamhet som bedrivs ska på alla plan kännetecknas av delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde och dess närstående. Övergripande utvecklingsområde för att nå det goda mötet : All personal ska ha ett salutogent arbetssätt som leder till delaktighet, trygghet och respekt för den enskilde och dess närstående. Planerade aktiviteter: Värdegrundsarbete med stöd av arbetsmetoden individens behov i centrum, IBIC Använda kommunikation som stöd för att bygga tillitsfulla relationer internt och externt Indikator: Omsorgstagare som har beviljats hemtjänst ska känna trygghet i insatsen (personalkontinuitet) Omsorgstagare som är beviljad hemtjänst i ordinärt boende ska känna sig nöjda med insatsen Omsorgstagare som är beviljad hemtjänst i särskilt boende ska känna sig nöjda med sin insats Utvecklingsområde för verksamhetsområde särskilt boende: Tillgång till sociala aktiviteter, möjlighet till utevistelse/promenad och en god mat och måltidsituation ska erbjudas och utföras på ett likvärdigt och professionellt sätt på de olika boendena. Planerade aktiviteter Efter inflyttning till särskilt boende kartlägga den enskildes intresseområden för att skapa och erbjuda meningsfulla individuella- och gruppaktiviteter. Förbättra information/marknadsföring kring sociala aktiviteter Förbättra samarbetet med frivilligorganisationer och föreningar Kartlägga behov och önskemål kring måltidssituationen hos de boende Uppmärksamma alla årets högtider + Måltidens dag den 18 oktober 2019 Indikator: Samtliga boenden ska nå minst en 85 % brukarnöjdhet vad gäller: Sociala aktiviteter Möjlighet att komma utomhus Maten Måltidsmiljö Utvecklingsområde för verksamhetsområde ordinärt boende: 1. Att organisera verksamheten för att möta att allt fler äldre med hemtjänst bor kvar hemma Indikator: Jämföra och mäta inkomna synpunkter, klagomål och avvikelser Planerade aktiviteter: Omvärldsbevakning av hur andra kommuner organiserat aktiviteter och mötesplatser Genomgång av den egna organisationen och vilka anpassningar som behöver göras Utveckla aktiviteter och mötesplatser i samarbete med verksamhetsområde särskilt boende 12

23 Verksamhetsplan med internbudget för 2019 Fortsättning på utvecklingsområde för verksamhetsområde ordinärt boende: 2. Att fortsätta utveckla personalens specialistkunskaper för att möta målgruppens allt mer komplexa behov, exempelvis demens och psykisk ohälsa. Planerade aktiviteter: Kartlägga och inventera behov av olika kunskaper Se över organisationen och hitta optimal organisering utifrån behov av specialistkunskap men med hänsyn till effektivitet (ex geografi) Utvecklingsområde för verksamhetsområde funktionsstöd: 1. Alla omsorgstagare ska ges förutsättningar till en meningsfull och rik fritid utifrån det egna intresset och behovet. Indikator: 1. Brukarnöjdhet fritidsverksamheten (minst 85 %) Planerade aktiviteter: Kartlägga behovet genom en enkätundersökning Ökad samverkan med Kultur- och fritidsförvaltningen Ökad intern samverkan mellan de olika boendena 2. Öka förutsättningarna till användning av modern informations- och kommunikationsteknologi så att möjligheterna ges till ökad självständighet, delaktighet och inflytande för målgruppen. 2. Tillgång till digitala hjälpmedel (antal) Planerade aktiviteter: Utveckla användningen av applikationer och tekniska hjälpmedel Kompetensutveckling för personalen inom området 13

24 Verksamhetsplan med internbudget för Utvecklingsmål - Attraktiv arbetsgivare Det är genom vår personal som förutsättningar skapas för värde och kvalitet i mötet med den enskilde. Det finns redan idag en utmaning att säkra en tillräcklig bemanning samt att rätt kompetenser finns inom verksamheten. Denna utmaning kommer att öka i takt med att antalet äldre blir fler samtidigt som antalet personer i yrkesför ålder minskar. Därutöver väntas pensionsavgångar även ge ytterligare ökat behov av kompetensförsörjning. För att kunna attrahera, utveckla och behålla personal med rätt kompetens behöver vi vara en attraktiv arbetsgivare i framkant. Utifrån ska andra se att det finns motivation, arbetsglädje och stolthet på våra arbetsplatser. Utvecklingsområde för att nå attraktiv arbetsgivare Säkerställa och utveckla rekryteringsprocessen för sommarvikarier inkl. processen med uppföljningssamtal och avslutsuppföljning. Indikatorer Personalomsättning Antal sökande med rätt kompetens Utveckla såväl den centrala introduktionen som den arbetsplatsnära. 14

25 Verksamhetsplan med internbudget för Utvecklingsmål - Budget i balans Verksamheten ska bedrivas långsiktigt, ändamålsenligt och effektivt. Därför är det av vikt att verksamheten har en god kostnadskontroll med en ständig strävan efter förbättringar och bästa resursutnyttjande såväl utifrån övergripande planering som utifrån enskilda omsorgstagarnas behov och beviljade insatser. Genom detta kan effektivitet, kvalitet och utveckling av verksamheten främjas. Utvecklingsområde för att nå budget i balans 1. En god kostnadskontroll Indikatorer Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg (0.0 % avvikelse) 2. Kvalitetssäkring av volymer och resursåtgång Indikatorer Volymer (antal) Resursåtgång (omsorgstyngd) Planerade aktiviteter Definiera och kvalitetssäkra volymerna. Kartlägga samband mellan volymer och resursåtgång. Kartlägga samband mellan mål och resurser. 6.4 Särskilda uppdrag från omsorgsnämnden till omsorgsförvaltningen Att säkra en tillräcklig bemanning samt att rätt kompetenser finns blir allt viktigare i takt med den ökande personalbristen. En översyn ska därför genomföras av Bemanningsenhetens roll, funktion, uppdrag och tillhörighet för att på bästa sätt kunna säkra en tillräcklig bemanning. Att genomföra en översyn av måltidsorganisationen för att finna bästa möjliga organisering. Uppdraget är att måltidsorganisationen ska servera goda och hälsosamma måltider i en tilltalande miljö samtidigt som verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Att genomföra ett pilotprojekt med tillitsbaserad ledning på det särskilda boendet Furuliden i Moheda. Uppdraget är att med stöd från nämndens tre utvecklingsmål; det goda mötet, attraktiv arbetsgivare och en ekonomi i balans bli ett föredöme i kommunen. Uppdragen ska avrapporteras till omsorgsnämnden i samband med delårsrapporten per augusti månad och i samband med nämndens årsredovisning. 15

26 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Dnr 2018/ Förslag på internkontrollplan för omsorgsnämnden 2019 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 25 september Förslag på internkontrollplan, 24 september ON AU 53, 19 september ON AU 75 1 november Riskanalys, 19 september 2018 Redogörelse Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 71/2008) ska varje nämnd anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställandet av internbudget. Utöver nämndens egna internkontrollplan fastställer kommunstyrelsen även en kommunövergripande plan som gäller för samtliga nämnder. Av reglementet framgår även vilken modell som ska användas för riskanalys vid framtagandet om internkontrollplanen. s arbetsutskott har genomfört en riskanalys enligt reglementets anvisningar och beslutade den 19 september 2018 (ON AU 53) att följande kontrollområden är mest prioriterade att ta med i internkontrollplan för 2019: arbetskläder, personalförsörjning, kvalitet självbestämmande samt tekniska lösningar - tillsyn via kamera. Sedan tidigare finns beslut om att kontroll av hantering av omsorgstagarens privata kontanta medel ska ingå i nämndens internkontrollplan för 2019 (ON 22/2018). Förvaltningen har utifrån dessa områden sammanställt ett förslag på internkontrollplan för 2019 samt tagit fram kontrollmoment och kontrollansvariga för respektive område. Beredning 1. ON AU 53, 19 september ON AU 75 1 november 2018 Förslag till beslut beslutar att godkänna upprättat förslag på internkontrollplan för Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

27 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Paragrafen behöver direktjusteras Protokollet ska skickas Till ekonomiavdelningen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

28 Omsorgsförvaltningen Förvaltningsledningskontoret Marianne Stark Strateg Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer NOH 2018/ Förslag på internkontrollplan för omsorgsnämnden 2019 Enligt kommunens reglemente för intern kontroll (KF 71/2008) ska varje nämnd anta en särskild plan för den interna kontrollen i samband med fastställandet av internbudget. Utöver nämndens egna internkontrollplan fastställer kommunstyrelsen även en kommunövergripande plan som gäller för samtliga nämnder. Av reglementet framgår även vilken modell som ska användas för riskanalys vid framtagandet om internkontrollplanen. s arbetsutskott har genomfört en riskanalys enligt reglementets anvisningar och beslutade den 19 september 2018 (ON AU 53) att följande kontrollområden är mest prioriterade att ta med i internkontrollplan för 2019: arbetskläder, personalförsörjning, kvalitet självbestämmande samt tekniska lösningar - tillsyn via kamera. Sedan tidigare finns beslut om att kontroll av hantering av omsorgstagarens privata kontanta medel ska ingå i nämndens internkontrollplan för 2019 (ON 22/2018). Förvaltningen har utifrån dessa områden sammanställt ett förslag på internkontrollplan för 2019 samt tagit fram kontrollmoment och kontrollansvariga för respektive område. Förvaltningens förslag till beslut föreslås besluta att godkänna upprättat förslag på internkontrollplan för Mats Hoppe Förvaltningschef Marianne Stark Strateg Bilagor: Risk- och konsekvensanalys, 19 september 2018 Förslag på internkontrollplan 2019 Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

