Årsrapport. Servicenämnden

Transkript

1 Årsrapport Servicenämnden 2016

2 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat Förbrukning av ram % 97,8% 96,9% 95,9% 100,6% 99,7% Antal årsarbetare Personalkostnader i % av totala kostnader 26,8% 26,3% 26,0% 28,8% 25,7% Sjukfrånvaro i % 5,0% 4,8% 5,2% 4,3% 4,5% Måluppfyllelse i % 65,0% 60,9% 80,6% 58,6% 73,9% Försäljning centralförråd (mnkr) Nettokostnad gator och vägar samt parkering, kr/inv Nöjd medborgarindex gator och vägar Personalkostnad kr för IT-drift / dator Kundnöjdhet IT 89% 93% Kostnad för måltider i kommunal grundskola, kr/elev Kundnöjdhet Kost skola årskurs 2, 5 och 8 71,4% 73,1% 65,1% 71,3% 53,7% Kundnöjdhet Kost omsorg 90,0% 89,0% 90,4% 93,5% 95,8% Nöjdhet maten inom särskilt boende 76,0% 79,0% 73,0% 80,0% 74,0% Kostnad för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev Lokalvårdskostnad exklusive storstäd kr / m² skola Lokalvårdskostnad exklusive storstäd kr/ m² förskola Kvalitetsindex lokalvård 98,2% 96,1% 96,8% 95,3% 93,3% Nyttjandegrad lastbilar 77,2% Närvarotimmar åkeriet 97,0% Antal el-, biogas- eller laddhybridbilar Andel el-, biogas- eller laddhybridbilar 26,1% 13,9% 10,3% 6,6% 4,8% Antal inkomna anbud / upphandling 3,2 Överprövningar / totalt antal upphandlingar 7,0% Avbrutna upphandlingar / totalt antal upphandlingar 13,0% Inköpsvolym av upphandlade varor och tjänster (mnkr) 145 Ekonomisk förändring av ramavtal -3,0%

3 Innehåll Femårsöversikt 2 Året som gått 4 Serviceförvaltningen Det självklara valet... 4 Verksamhetsmål 5 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 6 Central ledning och administration... 6 Centralförråd... 6 Gata och park... 6 IT... 7 Kost... 7 Lokaler och lokalvård... 7 Transport... 8 Upphandling... 8 Kvalitet i verksamheten 9 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet... 9 Intern kontroll... 9 Synpunktshantering... 9 Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Personalredovisning 12 Driftsredovisning 15 Investeringsredovisning 17 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys 18 Standardiserade produkter och tjänster Lokalförsörjning En växande infrastruktur kräver ökade resurser för både drift och underhåll Fossilbränslefri region Vinterberedskap Kostförsörjning Varuförsörjning Rekrytering Bilagor 19

4 Året som gått Serviceförvaltningen Det självklara valet Kommunfullmäktige antog under året nya reglementen för kommunstyrelse och nämnder. Servicenämnden ansvarar för kommunens interna service samt drift och underhåll av kommunens infrastruktur och byggnader. Kommunstyrelsen har ansvaret för investeringar. En gränsdragningslista mellan serviceförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret har upprättats då förvaltningarna har många beröringsområden. En konsekvens av de nya reglementena är att TME-enheten med bland annat trafikfrågorna flyttas över till samhällsbyggnadskontoret. Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva, ändamålsenliga och anpassade efter de interna kundernas faktiska behov. Vi ska tillhandahålla och utveckla interna tjänster för att vara en självklar leverantör inom våra ansvarsområden. Kunderna ska kunna fokusera helt på sitt uppdrag och sin verksamhet. Vi har arbetat vidare med kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet. Det ekonomiska utfallet de senaste åren tillsammans med en hög måluppfyllelse indikerar att vi är på rätt väg. Genom nyckeltal och enkäter redovisar vi hur vi ligger till vad gäller kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet. En bra dialog med våra interna kunder är en självklarhet för oss. 4

5 Verksamhetsmål Under 2016 har serviceförvaltningen arbetat med 20 mål som beslutats av servicenämnden. Av dessa är 13 uppfyllda vid årets slut, sex är inte uppfyllda och ett är delvis uppnått/oförändrat. Verksamhetsmålen i sin helhet framgår i bilaga 1. Ledningsgruppen har beslutat att inte vidta några ytterligare åtgärder med anledning av uppföljning av verksamhetsmålen för Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 13 (65 %) 1 (5 %) 6 (30 %) 20 5

