Förvaltningsplan Hjälpmedelscentrum

Transkript

1 Förvaltningsplan Hjälpmedelscentrum

2 PLAN 2 (14) INNEHÅLL 1 FÖRVALTNINGENS GRUNDUPPDRAG PLANERING OCH UPPFÖLJNING I FÖRVALTNINGEN MÅL OCH PRIORITERAD UTVECKLING MED PLAN FÖR GENOMFÖRANDE Invånare/patient Verksamhet/process Medarbetarperspektiv Ekonomiperspektiv SAMMANFATTNING AV ÅTGÄRDER I STYRKORTSMATRIS EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR Ersättningar Intäktsfinansierade verksamheter Resultatreglering Investeringar INTERN KONTROLL Perspektiv: Invånare/kund Perspektiv: Verksamhet/process Perspektiv: Medarbetare och uppdragstagare Perspektiv: ekonomi INTERN REFERENS UNDERSKRIFTER... 14

3 PLAN 3 (14) 1 FÖRVALTNINGENS GRUNDUPPDRAG Hjälpmedelscentrum ska genom specialistkunskaper om hjälpmedel och funktionsnedsättning inom områdena rörelsehinder, kommunikation och kognition samt medicinska behandlingshjälpmedel medverka till att personer med funktionsnedsättning ska ha tillgång till hjälpmedel för att bibehålla eller öka aktivitet, delaktighet och självständighet. I uppdraget ingår: Utprovning, konsultation och rådgivning till förskrivare, anpassning och specialanpassning av hjälpmedel. Tillhandahålla hjälpmedel genom att besluta om sortiment, upphandla, anskaffa, lagerhålla, transportera samt rekonditionera hjälpmedel. Underhålla hjälpmedel vilket omfattar besiktning, förebyggande och avhjälpande underhåll av hjälpmedel som finns hos person med funktionshinder och vårdgivare. Föra register över hjälpmedel, vem som har dessa och var de finns. Utbilda och informera förskrivare av hjälpmedel, person med funktionsnedsättning, vård och omsorgspersonal, anhöriga och allmänhet. Svara för informations och samordningsfunktion för inkontinenshjälpmedel. Skyldigheten att erbjuda person med funktionsnedsättning hjälpmedel regleras i Hälsooch sjukvårdslagen. Ansvaret är delat mellan landsting/region och kommun. De lagar, förordningar och föreskrifter som gäller inom hälso och sjukvården gäller i tillämpliga delar Hjälpmedelscentrum. Hjälpmedel är oftast medicintekniska produkter men kan också vara konsumentprodukter som då omfattas av samma regelverk. Hjälpmedel ska vara en integrerad del av habilitering, rehabilitering eller vård och behandling. Hjälpmedelscentrum ska bemöta personer med funktionsnedsättning på ett respektfullt, serviceinriktat och professionellt sätt. Delaktighet och helhetssyn av personens livssituation ska prägla kontakt och förskrivning. Barns behov ska särskilt tillvaratas. Information om alternativa hjälpmedel ska ges för att personen själv ska kunna välja när det finns likvärdiga alternativ. Person med funktionsnedsättning som har störst behov ska ges företräde till hjälpmedel.

4 PLAN 4 (14) Hjälpmedelscentrum ska vara ett självklart val för Region Västmanland och länets kommuner och vara välkänt av förskrivare, person med funktionsnedsättning, vårdoch omsorgspersonal inkl. chefer/beslutsfattare samt allmänhet. Hjälpmedelscentrum ska ha ett stort informationsutbud inom hjälpmedelsområdet lättillgängligt vid besök, via 1177 Vårdguiden, e tjänst och telefon. Hjälpmedelscentrum ska bedriva hjälpmedelsverksamheten på ett miljövänligt, säkert och kostnadseffektivt sätt med en hög servicenivå. Förskrivning av hjälpmedel ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och forskning och utveckling om hjälpmedel ska stimuleras i syfte att förbättra kunskapen kring hjälpmedel. 2 PLANERING OCH UPPFÖLJNING I FÖRVALTNINGEN Hjälpmedelscentrum ska utifrån förvaltningsplan och uppdrag som ges av Hjälpmedelsnämnden, ta fram en aktivitetsplan som inkluderar patientsäkerhet, arbetsmiljö och miljö. Aktivitetsplanen utgör ett levande dokument och grund för uppföljning. Planering och uppföljning utgör lika viktiga delar för styrning av Hjälpmedelscentrum. Förvaltningsdirektören rapporterar följsamhet till planerade åtgärder till Hjälpmedelsnämnden i samband med delårs och årsredovisning.