29 Omsorgsförvaltningen Internkontrollplan förslag Datum Dnr NOH 2018/ Internkontrollplan 2019 omsorgsnämnden System/rutin Hantering av kontanta privata medel Kontrollmoment Vad? Kontroll av att gällande riktlinjer kring systematisk redovisning av insättningar och uttag av de kontanta privata medlen följs. Kommentar Varför? Kontanta medel medför av sin natur en risk för att oegentligheter kan begås. En korrekt hantering rörande dessa medlen skapar ett förtroende för verksamheten. Kontrollansvarig Vem? Administratörer Granskning När? Granskningen klar till 15 oktober Kontrollmetod Hur? Kontrolleras genom stickprov. Stickprov görs av 20 % av de boende per särskilt boende och bostad med särskild service Rapport till Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet ON 2018/22 Tekniska lösningar/ insatsen tillsyn via kamera Tillsyn via kamera är en upphandlad tjänst. En kontroll ska ske av hur de beställda tillsynsuppdragen följs av den upphandlade parten. Säkerställa så användare, anhöriga och personal kan känna sig trygga och nöjda med tjänsten. 1.Utvecklings -samordnare för E-hälsa 2.Socialt ansvarig samordnare Granskningen klar till 15 oktober 1.Kontroll genom stickprovsgranskning av logglista för tillsyn via kamera. Granskningen sker under en vecka på våren och under en vecka under hösten. Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Möjlig/Kännbar 3*3=9 poäng 2. Avvikelser. Sammanställning och analys. Kvalitet/ dokumentation Kontroll över följsamheten av den enskildes önskemål om när han eller hon vill kunna få stiga upp eller kunna få gå och lägga sig. Det som ska granskas är dokumentation av hela kedjan, dvs från beslut till verkställighet. Enligt socialtjänstlagen ska verksamheten bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. En omsorgstagare ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp ges. Socialt ansvarig samordnare Granskningen klar till 15 oktober Kontrolleras genom stickprov. 5 per särskilt boende och 2 per bostad med särskild service Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng

30 2(2) System/rutin Kontrollansvarig Vem? 1-3. Personalkonsulent Personalförsörjning Kontrollmoment Vad? Kontrollmoment: 1.Tillsvidareanställd per yrkeskategori med syfte att öka andelen 2. Följa antalet arbetade timmar med fokus på att minska antalet timvikarier Kommentar Varför? Personalbrist är redan ett faktum. Detta leder till en sårbarhet för organisationen och en risk för att verksamhetens kvalitet kan påverkas negativt genom svårigheter att få tillgång till rätt kompetenser. 4. Chef strategisk kompetensförsörjning 5. Strateg Granskning När? 1-3. Görs per april och augusti 4. Klar senast under april 5. Klar till 15 oktober Kontrollmetod Hur? 1-3. Sammanställning och analys 4. Sammanställning och analys 5. Sammanställning och analys Rapport till Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Konsekvenser/ sannolikhet Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng 3.Personalomsättning 4.Kartläggning av bristyrken 5. Introduktion Arbetskläder Kontroll över att faktureringen från leverantören följer avtalet. Arbetskläder för personal i omsorgsarbetet är sedan drygt ett år införskaffade. Behov finns att säkerställa faktureringen. Utvecklingssamordnare för E-hälsa Granskningen ska genomföras vid två tillfällen under året. En gång på våren och en gång på hösten. Den samlade granskningen ska vara klar till 15 oktober. Kontroll genom stickprov gällande: 1.Om vi blir rätt fakturerade. 2.Om fakturerade vite/kassationer stämmer. Förvaltningschef rapporterar till AU i november och ON i december. Sannolik/Kännbar 4*3=12 poäng

31 ifj Alvesta l'íommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (19) Omsorgs nämnden arbetsutskottet ON AU 53 Dnr 2018/ Risk- och konsekvensanalys inför internkontrollplan 2019 Beslutsunderlag 1. Underlag för riskanalys, 15 juni 2018 Redogörelse En del i processen för intern kontroll är riskanalys där möjliga risker inventeras och bedöms. Riskerna identifieras utifrån vilka faktorer som är avgörande för om nämnden kan uppnå målen för verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv. Förvaltningen har gjort en inventering av risker vilka arbetsutskottet värderar utifrån: 1. Hur sannolikt är det att fel inträffar? 2. Om det befarade inträffar- hur stor blir konsekvensen av det som inträffar? Utifrån de risker som får högst poäng i värderingen tar omsorgsforvaltningen sedan fram ett förslag på internkontrollplan för kommande år till omsorgsnämnden. Det finns redan ett område beslutat för 2019 och det är kontroll av hantering av omsorgstagarens privata kontanta medel. Beslut Arbetsutskottet beslutar att följande riskområden ska kontrolleras under 2019: 1. Arbetskläder 2. Personalförsörjning 3. Kvalitet - självbestämmande 4. Tekniska lösningar - tillsyn via kamera Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

32 Omsorgsförvaltningen Förvaltningskontoret Marianne Stark Strateg Tel E-post: Riskanalys Datum Diarienummer NOH 2018/ Riskanalys inför internkontrollplan 2019 En del i processen för intern kontroll är den inledande fasen, riskanalys. I denna fas identifieras vilka risker som finns i verksamheten såväl nya som ändrade risker. Riskerna identifieras utifrån vilka faktorer som är avgörande för om nämnden kan uppnå målen för verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv. Förvaltningen inventerar riskerna i form av en bruttolista som arbetsutskottet därefter värderar utifrån: 1. Hur sannolikt är det att fel inträffar? 2. Om det befarade inträffar hur stor blir konsekvensen av det som inträffar? Sannolikhet- och konsekvensanalys (SoK-matris) Som ett stöd i bedömningen av hur stor risken är ska nedan bild användas. Exempel: Om en risk bedöms som att den sannolikt kan inträffa så poängsätts den risken till en fyra. Om konsekvensen av risken dessutom bedöms som allvarlig så blir också den poängsättningen en fyra. Den totala risken blir då 4*4=16. Sannolikhet/ Konsekvens 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Sannolikhet Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Konsekvens Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig Risken är praktiskt taget obefintlig Risken är mycket liten Det finns risk för att fel ska uppstå Det är mycket troligt att fel ska uppstå Obetydlig Uppfattas som liten Uppfattas som besvärande Så stor att felaktigheter inte får inträffa Fokus ska läggas på de risker som identifieras i figurens övre högra hörn, det vill säga ett värde På följande sidor redovisas arbetsutskottets bedömning (ON AU 53/2018) Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

33 Omsorgsförvaltningen Förvaltningskontoret Marianne Stark Strateg Tel E-post: Riskanalys Datum Diarienummer NOH 2018/ Arbetsutskottets bedömning över tänkbara nya kontrollområden för internkontrollplan 2019 Kontrollområde Risk/kommentar Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Avgiftsdebitering Påverkar verksamhet och ekonomi. Om en avgiftsdebitering inte följer beslutade riktlinjer så finns risk att den enskilde blir debiterad inkorrekt avgift. Kontroll ska ske av följsamhet till Handbok för avgifter och taxor Arbetskläder Påverkar ekonomi. Arbetskläder för personal i omsorgsarbetet är sedan drygt ett år införskaffade. Behov finns av att säkerställa att faktureringen från leverantören följer avtalet. Kontrollmoment: 1. Kontroll av att vi blir rätt fakturerade 2. Kontroll av fakturerade viten/kassationer stämmer Rökpolicy Påverkar verksamhet, ekonomi och personal Alvesta Kommun har som mål att ingen medarbetare ska behöva bli utsatt för tobaksrök på eller i direkt anslutning till sin arbetsplats. Inte heller personer som finns i kommunens verksamhet ska behöva utsättas för tobaksrök. Kontroll ska ske av om anställda undertecknat/tagit del av dokumentet basala hygienrutiner och rökpolicy (stickprov per enhet) Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

34 3(5) Kontrollområde Risk/kommentar Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Personalförsörjning SAM (Systematisk arbetsmiljö) Påverkar verksamheten, ekonomi och personal. Risk att organisationen inte har rätt kompetenser, får svårt att rekrytera och behålla personal inom bristyrken samt får en sårbarhet vid byte av befattningshavare som innehar en chefstjänst/specialisttjänst. Kontrollmoment 1. Tillsvidareanställda per yrkeskategori 2. Följa antalet arbetade timmar, fokus på att minska antalet timvikarier 3. Personalomsättning 4. Kartläggning av bristyrken 5. Introduktion Påverkar personal. Arbetsmiljöverket har genomfört tillsyn över arbetsmiljön på några av förvaltningens enheter inom äldreomsorg. Det som huvudsakligen framfört som brist är en avsaknad av en skriftlig dokumentation för delar av arbetsmiljöarbetet, exempelvis riskbedömningar. Kontroll ska ske över om rutiner inom SAM är kända för chefer, skyddsombud och personal Kvalitet Påverkar verksamhet, ekonomi och personal. Kontrollmoment: Självbestämmande får jag stiga upp eller gå och lägga mig när jag vill. Granskning av dokumentation av hela kedjan från beslut till verkställigheten Kvalitet Påverkar verksamhet, ekonomi och personal. Kontrollmoment: Matdistribution. Kontroll av om rutiner är kända och följs 1 4 4

