Plats och tid Flötsen Verkstadsgatan 1, Bjuv, kl

Transkript

1 1(13) Plats och tid Flötsen Verkstadsgatan 1, Bjuv, kl Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Tjänstemän Niklas Svalö (S), ordförande Lars Karlsson (S) Alf Nilsson (S) Sven-Ingvar Blixt (FP) Ninnie Lindell (M) Kerstin Wulff, teknisk chef Mikael Bruselius, fastighetschef 8 Stefan Sjölin, gata/parkchef 1 7, 9 Monica Siggelow, sekreterare Övriga Ingemar Tykesson, extern konsult 6 Justering Justerare Tid och plats Alf Nilsson (S) Drift- och fastighet, Verkstadsgatan 1, tisdag kl Justerade paragrafer 1-9 Underskrifter Sekreterare Monica Siggelow Ordförande Niklas Svalö (S) Justerande Alf Nilsson (S)

2 2 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Beslutande organ Sammanträdesdatum Datum när anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Datum när anslaget tas ned Kommunstyrelsens förvaltning, Mejerigatan, Bjuv Underskrift Monica Siggelow

3 3 Innehåll Kstu Fastställande av dagordning... 4 Kstu Information från drift- och fastighetsavdelningen... 5 Kstu 3 Ks Ekonomisk uppföljning... 6 Kstu 4 Ks Utvärdering och beslut av Ekeby entreprenaden... 7 Kstu 5 Ks Information om framtagande av belysningspolicy Kstu 6 Ks Information om outhyrda fastigheter Kstu 7 Ks Beslut av Interkontrollpunkter för tekniska utskottet Kstu 8 Ks Igångsättningstillstånd för inköp av sopmaskin Kstu 9 Ks Begäran om tilläggsanslag för drift av friluftsbadet

4 4 Kstu 1 Fastställande av dagordning Föreligger förslag till dagordning daterad Arbetsutskottets beslut beslutar enligt föreslagen dagordning.

5 5 Kstu 2 Information från drift- och fastighetsavdelningen Teknisk chef Kerstin Wulff informerade om att anställa tre medarbetare från yrkessärskolan med utbildningsbidrag som högst ett år skall vara behjälpliga på Drift- och fastighetsavdelningen. Ny gata/park-ingenjör är anställd och tjänsten tillsätts Rekrytering av Lokalsamordnare/fastighetscontroller pågår, referenser håller på att tas fram och tjänsten beräknas vara tillsatt till maj månad. Stefan Sjölin informerade om att Frisbeebanan kommer att iordningsställas och vara bruklig i april månad. Informationsskyltar på banans utformning kommer att sättas upp i samband med detta. Ordföranden föreslår att lägga informationen till handlingarna. Tekniska utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

6 6 Kstu 3 Ks Ekonomisk uppföljning Teknisk chef redovisar ekonomisk uppföljning för januari februari. Det finns i gällande budget inom ramen för Gata och Park ett generellt sparbeting på kr och inom fastighetsavdelningen ett underskott som hänför sig till bl.a. badverksamheterna på kr. Målsättningen för Drift och Fastighet är att angivna ramar ska hållas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, Ordföranden föreslår att lägga informationen till handlingarna. Tekniska utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna.

7 7 Kstu 4 Ks Utvärdering och beslut av Ekeby entreprenaden Kommunfullmäktige beslöt att skötseln av fastighetsytor och offentliga grönytor i Ekeby skulle entreprenadsutsättas (konkurrensutsättning). När beslutet fattades så beslöts också att utvärdering skulle ske årligen och på ett sådant sätt att det är fullt jämförbart med den verksamhet som sker i egen regi och att det ges ett underlag för framtiden. Upphandling genomfördes och tilldelades Väla Mark och Trädgård AB. Entreprenadsumman uppgick till kr per år och avsåg två växtsäsonger, 41,5 % fastighetsytor och 58,5 % offentliga grönytor. Nuvarande upphandling gäller till och med september 2015 med en option på ytterligare 1år. Ingmar Tykesson, extern konsult har fått i uppdrag att utvärderat entreprenaden. Entreprenaden har gett förväntat resultat avseende kvalité på det utförda arbete och i sin helhet har entreprenaden utförts enligt förfrågningsunderlaget. Kostnaden för entreprenaden har ökat på grund av felaktig mängdräkning i förfrågningsunderlaget. Förfrågningsunderlaget var på m2 gräs medan verkligheten var m2. För att minska kostnaderna så har ca m2 ställts extensiv gräsyta. Kostnaden för den övriga delen av entreprenaden i förhållande till kostnaderna vid egen regi går inte att beräkna då det inte finns underlag för att göra sådan beräkning. Gräsklippning uppgår till 25 % av entreprenaden, vilket beräknas kosta kr mer i jämförelse med kostnaden i egen regi. Interna resurser för kontroll och löpande uppföljning av entreprenaden har tillsatts i efterhand vilket gett en ökad kostnad på ca kr/år. Uppföljning av inkomna felanmälningar som inkommit under entreprenadtiden har gjorts fortlöpande och återkopplats till Väla Mark och Trädgård AB Vid övertagandet av entreprenaden så framkom ett antal brister som borde åtgärdas vilket inte har skett på grund av resursbrist. Framtida förslag Ta fram underlag vad de olika momenten (häckklippning, gräsklippning, släntklippning, mm) kostar i egen regi. Detta underlag ska ligga till grund för jämförelse mellan de olika orterna men också för eventuella framtida upphandlingar.