6 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Central ledning och administration Under året har central ledning och administration förberett inför de förändringar som kommer att ske i och med koncentrerad administration. Den nya organisationen kommer att innebära att löne- och ekonomiadministratörerna samlas centralt. Musselodlingen utanför Byxelkrok har sjösatts som en del av det fyraåriga Baltic Blue Growth-projektet. Linnéuniversitetet har under sommaren även utfört provtagning, för att under tre års tid kunna följa upp hur musselodlingen påverkar den omgivande miljön. Hagbyodlingen är på plats utanför Hagby och delar av den har rensats för att tillväxt ska kunna följas av Linnéuniversitetet. Vattenråden har sökt och fått beviljat flera lokala naturvårdsprojekt, bland annat har femton skolor genomfört studiebesök för att lära sig mer om vatten. Ett projekt för att prova en ny plattform för säkerhetsdatablad, IChemistry, har påbörjats under Projektets syfte är att säkerställa att kommunal verksamhet hanterar kemikalier på ett korrekt sätt. IChemistry är ett digitalt kemikaliethanteringssystem som testas hos centralförråd, kost och lokalvård. Centralförråd Centralförrådet har under 2016 fortsatt sitt arbete med att bredda sin verksamhet. Utökade samarbeten med barn- och ungdomsförvaltningen och omsorgsförvaltningen har inneburit ett stort arbete inom nya områden, exempelvis arbetskläder. Inköp av alla kopiatorer, skrivare, kaffe- och vattenautomater hanteras nu av centralförrådet efter att beslut tagits om att de nu ska köpas istället för att leasas. Centraförrådet sköter nu inköp av datorer och kringutrustning fullt ut till kommunens olika verksamheter. Gata och park Under 2016 har verksamheten haft ett fortsatt högt tryck i nybyggnation och reinvestering av infrastrukturen, till exempel i Snurrom, Fjölebro och Djurängen. Under 2016 har målsättningen varit att bygga, upprusta och se över ett antal lekplatser. Fokus har legat på Smedby som har fått en ny större lekplats, upprustning har skett på övriga lekplatser och tre har lagts ned. Ett viktigt arbete under 2016 var de trygghetsåtgärder som genomfördes på Kvarnholmen. Trygghetsåtgärderna bestod i översyn av belysningar och gångstråk från Vattentornsparken, Teatervallen och vidare till Dryaden. Förutom trygghetsfrågorna i sig är detta arbete även en del i Kalmar kommuns ambitioner för Purple Flag och satsningar för att bli årets stadskärna Bygget av bryggan i Vita sand har gått över förväntan och är en del av Kalmar kommuns satsning på att stärka stadens läge vid havet. Invigning beräknas som planerat till sommarsäsongen Året avslutades med att stänga Salve för EU-medborgare i utsatthet. Salve kom till i samarbete med Kalmar Stadsmission för att minska renhållningsproblem och klagomål på tidigare utspridda platser runt om i Kalmar. Dock missbrukades platsen vilket bland annat innebar ett stort arbete med att städa upp området. Vid stängningen inleddes ett mycket bra samarbete med polisen för lagefterlevnad på parkeringsplatser och allmänna platser. 6