35 4(5) Kontrollområde Risk/kommentar Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Tekniska lösningar Prognossäkerhet Rehabilitering Påverkar verksamhet. Tekniska lösningar rörande tillsyn via kamera. Avstämning kommer att ske över hur uppdragen följs. Kontroll ska ske genom stickprovsgranskning av logglista för tillsyn via kamera. En god prognossäkerhet är ett beslutat nämndmål för Syftet är att nå en god kostnads- och intäktskontroll. Respektive enhetschefs prognos per augusti ska i all väsentlighet överensstämma med bokslutet. Kontroll ska ske över prognossäkerheten för Det finns en kommunövergripande rehabiliteringsrutin. I den beskrivs hanteringen kring sjukfrånvaro över 60 dagar alternativt rutin vid upprepad korttidsfrånvaro. Kontroll ska ske över om rutinen är känd hos enhetscheferna och om den följs

36 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden 9 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 4 oktober Förslag på riktlinjer, 4 oktober ON , 26 februari ON AU , 1 november 2018 Redogörelse I samband med en revision av omsorgsnämndens internkontroll vid debitering av taxor och avgifter visade granskningen att ett antal rutiner och riktlinjer saknades eller var otydliga. Nämnden beslutade med anledning av detta att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner och riktlinjer för debiteringsprocessen (ON 4/2018). Förvaltningen har sett över de rutiner och riktlinjer som finns och tagit fram ett samlat dokument Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter för omsorgsnämnden. Syftet med det samlade dokumentet är att förtydliga vilka regler och rutiner som ska gälla så att en följsamhet kan garanteras till de statliga krav och anvisningar som finns inom området. Beredning 1. ON AU , 1 november 2018 Förslag till beslut beslutar att: 1. godkänna förvaltningens förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter. 2. riktlinjerna börjar gälla 1 januari 2019, men för redan förekommande omsorgstagare används de nya riktlinjerna från och med den årliga omräkning av avgiften som sker i början av Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

37 Omsorgsförvaltningen Förvaltningsledningskontor Marianne Stark Strateg Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Diarienummer NOH 2018/ Förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Bakgrund I samband med en revision av omsorgsnämndens internkontroll vid debitering av taxor och avgifter visade granskningen att ett antal rutiner och riktlinjer saknades eller var otydliga. Nämnden beslutade med anledning av detta att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner och riktlinjer för debiteringsprocessen (ON 4/2018). Redogörelse Förvaltningen har sett över de rutiner och riktlinjer som finns och tagit fram ett samlat dokument Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter för omsorgsnämnden. Syftet med det samlade dokumentet är att förtydliga vilka regler och rutiner som ska gälla så att en följsamhet kan garanteras till de statliga krav och anvisningar som finns inom området. Följande nya principiella ändringar är inarbetade i riktlinjerna och finns att ta ställning till: Nivå på minimibeloppet beräknas utifrån Konsumentverkets hushållsbudget för ensamstående personer 61 år och äldre. I den nya riktlinjen finns förslag att nivån för livsmedelskostnaden ändras till att fortsättningsvis beräknas för personer 75 och äldre. Anledningen är att flertalet av dem som bor på särskilt boende eller har hemtjänst i ordinärt boende tillhör gruppen 75 år eller äldre. Vid beräkning av den enskildes avgiftsutrymme används den bostadskostnad som ligger till grund för bostadstillägget. Detta kompletteras med förbehållet att det alltid är de faktiska bostadskostnaderna som ska gälla om sådana är kända eller kan tas fram. Vid ett negativt avgiftsutrymme betyder det i praktiken att den enskilde inte har tillräckliga medel för att uppnå det fastställda förbehållsbeloppet som ska garantera att den enskilde har medel för att täcka personliga levnadskostnader och boende. Vissa kommuner jämkar då kostavgiften ner till nivå för livsmedelsposten som finns i förbehållsbeloppet andra kommuner hänvisar den enskilde att söka försörjningsstöd. I riktlinjerna finns förslag att för försörjningsstöd i övrigt så ska hänvisning ske till Alvesta kommuns förvaltning för Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

38 2(2) individ- och familjeomsorg. Någon nedsättning av kostavgiften ska således inte ske. Den enskilde bör under en rimlig övergångstid ha rätt att förbehålla sig medel för den tidigare bostaden. Enligt tidigare rutiner har den enskildes avgift reducerats tills denne erhållit ett förbehåll motsvarande tre månaders dubbelhyra. I den nya riktlinjen finns förslag att den enskilde under som längst tre månader äger rätt att förbehålla sig medel för bostadskostnaden genom en reducerad omsorgsavgift. För att makar/registrerade partners ska beviljas jämkning/nedsättning krävs att båda personerna är beviljade bistånd till särskilt boende eller bostad med särskild service och att tidigare bostad är avvecklad eller är under avveckling. För att jämkning ska kunna ske förutsätts att avgiften är inkomstprövad och att förmögenheten inte överstiger tre basbelopp. I riktlinjen finns en ny beräkningsregel rörande nedsättning av avgift med anledning av att en av två makar/registrerade partners flyttar till särskilt boende alternativt till bostad med särskild service. Syftet är att förvaltningen ska kunna försäkra sig om att den enskilde maka/- registrerade partner inte ska drabbas av oskäligt försämrad ekonomisk situation. Förslag till beslut Omsorgsförvaltningen föreslår att omsorgsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag på riktlinjer för debitering av taxor och avgifter. Riktlinjerna börjar gälla 1 januari 2019, men för redan förekommande omsorgstagare används de nya riktlinjerna från och med den årliga omräkning av avgiften som sker i början av Mats Hoppe Förvaltningschef Marianne Stark Strateg Bilaga Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden

39 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Förbehållsbelopp minimibelopp Lagstiftning, förskrifter, rekommendationer: Socialtjänstlagen anger att ett förbehållsbelopp ska garantera att enskild har medel för att täcka personliga levnadskostnader och boende, först därefter tas avgift ut för hemtjänst, dagverksamhet, kommunal hälso- och sjukvård samt särskilt boende som inte innefattas av hyreslagen (anm; omsorgsnämndens samtliga boenden omfattas av hyreslagen). Ett förbehållsbelopp är således en norm för vad som räknas vara normala levnadsomkostnader och motsvarar summan av den inkomst den enskilde har rätt att behålla innan kommunen får ta ut någon avgift för hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård. Förbehållsbeloppet består av summan av minimibelopp och den enskildes bostadskostnad. Minimibeloppet är en schabloniserad kostnad för personliga behov och övriga normala levnadskostnader, baserat på kostnader för den som är 61 år eller äldre. Minimibeloppet omfattar kostnader för livsmedel, kläder, skor, fritid, hygien, dagstidning, telefon, radio- och TV-avgift, hemförsäkring, öppen hälsooch sjukvård, tandvård, hushållsel, förbrukningsvaror, resor, möbler, husgeråd och läkemedel. Högre kostnader innebär ingen absolut rätt att få dem beaktade. Minimibeloppet avser en tidsperiod av en månad och får inte vara lägre än 1/12 av gånger prisbasbeloppet för ensamstående (5 136 kr per månad för år 2018), och gånger prisbasbeloppet för var och en av sammanlevande makar eller sammanboende (4 340 kr per månad för år 2018). Det bör observeras att reglerna om minimibelopp inte innebär att kommunen har skyldighet att betala ut medel till en omsorgstagare för att han eller hon ska kunna uppnå den i lagen angivna nivån för minimibeloppet. Förslag på tillämpningsanvisningar: Förvaltningen följer Socialtjänstlagens anvisningar med följande förtydliganden: Minimibeloppet beräknas huvudsakligen från Konsumentverkets hushållsbudget för ensamboende och sammanboende personer 61 år och äldre. Livsmedelskostnaden beräknas dock för personer 75 år och äldre, då Konsumentverket numera beräknar livsmedelskostnaden för fler åldersgrupper och flertalet av dem som bor på särskilt boende eller har hemtjänst i ordinärt boende tillhör gruppen 75 år och äldre. Minimibelopp per månad för 65 år eller äldre (1/12 av) gånger prisbasbeloppet för ensamstående (5 136 kr per månad för år 2018), och gånger prisbasbeloppet för var och en av sammanlevande makar eller sammanboende (4 340 kr per månad för år 2018). För de som är år höjs minimibeloppet med 10 procent (1/12 av) gånger prisbasbeloppet för ensamstående (5 650 kr per månad år 2018) gånger prisbasbeloppet för var och en av sammanlevande makar eller sammanboende (4 854 kr per månad för år 2018) Individuell prövning av en höjning av minimibeloppet ska ske när enskild har varaktiga merkostnader som inte ryms inom minimibeloppet eller därutöver av olika skäl har andra levnadskostnader än dessa. Exempelvis kostnader orsakade av aktivitet eller ändamål som den enskilde inte bör avstå från. Förvaltningen ska i båda dessa fall av uppkomna merkostnader höja nivån på minimibeloppet i skälig omfattning under förutsättning att kostnaderna är av den beskaffenhet att de bör tillgodoses inom ramen för förbehållsbeloppet. Förutom att kostnaderna ska vara varaktiga krävs att behovet avser ett inte oväsentligt belopp. Varaktigheten ska vara under större delen av ett år och överstiga 200 kronor per månad. Kostnaden ska kunna styrkas. Vid principiella ärenden görs denna prövning av omsorgsnämnden. Individuell höjning av minimibeloppet beviljas för högst ett år, varefter omprövning ska ske. Detta görs i samband med den årliga omräkningen av avgiftsbeslutet. Omprövning kan även ske under löpande kalenderår om förhållanden som påverkar avgiften förändras. Kostnader som täcks av annat bidrag eller ersättning, till exempel handikappersättning, kan inte föranleda höjning av minimibelopp. Hänsyn tas inte till lånekostnader och räntor (annat än vid beräkning av bostadskostnaden). 1

