Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Plats och tid Sessionssalen, kommunhuset i Hultsfred 22 september 2015 kl. 08: Beslutande Lars Rosander, C Åke Nilsson, KD Åke Bergh, M Rosie Folkesson, S Tomas Söreling, S Övriga deltagande Lars Rönnlund, kommunchef Elin Svensson 173 Britt Idensjö, sekreterare Helena Grybäck Svensson Christoffer Johansson 174 Linda Dynestad 174 Michael Leijonhud 174 Henric Svensson 175 Frida Bieberbach 176 Thorbjörn Svahn 176 Utses att justera Rosie Folkesson Underskrifter Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande. Britt Idensjö. Lars Rosander. Rosie Folkesson Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats av protokollet Kommunkansliet Underskrift. Britt Idensjö 1

2 Ärendelista Val av protokolljusterare samt godkännande av dagordning 173 Nedlagda deponier - renhållningsingenjör Elin Svensson kl Färdplan förbundschef Helena Grybäck Svensson, energistrateg Christoffer Johansson, hållbarhetsstrateg Linda Dynestad och Michael Leijonhud infrastrukturkansliet kl Åtgärder på Järnforsens och Silverdalens skolor förbundschef Helena Grybäck Svensson, ekonomichef Henric Svensson 2015/ / / Information om inflyttarservice - Frida Bieberbach, inflyttarservice och informationsstrateg Thorbjörn Svahn kl Finansiering av bonusersättning till Dackarna/Målilla MK 178 Justering av taxa för livsmedelskontrollen i Hultsfreds och Vimmerby kommuner 179 Val av personuppgiftsombud för kommunstyrelsen 180 Skötsel och hyresadministration av Sbohusen (Mimerhuset och Strandhuset) 181 Förtydligande tolkning resekostnader ersättningsbestämmelser för förtroendevalda 2015/ / / / /142 2

3 1(2) KSAU 173/2015 Dnr 2015/131 Nedlagda deponier Beslut Arbetsutskottet beslutar enligt följande: 1. Uppdrag ges till Östra Smålands Kommunalteknikförbund att i enlighet med upprättade ramavtal för undersökningar av nedlagda deponier avropa följande: Översiktlig miljöteknisk markundersökning av deponin Målilla nr 6 på fastigheten X, inklusive förslag till provtagningsplan som ska godkännas av tillsynsmyndigheten innan undersökningen påbörjas. Därefter motsvarande undersökning av en deponi per år, av de deponier som av tillsynsmyndigheten klassats i riskklass 2, med start året efter den ovanstående undersökningen, under den tid som det aktuella avtalet är giltigt. Prioritetsordning av deponierna i riskklass 2 ska avgöras i samråd med tillsynsmyndigheten. 2. Vidare ges ÖSK i uppdrag att, efter konsultens redovisning av budget för ovanstående uppdrag, upprätta och skicka uppdragsbekräftelse till konsulten, att ansvara för kontakter med konsult, myndigheter och andra berörda under uppdragets gång, samt att redovisa resultatet av undersökningarna för tillsynsmyndigheten. Ovanstående uppdrag förutsätter att budgeterade medel tillhandahålls eller att ÖSK ersätts på annat sätt för kostnaderna för uppdragen. 3. Slutligen beslutas att efterfråga hos miljö- och byggnadsnämnden Hultsfred-Vimmerby om möjligheten att ta fram eget eller göra länsstyrelsens kartskikt med nedlagda deponier tillgängligt i kommunens kartsystem samt se till att det hålls uppdaterat. Sammanfattning Uppdrag om undersökningar av nedlagda deponier i kommunen och hantering av kartskikt. Kommunen har ett ansvar för nedlagda deponier som tidigare använts för deponering av hushållsavfall. Ansvaret för de nedlagda deponierna ingår inte i Östra Smålands Kommunalteknikförbunds (ÖSK) ordinarie renhållningsuppdrag, utan ligger på kommunen. 3

