ÖvriganärVarande Eva Ingvarsson, kultur- och fritidschef

Transkript

1 SammanträdesprotokolI 2C (14) Plats och tid Den 24 april år 2017 klockan 09:00-15:30 Konerensmm på biblioteket i Alvesta komi'nun kl. 09:00-12:00 Ajourneringörlunchkl. 12:15-13:15 Stora konerensrummet, Gärdesvägen 4, Alvesta kommun kl. 13:15-15:30. Justerade paragraer ande Frida Christensen (S), ordörande Erik Olosson (S) Kim Lindstedt (C) Kajsa Sivertsson (M), vice ordörande Stig Jacobsson (L), ersättare ör Michael Nilsson (AA) Närvarande ersättare Roland Magnil (S) ÖvriganärVarande Eva Ingvarsson, kultur- och ritidsche Sandra Marcusson, kornmunsekreterare Per Elmgren, budgetansvarig Fg20 Utses att justera Kajsa Sivertsson (M)

2 'a':ornave"maun SammanträdesprotokoIl z(i<) JuSter!ng [id OCh plats Den 5 maj 2017 kl. 10:OO på konunun1edningsörvaltningen i Alvesta kornrnun Sekreterare Ordörande Justerare FridaCuj, 5itensen (s) Anslagsbevis Protokollet är justerat. Justeringen liar tillkännagivits genom anslag på kommunens oiciella anslagstavla. Anslaget under tiden Datum ör anslagets nedtagande Förvaringsplats Underskrit Koö!munls örvaltningen, Alvesta kornrnun Justei'are

3 !!Worn'e"maun Sammanträdesprotokoll 3(14) KFN 518 Fastställande av dagordning Ordöranden rågar kultur- och ritidsnämnden om ett extraärende benämnd "Ekonomisk månadsrapport per mars månad 201 7" kan läggas till dagordningen och behandlas på dagens samrnanträde. Kultur- och ritidsnärmiden beslutar att godkänna örändringen i dagordningen i enlighet med ordörandens örslag. Justerare

4 SammanträdesprotokolI 4(14) KFNg19 Utbildning om rollen som örtroendevald och det kommunala uppdraget Kornmunsekreterare inorrnerar nämnden om rollen som örtroendevald och det kommunala uppdraget. Nämnden inormeras bland annat om kormnunernas organisation och uppdrag, de örtroendevaldas rättigheter och skyldigheter, lagstitningen kring mötesteknik, kultur- och ritidsnärmidens reglemente, Alvesta koimnuns arvodesreglemente, rollördelning mellan politik-örvaltning med mera. Kultur- och ötidsnämnden noterar inormationen och ger kultur- och ötidsörvaltningen iuppdrag att återkoinrna med inormation om vilken ersättning som gäller ör ej tjänstgörande ersättare. J9,re. bj,,,,

5 m;,,,ivest,,,aun Qti SammanträdesprotokolI 5(a14) KFN g 20 Diskussion om nämndens målarbete och innehåll i verksamhetsplan med internbudget Budgetansvarig inormerar nämnden om det kommunövergripande målarbetet och arbetet med verksamhetsplaner. Bland annat inorrneras näinnden om hur komrnunullmäktiges vision och mål bryts ned till nämndnivå och verksamhetsnivå. Vidare inorrneras nämnden om hur vision, mål, nämndmål, verksarröetsplaner och månadsrapporter öljs upp. Kultur- och ötidsnämnden noterar inormationen och beslutar att ge örvaltningen i uppdrag att återkormna med örslag på mål att dislcutera och ta ställning till på nämndsmötet den 29 maj. Justerare

6 m0,,ivestmaun Sammanträdesprotokoll 6(14) KFN g 21 Förvaltningscheen inormerar Förvaltningscheen inormerar 1cultur- och ötidsnämnden om pågående ärenden inom örvaltningen: * Andreas Nilsson tillträder som ritidsgårdsche den 1 maj. Andreas har tidigare arbetat som biträdande avdelmngsche på ett boende ör ensarnkomrnande barn i Alvesta kormnun. * Kultur- och ritidsörvaltningen har blivit beviljade projektpengar rån Myndigheten ör ungdoms- och civilsamhä11esragor (MUCF) ör somi'naraktiviteter till barn och unga mellan 8-15 år. * Det genomörs just nu en utredning om utställningshallen och dess verksarröet. På grund av kormnande pensionsavgång inns ett behov av att genomöra en översyn över hur verksamheten ungerar idag och hur nämnden ortsatt kan arbeta med verksamheten. Nämnden kornmer att å ta del av utredningen när denna är klar. * Tisdagen den 18 april besökte örvaltningsche en ramtidskonerens som Alvesta Utveckling AB anordnade. På konerensen presenterade bland annat Kairos uture sin rapport och analys avseende Alvesta kornmuns utveckling. Kultur- och ötidsnämnden noterar inorrnationen. Ju5jerare, 7'7,, }j(,i

