KommunKompassen FINSPÅNGS KOMMUN 2017 ANALYS AV. J. Henrik Bergström och Anna Eklöf, SKL

Transkript

1 KommunKompassen ANALYS AV FINSPÅNGS KOMMUN 2017 J. Henrik Bergström och Anna Eklöf, SKL

2 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Innehåll 1 Vad är Kommunkompassen? Finspångs kommun i förhållande till Kommunkompassen: En sammanfattande genomgång 4 3 Detaljerad genomgång i förhållande till Kommunkompassens åtta områden... 5 Område 1 Offentlighet och demokrati... 6 Område 2 Tillgänglighet och brukarorientering Område 3 Politisk styrning och kontroll Område 4 Ledarskap, ansvar och delegation Område 5 Resultat och effektivitet Område 6 Kommunen som arbetsgivare personalpolitik Område 7 Verksamhetsutveckling Område 8 Kommunen som samhällsbyggare Översikt av poängfördelning Kortfakta om Finspångs kommun... 34

3 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 1 Vad är Kommunkompassen? Kommunkompassen är ett verktyg för utvärdering och analys av kommuners sätt att arbeta. Verktyget togs fram i mitten av 1990-talet av Oslo Universitet i samverkan med Åbo Akademi och Kommunenes Sentralforbund, numera enbart KS, i Norge. Det har använts i ett flertal kommuner i samtliga nordiska länder. Sveriges Kommuner och Landsting använder verktyget sedan år Kommunkompassen reviderades år 2010 för att kunna fånga upp nya viktiga utvecklingstrender som påverkar den offentliga sektorn. Revideringen har gjorts tillsammans med KS i Norge, KL (Kommunernes Landsforening) i Danmark, KREVI (Det kommunale och regionale evalueringsinstitut) i Danmark samt Oslo Universitet (professor Harald Baldersheim) och Agder Universitet (professor Morten Øgård). Kommunkompassen analyserar en kommun utifrån samspelet mellan det politiska systemet kommunernas förmedling av tjänster kommunen som arbetsplats utvecklingen av lokalsamhället. Kommunkompassen utvärderar inte verksamhetens resultat utan sättet att leda den och sättet att samspela i organisationen. Vid en utvärdering inhämtar utvärderarna information från tre källor: intervjuer, officiella dokument och kommunens hemsida. Resultatet sammanställs i en rapport som innehåller en poängbedömning och en kvalitativ beskrivning av hur kommunen fungerar. Bedömningarna görs med utgångspunkt från åtta huvudområden. Varje huvudområde består av flera delområden inom vilka ett antal frågor belyses. Bedömningen görs mot bakgrund av teorier med betoning på mål- och resultatstyrning, decentralisering och medborgar- respektive brukarorientering. De åtta huvudområdena är: offentlighet och demokrati, tillgänglighet och brukarorientering, politisk styrning och kontroll, ledarskap, ansvar och delegation, resultat och effektivitet, kommunen som arbetsgivare/personalpolitik, verksamhetsutveckling och kommunen som samhällsbyggare. En kommun som utvärderas med hjälp av Kommunkompassen får som resultat värdefull information om både styrkor och förbättringsområden. För att kunna få inspiration till förbättringar, hänvisas i rapporten till kommuner som kan ses som förebilder inom olika områden. Till utpekade förbättringsområden blir det naturligt att koppla handlingsplaner för förändring. Många kommuner väljer sedan att efter några års arbete genomföra en förnyad utvärdering med hjälp av kommunkompassen för att på så sätt få sina förbättringsinsatser bekräftade.

4 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 2 Finspångs kommun i förhållande till Kommunkompassen: En sammanfattande genomgång Utvärderingen Utvärderingen av Finspångs kommun genomfördes i oktober år 2017 och var kommunens första Kommunkompass. Utvärderingsgruppen har studerat dokument, granskat kommunens hemsida, intranät och genomfört intervjuer med ett 30-tal personer. Bland de intervjuade finns politiker, ledande tjänstemän och fackliga representanter. Generellt visar Finspång att det är inte på särskilt många ställen som kommunen inte har någonting, oftast finns enstaka exempel eller ett pågående arbete i någon del av organisationen. Det som dock, i mångt, saknas är systematiska bilder av hur saker och ting fungerar respektive att utvärdera och analysera det kommunen gör. Analys och utvärdering rekommenderas Finspång att ta sig an, förutom enskilda tips på förbättringar som ges vid respektive område. Finspång är en utvecklingsbenägen och utvecklingsbejakande kommun, men ni behöver säga det tydligare och skapa strukturer för det. Sammanfattning av resultat Nedan visas Finspångs totalpoäng samt poängfördelningen per område. 100 Finspångs kommun p

5 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Mer om Kommunkompassen kan du läsa på Nedan visas Finspångs resultat inom de åtta områdena som ett spindeldiagram jämfört med tre kommuner Genomsnitt, det är Enköping (2016, Kommunkompassen version 2.1), Tranemo (2015, v. 2.0) och Ulricehamn (2017, v. 2.1). Deras snitt är 483. Detta är tre kommuner i samma kommungrupp som Finspång och som genomfört Kommunkompass relativt nyligen. 8. Kommun som samhällsbyggare 7. Ständiga förbättringar 1. Offentlighet och demokrati Brukarfokus, tillgänglighet och bemötande 3. Politisk styrning och kontroll 6. Kommunen som arbetsgivare personalpolitik 4. Ledarskap, ansvar och delegation 5. Resultat och effektivitet Finspång Genomsnitt Jämförelser Alla svenska utvärderingar finns tillgängliga på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida

6 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 3 Detaljerad genomgång i förhållande till Kommunkompassens åtta områden Område 1 Offentlighet och demokrati Rubriker Strategi för demokratiutveckling och information Information till medborgare Dialog och medborgarmedverkan Etik motverkan av korruption Poäng 52 Allmänt En kommun är en politiskt styrd organisation och det är politikernas ansvar att ta till sig finspångarnas åsikter kring vad kommunen skall göra under en mandatperiod. Det handlar då inte bara om att förvalta det valprogram som man har haft i anslutning till senaste kommunalval, utan även att göra medborgarna delaktiga i de beslutsprocesser som sker i kommunen. I detta sammanhang gäller både att vara lyhörd och öppen för diskussion innan beslut skall tas och om att sprida information om beslut som fattats. Det handlar i grund och botten om det demokratiska perspektivet som är grundläggande för den offentliga sektorn. Det kan göras på olika sätt. Dels kan politiken arbeta aktivt genom sitt partiarbete, dels kan man via kommunorganisationen arbeta med information och öppna upp för möjligheten att påverka de processer som sker i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder. Det är det senare perspektivet som utvärderas i detta avsnitt. Partiarbetet som av många politiker lyfter fram som det viktigaste demokratiska arbetet kan av förklarliga skäl inte utvärderas i Kommunkompassen, då detta ligger utanför kommunorganisationen. Strategi för demokratiutveckling och information Kommunen har en strategisk plan, frågan är om den slår igenom helt och hållet. Som kommunen själv säger, ingen plan kan säkra öppenhet och delaktighet, det beror helt på människorna som är bärare av detta. Konstateras kan att den övergripande planen som rör demokrati och inflytande är kopplad till budget och har satta mål och uppdrag. Det är en enkel, god och tydlig struktur. Härutöver finns särskilda strategier för skoldemokrati och ungdomars inflytande och en särskilt policy för medborgardialog. Kommunen menar att samtliga dokument behöver vidareutvecklas. Det vi vill skicka med som kan förbättras är analysen och utvärderingen av om planer och strategier har effekt i verksamheten. Under fliken Politik & Demokrati på Finspångs webbsida finns Påverka, där är det lätt att finna hur och vad invånaren kan delta genom e-förslag, medborgarförslag, allmänhetens frågestund, e-forum, synpunkter och klagomål samt val.

