Det här är Strängnäsbygdens Ryttarförening

Transkript

1 Det här är Strängnäsbygdens Ryttarförening

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Allmänt Verksamheten Årsmötet Styrelsen Sektioner Ungdomssektionen Tävlingssektionen Organisationsschema Arbetsuppgifter och ansvarsområden Styrelsen Styrelsens ansvarsområden Styrelsens arbetsuppgifter Revisorer Revisorssuppleanter Valberedning Övrigt Underlättande styrelsearbete Avtalskunder Ombud Anställd personal Ridskolechef Ridinstruktörer/instruktörer Stall- och anläggningspersonal Kontorspersonal Föreningens mål Dokument historik Bilagor A) Förtydligande av styrelsens arbetsgivaransvar B) Förtydligande av ridskolechefens uppdrag C) Ridskolechefens rapport, rapporteringsmall... 13

3 1 Inledning Dokumentet är framtaget för att ge en överblick och verka som ett hjälpmedel över arbetsordning och ansvarsområden för styrelse, anställda samt andra uppdragstagare i Strängnäsbygdens Ryttarförening. 2 Allmänt Strängnäsbygdens Ryttarförening, som är en ideell förening, utgör en sammanslutning av för hästsporten intresserade, med ändamål att bland annat främja sporten som folksport på det sätt som anges i föreningens stadgar. Föreningen är en lokal del av en rikstäckande organisation för ridsporten, vilket beskrivs nedan: Riksidrottsförbundet Svenska Ridsportförbundet Distrikt (Södermanland) Strängnäsbygdens Ryttarförening 2.1 Verksamheten Verksamheten ska i första hand inriktas på att: Erbjuda möjligheter för människor oavsett ålder, kön, etnisk bakgrund eller eventuell funktionsnedsättning att lära sig hantera hästen i olika situationer Därför medverka till skapande av en god hästsportanläggning och föregå med gott exempel inom hästsporten Utbilda instruktörer och andra funktionärer inom hästsporten Utbilda hästar och stödja anskaffandet av lämpligt hästmaterial Aktivera ungdom till deltagande i fostrande studie- och föreningsverksamhet Verka för en god uppfostran i säkerhetstänkande och horsemanship Bedriva tävlingsverksamhet som ett led i hästsportutbildningen, samt stödja medlemmars tävlingsambitioner Bereda människor med olika funktionsnedsättningar möjlighet till aktivitet inom föreningens hela verksamhetsområde

4 2.2 Årsmötet Föreningens verksamhet regleras av stadgarna. Årsmötet är högsta beslutande organ på vilket medlemmarna utser styrelse, revisorer och valberedning för det kommande verksamhetsåret. Samt beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året och beslutar om budget för det nya. 2.3 Styrelsen Övergripande gäller att se till föreningens medlemmars bästa och detta gäller alla styrelseledamöter. Styrelsen har här en central uppgift att medverka till att skapa goda och förtroendefulla relationer såväl mellan föreningsfunktionärer som anställda, något som är viktigt för samtligas trivsel och motivation. Styrelsen förvaltar föreningens tillgångar, driver samt ansvarar för verksamheten mellan årsmötena. För den dagliga driften av ridskolan och skötseln av hästarna har föreningen anställd personal- en huvudansvarig ridskolechef, stallpersonal, ridinstruktörer och kontorspersonal. 2.4 Sektioner Årsmötet utser sektioner för kommande verksamhetsår. Syftet med sektioner är att vara styrelsen behjälplig att ta tillvara intresse och utveckling av medlemmarna. Arbetsuppgifter och arbetssätt fastställs av sektionsstyrelsen i samråd med föreningsstyrelsen Ungdomssektionen Ungdomssektionen, vars uppgift är att främja ungdomsverksamhet, har egna stadgar och styrelse. Sektionen utser en ledamot som deltar på SbRf:s styrelsemöten. Vid hinder att delta ska en personlig suppleant delta i dennes ställe Tävlingssektionen Tävlingssektionens uppgift är att planera och arrangera tävlingar under året t ex lokala tävlingar och klubbmästerskap. Målet ska vara att tävlingarna går med vinst. Sektionen ansvarar för tävlingskontakter (tävlingsdatabas, domare, banbyggare etc) samt för Grönt Kort-utbildningar. 2.5 Organisationsschema Medlemmar Anställd personal Styrelse Ridskolechef Sektioner Kommittéer Projektgrupper Personal