5 PLAN 5 (14) 3 MÅL OCH PRIORITERAD UTVECKLING MED PLAN FÖR GENOMFÖRANDE Invånare/patient Verksamhet/process Mål Mål Förtroende för verksamhetens tjänster (1) Tillgänglighet (8) Hållbar tillväxt (2) Kvalitet (9) Hälsoläge (3) Hushållning (10) Kundnöjdhet (4) Ledtider (11) E tjänster (12) Program Regionalt utvecklingsprogram Program och handlingsplan för hälsoinriktat arbete Handlingsplan för jämlik vård Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning Program Program och handlingsplan för processutveckling Program för patientsäkerhet Miljöpolitiskt program Primärvårdsprogrammet Prioriterad utveckling Fortsatt fokus på mest sjuka äldre och patienter med psykisk sjukdom (5) Fortsatt arbete för ökad tillgänglighet och vård på lika villkor (6) Fokus på ökad aktivitet och förebyggande vård för patienter genom användning av hjälpmedel (7) Prioriterad utveckling Införa medicinska behandlingshjälpmedel enligt tidigare utredning (13) Fortsatt fokus på förbättringsarbete kring Trygg och säker vård (14) Verka för kompetenshöjning inom ny teknik i hjälpmedelsområdet för vård och omsorgspersonal (15) Stöd för inköp och/eller implementering av ny teknik i kommunerna (välfärdsteknik) (16) Ekonomi Mål Ekonomiskt resultat (19) Finansiell ställning (20) Verksamheten ska bedrivas inom ram/budget (21) Mål Attraktiv arbetsgivare (17) Program Medarbetarpolicy Arbetsmiljöprogram (18) Strategi för löner och förmåner Medarbetare

6 PLAN 6 (14) 3.1 Invånare/patient Åtgärd Koppling till mål och utveckling Tidplan Undersöka upplevelsen av delaktighet och nöjdhet 1, 4, Hösten 2018 Verka för att hjälpmedels potential utvecklas som ett stöd för kvarboende, vård och omsorg i hemmet och stödja införande av nya hjälpmedel/välfärdsteknik 1, 2, 3, 4, 5, 7, 10, 15,16 Kontinuerligt Genomföra hjälpmedelsråd 1, 4 4 möten/år Öka användningen av 1177 Vårdguidens e tjänster 1, 4, 6, 8, 12 Helår Undersöka skillnader i förskrivningsmönster 5,6 Delår 2 Hälsofrämjande och förebyggande insatser ska ske i utställning och i aktiviteter till befolkningen 1, 3, Verksamhet/process Åtgärd Koppling till mål och utveckling Tidplan Öka antalet utprovningar som erbjuds inom 15 dagar 1, 3, 4, 6, 8, 11 Del och helår Införa e tjänst för säker digital kommunikation 8, 9, 11, 12, Säkerställa förskrivningssystemet med modern teknik, ökad mobilitet, ny funktionalitet, ökad användarvänlighet och som uppfyller gällande lagkrav 1, 4, 6, 9, 11, Förbättringsarbete kring Trygg o säker vård 5, 6, 8, 11, Systematisk analys av avvikelser samt i förekommande fall utarbeta och genomföra förbättringsåtgärder Minska miljöpåverkan genom att välja fordon med biogas drivmedel då så är möjligt 1,4,9,1 Kontinuerligt 10 Vid anskaffande Utreda konsekvenser av att återanvända billigare försäljningsartiklar som badbrädor, duschpallar med flera Medverka till forskning1 inom hälsa och välfärd med syfte att 15, prognostisera och utvärdera ekonomiska effekter vid införande av hjälpmedel och välfärdsteknik Införa medicinska behandlingshjälpmedel 8, 10, 13, Översyn av lokalbehov 9, 17, Se över processer för att minska tidsslöseri 11, Förstudie inför investering, projektering och driftsättning av lagerautomat 8, 9, Doktorandprojekt med syfte att prognostisera och utvärdera ekonomiska effekter vid införande av hjälpmedel och välfärdsteknik samt att utveckla, prova och granska metoder för sådan prognostisering och utvärdering inom svensk kommunal och region/landstingsverksamhet (HV3D).

7 PLAN 7 (14) Verka för kompetenshöjning inom ny teknik i hjälpmedelsområdet för 15, vård och omsorgspersonal Stöd för inköp och/eller implementering av ny teknik i kommunerna 15, Medarbetarperspektiv Åtgärd Koppling till mål och utveckling Tidplan Verka för en säker och hälsofrämjande arbetsplats 17, 18 Kontinuerligt Behålla den låga korttidssjukfrånvaron 17, Strategisk bemanningsplan för att ge förutsättning för att möta ökade 1, behov hos befolkningen Ta fram handlingsplan medarbetarenkät 17 Jan augusti Säkerställa implementeringen av medarbetarpolicyn Bidra till sysselsättningsåtgärder till individ långt ifrån arbetsmarknaden Ekonomiperspektiv Åtgärd Koppling till mål och utveckling Tidplan Verksamhet ska bedrivas inom fastställd budget 19, 20, 21 Delår, helår Ta fram modell och genomföra analys för att bedöma kostnader av att 19, behålla äldre sortiment Bättre hushållning genom minskad kassation av individmärkta 19, 20, hjälpmedel inklusive tillbehör och reservdelar Följa införandet av medicinska behandlingshjälpmedel avseende kostnader och investeringsbehov 19,

8 PLAN 8 (14) 4 SAMMANFATTNING AV ÅTGÄRDER I STYRKORTSMATRIS Hjälpmedelscentrum ska under 2018 arbeta med följande åtgärder samt med grunduppdraget Invånare/patient Undersöka upplevelsen av delaktighet och nöjdhet Verka för att hjälpmedels potential utvecklas som stöd för kvarboende, vård och omsorg i hemmet samt stödja införandet av nya hjälpmedel och välfärdsteknik Genomföra hjälpmedelsråd Öka användningen av 1177 Vårdguidens e tjänster Undersöka skillnader i förskrivningsmönster Hälsofrämjande och förebyggande insatser ska ske i utställning och i aktiviteter till befolkningen Ekonomi Verksamhet ska bedrivas inom fastställd budget Ta fram modell och genomföra analys för att bedöma kostnader för att behålla ett äldre sortiment Bättre hushållning genom minskad kassation av individmärkta hjälpmedel inklusive tillbehör och reservdelar Följa införandet av medicinska behandlingshjälpmedel avseende kostnader och investeringsbehov Verksamhet/process Öka tillgängligheten till utprovningar Införa e tjänst för säker kommunikation med förskrivare Införa ny web sesam med utökad funktionalitet Möjliggöra utskrivning inom 3 dagar Systematiskt analysera avvikelser, klassificera, allvarlighetsbedöma dem samt genomföra förbättringar Om möjligt välja bilar med biogas drivmedel Medverka till forskning som syftar till modell för att utvärdera ekonomiska effekter vid införande av hjälpmedel och välfärdsteknik Införa medicinska behandlingshjälpmedel Översyn av lokalbehov Se över processer för att minska tidsslöseri Förstudie lagerautomat Verka för kompetenshöjning om ny teknik för vårdoch omsorgspersonal Stöd för inköp och/eller implementering av ny teknik i kommunerna Medarbetare Verka för en säker och hälsofrämjande arbetsplats Behålla den låga korttidssjukfrånvaron Förstärka den strategiska bemanningsplaneringen Ta fram handlingsplan medarbetarenkät Säkerställa implementeringen av medarbetarpolicy Bidra till sysselsättningsåtgärder för individ långt ifrån arbetsmarknaden