7 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Information till medborgarna Dagordningar och protokoll finns lätt tillgängliga på webben för invånare före och efter möten i politiska organ. Politiska och andra handlingar tillgängliggörs dock inte med stöd av sammandrag och eller populärversioner, vilket kan vara ett förbättringsområde om kommunen så väljer eftersom det kan nå grupper som normalt sett inte tar till sig de politiska besluten i dess helhet, vilket sannolikt är lejonparten av kommuninvånarna. Upplands Väsby är en kommun som publicerar snabbreferat av KS, KF och flertalet nämndmöten på webben. Kommunen har en av KF antagen kommunikationspolicy och under året får alla chefer i uppdrag att ta fram en extern kommunikationsplan för sitt respektive område. Uppdraget är prioriterat enligt kommunen och respektive plan skall kopplas till respektive områdes verksamhetsplan. Det tyder både på medvetenhet om värdet av information och kommunikation med medborgarna och om att söka integrera kommunikationsfrågorna i verksamhetsfrågorna. Det är bra att detta arbete hålls samman. Kommunen annonserar i Fokus Finspång som är en gratistidning som går till alla hushåll, en artikel i varje nummer dediceras till att beskriva något om en kommunal verksamhet. Tidningen utkommer normalt varannan vecka. Det finns också webbsändning av fullmäktigesammanträde och det går att lyssna på enskilda ärenden. Kommunen använder också flera sociala medier för att sprida information, frågan är dock om dess effekter är utvärderade, det vill säga insats i förhållande till genomslag. Sammantaget bedriver Finspång ett aktivt arbete inom dessa två första områden och redovisar även tydligt hur kommunen arbetar. Information om resultat Den samlade och systematiska rapporteringen av resultat till invånarna utöver budget och bokslut har förbättringspotential. Den saknas i princip helt. Ett tips är att titta på Upplands Väsby kommun, hur de arbetar med sociala medier och filmer för att föra ut budskapen om uppnådda resultat på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt om Finspång önskar utveckla denna service. Att även systematiskt rapportera resultat från invånar- och brukarundersökningar kan förbättras och gärna läggas samlat på en och samma sida, förutom under respektive verksamhet. Finspång har en sida som heter Resultat och kvalitet, dessa undersökningar kan exempelvis presenteras där. Ett enkelt sätt är att göra som Huddinge kommun, lägg allt på ett och samma ställe i pdf. I Huddinges fall finns också jämförelser, brukarjämförelser och en hel del annan information av värde samlat. Jämförelser mellan verksamheter inom kommunen och mellan kommuner kan också stärkas, det är viktigt för medborgarna att se hur verksamheterna presterar i förhållande till varandra och i förhållande till andra. Revisionsrapporter finns tillgängliga med rapporter från år Innevarande års revisionsplan, Revisionsplan år för Finspångs kommun, finns med, däremot handlar innehållet endast om revisioner intill hösten år Revisionsrapporter från innevarande år saknas på webben och det finns ett värde i att lägga upp även dessa. Att även redovisa åtgärder utifrån revisionsrapporternas påpekanden är ytterligare ett tips på förbättringar.

8 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Att utveckla informationen om resultat är delområdet med störst förbättringspotential inom området offentlighet och demokrati. Medborgardialog och deltagande Finspångarna har goda möjligheter att delta i fysiskt planläggningsarbete. Kommunen bedriver ett medvetet arbete med bland annat verktyget/metoden Culture planning, som använts framgångsrikt vid planerandet av en park. Vid andra centrala beslutsprocesser som inte rör fysisk planläggning kan arbetet förbättras, exempelvis genom att anamma modeller som använts i arbetet med de fysiska frågorna. Det finns även särskilda lokala utvecklingsgrupper som framför allt fokuserar på utvecklingsarbetet på landsbygden. Det finns också en policy för medborgardialog från år Huruvida den idag drygt sex år senare håller måttet må Finspång fundera över. Generellt mår en policy, en strategi, ett direktiv eller vad det kan vara bra att ses över med ungefär tre till fem års mellanrum. Detta för att den skall vara levande i organisationen och även hålla måttet i vad och hur den uttrycker. Det gäller inte enbart specifikt för detta område, utan för alla områden och alla planer, policys, strategier och liknande. Kommunen arbetar brett med att få invånargrupper som är särskilt berörda av frågor att delta. Däremot är dessa arbeten och initiativ inte utvärderade och det synes svårt för utvärderargruppen att kunna hitta specifika resultat och effekter av dessa arbeten annat än att det övergripande skolrådet synes fungera väl med goda diskussioner, övergripande frågor och engagemang. I Finspång finns kanaler och forum för invånarna att kommunicera med de förtroendevalda, genom frågestund i fullmäktige. Medborgarförslag och e-petitioner är kanaler in i politiken och det finns ett genomtänkt grepp kring detta samt att systemet med medborgarförslag är utvärderat. E- petitioner kräver minst 30 gillanden för att tas upp, vilket skapar en mekanism att hantera (inkommandet av) ärenden. Det finns möjligheter att komma i kontakt med kommunens förtroendevalda med kontaktinformation på hemsidan, men det kan göras tydligare och mer överskådligt så att en som inte känner till en ledamots partitillhörighet ändå hittar rätt. Det är endast KS och KF:s presidium där de förtroendevalda presenteras samlat. Det är ett enkelt grepp att presentera samtliga förtroendevalda på samma sätt. Det genomförs återkommande undersökningar för att fånga upp invånarnas åsikter om kommunen och följs upp i samband med årsredovisning, men synes inte vara utvärderat, ej heller är det genomförd någon bortfallsanalys så kommunen vet inte om svaren från de som svarar respektive inte svarar skiljer sig åt. Detta är måhända petimäter, men kan ge intressant och viktig kunskap som kommunen idag saknar. Att ta ett samlat grepp med att presentera brukar- och medborgarundersökningar på ett och samma ställe, vore att föredra framför att varje verksamhet skall vara sin egen lyckas smed. Självklart skall informationen även framgent finnas hos varje verksamhet/sektor, men att samlat i kommunen presentera undersökningar ger både tydlighet och god insyn.

9 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Motverka korruption Finspång har ett klagomålshanteringssystem. Frågan om klagomålshantering har också varit uppe i KF med förnyade riktlinjer men vetskapen om detta behöver sannolikt spridas mer internt i organisationen. Kommunen har också tagit fram riktlinjer kring mutor som återfinns i kommunens handbok för chefer. En så kallad visselblåsarfunktion finns inte. Helsingborgs stad, Örebro stad och kanske mest intressant Faluns kommun har visselblåsarfunktioner som kan vara värda att titta närmare på. Det finns flera styrdokument som hjälper i det förebyggande arbetet mot korruption, exempelvis finanspolicy (2014), attestreglemente (2008) och intern kontroll (2008). Däremot saknas en röd tråd och det påpekas att en del av dessa dokument har snart tio år på nacken. Har något i omvärlden eller lokala förhållanden hänt som ger anledning till översyn av dessa och andra dokument? Utvärderingsgruppen menar inte nödvändigtvis att de är dåliga, men tio år? För att ett dokument skall fungera som effektivt styrmedel och vara levande i organisationen bör de åtminstone ses över vart 3-5 år, om inte annat för att konstatera att de alltjämt håller måttet. Styrkor Dagordningar, handlingar och protokoll, inför och efter möten, finns på webben Kommunens marknadsföring av politiska möten är föredömlig och bred Gott arbete med att få invånarna att delta i fysiskt planläggningsarbete Återkommande medborgarundersökningar Medborgarförslag och e-petitioner Klagomålshanteringssystem Förbättringsmöjligheter Systematisk rapportering av mål och resultat utöver budget och bokslut Information om resultat till invånarna Jämförelser av resultat i den egna kommunen och med andra samt tillgängliggöra de på ett lätt sätt för invånarna Populärversioner och sammandrag av handlingar Revisionsrapporter innevarande års rapporter och åtgärder efter påpekanden Visselblåsarfunktion? Utvärdera och analysera mera!

10 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 2 Tillgänglighet och brukarorientering Rubriker Poäng Strategi för brukarorientering Tillgänglighet och bemötande Information om service och tjänster Valfrihet Brukarundersökningar Deklarationer och synpunkts-/klagomålshantering 43 Allmänt Med brukarorientering avses att kommunen ska ha ett gemensamt förhållningssätt till sina brukare. Hög tillgänglighet och ett gott bemötande är viktiga delar i ett sådant förhållningssätt. Att vara tydlig när det gäller information om vad brukarna kan förvänta sig i form av tjänster är ytterligare en viktig aspekt. Många gånger beror missnöje hos brukare på att man från verksamheten inte klargjort för brukarna vad kommunens tjänster skall innehålla. Förväntad kvalitet motsvarar då ibland inte levererad kvalitet vilket skapar missnöjda föräldrar, vårdtagare, klienter med flera. Tydlig information om tjänster och möjlighet för brukarna att tycka till om de tjänster som utförs brukar leda till en större andel nöjda brukare. Strategi för brukarorientering I den strategiska planen och budgeten finns mål som handlar om brukarnas möjligheter till inflytande. Varje sektor arbetar något anpassat till sin verksamhet, men det finns ett tydligt brukarfokus i varje verksamhet som också kopplas till den strategiska planen. Det är ett medvetet och gott arbete. Ett illustrerande exempel på hur det fungerar; sektor Vård och Omsorg som utifrån den övergripande planen har mål, indikatorer och styrtal med tydligt fokus på brukarorientering. Enheterna i sin tur har med utgångspunkt i sektorns plan upprättat egna brukar- och verksamhetsnära planer. Brukardelaktighet är ett ledord i arbetet och följs upp med bland annat Öppna Jämförelser, Nöjd Kundindex och åtgärdsplaner upprättas, genomförs och följs upp med bland annat internkontroll. Det synes vara ett fungerande arbete. Tillgänglighet och bemötande Kommunens anställda utbildas inte systematiskt i bemötande och tillgänglighet, men det finns enskilda exempel inom organisationen där sådana insatser har genomförts, som inom kommunens näringslivsenhet. Bemötande och tillgänglighet är inte heller helt tydliga kriterier vid rekrytering. På den andra bogen finns i introduktionsmaterialet till varje anställd skrivningar härom, frågan är om innehållet i materialet levandegörs vid introduktion eller någon särskild utbildning? Skicklighet i tillgänglighet och bemötande finns med som lönekriterium. Vid chefsträffarna, som vi återkommer till är bemötande och tillgänglighet levande frågor, vilket indikerar att de finns på dagordningen och ses som viktiga.