7 IT För att kunna möta verksamheternas krav på ett stabilt och snabbt nätverk moderiserades stora delar av den centrala nätverksinfrastrukturen. Det nya klientoperativet Windows 10 konfigurerades och de över 400 lärardatorer som flyttades från skolnätet till det administrativa nätet installerades med Windows 10. Administration för utfärdande och utlämnande samt systemförvaltningen av SITHS-kort flyttades in till IT. Arbetet med centralisering av systemförvaltning fortsatte även genom att ta hem förvaltning av Public 360. Kost Under året har Kost omsorg börjat erbjuda ett extra valbart alternativ till matgäster som är boende i kommunens vård och omsorgsboende. Detta startade i februari 2016 och innebär att dessa matgäster har tre valbara alternativ till lunch, varav ett är vegetariskt. Kostverksamheten inom skola och förskola har under året påbörjat en organisationsgenomlysning med syfte att effektivisera och förbättra arbetet. Samtidigt pågår kontinuerligt en översyn av matsedlar och menyer för att vara kostnadseffektiva. I mars 2016 antogs Riktlinje för kostpolicy för en ökad tydlighet både internt och externt vad som serveras i förskola, skola och fritidshem. Nya rekommendationer sätter större fokus på måltider över hela dygnet samt att individanpassa måltiden till den äldre. Istället för att berika maten i köket hanteras detta utifrån behov direkt på avdelningen, nära den äldre. Berikningen på avdelningen är i form av lämpliga livsmedel istället för berikningsmedel i maten. Detta har inneburit ökad kvalitét, då berikningsmedlen i många fall påverkar smak och konsistensen negativt. Kalmar kommun ansökte under hösten om serveringstillstånd till restaurangerna på Oxhagshemmet och Stensberg. Ansökan avser fullständiga rättigheter. Lokaler och lokalvård Under ledning av samhällsbyggnadskontorets miljöenhet har ett förslag till handlingsplan för giftfri skolmiljö arbetats fram. Energitjänsteprojektet har utfört åtgärder enligt plan. Tack vare ett effektivt arbete inom projektgruppen finns utrymme att genomföra åtgärder inom ytterligare fastigheter under Totalt är nio stycken solcellsanläggningar monterade på kommunens byggnader som nu levererar el till skolor och förskolor året runt. Under året har tre nybyggnadsprojekt av skolor och förskolor färdigställts; Förskolan Lindö - sex avdelningar, Lindsdalsskolan etapp 2 - tolv klassrum samt Hagby förskola - sex avdelningar inklusive ett nytt gemensamt skolkök och en ny matsal. På grund av ett stort behov av förskoleavdelningar har för första gången en hyresupphandling av en förskola gjorts i området Snurrom i norra Kalmar. Byggstart sker under Ett av lokalvårdens verksamhetsmål under perioden är att arbeta för ökat maskinanvändande och effekten av detta mål bidrar till bättre arbetsmiljö, minskade förslitningsskador hos personalen och renare innemiljö samt bättre underhåll. Under året har verksamheten därför haft stort fokus på översyn av maskinparken och därför gjort en hel del maskininköp. 7

8 En lokalvårdsförsörjningsplan har arbetats fram under året som beskriver hur det är tänkt att verksamheten ska möta den tillväxt som beräknas kommande år och en plan för hur ledningen ska se ut framåt har också arbetats fram. Lokalvården sköter idag m² och beräknar 2025 att siffran är omkring m² infördes traineeprogram inom lokalvården tänkt att erbjudas till vikarier som varit inne i verksamheten cirka 300 dagar. Dessa vikarietjänster är idag de som senare konverteras och blir tillsvidaretjänster och därför är det viktigt att kunna säkerställa rätt kompetens. Transport Som ett steg i att nå målet om en fossilbränslefri region 2030 har Kalmar kommun implementerat ett fossilfritt drivmedel, HVO 100 % i åkeriets tunga fordon. Även ett antal traktorer och maskiner från leasingverksamheten tankas med HVO 100 %, vilket leder till en sänkning av koldioxid med 90 procent jämfört med MK 1 diesel. Även halterna av kväveoxid, kolväte och koloxid har sänkts. Transport har även ökat andelen el- och biogasfordon i leasingverksamhetans vagnpark, något som har lett till ökade miljövinster. Under 2016 samlades stadshusgårdens samtliga bilar, inklusive fyra elbilar från delbilspoolen, i en central fordonspool för Kalmar kommun. Förvaltningarna som finns placerade i närheten av stadshusgården bokar genom denna centrala fordonspool och övriga förvaltningar kan se den som ett komplement till den egna bilpoolen. Syftet med en central fordonspool är att öka tillgängligheten för och utnyttjandet av samtliga bilar. Upphandling Under 2016 togs nya grepp kring målet att alla ramavtal ska följas upp inom 24 månader. Arbetet med uppföljningen är igång och resultatet kommer att synas under