40 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Minimibeloppet justeras i samband med förändring av prisbasbeloppet samt beroende på omständigheterna i ett enskilt fall. Ett högre minimibelopp kan tillämpas för alla i en kommun. Gruppen yngre med funktionsnedsättning ska särskilt beaktas vid möjlighet till höjning av minimibeloppet. Minimibeloppet ska höjas: Minimibeloppet ska höjas i skälig omfattning om individen på grund av särskilda omständigheter varaktigt har behov av ett inte oväsentligt högre belopp. Detta gäller vid fördyrade levnadskostnader inom ramen för angivna kostnadsposter eller andra kostnadsposter orsakade av aktivitet eller ändamål som individen inte bör avstå ifrån (tillfälliga kostnader av mindre storlek måste inte beaktas). Till exempel: -fördyrad kost (exempelvis när mat erhålls via hemtjänsten i eget, särskilt boende eller i dagverksamhet eller när yngre behöver mer mat än vad schablonen är baserad på) -äldre- och funktionsnedsattas underhållskostnader på grund av familjeoch arbetssituation (exempelvis arbetsresor, underhållskostnader för minderåriga eller andra kostnader för familjens underhåll) -kostnader på grund av en funktionsnedsättning (exempelvis rehabiliteringskostnader och dito resor dit) -yngre funktionsnedsattas behov av medel för bosättning, familjebildning och liknande -kostnader för god man. Minimibeloppet kan sänkas: Minimibeloppet kan sänkas när enskild inte har kostnader enligt kostnadsposterna. Detta till exempel när mat eller förbrukningsvaror ingår i avgiften för ett särskilt boende, hemtjänst eller dagverksamhet. 2

41 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Beräkning av avgift Lagstiftning, förskrifter, rekommendationer: För att kunna beräkna den enskildes avgift behöver hans eller hennes avgiftsutrymme räknas ut. Avgiftsutrymmet är den högsta avgift som den enskilde kan betala. För att beräkna avgiftsutrymmet ska från den enskildes bruttoinkomster avräknas skatter, avgift till trossamfund, bostadskostnad samt förbehållsbelopp. Avgiftsunderlaget beräknas utifrån bestämmelserna i 8 kap 4 Socialtjänstlagen, Socialstyrelsens riktlinjer samt på tillämpning av Socialförsäkringsbalken. Vid beräkning av bostadskostnad tillämpas samma regelverk som Pensionsmyndighetens använder vid fastställande av bostadskostnader, dock med förbehållet att det alltid är de faktiska bostadskostnaderna som gäller om sådana är kända eller kan tas fram. Vid ett negativt avgiftsutrymme betyder det i praktiken att den enskilde inte har tillräckliga medel för att uppnå det fastställda förbehållsbeloppet. I ordinärt boende sker i regel inget annat än att alla avgifter nollställs. I särskilt boende nollställs alla avgifter för vård och service, men här debiteras den boende normalt en matkostnad. I vissa inkomstlägen innebär matkostnaden att den enskilde inte har tillräckliga medel kvar för övriga utgiftsposter som ingår i förbehållsbeloppet. Många kommuner hanterar detta problem genom att jämka matkostnaden så att den enskilde uppnår lagstadgat förbehållsbelopp för övriga utgiftsposter. Kostavgiften kan jämkas ner till nivån för livsmedelsposten som finns i förbehållsbeloppet. I så fall behöver kommunen besluta om en sådan regel i tillämpningsanvisningarna för taxesystemet. Andra kommuner hänvisar den enskilde att söka försörjningsstöd hos socialtjänsten för att täcka sina kostnader. Förslag på tillämpningsanvisningar: Insamling av uppgifter för beräkning I samband med att den enskilde får sin insats beviljad ska myndighetshandläggaren överlämna förvaltningens blankett uppgifter för beräkning av omsorgsavgift och uppmana den enskilde, eller dennes ombud med fullmakt, att fylla i och lämna in blanketten. Vid besök från den kommunala hälso- och sjukvården så ska vid besöket en blankett för uppgifter för beräkning av omsorgsavgift lämnas för ifyllnad så att en korrekt debitering av avgiften kan ske. Omsorgstagare som är gift/registrerade partner ska båda lämna in sina uppgifter även om endast en av dem har beviljade insatser, då deras inkomster efter skatt räknas samman och fördelas med hälften på var och en. Vid det första tillfället en avgiftsberäkning görs så har den enskilde två veckor på sig att lämna in ifylld blankett. I avvaktan på att ifylld blankett inkommit debiteras den enskilde högsta avgift enligt taxa för de insatser denne erhållit. Detta gäller även när enskild inte samtyckt till att förvaltningen får inhämta uppgifter om inkomst, boendekostnad och bostadstillägg/motsvarande från berörda myndigheter. Försent inlämnad uppgift medger ingen retroaktiv beräkning. Därefter ska samtliga omsorgstagare med beviljade insatser uppdatera sina uppgifter en gång per år. Detta sker i början av varje år och det är avgiftshandläggaren som ska lämna ut blanketten uppgifter för beräkning av omsorgsavgift för ifyllnad till den enskilde. Om inte ifylld blankett inkommit inom två veckor så använder förvaltningen den enskildes tidigare inlämnade uppgifter. Avgiften omprövas från och med den debiteringsmånad ny blankett inkommit. Ändras förhållandena under året på grund av exempel ändrad hyra vid byte av bostad, är den enskilde skyldig att lämna uppgift om detta. Uppgifter från annan myndighet Samtycke lämnas en gång per år i samband med ifyllnad av inkomstblankett. Vad sker vid fel uppgifter? Om den enskilde lämnat fel uppgifter räknas avgift om från innevarande debiteringsmånad. Anledningen är att det åligger den enskilde att utan dröjsmål meddela förändringar som ligger till grund för avgifter enligt dessa regler. Om kommunen gjort en felaktig beräkning av avgiften och det varit till den enskildes nackdel räknas avgiften om så länge felet har varit. Om det varit till den enskildes fördel görs ingen retroaktiv omräkning. 3

42 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Det kan förekomma stickprovskontroller av inlämnade uppgifter och den enskilde ska på begäran styrka att inlämnade uppgifter stämmer. Avgiftsbeslut underrättelse Efter beräkning skickas ett skriftligt avgiftsbeslut till den enskilde eller dennes företrädare där storleken på avgifterna framgår, vilket avgiftsunderlag som har använts, hur avgifterna beräknats och information om hur man överklagar. Hantering av personuppgifter Personuppgifterna behandlas i enlighet med bestämmelserna i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Avgiftsutrymme Med avgiftsutrymme menas den högsta avgift som den enskilde kan betala. För att beräkna avgiftsutrymmet ska från den enskildes bruttoinkomst avräknas skatter, bostadskostnad samt förbehållsbelopp. Avgiftsutrymmet utgör ett slags högkostnadsskydd för den enskilde och de sammanlagda avgifterna får således inte överstiga detta belopp och inte heller det lagstadgade avgiftstaket (maxtaxa). För hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälso- och sjukvård kan den enskilde aldrig behöva betala mer än sitt individuella avgiftsutrymme. För att kunna fastställa den enskildes avgift behöver en utredning göras av den enskildes ekonomi. Underlaget består bland annat av inkomstuppgifter som hämtas från Pensionsmyndigheten och Försäkringskassan samt inkomstuppgifter som den enskilde lämnar. Avgiftsunderlag Med avgiftsunderlag avses den inkomst som den enskilde kan antas komma att få under de närmsta tolv månaderna, fördelat med lika belopp per kalendermånad. Avgiftsunderlaget beräknas utifrån aktuell förvärvs- och kapitalinkomster som är skattepliktig enligt Inkomstskattelagstiftningen och Socialförsäkringsbalken. Dessutom ska bostadstillägg, boendetillägg och bostadsbidrag anses som inkomst. Vissa inkomster som inte är skattepliktiga i Sverige räknas som inkomst i avgiftsunderlaget, bland annat utländsk inkomst och stipendier. Förmögenhet påverkar inte avgiftsunderlagets storlek. Däremot påverkar förmögenhet möjligheten att få nedsatt avgift som kompensation för dubbla boendekostnader vid flytt till särskilt boende/bostad med särskild service. Skatten beräknas enligt gällande skattelagstiftning. Avgiftsgrundande inkomst Följande skattepliktiga och skattefria inkomster är exempel på inkomster som ska vara avgiftsgrundande. Det är nettoinkomsten som ska utgöra avgiftsunderlaget. 4