5 3 Arbetsuppgifter och ansvarsområden I det följande definieras arbetsuppgifter och ansvarsområden för styrelsen och anställd personal. Dessa ska ses som riktlinjer och tjäna som ledning för arbetets bedrivande och ska inte behandlas som absoluta, skarpt avgränsande. Vid tveksamheter ska frågan hänskjutas till styrelsen. 3.1 Styrelsen Hela styrelsen inklusive suppleanter och ridskolechef kallas till ordinarie styrelsemöte. För löpande ärenden och för att bereda ärenden till ordinarie styrelsemöten kan styrelsen utse kommittéer och projektgrupper i vilket det bör finnas minst en styrelsemedlem. Samråd med ridskolechefen bör göras beroende på ärendets art. Dagordning anslås på av styrelsen utsedd anslagstavla för att på så sätt skapa öppenhet och demokrati gentemot föreningens medlemmar. Protokoll från styrelsemötena fördelas till samtliga styrelsemedlemmar, ridskolechefen och revisorerna. I protokollen ska personliga ärenden, till exempel personal, endast redovisas sammanfattningsvis eller med sekretess med tanke på integritetsrätten. På grund av sina ekonomiska åtaganden i anläggningen har Strängnäs Kommun rätt till insyn Styrelsens ansvarsområden Arbetsgivaransvar: Då föreningen har anställda innebär detta ett arbetsgivaransvar. Det är mycket viktigt att alla i styrelsen har kännedom om att de är arbetsgivare och att de känner till vad det innebär. Även om styrelsen delegerar uppgiften till en ledamot eller ridskolechef att vara kontaktperson för de anställda, så har styrelsen ett kollektivt ansvar. Eftersom ledamöterna i styrelsen ofta har ett arbete bredvid sitt förtroendeuppdrag kan det på många sätt vara ansträngande. Styrelsen måste sätta sig in i alla lagar, avtal och regler som gäller. De måste också vara tillgängliga för den anställdes behov under anställningen. Styrelsen ska driva arbetet i föreningen och det är styrelsen som i samverkan med ridskolechefen bestämmer vad den anställde ska ha för arbetsuppgifter. Det åligger även styrelsen att: Främja och uppmuntra till kontakt med medlemmarna samt vara tillgänglig för dem Främja föreningens verksamhetsidé om hästsport för alla Stödja ungdomsaktiverande verksamhet och ungdomssektionen Samarbeta med andra organisationer inom fritidssektorn Bereda föreningens medlemmar tillgång till god hästsport med utbildade instruktörer och hästar Medverka till skapande av en god hästsportanläggning Informera allmänheten om föreningens verksamhet Ha god kontakt med kommunens förtroendevalda politiker och förvaltningar Verkställa av föreningens årsmöte fattade beslut Årligen upprätta verksamhetsberättelse Utgöra förbindelselänk mellan medlemmarna, distrikts- och förbundsstyrelser Svara för den långsiktiga planeringen av ridskolans verksamhet

6 Svara för föreningens ekonomi, upprättande av budget samt budgetkontroll Svara för hästarnas och anläggningens skötsel Ansvara för personalfrågor Svara för att arbetsmiljö och annan lagstiftning efterlevs samt att säkerheten, bland annat brandsäkerheten, hålls på hög nivå Stödja och hålla en fortlöpande kontakt med samtliga sektioner Styrelsens arbetsuppgifter Ordförande: Vice ordförande: Sekreterare: Kassör: Ledamöter: Suppleanter: Ansvarar för långsiktig planering av verksamheten enligt verksamhetsplanen och tillsammans med kassören och ridskolechefen för den ekonomiska planeringen. Ansvarar för kontakter med myndigheter och organisationer, med undantag för tävlingskontakter. Ansvarar för föreningens verksamhet. Ytterst ansvarig för personalfrågor (kan även utses/delegeras till en personalgrupp). Förbereder och leder styrelsemötena. Ska vid behov kunna ersätta ordföranden i ovan nämnda arbetsuppgifter, vilket innebär att denne ska vara väl insatt i uppgifterna. Ansvarar för föreningens arkiv över protokoll och skriftväxling samt upprättar protokoll vid styrelsemöten. Är sammankallande till styrelsemöten enligt delegat. Ansvarar för löpande ekonomiska ärenden (in- och utbetalningar) såväl föreningens som personalen. Upprättar budgetförslag. Svarar för bokföringen och ekonomisk redovisning samt regelbunden uppföljning av det ekonomiska läget relativt budget. Svarar för sökande av punktbidrag t ex arvsfond. Återkommande bidrag t ex LOK-stöd sköts av personal. Driver ärenden på styrelsens uppdrag samt kan arbeta med ett specifikt ansvarsområde t ex: Personalansvar/personalgrupp Säkerhetsansvar Sponsor- och PR ansvar Utbildningsansvar Cafeteriaansvar Aktivitetsansvar Har yttranderätt men ingen rösträtt. Verkar som ersättare vid ordinarie ledamots frånvaro och har då rösträtt. Driver ärenden på styrelsens uppdrag.