8 8 Ekonomi Entreprenadsumman uppgick till kr/år. Vid ekonomisk sammanställning för 2014 så blev den verkliga kostnaden kr. Till entreprenadsumman ska lägga de kr/år till resurser för uppföljning och kontroll. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff Utvärdering av grönyteentreprenaden i Ekeby, Ingemar Tykesson Ordförandes föreslår att tekniska utskottet att föreslå kommunstyrelsen att besluta att efter entreprenadens utgång i september 2015 inte förlänga avtalet med Väla Mark och Trädgård AB med anledning av att de beräkningar som går att göra visar på att kostnaden för entreprenaden är dyrare än om motsvarande arbete genomförs i egen regi. Samtidigt ger tekniska utskottet drift- och fastighetsenheten i uppdrag att ta fram förslag på IT-stöd där planering, analyser och kostnadshantering till underhåll mm kan ske för att få kontroll över kommunens park- och grönytor. Förslag på It-stöd ska redovisas till tekniska utskottet senast under mars Yrkande Lars Karlsson (S) yrkar att grönyteskötseln av Ekeby övergår i egen regi efter september Ninnie Lindell (M) yrkar att ny upphandling med rätt förfrågningsunderlag genomförs samt att tekniska utskottet ger drift- och fastighetsenheten i uppdrag att ta fram förslag på IT-stöd där planering, analyser och kostnadshantering till underhåll mm kan ske för att få kontroll över kommunens park- och grönytor. Förslag på It-stöd ska redovisas till tekniska utskottet senast under mars 2016 och att brister skall åtgärdas. Proposition Ordförande ställer proposition på ordförandes förslag med Lars Karlsson (S) tilläggsyrkande och Ninne Lindells (M) yrkande, och finner att tekniska utskottet beslutar enligt Lars Karlssons (S) förslag.

9 9 Tekniska utskottet beslutar att grönyteskötseln av Ekeby övergår i egen regi efter september 2015, samt att drift- och fastighetsenheten får i uppdrag att ta fram förslag på ITstöd där planering, analyser och kostnadshantering till underhåll mm kan ske för att få kontroll över kommunens park- och grönytor. Förslag på It-stöd ska redovisas till tekniska utskottet senast under mars Reservation Ninnie Lindell (M) reserverar till förmån för sitt eget förslag.

10 10 Kstu 5 Ks Information om framtagande av belysningspolicy Teknisk chef, Kerstin Wulff informerade om arbetet med framtagande av belysningspolicy. Ordföranden föreslår tekniska utskottet besluta om fortsatt beredning, ärendet åter Tekniska utskottet beslutar om fortsatt beredning, ärendet åter

11 11 Kstu 6 Ks Information om outhyrda fastigheter Fasighetschef, Mikael Bruselius informerar tekniska utskottet om de för närvarande outhyrda fastigheter som finns inom kommunen. Ordföranden föreslår att lägga informationen till handlingarna. Tekniska utskottet beslutar att lägga informationen till handlingarna

12 12 Kstu 7 Ks Beslut av Interkontrollpunkter för tekniska utskottet 2015 Årligen ska alla nämnder och utskott ta fram kontrollpunkter utöver de som kommunstyrelsen tar fram som är kommunövergripande. De kontrollpunkter som föreslås är Svarstid för inkomna felanmälningar i DeDu med särskild fokus på belysning Ta fram hyresavtal inkl. gränsdragningslister mellan fastighetsenheten och hyresgäster Att skyddsronder genomförs enligt avdelningens intention. Att systematiskt brandskyddsarbete utförs inom ramen för fastighetsenhetens ansvar Ekonomiska givna ramar ska hållas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, Internkontrollplan för 2015 Ordföranden föreslår tekniska utskottet föreslå kommunstyrelsen anta föreslagna kontrollpunkter för intern kontroll Tekniska utskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen anta föreslagna kontrollpunkter för intern kontroll 2015.