43 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Observera att det kan förekomma andra inkomster än nedanstående och att de i så fall ska räknas med i den enskildes avgiftsgrundande inkomst. Inkomst av tjänst Allmän pension Allmän tilläggspension (ATP) Övriga pensionsinkomster Arbetsmarknadsförsäkringar (AMF) Arbetslöshetsersättning Inkomst av tjänst Övriga beskattningsbara inkomster Studiemedel, bidragsdelen Övrig studieersättning, skattepliktig del Föräldrapenning Underhållsbidrag för vuxna, skattepliktiga Vårdbidrag, skattepliktig del Sjukpenning, rehabiliteringspenning och sjuklön Aktivitetsersättning Bostadstillägg, särskilt bostadstillägg och bostadsbidrag Ersättning från avtalsgruppsförsäkring (AGS) Livränta och invaliditetsförmån Utländsk inkomst Stipendier Dessa inkomster ska vara aktuella och de två översta punkterna inhämtas automatiskt från Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten. Övriga uppgifter inhämtas från den enskilde. Inkomst av kapital Aktuell utdelning på aktier och övriga värdepapper Hyresinkomst Avkastning på banktillgodohavande med aktuell ränta Kapitalinkomsterna ska gälla de uppgifter som finns på årsbeskedet per den 31 december året före biståndsåret och inhämtas från den enskilde. Det är det sammanlagda årsbeloppet av inkomst av tjänst och inkomst av kapital som den månatliga avgiften baseras på. Nettobostadskostnad 5

44 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Vid avgiftsberäkning ska den enskildes nettobostadskostnad avräknas från nettoinkomsten. Med nettobostadskostnad avses den faktiska bostadskostnaden minskad med samtliga former av bostadsbidrag som den enskilde får. I de fall bostadstillägg för pensionärer utgår för eget boende använder kommunen den bostadskostnad som ligger till grund för bostadstillägget dock med förbehållet att det alltid är de faktiska bostadskostnaderna som gäller om sådana är kända eller kan tas fram. Bostadskostnad får endast tas upp för bostad/bostäder som stadigvarande är bebodd av hushållsmedlem (undantag vid dubbel bosättning). Hyrd bostad och bostad med bostadsrätt Bostadskostnad är den avtalade hyran inklusive uppvärmningskostnader, kostnad för varmvatten och sophämtning. Kostnad för hushållsel, avgift för hyresgästförening och eventuellt eget abonnemang på TV-kanaler och internet får inte räknas med som bostadskostnad. Observera att hushållsel ingår som en post i minimibeloppet. Den som har bostad med bostadsrätt får som boendekostnad också räkna med 70 procent av räntor på det i bostadsrätten upplånade kapital med säkerhet i bostadsrätten. Särskilt boende För särskilt boende räknas bostadskostnaden på samma sätt som för hyrd bostad. Småhus Som bostadskostnad för ett eget småhus som är inrättat som bostad för en eller två familjer räknas 70 procent av räntor på det i fastigheten upplånade kapital med säkerhet i fastigheten. Som bostadskostnad räknas även 70 procent av tomträttsavgäld, kommunal fastighetsavgift samt uppvärmningskostnader och övriga driftskostnader. Kostnader för bostadens uppvärmning och övrig drift beräknas med tillämpning av de schablonbelopp som fastställs av pensionsmyndigheten. Övriga bostadstyper Vid beräkning av bostadskostnad för övriga bostadstyper som tvåfamiljshus, lantbruksenhet, arrenderat småhus, andelshus eller egen flerfamiljsfastighet följs även de av pensionsmyndighetens regler för bostadstillägg till pensionärer. Fördelning av bostadskostnad Delar den enskilde bostad med en eller flera andra personer ska den beräknade bostadskostnaden fördelas lika mellan hushållets myndiga personer med egen inkomst. Ej avgiftsgrundande inkomster Följande är exempel på inkomster som inte är avgiftsgrundande. Förmögenhet 6

45 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Handikappersättning Assistansersättning Den del av vårdbidraget som utgör ersättning för meravgifter Försörjningsstöd Introduktionsersättning till flyktingar Omyndiga personers inkomster Studielån Barnbidrag Skatt Aktuell skattetabell används vid beräkning av avgiftsunderlaget. Om den enskilde är medlem i trossamfund och betalar sin avgift via skattesedel används vid beräkningen den genomsnittliga kyrkoavgiften för kommunens församlingar. För 2018 är genomsnittet 1.23 procent. Om den enskilde har individuellt extra skatteavdrag tas inte detta med i beräkningen då det anses som ett frivilligt sparande. Skatteavdrag för kyrkoavgift görs om den enskilde är medlem i trossamfund och betalar sin avgift via skattesedel. Om kyrkoavgiften skiljer sig åt inom kommunen beräknas den genomsnittliga avgiften. Skulder Ingen hänsyn tas till eventuella skulder. Har den enskilde skuldsatt sig kan detta bekostas av medlen för personliga behov. Ingen reducering av avgifterna ska ske. Ränta för lån för permanentboende (i småhus eller bostadsrätt) betraktas som en bostadskostnad (70 %). Avgiftsberäkning för olika hushållstyper Ensamboende Samtliga inkomster, tillgångar och utgifter enligt ovan ligger till grund för avgiftsberäkning. Makar och registrerade partner Makar eller registrerade partners inkomster efter skatt räknas samman och fördelas med hälften på var och en. Därför är det viktigt att båda lämnar sina inkomstuppgifter även om endast en har beviljade insatser. Den korrekta avgiften kan fastställas först när alla inkomstuppgifter inkommit. Vid fastställandet av avgifterna ska förvaltningen dessutom försäkra sig om att omsorgstagarens make eller registrerade partner inte drabbas av en oskäligt försämrad ekonomisk situation. För makar eller registrerade partners som lever åtskilda på grund av att en av makarna bor i särskilt boende/enskilt vårdhem, ska den sammanlagda nettoinkomsten ligga till grund för avgiftsberäkningen. För makar eller registrerade partners som inte bor tillsammans ska eventuellt bostadsstöd (t ex bostadstillägg) räknas som inkomst på var och en för sig. 7

46 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Sammanboende I begreppet sammanboende inkluderas även t ex syskon, föräldrar och vuxna barn. För sammanboende beräknas inkomsterna var för sig, då det inte finns någon lagstadgad underhållsskyldighet dem emellan. Nedsättning av avgift med anledning av dubbel boendekostnad Reducering av avgift om avgiftutrymme saknas Om avgiftsunderlaget är noll eller ett minusbelopp kan avgift för hemtjänst, dagverksamhet och kommunal hälsooch sjukvård inte tas ut. Den enskildes avgift nollställs då. Någon reducering av den enskildes matkostnad och hyra för särskilt boende görs däremot inte. Om underskott uppstår ska personer som är 65 år och äldre hänvisas till Pensionsmyndigheter för ansökan om bostadstillägg/äldreförsörjningsstöd och för yngre personer så ska de hänvisas till Försäkringskassan om bostadstillägg. Förvaltningen ska vara den enskilde behjälplig med ansökan till Pensionsmyndighet/Försäkringskassan om önskemål finns om det. För försörjningsstöd i övrigt så hänvisas till kommunens förvaltning för individ- och familjeomsorg. Jämkning i speciella fall När särskilda skäl föreligger kan hemtjänst- och/eller avgift för kommunal hälso- och sjukvård sättas ned eller helt utgå efter delegationsbeslut av förvaltningschef, se delegationsordningen. Detta gäller nedsättning av sociala skäl, eftersom nedsättning av ekonomiska skäl alltid hanteras som höjning av förbehållsbeloppet. Beslut om förbehållsbelopp fattas på delegation av avgiftshandläggare. Observera att kostavgift, hyra och elavgift inte kan sättas ned eller utgå. Lagstiftning, förskrifter, rekommendationer: Socialstyrelsen anger att i samband med flytt till särskilt boende kan den enskilde få tillgodoräkna sig förbehållsbelopp för bostadskostnad för två bostäder. Den enskilde bör under en rimlig övergångstid ha rätt att förbehålla sig medel för den tidigare bostaden. Vad som är rimlig övergångstid är upp till respektive kommun att besluta om i sina tillämpningsregler. Förslag på tillämpningsanvisningar: För ensamstående: Den enskilde bör under en rimlig övergångsperiod, dock längst tre månader, efter muntlig acceptans av flytt till särskilt boende/bostad med särskild service, äga rätt att förbehålla sig medel för boendekostnad för den tidigare bostaden. Den enskilde ska informera om när bostaden är såld eller uthyrd på nytt. För makar/registrerade partners: För att makar/registrerade partner ska beviljas jämkning/nedsättning krävs att båda personerna är beviljade bistånd till särskilt boende/bostad med särskild service och att tidigare gemensam bostad är avvecklad/under avveckling. För sammanboende: 8