9 Kvalitet i verksamheten Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Serviceförvaltningen strävar efter kostnadseffektivitet och ändamålsenlighet i allt arbete som sker i verksamheterna. En del i detta är att vidareutveckla arbetet med nyckeltal och jämförelser. Genomgång av nyckeltal och jämförelser visar att förvaltningens verksamheter har ett bra resultat och visar på en bra kostnadsnivå jämfört med jämförelsekommunerna (3KVH: Karlskrona, Kristianstad, Växjö och Halmstad) och liknande branscher. Serviceförvaltningen arbetar med resultatenheter vilket innebär ett decentraliserat budgetansvar för att ge verksamheterna en större kontroll och påverkan på helheten. Detta bidrar också till att avvikelser kan upptäckas och därmed åtgärdas i ett tidigt skede och att medarbetarna får en större förståelse för sin påverkan på enhetens och förvaltningens resultat. Intern kontroll Serviceförvaltningens interna revisorer har genomfört den internrevision som är obligatorisk för ISOcertifierad verksamhet. Den interna revisionen omfattar samtliga verksamheter i förvaltningen. Qualify AB har genomfört en obligatorisk extern revision av ISO-systemen som omfattade förvaltningsledning, upphandling/inköp, IT, produktion, personal samt kvalitet och miljö. Inga allvarliga brister identifierades vid dessa revisioner, dock framkom ett antal avvikelser och förbättringsförslag som serviceförvaltningen arbetar vidare med. Förvaltningen har genomfört granskning enligt den antagna interna kontrollplanen för Resultatet av den interna kontrollen samt åtgärdsplan redovisades för nämnden i november 2016 och återfinns i bilaga 2. Synpunktshantering Möjligheten att lämna in synpunkter till kommunal verksamhet för allmänhet och kommunens anställda finns för att skapa delaktighet och inflytande. Synpunkterna delas upp i avvikelser, förbättringsförslag, beröm och klagomål. Till serviceförvaltningen inkom 182 synpunkter under kom från allmänheten och 11 var interna. Dessa är fördelade på 8 avvikelser, 55 förbättringsförslag, 15 beröm och 104 klagomål. 80 av synpunkterna lämnades av kvinnor och 85 av män, 17 angav inte kön. Inkomna synpunkter Liksom 2015 är det gata, park och fritid som får in flest synpunkter, 141, på sitt externa arbete. Den enskilda enhet som fått flest synpunkter är trafik, markupplåtelse och evenemang (TME). 41 av TMEs totalt 57 synpunkter avsåg parkeringsfrågor. Enheten tillhörde serviceförvaltningen till och med 30 september 2016 då den övergick till samhällsbyggnadskontoret. 9

10 Övriga synpunkter som inkommer mer frekvent rör snöröjning, odlingslotter och gatusopning. Återkommande synpunkter bevakas i förvaltningsledning kontinuerligt under året för beslut om vidare åtgärder. Centralförråd Centralförrådet har under året haft en försäljning på 33,8 mnkr varav 3,1 mnkr avser kommunala bolag och förbund. Försäljningen 2016 slutade på 20,1 mnkr och den kraftiga ökningen beror till stor del på samarbetet med IT-verksamheten. Personalkostnad i förhållande till försäljning hamnade 2016 på 11,2 procent vilket innebär att den har sjunkit markant från 2015 då personalkostnaden låg på 17,8 procent. Summan av de order som inkommit via webbshopen har ökat från 9,4 mnkr 2015 till 10,4 mnkr Gata och park Nettokostnad gator och vägar samt parkering (kr/inv) ligger relativt stabilt och ger för kr per invånare jämfört med kr Det innebär att Kalmar kommun har högre kostnader per invånare jämfört med 3KVH och riket, vilket bland annat beror på Kalmar kommuns investeringssatsningar då kapitalkostnaderna finns med i nyckeltalet. Även kostnader för snöröjning och parkeringsintäkter, som skiljer stort mellan kommunerna, ligger med i nyckeltalet. Nöjd medborgarindex gator och vägar ligger relativt högt för Kalmar kommun. Ett kvitto på Kalmar kommuns olika satsningar, där gata och park har haft ett stort ansvar i utförandet av dessa, är bland annat att Kalmar blivit Årets sommarstad två år i rad och att kommuninvånarna rekommenderar andra att flytta till Kalmar. IT Tack vare hantering av ett större antal datorer har nyckeltalet personalkostnad för IT-drift per dator sjunkit drastiskt sen föregående år, från kr till kr. Precis innan årsskiftet kom den nya IT-optimarapporten som återigen visar på att Kalmar kommun har en kostnadseffektiv IT-verksamhet. Kundnöjdhet IT uppgår vid årets slut till 89 procent. Det som kommer fram i underlaget är brist på återkoppling men det framkommer också att det finns en osäkerhet mellan vad IT levererar och vad systemägare, IT-kontaktperson och leverantörer står för. Kost De årliga kundundersökningarna har genomförts i hela kostverksamheten. Det som mäts är framför allt kvalitet och bemötande. Under året skickades en enkät ut till samtliga matgäster med beslut om matdistribution samt en enkät till vård- och omsorgsboende samt Kalmar kommuns restauranger. Resultatet på 90 procent kundnöjdhet visar på att verksamhetsmålet har uppnåtts. Brukarundersökningen från socialstyrelsen visar på ett annat värde på nöjdheten på maten än Kalmar kommuns egna undersökningar. En förklaring till detta kan vara att maten är en större del i denna undersökning, frågan ställs på annat sätt och den riktar sig till delvis andra kundgrupper. Det har även skickats ut en enkät till eleverna i årskurs 2, 5 och 8. På frågan Tycker du att maten smakar bra? blev snittet 71,4 procent vilket innebär att målet inte uppnåtts och köken upprättar därför handlingsplaner utifrån de synpunkterna som framkommit. Det är återigen stora skillnader i hur eleverna i de olika årskurserna svarar där de yngsta är mycket nöjda och de äldsta är minst nöjda. 10