11 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Kommunen mäter bemötande och tillgänglighet inom telefoni och e-postområdet, vilket får sägas vara en början på något som kan omfatta kommunens samtliga områden. Ett verksamhetsområde som skolan mäter säkert bemötande i förhållande till elever och vårdnadshavare, men det går idag inte att aggregera eller sannolikt ens enkelt jämföra om inte viljan till jämförelser finns, för att gemensamt utveckla området, där olika verksamheter kan jämföras med varandra för att utvecklas. Ett förbättringsområde kan vara att uppmärksamma arbetsgrupper och eller individer som utmärker sig positivt vad avser tillgänglighet och bemötande. Detta görs sannolikt redan på enskilda enheter, om kommunen skulle ta ett mer samlat grepp skulle den också få syn på allt gott som görs inom området och kan skapa lärande mellan verksamheter och sektorer. Kävlinge kommun belönar verksamheter/personer som utmärker sig positivt på detta område. Information om service och tjänster Innehållet och strukturen på hemsidan har kommunen undersökt och webben är tillgänglighetsanpassad. Eftersom kommunen också är finskt förvaltningsområde finns omfattande information på finska. Kommunen har ingen särskild serviceenhet där medborgarna får hjälp med frågor och ärenden däremot kan kommunens reception betecknas som en utökad reception. Ett förbättringsområde är att göra det möjligt i informationsmaterial att jämföra enheters resultat med varandra. Detta menar utvärderingsgruppen saknas i princip helt. Ett tips är att titta på Upplands Väsby kommun som arbetar på ett bra sätt med jämförelser. Brukarundersökningar Brukarundersökningar genomförs inom alla områden, däremot jämförs inte resultaten av brukarundersökningarna mellan olika enheter inom samma serviceområde annat än sporadiskt och inte alls mellan olika serviceområden eller med andra kommuner annat än begränsat. För att bättre kunna visa på hur kommunen uppfattas finns ett värde i att fundera över om detta är ett område att ta sig an systematiskt. I Finspång används flera metoder än bara enkäter, inom olika områden, för att fånga upp brukarnas synpunkter på tjänsterna som fokusgrupper, olika former av råd och intervjuer, men det saknas systematik och röd tråd. Något som också kan förbättras är möjligen återkopplingen till brukarna men framför allt bredare via kommunens informationskanaler, som webben. Näringslivssidan gör det redan och även inom den sociala sektorn. Här behöver ni inte gå över ån efter vatten; till en början det kan räcka med att lära av hur näringslivsområdet gör sina brukarundersökningar kända och spridda. System för service-/kvalitetsdeklarationer och synpunkts- /klagomålshantering Det finns ett klagomålshanteringssystem på nätet. Vissa verksamheter arbetar mer aktivt följer upp mer än andra som exempelvis samhällsbyggnad, medan andra verksamheter, enligt egen utsago, inte har ett samlat grepp som exempelvis vård- och omsorgsområdet. Det saknas ett samlat grepp kring tydliggörandet av innehållet i tjänsterna även om det finns inslag av detta, som inom omsorgsområdet och exempelvis Hemtjänsten inom detsamma och små broschyrer om sådant som exempelvis god man, anhörigstöd och centrala barn- och elevhälsan som är mer av karaktären allmän information. Det är heller inte utvärderat vad den här typen av

12 Sveriges Kommuner och Landsting (34) service- eller kvalitetsdeklarationer erbjuder för stöd för brukare eller närstående. Örebro kommun arbetar med något de kallar servicegarantier, vilket kan vara något att studera närmare. Sammantaget har området förbättringspotential även om det absolut finns inslag som är både genomtänkta och omfattande, som exempelvis ett naturligt fokus på bemötandefrågorna, att webben utvärderas och att brukarundersökningar genomförs på alla områden. Styrkor Strategi och det praktiska arbetet med bemötande och tillgänglighet Brukarundersökningar genomförs inom alla områden Webben utvärderas Klagomålshanteringssystem finns kan det visas på förbättringar av inkomna synpunkter och klagomål? Mycket av det som eftersöks här finns, men i spridda skurar på enskilda områden eller verksamheter Förbättringsmöjligheter mer samlade grepp eftersöks Utbilda anställda i bemötande och tillgänglighet Återkoppling och bredare spridning av brukarundersökningar Jämförelser av enheter i informationsmaterial Jämförelser av brukarundersökningar mellan enheter, mellan verksamheter och mellan kommuner Tydliggöra innehållet i tjänsterna som erbjuds Har skicklighet i bemötande effekt på lön? Återigen uppföljning och utvärdering av insatser, åtaganden och annat

13 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 3 Politisk styrning och kontroll Rubriker System för styrning och uppföljning Politiska mål Uppföljning och rapportering Ansvarsfördelning politiker/tjänstemän Samspel och dialog Poäng 60 Allmänt I en kommun beställer politiken genomförandet av ett uppdrag av en utförarorganisation. Det kan vara de egna förvaltningarna och eller en/flera externa utförare. Detta uppdrag skall spegla den politiska majoritetens vilja när det gäller att utveckla och fördela service till kommuninvånarna. Den modell som de flesta använder för att förtydliga detta uppdrag är någon form av målstyrning. Hur denna modell är utformad i svenska kommuner varierar däremot i stor omfattning. För att samspelet mellan den politiska ledningen och tjänstemannaorganisationen i kommunen skall fungera, krävs att roller och ansvar för de olika funktionerna har klargjorts. Vid upphandling av tjänster från externa utförare bör denna spegla kommunens övergripande mål. System för styrning/uppföljning Kommunen har en övergripande vision som lyder: Finspång är den attraktiva kommunen i en spännande region, där vi skapar utveckling och livskvalitet genom samverkan, öppenhet och nytänkande kopplat till en tydlig värdegrund och hänger samman med mål och indikatorer och uppföljning i KS av prioriterade frågor. Det är en sammanhängande och tydlig struktur. Processen är också tydligt beskriven i exempelvis budget. Mer än så kan inte önskas. Att visionen också hänger ihop med värdegrunden tyder på ett genomtänkt förhållningssätt; att värdegrunden har brukaren/invånaren i fokus. År 2014 gjordes en större satsning där hela organisationen arbetade med värdegrunden och vad den betyder i praktiken, vilket får ses som både ett praktiskt arbete med värdegrunden och en slags uppföljning av ett teoretiskt ramverk. Det finns tveksamheter från kommunens sida om den fått genomslag men att ni arbetat med den i särskild ordning visar på medvetenhet. Värdegrunden är också tydligt kopplad till budget. Kommunens styr- och uppföljningsmodell med mål som systematiskt rapporteras till KS är tydlig, robust och fungerande. Häri finns dock ett förbättringsarbete i vilket genomslag modellen i praktiken har på lokal nivå, hela vägen ut i alla verksamheter: kopplingen till verksamheterna och uppföljningen kan vara bättre menar flera respondentgrupper. I strategiska planen/budget 2018/ anges 15 mål, i verksamhetsplanerna för 2017 anges 16 mål. Det synes som att det sista målet, 16. Effektivt resursutnyttjande, utgått ur strategiska planen. Tydliga politiska mål Att kommunen styrs av tydliga politiska mål är inget som någon i organisationen darrar på manschetten kring. Kring år 2010 gjordes ett omtag och antalet mål begränsades och som vi förstår det förändrades även strukturen. Det är gott.