47 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden En sammanboende beviljas inte jämkning för dubbla boendekostnader, då det inte finns lagstadgad underhållningsskyldigheter sammanboende emellan. I begreppet sammanboende inkluderas även t ex syskon, föräldrar och vuxna barn. Övriga förutsättningar för jämkning: För att jämkning ska kunna ske förutsätts att avgiften är inkomstprövad och att förmögenheten inte överstiger tre basbelopp. Ansökan om jämkning ska ha kommit in senast månaden efter inflyttningsmånad. Hyresrätt ska sägas upp senast fem arbetsdagar efter muntlig acceptans av flyttning till särskilt boende/bostad med särskild service. Ägd fastighet, bostadsrätt eller ägarlägenhet, som är permanent boende, ska lämnas till försäljning inom en månad från muntlig acceptans av flyttning till särskilt boende/bostad med särskild service för att berättiga till jämkning för dubbla boendekostnader. Detta ska styrkas med skriftlig kopia av mäklaruppdrag eller motsvarande. Om en boende avlider under perioden som jämkning är beviljad, erhålls jämkning till och med den månad som personen avlidit under. Dödsbodelägare äger inte rätt att ansöka om jämkning av dubbla boendekostnader. Ingen jämkning beviljas av fastighet/bostadsrätt/ägarlägenhet som ges bort som gåva. Beräkning: Jämkning sker av avgiften för hemtjänst/daglig verksamhet/kommunal hälso- och sjukvård under de tre månaderna som den enskilde har rätt att få jämkning av avgiften. Om avgiften är noll eller ett minusbelopp kan avgiften för hemtjänst/kommunal hälso- och sjukvård inte tas ut under den perioden. Avgift för kost eller hyra för särskilt boende/bostad med särskild service jämkas inte. Förvaltningen betalar inte ut medel till den enskilde om det uppstår ett negativt avgiftsutrymme. Den enskilde ska i sådana fall hänvisas till prövning av behov av försörjningsstöd enligt Socialtjänstlagen alternativt Äldreförsörjningsstöd/bostadstillägg hos Pensionsmyndigheten alternativt Försäkringskassan. Den högsta bostadskostnaden, oavsett om den avser tidigare bostad eller särskilt boende/bostad med särskild service, läggs in i förbehållsbeloppet. Jämkning görs därefter för den lägsta av de båda boendekostnaderna. Förhållandena blir likvärdiga för den enskilde oavsett om den högsta bostadskostnaden finns inom det särskilda boendet/bostad med särskild service eller avser den tidigare bostaden. 9

48 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Nedsättning av avgift med anledning av att en av två makar/registrerade partners flyttar till särskilt boende/bostad med särskild service Lagstiftning, förskrifter, rekommendationer: Socialstyrelsen anger att makar och sammanboende betalar var och en avgift efter det individuella behov av insatser som bedömts i samråd med den enskilde. När avgifterna fastställs ska kommunen försäkra sig om att den enskildes make inte drabbas av en oskäligt försämrad situation. Många kommuner har därför infört särskilda beräkningsregler eller jämkningsregler så att exempelvis en hemmavarande make tillförsäkras medel motsvarande förbehållsbeloppet. Genom detta skyddas den som bor kvar i det ordinära boendet mot en allt för försämrad ekonomisk situation. Förslag på tillämpningsanvisningar: Förvaltningen ska försäkra sig om att den enskildes make/registrerade partner inte drabbas av en oskäligt försämrad ekonomisk situation. Makar/registrerade partners: Vid beräkning av inkomst för makar och registrerade partners ska den enskildes inkomst anses utgöra hälften av makarnas sammanlagda inkomster (tudelningsprincipen). Sammanboende: Vid beräkning av inkomst för sammanboende räknas inkomsterna alltid var för sig, då det inte finns lagstadgad underhållningsskyldigheter sammanboende emellan. Någon nedsättning av avgiften sker alltså inte för sammanboende med anledning av den andres flytt till särskilt boende. Regler: När en av sammanlevande makar/registrerade partners flyttar till ett särskilt boende, beräknas pension och bostadstillägg som för ensamstående, vilket innebär en höjning av inkomsten. Avgiftshandläggaren ska alltid informera den sökande om vikten av att snabbt meddela försäkringskassan/pensionmyndigheten den nya situationen. Vid beräkning av avgiftsunderlag gäller dock fortfarande tudelningsprincipen vad gäller inkomsterna. Tudelningsprincipen gäller dock inte för bostadstillägg (vid skilda hushåll), utan detta tas upp till fastställt belopp för respektive make/registrerade partners vid beräkning av avgiftsunderlaget. Om den ena maken/registrerade partnern flyttar till särskilt boende och kvarvarande make/registrerade partner trots tudelningsprincipen, inte har tillräckliga medel för personliga behov i nivå med minimibelopp och bostadskostnad, ska förvaltningen frångå tudelningsprincipen. Vid beräkning av avgiftsunderlag ska hänsyn tas till båda makarnas/registrerade partners inkomster och utgifter och en nedsättning avgiften kan ske för att tillse att den kvarboende maken/registrerade partner har kvar medel motsvarande sin boendekostnad och förbehållsbelopp (kvarboendeskydd).om den kvarboende maken/registrerade partner får underskott vid beräkning jämkas först 10

49 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden hemtjänstavgiften/avgift till dagverksamhet/kommunal hälso- och sjukvård för den kvarboende maken till noll kronor innan eventuell jämkning görs för den maken/registrerade partner som flyttat till särskilt boende. Avgift för kost och hyra för särskilt boende jämkas inte. Förvaltningen betalar inte ut medel till den enskilde om det uppstår ett negativt avgiftsutrymme. Om den som har insatser har ett avgiftsutrymme (+) och den som inte har insatser har ett negativt avgiftsutrymme (-) ska detta kompenseras genom en manuell hantering i debiteringssystemet. Detta sker genom ett individuellt belopp motsvarande maken/makans/registrerade partnerns negativa utrymme läggs på den som har insatser och avgiftsutrymme. Den person som har insatser får då sannolikt en lägre avgift och makarna/registrerade partnern får sammantaget behålla mer av sin gemensamma inkomst. Om båda har ett negativt avgiftsutrymme ska ett individuellt belopp läggas på den som har insatser under förutsättning att det leder till en reducering. Debitering av avgift - avräkningsregler Lagstiftning, förskrifter, rekommendationer: Enligt praxis. Förslag på tillämpningsanvisningar: Debitering av avgift Alla avgifter debiteras en gång per månad. Förfallodag är den sista i månaden. Varje månad beräknas innehålla 30 kalenderdagar när beräkning om t ex frånvaro sker. Avgift för hemtjänst och kost debiteras från verkligt inflyttningsdatum. Vid flytt till bostad med särskild service tas hyra ut från och med att bostaden ställts till förfogande enligt beslut. Avgift för korttidsvistelse-/växelvård och kostnad för kost samt avgift för hygienpaket vid korttidsvistelse/växelvård uttages inte för inflyttningsdagen men för utflyttningsdagen. Vid tillfällig vistelse i annan kommun ansvarar Alvesta kommun för att debitera avgift till den enskilde. Vistas en omsorgstagare från en annan kommun i Alvesta kommun ansvarar hemkommunen för avgiften till den enskilde. Alvesta kommun debiterar därefter den andra kommunen utefter denna kommunens avgift för taxan. Avgiften för samtliga insatser avrundas till närmaste hela krontal uppåt. Om den sammanlagda debiteringen per faktura understiger 30 kronor sker ingen debitering utan den makuleras. Vid kortare tidsperiod När insats ges kortare tid än en månad anpassas avgiftsnivån proportionerligt. Det vill säga avgiften bör inte överstiga högkostnadsskyddsbeloppet dividerat med trettio. Avräkningsregler vid frånvaro 11

50 Omsorgsförvaltningen Riktlinjer för debitering av taxor och avgifter inom omsorgsnämnden Vid frånvaro på grund av sjukhusvistelse sker avdrag för avgift för hemtjänst med 1/30 av beslutad månadsavgift per frånvarodag. Avdraget görs fr o m inskrivningsdagen t o m dagen innan utskrivningsdagen. Avdrag sker med avgift för kost på samma beräkningsgrund. Om den enskilde av annan anledning har uppehåll av sina insatser under en sammanhängande period av minst 14 dagar görs halvt avdrag på månadsavgiften och vid uppehåll av minst 30 dagar betalas ingen månadsavgift. Avdrag sker under förutsättning att den enskilde meddelat personalen sin frånvaro sju dagar i förväg. Om den enskilde påbörjat en planerad vistelse på korttids-/växelvårdsplats och under denna vistelse väljer att åka hem på permission för att sedan under samma period återkomma till korttids-/växelvårdsplatsen görs inga avdrag. Inga avdrag medges heller om den enskilde väljer att komma senare än planerat eller åker hem i förväg från en korttids-/växelvårdsvistelse, såvida det inte beror på sjukdom. Vid senare ankomst eller tidigare avfärd på grund av sjukdom debiteras varken avgift för korttid/växelvård eller kostnad för kost. 12

51 lii Alvesta l~mun Omsorgs nämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida 6(20) ON 4 Dnr 2017/ Svar på granskning av intern kontroll vid debitering av avgifter Beslutsunderlag l. ON AU 6, 12 februari Tjänsteskrivelse, 19 december Missiv, 9 november Revisionsrapport, 9 november 2017 Redogörelse Revisorerna i Alvesta kommun har gjort en granskning omsorgsnämndens interna kontroll vid debitering av avgifter. Revisorerna önskar svar angående vilka åtgärder nämnden avser vidta för att åtgärda de påpekanden som görs i granskningen. I granskningen konstateras bland annat att det saknas dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hanteringen av kundfakturor, att flödena och kontrollerna vid debitering inte bedöms vara tillräckligt dokumenterade samt att det saknas tillräckliga kontroller och uppföljning finns som säkerställer att avgifterna blir korrekt redovisade. Beredning ON AU 6 Beslut beslutar att: 1. Anta förvaltningens tjänsteskrivelse som sitt svar till revisorerna. 2. Ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner och riktlinjer för debiteringsprocessen. 3. Ge förvaltningen i uppdrag att ta fram rutiner/riktlinjer som syftar till att kunna kontrollera att debiterade avgifter stämmer med redovisningen. Rutinen ska ingå som ett kontrollmoment i nämndens internkontrollplan. 4. Ge förvaltningen i uppdrag att se över kravprocessen så att den sker i enlighet med de rutiner som finns fastställda. 5. Ge förvaltningen i uppdrag att i samband med att det nya verksamhetssystemet införs systematisera debiteringsprocessen för att undvika manuella regleringar. Beslutet ska skickas till Revisorerna Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