13 13 Kstu 8 Ks Igångsättningstillstånd för inköp av sopmaskin Behovet är stort att investera i ny sopmaskin inom gata- och parkenheten. Kommunfullmäktige har avsatt mkr i investeringsbudgeten till inköp av maskiner till enheten. Kostnaden för ny sopmaskin uppgår till kr. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, Ekonomisk beräkning på kapitaltjänstkostnaden. Förvaltningens förslag till beslut Drift- och fastighet föreslår att tekniska utskottet ger ingångsättningstillstånd för inköp av ny sopmaskin. Ordföranden föreslår att tekniska utskottet ger igångsättningstillstånd för inköp av ny sopmaskin till en kostnad av kr. Yrkande Lars Karlsson (S) yrkar bifall till ordförandes förslag. Tekniska utskottet beslutar ge igångsättningstillstånd för inköp av ny sopmaskin till en kostnad av kr.

14 14 Kstu 9 Ks Begäran om tilläggsanslag för drift av friluftsbadet 2015 I samband med bokslutet för 2014 framkom det att badanläggningarna i kommunen har ett underskott på kr och detta underskott hänför sig till timlöner, övertid och OB-tillägg. Efter att ha analyserat om det är inomhusbadet i Billesholm eller friluftsbadet i Bjuv som underskottet uppstått så har det framkommit att det framförallt beror på personalkostnader på friluftsbadet. Under 2014 var budgeten för timanställningar budgeterat till kr medan den verkliga kostnaden blev kr. Ska samma verksamhet bedrivas under 2015 som under sommaren 2014 så behövs det i budget tillskjutas driftmedel på kr. Drift- och Fastighetsavdelningen har undersökt vilka konsekvenser det skulle medföra att bedriva verksamhet inom de givna ramarna som finns för Då det framförallt är på friluftsbadet som underskottet uppstår så är det också här förslag på förändring föreslås. I sammanhanget kan man nämnas att avgifterna inom badverksamheterna inte har setts över sedan Bedömning görs att dessa inte kan höjas så att de täcker kostnaderna som finns idag för badverksamheterna. Dock bör dessa ses över under året. Om inga extra driftmedel tillskjuts verksamheten inför säsongen 2015 har verksamheten konstaterat att följande förändringar måste görs. minska säsongen med 2 veckor (vecka 23-34, tidigare 22-35) minska öppettider med ca 20 tim/vecka vilket bl.a. inte ger möjlighet till morgonsim ingen kioskförsäljning lägre personalbemanning, vilket innebär mycket mindre möjlighet till bevakning då ordinarie personal måste ta hand om kassa, städning, provtagning och annat löpande under dagen. simskolan kan också behöva begränsas Verksamheten bedrivs enligt ovan med ordinarie personal, vilket är 4 personer samt vikarier för dessa då de har semester. Intäkterna för friluftsbadet var 2014 ca kr vilket beräknas bli även under 2015 även om den totala öppettiden blir kortare.

15 15 Kultur och Fritid föreslår gratis inträde på friluftsbadet. De eventuella konsekvenser detta kan medföra med ökat antal badgäster har inte varit möjligt att ta med i denna skrivelse. Drift- och fastighetsavdelningen kan konstatera att utan extra driftmedel på kr kan inte verksamheten bedrivas på samma sätt som under 2014 utan de åtgärder som beskrivits ovan måste genomföras. för ett tillskott på kr kan verksamheten bedrivas med samma öppettider och simskola som under 2014 men dock med minskad bevakning inom området samt att kiosken är stängd. Först när verksamheten vet vilket anslag man har att förhållas sig till kan schemaläggningen görs för sommaren och då kan också den verkliga bemanningen presenteras. Vad gäller kiosken så kan eventuellt denna drivas av ungdomar inom ramen för sommarentreprenörer (i skrivande stund har detta inte kommunicerats med ansvarig för denna verksamhet) och vad gäller minskad bevakning så måste tydlig information ges till badgästernas om deras egenansvar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Kerstin Wulff, Ordföranden föreslår tekniska utskottet besluta att begära tilläggsanslag på kr för driften av friluftsbadets verksamhet 2015 samt föreslå att kiosken drivs av sommarentreprenörer annars i egen regi. Tekniska utskottet ger drift- och fastighetsavdelningen i uppdrag att göra de åtgärder som är nödvändiga för att tydligt tala om vilket ansvar som badgästerna har då man besöker anläggningen. Yrkande Lars Karlsson (S) yrkar bifall till ordförandes förslag. Tekniska utskottet beslutar att begära tilläggsanslag på kr för driften av friluftsbadets verksamhet 2015 samt att kiosken drivs av sommarentreprenörer annars i egen regi. Tekniska utskottet ger drift- och fastighetsavdelningen i uppdrag att göra de åtgärder som är nödvändiga för att tydligt tala om vilket ansvar som badgästerna har då man besöker anläggningen.