14 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Arbetet med politisk målformulering är en huvudsakligen sammankopplad process, men som någon uttryckte det, politiska ambitioner och budgetprocesser hänger inte alltid ihop. Sektorerna uppfattar inte att det alltid hänger ihop med politiska mål och budgetarbetet. Dialogen här uppfattas dock som god och det är en bra grund att stå på för att kunna förbättra detta. Alla mål upplevs dock inte vara uppföljningsbara och att alla intervjuade känner sig inte berörda av samtliga mål. Som någon sade, det krävs eget initiativ för att veta vilka målen är och hur de berör en. Utvärderingsgruppen konstaterar att målen inte är kända av alla. Det råder också delade meningar om de politiska målen och resultatindikatorerna avspeglas i respektive verksamhets budget/verksamhetsplan. Här rekommenderas Finspång att fundera på hur de får (den teoretiska) modellen att bättre fungera i praktiken (ute i verksamheterna). I ägardirektiven för Finspångs kommuns direkt eller indirekt helägda bolag ( Generellt ägardirektiv kommunala bolag, 2014) framgår att de kommunala målen tydligt skall avspeglas och tas hänsyn till i bolagen och deras respektive verksamhet. Det är omfattande och tydliga direktiv som ges. Det råder dock oklarhet om bolagen rapporterar mot samtliga uppgifter som ägardirektiven stipulerar. Uppföljning och rapportering Återrapporteringen av måluppfyllelse till politisk nivå uppfattas som fungerande men med förbättringspotential. Det görs och det går, men det kan göras bättre särskilt med avseende på prognoser och analysarbetet. Sektorerna har tillsammans med politiken infört en gemensam analysdag och en modell för detta arbete och det uppfattas det som att man är på väg i rätt riktning. Det vi ser är avrapportering av mål och resultat, men ett steg som kan förbättras är analys. Det påpekas också av flera av varandra oberoende intervjugrupper. De kommunala bolagen rapporterar i bokslut generellt mot det som står ovan kring exempelvis miljöfrågor, däremot lyser kommunens 15 mål med sin frånvaro i de kommunala bolagen. Det finns många av de 15 målen som de kommunala bolagen kan förhålla sig till. Noterbart är att Vallonbygden och Finspångs tekniska verk har 2016 års årsredovisning på sina respektive hemsidor, medan Finet inte har det. Det finns ett värde i att alla bolag gör på samma sätt. Rapportering av resultat som är jämförbara med andra kommuner och externa utförare görs, men utan systematik. Det blir därmed svårare för politiken att samlat och gemensamt värdera verksamheterna gentemot andra, när det i mångt verkar saknas en fungerande struktur för att systematiskt jämföra. Politiken efterfrågar också den här typen av resultat som är jämförbara med andra. Revisionen fungerar, ett påpekande är dock att resultaten av revisionens arbete inte är integrerade med styrningen, risk för en något isolerad revision? Ansvarsfördelning och roller mellan politiker/tjänstemän Kommundirektör är formellt chef över underställda sektorchefer. De olika chefsnivåerna upplever stor frihet med de ekonomiska resurserna., att anställa och så vidare utan att det behöver prövas av politiska organ. Anställandet av sektorchefer av kommundirektör föregås dock naturligt av en dialog med respektive nämnd, men kommundirektören anställer och har sista ordet.

15 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Vidare finns i Finspång en hyfsad skiljelinje mellan politik och förvaltning, men sannolikt kan detta tydliggöras och arbetas på mer medvetet för att det inte skall råda några tveksamheter. Både politik och förvaltning svarar att det förekommer felsteg, att de inte är särskilt många eller ett upplevt problem, men det faktum att det bekräftas av båda grupper och åt båda hållen gör att vi vill uppmärksamma det i rapporten även det troligen precis som kommunen säger inte utgör något större bekymmer. Intressant är att förvaltningsrevisionen har varit inne och granskat delegationsordningarna och en del förändringar har vidtagits efter påpekanden. Det är bra och medvetet. Samspel och dialog Det finns arenor för dialog om strategiska frågor mellan förtroendevalda och kommun- respektive sektorchefer utan att formella beslut behöver tas. Eller som någon sade, dialogen pågår hela tiden och det synes vara ett uttryck för ett fungerande system. De förtroendevalda skaffar sig kunskap om verksamheterna på en rad olika sätt genom exempelvis studiebesök och med jämna mellanrum görs det dragningar av verksamheterna i KS. Vid varje ny mandatperiod erbjuds så kallad politikerutbildning och även under år 2017 har det varit en särskild satsning. Denna riktas mot KS men även till KF. Kommunen har tidigare haft riktade nöjdhetsundersökningar gentemot de förtroendevalda för att se hur de upplever tjänstemannaorganisationens leverans till politiken. Denna har dock avvecklats då den upplevdes som ett politiskt verktyg. Styrkor Kommunens vision Värdegrund kopplad till vision, därtill arbetad med och utvärderad Tydligt politiskt beslutade mål och oftast uppföljningsbara Revisionen granskat delegationsordningarna Begränsat de politiska målen Samspel och dialog mellan politik och förvaltning Förbättringsmöjligheter I teorin fungerar styrmodellen i praktiken verkar den inte nå ut i alla kapillärer Kommunens bolag ägardirektiv, avrapportera måluppfyllelse i förhållande till kommunens mål Rapportera resultat till politiken som omfattar jämförelser med externa utförare och andra kommuner Hyfsad skiljelinje/gräns politik-verksamhet, men inte klockren Analys och utvärdering

16 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 4 Ledarskap, ansvar och delegation Rubriker Strategi för ledarskap, ansvar och delegation Enheternas ansvar Tvärsektoriellt samarbete Personligt ansvar och uppdrag för chefer Kommunledningens kommunikation Ledarutveckling Poäng 47 Allmänt I svenska kommuner uppstår ibland en kraftmätning mellan på ena sidan de centrala funktionerna med kommunfullmäktige och kommunstyrelsen och på andra sidan facknämnderna. Detta återspeglas ofta även inom förvaltningsorganisationen där förvaltningsövergripande anslag kring ekonomi-, personal- och utvecklingssystem ställs mot förvaltningsspecifika system. Samma mönster återfinns inom respektive förvaltning när det gäller fördelning av frihet och ansvar mellan förvaltningsledning och de olika resultatenheterna. Det optimala är att hitta en fruktbar balans mellan central ledning och lokal frihet under ansvar. Strategi för ledarskap, ansvar och delegation Kommunen har ett personalpolitiskt program där insatser kopplas till resurser. Det finns även särskild chefspolicy som tydligt talar om vem som är chef och att ansvar delegeras skriftligt. Kommunen pekar på att man har satsat på ledarutveckling de senaste åren. Resultatenheternas ansvar Enheterna har frihet att omfördela resurser mellan underposter inom given budgetram. Det finns också en frihet för enheter att, i samråd med chef, rekrytera personal, inrätta/avveckla befattningar och göra organisatoriska förändringar. Ett förtydligande, det är tillåtet att avveckla befattningar inom ram men inte enskilda individer, denna fråga måste föras uppåt i organisationen. Ett förbättringsområde är att tillse att enheterna har frihet att disponera över/underskott mellan budgetår. Tvärsektoriellt samarbete Hela detta område, i det fall Finspång, väljer att prioritera något inom detta huvudområde, kan vara föremål för förbättringar; att beskriva tvärsektoriella samarbeten, tvärsektoriella processer och projekt med ansvar, budget och nedlagd arbetstid med mera. Kommunen menar att paketeringen av projekt och processer inte riktigt fungerar, att modellerna är otydliga och att kommunikation inom detta område brister, utöver det faktum att det inte finns några sammanställningar över kommunövergripande projekt och processer och att intranätet tyvärr inte erbjuder stöd då det av chefer upplevs svårt att veta vad som gäller och vad som är aktuellt. Detta område är viktigt både för att undvika risken för dubbelarbete och för att skapa möjligheter till lärande inom organisationen.

17 Sveriges Kommuner och Landsting (34) De sammanställningar som finns är för pågående investeringsprojekt och upphandlingar och kommunövergripande utvecklingsarbeten organiserade som mindre projekt redovisas löpande för politiken enligt en fastlagd struktur. Allt är inte nattsvart, men det saknas ordning och reda. Allt inom detta delområde är skrivet med vetskap om att Finspång relativt nyligen satt en person på att leda utvecklingen inom detta område. Helsingborgs stad har skapat god överskådlighet i tvärsektoriella projekt och en gemensam projektmodell för de stadsövergripande projekten. Personligt ansvar och uppdrag för chefer Chefer har chefskontrakt och de är uppskattade i sak och till innehåll. Resultat- och utvecklingssamtal är viktiga delar för att utveckla dessa. Finns det något att förbättra här är det resultatdelen, vad får Finspång faktiskt ut av kontrakten. Kontrakten är utformade så att varje chef har en anställning i grunden som exempelvis utredare eller lärare. Att kontrakten är på 3 år upplevs som bra och att det är tydliga förväntningar. Utvärdering av chefer på ett bredare sätt som 360 görs i ledningen, dock inte för verksamhetschefer. Denna metod, 360, kan med fördel tillämpas på samtliga chefer i organisationen. Gällande att uppmärksamma goda ledarprestationer verkar det fungera bättre ju längre ned i organisationen vi talar med chefer. Från sektorchefer kom det enskilda exempel från vissa sektorer. Finspång får gärna ta ett mer samlat grepp härom och med mer systematik söka lyfta goda chefs- och medarbetarprestationer. Som det är nu gör vissa det, andra inte och huruvida andra vet om det är oklart. Goda ledar- och medarbetarprestationer är värda att synliggöra på ett systematiskt sätt. Kommunledningens kommunikation Att sprida mål, uppdrag och ansvar inom organisationen synes vara en stående punkt, men tycks som vi skrev ovan, inte fungera fullt ut, särskilt med avseende på målen. Att det ser olika ut på olika sektorer är inget konstigt, däremot skulle Finspång kunna utvärdera sina mötesplatser, informationskanaler och andra forum där sådant sker för att se om det är effektivt och hur väl det når ut i organisationens kapillärer. Detta då vi särskilt påpekat att arbetet med att få de politiska målen kända av alla och att de kan hanteras är något som kan förbättras. Finspångs högsta chefer upplevs som goda bärare av vision, mål och uppdrag. Ett tips kan vara att utvärdera detta. Intressant här att från de tre intervjuade chefsleden (kommunledning, sektorchefer respektive verksamhetschefer) erhöll vi tre olika svar, varför vi konstaterar att ni har i vart fall ingen enhetlig bild om chefsrollen. De tre olika svaren är i korthet ja, på vissa områden, ja, och delvis utvärderat respektive ja, men har inte utvärderats. Chefer som har problem som rör rollen och uppdraget upplevs kunna få stöd, framför allt gällande HR. Det är dock varierande i vilken grad saker och ting fungerar eller att man som chef inte alltid vet var man skall leta stöd gällande de mjuka ledarskapsdelarna (exempel som nämndes: coaching och krisstöd) medan de hårda delarna (exempel som nämndes: budget och verksamhetsplanering) fungerar bättre. Det påpekades från flera grupper att det var lättare att direkt kontakta HR än att söka svaret på intranätet, vilket kanske kan vara ett tips till förbättring.