9 PLAN 9 (14) 5 EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR 5.1 Ersättningar Hjälpmedelscentrum är intäktsfinansierad med undantag för den interna ersättning som erhålls från finansen på 492 tusen kronor för inkontinenssamordnare. 5.2 Intäktsfinansierade verksamheter Hjälpmedelscentrum får höja priserna maximalt motsvarande landstingsprisindex (3,3 % år 2018). Tabellen nedan visar prisförändring i procent, pris och volymförändring samt total beräknad intäkt för försäljning och uthyrning av hjälpmedel år Verksamhet Försäljning / uthyrning av tekniska hjälpmedel Prisförändring i procent Prisförändring i mkr Total beräknad intäkt i mkr 3,0 % 3,3 mkr 8,3 mkr 121,4 mkr *Volymförändringen är 2,9 mkr exklusive medicinska behandlingshjälpmedel i hemmet. 5.3 Resultatreglering Fullmäktige fastställde Region Västmanlands resultatregleringsmodell. Därefter har komplettering gjorts och Resultatreglering är en del i bokslutsdialogen och fastställs av fullmäktige. 5.4 Investeringar Hjälpmedelscentrums planeringsramar för inventarier och utrustning är 40,5 miljoner kronor 2018, 40 miljoner kronor 2019 och 40 miljoner kronor Volymförändring i mkr* 2018 Större Orsak Investeringsbelopp Förväntad effekt investeringar (mkr) Tekniska hjälpmedel Effektivisera /haveririsk 35,0 Funktionella och säkra hjälpmedel förebygger och/eller kompenserar funktionsnedsättning samt ger förutsättning för ett aktivt och självständigt liv. Hjälpmedel möjliggör vård och omsorg på lägsta effektiva omhändertagandenivå och minskar samhällets kostnader för personellt stöd. Medicinska behandlingshjälpmedel Haveririsk 3,5 Överföring från Västmanland sjukhus till HMC successivt fr.o.m. januari Ev. Beslut av 2,0 Ev. övertagande från kommunerna,

10 PLAN 10 (14) elrullstolsgara ge Hjälpmedelsnämnden ej beslutad Äskande och hantering av medel för inventarier, utrustning och byggnader ska ske enligt fastställd investeringspolicy. En förutsättning för att angivna investeringar ska kunna göras är att Hjälpmedelscentrum har utrymme i sin driftbudget för hyror respektive kapitaltjänstkostnader. Hjälpmedelscentrum ska särskilt beakta de stigande driftskostnader som eventuella fastighetsinvesteringar medför. Den del av investeringsramen som inte förbrukats under innevarande år får flyttas med till efterföljande år. Hjälpmedelscentrum ska vid varje bokslut göra en avstämning av genomförda investeringar utifrån budget i syfte att säkerställa att överskridande av totala ramar inte sker.

11 PLAN 11 (14) 5.5 Budget Bokslut 2016 Budget 2017 Budget 2018 INTÄKTER (tkr) Hyra Återbetalning av resultat Försäljning Egenavgifter Serviceavtal Inkontinenssamordning Övriga verksamhetsintäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER (tkr) Personalkostnader Tekniska hjälpmedel Övriga kostnader, material, varor Lokalkostnader Frakt och transport Avskrivningar hjälpmedel Avskrivningar övrigt IT kostnader Övriga kostnader Finansiella kostnader SUMMA KOSTNADER RESULTAT