11 Kostverksamheten fortsätter att växa då barn- och elevantalet ökar. Nya små enheter leder till ökade transportkostnader samt svårighet att bemanna. Lokaler och lokalvård Statistiska Centralbyråns (SCB) nyckeltal Kostnader för lokaler i kommunal grundskola, kr/elev tas fram årligen och innefattar såväl egna som hyrda lokaler, inklusive kostnader för inventarier. Även driftskostnader för värme, underhåll och städning med mera ingår. Enligt 2015 års statistik ligger Kalmar kommuns lokalkostnader per elev på cirka kr under rikssnittet, kr per elev mot kr per elev. Den nyligen färdigställda nybyggnaden på Lindsdalsskolan visar en lokalkostnad på kr per elev. Lokalvårdens kvalitetsindex utgår ifrån två årliga kvalitetskontroller på samtliga lokaler som utförs tillsammans med kund efter avslutad städning för att säkerställa att kunden får den kvalité de köper. År 2016 blev resultatet 98,2 procent på utförda mätningar. En enkätundersökning gjordes där resultatet blev att 77 procent av våra kunder är nöjda med de tjänster de köper och 90 procent är nöjda med bemötandet från personalen. Dock önskade många mer städning, men anger att budgeten begränsar. Stor vikt läggs vid att lokalerna får bra städbarhet på ett kostnads- och miljömedvetet sätt och därför är valet av material som läggs in i fastigheterna en starkt bidragande faktor. Av de totala kostnaderna för ett golv är 92 procent underhållskostnader under dess livslängd. Användandet av hyrmattor har ökat inom kommunen under Effekten av det blir att mer smuts stoppas redan i entrén vilket är bättre för fastigheten och minskar underhållskostnaderna. Rockneby vindpark, där Kalmar kommun äger totalt 1,0 vindkraftverk (20 procent i fem olika vindkraftverk), har under året producerat KWh vilket är en minskning sen föregående år. Förutom rådande väderförhållanden kan detta förklaras med ett stillestånd i augusti månad, för vilket Kalmar kommun har fått försäkringsersättning på 117 tkr. Det interna priset per KWh har under året varit satt till 0,77 kr. Transport Nyttjandegraden för åkeriet var beräknad till 76,5 procent i budget för Utfallet blev 77,2 procent, vilket innebär att resurserna har nyttjats något bättre än budgeterat. Fordonen finns tillgängliga åtta timmar varje arbetsdag, året runt. Nyttjandegraden ska visa hur stor andel av dessa ordinarie timmar som debiteras. Åkeriets närvarotimmar uppgick till 97,0 procent av budget. Föräldraledighet är största orsaken bakom detta. Debiteringsgraden var god, 95,1 procent jämfört med 92,1 procent i budget. Låg närvaro har kompenserats med god debiteringsgrad och gör att budgeterat antal timmar därmed har uppnåtts. Under 2016 ökade antalet el- och biogasbilar kraftigt i leasingverksamheten vagnpark, gällande fordon under 3,5 ton, från 60 till 117 stycken. Ökningen beror delvis på att äldre leasingfordon har bytts ut under 2016 och har ersatts med el- och biogasbilar. Laddhybridbilar minskade från två till en. Upphandling Jämförelse med övriga upphandlande organisationer i Sverige, visar att Kalmar kommun har lika eller bättre resultat avseende inkomna anbud samt antal överprövningar. Övriga mätvärden finns ingen jämförelse. 11