4 2(2) Miljö- och byggnadsnämnden beslutade att Hultsfreds kommun ska komma in med en MIFO fas 1 inventering inklusive riskklassning för 15 deponier. ÖSK har på uppdrag av kommunen låtit genomföra inventering och riskklassning och lämnat detta till miljö- och byggnadsnämnden under Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från renhållningsingenjör Elin Svensson, ÖSK Östra Smålands Kommunalteknikförbund Miljö- och byggnadsnämnden Ekonomikontoret 4

5 1(1) KSAU 174/2015 Dnr 2015/123 Färdplan 2020 Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta om att delta i projektet Färdplan 2020 samhällsbetalda transporter samt att energideklaration av kommunens fordonsflotta får finansieras med kronor ur kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda behov. Sammanfattning Förfrågan om att delta i projektet Färdplan 2020 samhällsbetalda transporter som leds av Klimatsamverkan Kalmar län Målsättningen med Färdplan samhällsbetalda transporter är att alla deltagande kommuner/landstinget i länet under år ska ha identifierat alla person- och godstransporter och formulerat sin egen färdplan (handlingsplan) för hur man ska nå målet att alla samhällsbetalda person- och godstransporter ska vara klimatneutrala år Färdplanen bör beskriva utgångsläget, utmaningar och möjliga lösningar liksom den väg organisationen väljer att gå för att nå målet. Färdplanen behöver förankras i hela organisationen och målen integreras i energieffektiviseringsstrategin. En energideklaration av kommunens fordon föreslås och att den ska ligga till grund för att sätta upp nya mål och hur de ska nås. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från hållbarhetsstrateg Linda Dynestad Kommunstyrelsen 5

6 1(2) KSAU 175/2015 Dnr 2015/139 Åtgärder på Järnforsens och Silverdalens skolor omföring i investeringsbudget Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta om följande omföring i investeringsbudgeten 2015 till finansiering av totalt tkr för renoveringsåtgärder för Silverdalens och Järnforsens skolor: Energieffektivisering 1,5 mnkr Nya lokaler gata, fastighet, VA 2,0 mnkr Omläggning elledningar trafikbelysning 118 tkr Finansieringen gäller de åtgärder som ska utföras skyndsamt enligt fullmäktiges beslut 88/2015. Beslut Arbetsutskottet ger ekonomichef Henric Svensson i uppdrag att komplettera rutin för hantering av investeringsbudget. Sammanfattning Begäran om beslut för åtgärder på Silverdalen och Järnforsens skolor. I kommunfullmäktiges beslut 88/2015 finns reglerat vilka åtgärder som ska utföras skyndsamt för fastigheterna på Silverdalen och Järnforsens skolor. För Silverdalens skola är det följande skyndsamma åtgärder som är beslutade: riva svarta byggnaden, nedskrivning av bokfört värde, brandskydd, omdragning IT, skolgård och ytskikt. Budgeterad kostnad för åtgärderna är tkr. Där är kronor nedskrivning av bokfört värde. För Järnforsens skola är det följande skyndsamma åtgärder som är beslutade: riva ut inredning och material i källaren, renovera kök, tak fuktskadad vägg, bygga om gamla toaletterna till grupprum/förråd, renovera/byta utfackningsväggar, bygga uteförråd och ytskikt. Budgeterad kostnad för åtgärderna är tkr. 6

7 2(2) Förslag Förslaget är att finansiering sker genom omprioritering av medel inom årets budget för att återställas genom ombudgeteringen 2016 då det kommer att finnas 50 mnkr inom omstruktureringskostnader skolan. Följande föreslås: Energieffektivisering 1,5 mnkr Nya lokaler gata, fastighet, VA 2,0 mnkr Omläggning elledningar trafikbelysning 118 tkr Totalt tkr Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från avdelningschef Nicklas Holmquist Kommunstyrelsen Ekonomichefen 7