7 3.2 Revisorer Ska fortlöpande under året bevaka att föreningen drivs i enlighet med årsmötets beslut, såväl verksamhet som ekonomi Revisorssuppleanter Ska vid behov ersätta revisorerna i ovan nämnda arbetsuppgifter. 3.3 Valberedning Valberedningen ska hålla sig väl informerad om föreningens och styrelsens alla aktiviteter och bevaka att erforderlig kompetens och personresurser finns tillgängliga. Rekrytering av frivilliga till styrelsen och övriga poster inom föreningen bör fortgå kontinuerligt, så det finns en reserv och att intresserade krafter fångas upp när tillfälle ges. Det är också viktigt att de som accepterar en post inom föreningen har korrekt information om de krav befattningen ställer. 3.4 Övrigt Underlättande styrelsearbete För att underlätta igångsättandet av nyvalda styrelsemedlemmar bör avgående styrelsemedlemmar arbeta tillsammans med de nya under en övergångsperiod s k överlämningsmånad. För att ta tillvara resurser och kompetens hos föreningens medlemmar kan styrelsen starta kommittéer eller projektgrupper. Dessa bör då innefatta/representeras av minst en styrelsemedlem. Direktiv och syfte bestäms när dessa startas. Exempel på kommittéer: Föräldrakommitté Festkommitté Exempel på projekt: Jubileum Renovering/förbättringar på anläggningen (fixargrupp) Fadderverksamhet bör bedrivas av styrelsen för att främja god kontakt med medlemmarna. Förslagsvis utses en speciell dag som fadderdag för en speciell styrelsemedlem t ex ordföranden har måndagar, kassören har tisdagar osv Avtalskunder Föreningen har privathästägare/inackorderingar, ridskoleelever och medlemmar med anläggningskort. Dessa klassificeras som avtalskunder där rättigheter och skyldigheter framgår av avtal Ombud Utses som regel av årsmötet men kan även delegeras till styrelsen att utse internt. Organisationer där föreningen representeras av ombud är t ex Svenska Ridsportförbundet och distrikt (Södermanland).

8 3.5 Anställd personal Nedan anges de övergripande arbetsuppgifter och ansvarsområden som ska gälla för anställda vid Strängnäsbygdens Ryttarförening. Mer detaljerat ska finnas nedtecknat i separat befattnings- och arbetsbeskrivning som ska finnas tillgänglig för av styrelsen utsedda personer. Vid eventuella oklarheter ska ärendet hänskjutas till föreningens styrelse för klarläggande Ridskolechef Ridskolechefen är anställd av föreningen och ansvarar inför styrelsen för att verksamheten bedrivs enligt styrelsens anvisningar samt har personalansvar. Som en del av dessa anvisningar anges nedan huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden. Organisera och planera verksamheten, ansvara för att all verksamhet sköts enligt gällande normer och rekommendationer samt ansvara för vanligt förekommande uppgifter inom hästverksamhet t ex gödsel, upphandling av fodermedel, hovslagare, veterinär och försäkringar Svara för kontakter och fortlöpande rapportera till styrelsen (adjungerad till styrelsen och ungdomssektionen) Leda och anordna ridskolans verksamhet samt utöva tillsyn och arbetsledning över personalen Planera för och utbilda personalen i samråd med styrelsen Sköta personalrekrytering, nyanställningar och vikariat längre än 1 månad i samråd med styrelsen Sköta mottagandet av kunder Hålla sig och styrelsen informerad om nya utbildningsplaner och nytt utbildningsmaterial för ridskolans elever samt införskaffa sådant Planera för och utbilda eleverna/hästarna tillsammans med instruktörerna Vid behov och efterfrågan anordna specialträningar Ansvara för tillsyn av lektionshästarna (välbefinnande, hull, skador, hovslag, arbetsfördelning etc) i samarbete med personalen samt ansvara för tillsyn av privathästar i enlighet med avtal för uthyrning av boxplats Föreslå lämpliga hästar för inköp/inhyrning samt sköta inköp och försäljning av hästar i samråd med styrelsen Ansvara för att god ordning upprätthålls i stallet, lokaler och anläggningar inom föreningen samt kontroll av behörighet hos dem som nyttjar anläggningen Sköter kontakter med pressen i samråd med styrelsen Marknadsföring av ridskolan i samråd med styrelsen Ansvara för ridskolans information på t ex anslagstavlor Ansvara för ridskolans hemsida, uppdatera och hålla den aktuell i samråd med styrelsen Månatligen redovisa handkassa till kassören, samt tillse att den inte överstiger belopp som fastställt av styrelsen Vid speciella tillfällen medverka vid av föreningen arrangerade aktiviteter inom ramen av arbetstiden

