Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse - Särskild granskning Fair Play Tennisklubb

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Handläggare Ena Dzekovic Föreningssekreterare Ena.Dzekovic@malmo.se Tjänsteskrivelse Särskild granskning Fair Play Tennisklubb FRI Sammanfattning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Fair Play Tennisklubb hade 1469 bidragsberättigade medlemmar under föreningens senast avslutade verksamhetsår, att fastställa att Fair Play Tennisklubb hade omräknade aktiviteter under 2013, att föreningen beviljas kronor i aktivitetsbidrag för 2013 samt att föreningen beviljas 2 heltidskonsulenttjänster för perioden 1 juli juni Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse - Särskild granskning Fair Play Tennisklubb Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort samt medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan samt föreningsrapporten som samtidigt är föreningens grundbidragsansökan. Föreningen har tagits ut för särskild granskning i enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd. Föreningen Fair Play Tennisklubb är en idrottsförening som hos fritidsförvaltningen är registrerad på SIGNERAD

2 nivå 3 Barn och ungdom. Föreningen bedriver i huvudsak tennisverksamhet men har även två allidrottsbanor som kan användas till andra aktiviteter. All verksamhet bedrivs i föreningens egen lokal och föreningen får lokalkostnadsbidrag av fritidsförvaltningen. Medlemsavgiften under senast avslutat verksamhetsår låg på 200 kronor för medlemmar mellan 4-19 år och 350 kronor för medlemmar från 20 år och uppåt. Fair Play Tennisklubb har brutet verksamhetsår och deras senast avslutade verksamhetsår, som är det som granskas, sträcker sig från den 1 juli 2012 till och med den 30 juni (5) Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktig för dessa två bidrag då det inte finns någon annan kontroll före utbetalning. Grundbidraget baseras på antalet bidragsberättigade medlemmar som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår samt antalet genomförda inrapporterade aktiviteter från föregående år. I detta fall, då föreningen har brutet verksamhetsår, granskas medlemmarna för perioden 1 juli juni 2013 samt aktiviteterna genomförda 1 januari december Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: Antal aktiva medlemmar* enligt föreningsrapport: 2013 (för 2011/2012) 2014 (för 2012/2013) (1 573 mellan 4-25 år (1 672 mellan 4-25 år och 27 personer 65 år och och 33 personer 65 år och äldre) äldre) Antal aktiviteter på närvarokort **: *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: 2013 (för 2011/2012) 2014 (för 2012/2013) bidragsberättigade medlemmar Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal personer på närvarokort: Antal övriga rapporterade aktiviteter: aktiva medlemmar (varav medlemmar 1 217) 8 övriga aktiviteter som ej finns rapporterade i det

3 digitala aktivitetsstödet 3 (5) Grundbidrag 2 heltidskonsulenttjänster Ansökt om 2 heltidskonsulenttjänster Aktivitetsbidrag kronor (avser år 2012) Utbetalt kronor (avser år 2013) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antalet godkända* personer på närvarokort: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal omräknade aktiviteter med delningstalet 7 Grundbidrag aktiva medlemmar (varav medlemmar 1 277) heltidskonsulenttjänster Aktivitetsbidrag kronor * Med godkänd menas medlemmar eller prova på medlemmar exempelvis under lovaktiviteter eller av föreningen andra anordnade prova på tillfällen. Föreningen har under granskningen besvarat de frågeställningar förvaltningen efterfrågat inom tidramen vilket underlättat granskningsprocessen. Medlemmar Föreningen har rapporterat 1672 bidragsberättigade medlemmar i föreningsrapporten och i medlemsregistret finns 1605 medlemmar i åldern 4-25 år som är malmöbor. Vidare gjordes en kontroll av föreningens närvarokort mot medlemsregistret för att på så sätt styrka att medlemmarna varit aktiva av medlemmarna som fanns i medlemsregistret återfanns även på närvarokorten. Följande gäller för att kunna räknas som medlem enligt Föreningsstöd 2014: Med medlem avses fysisk person som är folkbokförd i Malmö samt upptagen i föreningens medlemsregister, betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor samt regelbundet deltar i föreningens verksamhet och vars deltagande kan styrkas genom skriftlig handling. Efter att närvarokorten kontrollerats ställdes frågan till föreningen att svara för vad de resterande 388 medlemmarna gör i föreningen och hur deras deltagande kan styrkas skriftligt. Då föreningar enbart får bidrag för aktiviteter med minst 5 deltagare väljer de att inte rapportera in aktiviteter som inte är bidragsberättigade. Enligt underlaget från föreningen är 134 av de 388 som efterfrågats aktiva i föreningen, antingen hyr de banor kontinuerligt eller vid enstaka tillfällen och det är inget som föreningen lägger in i det digitala aktivitetsstödet. 6 personer har även genomgått föreninges tränarutbildning. 236 medlemmar är enligt föreningen familjemedlemmar eller medlemmar individuellt och deltar i olika former av tennisarrangemang som föreningen anordnar så som frukosttennis, motionsdubbelturneringar samt individuell träning. Fair Play Tennisklubb kan inte skriftligt styrka att dessa medlemmar har varit på ovanstående aktiviteter men uppskattar att 50 procent av de 236 medlem-

4 marna deltar med regelbundenhet (det vill säga 118 medlemmar). Föreningen menar att 18 medlemmar betalt medlemsavgift men aldrig dykt upp på någon av aktiviteterna vilket innebär att dessa ej kan tillgodoräknas. Resterande personer finns på närvarokorten men på grund av felstavningar har förvaltningen inte kunnat styrka detta vid första kontrollen. Föreningen menar att 1469 av de 1605 medlemmar som finns i medlemsregistret är aktiva vilket även är det som förvaltningen fastställer. 4 (5) Aktiviteter Som registrerad förening på nivå 3 Barn och ungdom rapporterar föreningen in sina aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet och får på så sätt ut ett aktivitetsbidrag. Aktiviteterna som rapporteras in i systemet ligger även till grund för föreningens grundbidrag. För att kunna få bidrag för en aktivitet krävs att personerna som deltar antingen är medlemmar i föreningen, 4-25 år samt folkbokförda i Malmö, alternativt att personerna är prova-på deltagare (Föreningsstöd 2014 s. 24). Efter att ha granskat Fair Play Tennisklubbs närvarokort fastställde förvaltningen att 1524 personer är aktiva varav 1217 personer är upptagna i föreningens medlemsregister. Frågan ställdes till föreningen varför 307 personer tagits med på närvarokorten trots att de inte är medlemmar i föreningen. Fair Play Tennisklubb är en förening som är med under alla lov som förvaltningen beviljar bidrag för (Kul i Fem, Sommarkul och Höstkul) och har även infört Kul i Påsk samt Kul i Jul där det inte ställs krav på medlemskap för att delta utan finns som möjlighet för barn och unga och prova på samtidigt som det är ett sätt för föreningar att rekrytera nya medlemmar. Enligt föreningen har 218 av de 307 personer varit med under någon av prova på tillfällena vilket, enligt Föreningsstöd 2014, är godkänt för att kunna få aktivitetsbidrag. 29 personer har antingen inte betalt medlemsavgift eller varit med enstaka gånger och sedan hoppat av utan att ha hunnit bli medlemmar i föreningen. Dessa personer är inte godkända. Resterade 60 personer finns upptagna i föreningens medlemsregister men på grund av stavfel har förvaltningen inte kunnat styrka detta vid första kontrollen. Då Fair Play Tennisklubb är en stor förening med många aktiviteter och många aktiva är de 29 personerna som inte är godkända väldigt marginellt. Trots detta gjordes stickprov på 10 av de 29 personerna för att se om de skulle innebära någon skillnad vad gäller aktiviteterna och med tanke på gruppintervallerna utgjorde dessa 10 personer ingen skillnad då grupperna inte förändrades trots att dessa personer togs bort från aktiviteterna de deltagit på. Därav gjordes bedömningen att aktivitetsbidraget förblir oförändrat och att förvaltningen fastställer det antal aktiviteter som föreningen rapporterat in i det digitala aktivitetsstödet utan justeringar. Konsekvensbeskrivning Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningens bidragsgrundande medlemsantal fastställs till 1469 medlemmar för perioden 30 juni juli 2013 (föreningens senast avslutade verksamhetsår). Detta utifrån granskning av närvarokort samt underlaget som föreningen skickat till förvaltningen som anses vara godtagbart. Antalet aktiviteter kvarstår oförändrade och förvaltningen föreslår fastställa godkända aktiviteter (5 039 omräknade aktiviteter) vilket även är det som föreningen rapporterat in i det digitala aktivitetsstödet under år Fair Play Tennisklubb har under nuvarande period 1 juli juni 2014 uppnått kriterierna för 2 heltidskonsulettjänster och söker för 2 konsulenttjänster för nästa period. För

5 att uppnå kriterierna för detta krävs att föreningen har mer än 351 bidragsberättigade medlemmar samt minst omräknade aktiviteter. Efter granskningen av antalet bidragsberättigade medlemmar samt antalet aktiviteter (och omräknade aktiviteter) påverkas heller inte föreningens grundbidrag för nästkommande period. 5 (5) Ansvariga Anna Lyrevik Avdelningschef Bo Sjöström Direktör