Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, IK Pantern

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (6) Datum Vår referens Demal Zetterman Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse Demal.Zetterman@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, IK Pantern FRI Sammanfattning I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd väljer fritidsförvaltningen ut ca 10 föreningar för en fördjupad kontroll. Det som bl.a. kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort och medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan och föreningsrapport som också är grundbidragsansökan. IK Pantern togs ut för granskning tredje året i rad efter nämndbeslut den 2 oktober Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Idrottsklubben Pantern hade 239 bidragsgrundande medlemmar under 2012 att fastställa att idrottsklubben Pantern hade 2087 omräknade aktiviteter under 2012 att föreningen beviljas 50 % av Aktivitetsbidraget för verksamhetsår 2012, dvs kronor att beslutet i den särskilda granskningen 2012 om att minst två nya föreningsrepresentanter ska delta i förvaltningens utbildningar Bidragsbestämmelser och Digitalt aktivitetsstöd kvarstår samt att det ska ske senast under hösten förutsatt att utbildningstillfällen finns för att Aktivitetsbidraget ska kunna betalas ut att bevilja föreningen grundbidrag för halvtidskonsulent under perioden 1 juli 2013 till 30 juni Bidraget ska dock betalas ut tidigast från anställningsdatumet och under villkor att den nya konsulenten deltar i förvaltningens utbildningar Bidragsbestämmelser och Digitalt aktivitetsstöd senast under hösten att avslå dispensansökan om konsulent utöver den halvtidskonsulent som föreningen har rätt till att IK Pantern tas ut för särskild granskning gällande föreningens senast avslutade verksamhetsår under 2014 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse särskild granskning IK Pantern Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden

2 Ärendet Föreningen är registrerad på Nivå 3-Barn och ungdom och bedriver föreningsverksamhet och projekt i samverkan med flera skolor. Skridskoskolan och ishockey är två aktiviteter som dominerar föreningens agenda. Föreningen har den 4 mars inkommit med Föreningsrapport och en ansökan om dispens för en heltidskonsulent. 2 (6) Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskild fokus riktas på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktigt för dessa två bidrag som inte har någon annan fördjupad kontroll före utbetalning av bidraget. Granskningen visar även om föreningen uppfyller de krav som ställs för beviljande av konsulenttjänst. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal *aktiva medlemmar enligt föreningsrapport: 433 (varav 0 med funktionsnedsättning, 260 mellan 169 (varav 0 med funktionsnedsättning, 161 mellan Antal aktiviteter på närvarokort**: 4-25 år och 12 äldre) 4-25 år och 8 äldre) *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: Antal aktiva medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal aktiviteter på närvarokort: Antal övriga rapporterade aktiviteter: Grundbidrag 854 medlemmar (kan innehålla även passiva medlemmar och ej malmöbor) 136 medlemmar (efter att förvaltningen granskat årshandlingar, medlemsmatrikel och närvarokort.) Föreningen har på föreningsrapport ansökt om enbart konsulentbidrag men resultatet efter granskningen visar att föreningen inte uppfyller villkoren för att få konsulentbidrag utan kan enbart få 150 kronor per medlem/år 1256 medlemmar (innehåller samtliga upptagna medlemmar från två säsonger) Föreningen har stora svårigheter att på ett tydligt och förståligt sätt redovisa alla sina aktiva medlemmar kronor (161 medlemmar x 150 kronor) Aktivitetsbidrag Beviljat kronor kronor