9 3.5.2 Ridinstruktörer/instruktörer Instruktörer ska vara ridskolechefen behjälplig i dennes arbete. Nedan anges övergripande arbetsuppgifter och ansvarsområden. Planerar och utbildar ridskoleelever i samråd med ridskolechefen Håller kontakt med föräldrar Indelar eleverna i lämpliga grupper i samråd med ridskolechefen Arrangerar ridborgarmärkestagning och andra märkesprov Tilldelar hästar för lektionsgrupper i samråd med ridskolechefen Kontrollerar hästar och mundering samt rapporterar till ridskolechefen om avvikelser förekommer Ansvarar för kvällsutfodring Organiserar kvällsronden (kontrollera hästarna, grimmor, dörrar, fönster etc samt släcka och låsa anläggningen) efter sista ridlektionen Stall- och anläggningspersonal Ska vara ridskolechefen behjälplig i dennes arbete. Nedan anges övergripande arbetsuppgifter och ansvarsområden. Ansvarar för det dagliga arbetet i stallet (fodrar, mockar, in- och utsläpp av hästar etc) Kontrollerar hästar och mundering samt rapporterar till ridskolechefen om avvikelser förekommer Kontrollerar hagarnas skick och utför reparationer vid behov Sköter ridbanor och ridhus (vattnar, krattar och harvar/sladdar) enligt anvisningar från ridskolechefen Sköter snöröjning och halkbekämpning på anläggningen Svarar för den utvändiga ordningen på anläggningen Ansvarar för redskap, maskiner och verktyg på anläggningen Utför mindre reparationer (inom ramen av gällande driftsavtal) vid behov t ex dörrar Är ridskolechefen behjälplig vid viss hantering av hästarna t ex veterinärvård och hovslagning Håller de allmänna lokalerna samt personalutrymmena i städat skick Kontorspersonal Ska vara ridskolechefen behjälplig i dennes arbete samt viss förberedelse inför styrelsemöten. Nedan anges övergripande arbetsuppgifter och ansvarsområden. Sköta den löpande bokföringen i samråd med kassören Diarieföra in- och utgående post, fördela posten till berörda parter samt sammanställa diarielista inför styrelsemötena (sänds till sekreteraren) Sköta den dagliga kontakten med kunder tillsammans med ridskolechefen Uppdatera medlemslistor samt tillse att kassören har aktuell medlemsstatus Hålla de allmänna lokalerna samt personalutrymmena i städat skick Upprätta listor för cafeteriatjänst samt sköta kontakten med dessa

10 4 Föreningens mål Kommer att uppdateras av styrelsen under Dokument historik Omarbetad upplaga. Antagen på styrelsemöte protokoll 12:1 Reviderad protokoll 12:12 Reviderad protokoll 14:6 Reviderad protokoll 14:10

11 Bilagor A) Förtydligande av styrelsens arbetsgivaransvar 1. Ridskolechefen är utsedd av styrelsen att leda det dagliga arbetet och utöva arbetsledning av personalen. Bestämmelser för hur ridskolechefen ska arbeta med personalens utveckling finns specificerat i dokumentet Förtydligande av ridskolechefens uppdrag punkt 3 och Representant/er för styrelsen ska tillsammans med ridskolechefen upprätta en årlig utvecklingsplan för ridskolechefen samt genomföra regelbundna dokumenterade uppföljningssamtal kring utvecklingsplanen. Representanten för styrelsen bör i första hand vara ordföranden, men annan representant kan utses vid behov och efter beslut i styrelsen. En gång om året genomför även denna representant ett längre medarbetarsamtal tillsammans med ridskolechefen. Utvecklingsplanen för ridskolechefen kan till viss del vara individuell, t ex genom att kartlägga ridskolechefens utbildningsbehov. Den bör dock ligga i linje med verksamhetsplanen för föreningen/anläggningen. 3. Styrelsen utser den representant/er som ska utföra ovanstående tillsammans med ridskolechefen. Detta görs lämpligen i början på året. Styrelsen ska sedan få kontinuerlig återkoppling av uppföljningssamtalen. Det är dock viktigt att poängtera att ridskolechefen ska ha möjlighet att tala i förtroende med vald representant och känna sig säker på att samtliga detaljer inte behöver redovisas för övriga ledamöter. Övriga ledamöter måste dock bli uppdaterade på hur utvecklingsplanen följs upp och vilka åtgärder som vidtas i linje med denna. 4. Styrelsen har om behov och resurser finns, möjlighet att ta hjälp av en extern mentor som ett led i att stötta ridskolechefen i dennes arbete och avlasta styrelseledamöterna. Ridskolechefen kan själv komma med förslag på en mentor som sedan ska godkännas av styrelsen. (Bilagan är antagen på styrelsemöte , protokoll 12:5)