18 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Ledarutveckling Kommunen har ett ledarutvecklingsprogram som omfattar samtliga chefer, bra! I denna ingår en introduktion för nya chefer, kontinuerlig chefutveckling, introduktion till olika frågor, exempelvis kommunalrätt, ärendehantering, förhandlingsmodul (löneöversyn), systemstöd för ärendehantering och arbetsmiljöutbildning. Skriftlig utvärdering sker efter chefernas deltagande i dessa aktiviteter och dessa följs upp centralt och formar framtida insatser. Det är både heltäckande och genomtänkt. Exempelvis arbetsmiljöutbildningen utvärderas alltid. Från sektorchefer efterfrågas ett större fokus på ledarskapsfrågor. Det finns regelbundna, interna chefsforum för alla chefer, det finns också vissa samarbeten med andra gällande ledarskapsfrågor, främst regionala chefsnätverk. Att kunna identifiera framtida chefer skulle kunna vara ett förbättringsområde, fast det är Finspång medvetna om och har börjat arbeta med att ta fram ett gemensamt i Östergötland för något som redan funnits ett tag i de större grannkommunerna. Styrkor Frihet att fördela resurser inom budgetram Frihet för enheter att rekrytera, inrätta/avveckla befattningar och göra organisatoriska förändringar inom budgetram Chefskontrakt utformning, längd med mera Kommunens ledarutvecklingsprogram Förbättringsmöjligheter Frihet att disponera över/underskott mellan budgetår Kartlägga och sammanställa tvärsektoriella processer och projekt Uppmärksamma goda ledarprestationer

19 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 5 Resultat och effektivitet Rubriker Strategi för resultatstyrning och effektivitetsutveckling Kostnader och resultat i budgetprocessen Arbetsprocesser, uppföljning och kontroll Kommunikation kring resurser och resultat Jämförelser Extern samverkan Poäng 49 Allmänt Området kontroll och rapportering avser framförallt det arbete som sker inom förvaltningsorganisationen avseende uppföljning av verksamhet. Det gäller då inte bara den ekonomiska uppföljningen, utan även verksamhetsuppföljning avseende volym, kvalitet med mera. Man kan våga sig på att säga att just uppgiften att koppla ihop ekonomistyrning med verksamhetsstyrning och därmed också uppföljning av detsamma, är den stora utmaning som svenska kommuner står inför. Det handlar i grunden om att kunna mäta resultat och effektivitet. Vad får jag för tjänst och vilken kvalitet innehåller denna tjänst i relation till vad den kostar? Strategi för resultatstyrning och effektivitetsutveckling I den strategiska planen framgår hur kommunen ämnar att mäta och tydliggöra resultat genom bättre arbetssätt. Finspång arbetar med balanserad styrning och den är kopplad till budget och strategiska planen. De övergripande målen mäts med hjälp av indikatorer som vägleder KF i bedömningen av måluppfyllelse. Styrkorten har använts under längre tid och vidareutvecklats. Analyser presenteras i tertial, halvår och årsredovisning. Utvärderingsgruppen är osäkra om Finspång har tertialuppföljning eller enbart halvår/helår gällande både ekonomi och resultat. Om så är fallet rekommenderas även tertialuppföljning. Det verkar inte finns någon specifik strategi för effektivitetsutveckling, men effektivt resursutnyttjande är en av kommunens övergripande mål och det avspeglas tydligt i sektorernas verksamhetsplaner. Det är ett gott första steg på vägen att utveckla detta område. Men effektivitetsutveckling är en levande del av styrningen och i arbetet, något mer om detta nedan. Kostnader och resultat i budgetprocessen Det finns enligt Finspång en del gjort inom att räkna ut vad tjänsteproduktionen kostar och att budgetera och eller upphandla utifrån detta. Fokus enligt Finspång är dock på resultat och jämförbarhet, men kanske inte specifikt budget och upphandling. Hur detta fokus tar sig konkreta uttryck är svårt för utvärderingsgruppen att fullt ut bedöma. Genom systemstödet Stratsys underlättas mätning av effektivitet, men enligt kommunen måste man manuellt mata in i system och göra handpåläggning för att få ut resultat. Stratsys, för planering och uppföljning, fullt fungerande kan bli ett kraftfullt verktyg. Det finns också analysforum och ledningsmöten med ekonomer. Vi ser också att det finns ett fokus på effektivitetsutveckling i Finspångs indikatorer. Sammantaget är det en ganska god bild.

20 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Arbetsprocesser, uppföljning och kontroll Det finns systematiska uppföljningar och avvikelsehantering på övergripande nivå avseende resursförbrukning, resultat och måluppfyllelse ned till sektornivå och enhetsnivå. Internkontrollen synes också vara fungerande. Ett förbättringsområde är att göra denna systematiska uppföljning något oftare, minst tre gånger per år. Ekonomisk uppföljning görs på enhetsnivå månadsvis. Det är uppskattat av enhetscheferna och uppfattas ge trygghet i arbetet. Kvalitetspolicyn som Finspång har påstås vara från 2011, men dokumentet talar om år 2005 och att den skall uppdateras år 2007, varför kommunen sannolikt bör se över i vilken grad den alltjämt är levande och fungerar eller behöver uppdateras, göras om eller skrotas. Kommunikation kring resurser och resultat Det är möjligt för alla chefer att via rapporteringssystem löpande följa resurser och resultat, däremot inte för de förtroendevalda. Det skulle räcka med att de har möjlighet att se in i systemet, men inte kunna göra ändringar. Detta efterfrågas också av politiken, varför en rekommendation blir att ni tar tag i denna förbättringsfråga. Det finns analysforum för chefer att diskutera resultat och ekonomerna finns med på ledningsgrupp. Resultat kommuniceras också löpnade med alla anställda under budgetåret. Det är bra. Jämförelser och extern samverkan Finspång jämför sig kontinuerligt med andra kommuner i samma storlek för att ge en bild av hur bra tjänsterna är. Det synes vara gott, men ett förbättringsområde är att ta reda på om detta arbete har effekt. Jämförelser internt mellan kommunens egna enheter inom eller mellan verksamhetsområden för att identifiera skillnader i kvalitet, resultat och effektivitet är sporadisk. Det finns enligt kommunen ett sådant uppdrag men har inte riktigt kommit igång än. Risken om man inte gör detta systematiskt och med specifika syften är att det blir en diskussionsklubb istället för konkreta tips och förslag till förbättringar. Kommunen samverkar med andra kommuner inom en rad områden för att dela kostnader och effektivisera verksamheten, bland annat miljötillsyn, växel/telefoni, räddningstjänst och gymnasieintagning. Även med civilsamhällets krafter samverkas det i samma syfte, exempelvis räddningstjänst, integration/föreningsliv och frivilligcentralen inom vård- och omsorgsområdet. Vi kan sammantaget konstatera att det finns en hel del samverkan, men den verkar inte vara helt känd uppåt i organisationen, den drivs underifrån och så bör det nog också vara, men det finns ett värde i att systematisera för att se att det kan finnas antingen synergivinster att göra eller lärande mellan olika former av samverkan eftersom det syftar till att öka kvaliteten på tjänsterna.

21 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Styrkor Strategi för resultatstyrning och ett i praktiken naturligt fokus på effektivitetsutveckling Kommunikation och dialog kring resurser och resultat för chefer och medarbetare Systematisk uppföljning och avvikelsehantering på övergripande och enhetsnivå Arenor för chefer att diskutera resultat, analys och åtgärder Samverkan med andra för att dela kostnader och effektivisera verksamheten Jämförelser med andra kommuner Förbättringsmöjligheter men effekterna av jämförelserna; gör vi något av det och får vi något av det? Använda jämförelser aktivt som ett led i serviceutveckling och effektivisering Utvärdera exempelvis strategiska frågor som resultatstyrningsmodell, arenor för dialog kring resultat Möjlighet för förtroendevalda att se hur ekonomi och resultat utvecklas under året Finns tertialuppföljning eller enbart halvår/helår för både ekonomi och resultat?