12 Personalredovisning Under året har HR centraliserats och ligger nu organisatoriskt under kommunledningskontoret. Syftet med omorgansationen är bland annat att effektivisera arbetet genom en närmare samverkan HR-personal emellan. Tillsvidareanställda Serviceförvaltningen Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 272,1 213,8 485,9 263,6 214,4 478,0 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 94,5 98,5 96,2 94,1 98,4 96,0 Andel heltider i % 77,1 94,5 84,6 73,6 93,6 82,3 Medelålder 47,7 47,3 47,5 47,7 47,6 47,6 Personalomsättning i % 0,7 3,2 1,8 1,8 2,4 2,1 Vid årsskiftet fanns 505 tillsvidareanställda i serviceförvaltningen varav 288 kvinnor (57 procent) och 217 män (43 procent). Det innebär en ökning med totalt sju personer, vilken har skett främst i verksamheterna lokalvård och kost. Gata och park har minskat på grund av att personalgruppen vaktmästare vid Kalmar kommuns sporthallar har övergått till kultur- och fritidsförvaltningen. När det gäller tillsvidareanställda var medelåldern 47,7 år för kvinnor och 47,3 år för män. Genomsnittlig sysselsättningsgrad var 96,2 procent för samtliga tillsvidareanställda (94,5 procent för kvinnor och 98,5 procent för män). Personalomsättningen var 1,8 procent under Antal Kvinnor Åldersfördelning år år år år år Män Pensionsavgångar Förväntade pensionsavgångar >= 65 år 64 år 63 år 62 år 61 år Tillsvidareanställda Totalt Kvinnor Män Ett antagande om att medarbetarna kommer att gå i pension vid 65 års ålder innebär att åtta personer (fyra kvinnor och fyra män) kommer att gå i pension under Till och med 2020 är antalet pensionsavgångar 47 personer, varav 26 är kvinnor och 21 är män. 12

13 Sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro i % av ordinare arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 4,4 3,3 3,9 2,4 4,3 3, år 4,6 2,5 3,8 4,4 3,1 3, år 7,5 4,9 6,3 7,8 3,9 6,0 Totalt 5,9 3,8 5,0 5,8 3,6 4,8 Sjukfrånvaron 2016 landade på 5,0 procent på förvaltningen (kvinnor 5,9 procent, män 3,8 procent) vilket är en liten ökning jämfört med 2015 (4,8 procent). Serviceförvaltningen kommer att fortsätta fokusera på att hålla sjukfrånvaron på en låg nivå och arbeta förebyggande och hälsofrämjande. För att uppnå hälsofrämjande arbetsplatser arbetar förvaltningen vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet, arbetet med friskfaktorer samt fortsätter samarbetet med arbetsmiljöenheten kring hälsosamtal och livsstilsprogram. Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 27,3 8,2 19,5 1,7 8,8 6, år 35,8 3,5 26,8 35,1 13,4 28, år 58,4 32,0 48,9 51,9 47,9 50,6 Totalt 48,4 22,2 39,6 44,1 31,6 39,9 Ökningen av sjukfrånvaro över 59 dagar i åldersgruppen år, beror på den relativt låga sjukfrånvaron i gruppen vilket gör att ett fåtal personers frånvaro ger ett högt utfall. Ett lyft för serviceförvaltningen Serviceförvaltningen ska vara en hälsofrämjande arbetsplats. Under storsatsar förvaltningen och erbjuder alla medarbetare stöd för en bra livsstil. Syftet är att alla medarbetare ska öka sitt välbefinnande genom att utveckla en god hälsa och goda hälsorelaterade beteenden. Hälsa är att må bra samt att ha tillräckliga resurser för att klara både arbete och fritid. Tillsammans med Centrum för Idrott och hälsa (CIH) ska alla medarbetare göra en hälsoprofil. På ett enkelt och inte alltför ansträngande sätt har CIH att testat kondition, styrka och rörlighet. Resultatet av det fysiologiska testet redovisas till medarbetaren och samtidigt får denne en individuellt anpassad övning (knäböj) som ska göras dagligen under totalt minst 32 veckor. Övningen är enkel och kan utföras var som helst om man inte redan idag är vältränad och behöver lite större utmaning. Serviceförvaltningens sammanlagda resultat av övningarna kommer att följas av Linnéuniversitetet. Projektet påbörjades under 2016 och kommer att avslutas under 2017 med ett uppföljande test och utvärdering. Kompetensutveckling I maj 2016 deltog cheferna i förvaltningens chefsdag. Innehållet för dagen var bland annat en fördjupning i det administrativa stödet på förvaltningen. Förvaltningen påbörjade under 2016 arbetet med att samtliga medarbetare ska kompetensutvecklas inom området medarbetarskap som grundar sig i Kalmar kommuns framtagna chefsutbildning i UL lagutveckling. Förvaltningens personal har även deltagit i både externa utbildningar, konferenser samt i kommunens interna utbildningar utifrån behov. 13