52 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Lägesrapport och prognos gällande boendesituationen för äldre i Alvesta kommun 10 Redogörelse En redogörelse över nuläge samt prognos gällande boendesituationen för äldre i Alvesta kommun. Jämfört med juni 2017 då förvaltningen kunde redovisa ett växande antal tomma lägenheter föreligger nu en kösituation och för närvarande endast enstaka tomma och tillgängliga lägenheter. Bakgrunden är minskningen av antalet boende på Bryggaren. Förvaltningen prioriterar att öppna upp fem lägenheter på Furuliden som inte varit i drift på senare tid, vilket kräver en ökad bemanning. Den som har väntat längst har väntat sex månader och erbjuds en tillfällig plats inom kort. Målet är en stadigvarande lösning i enlighet med önskemål. För att avlasta övriga boenden används lägenheter på Bryggaren nu för korttidsplatser. Beredning 1. ON AU 76, 1 november 2018 Förslag till beslut Att noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

53 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Dnr 2018/ Förslag på avveckling av särskilda boendet Bryggaren Redogörelse Det särskilda boendet Bryggaren uppfyller inte gällande brandskyddsregler och Alvesta kommun har sedan flera år planerat för att ersätta det med en nybyggnation. Byggnaden har även andra brister som gör den olämplig som särskilt boende, det gäller planlösningen, smala korridorer och begränsningar i utemiljön, även ur arbetsmiljösynpunkten har brister konstaterats. Den dispens som finns från räddningstjänsten går ut våren Bryggaren måste avvecklas av brandsäkerhetsskäl. Detta innebär att de boende på Bryggaren successivt med start sommaren 2018 har erbjudits plats på övriga särskilda boenden. Hälften av de boendena har nu flyttat ut och hälften av personalen arbetar nu på andra arbetsplatser, främst inom Omsorgsförvaltningen. Vi har och är måna om att i denna besvärliga omställning beakta de boendenas önskemål om var de skulle föredra att flytta så att vi genom god planering och framförhållning kan hitta den bästa möjliga lösningen. Vi hade i sommar en mycket liten kö till lägenheter på våra boenden och dessutom ett antal som stod tomma vilket självklart underlättat processerna. Vi räknar med att verksamheten i form av särskilt boende på Bryggaren upphör under februari För närvarande finns det 22 omsorgstagare på Bryggaren och tillgången på lägenheter på övriga särskilda boenden bedöms kunna täcka behovet innan februari Vi har för närvarande ett mindre antal lägenheter tillgängliga, främst på Furuliden, men det uppstår en fördröjning med att ta dessa i bruk innan vi har rekryterat personal i tillräcklig omfattning. I kö finns då 18 omsorgstagare från Bryggaren och 16 personer som har beviljats eller förväntas beviljas plats på särskilda boenden. Några av de boenden på Bryggaren väljer att få sina behov tillgodosedda via hemtjänsten i ordinärt boende och planerar att flytta till Trygghetsboende när detta blir en möjlighet eller annat boende. Nedläggning av Bryggaren och skapandet av Trygghetsbostäder är i linje med kommunfullmäktiges beslutade strategi för en utvecklad omsorg för de äldre. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

54 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (2) Arbetet med att upphandla Trygghetsboenden i anslutning till de särskilda boendena Högåsen och Björkliden fortskrider. AllboHus har gjort en förstudie för hur Bryggaren kan byggas om till ett Trygghetsboende kombinerat med mötesplatser och aktiviteter för Alvesta tätort. Beredning 1. ON AU 77, 1 november 2018 Förslag till beslut föreslås att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta om en avveckling av särskilda boendet Bryggaren. Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

55 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Förslag på utredning gällande översyn av hanteringen av arbetskläder 12 Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 25 oktober 2018 Redogörelse beslutade 2015 (ON 46) att arbetskläder ska tillhandahållas personalgrupper/enheter i den omfattning som behövs för att följa föreskriften om basala hygienrutiner på ett adekvat sätt. Beslutet har även kompletterats med tillhandahållande av arbetskläder för vissa andra yrkeskategorier som inte omfattas av föreskriften. I samband med beslutet 2015 fick förvaltningen även i uppdrag att genomföra upphandling av hyra av arbetskläder, efterbehandling av dessa (s.k. cirkulationstvätt) samt hämtning och leverans av tvätt. Upphandling genomfördes tillsammans med Ljungby kommun och Uppvidinge kommun. Avtalet gäller för tre år och löper ut i februari 2020 men med möjlighet till förlängning. Det finns därför ett behov av att se över hur arbetskläder inklusive tvätt ska hanteras fortsättningsvis, antingen inom ramen för befintligt avtal eller genom annan lösning. Beredning 1. ON AU 78 Förslag till beslut s beslutar att ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att göra en översyn över hanteringen av arbetskläder inklusive tvätt. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

56 Omsorgsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum Dnr NOH 2018/ Förslag på utredning gällande översyn av hanteringen av arbetskläder Beskrivning av ärendet beslutade 2015 (ON 46) att arbetskläder ska tillhandahållas personalgrupper/enheter i den omfattning som behövs för att följa föreskriften om basala hygienrutiner på ett adekvat sätt. Beslutet har även kompletterats med tillhandahållande av arbetskläder för vissa andra yrkeskategorier som inte omfattas av föreskriften. I samband med beslutet 2015 fick förvaltningen även i uppdrag att genomföra upphandling av hyra av arbetskläder, efterbehandling av dessa (s.k. cirkulationstvätt) samt hämtning och leverans av tvätt. Upphandling genomfördes tillsammans med Ljungby kommun och Uppvidinge kommun. Avtalet gäller för tre år och löper ut i februari 2020 men med möjlighet till förlängning. Det finns därför ett behov av att se över hur arbetskläder inklusive tvätt ska hanteras fortsättningsvis, antingen inom ramen för befintligt avtal eller genom annan lösning. Omsorgsförvaltningens förslag till beslut s arbetsutskott föreslås besluta att ge omsorgsförvaltningen i uppdrag att göra en översyn över hanteringen av arbetskläder inklusive tvätt. Mats Hoppe Förvaltningschef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

57 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Information om hantering av hjälpmedel Redogörelse På sammanträdet redogörs för läget gällande hantering av hjälpmedel och tvätt av dessa mot bakgrund av att förslaget om en gemensam hjälpmedelscentral i länet inte längre är aktuellt. Beredning 1. ON AU 79, 1 november 2018 Förslag till beslut s noterar informationen. Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

58 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (3) Dnr 2018/ Förslag på revidering av reglemente för Kommunala pensionärsrådet Beslutsunderlag 1. Reglemente för Kommunala pensionärsrådet, antaget 19 september 2012 (KF 120) Redogörelse På Kommunala pensionärsrådets senaste sammanträde, 8 oktober 2018 ( 7), framfördes förslag från rådet om att kultur- och fritidsnämnden borde vara representerad eftersom många av de frågor som nämnden ansvarar för kan röra gruppen pensionärer. För närvarande finns representation i rådet från omsorgsnämnden med två ordinarie ledamöter samt personliga ersättare för dessa och från kommunstyrelsen, nämnden för samhällsplanering och nämnden för individ- och familjeomsorg med en ordinarie ledamot vardera samt personliga ersättare för dessa. Pensionärsrådets reglemente antogs av kommunfullmäktige 19 september 2012 ( 120). Behov finns därför av att även göra ett antal andra uppdateringar av reglementet då bland annat nämndsorganisationen ändrats sedan dess. Förslag på ändringar i Kommunala pensionärsrådets reglemente: Sid nr. Nuvarande lydelse Förslag på ny lydelse s.1, 5 st s.1, 5 st s.1, 6 st Organisationer som ingår i det Kommunala pensionärsrådet ska före den 1 november det år Kommunfullmäktige utses lämna förslag till Nämnden för omsorg och hälsa på ledamöter och ersättare. Personliga ersättare utses för såväl kommunens som för pensionärsorganisationernas ledamöter. Kommunens ledamöter utses på följande sätt: Organisationer som ingår i det Kommunala pensionärsrådet utser själva en ordinarie ledamot vardera och en personlig ersättare för denne samt ansvarar för att vid förändringar meddela detta till rådets sekreterare. Stryks ersätts med andra lydelser med samma innebörd (s.1, 5 och 6 st). Kommunens ledamöter utses på följande sätt: Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