22 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 6 Kommunen som arbetsgivare personalpolitik Rubriker Personalstrategi Rekrytering Kompetens- och medarbetarutveckling Individuell lönesättning Arbetsmiljöarbete Mångfald Poäng 64 Allmänt I ett framtidsperspektiv är en stark och tydlig personalpolitik som lyfter fram och stärker de olika personalgrupperna i kommunen av största vikt. Svenska kommuner står inför stora nyrekryteringsbehov på grund av bland annat omfattande pensionsavgångar. Eftersom den offentliga sektorn har problem med att konkurrera om attraktiva yrkesgrupper med löner, måste man skapa arbetsplatser som dels attraherar ny personal, dels stimulerar befintlig personal att stanna och utvecklas med flexibilitet, nytänkande och öppenhet års nominering av Finspång till Årets Employer Branding-kommun är inte utan orsak; detta är, vid sidan om kommunen som samhällsbyggare, kommunens starkaste område. Personalstrategi Det finns en övergripande personalstrategi, Personalpolitiskt program, vari särskilt medarbetarperspektivet som går igenom hela programmet är uppskattat av chefer. Det enda inspel till eventuella förbättringar på denna övergripande punkt inom området är att omsättningen av strategi eller policy till praktik kanske inte fungerar riktigt lika bra inom alla enheter. Om detta vet vi inte så det är med reservation för att det inte är helt korrekt. Det personalpolitiska programmet är kopplat till värdegrunden. Kompassen efterfrågar här ett helhetsgrepp kring de frågor som rör personalen och det synes som Finspång fångat upp det mesta på ett såväl överskådligt som genomtänkt sätt. Den är enkel, överskådlig och tydlig och fångar det som sannolikt behöver finnas med. Vi ser inga anledningar till att ens söka lyfta förbättringar inom området. Finspång säger själv att man inte har utvärderat det, men när den uppfattas fungera så väl finns det ingen anledning att skruva på den och att konstatera att den fungerar väl är också en analys av sakernas tillstånd. Till detta skall läggas det faktum att delar återrapporteras i samband med personalredovisningen. Rekrytering och kommunen som attraktiv arbetsgivare Under 2017 tas en ny personal- och kompetensförsörjningsplan fram och den är kopplad till budget och strategisk plan. Rekryteringen sker samordnat, bland annat annonsering, alla använder samma verktyg. Kommunen söker också synas på regional rekryteringsmässa. Det finns kollektiva lösningar utöver lön, förmånsportalen är en uppskattad sådan, annat är semesterväxling. Detta kanske fungerar men det är inga förmåner som kommunen särskilt lyfter

23 Sveriges Kommuner och Landsting (34) upp eller synliggör i sitt arbete med att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Månne kan det stärkas upp genom tydlighet. Kommunen söker även på andra sätt framställa sig som en attraktiv arbetsgivare och det syns i exempelvis låga sjukskrivningstal. I strategiska planen lyfts också arbetet med att minska sjukskrivningar som en av de tre viktigaste för året med särskilda medel. Det ges hyfsat goda förutsättningar för medarbetare att ägna sig åt friskvård, det kan dock tänkas att kommunen bör fundera över hur man möter de personalgrupper som exempelvis har schemalagt arbete. För dessa är det sannolikt inte alltid lika enkelt att ta del av vissa förmåner. Flexibel arbetstid är en annan metod kommunen använder sig av. Friskvårdsbidraget är en del och friskvårdsveckan med lokala leverantörer som erbjuder föreläsningar med mera, gratis deltagande i stadsloppet är positiva inslag. Även sådant hälsokontroll vart tredje år och kommunens personalklubb som arrangerar aktiviteter läggs på pluskontot. Sammantaget finns en hel del gott att hämta i Finspång, delarna, eller detaljerna om man så vill, är så bra att det stärker helheten som annars skulle kunna uppfattas något svagare. Kompetens- och medarbetarutveckling samt individuell lönesättning Finspång kartlägger kompetensutvecklingsbehoven vid varje sektor, däremot finns inget samlat centralt. Alla medarbetare som så önskar har individuella utvecklingsplaner eller motsvarande. Medarbetar- och lönesamtal sker regelbundet för alla medarbetare. Det finns också en mall för detta för cheferna att följa och även en utbildning för chefer i hur det kan genomföras. Det är gott. Alla fackliga organisationer är dock inte ense om det faktiskt genomförs lönesamtal för alla. Utvärderingsgruppen kan naturligtvis inte svara på om det är på det ena eller andra sättet, därför vill vi bara påtala det. Systematiska lönekartläggningar görs årligen, däremot synes det vara oklart om det leder till förändringar i praktiken. Det påtalades av flera grupper att det är oklart eller tveksamt om idéen om lönespridning fungerar i praktiken, det vill säga att du skall få mer om du presterar bättre. Resurser för kompetensutveckling budgeteras och följs upp av varje sektor för sig, centralt finns medel för chefsutveckling och partsgemensam kompetensutveckling. Det finns inget särskilt system för ett gemensamt grepp kring detta utan uppföljningen sker på kontonivå i ekonomisystemet. Det finns en tanke kring arbetsplatsnära kompetensutveckling men systematiken varierar och det finns ingen central strategi, plan eller motsvarande för att realisera det. Enkelt uttryckt, vissa enheter arbetar systematiskt och genomtänkt med detta, andra inte alls. Ett förbättringsområde kan vara att skapa ett medarbetarprogram som omfattar alla medarbetare som stödjer de i sitt uppdrag och i sin roll, likt det som redan finns för chefer. Eskilstuna kommun arbetar sedan några år med något de kallar modigt medarbetarskap. Arbetsmiljöarbete Utöver skyddsrond och medarbetarenkäter görs inga andra särskilda insatser för att bedöma och skapa förändringar i arbetsmiljön. En systematisk uppföljning på övergripande nivå kopplat till uppföljning av medarbetarenkäten skulle kunna vara ett utvecklingsområde. Kävlinge kommun kan tjäna som exempel på hur ett samlat och gott systematiskt arbetsmiljöarbete hänger ihop i

24 Sveriges Kommuner och Landsting (34) hela organisationen. Finspångs utmaning är inte att de olika delarna var och en för sig är dåliga, utan att de synes inte hänga ihop. Mångfald Det finns ett fokus på att medvetandegöra frågor kring mångfald i organisationen och det görs vissa satsningar utifrån en i KF fastställd plan om aktiva åtgärder. Arbetet är inte utvärderat i närtid och det krävs ett strategiskt, samlat grepp för att exempelvis komma åt sned könsfördelning inom vissa sektorer. Återigen, en strategi löser inget problem, men den kan hjälpa organisationen att dra åt samma håll och även lättare hitta goda exempel i praktiken från andra områden inom organisationen. Exempelvis satsningen på män i förskolan, som Malmö stad arbetar med, kan räddningstjänsten titta på för att kunna hitta verktyg för att rekrytera kvinnor. Månadens mångfaldsfråga presenteras på intranätet, finns enligt uppgift ofta med på APT och är uppskattad. Det är en enkel idé omsatt i god praktisk handling. I Finspång gjordes en språkkartläggning år 2015 vilket tyder på viss medvetenhet men det synes saknas systematik i arbetet. Finspång är finskt förvaltningsområde med allt vad det innebär, att exempelvis rekrytera finsktalande och erbjuda samhällsservice på finska språket. Finspång säger sig ha en aktiv hållning för att motarbeta diskriminering och särbehandling av medarbetare och detta följs upp i medarbetarenkäten. Styrkor Personalstrategi/program Kommunen som attraktiv arbetsgivare Kollektiva lösningar utöver lön Alla möjligheter till friskvård Medarbetarundersökningar, medarbetarsamtal och lönesamtal genomförs Stöd till enhetschefer kring lönefrågor (formulera lönekriterier, främja lönespridning, prioritera yrkesgrupper/individer) Många av delarna utvärderade, analyserade och skruvade på Förbättringsmöjligheter Arbetsplatsnära kompetensutveckling finns, men inget särskilt fokus och varierande nivå Varierande nivå inom området kompetensoch medarbetarutveckling Utvecklingsprogram för alla medarbetare (exempelvis likt det som finns för chefer) Leder lönekartläggningar någonstans? Samlat grepp kring mångfaldsfrågorna som rör medarbetare och resurser i organisationen Fler sätt att bedöma arbetsmiljön än enbart enkät och skyddsrond

