Protokoll från styrelsemöte i Nationella forskarskolan om åldrande och hälsa (SWEAH)

Transkript

1 Institutionen för hälsovetenskaper Protokoll från styrelsemöte i Nationella forskarskolan om åldrande och hälsa (SWEAH) Tid: Kl. 10:30-14:30 den 26 september 2016 Plats: CASE konferensrum B207, Health Sciences Centre, Baravägen 3, Lund Närvarande: Övriga närvarande: Ej närvarande: Agneta Stark (Ordförande) Jan Ekstrand (Vice ordförande) Johan Berglund Lena Dahlberg Anna-Karin Edberg Gudrun Edgren Susanne Gustafsson Alexander Darin Mattsson Susanne Iwarsson (koordinator för SWEAH) Christine Schmiege (sekreterare/administratör) Ulf Wickbom (anmält förhinder) Catharina Melander (anmält förhinder) Inledningsvis informerar Maria Haak, universitetslektor och docent vid institutionen för hälsovetenskaper i Lund och studiekoordinator för SWEAH sedan januari 2016, om aktuell kursverksamhet. Maria presenterar upplägg av kurserna, feedback från deltagarna och planering inför Postadress Health Sciences Center, Box 157, Lund Besöksadress Baravägen 3, Lund Telefon E-post sweah@med.lu.se Webbadress

2 DAGORDNING 2 1 Mötet öppnas Ordförande Agneta Stark hälsar alla välkomna. Gun Hellsvik har sagt upp sitt uppdrag i styrelsen av personliga skäl. Styrelsen är mycket tacksam för hennes arbete och värdefulla bidrag till SWEAH. 2 Utseende av justeringsperson Anna-Karin Edberg utses till justeringsperson. 3 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns. 4 Godkännande av föregående protokoll Protokollet godkänns och läggs till handlingarna. 5 Information Koordinatorn för SWEAH informerar: - Rapport från postdoktoral kurs, workshop 1, Båstad maj 2016 Susanne hänvisar till Maria Haaks rapport om den pågående postdoktorala kursen och informerar om att den höga andelen kursdeltagare med långa reseavstånd medför behov av extra övernattningar. Kursen kommer därför att överstiga budget, men å andra sidan kommer de medel som budgeterats för andra postdoktorala aktiviteter under året inte att användas. - Rapport marknadsföringsprojekt (bilaga 2) Susanne rapporterar att det är utmanande för Cecilia Winberg att få till stånd besök hos partners, men samtidigt rapporteras ett positivt intresse från de möten som hittills genomförts. Johan Berglund framhäver vikten av att locka partners med ny information vid sådana möten. Styrelsen föreslår att inbjuda partnerrepresentanter och handledare till gemensamma möten. - Utvärdering av kurs vid Göteborgs universitet, delfinansierad av SWEAH Susanne presenterar den samlade dokumentationen från kursen i tryckt form.

3 - Styrelsesammansättningen 2017 och framåt Flera ledamöter är nya i styrelsen sedan 2016, för andra går mandatsperioden ut (Agneta Stark, Jan Ekstrand, Ulf Wickbom, Gudrun Edgren). Doktorandrepresentanternas mandatperiod löper t o m disputationsdatum, men Catharina Melander har meddelat att hon avsäger sig fortsatt uppdrag som styrelseledamot fr o m 1 jan Kommande mandatperiod är beroende av Vetenskapsrådets beslut om fortsatt finansiering. Så snart detta är känt kommer koordinatorn att initiera arbetet med om-/nyval av styrelseledamöter, inklusive uppdragen som ordförande respektive vice ordförande. 3 - Övrigt Information om principer och anvisningar för ansökan om medel för medfinansiering av öppna kurser distribuerades i våras till samtliga partners. Eftersom inga ansökningar inkommit föreslår styrelsen att informationen distribueras ytterligare en gång, med deadline för en första ansökningsomgång innan årets slut. 6 Delegationsbeslut Läggs till handlingarna efter föredragning. 7 Aktivitetsrapport till Vetenskapsrådet Susanne Iwarsson föredrar huvudpunkterna i rapporten. Styrelsen konstaterar att det är en innehållsrik och välstrukturerad rapport och beslutar att vid nästa styrelsemöte initiera en diskussion om en framtida modell för medfinansiering för att möjliggöra verksamhet inom SWEAH efter bidragstidens slut (se punkt 7, stycke tre i Aktivitetsrapporten). 8 Halvårsuppföljning 2016 Ekonom Maria Mellin föredrar halvårsuppföljningen (bilaga 6). Noteras bör att flera stora fakturor inte var bokförda vid halvårsskiftet. Sammanfattningsvis har det t o m augusti 2016 förbrukats lika mycket som under hela Diskussion. Styrelsen konstaterar att kostnaderna hittills varit betydligt lägre än budget. Eftersom pengar finns enligt budget diskuteras frågan om antalet doktorander som kan anslutas i fjärde omgången (deadline 30 september 2016; 45 doktorander är redan anslutna). Dock kommer anslaget från VR, förutsatt att beslut fattas enligt tidigare information, att vara mindre fr o m 2017 (2 milj SEK per år mot hittillsvarande 5 milj SEK per år) vilket begränsar