12 PLAN 12 (14) 6 INTERN KONTROLL Förvaltningen ska säkra strukturer och aktiviteter så att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Enligt reglemente för intern kontroll ska årligen antas en särskild plan för nästkommande års granskning/uppföljning. Planen för 2018 fastställs av nämnden efter att uppföljning skett för 2017, vilket sker i samband med delårsrapport 2. Utöver de av nämnden fastställda granskningsområdena ska de regionsgemensamma uppföljningsområdena ingå. Fastställda granskningsområden läggs in i förvaltningsplanen. Förvaltningens kontrollområden framgår i sammanställningen nedan. Kontrollområde Kontrollmål Kontrollmoment Väsentlighet och risk bedömning Delegationsordning Att beslut avseende beslutsattestant fattas enligt delegationsordning Kontroll av beslut avseende beslutsattestant har fattats enligt delegationsordning och att beslutet delgivits Allvarlig/möjlig Rehabilitering Inköpskort Kontroll av löneutbetalningar Säkerhet Kontroll av registrering i Adato Att instruktion följs beträffande hantering av kvitto och slip. Att utanordningslistan i Heroma har kontrollerats och signerats av ansvarig chef i systemet. Ökad riskmedvetenhet regionstyrelsen Kontroll av antal rehabärenden samt ohanterade bevakningar Stickprovskontroll av att kvitto och slip sparas enligt instruktion samt att handlingarna scannas och bifogas fakturan. Kontroll av att signering sker av utanordningslistan i Heroma. Enkätundersökning gällande riskmedvetenhet Kännbar/möjlig Kännbar/möjlig Allvarlig/möjlig Allvarlig/möjlig

13 PLAN 13 (14) Förvaltningens översikt av mål och indikatorer 6.1 Perspektiv: Invånare/kund PROCESSMÅL INDIKATOR MÅL 2018 NULÄGE God patientnöjdhet och delaktighet Enkätundersökningar > 90 % 2016: > 90 % 6.2 Perspektiv: Verksamhet/process PROCESSMÅL INDIKATOR MÅL 2018 NULÄGE 2016: Ökad användning av e tjänster Öka antalet ärenden i e tjänst 1177 Vårdguiden öka 10 % 77 st Kortade ledtider (väntan) Andel patienter som erbjudits tid för utprovning inom 15 arbetsdagar Andel patienter som fått service/reparation slutförd inom 5 arbetsdagar Andel besvarade telefonsamtal hos kundtjänst Andel leveranser enligt planerad leveransdag 75 % 80 % 95 % 95 % 71,1 % 85,9 % 91,2 % 96,3 % Löpande uppföljning Produktion enligt överenskommen specifikationsplan Andel analyserade avvikelser med förbättringsförslag Uthyrningsgrad, mäts via andel hjälpmedel hos kund 6.3 Perspektiv: Medarbetare och uppdragstagare PROCESSMÅL INDIKATOR MÅL 2018 NULÄGE 2016 HMC ska vara en attraktiv arbetsgivare Löpande uppföljning Hållbart medarbetareengagemang (HME) Sjukfrånvaro Andel avgångar (med fokus på bristyrken) xx 6 % 8,5 % Sjukfrånvaro Antal rehabiliteringsärenden Antal arbetsmiljöavvikelser totalt Antal specifika arbetsmiljöavvikelser (stickskador, hot/våld) xx 7,3 (HMC) 6,4 % (RV) 6.4 Perspektiv: ekonomi PROCESSMÅL INDIKATOR MÅL 2018 NULÄGE HMC ska bedrivas inom fastställd budget Löpande uppföljning Prognos/ekonomiskt resultat 0 mkr Prognos tkr Periodresultat och helårsprognos Bruttokostnadsutveckling Utfall jämfört med föregående år Helårsprognos jämfört med budget Investeringar

14 PLAN 14 (14) 7 INTERN REFERENS Denna förvaltningsplan är beslutad av Hjälpmedelsnämnden Diarienummer: 8 UNDERSKRIFTER Denna förvaltningsplan har upprättats i två exemplar, varefter förvaltningsplanen undertecknats och fördelats med ett exemplar till vardera part. Västerås Västerås Region Västmanland Hjälpmedelscentrum Kenneth Östberg AnneChristine Ahl