8 1(1) KSAU 176/2015 Information om inflyttarservice Beslut Arbetsutskottet tackar för informationen. Frida Bieberbach, inflyttarservice, informerar om en enkät som genomförts där ett antal in- och utflyttare intervjuats om varför de flyttat hit respektive flyttat från kommunen. Inflyttade - Närhet till familj, vänner, sammanboende med partner - Lägre bostadspriser - Boende enligt önskemål fanns i kommunen (naturnära, tryggt, barnvänligt) Utflyttade - Arbetsbrist - Studiebrist, högskola - Kollektivtrafiken, pendlingsmöjligheter - Utbudet av nöjen och aktiviteter Utifrån undersökningen kommer arbetet att gå vidare genom - Tillväxt- och näringslivsprogrammet Attraktivt boende - Utbildning, framtidsjobb, Campus - Medflyttarservice - Starta eget specifikt företagande via nätet Inflyttarservice 8

9 1(1) KSAU 177/2015 Dnr 2015/ Finansiering av bonusersättning till Dackarna/Målilla MK Förslag Bonusersättning om kronor till Dackarna/Målilla Motorklubb finansieras ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. Sammanfattning Kommunen har ett partner- och sponsoravtal med Målilla Motorklubb där det föreskrivs att vissa ersättningar ska utbetalas om Dackarna går vidare till slutspel. Kommunstyrelsen har i beslut 52/2014 godkänt ett partner- och sponsoravtal med Målilla Motorklubb/Dackarna avseende elitseriespeedwayen under säsongerna I avtalet framgår bland annat att Dackarna har rätt till ytterligare ersättning om de når minst slutspel. Dackarna har i år nått semifinal och ska därför i enlighet med avtalet erhålla en ersättning om kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Johan Sandell Kommunstyrelsen 9

10 1(1) KSAU 178/2015 Dnr 2015/132 Justering av taxa för livsmedelskontrollen i Hultsfreds och Vimmerby kommuner Beslut Arbetsutskottet beslutar att ärendet får återkomma efter kompletteringar med de beräkningar som nämns nedan. Det finns ett stort behov av att höja taxan för livsmeddelskontrollen i såväl Hultsfreds som Vimmerby kommun. Detta då nya beräkningar av kostnaden för livsmedelskontrollen visar att den befintliga taxan på 730 kronor per timme bör höjas till kronor per timme för den ordinarie livsmedelskontrollen och till 930 kronor för den extra offentliga kontrollen. Medeltiden som läggs på livsmedelsverksamheter i Hultsfred och Vimmerby kommuner är 5,45 timmar per år. Höjningen av timtaxan från 730 kronor till kronor ger alltså i snitt en ökning av den årliga kontrollkostnaden på kronor. I taxan har inte några stora förändringar gjorts i sak men den har kompletterats och förtydligats, bland annat med avseende på kommunens ansvar på offentlig kontroll av dricksvattenförsörjningen. Dessutom har möjligheten till viss rabatt tagits bort då detta inte längre är förenligt med livsmedelslagstiftningen. Miljö- och byggnadsnämnden beslutade 136/2015 att föreslå kommunfullmäktige i respektive kommun att anta redovisat förslag till taxa för kommunens offentliga kontroll inom livsmedelsområdet att gälla från och med 1 januari Då den föreslagna taxan träder i kraft föreslås att den tidigare livsmedelstaxan antagen av kommunfullmäktige 128/2010 upphör att gälla. Basmånad för indexuppräkningen föreslås ändras till oktober Beslutsunderlag Miljö- och byggnadsnämnden 136/2015 Miljö- och byggnadsnämnden 10