3 3 (6) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 239 medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal medlemmar beräknat Svårt att fastställa antalet utifrån medlemsavgift: medlemmar (se beskrivning i texten nedan) Antal aktiviteter på närvarokort: 1341 Antal omräknade aktiviteter 2087 med delningstalet 7 *Grundbidrag 0 kronor **Aktivitetsbidrag kronor *Föreningen har efter granskningen uppvisat tillräckligt antal godkända medlemmar och aktiviteter vilket innebär att föreningen beviljas få halvtidskonsulent istället för grundbidrag. **Föreningen får enligt ersättningsnivå A för Aktivitetsbidrag: 0-50 % av fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om det är uppenbart att föreningen medvetet lämnat in felaktiga uppgifter till fritidsförvaltningen eller att föreningen omedvetet lämnat in felaktiga uppgifter men att föreningen har stor okunskap om fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Fritidsförvaltningen har nu tre år i rad genomfört särskild granskning av Idrottsklubben Panterns verksamhet och konstaterat att föreningen, trots påpekanden och utbildningsinsatser, inte kommit någon vart i sin utveckling beträffande föreningsadministration, närvarorapportering, föreningsrapport, medlemsmatrikel och redovisning av medlemsavgifter. Det är komplicerat att granska en förening som har ett brytår mitt i ett kalenderår. På Föreningsrapporten efterfrågar förvaltningen hur stort antal medlemmar som är malmöbor avseende det senast avslutade verksamhetsåret. Förvaltningens granskningsår är från 1 januari till och med 31 december. IK Panterns senast avslutade verksamhetsår är från 1 maj 2012 till och med 30 april För att få en helhetsbild av hur många medlemmar och hur många aktiviteter föreningen hade under 1 januari till och med 31 december 2012 behöver förvaltningen granska två av föreningens verksamhetsår. Föreningen har dessutom sitt årsmöte i juni månad vilket är några månader efter att föreningsrapporten ska lämnas in. I detta ärende har förvaltningen granskat medlemsmatriklar från föreningens två senaste verksamhetsår. Föreningen har inte i tid besvarat de frågor som förvaltningen skickat ut till föreningen avseende medlemsmatrikel. Trots att det brevledes är tydliggjort att medlemsmatrikeln ska innehålla bland annat personnummer väljer föreningen att skicka in en medlemsmatrikel utan personnummer. Först efter att förvaltningen uppmärksammat föreningen om det har kompletteringen gjorts. Sedan har det visat sig att föreningens inskickade medlemsmatrikel inte omfattar hela verksamhetsåret som förvaltningen valt att granska utan bara andra halvan av år Förvaltningens första granskning fastställde att Idrottsklubben Pantern i föreningsrapport

4 har uppgivit 161 aktiva medlemmar i ålder 4-25 år som är malmöbor. På närvarokorten finns det 134 aktiva medlemmar i åldern 4-25 år som är malmöbor. I medlemsregister finns 399 medlemmar varav 151 medlemmar i ålder 4-25 år som är malmöbor varav 1 saknar adressuppgifter. På närvarokorten fanns det 167 medlemmar som inte är malmöbor och ytterligare 84 personer som inte finns i medlemsmatrikeln. 4 (6) Föreningen förklarar det i ett brev från den 16 maj 2013 enligt följande: Anledningen till att några medlemmar inte är de samma i medlemsregister och aktivitetsstöd, är helt enkelt den mänskliga faktorn där någon siffra fallit ifrån. Att 167 medlemmar som inte är Malmöbor finns inrapporterade i aktivitetsstöd beror på följande: De aktivitetskort vi skickar in till såväl Malmö Fritid som Riksidrottsförbundet är desamma. Ma.o det är Malmö Fritids digitala nätverk vi arbetar med i den rapporteringen. Vi är fullt medvetna om att vi inte får några aktivitetsbidrag för medlemmar som icke är Malmöbor. Frågan rörande de 84 personerna. Svaret är att vi skickade in vårt medlemsregister som alltid utgår från säsong dvs från 1 juli 2012 till 30 juni Vi bifogar alltså kompletterande uppgifter genom att också sända medlemsregister för perioden 1 juli 2011 till 30 juni Vilket då kommer att visa att de 84 personerna också är medlemmar. Av de 84 finns 11 stycken dubletter. 