12 B) Förtydligande av ridskolechefens uppdrag 1. Strängnäsbygdens Ryttarförening (SbRf) tecknar samtliga avtal rörande verksamheten. Ridskolechefen har mandat att teckna avtal å SbRf:s vägnar enligt nedan angivna bestämmelser. Samtliga avtal som ridskolechefen träffar ska godkännas av styrelsen. För avtal som inhyrning och inlåning av häst, kundavtal (här avses avtal med ridande samt inackorderingsavtal), stallvärdinneavtal godkänns en mall som används vid träffande av dessa avtal. Således behöver inte varje enskilt avtal godkännas av styrelsen. Om mallen ska förändras måste detta godkännas av styrelsen. Leverantörsavtal och anställningsavtal ska godkännas av styrelsen. Driftsavtal träffas mellan kommunen och SbRf:s styrelse, vid dessa förhandlingar närvarar representant från styrelsen och vid behov även ridskolechefen. Eftersom ridskolechefen ansvarar för driften och är väl insatt i den dagliga verksamheten är det lämpligt att ridskolechefen närvarar vid förhandlingar med kommunen. 2. En rapporteringsmall ska användas för återkoppling till styrelsen, se separat dokument. 3. Arbetsledningen och tillsynen av personal ska individanpassas och för varje anställd ska en utvecklingsplan upprättas. Utvecklingsplanen ska följas upp med regelbundna dokumenterade samtal. En gång om året ska ett längre medarbetarsamtal hållas. Ridskolechefen ska upprätta en mall för medarbetarsamtal som ska godkännas av styrelsen. 4. Ridskolechefen ska kartlägga utbildningsbehovet utifrån utvecklingsplanerna och lämna förslag på utbildningsinsatser till styrelsen. Dessa utbildningsinsatser ska ligga inom ramen för aktuell budget och får gärna, när möjlighet finns, ligga externt t ex genom att söka utbildningsmöjligheter via distriktet. Ridskolechefen får utbilda personalen själv när så är lämpligt, men styrelsen uppmuntrar till att lägga utförandet av utbildningen på annan person för att dels minska arbetsbördan för ridskolechefen, dels för att få nya infallsvinklar och perspektiv. (Bilagan är antagen på styrelsemöte , protokoll 12:5)

13 C) Ridskolechefens rapport, rapporteringsmall Denna mall har utformats för att underlätta ridskolechefens rapportering till styrelsen vid styrelsemöten. Rapporten ska fyllas i inför varje möte och skickas via mejl till sekreteraren och för vidarebefordran till övriga styrelsen senast 3 dagar innan mötet. Status häst Varje häst får en kommentar angående hälsa, aktivitet (t ex användandet på lektion och övriga aktiviteter) ålder och prognos utveckling/avvackling. Första gången denna punkt upprättas kommer den att ta en del tid i anspråk, men sedan behöver bara det som avviker från föregående månad noteras. Exempel: Mulle: Energisk ponny som börjar bli till åren (20 år) men som i övrigt mår bra. Mulle går mest lättare ridning och får endast hoppa lägre hinder då vi vill undvika att slita på honom. Han fungerar bra i grupp och är snäll i stallet. Utveckling/avveckling: Utvecklingens dagar är nog förbi och Mulle tillhör en av de hästar vi bör byta ut inom de närmaste 3 åren. Status personal Varje medarbetare får en kort kommentar till föregående månads arbetsinsats samt en kommentar till hur utvecklingsplanen följs. Här bör även saker som tagits upp på personalmöten och som är relevant för styrelsen tas upp. Frånvaro, semester eller övriga längre ledigheter är sådant som är bra att styrelsen upplyses om. Maria: Helena: Micke: Pernilla: Status anläggning En genomgång at t ex underhållsbehov, sophämtning, gödsel, ridhus, ridbana, belysning. Åtgärder: Exempelvis städning av stallet, målning etc Tillbudsrapport Har det skett några tillbud på anläggningen, redogörelse och åtgärdsplan. Övrigt att rapportera (Bilagan är antagen på styrelsemöte , protokoll 12:5)