14 Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, exempelvis ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, arbetsledarfunktioner samt kockar var under 2016 en utmaning på grund av den rådande arbetskraftsbristen inom dessa yrken samt rådande konkurrensen, framför allt av erfarna personer. Lika rättigheter och möjligheter Planen för lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet trädde i kraft 2016 och sträcker sig till december Den behandlar perspektivet som rör arbetsgivaren i förhållande till anställda och avser alla anställda oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Utifrån planen görs kartläggning på respektive enhet med syfte att underlätta ett målinriktat arbete och belysa fokusområdena ovan. 14

15 Driftsredovisning Serviceförvaltningens driftsredovisning för 2016 visar ett överskott på 5,4 mnkr gentemot budget. Intäkterna blev 632,6 mnkr, vilket är 29,0 mnkr högre än budgeterat. Det beror främst på ökade volymer inom IT samt högre intäkter för leasingfordon än beräknat. Ökningen beror även på en ökad volym av lokalvårdstjänster beroende på både större städytor och utökade lokalvårdstjänster. Måltidsförsäljning, bland annat till verksamheten för ensamkommande flyktingbarn samt cateringverksamheten, blev också högre än beräknat. Personalkostnaderna uppgick till 232,7 mnkr, vilket är 6,2 mnkr lägre än budgeterat. Till största del beror överskottet på vakanta tjänster delar av året, främst beroende på svårighet att rekrytera. Därtill har rationaliseringsarbetet inom kostorganisationen gett stora kostnadsfördelar; personalkostnaderna för denna verksamhet hamnar på 1,1 mnkr lägre än budgeterat. Vaktmästarna vid Kalmar kommuns sporthallar har under året övergått till kultur- och fritidsförvaltningen, vilket inte fanns medräknat i budgeten. Kapital- och lokalkostnader hamnade på 236,2 mnkr vilket innebär 2,4 mnkr lägre än budget. Dessa kostnader är svårbudgeterade då de beror på hur mycket av investeringarna som blir färdigställda under året. Övriga kostnader uppgick till 405,4 mnkr vilket innebär 32,2 mnkr högre än budgeterat. Av differensen beror 12,9 mnkr på ökat underhåll av kommunens fastigheter. Djurängsskolans rivning innebar att del av byggnaden som inte var avskriven, 2,4 mnkr, fick kostnadsföras Denna kostnad fanns inte med i budgeten för året. Övriga relativt stora poster som avviker mot budget är ökade volymer inom IT, lokalvård och utleasade fordon. Även köpta konsulttjänster inom projektverksamheten för kustmiljö blev högre än budgeterat. Mer förbrukningsinventarier har köpts in än planerat, där städmaskiner till lokalvården sticker ut med 2,0 mnkr mer än vad som var avsatt i budgeten. Telefonikostnaderna blev 1,3 mnkr lägre än budgeterat tack vare ett nytt telefoniavtal. Driftsredovisning tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Central ledning och administration Centralförråd Gata och park IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Summa Central ledning och administration visar ett överskott på 1,0 mnkr beroende på lägre personalkostnader än budgeterat, till viss del beror detta på vakanta tjänster. Lagervärderingen vid årets slut gjorde att centralförrådet redovisar ett överskott på 0,3 mnkr. Verksamheten för gata och park redovisar ett överskott på 0,5 mnkr, vilket bland annat beror på låga snöröjningskostnader under året. IT-verksamheten redovisar -0,1 mnkr. Kostverksamheten redovisar totalt sett ett överskott på 3,7 mnkr, till stor del tack vare ökade intäkter, organisationsförändringar och andra rationaliseringsarbeten som har genomförts under året. Under året har projekt startats för att långsiktigt komma tillrätta med ekonomin genom att se över organisation och 15

16 bemanning på de 82 skol- och förskoleköken runt om i kommunen. Kostnadsdrivande råvaror har identifierats och anpassningar av ett flertal råvaror efter säsong har gjorts utan att försämra näringsinnehållet. Köken på skola och förskola håller dock inte budgetramen för året utan redovisar ett underskott på 0,4 mnkr. Lokaler och lokalvård redovisar ett negativt resultat på -1,6 mnkr. Detta beror till största del på att rivningen av Djurängsskolan innebar att en kvarstående avskrivning på 2,4 mnkr fick läggas som en kostnad Vindkraften, som redovisas inom denna verksamhet, har under året gett högre intäkter än budgeterat och ger därmed ett överskott på 1,0 mnkr. Transport redovisar ett överskott på 0,9 mnkr bland annat beroende på lägre reperationskostnader än budgeterat samt försäljning av gamla fordon. Upphandling visar ett överskott på 0,7 mnkr på grund av en vakant tjänst under del av 2016 samt överskott på försäkringsfonden. 16