59 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (3) s.2, 2 st Nämnden för omsorg och hälsa utser två ledamöter Kommunstyrelsen, Nämnden för arbete och lärande och Nämnden för samhällsplanering utser en ledamot vardera. Pensionärsrådet är organisatoriskt knutet till Nämnden för omsorg och hälsa. En tjänsteman från förvaltningen för omsorg och hälsa fungerar som rådets sekreterare. s. 2, 3 st Rådets arbete leds av ordföranden som utse av Nämnden för omsorg och hälsa. s. 2, 4 st Det justerade protokollet delges rådets ledamöter, Kommunstyrelsen, Nämnden för omsorg och hälsa, Nämnden för arbete och lärande, Nämnden för samhällsplanering samt eventuellt övriga berörda aktörer. s.2-3, 10 st och 1 st Utbildningar Kommunala pensionärsrådets ledamöter ska erbjudas utbildningar, studiebesök och dylikt som kan vara av intresse för dem att delta i, dock minst en gång per år. Vid varje sammanträde med pensionärsrådet ska rådets ledamöter informeras om kommande utbildningar/aktiviteter som kan vara relevanta att delta vid. Information tillhandahålls av rådets sekreterare som har till ansvar att bevaka aktuella utbildningar. Vid avsaknad av lämpliga utbildningar/aktiviteter kan ledamöter i pensionärsrådet ges utrymme att komma med önskemål Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande utser två ordinarie ledamöter samt personliga ersättare för dessa. utser även rådets ordförande. Kommunstyrelsen, nämnden för individ- och familjeomsorg, nämnden för samhällsplanering och kultur- och fritidsnämnden utser en ledamot vardera samt personlig ersättare för denne. Pensionärsrådet är organisatoriskt knutet till omsorgsnämnden. En tjänsteman från omsorgsförvaltningen fungerar som rådets sekreterare. Rådets arbete leds av ordföranden som utses av omsorgsnämnden. Det justerade protokollet delges rådets ledamöter samt eventuellt övriga berörda aktörer. Information om aktiviteter mm Kommunala pensionärsrådets ledamöter ska löpande få information om aktiviteter, utbildningar, evenemang och dylikt som kan vara av intresse för dem att delta i. Rådets sekreterare ansvarar för att tillhandahålla informationen.

60 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (3) s.3, 2 st eller förslag på utbildningar/aktiviteter. Ändring av reglemente kan initieras av Kommunala pensionärsrådet, Nämnden för omsorg och hälsa samt Kommunstyrelsen. Ändring av reglemente kan initieras av Kommunala pensionärsrådet, omsorgsnämnden eller kommunstyrelsen. Beredning 1. ON AU 80, 1 november 2018 Förslag till beslut/ Beslut beslutar att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att revidera reglementet för Kommunala pensionärsrådet i enlighet med ovanstående förslag. Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

61 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Sammanträdesplan 2019 för omsorgsnämnden 15 Beslutsunderlag 1. Förslag på sammanträdesplan 2019, 19 oktober 2018 Redogörelse Enligt 3 kap st omsorgsnämndens reglemente ska nämnden senast på novembersammanträdet fastställa tiderna för kommande års ordinarie sammanträden. Av reglementet framgår även att nämnden inte bör hålla sammanträde på samma dag som kommunfullmäktige. Ett förslag på sammanträdestider 2018 för omsorgsnämnden och för ett eventuellt arbetsutskott är framtaget. Förslaget tar hänsyn till den tidsplan som finns för behandling av ekonomiska månadsrapporter, delårsrapport samt verksamhetsplan med internbudget. Vilka datum som gäller för behandling av dessa framgår av förslaget på sammanträdesplan. Beredning 1. ON AU 81, 1 november 2018 Förslag till beslut beslutar att anta förslaget på sammanträdesplan för Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

62 Omsorgsförvaltningen Datum Dnr NOH 2018/ Sammanträdesplan 2019 Antagen av omsorgsnämnden 2018-xx-xx (ON xx) Anmälan av ärenden* Beredning, kl Utskick AU AU, kl Utskick ON ON, kl dec 9 jan jan 23 jan 22 jan 29 jan 6 feb 13 feb 20 feb 27 feb 25 mars 1 april 8 april 15 april 18 april 29 april 13 maj 20 maj 27 maj 3 juni 10 juni 17 juni 28 aug 4 sept 11 sept 18 sept 25 sept 2 okt 9 okt 16 okt 8 okt 23 okt 15 okt 30 okt 6 nov 13 nov 11 nov 18 nov 25 nov 2 dec 9 dec 16 dec *Sista dag för att lämna handlingar i ärenden är två dagar före utskicksdatum AU. Viktiga datum under februari Nämndens årsrapport ska vara behandlad av nämnden 1 mars Patientsäkerhetsberättelsen ska vara upprättade 2 oktober Nämndens delårsbokslut ska vara behandlat av nämnden, inklusive måluppföljning 15 november Verksamhetsplan med internbudget 2019 samt nämndens internkontrollplan 2019 ska vara antagna av nämnden 31 december Återrapportering av nämndens interna kontroll ska vara beslutad Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se

63 2(2) Ekonomiska månadsuppföljningar görs per mars, april, maj, september, oktober och november. Dessa ska vara behandlade av arbetsutskott eller nämnd alternativt signerade av ordförande senast den 11:e arbetsdagen i efterföljande månad. Rapport för mars 2019 behandlas av AU 15 april, omedelbar justering. Rapport för april 2019 signeras av ordförande senast 16 maj Rapport för maj 2019 beslutas av ON 18 juni, omedelbar justering. Rapport för september 2019 beslutas av AU 15 oktober, omedelbar justering Rapport för oktober 2019 beslutas av ON 13 nov (justering senast 15 nov) Rapport för november 2019 beslutas av ON 16 dec, omedelbar justering

64 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/29 Finansiering Rönndedalsvägen 32 (Spiran) Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse NOH 2018/ Redogörelse Omsorgsförvaltningen bedömer att det finns behov av ytterligare en bostad med särskild service enligt 9 9 p lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, i Alvesta tätort. Förvaltningen har undersökt möjligheten att bygga om det tidigare hemmet för vård och boende, HVB, Spirans lokaler till en bostad med särskild service samt att i anslutning till denna även ha korttidsvistelseplatser enligt LSS, vilka idag finns belägna på Svampvägen 2 (Ugglan). Totalt blir det fyra lägenheter och fem korttidsplatser. Det är i så fall även möjligt att knyta satellitlägenheter i närområdet till den nya bostaden. Efter att kommunfullmäktige godkänt ett principbeslut om inrättandet av en ny bostad med särskild service väntas processen med upphandling och tilldelningsbeslut samt den faktiska renoveringen av lokalen till cirka nio månader. Kostnaden för ombyggnationen av lokalen är kalkylerad till cirka kronor inklusive moms ( kr/m2). I kostnaden ingår en anpassning i enlighet med de lagkrav som finns på verksamheten. Investeringsbudget för inköp av inventarier behöver avsättas/budgeteras för år 2019 på kronor. Utökad driftbudget behöver tilldelas omsorgsnämnden för år 2019 (halvår) med kronor och för år 2020 (helår) och kommande år med kronor. Förvaltningschefen informerar om att i förslaget till Kommunfullmäktiges budgetplan för saknas finansiering av det nya boendet. Förslag till beslut noterar informationen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

65 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Sida (1) Dnr 2018/ Flytt av ansvar för Hagagården 17 Beslutsunderlag 1. ON AU 88, 7 november 2018 Redogörelse Ansvaret för Hagagården ligger 2018 fortfarande under på grund av otydlighet i denna fråga vid bildandet av Kultur och Fritidsnämnden från och med Hagagården drivs i föreningsregi och används enbart av föreningar. Detta var också avsikten från donatorn och ärendet handlades av dåvarande Kulturnämnden år I hyresavtalet från 2002 mellan AllboHus och dåvarande socialförvaltningen beskrivs verksamheten som Föreningslokaler Pensionärernas Hus. I och med bildandet av Kultur och Fritidsnämnden ligger frågor som rör föreningsverksamhet under denna nämnd och utanför s ansvarsområde. Beredning 1. ON AU 88, 7 november 2018 Förslag till beslut Att beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att Kultur- och fritidsnämnden har ansvaret för Hagagården. Att uppdrar till förvaltningschefen att inleda uppsägning av gällande hyresavtal med AllboHus Fastighets AB. Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Justeringsmännens sign Beslutsexpediering Utdragsbestyrkande

66 Omsorgsförvaltningen FLK Mats Hoppe Förvaltningschef Tel E-post: Tjänsteskrivelse Datum Dnr NOH 2018/ Flytt av ansvar för Hagagården Beslutsunderlag 1. ON AU 88, 7 november 2018 Beskrivning av ärendet Ansvaret för Hagagården ligger 2018 fortfarande under på grund av otydlighet i denna fråga vid bildandet av Kultur och Fritidsnämnden från och med Hagagården drivs i föreningsregi och används enbart av föreningar. Detta var också avsikten från donatorn och ärendet handlades av dåvarande Kulturnämnden år I hyresavtalet från 2002 mellan AllboHus och dåvarande socialförvaltningen beskrivs verksamheten som Föreningslokaler Pensionärernas Hus. I och med bildandet av Kultur och Fritidsnämnden ligger frågor som rör föreningsverksamhet under denna nämnd och utanför s ansvarsområde. Arbetsutskottets förslag till beslut Att beslutar att föreslå kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att Kultur- och fritidsnämnden har ansvaret för Hagagården. Att uppdrar till förvaltningschefen att inleda uppsägning av gällande hyresavtal med AllboHus Fastighets AB. Mats Hoppe Förvaltningschef Organisationsnr Besöksadress Postadress Telefon Hemsida E-post till förvaltningen Gärdesvägen Alvesta vx omsorg@alvesta.se