Granskningsrapport "Granskning av Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning " i Gagnefs kommun.

Transkript

1

2

3 Gagnefs kommun Kommunrevisorerna GAGNEFS KOMMUN Ank r: Diarienr Till Socialnämnden för kommentarer Kommunstyrelsen för kännedom Kommunfullmäktiges presidium för kännedom Granskningsrapport "Granskning av Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning " i Gagnefs kommun. Utifrån sin riskanalys 2016 har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gagnefs kommun, genomfört en granskning av Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi. Granskningen har genomförts genom en enkät (se resultat i bilaga 1 där 12 av 14 ledamöter besvarade enkäten) till alla ordinarie ledamöter och ersättare, intervjuer med nämndens beredning och ekonomer och genom dokumentstudier som protokoll, styrdokument och annan relevant dokumentation. Vår revisionsfråga som har varit styrande för granskningen har formulerats enligt följande: Är Socialnämndens ansvarsutövande tillfredställande? Dvs, har nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi varit tillfredställande? Vår sammanfattande bedömning var att Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning i stora delar varit aktiv och tillfredsställande. Vi konstaterar att Socialnämnden under 2016, har i sin ansvarsutövning hanterat och kommer behöva hantera ett flertal aktiviteter/ärenden allt från en ny förvaltningsorganisation, hantering av nyanlända till kommunen och beslut om nytt gruppboende för LSS mm. Det finns några områden som nämnden behöver förbättra för att förstärka sin ansvarsutövning, bl.a. arbetet med nämndens arbetsformer, arbetet med fastställandet av den interna kontrollplanen, efterfrågan av alternativa underlag vid beslut m.m. Kommentarer till granskningens slutsatser och rekommendationer vill revisorerna gärna ha skriftligt senast 15/maj alt en kort presentation på revisionens sammanträde den 24/4 kl ~ ze==- c==: Gustav Wallheden Sammankallande kommunrevisionen ~din~ Revisor

4 Revisionsrapport Micaela Hedin Linnea Grönvold Oktober 2016 Gransking socialnämndens ledning, styrning och uppföljning Gagnefs kommun

5 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga Metod Socialnämndens förutsättningar Organisation Nämndens styrdokument Reglemente Mål Intern kontroll Socialnämndens förvaltning Redovisning av enkätsvar med revisionella kommentarer (enkätsvaren se bilaga 1) Mål, uppdrag och riktlinjer Uppföljning, återrapportering, analys och reslutat Arbetssätt och arbetsformer Granskningsiakttagelser, kommentarer och revisionell bedömning Kontrollfråga 1: Mål och uppdrag Iakttagelser och kommentarer: Revisionella bedömningar: Iakttagelser och kommentarer: Revisionella bedömningar: Arbetssätt och arbetsformer Iakttagelser och kommentarer: Revisionella bedömningar: Månad 2016 Gagnefs kommun

6 1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna ska varje år i sin revisionsberättelse uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda förtroendevalda i dessa. Utifrån sin riskanalys 2016 har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Gagnefs kommun, genomfört en granskning av Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi. Granskningen har genomförts genom en enkät (se resultat i bilaga 1 där 12 av 14 ledamöter besvarade enkäten) till alla ordinarie ledamöter och ersättare, intervjuer med nämndens beredning och ekonomer och genom dokumentstudier som protokoll, styrdokument och annan relevant dokumentation. Vår revisionsfråga som har varit styrande för granskningen har formulerats enligt följande: Är Socialnämndens ansvarsutövande tillfredställande? D v s, har nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi varit tillfredställande? Vår sammanfattande bedömning är att Socialnämndens ledning, styrning och uppföljning i stora delar varit aktiv och tillfredsställande. Vi konstaterar att Socialnämnden under 2016, har i sin ansvarsutövning hanterat och kommer behöva hantera ett flertal aktiviteter/ärenden allt från en ny förvaltningsorganisation, hantering av nyanlända till kommunen och beslut om nytt gruppboende för LSS mm. Det finns några områden som nämnden behöver förbättra för att förstärka sin ansvarsutövning, bl a arbetet med nämndens arbetsformer, arbetet med fastställandet av den interna kontrollplanen, efterfrågan av alternativa underlag vid beslut m m. Vår sammanfattande bedömning bygger på nedanstående kontrollfrågor. Kontrollfrågor Kontrollfråga 1. Arbetar nämnden tillfredställande med mål och uppdrag? Kommentar Uppfyllt Vi bedömer att nämnden har beslutat om 12 mål och att dessa är nedbrutna från kommunfullmäktiges 8 strategiska mål. Vi bedömer vidare att nämnden har en uppdaterad och beslutad delegationsordning. Vår bedömning är att enkätsvaren visar att nämnden behöver förbättra hur alla ledamöter ska känna sig mer nöjda med kunskapen om policy, riktlinjer m m och kunskap om regler och lagstiftning som påverkar nämnden verksamhet. Oktober 2016 Gagnefs kommun 1 av 17