25 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 7 Ständiga förbättringar Rubriker Strategiskt förbättringsarbete Hur arbetar verksamheterna med analys av avvikelser, brister och problem Omvärldsspaning och samverkan för att förbättra tjänsterna Metoder för att förbättra kvaliteten på tjänsterna Kreativitet och förbättringar Poäng 34 Allmänt Inom näringslivet har det sedan mitten av 1900-talet funnits ett otal olika system för att bedriva förbättringsarbete. Detta kvalitetsarbete är i de flesta fall synonymt med att på ett strukturerat sätt arbeta för att skapa kontinuerliga förbättringar i en verksamhet. TQM, EFQM, ISO, SIQ, BS, LEAN är alla standards eller system för detta kontinuerliga förbättringsarbete. I den kommunala världen har oftast kvalitetsarbete förekommit som enskilda öar knutna till vissa verksamheter. Ett identifierbart mönster under senare år är att flera kommuner börjar ta fram övergripande system för att effektivisera och förbättra sin verksamhet. Dessa system är då oftast egenutvecklade modeller för förbättringsarbete som ibland innehåller delar av de system som nämns ovan. En framgångsfaktor för ett fungerande kvalitetsarbete är att det system som används, tydligt länkar till kommunens styr- och uppföljningssystem. Med ständiga förbättringar avses de systematiska aktiviteter som syftar till att förbättra kvaliteten på kommunens tjänster, såväl fysiska som digitala. Strategiskt förbättringsarbete Under året har Finspång lanserat en gemensam analysmodell som stöd och struktur för analys av resultat inom verksamheterna. Det sker systematiskt förbättringsarbete inom sektorerna men det finns ingen övergripande koppling eller utvärdering, annat än lokalt i sektorer och eller verksamheter. Det finns prov på synpunktshantering och förbättringstavlor, men som skrivet, ingen övergripande gemensam systematik. Detta är dock en god grund för att kunna ta nästa steg, detta arbete bedrivs redan och skulle behöva ett paraply eller någon form av samlingspunkt. Hur arbetar verksamheterna med analys av avvikelser, brister och problem Verksamheternas arbete med analys av avvikelser, brister och problem synes fungera väl. I de flesta fall är det kopplat till budget. Här gavs flera exempel på ett gott arbete, exempelvis vård, samhällsbyggnad och förskola. Däremot uttrycks farhågor att det inte alltid är så tydligt vad som skall göras av analysen och att systematiken inte alltid är hundraprocentig. Det finns också återkoppling till medarbetare, att genomförda åtgärder och analysresultat redovisas och tydliggörs för berörda i organisationen, dock uppfattas det olika av olika sektorer eftersom det inte finns något kommungemensamt anslag. Huruvida detta är ett förbättringsområde eller enkom ett utslag för att man gör olika för att man faktiskt behöver göra olika är inte helt klarlagt. Däremot är det aldrig fel att systematiskt återkoppla dessa frågor till alla berörda.

26 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Omvärldsspaning och samverkan för att förbättra tjänsterna Kommunen samverkar i Kvalitet Öst kring kvalitetsfrågor och verksamheterna har också egna nätverk för kvalitetsutveckling. Däremot synes det bygga på initiativ från respektive verksamhet eller enhet, det finns ingen kommungemensam vilja att samverkan skall ske i syfte att förbättra tjänsterna, givet att ett nätverk naturligtvis kan ha fler än ett specifikt syfte. Däremot finns en tydlig vilja att lära av andra och det genomsyrar Finspång, ni riktar er utåt för att lära inåt och det är gott. Samverkan sker också i CKS, Centrum för Kommunstrategiska studier vid Linköpings universitet, där sker det nationella kommunforskningsprogrammet. Kvalitet Öst som nämndes ovan är mer operativ samverkan. Även PUFF-samarbetet som hanteras av Söderköpings kommun, Praktik, Utveckling, Forskning och Framtid är ett annat exempel på extern samverkan i gränslandet forskning och praktik för att förbättra tjänsterna mellan Finspångs, Norrköpings, Söderköpings och Valdemarsviks kommuner inom välfärdsområdet. Metoder för att förbättra kvaliteten på tjänsterna Verksamheterna arbetar med olika metoder för att förbättra kvaliteten, bland annat förbättringstavlor och tavelmöten, ett Leaninspirerat arbetssätt. Det synes dock inte vara i hela kommunen, inte heller i vilken mån detta arbetssätt har effekter på kvaliteten på tjänsterna. Ett förbättringsområde är att kommunen bestämmer sig för om man skall ha detta arbetssätt eller inte, det är långt mer effektivt om alla gör på samma sätt än att alla uppfinner sitt eget hjul och därefter går det inte att lära mellan verksamheter. Då är vi inne på nästa förslag till förbättringar, det är att systematiskt ta till vara och sprida goda exempel internt, genom idétorg, inspirationsdagar eller annat. Inom verksamheterna kan detta förekomma på eget bevåg, men ett mer samlat anslag finns inte. En kommun som gjort detta både i syfte att förbättra kvaliteten på tjänsterna men också att sprida kunskap om organisationen och dess verksamheter internt är Strängnäs. Gällande granskning av kommunens enheter av egna eller externa granskare i syfte att utveckla kvaliteten på tjänsterna och undvika OBB, Own Business Blindness, finns det återigen enskilda exempel på granskning som exempelvis det brandskyddsföreningen gör av kvaliteten på utbildningen inom räddningstjänsten. Kommunkompassen är ett exempel på den här typen av granskning. Engagemanget av brukarna för att förbättra kvaliteten på tjänsterna är återigen ett område där det finns enskilda goda exempel men ingen övergripande tanke, idé eller systematik för att engagera brukarna. Kanske är det inte heller här man kan förvänta sig ett gemensamt anslag, men det är inte heller så att vi kan se exempel på att det kommit ut bättre tjänster eller att de sätt varpå man söker engagera brukarna är utvärderat eller analyserat. Kreativitet och förbättringar Finspångs kommun verkar ha en god, fungerande kultur och ett medvetet arbetssätt som gör att medarbetarnas engageras och uppmuntras att komma med förbättringsförslag. Det syntes i alla intervjuer. Gällande att stödja medarbetarna med tid, resurser eller annat för att genomföra förbättringsförslag finns det på vissa håll en struktur för det, men inget gemensamt, samlat eller egentligen uttalat heller. KD förfogar också över vissa utvecklingsmedel.

27 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Att redovisa och tydliggöra inlämnade samt genomförda förbättringsförslag för alla i organisationen kan vara ett förbättringsområde. Återigen är Strängnäs kommun något att aktivt titta närmare på. Styrkor Systematisk analys av avvikelser, brister och problem i verksamheterna Samverkan med andra kommuner och med forskning för att förbättra kvaliteten i tjänsterna Det finns på varje område något ni gör bra och som är värt att lyfta upp, men de är öar, ingen systematik Förbättringsmöjligheter Samordning på övergripande nivå av arbetet med ständiga förbättringar Analyser av beslutade och genomförda åtgärdsplaner följs av tydligt ansvar Återkoppling sker till berörda men fokus på ekonomi, inte lika mycket på resultat? Att systematiskt ta till vara och sprida goda exempel internt och redovisa inlämnade och genomförda förbättringsförslag Stödja genomförandet av förbättringsförslag genom uppmuntran, kompetensutveckling, utvecklingstid, ekonomiska resurser med mera. Det finns men spridda öar

28 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Område 8 Kommunen som samhällsbyggare Rubriker Poäng Strategier för samhällsbyggande Samarbete med civilsamhället Samarbete med kulturlivet Stöd till näringslivet Internationella kontakter Hållbar utveckling 70 Allmänt I kommunens roll som samhällsbyggare är samarbetet med lokalsamhället i form av förenings-, kultur- och näringsliv en viktig uppgift. Likaså att upprätthålla samverkan på regional, nationell och internationell nivå. Kommunen har en viktig roll att fungera som katalysator för att olika verksamheter i den geografiska kommunen skall fungera tillsammans för att skapa attraktivitet, tillväxt och en hållbar utveckling. Detta är vid sidan om kommunen som arbetsgivare/personalpolitik Finspångs starkaste område. Strategier för samhällsbyggande, samverkan med civilsamhället och näringslivet Det finns ingen särskild plan eller strategi för kommunens samverkan med och stöd till frivilligkrafter, däremot finns ett rikt föreningsliv främst inom idrottsområdet. Varje sektor har sitt ansvar och det följs via ordinarie resultatuppföljning, exempelvis rapporteras kommunens kulturstrategi utifrån genomförda prioriterade uppdrag och ordinarie resultatuppföljning. På bogen att erbjuda frivilligorganisationer uppdrag finns exempelvis att en stiftelse bedriver ett fik för utsatta. Kommunen tittar just nu på att lägga ut fler verksamheter på slika uppdrag. Det finns dock ingen samlad överblick vad som görs och inte heller någon strategi eller plan, utan det är mer fall till fall som bedöms. Finspång använder Översiktsplanen som strategisk utgångspunkt för näringslivsfrågorna, därtill finns ett Näringslivsråd som är remissinsats till KS för näringslivsfrågor. Att inte skapa planer bara för planens egen skull utan låta dessa frågor finnas med naturligt i översiktsplanen synes vara genomtänkt. Kommunens initiativ till kompetenshöjande åtgärder för det lokala näringslivet sker ofta i samarbete med Företagarna, just nu handlar det om utveckling av turism i orten Rejmyre tillsammans med Länsstyrelsen. Kommunen ingår också i regionala näringslivs- respektive turismsamarbeten. Det är medvetna satsningar, för näringslivet handlar det om etablering och turism är det Östergötland som varumärke. Internationella kontakter Den internationella strategin, beslutade i KF hösten 2017 är kopplad till budget och strategisk plan. Arbetet med vänorter är välutvecklat, har specifika syften och är utvärderat. Tanken som går igenom på området är att Finspång är en internationell ort och det är gott.