7 m;,,ivestmaun SammanträdesprotokoIl 7(14) KFN g 22 Revidering av kultur- och ritidsnämndens attestlista sunderlag 1. Tjänsteskrivelse, daterad den 18 april Attestlista,dateradden18april2017 För att säkerställa att det imis en tillräcklig intern kontroll inom den egna verksarnheten bör nämnden astställa en attestlista som anger vilka personer som år attestera och granskningsattestera akturor på olika beloppsgränser. Den 27 mars år 2017 astställde kultur- och ritidsnämnden en attestlista ör dess verksai'röetsornråde. Kultur- och ötidsörvaltningen gör dock bedömningen att attestlistan bör örändras något i samband med att tjänsten som ritidsgårdsche tillsätts den örsta maj. Mot denna bakgrund har örvaltningen upprättat ett nytt örslag på attestlista innehållande örändringar avseendeattestansvar213fritidsgårdsansvarig. Dentillträdande ritidsgårdscheen Andreas Nilsson 'öreslås ha attesträtt ör ansvar 331, 3311, (ritidsgårdar och ältverksamhet). Beloppsgräns öreslås vara kr. Ersättare är ör ötidsgårdscheen öreslås vara ritidsche, Martin Sallergård. Dessa örändringar öreslås träda i krat rån och med den örsta maj år beslutar att godkänna örslag till attestlista, daterad den 18 april Attestlistan gäller rån och med den örsta maj år Justerare

8 mworn'e"maun Sammanträdesprotokoll 8(14) KFN g 23 om internkontrollplan ör år 2017 sunderlag 1. Tjänsteskrivelse,dateradden10april Komrnunövergripande internkontrollplan, daterad den 6 ebmari 2017 Enligt reglementet ör intern kontroll ska en kommunövergripande internkontrollplan upprättas ör att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tilliredsställande intern kontroll. Den 28 ebmari år 2017 astställde komrnunstyrelsen en kormnunövergripande internkontrollplan. vilken imiehåller öljande kontrollmoment: * Attester - kontroll av att aktuella behörigheter enligt systemet (navigator) överensstärnrner med beslutad attestörteckning inklusive beloppsgränser. * Nettokostnadsavvikelse -Är indikatorn gällande nettokostnadsavvike1se känt av de politiska nämnderna? h'idikatorn är kopplad till ett av ullmäktiges resultatmål i budget * Löner, analyslista - kontroll av att mtin gällande analyslista inns ocli Sjukrånvaro, rånvarotillälle - kontroll av att mtin ör gällande upprepad korttidsrånvaro im'is och öljs. * Bevakning och mtiner ör riktade statsbidrag - kontroll av att rutiner som omattar bevakning inns och ö5s ör hantering av riktade statsbidrag. * Direktupphandlingar -kontroll så att inga direktupphandlingar genomörts under kalenderåret som avser liknande varor, tjänster och entreprenader vars totala inköpssuimna överstiger hundratusenkronor. * Representation - kontroll av att mtin och regelverk avseende representation eterlevs. har i uppdrag att ölja upp de kontrollmoment som angetts i den koinrnunövergripande internkontrol1planen under år I en tjänsteskrivelse rån kultur- och ötidsörvaltningen, daterad den 10 april år 2017, öreslås nämnden astställa den kommunövergripande internkontrol1p1anen som sin egen. Justerare

9 Jorn'e"maun SammanträdesprotokolI 9(14) beslutar att astställa den kommunövergripande internkontrollplanen ör år 2017 som sin egen. Juste+'are

10 SammanträdesprotokolI 10(14) KFN 5 24 om uppdrag att utreda möjligheterna ör inrättandet av en ritidsbank i Alvesta kommun Den 27 mars 2017 besökte representanter rån Smålandsidrotten kultur- och ötidsnämndens sarmnanträde ör att presentera deras arbete med Fritidsbanken. Mot denna bakgrund öreslår kultur- och ritidsnämndens ordörande att nämnden beslutar att ge örvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna ör inrättandet av en ötidsbank i Alvesta komrnun. Vidare öreslår ordöranden att ärendet ska återrapporteras till nämnden i oktober beslutar att ge kultur- och ötidsörvaltningen iuppdrag att utreda möjligheterna ör inrättandet av en ritidsbank i Alvesta kommun. 2. beslutar att ärendet ska återrapporteras till nämnden i oktober Justei'are p? l V