7 Vi konstaterar att nämnden har beslutat om en intern kontrollplan för 2016 med interna kontrollmål som nämnden följt upp under året. Vår bedömning är att nämnden behöver undersöka vilka ledamöter som har behov av mer information om vad om vad intern kontroll innebär. Kontrollfråga 2 och 3. Arbetar nämnden tillfredställande med uppföljning, återrapportering och analys av verksamhet, ekonomi och resultat? Delvis uppfyllt Vi bedömer att nämnden regelbundet följer upp verksamhet och ekonomi och informerar kring resultat mm till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt. Vi bedömer, då det var flera av ledamöterna som besvarat enkäten inte var helt nöjda, att nämnden behöver förbättra uppföljning, återrapportering och analys av måluppfyllelse, kvalitetsarbetet och intern kontroll. Trots alla ärenden som nämnden haft att hantera under året visar enkätsvaren, att det även finns ett förbättringsområde att ta aktiva beslut utifrån förvaltningens rapportering. Vår bedömning är att nämnden behöver dokumentera detta i sina protokoll. Kontrollfråga 4. Arbetar nämnden på ett tillfredställande sätt med sitt arbetssätt och sina arbetsformer bl. a tydliga roller och ansvar mellan politiken och tjänstemännen? Delvis uppfyllt Vi bedömer att beredningsarbetet fungerar tillfredsställande och att rollerna mellan politiker och tjänstemän är i huvudsak är tydliga. Vi bedömer vidare att nämnden behöver aktivt efterfråga förvaltningens riskanalys och ta ansvar för den interna kontrollplanen och att välja ut interna kontrollmål som nämnden anser vara viktiga att kontrollera. Vår bedömning är, utifrån enkätsvaren att det inte är ett helt tillfredsställande diskussionsklimat i nämnden. Oktober 2016 Gagnefs kommun 2 av 17

8 Vi konstaterar efter vår granskning att Socialnämnden har stora utmaningar framåt. Den största utmaningen är tillgången på bostäder. Behovet av bostäder för nyanlända men även lägenheter för ensamkommande barn är stor. Under nästa år förväntas fler nyanlända komma enligt bosättningslagen. Även behovet av fler andrahandskontrakt på lägenheter inom individ- och familjeomsorgen finns idag och det förväntas inte bli en mindre efterfrågan framåt. Andra utmaningar för nämnden att hantera är boendeplanering för äldreomsorgen, behov av ett nytt gruppboende inom LSS, personalförsörjningen i verksamheten och arbete med integrationen. Vår bedömning är att dessa utmaningar är inte bara en fråga för Socialnämnden att hantera, utan i högsta grad en fråga för hela kommunen. Detta innebär att kommunstyrelsen, med sin samordningsroll och uppsiktsplikt, behöver fortsatt aktivt hantera dessa utmaningar framåt som påverkar hela kommunkoncernen. Utifrån vårt granskningsresultat rekommenderar vi att: Socialnämnden diskuterar om det finns ett utrymme att ha ett strateginämndsmöte under 2017 för att dels bl a informera om den interna kontrollen och dels diskutera viktiga strategiska frågor. ordförande i nämnden tar initiativ till en avstämning av spelreglerna för hur nämndens diskussioner ska genomföras. inför ny mandatperiod är det ett bra tillfälle för alla ledamöter att få utbildning gällande nämndens reglemente, policys mm. kommunstyrelsen fortsatt arbetar aktivt med de utmaningar som finns på kommunnivå och som påverkar Socialnämnden ledning, styrning och uppföljning. Oktober 2016 Gagnefs kommun 3 av 17

9 2. Inledning 2.1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga De förtroendevalda revisorerna i kommunen ska varje år i sin revisionsberättelse uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda förtroendevalda i dessa. En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om styrelsens och nämndernas ansvarsutövande är tillfredställande. Med ansvarsutövande avses nämndernas aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi. Ett effektivt ansvarsutövande förutsätter att det finns rutiner som stödjer nämnden i dess arbete. Utifrån revisionens riskanalys 2016 har revisorerna beslutat att genomföra en fördjupad granskning av Socialnämndens ansvarsutövande. har fått i uppdrag att utföra granskningen. Revisionsfråga: Är socialnämndens ansvarsutövande tillfredställande? D v s, har nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi varit tillfredställande? Granskningen ska besvara följande kontrollfrågor: Arbetar nämnden tillfredställande med mål och uppdrag? Arbetar nämnden tillfredställande med uppföljning, återrapportering och analys? Har nämnden ett tillfredställande och tillräckligt resultat? Arbetar nämnden på ett tillfredställande sätt med sitt arbetssätt och sina arbetsformer bl. a tydliga roller och ansvar mellan politiken och tjänstemännen? 2.2. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentgranskning och intervjuer. En webbenkät har skickats till nämndens ordinarie ledamöter och ersättare. 12 av 14 ledamöter har besvarat enkäten som tar upp frågor avseende fyra områden som är viktiga för att möjliggöra en effektiv styrning; mål och uppdrag, uppföljning, återrapportering och analys, resultat samt arbetsformer (se svaren på enkäten i bilaga 1). Oktober 2016 Gagnefs kommun 4 av 17

10 Avstämningar och intervjuer har skett med: - Nämndens ordförande - Nämndens vice ordförande - Förvaltningschef - Nämndens ekonomer Analys har skett av nämndernas styr- och uppföljningsdokument bl.a. reglemente, verksamhetsberättelse, ekonomiskt underlag och protokoll. Oktober 2016 Gagnefs kommun 5 av 17