2 st *NN och *NN finns tyvärr inte i medlemsregister men de har bevisligen spelat för vårt A-lagoch erlagt medlemsavgift, vilket i sin tur dras av från deras respektive lön. 2 st *NN och *NN har funnits i vår skridskoskola, men pga dålig rapportering inte kunnat föras in i vårt medlemsregister. Angående de 17 medlemmarna är det vår uppfattning att de är familjemedlemmar och har varit aktiva i föreningen 2012, inom grill, sekretariat, puckkastning m.m. * Förvaltningen har avidentifierat personer angivna i citatet med märkningen NN. Förvaltningens andra granskning fastställer att Idrottsklubben Pantern har 239 godkända medlemmar. Det är en uppdaterin av antalet medlemmar med 78 personer jämfört med det som föreningen redovisat i Föreningsrapporten. Föreningens ordförande skriver den 4 mars 2013 till förvaltningen Vi kan inte redovisa på ett riktigt sätt antalet medlemar på rund av att vårt medlemsregister är nytt för i år och därför saknar vissa medlemmar som har slutat av olika anledningar inför säs Där har också tillkommit medlemmar under innevarande säsong som gör att vår redovisning blir felaktig. Redovisningen kommer i framtiden att vara korrekt från oss med det nya register. Efter en tidigare kontroll från Malmö fritid kom man fram till att vi hade 137 godkännda aktiva medlemar för säsongen Eftersom vi inte har haft konsulent-bidrag för den säsongen kan det kanske vara tillräcklig information. Det faktum att föreningen inte hade en konsulent anställd under den aktuella perioden är inte ett godtagbart skäl till att föreningen inte ska följa de Allmänna bestämmelser som finns fastställda i Föreningsstöd Förvaltningen ser fortfarande betydande brister i föreningens administration och redovisning, enligt nedan: - bristfällig medlemsmatrikel och att medlemsuppgifter inte sparas av föreningen i minst fem år vilket strider mot de Allmänna bestämmelserna, punkt 5, sid 17 i Föreningsstöd - posten medlemsavgifter i räkenskaperna stämmer inte, varken med antalet medlemmar i medlemsmatrikel eller med antal medlemmar upptagna på föreningsrapporten - dubbla upptagningar av samma personer i både medlemsmatrikeln och på närvarokorten, samt - registrering av icke malmöbor i det digitala aktivitetsstödet

5 - icke behörig firmatecknare skriver under föreningsrapporten 5 (6) På föreningsrapporten redovisar föreningen 161 aktiva medlemmar som är Grundbidragsoch Aktivitetsbidragsberättigande. Dessa medlemmar ska till föreningen betala 300 kronor i medlemsavgift om de är under 12 år och 650 kronor om de är äldre än 12 år. Förvaltningen konstaterar att posten medlemsavgifter redovisade i räkenskaperna motsvarar kronor. Den summan borde vara kronor om uppgifter från föreningsrapporten används. Samtidigt skulle summan vara betydligt större om uppgifter från medlemsmatriklarna används i beräkningen. Förvaltningen har på närvarokort, under perioden 1 januari till och med 31 december 2012, fasställt 239 medlemmar i åldern 4-25 år som är Malmöbor. Det antalet medlemmar ryms inom summan inbetalda medlemsavgifter för perioden 1 maj 2012 och 30 april 2013 vilket innebär att det kan antas att alla dessa 239 också betalat sin medlemsavgift. När det gäller aktivitetskort så redovisar föreningen uppgifter slarvigt på närvarokort. Till exempel upptas samma medlem på samma närvarokort två gånger, medlemmar som inte är Malmöbor rapporteras in som Malmöbor och personer rapporteras in på närvarokort men finns inte upptagna i medlemsmatrikeln. De uppgifter som föreningen lämnat in på föreningsrapporten om antalet aktiva medlemmar