Särskild granskning avseende verksamhe tsår 2012, Malmö I d- rotts Kulturella Förening

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Ena Dzekovic Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse Ena.Dzekovic@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhe tsår 2012, Malmö I d- rotts Kulturella Förening FRI Sammanfattning Förvaltningen har granskat Malmö Idrotts Kulturella Förenings medlemsregister samt underlag för aktiviteter för att kunna fastställa antalet bidragsberättigade medlemmar. Föreningen har haft svårigheter med det digitala aktivitetsstödet och har därför inte ansökt om aktivitetsbidrag. I samband med detta har förvaltningen enbart kunna fastställa 132 bidragsberättigade medlemmar av de 215 medlemmar som föreningen rapporterat i föreningsrapporten. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa att Malmö Idrotts Kulturella Förening hade 132 bidragsgrundande medlemmar under att föreningen beviljas grundbidrag för 132 medlemmar för att fastställa att Malmö Idrotts Kulturella Förening ej får något aktivitetsbidrag för 2012 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse särskild granskning Malmö Idrotts Kulturella förening Skrivelser till föreningen Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet 1) Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för en djupare utredning. Det som bland annat kontrolleras är föreningens årshandlingar, digitala aktivitetsnärvarokort SIGNERAD

2 samt medlemsregister. Dessa handlingar jämförs mot föreningens inrapporterade aktivitetsbidragsansökan samt föreningsrapporten som samtidigt är föreningens grundbidragsansökan. I enlighet med 16 Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd valdes föreningen ut för granskning eftersom föreningens antal medlemmar ökat utan att föreningen rapporterat in några aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet. 2 (5) 2) Föreningen Malmö Idrotts Kulturella Förening är en kulturförening som hos fritidsförvaltningen är registrerad på nivå 3 Barn och ungdom. Föreningen är främst en idrottsförening med fyra fotbollslag som även har seriespel. Det är föreningens medlemmar mellan 7-19 år som är fotbollsaktiva. Föreningen bedriver fotbollsverksamheten i Fritidsnämndens lokaler, Gullviksborgs IP, Hermodsdalsskolan samt Videdals SPH. Utöver detta bedriver föreningen även aktiviteter så som bordtennis, dans, målning, datorkunskap samt diverse högtidsfirande i sin egen lokal. Medlemsavgiften låg på 200 kronor för medlemmar mellan 4-12 år och år, 300 kronor för medlemmar mellan år samt 100 kronor för medlemar 65 år och äldre/år för ) Utredning Den särskilda granskningen har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för bidragsutbetalning och registreringsnivå. Särskilt fokus läggs på Grundbidrag och Aktivitetsbidrag. Kontrollen är särskilt viktigt för dessa två bidrag då det inte finns någon annan kontroll före utbetalning. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal *aktiva medlemmar enligt föreningsrapport: 164 (varav 0 med funktionsnedsättning, 139 mellan 234 (varav 0 med funktionsnedsättning, 215 mellan Antal aktiviteter på närvarokort **: 4-25 år och 1 äldre) 4-25 år och 1 äldre) 0 0 *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: Antal medlemmar enligt 233 medlemmar medlemsmatrikel: Antal aktiva medlemmar 233 medlemmar (uppskattning efter att enligt närvarokort eller an- förvaltningen

3 nan uppgift avseende aktiviteter: fört samtal med föreningens representanter, granskat årshandlingar, närvarokort och medlemsmatrikel.) 3 (5) Antal aktiviteter på närvarokort: 0 0 Antal övriga rapporterade 4 aktiviteter: Grundbidrag kronor Ansökt om kontant bidrag. Uppfyller krav för kronor i grundbidrag. Aktivitetsbidrag 0 kronor Utbetalt 0 kr Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning Antal aktiva medlemmar 132 medlemmar enligt närvarokort eller annan uppgift avseende aktiviteter: Antal medlemmar i förhållande till medlemsavgift: inrapporterade på För- Enligt antalet medlemmar eningsrapporten bör föreningen ha fått in kronor i medlemsavgift år Enligt resultat och balansräkning för år 2012 är intäkterna för medlemsavgift kronor vilket ej stämmer överens. Antal aktiviteter på närvarokort: 0 Antal omräknade aktiviteter 0 med delningstalet 7 Grundbidrag kronor Aktivitetsbidrag 0 kronor Föreningen har under granskningen besvarat de frågeställningar som förvaltningen ställt men underlaget är inte tillräckligt för att kunna styrka att medlemmarna som ej är med i någon av de fyra fotbollslagen är regelbundet aktiva på annat sätt.

4 4 (5) Föreningen har redovisat 233 aktiva medlemmar i föreningsrapporten varav 215 medlemmar i åldern 4-25 år. Föreningen har haft svårigheter med det digitala aktivitetsstödet och har därmed inte rapporterat in några aktiviteter digitalt. Föreningen närvaroför dock fortfarande aktiviteter på de gamla närvarokorten i pappersform som förvaltningen även fått som underlag i samband med denna granskning. Utifrån dessa närvarokort kan förvaltningen styrka att föreningen haft aktiviteter under hösten 2012, dels genom att granska närvarokorten i pappersform och dels genom att jämföra dessa med de tider och lokaler som föreningen bokat hos fritidsförvaltningen vilket stämmer överens. Samtidigt kan förvaltningen utifrån detta underlag även styrka att 132 medlemmar från medlemsregistret är aktiva. I Föreningsstöd 2013 är följande beslutat gällande aktivitetsbidrag: Ansökan ska ske via det digitala aktivitetsstödet. Därav har föreningen ej blivit beviljat aktivitetsbidrag då närvarokort i pappersform ej kan tillgodoräknas. Förvaltningen anordnar utbildningar i det digitala aktivitetsstödet ett antal gånger per år och föreningar har även möjlighet att kontakta förvaltningen för support. Malmö Idrotts Kulturella Förening har vid ett flertal tillfällen varit i kontakt med personal på förvaltningen, varit på huvudkontoret och gått igenom processen steg för steg samt genomgått förvaltningens utbildningar men känner sig fortfarande osäkra vad gäller det digitala aktivitetsstödet. Sista dag för ansökan om aktivitetsbidrag för perioden 1 juli 31 december 2012 var den 15 februari När förvaltningen upptäckte att Malmö Idrotts Kulturella Förening inte rapporterat in några aktiviteter kontaktades föreningen och uppmanades att rapportera in sina aktiviteter med ett förlängt sista datum till den 1 april Föreningen har ännu inte rapporterat in några aktiviteter trots påminnelse. I enlighet med Fritidsnämndens Allmänna bestämmelser och bidragsregler ska medlemars regelbundna deltagande i föreningars verksamhet kunna styrkas genom skriftlig handling vid bedömning för registrering och bidrag. Det är därför av högsta vikt att Malmö Idrotts Kulturella Förening kommer igång med inrapportering av aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet för att kunna ta del av de bidrag som de är berättigade till. Konsekvensbeskrivning Utifrån vad som framkommit i utredningen föreslår förvaltningen att föreningens bidragsgrundande medlemsantal fastställs till 132 medlemmar under Utifrån bedömningskriterierna gör förvaltningen bedömningen att föreningens förklaring och underlag till vad resterande medlemmar i föreningen gör är bristfällig. Därmed föreslås att föreningen beviljas grundbidrag för 132 medlemmar som efter granskningen fastställdes som godkända och bidragsberättigade. Föreningen har ej ansökt om aktivitetsbidrag under perioden och har sedan det digitala aktivitetsstödet infördes varken ansökt om eller fått något aktivitetsbidrag. Föreningen kommer därmed att uppmanas att gå förvaltningens utbildningar Digitalt aktivitetsstöd under 2013 och hitta en lämplig person i föreningen som kan ansvara för inrapportering av

5 aktiviteter. 5 (5) Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör

6 Malmö stad Fritidsförvaltningen Datum Vår referens Demal Hadzijusufovic Zetterman Direkttelefon Malmö Idrotts Kulturella Förening c/o Oscar Huayllani Agnesfridsvägen 43 6 vån Malmö Särskild granskning avseende verksamhetsår 2011 Varje år väljs föreningar ut för särskild granskning enligt punkt 16 i Allmänna bestämmelser i Föreningsstöd Malmö Idrotts Kulturella Förening är en av föreningarna som vi uttagit för särskild granskning avseende verksamhetsår Förvaltningen vill att föreningen senast den 22 mars inkommer med medlemsregister och alla årshandlingar (årsmötesprotokoll, resultat och balansräkning, revisionsberättelse, verksamhetsberättelse och verksamhetsplan) från senaste årsmöte. Förvaltningen kan, om föreningen så önskar, redan nu utbetala 50 % av grund och aktivitetsbidraget enligt de redovisade uppgifterna som föreningen inkommit med. Resterande bidrag kommer att utbetalas efter att granskningen fastställt uppgifterna och ett nämndsbeslut i juni månad har fattats. Nämndsbeslut kan innebära att föreningen får resterande bidrag utbetalt i juli eller att det sker en justering av bidragsstorlek eller att föreningen åläggs en återbetalning av redan utbetalt bidrag avseende verksamhetsår Med vänlig hälsning Demal Hadzijusufovic Zetterman Föreningssekreterare Föreningsavdelningen FRITIDSFÖRVALTNINGEN Henrik Smithsgatan Malmö Tel Org.nr forening@malmo.se

7

8

9 Malmö stad Föreningsavdelningen Föreningens namn: Malmö Idrotts Kulturella Förening Kund nr: 3203 Resultat av särskild granskning 2013 Malmö idrotts kulturella förening har i föreningsrapporten uppgivit 215 aktiva medlemmar i åldern 4-25 år som är malmöbor. I medlemsregistret finns totalt 233 medlemmar varav 215 medlemmar i åldern 4-25 år som är malmöbor vilket överensstämmer med föreningsrapporten. Enligt Malmö idrotts kulturella förenings verksamhetsberättelse för 2012 har föreningen regelbundet deltagit i diverse fotbollscuper och turneringar, högtidsfirande samt olika aktiviteter för barn och vuxna så som karaoke, filmvisning, målning samt datorkunskap. Eftersom Malmö idrotts kulturella förening inte ansöker om aktivitetsbidrag har fritidsförvaltningen ingen tillgång till varken närvarokort eller annan skriftlig dokumentation som styrker medlemmars deltagande i föreningens verksamhet. I enlighet med Fritidsnämndens Allmänna bestämmelser och bidragsregler ska medlemars regelbundna deltagande i föreningens verksamhet kunna styrkas genom skriftlig handling vid bedömning för registrering och bidrag. Vänligen inkom med svar på följande fråga och efterfrågad dokumentation senast Inkom med någon form av skriftliga dokument som bekräftar medlemmars (malmöbor i åldern 4-25 år) deltagande i föreningsverksamheten under Kontakta mig gärna för eventuella frågor! Med vänlig hälsning Ena Dzekovic Sekreterare Fritidsförvaltningen ena.dzekovic@malmo.se tel: Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 Postadress Malmö Stad Fritidsförvaltningen, Malmö Telefon Organisationsnummer fritid@malmo.se