11 3. Socialnämndens förutsättningar 3.1. Organisation Nämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare Nämndens styrdokument Reglemente Reglementet för Socialnämnden har reviderats och är gällande från 1 april Enligt nämndens reglemente ansvarar nämnden bl.a. för uppgifter inom socialtjänsten. Nämnden utövar också ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården Mål Nämnden har en fastställd 12 verksamhets mål för Intern kontroll Nämnden antog en internkontrollplan för 2015/2016 på sitt sammanträde i september I planen finns åtta kontrollområden med kopplade aktiviteter och kontrollansvar Socialnämndens förvaltning Förvaltningens budget är för 2016 är 197 mnkr och det finns 340 stycken (oktober 2016) tillsvidareanställda. Fr o m kommer förvaltningen ha en ny organisation med socialchef och 3 verksamhetschefer som ansvar för sitt respektive verksamhetsområde; individoch familjeomsorgen, äldreomsorgen och integration. Oktober 2016 Gagnefs kommun 6 av 17

12 Förvaltningen arbetar utifrån en beslutad gemensam riktning och plattform Kompassen. Den togs fram under hösten 2015 av ledningsgruppen och innehåller en gemensam vision, en värdegrund, ledstjärnor och mål. En ambition är att ständiga förbättringar ska påverka arbetssättet på ett aktivt sätt i det dagliga arbetet. Oktober 2016 Gagnefs kommun 7 av 17

13 4. Redovisning av enkätsvar med revisionella kommentarer (enkätsvaren se bilaga 1) 4.1. Mål, uppdrag och riktlinjer Mål för verksamhet, ekonomi och kvalitet: Enkätsvaren visar att ledamöterna till stor del instämmer helt/ i huvudsak att nämnden har fastställda mål för verksamheten. En större del av ledamöterna instämmer i att det finns ekonomiska mål. Däremot svarar hälften av respondenterna att de instämmer till viss del/ instämmer inte alls att nämnden har fastställt mätbara kvalitetsmål. Uppdrag och ansvar: 10 ledamöter känner sig trygga med vilket ansvar och som de har som ledamöter och kunskap om nämndens reglemente. Däremot visar enkätensvaren att ledamöterna inte är nöjda med nämndens organistrationsstruktur. Enkätsvaren är före den nya organisationen trädde i kraft 1 oktober ledamöter instämmer helt/ i huvudsak att nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning. Enkätsvaren visar att nämnden behöver diskutera hur alla ledamöter ska kunna känna sig nöjda med kunskapen om policy, riktlinjer mm och kunskap om regler och lagstiftning som påverkar nämnden verksamhet. Även hur nämnden arbetar med nämndens mätbara mål. Intern kontroll: Det är bara 2 ledamöter som svarat att de instämmer helt att de har tillräcklig kunskap om vad intern kontroll är. 5 ledamöter har besvarat frågorna om nämnden årligen fastställer en internkontrollplan och genomför en risk- och väsentlighetsanalys med svaret vet ej. Nämnden behöver även diskutera om det finns ett behov att fler ledamöter är helt nöjda med sina kunskaper om den interna kontrollen Uppföljning, återrapportering, analys och resultat Uppföljning av verksamhet och ekonomi: Vi kan konstatera att de flesta ledamöter är nöjda med rapportering till nämnden avseende verksamheten och det ekonomiska läget. Enkätsvaren visar dock att flera ledamöter inte är lika nöjda med rapportering av uppfyllelse av verksamhetsmålen och de ekonomiska målen. Enkätsvaren visar även att det finns ett förbättringsområde att ta aktiva beslut utifrån förvaltningens rapportering. Oktober 2016 Gagnefs kommun 8 av 17

14 Enkätsvaren för uppföljning och analys, d v s nämndens uppföljning, återrapportering och analys av mål, kvalitetsarbete och intern kontroll, visar att detta är ett område som flera av de ledamöter som besvarat enkäten inte är helt nöjda med Arbetssätt och arbetsformer Tydliga roller och ansvar: Tydliga roller och tydligt ansvar är väsentligt för nämndens ansvarsutövning. Vi kan konstatera att ledamöterna i stort är nöjda med roller och ansvar mellan politiker och tjänstemän. Det är 8 ledamöter som svarar att de instämmer till viss del/i huvudsak att det är tydliggjort ansvar och roller mellan nämnden och kommunstyrelsen. Under hösten 2016 har nämnden fått en information om roller och ansvar gällande förvaltningen i samband med omorganisationen. Fortlöpande utbildning: På påståendet att ledamöter får fortlöpande utbildning finns ett behov att efterfråga behovet av utbildning. Inför ny mandatperiod är det ett bra tillfälle att alla ledamöter kan vara med på utbildningsinsatser. Information inför fattande av beslut: Det är av vikt att ledamöterna får information inför fattande av beslut. Enkätsvaren visar att det är 11 ledamöter som instämmer i huvudsak/ instämmer till viss del på påståendet om att nämnden får tillfredsställande information inför fattande av beslut. På påståendet om att nämndens får alternativa underlag för beslut är det 5 ledamöter som instämmer inte alls. Diskussionsklimatet: 8 ledamöter svarade att de vågar framföra sina synpunkter på sammanträdena medan fyra ledamöter anser att de till viss del vågar framföra sina synpunkter. 2 ledamöter har svarat att de svarande tycker att det är ett tillfredsställande diskussionsklimat i nämnden. 9 ledamöter instämmer delvis/i huvudsak och en ledamot instämmer inte alls. Oktober 2016 Gagnefs kommun 9 av 17

15 5. Granskningsiakttagelser, kommentarer och revisionell bedömning 5.1. Kontrollfråga 1: Mål och uppdrag Iakttagelser och kommentarer: Nämnden har för 2016 beslutat om 12 nämndmål. Vid delårsbokslutet bedömdes 3 vara uppfyllda och 9 delvis uppfyllda. Nämnden bedömde vidare att alla målen skulle uppfylldas för helåret. Kommunfullmäktiges strategiska mål Socialnämndens mål Hur mäts de? När ska de vara i mål? Bedömning vid delårsbokslutet av nämndens mål Vi ska bli fler! Vi erbjuder en meningsfull fritid! Vårt integrationsarbete ska verka för ett hållbart och långsiktigt mottagande. Aktivt samarbete med ideella föreningar och organisationer som skapar aktiviteter för målgrupper inom socialförvaltningen. Målgrupperna: äldre, personer med funktionsnedsättning och/eller psykisk ohälsa samt nyanlända Antal personer som stannar efter etableringsfasen (3 år). Ensamkommande barn och unga som stannar efter 21 års ålder. Antal samarbetspartner mäts en gång om året. 50% Delvis uppfyllt Minst 10 samarbetspartner Uppfyllt Antal målgrupper som nås. 100% Vi är ett tryggt samhälle! Barn och familjer med behov, erbjuds tidigare insatser på hemmaplan för en trygg uppväxt Antal öppnade ärenden med hemmaplanslösningar som t.ex. familjeteamet och boende i familjehem. Minst 30% ska vara hemmaplanslösning Delvis uppfyllt Vi erbjuder goda förutsättningar för företagande och sysselsättning Öka möjligheter för personer utanför arbetsmarknaden att genom stegförflyttning i olika insatser nå egen försörjning Antal deltagare från Arbete och utveckling som får ett jobb. 6 personer om året Delvis uppfyllt Antal ungdomar (16-24) med försörjningsstöd som varit aktuella mer än 3 månader När vi har högst 8 ungdomar som varit aktuella mer än tre månader Oktober 2016 Gagnefs kommun 10 av 17

16 Vi ger möjlighet till ett värdigt liv och stärka människors självständighet. Insatserna ska bibehålla och stärka individens egna förmågor/resurser och genomföras med hänsyn till den enskildes integritet och önskemål Hushåll med långvarigt försörjningsstöd (12 månader eller mer). Mäts en gång om Antal personer med långvarigt försörjningsstöd som gått ut i egen försörjning. Mäts Antal personer i arbetsträning/praktikplats på Arbete och utveckling. Mäts en gång Kvalitetssäkra genomförandeplanerna (Nytt arbetssätt inom vård och omsorg). Införa IBIC NKI (Nöjd kund index) Vad tycker äldre om äldreomsorgen? Ska vara högst 3 Minst 14 personer. 30 personer. Utbildning till samtlig personal som arbetar med genomförandepla ner innan Slumpmässig kontroll av 10 planer/år utifrån ett framtaget mätinstrument. Implementerat Minst 85% nöjda. Delvis uppfyllt Utveckla delaktigheten och ett aktivt arbetssätt med genomförandeplanerna (verksamheten för personer med funktionsnedsättning ) Slumpmässig kontroll av 10 planer per år utifrån ett framtaget mätinstrument. Med den enskilde i fokus samlar vi olika kompetenser i team för bästa möjliga kvalitet Kundorientering utvecklas som metod. 50 förbättringar under året ska ha anknytning till kundorientering. Delvis uppfyllt Fortsätt att fördjupa teaminriktningen Antal genomförda SIP:ar (Samordnad individuell plan) i socialförvaltningen. Mäts en gång om året. 20 förbättringar under året ska ha anknytning till teaminriktningen. 40 st/år. Aktuella ärenden i LOVIS (Lokal vård i samverkan i enlighet med nationella riktlinjer för missbruk och beroendevård). Mäts en gång per år. Mer än 50% av pågående ärenden som gäller missbruk eller beroendevård. Vården av de multisjuka äldre och de personer som har demenssjukdom Nationella register -Senior alert -BPSD Minst 90% ska vara registrerade. Uppfyllt Oktober 2016 Gagnefs kommun 11 av 17

17 ska samordnas och kvalitetssäkras utifrån den enskilde individen. -Palliativa Införa lokalt demensvårdprogram. Implementerat Implementera arbetssätt för BPSD. Implementerat till 50%. Vi bedriver vår verksamhet med god ekonomisk hushållning Vi skapar förutsättningar för en mer effektiv och smartare verksamhet genom ständiga förbättringar. Antal förbättringar (år) i socialförvaltningen. 200 st. Uppfyllt Minskad korttidsfrånvaro (1-14 dagar) Ska vara bättre än (Korttidsfrånvaro %). 1,25%. Delvis uppfyllt Håller budgetramarna Ekonomisk rapportering 100%. Delvis uppfyllt Vi ska kapa förutsättningar för att de som arbetar i Socialförvaltningen ska välja att jobba kvar. Medarbetarenkäten mäts vart annat år. Nästa mätning är När vi är bättre än 2015 års resultat gällande arbetsmiljö, ledarskap och arbetssituation. Delvis uppfyllt Arbeta för att bli mer attraktiva vid nyrekrytering Plan framtagen för Attraktiv Socialförvaltning. Arbetsgrupp arbetar fram en plan för hur Socialförvaltninge n i Gagnef ska bli mer attraktiv Klart Delvis uppfyllt Revisionella bedömningar: Vi bedömer att nämnden har beslutat om mål och att dessa är nedbrutna från kommunfullmäktiges 8 strategiska mål enligt kommunens styrmodell. Nämnden har följt upp målen vid delårsbokslutet och prognostiserar att alla 12 mål ska uppfyllas för helåret. Hälften av ledamöterna har svarat i enkäten att de instämmer till viss del/ instämmer inte alls att nämnden har fastställt mätbara kvalitetsmål. Vi bedömer att detta är ett område för nämnden att diskutera. Vår bedömning är att enkätsvaren även visar att nämnden behöver förbättra hur alla ledamöter ska känna sig mer nöjda med kunskapen om policy, riktlinjer mm och kunskap om regler och lagstiftning som påverkar nämnden verksamhet. Vi konstaterar att nämnden har beslutat om en intern kontrollplan för 2016 med interna kontrollmål som nämnden följt upp under året. Vår bedömning är att nämnden behöver undersöka vilka ledamöter som har behov av mer information om vad om vad intern kontroll innebär. Oktober 2016 Gagnefs kommun 12 av 17

18 5.2. Kontrollfråga 2 och 3: Uppföljning, återrapportering, analys och resultat Iakttagelser och kommentarer: Uppföljning på varje sammanträde: Vi uppfattar utifrån våra intervjuer att nämnden på varje nämndssammanträde får: - av ekonomerna en ekonomisk redovisning. De förklarar den skriftliga rapporten som de skrivit. Ekonomerna gör rapporteringen tillsammans och kompletterar med diagram som de inte har med i texten. - av socialchefen en verksamhetsrapport med återrapportering av nämndens verksamheter gällande aktuellt nuläge och väsentlig information till nämnden. I vår granskning av nämndens protokoll konstaterar vi att informationen kring verksamhet och ekonomi endast läggs till protokollet/handlingarna. Det finns inga dokumenterade beslut, t ex direktiv om åtgärder eller återkoppling till nämnden med hänvisningen till informationen. Vi uppfattar att sker en uppföljning av verkställighet av beslut på varje nämndsmöte. Rutinen är att varje beslut ska följas upp/utvärderas inom sex månader. Ärendet ligger kvar på ärendebalansen tills det är verkställt. Rutinen dokumenteras i nämndens protokoll. Nämndens arbete med system och rutiner för intern kontrollen: Kommunfullmäktige har beslutat om ett internt kontrollreglemente. Där det framgår att interna kontrollplaner skall fastställas av nämnderna. Socialnämnden har beslutat om en intern kontrollplan (se 3.2.4). Beslut om planen togs den 21 september Vid bokslutet 2015 genomfördes en redovisning av den interna kontrollplanen och på sitt sammanträde i maj 2016 återkopplades uppföljning av den interna kontrollplanen. Enligt ordförande var det dags igen (september 2016) att se över de interna kontrollmålen och göra en uppföljning av planen. Delår 31/8 2016: Socialnämnden återkopplar ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt resultat och prognos till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige vid del- och helår. Som underlag till delårsrapporten per 31/7 överlämnade Socialnämnden en rapport Socialnämndens rapport för Kommunstyrelsens uppsiktsplikt (se bilaga 2) i september 2016 till kommunstyrelsen. Gällande information till kommunstyrelsen och dess ansvar om uppsiktsplikten lämnar nämnden en verksamhetsberättelse 2 gånger/år. Ordförande har redogjort för verksamheten och ekonomi på två kommunfullmäktigesammanträden under det senaste 1½ året. I delårsrapporten per 31 juli 2016 redovisade Socialnämnden ett resultat efter 7 månader om 7,0 mnkr. Den största utfallsavvikelsen fanns inom integrationsverksamheten med ett resultat på 4,9 mnkr. Oktober 2016 Gagnefs kommun 13 av 17

19 För året prognostiserades ett resultat om 1,7 mnkr, varav 0,8 mnkr låg inom LSS, 0,6 mnkr inom vård och omsorg samt 0,2 mnkr inom IFO. Den prognosen påverkades positivt av integrationsverksamheten med 2,6 mnkr. Åtgärder 2016 för budget i balans och budgetarbete 2017: Utifrån kommunfullmäktiges beslut (Dnr KS/2016:58/04) fick bl a Socialnämnden ett uppdrag att göra en redovisning på ett kommunstyrelsesammanträde hur förvaltningen skulle nå en budget i balans. En rapport togs fram i början av september Åtgärder för resultat närmare budget (se bilaga 3). Nämnden hade ett extra sammanträde i maj för att bl a diskutera inför 2017 års budget och nämndens uppdrag att se över hur de kan minska kostnaderna. Förvaltningen fick då i uppdrag att genomlysa hemtjänsten men också hela äldreomsorgen. En konsult är upphandlad som kommer att finnas tillgänglig en gång i månaden och ge uppgifter på vad som kan effektiviseras. Detta kommer nämnden sedan följa upp. Många förändringar under 2016 och framåt: Vi uppfattar från både våra intervjuer och från rapporten till kommunstyrelsen att det varit många förändringar som skett och kommer att ske inom nämndens verksamhet under året bl a: Stinsen HVB för ensamkommande öppnade i mars. Solgården öppnar sista kvartalet. Dala-Floda gruppboende stänger sista kvartalet. Åsen nytt gruppboende LSS öppnar oktober. Nytt städkoncept i Hemtjänsten startade andra kvartalet. PUA projekt (Proaktiv analys och uppföljning) påbörjas september. Arbetsmiljökartläggning genomförd under våren Ny upphandling personligassistans under hösten. Ny organisation från 1 oktober. Nya bosättningslagen som innebär att Gagnefs kommun ska ta emot 39 stycken nyanlända under året. Under årets första del har flyktingsituationen i världen förändrats markant och boendefrågan för ensamkommande barn har varit en stor fråga för nämnden och är så fortfarande. Enligt rapporten kommenteras ekonomi och verksamhet att: Vi har förbättrat avvikelsen från budget med 5,6 mnkr sedan i april. Dock har budgeten förbättras med 3 mnkr på grund av att förvaltningen har fått kompensation för löneökningarna. I aprilprognosen var löneökningarna medräknade i prognosutfallet men ej i budget. Att prognosen visar en avvikelse från budget med 1,6 mnkr är bra jobbat av cheferna i förvaltningen och att arbeta med ständiga förbättringar pågår och man kan ta del av en ett axplock av det arbetet här. Oktober 2016 Gagnefs kommun 14 av 17

20 Vid vår intervju med nämndens beredning informerades vi att det har lagts ner mycket arbete i nämnden med information och analys av den psykosociala enkäten som genomfördes för alla i förvaltningen under våren. Efter att enkätsvaren redovisats i nämnden har förvaltningen fått i uppdrag att arbeta med resultatet. Utmaningar framåt: Enligt nämndens rapportering till kommunstyrelsen i september 2016 är nämndens utmaningar framåt: Den största utmaningen i hela socialförvaltningen är bostäder. Behovet av bostäder inom Integration är stor. För nyanlända men även utslusslägenheter för ensamkommande. Under nästa år förväntas komma fler nyanlända enligt bosättningslagen, så den utmaningen är stor och det behövs en mer långsiktig lösning. Behovet av fler andrahandskontrakt på individ- och familjeomsorgen på lägenheter finns idag och det förväntas inte bli mindre. Boendeplaneringen för äldreomsorgen där behovet är både trygghetsboende och demensboende är ett digert arbete som behöver drivas framåt och fattas en del beslut inom det närmaste året och det blir avgörande för hur den fortsatta planeringen tar form. Inom LSS är behovet av ett nytt gruppboende Att klara personalförsörjningen inom socialförvaltningen är en stor utmaning inom de närmsta 10 åren och arbetet med att vara en mer attraktiv arbetsgivare än andra är en centralfråga i hur verksamheten ska klara sitt uppdrag i framtiden. Utmaningen är då som följd att hitta innovativa lösningar med teknik och andra hjälpmedel för att effektivisera verksamheterna. Integration. Att arbeta med integrering av nyanlända och ensamkommande ungdomar är en av de utmaningarna som många olika av kommunens verksamheter behöver samarbete i. Ett systematiskt arbete måste ske för språkträning, socialisering, utbildning, fritid, arbetspraktik och arbete. Den nya sänkta ersättningsnivån från Migrationsverket kommer börja påverka kommunen under sista halvåret Vad det får för konsekvenser på kort- och lång sikt är i dagsläget oklart Revisionella bedömningar: Vi uppfattar att nämnden haft ett intensivt arbete med sin ansvarsutövning under året för att hantera ett flertal händelser i verksamheten samt budgetanpassningar. En stor utmaningen är att många av nämndens ärenden är inte bara nämndsärenden utan påverkar även hela koncernens verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsen, med sin samordningsroll och uppsiktsplikt, behöver fortsatt aktivt hantera dessa utmaningar framåt som påverkar hela kommunkoncernen. Vi bedömer att nämnden följer upp verksamhet och ekonomi regelbundet och informerar kommunstyrelsen och kommunfullmäktige på ett tillfredsställande sätt. Vi bedömer vidare att nämnden har tillfredsställande rutiner för verkställighet av beslut. Oktober 2016 Gagnefs kommun 15 av 17

21 Utifrån enkätsvaren bedömer vi att nämnden behöver diskutera mer kring måluppfyllelsen av verksamhetsmålen och de ekonomiska målen. Trots alla ärenden som nämnden haft att hantera under året visar enkätsvaren, att det även finns ett förbättringsområde att ta aktiva beslut utifrån förvaltningens rapportering. Vår bedömning är att nämnden behöver dokumentera detta i sina protokoll Arbetssätt och arbetsformer Iakttagelser och kommentarer: Beredningsarbetet: Vi uppfattar från våra intervjuer att beredningsarbetet upplevs fungera tillfredsställande. Från våra intervjuer uppfattar vi att ordförande vid beredningen är insatt i ärenden, är engagerad och att det finns en bra kommunikation i beredningsgruppen. Innan beredning inför nämnd sker ett individ- och familjeomsorgsutskottssammanträde där socialsekreterare samlat in ärenden. Vid vår intervju med beredningen framkom önskemål att få mer tid för att diskutera viktiga strategiska frågor. Nämndens sammanträden fylls ofta med ärenden och tiden räcker ofta inte till annat än till dessa. Nämndens arbete att efterleva reglemente, mål och övrig lagstiftning: Enligt ordförande har det varit en del nya ledamöter i nämnden som inte tidigare haft erfarenhet av kommunal politik. Nämnden har haft en speciell genomgång av reglementet och informerat om skillnaden mellan förtroendevald/tjänstemäns roller. I samband med arbetet med den interna kontrollplanen och att fastställa interna kontrollmål, har enligt socialchefen, en riskanalys genomförts på tjänstemannanivå. Den redovisades för nämnden. Nämnden har godkänt de risker tjänstemännen tagit fram. Vi uppfattar att förvaltningen även tar fram förslag till interna kontrollplanen som nämnden fastställer. Alternativa beslutsunderlag: Enkätsvaren visar att nämnden behöver diskutera behovet av att tjänstemännen tar fram alternativa beslutsunderlag. Hur fungerar dialogen med kommunstyrelsen? Vi konstaterar utifrån våra intervjuer att dialogen med kommunstyrelsen upplevs fungera bra. Ordförande i Socialnämnden sitter med i kommunstyrelsen som ordinarie ledamot. Hon har möjlighet på kommunstyrelsesammanträdena att informera om nämndens verksamhet och ekonomi när det efterfrågas. Hon har fått en hel del frågor från andra ledamöter i kommunstyrelsen angående bl a integrationen, äldreomsorgen och enkäten personalen fick svara på. Inför budgetberedningar blir alla nämndsordförande kallade för att informera om respektive nämnds verksamhet och ekonomi. På senaste budgetberedningen gavs generella uppdrag till alla nämnder. Oktober 2016 Gagnefs kommun 16 av 17

22 Revisionella bedömningar: Vi bedömer att beredningsarbetet fungerar tillfredsställande. Vi bedömer att nämnden behöver aktivt efterfråga förvaltningens riskanalys och ta ansvar för den interna kontrollplanen och att välja ut interna kontrollmål som nämnden anser vara viktiga att kontrollera. Vi rekommenderar att nämnden diskuterar om det finns ett utrymme att ha ett strateginämndsmöte under 2017 för att dels bl a informera om den interna kontrollen och dels diskutera viktiga strategiska frågor. Vi bedömer utifrån enkätsvaren att det inte är ett helt tillfredsställande diskussionsklimat i nämnden. Dock är upplevelsen mer positiv att våga framföra synpunkter på sammanträdena. Gällande nämndens diskussionsklimat är det svårt att alla ledamöter ska vara helt nöjda då det är en politisk ledd nämnd. Vi rekommenderar en avstämning av spelreglerna för hur nämndens diskussioner ska genomföras Micaela Hedin Projektledare/Uppdragsledare Linnéa Grönvold Uppdragsmedarbetare Oktober 2016 Gagnefs kommun 17 av 17

23 Socialnämndens ansvarsutövande Gagnefs kommun Undersökningsperiod: > Antal svar: Series 1: 12 Svarsfrekvens: %

24 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden har fastställt mätbara verksamhetsmål 33,33% 25,00% 25,00% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=3) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=1)

25 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden har fastställt mätbara ekonomiska mål 33,33% 41,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=4) Instämmer i huvudsak (n=5) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

26 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden har fastställt mätbara kvalitetsmål 33,33% 25,00% 16,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=2) Vet ej (n=2)

27 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag har tillräcklig information och kunskap om nämndens uppdrag och ansvar enligt nämndens reglemente 50,00% 33,33% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=4) Instämmer i huvudsak (n=6) Instämmer till viss del (n=1) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=0)

28 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden har fastställt en ändamålsenlig organisation med tydlig förankring av ansvar och befogenheter 50,00% 16,67% 33,33% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=6) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=0)

29 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden har en dokumenterad och aktuell delegationsordning 41,67% 41,67% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=5) Instämmer i huvudsak (n=5) Instämmer till viss del (n=1) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

30 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag känner till övergripande policys, riktlinjer, planer och program som är styrande för mitt uppdrag som nämndsledamot 50,00% 25,00% 25,00% Instämmer helt (n=3) Instämmer i huvudsak (n=6) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=0)

31 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag känner till vilka regler och vilken lagstiftning som har påverkan på mitt uppdrag i nämnden 33,33% 41,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=4) Instämmer i huvudsak (n=5) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

32 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag anser att nämnden arbetar på ett tillfredsställande sätt med nämndens mätbara mål 50,00% 8,33% 25,00% 16,67% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=6) Instämmer inte alls (n=2) Vet ej (n=0)

33 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag anser att jag vet tillräckligt vad som menas med intern kontroll 33,33% 25,00% 25,00% 16,67% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=3) Vet ej (n=0)

34 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden genomför årligen en risk- och väsentlighetsanalys för att identifiera hot avseende ekonomi, måluppfyllelse och regelefterlevnad 41,67% 16,67% 8,33% 16,67% 16,67% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=1) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=2) Vet ej (n=5)

35 Mål och uppdrag, riktlinjer Jag är nöjd med den risk- och väsentlighetsanalys som nämnden gör 33,33% 41,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=0) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=5)

36 Mål och uppdrag, riktlinjer Nämnden fastställer årligen en plan för att följa den interna kontrollen inom verksamheten 33,33% 41,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=5)

37 Uppföljning, återrapportering, analys Rapportering av uppfyllelse sker till nämnden avseende verksamhetsmålen 58,33% 25,00% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=7) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

38 Uppföljning, återrapportering, analys Rapportering sker regelbundet till nämnden avseende verksamheten 50,00% 33,33% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=6) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=1) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

39 Uppföljning, återrapportering, analys Rapportering av uppfyllelse sker till nämnden avseende de ekonomiska målen 33,33% 25,00% 25,00% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=3) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=1)

40 Uppföljning, återrapportering, analys Rapportering sker regelbundet till nämnden avseende det ekonomiska läget 58,33% 33,33% 8,33% Instämmer helt (n=7) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=0) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=1)

41 Uppföljning, återrapportering, analys Nämnden fattar aktiva beslut med anledning av rapporteringen 33,33% 25,00% 25,00% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=4) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=1)

42 Uppföljning, återrapportering, analys Jag anser att nämnden diskuterar och analyserar uppföljningen av målen på ett tillfredsställande sätt 41,67% 8,33% 16,67% 25,00% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=2) Instämmer till viss del (n=5) Instämmer inte alls (n=3) Vet ej (n=1)

43 Uppföljning, återrapportering, analys Jag anser att nämnden följer upp den interna kontrollen på ett tillfredsställande sätt 33,33% 33,33% 25,00% 8,33% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=4) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=3)

44 Uppföljning, återrapportering, analys Jag anser att nämnden följer upp kvalitetsarbetet på ett tillfredsställande sätt 33,33% 25,00% 16,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=2) Vet ej (n=2)

45 Resultat Jag anser att nämnden i årsbokslutet 2015 hade en tillfredsställande måluppfyllelse avseende verksamhetsmålen som fastställdes i budget ,00% 25,00% 25,00% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=6)

46 Resultat Jag anser att nämnden i årsbokslutet 2015 hade en tillfredsställande måluppfyllelse avseende de ekonomiska målen som fastställdes i budget ,67% 33,33% 8,33% 41,67% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=2) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=5)

47 Resultat Jag anser att nämnden i årsbokslutet 2015 hade en tillfredsställande måluppfyllelse avseende kvalitetsmålen som fastställdes i budget ,33% 25,00% 16,67% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=7)

48 Arbetsformer Nämnden har fastställt dokumenterade arbetsformer 33,33% 33,33% 25,00% 8,33% Instämmer helt (n=4) Instämmer i huvudsak (n=1) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=3)

49 Arbetsformer Roller och ansvar är tydliga gällande politiker och tjänstemän 58,33% 16,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=7) Instämmer till viss del (n=1) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=2)

50 Arbetsformer Roller och ansvar är tydliga gällande nämnden och kommunstyrelsen 41,67% 25,00% 16,67% 16,67% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=5) Instämmer till viss del (n=3) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=2)

51 Arbetsformer Jag anser att jag får fortlöpande utbildning gällande verksamheten 50,00% 16,67% 16,67% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=2) Instämmer till viss del (n=6) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=2)

52 Arbetsformer Nämnden får tillräcklig information före fattande av beslut 58,33% 25,00% 8,33% 8,33% Instämmer helt (n=1) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=7) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=0)

53 Arbetsformer Nämnden får alternativa underlag från tjänstemännen inför beslut 41,67% 25,00% 16,67% 16,67% Instämmer helt (n=0) Instämmer i huvudsak (n=3) Instämmer till viss del (n=2) Instämmer inte alls (n=5) Vet ej (n=2)

54 Arbetsformer Det är ett tillfredsställande diskussionsklimat i nämnden 58,33% 16,67% 16,67% 8,33% Instämmer helt (n=2) Instämmer i huvudsak (n=2) Instämmer till viss del (n=7) Instämmer inte alls (n=1) Vet ej (n=0)

55 Arbetsformer Jag vågar framföra mina synpunkter på sammanträdena 50,00% 33,33% 16,67% Instämmer helt (n=6) Instämmer i huvudsak (n=2) Instämmer till viss del (n=4) Instämmer inte alls (n=0) Vet ej (n=0)