4 omfattningen av de resurser som kan avsättas för koordination och administration. 4 9 Återrapport från doktorandrepresentanterna om SWEAHs pågående aktiviteter Alexander Darin Mattsson rapporterar om sina intryck från deltagande vid nordisk konferens i gerontologi i Tampere samt i pågående SWEAH-kurs. Doktoranderna har inte mycket kontakt med varandra över lärosätes- och disciplingränserna. Styrelsen diskuterar hur sådana kontakter kan stimuleras. Fysiska möten, t.ex. i form av doktoranddagar (36 deltagare 28 januari 2016, 22 anmälningar till 5 oktober 2016) anses vara ytterst viktiga. Funderingar kring behovet av mentorer mellan de olika kohorterna av anslutna doktorander framförs. 10 Uppföljning angående workshop om intervention, hösten 2017 Susanne Iwarsson informerar om att kostnaden för att anordna workshopen i Sverige vida överstiger den budgetram styrelsen beslutade om vid sitt sammanträde 11 april Diskussion: Alternativ 1: Köpa in kursen till Sverige, till en kostnad av SEK i stället för de budgeterade SEK. Alternativ 2: Erbjuda möjlighet för några doktorander/postdoktorer att delta i det årliga Summer Institute som anordnas av Gitlin med medarbetare vid John Hopkins University, School of Nursing i USA, kostnad: 2500 $/person. Alternativ 3: Invänta ett delvis distansbaserat format av workshopen som är under utveckling, vilket kommer att realiseras tidigast Beslut: Styrelsen ger koordinatorn i uppdrag att undersöka förutsättningarna för alternativ 2. Efter utlysning inom SWEAH (anslutna doktorander samt postdoktorer vid partnerlärosätena) kan max. fem sökande beviljas finansiering för att delta i Summer Institute 2017 (deltagaravgift samt kostnader för resa och uppehälle). Delegeras till koordinatorn att fatta beslut om tilldelning av medel. 11 Budgetförutsättningar för Beslut om principer Susanne Iwarsson föredrar den preliminära budgeten för 2017 (se bilaga 3 i aktivitetsrapporten). Diskussion. Beslut om principer för budget 2017: Utvärdering av SWEAH blir aktuellt fr o m 2017, viktigt att följa upp SWEAH-doktoranderna efter disputation. För denna typ av uppföljning och utvärdering är det angeläget att anlita en

5 extern utvärderingsresurs vilket kräver att medel avsätts i budgeten. Budgetposten för forskningsutbyte bör fortsatt ligga på SEK SEK bör reserveras för deltagande i Summer Institute om interventionsforskning i USA, se Sammanträde i Stockholm 30 november 2016 Susanne Iwarsson presenterar programmet för workshop 3 i den postdoktorala kursen vilken kommer att delvis samordnas med styrelsesammanträdet. Sammanträdestiden fastställs till kl Efter lunchpaus medverkar styrelseledamöterna i gruppseminarier med kursdeltagarna, kl Examinationsuppgifter i form av ansökningar om forskningsmedel (2 per person) kommer att fördelas mellan styrelseledamöterna för aktiv medverkan i seminariet. 13 Sammanträdestid vårterminen 2017 Två förslag för mötestider i Lund fastställs: torsdag 2 februari 2017 (reservmöte för nytt budgetbeslut i det fall VR inte beviljar fortsatt finansiering till SWEAH) onsdag 29 mars 2017 (vårterminens ordinarie styrelsemöte) 14 Övriga frågor Inga övriga frågor anmälda. 15 Mötet avslutas Ordföranden avslutar mötet. Vid protokollet: Christine Schmiege Mötessekreterare Agneta Stark Mötesordförande Anna-Karin Edgren Justeringsperson