11 mworn've"maun Q- SammanträdesprotokoII 1i(14) KFN g 25 Inormation om bibiioteksverksamheten Förvaltningsche tillika t.. biblioteksche inormerar om biblioteksverksamheten i Alvesta komrnun. Förvaltningsche inormerar bland annat om att det inns bibliotek i Alvesta, Grimslöv, Lönashult, Moheda och Vislanda. Huvudbiblioteket inns i Alvesta. Utöver dessa bibliotek inns även en bokbuss. Kultur- och ötidsnämnden inonneras om bibliotekslagen och skollagen, som vardera reglerar verksamheten i olkbiblioteken och skolbiblioteken. I och med kultur- och ötidsnämndens inrättande lyttades all biblioteksverksarröet, inklusive skolbiblioteken, över rån utbildningsnämndens till kultur- och ritidsnämndens verksamhetsområde. Förvaltningsche presenterar bland annat öljande nyckeltal ör nämnden: * Antal utlån i Alvesta komrnun ör år 2016 uppgick till * Genomsnitt1igt1ånperinvånareiAlvestakommunörår2016var7,5bokper invånare * 26 % av invånarna i Alvesta kormnun har ett bibliotekskort * Varannan besökare på biblioteket i Alvesta lånar böcker * Var tredje besökare på biblioteket i Vislanda lånar böcker noterar inormationen. Justeige

12 mworn'e"maun SammanträdesprotokoIl i:z(r<) KFN g 26 Inormation om sjukrånvarostatistik ör kultur- och ritidsörvaltningen till och med ebruari manad ar 2017 Inormationsunderlag 1. Sjukrånvarostatistik ör kultur- och ötidsörvaltningen per ebmari månad år 2017, daterad den 17 april 2017 Förvaltningsche inorrnerar nämnden om sjukrånvarostatistik ör kultur- och ötidsörvaltningen till och med ebruari månad år Förvaltningsche inorrnerar bland annat om att antal sjukdagar per snittanställd var 0,86 dagar i ebmari månad. Förvaltningsche anger även att sjukrånvaron inom kultur- och ritidsörvaltningen är något lägre jämört med koi'nmunens andra örvaltningar. noterar inori'nationen. Justerare

13 m;,,,ivest,,,aun SammanträdesprotokoIl i3(14) KFN 5 27 om redovisning av sjukrånvarostatistik ör kulturoch ritidsnämnden Personalavdelningen skickar aktuell sjukrånvarostatistik ör kulturoch ritidsörvaltningen till nämnden ör kämiedom en gång per månad. Sjukrånvarostatistiken innehåller uppgiter sjukdagar per snittanställd, rullande 12 månader * Antal sjukdagar per snittanställd, månad ör månad ej rullande 12 * Sjukrånvaro i % per örvaltning, mllande 12 månader *.Andel sjukrånvaro i % av total sjukrånvaro (59 dagar eller mer) 1. beslutar att ge kultur- och ritidsörvaltningen i uppdrag att yra gånger per år presentera en mer detaljerad redovisning avseende sjukrånvarostatistiken till nämnden. Redovisningen bör inormera mer ingående om vad statistiken innehåller ör sjukrånvaro och hur örvaltningen arbetarör att å ned s3ukta1en. 2. Kultur- och ötidsnämnden beslutar att redovisningen ska ske på nämndens ordinarie möte i september, december, mars och juni. Justerare

14 8W1vestmaun Sammanträdesprotokoll 14(14) KFN 5 28 Ekonomisk månadsrapport per mars månad 2017 lnormationsunderlag 1. Tjänsteskrive1se,dateradden18april Ekonomisk månadsrapport ör kultur- och ritidsnämnden per den 31 mars år 2017, daterad den 18 april 2017 Enligt beslut av kormnunstyrelsen ska en örenklad ekonomisk rapport upprättas per sista mars, april, maj, september, oktober och november. Kultur- och ritidsörvaltningen har till dagens sarmnanträde upprättat en rapport innehållande nämndens månadsrapport till och med mars månad år Månadsrapporten visar att nämnden har en budgetavvikelse på 0,9 miljoner kronor. Förvaltningsche inorrnerar att underskottet bland annat beror på att örvaltningscheens lön inte har örts över i budget, vilket påverkar resultatet. Den 18 april godkände nämndens ordörande att månadsrapporten skickades till kommunstyrelsen, innan dess att nämnden behandlat ärendet, i enlighet med ullmäktiges anvisningar ör nämndernas ekonomiska uppöljning. Kultur- och ötidsnärru'iden beslutar att godkämia den ekonomiska månadsrapporten per mars månad år Justei'are