stämmer inte. Förvaltningen tror att anledningen till felaktiga siffror grundar sig på IK Panterns bristfälliga administration och redovisningskunskap avseende fritidsförvaltningens regler och bestämmelser. Samma brister återfinns i samtliga tre års granskningar. Förklaringen till dessa brister föregående år var byte av konsulent, datahaveri och att det var för kort tid för den nya konsulenten att sätta sig i bidragsbestämmelserna. Föreningen har inte förrän i maj 2012 deltagit i de utbildningar som de kallats till med stöd av fritidsnämndens beslut i granskningsärendet i juni Fritidsnämnden har även i granskningsärendet från den 18 oktober 2012 beslutat att minst två nya föreningsrepresentanter ska ha genomgått förvaltningens utbildningar Digitala aktivitetsstödet samt bidragsbestämmelser för att föreningen ska kunna få aktivitetsbidrag Enligt de noteringar som förvaltningen har över deltagande föreningar i samband med förvaltningens utbildningar har föreningen inte deltagit i nämnda utbildningar efter den 18 oktober 2013, trots att föreningen fått en inbjudan till den 4 december 2012 och att ytterligare fyra tillfällen gavs under våren Konsekvensbeskrivning Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningen beviljas grundbidrag för 239 medlemmar under 2012 och att antalet omräknade aktiviteter fastställs till IK Pantern har på föreningsrapporten ansökt enbart om grundbidrag. Samtidigt har föreningen inkommit med en dispensansökan för en heltidskonsulent. Föreningen uppfyller inte de grundläggande krav som fritidsförvaltningen ställer på föreningar och organisationer som ansöker om heltidskonsulentbidrag beskrivna i Föreningshandboken med bidragsbestämmelser 2012 men de uppfyller kraven för en halvtidskonsulent. Om föreningen väljer att få ut ett halvtidskonsulentbidrag kan de inte få något grundbidrag.

6 6 (6) Förvaltningen föreslår att föreningen enbart beviljas konsulentbidrag motsvarande en halvtidskonsulent istället för enbart grundbidrag. Förvaltningen föreslår avslag på dispensansökan om heltidskonsulent i detta ärende. Föreningen uppvisar uppenbara brister i kunskap om bidragsregler och administration. Redan efter den första särskilda granskningen av verksamhetsåret 2010 beslutade nämnden i maj 2011 att minst två föreningsrepresentanter skulle genomgå utbildningen Bidragsbestämmelser att fylla i blanketter digitalt. Efter kallelse till utbildning, ett möte med fritidsdirektören och föreningsavdelningschefen nästan ett år efter nämndens beslut, deltog två föreningsrepresentanter på utbildning. Nämndens senast beslut fattades den 18 oktober 2012 och Föreningen har ännu inte uppfyllt kravet på deltagande i dessa utbildningar efter det och därför kan inte Aktivitetsbidrag 2013 utbetalas. Därefter föreslås att föreningen ska fullfölja föregående års beslut att ytterligare två nya föreningsrepresentanter ska gå förvaltningens utbildningar Digitalt aktivitetsstöd samt Bidragsbestämmelser för att kunna få aktivitetsbidrag under Samma utbildningar ska även den nya konsulenten genomgå senast en månad från anställningsdatum. Utifrån bedömningskriterierna föreslår förvaltningen att Idrottsklubben Pantern får 50 % av fastställt Aktivitetsbidragsbelopp. Förslaget är i enlighet med Ersättningsnivå A: 0-50 % av fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om det är uppenbart att föreningen medvetet lämnat in felaktiga uppgifter till fritidsförvaltningen eller att föreningen omedvetet lämnat in felaktiga uppgifter men att föreningen har stor okunskap om fritidsnämndens allmänna bestämmelser. Förvaltningen informerar att det är tre tillfällen planerade under hösten 2013 som föreningen måste delta i, av fritidsnämnden beslutade, utbildningar om aktivitetsbidrag 2013 ska utbetalas. Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör