Internkontrollplan för tekniska nämnden år 2019

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) TN 2019/ Internkontrollplan för tekniska nämnden år 2019 Förslag till beslut 1 Tekniska nämnden antar den föreslagna internkontrollplanen för år 2019 i sin helhet alternativt delvis. Bakgrund Tekniska nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom förvaltningen och ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. En förvaltningsövergripande internkontrollgrupp startades upp under slutet av år Gruppen arbetar med att arbeta fram nya rutiner, mallar och riktlinjer i syfte att förnya hela kommunens arbete med den interna kontrollen. Gruppen arbetar för en internkontroll som baseras på en risk- och sårbarhetsanalys av de processer som finns i våra verksamheter. Detta arbete är ännu under upparbetning och kommer så småningom att förändra arbetet med de framtida kontrollplanerna. Årets förslag till internkontrollplan utgår från tidigare års internkontrollplaner men är anpassad till en ny utformning, gemensam för alla förvaltningar. Förvaltningens bedömning Ett förslag till internkontrollplan för år 2019 presenteras i bilaga. Planen består av fyra övergripande kontrollpunkter, som kommunstyrelsen har beslutat om, samt av 15 punkter vilka är specifika för samhällsbyggnadsförvaltningen. Förvaltningens förslag till beslut är att tekniska nämnden beslutar att anta den upprättade internkontrollplanen för år 2019 i sin helhet eller delvis Monica Busk Controller Kansli Monica Busk Controller monica.busk@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

2 2(2) Beslutet ska skickas till Controller Samhällsbyggnadsförvaltningens ledningsgrupp

3 Internkontrollplan Område: Rutinen/kontrollpunktens namn: Kort beskrivning av rutinen Riskformulering Kontrollåtgärd Kontrollmetod Kontrollfrekvens Ansvararig för kontrollen Gemensam Nämndsbeslut Har beslut fattade av nämnd/au verkställts Risken att fattade beslut inte verkställs pga Kontrollera att beslut fattade av nämnd Stickprov av fattade Löpande under året Nämndsekreterare försumlighet vilket leder till att politiska intentioner inte uppfylls och/eller arbetsutskott är verkställda. beslut Gemensam Undertecknande av avtal Avtal ska undertecknas av behöriga personer. Gemensam Avtalsbevakning Alla ingångna avtal ska ha bevakning av giltighetstid och uppsägningstid. Risken att avtal ingås felaktigt på grund av att obehörig person undertecknat vilket leder till ogilitiga avtal. Risken att avtal inte förlängs och/eller sägs upp vilket leder till avsaknad av avtal alternativt oönskade åtaganden Kontrollera att avtal undertecknats av en behörig person enligt deligationsordningen/delegationsbestä mmelse Stickprov av undertecknade avtal Löpande under året Nämndsekreterare Kontrollera att avtal är under bevakning Stickprov Löpande under året Nämndsekreterare Gemensam Utbetalningar Felaktiga utbetalningar görs på grund av bristande rutiner. Städ Städ Produktpärmar kemikalier Finns uppdaterade produkt-/säkerhetsblad i pärmarna i verksamheten Nyckelhantering för vikarier Vikarier måste vid utkvittering av nycklar få kunskap om nyckelns värde och betydelse. Risken att felaktiga utbetalningar görs pga att rutiner saknas/ej följs vilket kan leda till felaktiga utbetalningar till obehöriga organisationer/personer. Risken med att produktpärmarna inte är uppdaterade pga att blad saknas eller är felaktiga kan leda till personskador, material/golv förstörs samt onödig miljöbelastning Risken att nycklar tappas, försvinner eller stjäls pga ovarsamhet eller okunskap kan leda till att nyckelsystem måste bytas ut vilket är en stor ekonomisk kostnad. Vilka typer av utbetalningar görs på förvaltningen? Kontrollera att pärmarna är uppdaterade och stämmer överens med städrummets/städavdelningens faktiska kemikalier. Har utkvitterade nycklar återlämnats? En gång per år Lista de olika utbetalningarna som görs. Lista de rutiner som finns för dessa. Stickprovsinventering En gång per år görs på 16 arbetsplatser Inventering av att nyckelskåpets nycklar stämmer överens med utkvitteringslistan. Två gånger om året Controller Städchef och arbetsledare. Städchef Städ Fastställt städschema Ett fastställt städschema är en, med verksamheten, överenskommen städnivå/frekvens. Om det fastställda städschemat inte följs riskerar slitaget på fastigheten att öka. Detta kan leda till ökade underhållskostnader för fastigheten samt undermålig arbetsmiljö för verksamheterna. Följs det upprättade/uppdaterade städschemat. Stickprov på 16 arbetsplatser. Besöka och prata med lokalvårdare och jämföra det du då ser med det aktuella städschemat. Fördelat över året Städchef och arbetsledare. Park/Gata Kontroll av väghållaransvar Genomgång och uppdatering av NVDB ska ske årligen med rullande 5-årsintervall för bestämda områden. Risken att kommunen utövar väghållning där kommunen inte är väghållare eller missar väghållning pga att vägdatabasen är inaktuell. Detta kan innebära ökade kostnader och minskat förtroende. Kontroll att genomgång har utförts på valt område under året. Avstämning av väghållaransvar i NVDB och mot gällande detaljplan. En gång per år Trafikingenjör Park/Gata Trafikföreskrifter Att samtliga antagna lokala trafikföreskrifter är verkställda i form av att uppskyltning etc är utfört i gatumiljön samt att föreskriften är inlagd i RDT (rikstäckande databasen för trafikföreskrifter). Risken för att antagna lokala trafikföreskrifter inte blir verkställda pga att rutinen inte fungerar. Detta kan leda till att trafiksäkerheten kan minska och polis och parkeringsövervakare inte kan verkställa deras kontroll. Trafikföreskrifter som är beslutade under året i TN kontrolleras. Kontrollen utförs dels för att se att den är inlagd i RDT samt att den är uppskyltad rätt i gatumiljön. Okulär besiktning på plats att beslutade åtgärder är åtförda. En gång per år Trafikingenjör G:\SBF\Alla\Internkontroll\2019\Internkontrollplan 2019 Sidan (1) av (3)

4 Internkontrollplan Område: Rutinen/kontrollpunktens namn: Kort beskrivning av rutinen Riskformulering Kontrollåtgärd Kontrollmetod Kontrollfrekvens Ansvararig för kontrollen Park/Gata Vinterväghållning Entreprenörenas fordon förses med GPSregistrering som jämförs med faktureringsuppgifter och snöplan. Risken att entreprenören debiterar felaktigt pga felaktig tidsredovisning eller snöröjer fel ytor. Detta kan leda till ökade kostnader och/eller missnöjda invånare. En kontinuerlig kontrollplan finns för kontroll av olika områden. Stickprov En gång per månad under säsong. Biträdande gatuchef Kosten Rätt kost till rätt person Rutiner kring hanteringen av specialkost finns och behöver följas upp. Risken att en allergisk/överkänslig matgäst kan få fel mat pga att rutienerna kring hanteringen av specialkost inte följs kan leda till att personer reagerar med allt från svag klåda till anafylaktisk chock. Kontroll av att rutinen kring hanteringen av specialkost följs. Genomgång av rutiner på En gång per år plats i kök och samtal/frågeställningar till kökspersonalen avseende rutiner Kostekonomen Kosten Livsmedelshygien Efterlevnad av rutinen "rutin för tid- och temperaturprocesser" i HACCP-planen. Kosten Avtalstrohet Köptrohet gentemot ingångna livsmedelsavtal Kontroll av dokumentation, både Risk finns att livsmedel inte hettas upp gällande återupphettning och tillräckligt snabbt eller i tillräcklig hög grad pga kalibrering av termometer. att rutiner inte föjs/efterlevs vilket skulle kunna leda till att sjukdomsframkallande mikroorganismer inte avdödas tilltäckligt eller att sporbildare kan aktiveras och växa till - bilda toxin. Risk finns att varor köps in som ej finns Fakturakontroller upphandlade pga okunskap och slarv. Detta kan leda till bristande förtroende för oss som avtalspartner och ekonomiska försluster. Gå igenom dokumentationen och analysera den. Biträdande kostchefen tar under en period över attesten av fakturor från kökschef, för att kontrollera inköpen gentemot ingågna avtal. Kvartalsvis Kvartalsvis Kökschef Biträdande kostchef Fastighet Värmeförsörjning Våra lokaler värmeförsörjs genom vatten eller elburen värme. Risken för kalla lokaler sker pga avbrott i värmeförsörjning kan leda till stora konsekvenser för kommunens verksamheter/hyresgäster. Säkerställa att resrevkraft och värmeaggregat fungerar. Provköra reservkraftaggregat (årsvis), kontrollera eloch värmeanläggningar. En gång per år Driftchef Fastighet Nyckelhantering Nycklar finns för tillfällig utlåning till hantverkare för att de ska kunna göra åtgärder i våra fastigheter. Risken att nycklar försvinner eller tappas bort pga bristande rutiner och okunskap kan leda till ekonomisk skada om låssystem måste bytas ut, samt otrygghet för verksamheter/hyresgäster. Kontrollera vilka nycklar som finns utlånade/saknas i nyckelskåpet. Stämma av att de fysiska nycklarna i skåpet stämmer överens med utlåningsförteckningen. Kvartalsvis Handläggare Fastighet Nyckelhantering Verksamheterna har kvitterat ut nycklar till sina berörda fastigheter. Risken att nycklar försvinner eller tappas bort pga bristande rutiner och okunskap kan leda till ekonomisk skada om låssystem måste bytas ut, samt otrygghet för verksamheter/hyresgäster. Kontrollera vilka nycklar som verksamheten kvitterat ut och säkerställa att dessa finns kvar i verksamheten. Begära in en förteckning från verksamheten på vilka nycklar de har. Stickprov årsvis. Handläggare Fastighet Ronderingar Ronderingsplaner finns för varje fastighet med fastställd frekvens. Risken att anläggningar inte sköts som de ska pga att ronderingar inte utförs enligt plan kan leda till höga drifts- och underhållskostnader. kontroller av att regelbundna ronderingar utförs. Stickprovskontroller i DeDu Kvartalsvis Driftchef G:\SBF\Alla\Internkontroll\2019\Internkontrollplan 2019 Sidan (2) av (3)

5 Internkontrollplan Område: VA Rutinen/kontrollpunktens namn: Kort beskrivning av rutinen Riskformulering Kontrollåtgärd Kontrollmetod Kontrollfrekvens Ansvararig för kontrollen Underhåll av pumpar och Kontrollera att rutiner finns och att de Stickprov halvårsvis. Driftchef aggregat. är kända. Det ska finnas underhållsplaner för maskinell utrustning. Eventuella åtgärder ska noteras på respektive maskinkort. Risk finns att reservpumpar och reservaggregat inte fungerar pga bristande underhåll/rutiner vilket kan leda till bräddning eller annan miljöpåverkan. Stämma av maskinkort mot underhållsplanen och se om det löpande underhållet finns noterat. VA Fungerande reningsverk Det är viktigt att reningsverken fungerar som Risk finns för att reningsverken inte fungerar de ska. Rutiner finns för att säkerställa detta, som de ska pga att personalen inte hanterar Kontrollera att rutinerna följs och att personalen har nödvändiga kunskaper. de så kallade driftinstruktionerna. brister i reningsverkens funktion på ett korrekt sätt. Detta kan leda till en negativ miljöpåverkan, sanktionskrav och i förlängningen åtal. Har avvikelser skrivits in i maskinkorten? Finns uppdateringsdatum på instruktioner? Har personalen nödig kunskap? Stickprov på maskinkort och instruktioner. Finns det fastställda utbildningsplaner utifrån genomförda utvecklingssamtal. Driftchef vad det gäller stickprovskontroller. VA-chef vad det gäller avstämning av utbildningsplan. G:\SBF\Alla\Internkontroll\2019\Internkontrollplan 2019 Sidan (3) av (3)

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) TN 2018/ Tekniska nämnden Upphandling entreprenör för nybyggnad av skolbyggnad, byggnad 8, Mössebergsskolan Förslag till beslut 1 Tekniska nämnden delegerar upphandlingen av entreprenör till Tekniska nämndens ordförande och Fastighetschefen Bakgrund Behov om utökade lokaler vid Mössebergsskolan har framförts av Barn- och utbildningsförvaltningen i lokalförsörjningsplanen. Beslut om investeringen togs av Kommunfullmäktige , i samband med beslut om investeringsbudgeten för Projektering av byggnationen har gjorts under hösten En ny byggnad kommer att byggas mot Kapellsgatan. Den nya skolbyggnaden kommer att innehållalärmiljöer och personalarbetsplatser för 90 elever plus personal. Bruksarea ca 610 m2. Anbud har begärts in på byggnationen, sista anbudsdag är Byggnationen beräknas påbörjas våren 2019 och vara klar november Beslutet ska skickas till Fastighetschefen Jan Aurén Fastighetschef Fastighet Jan Aurén Fastighetschef jan.auren@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

7 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) TN 2019/00005 Avyttring av kommunägda fastigheter Förslag till beslut 1 Tekniska nämnden beslutar att överlämna byggnaderna/objekten Åsarps förskola, Yllestad skola samt Stenstorps skola med skolmuséet till kommunstyrelsen för beslut om rivning, försäljning eller annat. Bakgrund Enligt kommunens policy för lokalförsörjning och byggnadsinvesteringar är det tekniska nämndens uppdrag att tillhandahålla lokaler till kommunala verksamheter. I de fall det finns internt outnyttjade lokaler/byggnader ska tekniska nämnden lämna dem vidare till kommunstyrelsen för beslut om rivning, försäljning eller annat. Det är förvaltningens bedömning att det inte finns något kommunalt verksamhetsbehov av byggnaderna/objekten Åsarps förskola, Yllestad skola samt Stenstorps skola med skolmuséum. Objekten belastar kommunens driftoch kapitalkostnader med sammanlagt cirka 3 miljoner kronor per år. Förutsättningar: Stenstorps skola Drift- och kapitalkostnad: kronor per år Byggnaden står outnyttjad efter Avstyckning och ny detaljplan krävs Skolmuséet Drift- och kapitalkostnad: kronor per år Avstyckning och ny detaljplan krävs Åsarps förskola Drift- och kapitalkostnad: kronor per år Byggnaden står outnyttjad efter hösten 2019 Ny detaljplan krävs Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare anna-karin.andersson@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

8 2(2) Yllestad skola Drift- och kapitalkostnad: kronor per år Byggnaden står outnyttjad nu. Avstyckning krävs Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Cecilia Nordh Lokalsamordnare

9 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) TN 2018/ Val av tekniska nämndens arbetsutskott , ledamöter, ersättare, ordförande och vice ordförande. Bakgrund Enligt tekniska nämndens reglemente ska nämnden inom sig välja ett arbetsutskott. Till utskottet ska 5 ledamöter och 5 ersättare väljas. Inom utskottet väljer tekniska nämnden för den tid nämnden beslutar bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Beslutet ska skickas till Valda KS kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare anna-karin.andersson@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

10 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) TN 2019/ Val av tekniska nämndens representanter i kommunala Pensionärsrådet (KPR) Bakgrund Enligt reglementet för Kommunala pensionärsrådet, väljs rådet för fyra år. Tekniska nämnden ska utse en ledamot och en ersättare i rådet. Beslutet ska skickas till Valda KPR sekreterare Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare anna-karin.andersson@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

11 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) TN 2018/ Val av tekniska nämndens representanter i Rådet för funktionshinderfrågor Bakgrund Rådet för funktionshinderfrågor väljs för fyra år och mandattiden ska sammanfalla med tekniska nämndens mandatperiod. Avgår en ledamot under mandatperioden utses en ny ledamot för den återstående tiden. Rådet är organisatoriskt knutet till tekniska nämnden. Samtliga nämnder i den kommunala organisationen utser senast den 31 januari året efter ordinarie valår vardera en ledamot och en ersättare i rådet för funktionshinderfrågor Beslutet ska skickas till Samhällsbyggnadsförvaltningen Rådet för funktionshinderfrågor Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare anna-karin.andersson@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

12 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) TN 2019/ Konsumentvägledning Falköpings kommun Förslag till beslut 1 Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att säga upp avtalet med Råd & Rön. Bakgrund Falköpings kommun har sedan 23 januari 2017 ett avtal med Råd & Rön. Avtalet innebär att Råd & Rön ska leverera konsumentrådgivning per telefon på uppdrag av Falköpings kommun. Patrick Nohlgren Förvaltningschef Kansli Anna-Karin Andersson Nämndsekreterare anna-karin.andersson@falkoping.se Falköpings kommun Sankt Sigfridsgatan Falköping Telefon Bankgiro Plusgiro Org nr

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23