29 Sveriges Kommuner och Landsting (34) Finspång deltar i utvecklingsprojekt med kommuner i andra länder, bland annat inom ramen för vänortssamarbetet och inom EU. Hållbar utveckling miljö och social hållbarhet Kommunens miljöpolicy ansluter till nationella och regionala mål och åtgärder och de arbetas in i planer och program. Finspång är också part i Borgmästaravtalet, världens största urbana miljö- och klimatinitiativ, i vilken kommunen frivilligt åtagit sig att genomföra EU:s klimat och energimål. Mål och åtgärder i anslutning till dessa båda följs kontinuerligt. Arbetet med energieffektivisering utgår från en klimat- och energistrategi. Ett exempel är att förskolan lyckats bli grön flagg eller grön förskola något förskolan tagit initiativ till. Det är tydliga mål i energieffektiviseringsmålen; 20 procent reduktion av energianvändning per kvadratmeter i fastighetsbeståndet från 2008 till 2020 respektive 20 procent reduktion av energianvändning i kommunens fordon under samma period. Arbetet med energieffektivisering följs löpande och uppdateras med jämna mellanrum och målen följs årligen. Det är både medvetet och starkt. Även arbetet med att bevara biologisk mångfald präglas av systematik. Ett par konkreta exempel som låter sig omtalas är fastställande av så kallade evighetsträd, byggt insektshotell, anlagda slåtterängar och skapade faunadepåer. Spridning av kunskap till invånarna görs via hemsida, sociala medier och särskilda naturguidningar. Gällande kemikalier finns en nyligen antagen plan för kemikaliefri förskola. Kommunen har gjort en interaktiv trygghetskartläggning där medborgarna kunde påverka, vilket är ett bra och ovanligt, om än inte innovativt, grepp. Även sektorerna arbetar med att öka trygghet, motverka olika former av segregation, ett exempel är Kultur och bildning som under sommarmånaderna har sina aktiviteter med utgångspunkt från en husvagn som besöker olika platser i kommunen. Ett enkelt men gott grepp för att öka deltagande. Kommunen har tagit några första steg i att motverka extremism och antidemokratiska rörelser, med bland annat tillskapandet av en plan och del av en tjänst. Detta är dock inte resultat, men kan på sikt naturligtvis bli det. Samverkan och förebyggande arbete kring att öka trygghet och arbeta brottsförebyggande synes ha givit goda resultat; handlingsplan och medborgarlöfte i samverkan med polis har goda resultat och arbetet med att öka folkhälsan synes också vara gott. Finspångs arbete kring folkhälsa bygger på att kommunen arbetar med nästan alla regionala rekommendationer för jämlik hälsa och att kommunen står långt framme regionalt. Kommunen använder sig aktivt i styrning när det gäller föreningsbidrag för att främja jämställdhet, social integration et cetera, utvärderingsgruppen kan dock inte se att de olika typerna av styrda bidrag för exempelvis lokaler, anläggningar, föreningar med mera har haft effekt. Ett tips här är att antingen se över om den här styrningen har effekt eller om den behöver ändras. Sammantaget Generellt på området är att om Finspång vill ha mer kunskap om det som görs inom området rekommenderas att man utvärderar och eller följer upp såväl planer/strategier/policys, i syfte att se vilket genomslag de har. Det finns ytterligare ett skäl till att vi rekommenderar detta och det är att det pågår en hel del som alla inte äger kännedom om. För att nämna ett par exempel som inte alla intervjuade var

30 Sveriges Kommuner och Landsting (34) medvetna om och därför svarade nekande på dessa frågor; vänortssamarbetet för lärande (skola, som rapporteras i KF) och ansökning om externa ekonomiska stöd för det lokala arbetet (ESFansökan på gång om bristyrken i Östergötland). Detta är naturligtvis detaljer i det stora hela, men må inte bortses från i en bedömning. Sammantaget är detta kommunens starkaste område, som kan ytterligare stärkas. Styrkor Kommunen som samhällsbyggare generellt står på många ben Etablerade forum för civilsamhällets aktörer Samverkan med kulturlivet och näringslivet Arbetet med miljöfrågor, särskilt minska utsläpp, energieffektivisering och bevarande av biologisk mångfald Interaktiv trygghetskartläggning Kommunen går ut och erbjuder uppdrag till frivilliga organisationer för att stärka deras arbete med att utveckla lokalsamhället Kommunen stödjer kulturaktiviteter genom finansiering eller upplåtande av lokaler Kulturella aktiviteter för barn och unga Kommunen har vänorter för regelbundet lärande och erfarenhetsutbyte Förbättringsmöjligheter Ta samlade grepp om frågorna. Det mesta finns, men görs spritt och inte systematiskt/strategiskt Synliggöra frivilligarbetet i era informationskanaler, exempelvis webb Utvärdera det ni gör i högre utsträckning (bristande medvetenhet om det som pågår)

31 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 4. Översikt av poängfördelning Nedanstående tabeller visar Finspångs kommuns resultat fördelat på delfrågor inom respektive område. 1. Offentlighet och demokrati Uppnått Max Procent 1.1 Finns en plan/strategi for demokratiutveckling och information? Informeras invånarna om aktuella frågor i politiken? Informeras invånare om resultat? Främjas invånardialog och deltagande? Etik - Hur skapas tillit genom hög etisk standard? Tillgänglighet och brukarorientering Uppnått Max Procent 2.1 Finns det en kommunövergripande strategi för brukarfokus? Hur arbetar kommunen med tillgänglighet och bemötande? Hur Informerar kommunen om service och tjänster? Hur arbetar kommunen med brukarundersökningar? Hur arbetar kommunen med att förtydliga tjänsternas innehåll samt synpunkts- och klagomålshantering för medborgare/brukare? Politisk styrning och kontroll Uppnått Max Procent 3.1 Genomsyras hela organisationen av ett helhetstänkande avseende styrning/uppföljning? Styrs kommunen av tydliga politiska mål? Rapporterar förvaltningen till den politiska nivån och har politikerna möjlighet att utöva tillsyn över förvaltningen? Finns det en tydlig delegation och ansvarsfördelning mellan politisk och tjänstemannanivå? Finns det en ömsesidig förståelse av uppgifter, roller och spelregler mellan politiker och tjänstemän?

32 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 4. Ledarskap, ansvar och delegation Uppnått Max Procent 4.1 Finns kommunövergripande strategi för ledarskap, ansvar och delegation? Vilket ansvar har resultatenheterna för budget, personal och organisation? Beskrivs inriktning och ansvar för tvärsektoriellt samarbete? Tydliggörs det personliga uppdraget för alla chefer i organisationen? Sker central ledning för underställda avdelningar/enheter? Bedriver kommunens ledarutveckling? Resultat och effektivitet Uppnått Max Procent 5.1 Finns en strategi för resultatstyrning och effektivitetsutveckling? 5.2 Tydliggör kommunen sambandet mellan kostnader och resultat i budgetprocessen? 5.3 Arbetar kommunen med utveckling uppföljning och kontroll? 5.4 Kommuniceras och förs strategiska diskussioner kring resurser och resultat? 5.5 Används jämförelser aktivt som ett led i serviceutveckling och effektivisering? 5.6 Sker extern samverkan för att stärka serviceutbudet och öka effektivitet? Kommunen som arbetsgivare - personalpolitik Uppnått Max Procent 6.1 Finns en kommunövergripande personalstrategi? Tillvaratas befintliga och hur rekryteras nya medarbetare? Kommunen som attraktiv arbetsgivare Läggs stor vikt på kompetens- och medarbetarutveckling? Sker individuell lönesättning och belöning av goda prestationer? Arbetar kommunen med medarbetarundersökningar? Arbetar kommunen med mångfald, (etnicitet, kulturellt och kön)?

33 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 7. Ständiga förbättringar Uppnått Max Procent 7.1 Finns en strategi för ständiga förbättringar? Arbetar verksamheterna med analys av avvikelser, brister och problem? Sker extern omvärldsspaning och samverkan för att förbättra kvaliteten på tjänsterna? Finns metoder för att förbättra kvaliteten på tjänsterna? Arbetar kommunen med kreativitet och förbättringar? Kommunen som samhällsbyggare Uppnått Max Procent 8.1 Finns övergripande planer/strategier för samhällsbyggande? Samverkar kommunen med aktörer inom civilsamhället kring utveckling av lokalsamhället? Samverkar kommunen med kulturlivet? Vilken är kommunens roll i utveckling av näringslivet? Arbetar kommunen med internationella kontakter? Arbetar kommunen med miljöfrågor? Främjas social hållbarhet?

34 Sveriges Kommuner och Landsting (34) 5 Kortfakta om Finspångs kommun Kommungrupp enligt SKL:s definitioner 2017 Lågpendlingskommun nära större stad i huvudgruppen Större städer och kommuner nära större stad Folkmängd, kvartal Folkökning/minskning kvartal 1-3, 2017 Antal kommunanställda, november 2016 Partier som styr efter valet år MP, S och V Kommunvapen Källor för denna sida: SCB och SKL och