17 Investeringsredovisning Serviceförvaltningens investeringsredovisning för 2016 visar ett minusresultat på 4,6 mnkr. Investeringsredovisning 2016 Tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Central ledning och administration Centralförråd IT Kost Lokaler och lokalvård Transport Upphandling Summa Leasingavtalen för vissa av kopiatorerna samt kaffe- och vattenautomaterna i Kalmar kommun har gått ut under året. Serviceförvaltningen har istället upphandlat och köpt in motsvarande produkter. Då hanteringen till stor del sköts ifrån centralförrådet redovisas investeringarna på den verksamheten och ger totalt ett negativt resultat på 2,7 mnkr. Under 2016 togs ett nytt tag kring utbyte av datorer enligt gällande tidplan för Kalmar kommun, vilket kan ses på investeringsredovisningen för IT-verksamheten. Investeringskostnaderna för detta hamnade på 3,9 mnkr över budget för Resterande underskott för IT-verksamheten beror på tidigarelagda investeringar i bygget av en ny serverhall. Inför 2016 fick serviceförvaltningen ett höjt investeringsutrymme till städmaskiner inom lokalvården beroende på outnyttjade medel tidigare år. Detta utrymme har till stor del inte använts och därmed redovisar verksamheten lokaler och lokalvård en positiv avvikelse på 1,1 mnkr. Transportverksamheten redovisar ett plusresultat på 1,9 mnkr beroende på leveransförsening av en spolbil. Denna kommer istället tas på 2017 års investeringsmedel. 17

18 Strategiska framtidsfrågor och riskanalys Standardiserade produkter och tjänster Tillsammans med de interna kunderna beslutas standard vad gäller kvalitet, nivå och omfattning av förvaltningens leveranser. Standardisering sänker kostnaderna och ökar effektiviteten. Lokalförsörjning En växande befolkning ökar behovet av verksamhetslokaler. I lokalförsörjningsplanen föreslås hur kommunen ska möta framtidens krav på nya verksamhetslokaler. Det är viktigt med fokus på en stabil och långsiktig underhållsbudget för att minska underhållskostnader. En växande infrastruktur kräver ökade resurser för både drift och underhåll En omfattande investeringsbudget får stora effekter på resurserna för drift och underhåll. En stark koppling mellan investerings- och driftbudget är en förutsättning för kostnadseffektivitet. Fossilbränslefri region Förvaltningen ska vara drivande i energiomställningen genom att arbeta med energieffektivisering i kommunens byggnader, hållbara transporter samt produktion av vindkraft och solenergi. Vinterberedskap De stora variationerna i kostnaderna för vinterväghållningen är svåra att hantera inom ram för förvaltningen. Dessutom är möjligheten att påverka kostnaderna begränsade eftersom det till största del är vädrets makter som styr. Kostförsörjning Livsmedelsbudgeten pressas ytterligare då tillkommande direktiv samt kraven på större andel ekologisk och närproducerad mat till våra barn och gamla medför ökade kostnader. Kostnaderna ökar också i takt med att fler mindre förskole- och skolenheter öppnar. Fler kök ska utrustas och bemannas samtidigt som transporterna ökar. Varuförsörjning Projekten e-portal och samlastning fortskrider enligt plan och kommer påverka samtliga förvaltningar och bolag. Rekrytering Rekrytering av nya medarbetare inom specifika områden, så som ingenjörer, spetskompetens inom upphandling, arbetsledarfunktioner samt kockar kommer fortsatt vara en utmaning på grund av arbetskraftsbristen inom dessa yrken samt rådande konkurrens, framför allt av erfarna personer. Serviceförvaltningen möter detta bland annat genom att HR centralt arbetar med en handlingsplan för attraktiva arbetsgivare parallellt med att serviceförvaltningen har påbörjat ett arbete med en marknadsföringskampanj. Detta för att locka personer till våra bristområden samt informera och marknadsföra våra tjänster så ungdomar väljer att gå de utbildningar som gynnar vår framtida kompetensförsörjning. 18

19 Bilagor Bilaga 1. Uppföljningsrapport verksamhetsplan 2016 Bilaga 2. Uppföljning intern kontroll