11 1(2) KSAU 179/2015 Dnr 2015/125 Val av personuppgiftsombud för kommunstyrelsen Förslag Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att tidigare personuppgiftsombud säkerhetssamordnare Jonas Svensson entledigas från uppdraget som personuppgiftsombud från och med Vidare föreslås att arkivtjänsteman Anne Persson utses till nytt personuppgiftsombud för kommunstyrelsen Sammanfattning Nytt personuppgiftsombud föreslås med anledning av att nuvarande personuppgiftsombud har nya arbetsuppgifter hos Räddningstjänsten. Kommunstyrelsen utsåg säkerhetssamordnare Jonas Svensson till personuppgiftsombud för kommunstyrelsen enligt beslut 20/ Bakgrund I personuppgiftslagen finns regler som den som är personuppgiftsansvarig (kommunstyrelsen i detta fall) måste följa. De här reglerna finns till för att den enskildes personuppgifter ska skyddas på ett bra sätt. Ett personuppgiftsombud kan hjälpa den personuppgiftsansvarige att uppfylla lagens krav och bidra till att skapa ordning och reda. Det minskar riskerna för fel och därigenom skadeståndskrav och andra extra kostnader för den personuppgiftansvarige. Ett personuppgiftsombud måste ha god kännedom om vad som gäller och håller sig välinformerad. Ombudet kan vara anställd hos den personuppgiftsansvarige och måste ha en sådan ställning att uppgifterna kan utövas på ett självständigt sätt i förhållande till arbetsgivaren, att han eller hon vågar påpeka brister. Förslag För att upprätthålla en god kompetens föreslås att ett gemensamt ombud för kommunens myndigheter utses. Det är en återgång till den tidigare modellen med ett gemensamt personuppgiftsombud för hela kommunen. Barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt miljö- och 11

12 2(2) byggnadsnämnden har utsett arkivtjänsteman Anne Persson till personuppgiftsombud. Östra Smålands Kommunalteknikförbund kommer att ta upp ärendet för beslut under hösten. Nuvarande personuppgiftsombud Jonas Svensson föreslås entledigas från och med och till nytt personuppgiftsombud för kommunstyrelsen föreslås arkivtjänsteman Anne Persson. Tidigare rutiner vad gäller kommunstyrelsens olika personuppgiftsbehandlingar kvarstår. Det vill säga att respektive enhet inom kommunstyrelsen har en kontaktperson vid anmälan av behandling till personuppgiftsombudet. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämnden 80/2015 Miljö- och byggnadsnämnden 152/2015 Socialnämnden 96/2015 Tjänsteskrivelse från kommunsekreteraren Kommunstyrelsen 12

13 1(1) KSAU 180/2015 Dnr 2015/141 Skötsel och hyresadministration av Sbo-husen (Mimerhuset och Strandhuset) Beslut Arbetsutskottet beslutar efterfråga hos AB Hultsfreds Bostäder om de kan ta hand om skötsel och hyresadministration av Mimerhuset i Hultsfred och Strandhuset i Virserum. Sammanfattning Skötsel och hyresadministration av Sbo-husen Det är aktuellt nu att ordna hur skötsel och hyresadministration av Sbohusen Mimer och Strandhuset ska ske. Hultsfreds kommun blockhyr de båda husen. kickas till AB Hultsfreds Bostäder 13

14 1(1) KSAU 181/2015 Dnr 2015/142 Förtydligande ersättningsbestämmelser - resekostnader Beslut Arbetsutskottet beslutar att tolkningen ska vara mellan bostad eller arbetsplats och platsen för sammanträdet. Någon form av skrivning om detta bör införas i det kommande förslaget till ersättningsbestämmelser. Sammanfattning Tolkning av när resekostnader ska utbetalas. I de ersättningsbestämmelser för förtroendevalda som gäller idag finns inget om hur det ska räknas när det gäller kostnader för resor till möte och var resan utgår ifrån. Den parlamentariska arbetsgruppen som ser över arvoden och ersättningsbestämmelser bör även titta på hur en lämplig formulering ska vara. Nämnderna Personalkontoret Arbetsgruppen för arvodesöversynen 14